MÔN QUẢN TRỊ văn PHÒNG THỰC TRẠNG CÔNG tác HÀNH CHÍNH văn PHÒNG tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO NHĨM CUỐI KỲ MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Thị Mỹ Phượng Lớp Quản trị văn phòng N07 (Ca 1, Thứ 3) Nhóm thực hiện: 01 Danh sách thành viên: Nguyễn Thị Hồng Dung _71902022 Nguyễn Thị Yến Nhi_71902036 Nguyễn Thị Diễm Quỳnh_71901457 Nguyễn Trần Diễm Quỳnh_71901061 Nguyễn Thị Thu Thảo_71901914 Nguyễn Thị Ngọc Trân_71902077 Phạm Thúy An_71901291 TP HCM, THÁNG NĂM 2022 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT THÔNG TIN VỀ CƠNG TY 1.1 Thơng tin doanh nghiệp 1.1.1 Thông tin chung 1.1.2 Thành tựu bật 1.2 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 2.1 Cơng tác quản trị hành văn phòng 2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc 2.1.1.1 Ưu điểm cách bố trí Vinamilk 2.1.1.2 Nhược điểm cách bố trí Vinamilk 2.1.2 Công tác 5S Vinamilk 2.1.2.1 Ưu điểm thực 5S Vinamilk 12 2.1.2.2 Nhược điểm thực 5S Vinamilk 12 2.1.3 Công tác quản trị thông tin Vinamilk 13 2.1.3.1 Mơ hình quản trị thơng tin Vinamilk 13 2.1.3.2 Truyền thông công ty cổ phần Vinamilk 15 2.1.3.3 Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tin Vinamilk 17 2.2 Xây dựng biểu mẫu văn Vinamilk 21 2.2.1 Công văn 21 2.2.2 Thông báo 22 2.2.3 Giấy giới thiệu 23 2.2.4 Quyết định khen thưởng 24 2.2.5 Quyết định bổ nhiệm 26 2.2.6 Quyết định chấm dứt hợp đồng 28 2.3 Xây dựng quy trình xử lý văn đến, văn 30 2.3.1 Một số khái niệm 30 2.3.2 Nguyên tắc quản lý văn 30 2.3.3 Quy trình xử lý văn đến 31 2.3.4 Quy trình xử lý văn 45 2.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn 56 2.4.1 Sơ đồ quy trình lưu trữ văn 56 2.4.2 Mô tả chi tiết 57 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 69 3.1 Công tác quản trị hành văn phịng 69 3.1.1 Cách bố trí nơi làm việc 69 3.1.2 Công tác 5S doanh nghiệp 70 3.1.3 Công tác quản trị thông tin doanh nghiệp 70 3.2 Xây dựng biểu mẫu văn 71 3.3 Xây dựng quy trình xử lý văn 72 3.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn 73 KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC HÌNH ẢNH 78 PHỤ LỤC VIDEO 82 DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH 83 DANH MỤC ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN 84 ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ************* ĐIỂM BÀI BÁO CÁO CUỐI KỲ HỌC KỲ NĂM HỌC 2020-2021 Nhóm thực hiện: ………………………01……………………ca: …1……thứ …3 Đánh giá: TT Tiêu chí Thang điểm Hình thức trình bày: - Trình bày quy định hướng dẫn (font, số trang, mục lục, bảng biểu…) 0.5 - Khơng lỗi tả, lỗi đánh máy, lỗi trích dẫn tài liệu tham khảo 0.5 Nội dung: Khái quát thông tin doanh nghiệp 1,0 Phân tích đánh giá việc áp dụng lý thuyết vào tình 3,0 Nhận xét chung kiến nghị Tổng điểm Điểm chữ: Điểm chấm Ghi ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ************* ĐIỂM BÀI THUYẾT TRÌNH CUỐI KỲ HỌC KỲ NĂM HỌC 2020-2021 Nhóm thực hiện: ………………………01……………………ca: ……1………thứ ………………3… Đánh giá: TT Tiêu chí Hình thức trình bày slide - Nội dung slides trọng tâm - Thiết kế slides Thuyết trình - Chia công việc cho thành viên hợp lý - Thuyết trình - Kỹ trả lời câu hỏi Tổng điểm Ngày ……… tháng …… năm 20 … Giảng viên chấm điểm LỜI MỞ ĐẦU Cơng tác hành văn phịng lĩnh vực nắm giữ vị trí vai trò đặc biệt quan trọng tổ chức từ quan nhà nước đến doanh nghiệp nhỏ hay lớn Dù thời điểm nữa, vận hành trơn tru tổ chức mà khơng có hỗ trợ cơng tác hành văn phịng Để chứng minh điều đó, nhóm chúng tơi định chọn Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk để phân tích cụ thể thực trạng cơng tác hành văn phịng Trong báo cáo này, giới thiệu khái quát thông tin công ty, thực trạng cơng tác hành chính, xây dựng quy trình cụ thể đưa nhận xét kiến nghị việc cải thiện cơng tác hành văn phịng cơng ty Vinamilk Bài báo cáo có cấu trúc chia làm ba chương sau: Chương 1: Khái quát thông tin Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) Chương 2: Thực trạng cơng tác hành văn phịng Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) Chương 3: Nhận xét chung kiến nghị CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT THÔNG TIN VỀ CƠNG TY 1.1 Thơng tin doanh nghiệp 1.1.1 Thông tin chung ● Tên công ty tiếng Việt: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ● Tên công ty tiếng nước ngoài: Vietnam Dairy Products Joint Stock Company ● Tên công ty viết tắt: Vinamilk ● Loại hình: Cơng ty cổ phần ● Mã chứng khốn HOSE: VNM ● Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp HCM ● Điện thoại: (028) 54 155 555 ● Fax: (028) 54 161 226 ● Email: vinamilk@vinamilk.com.vn ● Website: www.vinamilk.com.vn Ngày 20/08/1976, Vinamilk thành lập dựa sở tiếp quản nhà máy sữa chế độ cũ để lại, gồm: ● Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân nhà máy Foremost) ● Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân nhà máy Cosuvina) ● Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân nhà máy sữa bột Nestle’ - Thụy Sỹ) Sau chi nhánh bán hàng mở rộng vài tỉnh thành từ Bắc vào Nam, vào ngày 01/10/2003, cơng ty cổ phần hóa thức chuyển đổi thành Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk cơng ty có ngành nghề đa dạng điển hình sản xuất kinh doanh sản phẩm từ sữa sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa đậu nành, sữa tươi, bánh, nước giải khát nhiều sản phẩm từ sữa khác Vinamilk kinh doanh thiết bị phụ tùng, nguyên liệu, vật tư, hóa chất có liên quan Bên cạnh đó, Vinamilk cịn góp mặt vào số lĩnh vực khác chăn nuôi; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, vận tải ô tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất mua bán bao bì; sản xuất mua bán rượu, đồ uống số thực phẩm chế biến khác Vinamilk doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực sản xuất sản phẩm từ sữa Việt Nam với sản phẩm phân phối phủ khắp 63 tỉnh thành nước với gần 200 nhà phân phối 240.000 điểm bán lẻ truyền thống, 7.800 kênh bán lẻ đại Vinamilk chiếm lĩnh phần lớn thị phần nước, cụ thể sau: 54,5% thị phần sữa nước; 40,6% thị phần sữa bột; 33,9% thị phần sữa chua uống; 84,5% thị phần sữa chua ăn; 79,7% thị phần sữa đặc Ngồi ra, nhóm khách hàng đặc biệt liên tục mở rộng bệnh viện, khách sạn, nhà hàng, doanh nghiệp… nhóm trường học trọng mở rộng hết nhờ tích cực góp phần vào chương trình Sữa học đường Quốc gia Bên cạnh đó, Vinamilk khơng thương hiệu hàng đầu lòng người tiêu dùng Việt Nam mà thương hiệu nhận ưa chuộng trường quốc tế Tính đến nay, sản phẩm Vinamilk xuất lũy 55 quốc gia vùng lãnh thổ giới như: Thái Lan, Campuchia, Lào, Úc, Bắc Mỹ, châu Âu, khu vực Trung Đông… với tổng kim ngạch xuất từ năm 1997 đến năm 2020 đạt 2,4 tỷ USD Cổ phiếu Vinamilk xếp cổ phiếu blue-chip Việt Nam - cổ phiếu dành cho doanh nghiệp đánh giá có mức tăng trưởng doanh thu ổn định Doanh thu năm Vinamilk thống kê tăng khoảng từ 20% - 25% Trên thực tế, theo thống kê AC Nielsen, năm 2020 ngành sữa có tăng trưởng âm (giảm 6%) hàng chục triệu người bị ảnh hưởng tiêu cực đại dịch thu nhập bình quân người lao động giảm 3,2% so với năm 2019 (GSO) Tuy phải đối mặt với đại dịch Covid-19 với ảnh hưởng đầy khắc nghiệt, nỗ lực khơng ngừng mình, Vinamilk nhận thành tích đáng kinh ngạc năm 2020 Trong bối cảnh khó khăn, Vinamilk hoàn thành kế hoạch năm 2020 với tổng doanh thu hợp đạt 59,723 tỷ đồng, tăng 5,9% so với kỳ năm trước, chiếm 20% tổng giá trị top 50 thương hiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2020 50% thị phần sữa Việt Nam 1.1.2 Thành tựu bật Là công ty với lịch sử lâu đời Việt Nam, Vinamilk không thành cơng khẳng định vai trị, vị nước mà cịn trường quốc tế Thơng qua thời gian hoạt động lâu dài mình, xuất sắc Vinamilk đem lại cho công ty khơng thành tựu bật, có số thành tựu đáng kể sau: ● Danh hiệu Anh hùng lao động (2000) ● Huân chương Độc lập hạng III (2005, 2016), hạng II (2010) ● Huân chương Lao động hạng III (1985), hạng II (1991), hạng I (1996) ● Vinamilk tự hào Thương hiệu Quốc gia, thuộc “Top 10 thương hiệu sữa giá trị tồn cầu” “Top 36 cơng ty sữa lớn giới” ● Dẫn đầu Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững Việt Nam (2020) ● Top 50 thương hiệu giá trị Việt Nam - Forbes (2016 - 2020) ● Top 10 hàng Việt Nam chất lượng cao (1995 - 2020) ● Top 200 công ty doanh thu tỷ USD tốt Châu Á - Thái Bình Dương (2019) ● Top 50 cơng ty niêm yết lớn Châu Á - Thái Bình Dương (2016) ● Top 300 công ty động châu Á - Tạp chí Nikkei (2016 - 2020) ● Top 50 Doanh nghiệp sữa có doanh thu lớn giới (Đứng thứ 49) theo báo cáo Euro Monitor & KPMG (2016) 1.2 Cơ cấu tổ chức Số lượng nhân viên Vinamilk theo thống kê năm 2020 đạt mức 9.361 nhân viên Cơ cấu tổ chức Vinamilk thiết kế theo mơ hình trực tuyến chức Sơ đồ tổ chức Vinamilk thể cách chuyên nghiệp phân bổ phòng ban cách khoa học hợp lý, phân cấp cụ thể theo trách nhiệm thành viên phòng ban công ty Vinamilk Đại hội đồng cổ đông đứng đầu có nhiệm vụ định hướng, phát triển định dự án đầu tư, trực tiếp quản lý Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị bao gồm tiểu ban là: Tiểu ban chiến lược, Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban lương thưởng Tiểu ban kiểm tốn có nhiệm vụ định chiến lược, kế hoạch phát triển, kinh doanh năm định giải pháp phát triển thị trường Tổng giám đốc người có chức vụ điều hành cao nhất, có nhiệm vụ điều hành hoạt động ngày công ty hành động quyền Hội đồng quản trị Tổng giám đốc lãnh đạo trực tiếp giám đốc phòng ban điều hành hoạt động công ty như: Giám đốc Hoạch định Chiến lược, Giám đốc Công nghệ thông tin, Giám đốc Điều hành Kinh doanh quốc tế… Ngoài ra, cấu tổ chức Vinamilk cịn có hai vị trí Giám đốc Kiểm sốt nội quản lý rủi ro có chức tư vấn cho Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Giám đốc Kiểm toán nội làm việc quyền Tiểu ban kiểm toán 70 Bên cạnh đó, việc ngăn cách phận phịng ban thơng qua chắn nhỏ gây tập trung cho nhân viên tiếng ồn khác Để khắc phục vấn đề trên, Vinamilk nên bố trí lại nơi làm việc cho phòng ban, đặc biệt phòng ban cần bảo mật yên tĩnh lúc làm việc, nên bố trí cho họ khơng gian riêng biệt yên tĩnh để đảm bảo hiệu cho cơng việc Ngồi ra, cơng ty nên tạo cho nhân viên cảm giác tin tưởng, thay giám sát họ liên tục làm việc công ty nên đánh giá vào kết công việc cuối họ Trong tình trạng bệnh dịch khơng ngừng biến chuyển ngày xấu công ty khơng thể dừng hoạt động, cơng ty nên bố trí khu vực kiểm tra thân nhiệt khử khuẩn cho nhân viên, đồng thời bố trí lại chỗ ngồi làm việc nhân viên để đảm bảo khoảng cách an tồn 3.1.2 Cơng tác 5S doanh nghiệp Chương trình 5S mang lại cho Vinamilk hình ảnh chuyên nghiệp sáng giá lịng khách hàng đối tác Khơng tiết kiệm nhiều chi phí mà cịn đảm bảo an toàn, đem lại suất cao nơi làm việc Đặc biệt việc tuân thủ 5S góp phần xây dựng ý thức trách nhiệm nhân viên, từ hướng đến phát triển tồn cầu Tuy nhiên, tránh khỏi việc tồn khác biệt lớn kỷ luật cá nhân nên việc triển khai 5S Vinamilk gặp nhiều trở ngại như: nhiều thời gian để nhân viên thích nghi, gây cảm giác gị bó căng thẳng cho nhân viên Để giải vấn đề trên, Vinamilk nên thuê chuyên gia lĩnh vực nhằm thiết kế quy trình 5S phù hợp với tính chất bối cảnh cơng ty Bên cạnh đó, Vinamilk nên tăng cường cơng tác tuyên truyền nhấn mạnh ý nghĩa tầm quan trọng công tác 5S họp hoạt động ngoại khóa Ngồi ra, Vinamilk nên xây dựng sách tuyên dương, khen thưởng cho cá nhân, tập thể thực tốt 5S để tạo động lực trì cho tổ chức 71 3.1.3 Cơng tác quản trị thông tin doanh nghiệp Vinamilk quản trị thơng tin theo mơ hình quản lý thơng tin phân tán Mơ hình hệ thống quản lý thơng tin chun nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Cụ thể việc quản lý trao đổi thơng tin có qn xác cao đơn vị thuộc cấp đóng vai trị trung tâm phòng ban hoạt động cách độc lập mà không bị nhiễu thông tin từ đơn vị khác Hơn nữa, nhờ vào mơ hình mà nhà quản lý đưa định đắn từ định hướng phát triển cho nguồn nhân lực cho tổ chức Ngoài ra, việc ứng dụng mơ hình hỗ trợ cho cơng ty tiết kiệm khoản chi phí khơng cần phải th ngồi chun gia quản lý mà ban điều hành người trực tiếp đưa định truyền đạt tới chi nhánh cơng ty Mặc dù mang lại nhiều lợi ích song mơ hình quản lý thơng tin phân tán đem đến vài rủi ro cho Vinamilk Bởi quản lý theo cách phân tán nhiều thời gian nhân lực để xử lý thơng tin Bên cạnh đó, số lượng thơng tin phải trải qua nhiều giai đoạn gửi đến, gửi khác nên việc xử lý thông tin gặp nhiều phức tạp gây tình trạng xung đột, tải, nhiễu loạn ùn ứ thông tin Cuối cùng, mô hình gây khơng áp lực cho nhà lãnh đạo phải đưa định đảm bảo tính xác cao, hạn chế rủi ro đảm bảo mặt thời gian Nắm bắt điều mà nhà quản lý Vinamilk khắc phục cách kết hợp song song quản lý thơng tin theo mơ hình phân tán mơ hình tuyến phịng vệ Bên cạnh đó, Vinamilk cịn tận dụng triệt để mạng lưới truyền thơng nội bộ, mạng lưới truyền thơng bên ngồi công cụ hỗ trợ quản lý hệ thống ERP CRM Có lẽ tỉ mỉ khơn ngoan lý khiến cho Vinamilk phát triển gặt hái nhiều thành tựu bật đến ngày 72 3.2 Xây dựng biểu mẫu văn Nhóm xây dựng biểu mẫu văn theo Nghị định 30 công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư, đảm bảo thực thống theo quy định pháp luật Cụ thể thể thức văn nhóm trình bày cách rõ ràng, đầy đủ xác thành phần bao gồm: Quốc hiệu tiêu ngữ; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh thời gian ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu, chữ ký số quan, tổ chức; nơi nhận Bên cạnh đó, thể thức văn nhóm cịn thực bổ sung thành phần khác theo Nghị định như: phụ lục; ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành; dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành; địa quan, tổ chức; trang thông tin điện tử; thư điện tử; số điện thoại; số fax Ngoài ra, kỹ thuật trình bày văn bản, nhóm đảm bảo thực cách chỉnh chu xác bao gồm: Khổ giấy, định lề trang, kiểu trình bày, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, số trang văn 3.3 Xây dựng quy trình xử lý văn Nhóm xây dựng quy trình xử lý văn đảm bảo đầy đủ nguyên tắc từ nội dung hình thức Cụ thể tất văn đến quản lý tập trung Văn thư quan trừ văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật, đảm bảo văn đến ngày chuyển giao hạn, văn có mức độ khẩn cấp “Hỏa tốc” “Thượng khẩn” chuyển giao nhận được, đồng thời tuân thủ nguyên tắc bảo mật tuyệt đối, đảm bảo lưu trữ nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình chuyển giao tiếp nhận Mặc dù đảm bảo đầy đủ nguyên tắc song quy trình cịn phụ thuộc nhiều vào thủ tục, giấy tờ cần áp dụng phần mềm cơng nghệ tiên tiến vào quy trình phần mềm quản lý văn đến Cloud Office Phần 73 mềm quản lý văn giúp nâng cao hiệu làm việc nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ vào công tác điều hành nhà lãnh đạo góp phần hướng tới xây dựng văn phòng làm việc đại Cụ thể phần mềm có khả tiếp thu, quản lý, lưu trữ, đồng thời phân phối thông tin đến đơn vị có liên quan từ giúp cho việc thu nhận, phân loại tìm kiếm thơng tin cách dễ dàng nhanh chóng Bên cạnh đó, cịn giúp tiết kiệm chi phí nhân quản lý thơng tin, giảm thiểu diện tích kho lưu trữ tài liệu, đảm bảo tài liệu bị hư hỏng, từ tiết kiệm chi phí phục chế tài liệu mà lại cịn có tính bảo mật cao Cuối cùng, áp dụng phần mềm quản lý văn đến trực tuyến đảm bảo thời gian chuyển giao văn hạn, đồng thời đơn giản hóa cơng việc nhân viên làm việc phận 3.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn Quy trình lưu trữ văn nhóm xây dựng thiết kế cách chặt chẽ từ bước đến bước cuối giúp cho việc tra cứu thông tin tài liệu cách nhanh chóng, kịp thời nhờ vào hệ thống lưu trữ tài liệu thiết kế khoa học, kết hợp hỗ trợ phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice để quản lý tài liệu hiệu quả, đảm bảo việc chuyển giao, giải quyết, xử lý phát hành văn thời hạn từ nâng cao hiệu xuất việc giải xử lý công việc Đây xem phần mềm quản lý, điều hành chun nghiệp tồn diện, có khả quản lý thông tin cách thống hệ thống, theo dõi, điều hành xử lý văn từ xa thông qua Internet giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian chi phí công tác lưu trữ 74 KẾT LUẬN Công tác hành văn phịng có vai trị vơ quan trọng tổ chức, quy trình địi hỏi tính logic, chỉnh chu giai đoạn buộc phải có phối hợp mạnh mẽ phòng ban, phận tổ chức Qua việc tìm hiểu nghiên cứu, thấy Vinamilk thực cơng tác hành văn phịng chun nghiệp hiệu thông qua việc áp dụng mô hình trực tuyến – chức cấu tổ chức, cách bố trí khơng gian làm việc theo kiểu hỗn hợp cách triển khai chương trình 5S, đặc biệt việc kết hợp mơ hình thơng tin phân tán với mơ hình tuyến phịng vệ công cụ hỗ trợ quản lý khác ERP CRM góp phần giúp cho Vinamilk tạo môi trường làm việc lành mạnh, tiết kiệm thời gian, chi phí nâng cao chất lượng dịch vụ suất lao động nhân viên Song nhóm tìm nhận thấy vài điểm thiếu sót cơng tác đưa số kiến nghị để giải công tác bố trí nơi làm việc nhóm kiến nghị cơng ty nên tạo cho nhân viên cảm giác tin tưởng, xếp lại chỗ làm việc số phịng ban, đảm bảo khoảng cách an tồn nơi làm việc cho nhân viên; cịn cơng tác 5S nhóm kiến nghị cơng ty th ngồi chun gia lĩnh vực này, tăng cường tuyên truyền ý nghĩa công tác 5S đồng thời xây dựng sách khen thưởng cho nhân viên Bên cạnh đó, nhóm tiến hành xây dựng biểu mẫu văn bản, quy trình xử lý văn đến đi, quy trình lưu trữ văn cách cụ thể, chi tiết khoa học việc áp dụng phần mềm hỗ trợ CloudOffice nhằm góp phần giúp cho Vinamilk tiết kiệm chi phí thời gian, dễ dàng theo dõi, nắm bắt chuyển giao thơng tin, từ dự báo rủi ro pháp lý, đồng thời định hướng phát triển mở rộng quy mô tương lai 61 ● Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, phòng ban xác định danh mục hồ sơ ● Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, cơng tác năm công ty v.v Đối với văn giấy cần lập danh mục hồ sơ theo Mẫu danh mục hồ sơ: 62 MẪU DANH MỤC HỒ SƠ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNGHÒAXÃHỘICHỦNGHĨAVIỆTNAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY VINAMILK Năm … ( Ban hành kèm theo Quyết định số….) Số ký Tên đề mục tiêu đề Thời hạn Đơn hiệu HS HS bảo quản vị/Người Ghi lập HS (1) (2) (3) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản danh mục hồ sơ có …(1) hồ sơ, bao gồm: ………2 hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………2 hồ sơ bảo quản có thời hạn (4) (5) KT.GIÁM ĐỐC (chữ ký, dấu) Họ tên 63 HƯỚNG DẪN CÁCH GHI DANH MỤC HỒ SƠ Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ; Cột 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ, tiêu đề hồ sơ; Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v… (1) Ghi tổng số ký hiệu hồ sơ (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn danh mục Đối với phần mềm CloudOffice: B1: Vào chức “Tài liệu → Cập nhật tài liệu” Hình 2.5 Màn hình cập nhật hồ sơ 64 B2: Cung cấp đầy đủ thơng tin theo u cầu: ●Nếu tài liệu thuộc nhóm “Tài liệu thơng thường” người dùng nhập thơng tin vào tiêu chí phân loại chủ đề tên tài liệu ● Nếu tài liệu thuộc nhóm “Tài liệu đa thuộc tính” “Ứng dụng tự định nghĩa” ngồi tiêu chí bắt buộc phải nhập phân loại chủ đề tên tài liệu, người dùng cần phải nhập thêm thông tin cho thuộc tính ●Trường hợp tài liệu cần phải theo dõi thời gian hợp đồng, kế hoạch, người dùng nhập thông tin ngày hết hạn vào ô “Ngày hết hạn” tích vào “Bật cảnh báo” để hiển thị nhắc nhở B3: Chọn “Thêm”, hệ thống hiển thị cửa sổ để người dùng chọn file văn cần đưa vào Sau nhấn “Open” để đưa văn vào hệ thống B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu Bước 5: Sắp xếp hồ sơ ●Theo mẫu tự ABC ●Theo chủ đề: Hành văn phịng, kỹ thuật, kế tốn, v.v ●Theo địa danh: chi nhánh cơng ty ● Theo tính chất hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải xong, phản hồi ●Theo phòng ban, lĩnh vực: phòng sáng tạo, marketing, truyền thông Bước 6: Bảo quản hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) ●Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ: Tài liệu trước nhập kho phải khử trùng, làm vệ sinh phải xếp hộp cặp, trường hợp chưa xếp hộp, cặp phải bao gói 65 Mỗi hộp, cặp, bao gói phải dán nhãn, ghi đầy đủ thơng tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra tra tìm ●Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ: Không phép tự ý chép, mang tài liệu khỏi khu vực lưu trữ không cho phép; Khơng tự ý thay đổi vị trí ban đầu hồ sơ; Khi có nhu cầu mượn, sử dụng phải làm văn đề nghị mượn, làm thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu kho lưu trữ ●Thiết bị bảo quản: Phòng lưu trữ (kho): khơ ráo, thống, sẽ, v.v Đầy đủ thiết bị cần thiết: giá, tủ xếp, thiết bị chống ẩm, v.v ●Chế độ làm vệ sinh thường xuyên đột xuất: Tháo bỏ ghim, kẹp dao lưỡi mỏng, móc chun dụng; Làm phẳng tài liệu bìa hồ sơ; Dùng bàn chải thích hợp để quét chải ●Xây dựng nội quy phịng hỏa: có thiết bị báo cháy, chống cháy ●Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với loại tài liệu, hồ sơ cụ thể ●Chống nấm mốc, côn trùng: thường xuyên kiểm tra, phát hiện, khử trùng kho Khi cần thiết sử dụng hóa chất để phịng tiêu diệt nấm mốc, trùng Bước 7: Cập nhật hồ sơ ● Cập nhật định kỳ tháng/lần, phịng nhân có thay đổi ●Bổ sung tài liệu phòng ban theo quý 66 ●Phải kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, bổ sung chứng từ, giấy tờ thiếu cho hồ sơ ● Loại bỏ trùng, nháp, tư liệu tham khảo khơng cần thiết ●Kiểm tra hồ sơ cịn thời gian lưu trữ tiếp tục bảo quản, hết hạn tiến hành tiêu hủy theo quy định cơng ty ●Sử dụng phần mềm văn phịng điện tử CloudOffice để tra cứu hồ sơ cần hủy xóa bỏ, cập nhật B1: Vào chức “Tài liệu → Tra cứu tài liệu” B2: Nhập tiêu chí tìm kiếm, sau bấm nút “Tìm kiếm” để hiển thị danh sách tài liệu cần tìm Hình 2.6 Màn hình tra cứu hồ sơ B3: Nhấp chọn vào tài liệu, hệ thống hiển thị chi tiết thuộc tính bên tay phải hình (bao gồm mã hồ sơ, ngày tháng năm cập nhật hồ sơ, nhắc nhở ngày hết hạn hồ sơ…) 67 Hình 2.7 Màn hình xem chi tiết tài liệu Bước 8: Kiểm tra thời gian lưu trữ Nếu hồ sơ cịn thời hạn lưu trữ tiến hành cập nhật bảo quản hồ sơ ●Lưu trữ vĩnh viễn: Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề công ty; Hồ sơ hội nghị tổng kết; Kế hoạch báo cáo công tác hàng năm… ●Lưu trữ 10 năm: Danh sách máy móc, thiết bị; Các văn khác… ●Lưu trữ năm: Các tài liệu thu-chi; Các kế hoạch ngắn hạn… ●Lưu trữ năm: Tài liệu báo cáo chất lượng, quản lý sản xuất; Các văn khác ●Lưu trữ năm: Các tài liệu mô tả công việc; Văn thông báo, tài liệu đơn ●Tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc Các loại hồ sơ hết hạn tiến hành tiêu hủy theo quy định công ty Bước 9: Hủy hồ sơ ● Lập danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ cần loại bỏ hoàn toàn Đồng thời viết biên thuyết minh tài liệu hết hạn lưu trữ 68 ●Trình hồ sơ lên trưởng phịng văn thư Hồ sơ bao gồm: Tờ trình thơng báo cơng tác hủy giấy tờ, tài liệu hết hạn lưu trữ; Danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ, thuyết minh tài liệu hết hạn lưu trữ; Mục lục hồ sơ tài liệu cần giữ lại ● Họp nghị để bầu Hội đồng thẩm định loại bỏ tài liệu hết hạn ●Hội đồng xác định hạn tài liệu lưu trữ thực xem xét hủy tài liệu hết hạn lưu trữ Thành viên Hội đồng đối chiếu danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ với mục lục tài liệu cần giữ lại Thông qua thảo luận, biểu theo số đông để lập hồ sơ tài liệu phải tiêu hủy ● Cuối trình lên ban lãnh đạo để thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ Bước 10: Kết thúc Kết thúc quy trình lưu trữ hồ sơ bắt đầu quy trình ... chương sau: Chương 1: Khái quát thông tin Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) Chương 2: Thực trạng công tác hành văn phịng Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) Chương 3: Nhận xét chung kiến... kiểm tốn 5 Nguồn: Vinamilk.com Hình 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 2.1 Cơng tác quản trị hành văn phịng 2.1.1 Cách... nước CHXHCN Việt Nam văn hướng dẫn thi hành; Căn Điều lệ Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 27/4/2015; Căn hợp đồng lao động giữa: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ông (bà)