Báo cáo thực tập quản lý hàng tồn kho

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP BÁO CÁO THỰC TẬP NGOÀI TRƯỜNG NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI CÔNG TY.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP BÁO CÁO THỰC TẬP NGOÀI TRƯỜNG NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH ILA VIỆT NAM CHI NHÁNH ILA VINCOM THỦ ĐỨC NGUYỄN THỊ NGỌC CHÂU Tp.HCM, 08/2022 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP BÁO CÁO THỰC TẬP NGOÀI TRƯỜNG NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH ILA VIỆT NAM CHI NHÁNH ILA VINCOM THỦ ĐỨC Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Châu MSSV : 1912769 GVHD : ThS Nguyễn Thị Hoàng Mai Số TT : Tp.HCM, 08/2022 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022 Giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Hoàng Mai LỜI CẢM ƠN Trong học kỳ hè vừa qua, em may mắn đồng hành giảng viên hướng dẫn – Nguyễn Thị Hồng Mai mơn Thực tập ngồi trường Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn nhiệt tình suốt học phần thực tập vừa qua, cô tận tình hướng dẫn, bảo đưa định hướng đắn cho em từ ngày đầu thực tập hoàn thành báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô Khoa Quản lý công nghiệp tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập trường hạn, ra, thầy cô giúp đỡ chúng em nhiều việc tìm kiếm cơng việc thực tập phù hợp Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể ban lãnh đạo cơng ty TNHH ILA Việt Nam, anh chị làm việc chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức đặc biệt chị Đinh Thị Kim Dinh – Giám đốc trung tâm tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em nhiều q trình thực tập cơng ty giải đáp thắc mắc giúp hoàn thiện đề tài Bên báo cáo thực tập mà em cố gắng để hoàn thành cách chu Tuy nhiên trình thực đề tài, dù cố gắng tồn hạn chế kiến thức thời gian, thân non nớt mặt kinh nghiệm nên thiếu sót báo cáo tránh khỏi Em mong nhận lời nhận xét góp ý quý thầy cô, quý công ty với người đọc báo cáo để em hồn thiện phát triển tương lai Với tình cảm sâu sắc chân thành lần cho phép em bày tỏ lòng biết ơn đến tất cá nhân tổ chức tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ em suốt trình thực tập vừa qua Xin chân thành cảm ơn! TP.HCM, tháng 8/2022 Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Châu MỤC LỤC PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA DOANH NGHIỆP………………………………………….i NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN iii LỜI CẢM ƠN iv MỤC LỤC v DANH MỤC HÌNH ẢNH viii DANH MỤC BẢNG BIỂU ix CHƯƠNG MỞ ĐẦU .1 1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH CHUYÊN ĐỀ 1.2 MỤC TIÊU CỦA CHUYÊN ĐỀ .2 1.3 PHẠM VI GIỚI HẠN CỦA CHUYÊN ĐỀ .2 1.4 Ý NGHĨA CỦA CHUYÊN ĐỀ 1.5 KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 1.5.1 Quy trình thực .3 1.5.2 Nhu cầu thông tin CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 LÝ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S 2.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.2 Định nghĩa 2.1.3 Lợi ích 2.1.4 Ý nghĩa 2.1.5 Các bước áp dụng 5S vào doanh nghiệp 2.1.6 Các yếu tố để thực thành cơng chương trình 5S .9 2.2 CƠNG CỤ HỖ TRỢ 2.2.1 Biểu đồ nhân 2.2.1.1 Tổng quan sơ đồ nhân 2.2.1.2 Tác dụng .9 2.2.1.3 Các bước thực .10 2.2.2 Phương pháp 5Whys 11 2.2.2.1 Mục đích sử dụng 5Whys 11 2.2.2.2 Các bước thực 5Whys 11 2.2.2.3 Một số lưu ý sử dụng 5Whys 11 CHƯƠNG GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ILA VIỆT NAM 13 3.1 TỔNG QUAN CÔNG TY .13 3.2 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 14 3.3 TẦM NHÌN, SỨ MỆNH VÀ GIÁ TRỊ CỐT LÕI 14 3.4 SẢN PHẨM CHÍNH .15 3.5 THỊ TRƯỜNG, ĐỐI THỦ CẠNH TRANH 15 3.6 CƠ CẤU TỔ CHỨC 17 3.6.1 Cơ cấu tổng quát công ty 17 3.7 MƠ TẢ QUY TRÌNH DỊCH VỤ .18 3.7.1 Quy trình tuyển sinh 18 3.7.1.1 Đối với khách hàng 18 3.7.1.2 Đối với khách hàng 19 3.7.2 Quy trình đào tạo .20 3.7.3 Quy trình chăm sóc khách hàng 21 3.8 CÁC THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN CHUNG CỦA CƠNG TY 21 3.8.1 Thuận lợi 21 3.8.2 Khó khăn 22 CHƯƠNG NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI BỘ PHẬN VẬN HÀNH 23 4.1 HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VẬN HÀNH 23 4.1.1 Sơ đồ phận vận hành 23 4.1.2 Nhiệm vụ thực tập 23 4.1.2.1 Đặt hàng, mua hàng 24 4.1.2.2 Quản lý kho 24 4.2 NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI BỘ PHẬN VẬN HÀNH.31 4.3 XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ 32 4.3.1 Biểu đồ nhân .32 4.3.2 Phương pháp 5Whys 32 4.4 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 34 4.5 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ GIẢI PHÁP 35 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 38 5.1 KẾT QUẢ THỰC HIỆN 38 5.2 HẠN CHẾ CỦA CHUYÊN ĐỀ 38 5.3 BÀI HỌC KINH NGHIỆM 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Quy trình thực Hình 2.1 Biểu đồ nhân minh họa 10 Hình 2.2 Biểu đồ 5Whys minh họa 12 Hình 3.1 Trụ sở TP.HCM 13 Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức cơng ty TNHH ILA Việt Nam 17 Hình 3.3 Quy trình tuyển sinh khách hàng .18 Hình 3.4 Quy trình tuyển sinh khách hàng .19 Hình 3.5 Quy trình đào tạo 20 Hình 3.6 Quy trình chăm sóc khách hàng 21 Hình 4.1 Sơ đồ phòng vận hành 23 Hình 4.2 Quy trình nhập hàng tồn kho .25 Hình 4.3 Quy trình xuất hàng tồn kho 26 Hình 4.4 Quy trình điều chuyển hàng tồn kho 28 Hình 4.5 Quy trình kiểm kê hàng tồn kho 29 Hình 4.6 Biểu đồ nhân cho vấn đề chênh lệch số hàng tồn kho thực tế ERP 32 Hình 4.7 Thực trạng kho hàng trước áp dụng 5S 36 Hình 4.8 Kho hàng tổ chức khoa học .36 a) Sách phân loại xếp gọn gàng, có gắn nhãn 36 b) Các loại giấy xếp thùng nặng phía ngồi, nhẹ phía .36 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Nhu cầu thông tin thực đề tài chi tiết Bảng 4.1 Bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng chi nhánh ILAVincom Thủ Đức .31 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành - Bước 6: Phiếu xuất, điều chuyển ký in gửi cho người phụ trách kế toán - Bước 7: Người phụ trách kế toán kiểm tra giao dịch điều chuyển, xuất báo cáo điều chuyển hàng tồn kho từ hệ thống ERP Kiểm tra đối chiếu với phiếu điều chuyển, điều tra chênh lệch có Sau ký xác nhận báo cáo điều chuyển hàng tồn kho (4) Kiểm kê hàng tồn kho Hình 4.5 Quy trình kiểm kê hàng tồn kho Nguồn: Tài liệu nội Kiểm kê hàng tồn kho cần tiến hành hàng tháng người phụ trách quản lý tồn kho với chứng kiến người phụ trách kế tốn, với quy trình mơ tả Hình 4.5 Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm đảm bảo việc kiểm kê định hiện, việc ghi nhận hàng tồn kho cần phản ánh số lượng thực tế điều chỉnh (nếu có) nhập liệu vào hệ thống kịp thời Quy trình kiểm kê thực theo bước sau: - Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê Trước kiểm kê cần hoàn tất nhập liệu tất giao dịch hàng tồn kho (nhập, xuất, điều chuyển), xuất in báo cáo nhập xuất tồn, chuẩn bị biên kiểm kê hàng tồn kho 30 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành - Bước 2: Tiến hành kiểm kê Bắt đầu kiểm từ hàng hóa lên báo cáo, kiểm kê theo khu vực, kiểm tra kỹ tên hàng tồn kho, mã hàng tồn kho Công tác kiểm đếm tối thiểu thực lần - Bước 3: Ký xác nhận biên kiểm kê hoàn tất kiểm kê - Bước 4: Đối chiếu số liệu kiểm kê Chuẩn bị đối chiếu số liệu kiểm kê số liệu báo cáo Chênh lệch xuất cần làm sáng tỏ Đối chiếu kiểm kê ký xác nhận người phụ trách kho người phụ trách kế toán - Bước 5: Thực điều chỉnh sau phát mặt hàng nhận chưa ghi nhận vào hệ thống, phát mặt hàng xuất chưa ghi nhận vào hệ thống phát giao dịch ghi nhận chưa xác Các điều chỉnh phải đồng ý xác nhận người phụ trách kế toán cách ký xác nhận phiếu điều chỉnh - Bước 6: Phê duyệt cho điều chỉnh chênh lệch kiểm kê Đối với chênh lệch 100 triệu VND, kế toán trưởng phê duyệt cho điều chỉnh kiểm kê Kiểm viên người phê duyệt cho điều chỉnh kiểm kê lớn 100 triệu VND - Bước 7: Thao tác điều chỉnh chênh lệch kiểm kê hệ thống ERP - Bước 8: Gửi báo cáo hàng tồn kho cho phịng kế tốn trụ sở chính, hồ sơ bao gồm: báo cáo hàng tồn kho ký xác nhận người phụ trách kho, người phụ trách kế toán giám đốc trung tâm Đính kèm tất giấy tờ liên quan hóa đơn đỏ, phiếu giao nhận hàng, phiếu xuất nhập kho,… - Bước 9: Tính giá trị hàng tồn kho thực khóa sổ hàng tồn kho (thực phận kế toán trụ sở chính) 31 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành 4.2 NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI BỘ PHẬN VẬN HÀNH Sau trình làm việc thực tế trao đổi với chị đồng nghiệp làm việc phận, tác giả nhận thấy trình quản lý hàng tồn kho cơng ty cịn tồn vấn đề Vấn đề tồn số hàng nhập kho xuất kho kiểm kê cuối tháng chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14) mà tác giả làm việc xuất chênh lệch nhiều Số hàng tồn kho kiểm kê cuối tháng thường số hàng tồn kho ghi nhận hệ thống Tổng giá trị chênh lệch bình quân hàng tháng lên tới 100 triệu VND Điều gây thời gian kiểm kê, điều chỉnh giải trình cuối tháng Nếu khơng tìm ngun nhân gây chênh lệch để thao tác xuất hệ thống bù, cuối tháng trưởng phòng vận hành người phụ trách quản lý kho phải chịu trách nhiệm giải trình đền bù chênh lệch khơng tìm ngun nhân gây thất thoát Bảng 4.1 liệu thống kê số hàng tồn kho chênh lệch số tồn kho thực tế kiểm kê cuối tháng số tồn kho hệ thống ERP vào tháng chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức: Bảng 4.1 Bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức Mã hàng tồn kho P000000375 P000000376 P200000028 P200000032 P200000041 P000000432 P200000028 P110000121 P100300001 P110108207 P100300010 P100014010 P110213012 P110820010 Tên hàng tồn kho Số tồn kho ERP 39 35 54 33 Kiểm kê thực 17 24 15 29 Chênh lệch -22 -11 -39 -4 70 52 -18 44 98 38 61 90 19 78 181 60 39 55 22 33 61 44 69 35 -5 -43 -16 -28 -29 -11 -34 -112 -25 Balo giấy đen-xanh lớn Balo vải đen-đỏ nhỏ Huy chương vàng - logo ILA Nón bảo hiểm - logo ILA Bình nước Lock&Lock - logo ILA Chuột không dây - logo ILA Hộp bút - logo ILA Sách Cambridge - logo ILA Sách Timezones - logo ILA Sách Doodle Town - logo ILA Sách CLOSE-UP - logo ILA Sách Life BRE -logo ILA Sách English World Sách IELTS Express Tổng chênh lệch: -397 32 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành 4.3 XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ 4.3.1 Biểu đồ nhân Sau nhận diện vấn đề, tác giả chị phận vận hành thảo luận, vẽ biểu đồ xương cá để nhận diện vấn đề tiềm ẩn gây nên tình trạng chênh lệch số hàng tồn kho thực tế số hàng tồn kho thể hệ thống ERP Sau trình thảo luận, thu biểu đồ nhân Hình 4.6 Hình 4.6 Biểu đồ nhân cho vấn đề chênh lệch số hàng tồn kho thực tế ERP 4.3.2 Phương pháp 5Whys Sau hình thành biểu đồ nhân quả, tác giả tham vấn chị phòng ban để phân tích, loại bỏ nguyên nhân xem khơng Lỗi cịn lại xem nguyên nhân dẫn đến tình trạng chênh lệch số hàng tồn kho thực tế số hàng tồn kho hệ thống ERP là: - Con người: người quản lý kho không nắm chặt chẽ số lượng xuất nhập kho - Nhà kho: kho không xếp khoa học thiếu ánh sáng - Phương pháp: người quản lý kho thường xuất kho trước cho trường hợp học viên chưa có mã xuất kho bù sau Tiếp tục tiến hành phương pháp 5Whys (kết hợp với điều tra kiểm tra thực tế) yếu tố để phân tích rõ nguyên nhân gốc rễ vấn đề (Bảng 4.2) 33 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành Bảng 4.2 Dùng 5Whys cho vấn đề chênh lệch số hàng tồn kho thực tế số hàng tồn kho hệ thống ERP Con người Tại Người quản Quy trình xuất lý kho khơng kho khơng nắm chặt chẽ thực số lượng xuất quy định nhập kho Phương Xuất kho bù pháp Nhà kho Thiếu ánh sáng Sắp xếp không ngăn nắp Xuất kho phân phối cho học viên chưa có mã hệ thống ERP Trang bị đèn chiếu sáng Khơng phân loại kho Tại Q trình lấy hàng không thông qua người quản lý kho Tại Chìa khóa kho khơng phân quyền cho người cụ thể Học viên đóng phí muộn, chạy phí nên chưa thể tạo mã ERP Thiếu công cụ ghi chép Nghĩ công tác Chưa nhận thấy xếp, phân loại lợi ích từ việc thời gian phân loại, xếp kho khoa học, Trong trình thực phương pháp 5Whys, tác giả liên tục đặt câu hỏi trả lời để nhận diện nguyên nhân gốc rễ gây tình trạng chênh lệch số hàng tồn kho thực tế số hàng tồn kho hệ thống ERP Tác giả nhận diện nguyên nhân sau: - Thứ nhất, có trường hợp học viên tham gia lớp muộn nên việc xuất balo, sách,… cho học viên không ghi nhận phiếu xuất kho ký nhận trước Ngồi ra, việc học viên đóng phí muộn, bảo lưu phí, chạy phí dẫn đến học viên tham gia lớp chưa có mã học viên hệ thống để thao tác xuất kho Các trường hợp yêu cầu người phụ trách kho phải xuất kho bù sau đó, việc quản lý lượng lớn yêu cầu xuất kho khác nhau, thiếu công cụ quản lý, ghi chép khiến người quản lý kho thường không nắm hết trường hợp để xuất kho bù hệ thống, dẫn đến việc truy xuất xuất bù kiểm kê cuối khóa gây thời gian đơi thất 34 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành - Thứ hai, chi nhánh tác giả làm việc, chìa khóa kho khơng quản lý cá nhân cụ thể Các cá nhân khác tổ chức giáo viên, trợ giảng, nhân viên tư vấn tuyển sinh,… tự vào kho lấy đồ, điều gây rối loạn cơng tác quản lý kho thất người phụ trách kho khơng nắm xác tất mặt hàng lấy vào mục đích - Thứ ba, kho không đủ ánh sáng Điều gây khó khăn, tốn thời gian việc kiểm kê cuối tháng - Một nguyên nhân quan trọng phận vận hành chưa nhận thấy lợi ích từ việc phân loại, xếp kho khoa học, Điều gây khó khăn cơng tác tìm kiếm, kiểm kê, gây thất lạc hàng hóa ảnh hưởng đến sức khỏe, tinh thần nhân viên phụ trách quản lý kho 4.4 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP - Đối với nguyên nhân thứ (thiếu công cụ ghi chép), tác giả kiến nghị tạo trang tính ghi nhận thơng tin học viên tham gia lớp muộn trường hợp mã học viên xuất muộn hệ thống trước tiến hành xuất kho để phân phát cho học viên Bảng 4.3, điều giúp việc kiểm kê kho thao tác xuất kho bù cuối tháng thực dễ dàng, nhanh chóng hơn, đảm bảo tối thiểu thất Bảng 4.3 Bảng thơng tin xuất kho cho học viên chưa có mã hệ thống ERP STT Tên học viên Ngày sinh Số lượng hàng tồn kho xuất Mã lớp Ngày xuất kho - Để giải nguyên nhân thứ hai, tác giả đề xuất cần thông tin rõ ràng đến tồn thể nhân viên quy trình xuất kho chuẩn, trao quyền chịu trách nhiệm kho cụ thể, quy định rõ việc, rõ người, rõ cách làm, người quản lý kho vào lấy hàng từ kho đảm bảo tối thiểu thất Các quy trình cần đảm bảo tính cụ thể, xác, rõ ràng để người tổ chức nắm bắt Ngoài ra, cần trì, tuân thủ thực theo quy trình đề - Đối với nguyên nhân thứ ba, tác giả kiến nghị bố trí thêm đèn chiếu sáng nhà kho để tăng độ sáng, giúp thuận tiện công tác quản lý kho - Để giải nguyên nhân thứ tư, tác giả đề nghị áp dụng phương pháp 5S vào xếp, trì kho cách khoa học giúp công tác kiểm kho, xuất kho thực thuận tiện, nhanh chóng hơn, tránh thất lạc hàng hóa  Sàng lọc: cần sàng lọc, phân loại lại kho, bỏ thứ không cần thiết, phân loại kho theo phương pháp ABC Đối với loại hàng tồn kho có giá trị cao như: sách, balo,… cần ưu tiên phân loại, bảo quản Đối với loại hàng tồn kho giá trị thấp văn phịng phẩm khơng cần q trọng chi tiết 35 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành quản lý Các mặt hàng không cần thiết, sử dụng tái sử dụng cần bỏ  Sắp xếp: Tổ chức, xếp vật dụng lại cách hiệu theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại Khi xếp nên sử dụng phương tiện trực quan cách rõ ràng, để người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hành động dư thừa gây lãng phí thời gian Đối với sách, cần xếp khu vực, theo loại có nhãn dán để phân biệt Đối với loại giấy, cần xếp ngắn, theo loại, thùng nặng xếp phía ngồi gần cửa vào để thuận tiện việc lấy hàng Đối với mặt hàng loại C văn phòng phẩm (các loại bút, tẩy, kéo,…) cần xếp gọn vào rổ mà không cần quản lý chi tiết, xác số lượng  Sạch sẽ: Dọn dẹp kho giúp bảo quản hàng tồn kho lâu hơn, tránh tình trạng bụi bặm làm hư hàng tồn kho Ngồi ra, việc trì kho giúp bảo đảm sức khỏe người quản lý kho  Săn sóc: Ln ln kiểm tra, trì 3S Sau phân thực bước trên, cần phải trì thói quen săn sóc kho để kho ln trì trạng thái gọn gàng, sẽ, tránh quay tình trạng cũ Hơn nữa, lúc vội vàng có trường hợp nhân viên vơ tình bỏ nhầm đồ khu vực sang khu vực khác mang quên cất lại vào kho Khi này, cần nhanh chóng mang thứ chỗ cũ Bởi để lâu dẫn đến thiếu sót, sai lệch q trình kiểm đếm Cần giữ thái độ săn sóc kho hàng  Sẵn sàng: Biến việc trì kho gọn gàng trở thành truyền thống cần tiếp nối, trì Thành lập văn bản, quy định quản lý hàng tồn kho để hệ nhân viên sau ln trì Ngồi ra, tổ chức giải thưởng cho việc thực tốt 5S nhân viên Ngoài việc áp dụng 5S vào quản lý kho, cần trang bị thêm đèn chiếu sáng để giúp việc lấy hàng, kiểm hàng tồn kho thực dễ dàng 4.5 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ GIẢI PHÁP - Về khả thực hiện: đề xuất giải tác giả đưa đơn giản, dễ ứng dụng vào vận hành thực tế, khơng u cầu nhiều chi phí, công nghệ, kỹ cao Tác giả đưa vào thực phận vận hành công ty TNHH ILA Việt Nam – chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14) - Sau áp dụng 5S vào quản lý kho hàng phận vận hành công ty TNHH ILA Việt Nam – chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14) Tác giả thu kết tích cực Hình 4.7 thể thực trạng kho hàng trước áp dụng 5S Và kết kho hàng sau áp dụng 5S thể Hình 4.8a,b Hình 4.7 Thực trạng kho hàng trước áp dụng 5S 36 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành a) b) Hình 4.8 Kho hàng tổ chức khoa học a) Sách phân loại xếp gọn gàng, có gắn nhãn b) Các loại giấy xếp thùng nặng phía ngồi, nhẹ phía Hiệu đề xuất thể rõ bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng công ty TNHH ILA Việt Nam – chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14) theo Bảng 4.3 Theo bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng 7, tổng chênh lệch giảm đáng kể, đặc biệt mặt hàng có giá trị cao (nhóm A), quản lý kỹ, độ chênh lệch thực tế hệ thống mặt hàng giảm rõ rệt Ở mặt hàng có giá trị thấp (nhóm C), độ chênh lệch cịn nhiều, nhiên có xu hướng giảm Bảng 4.4 Bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức Mã hàng tồn kho P000000375 P000000376 P200000028 P200000032 P200000041 P000000432 P200000028 P110000121 Số tồn kho ERP Balo giấy đen-xanh lớn 12 Balo vải đen-đỏ nhỏ 27 Huy chương vàng - logo ILA 50 Nón bảo hiểm - logo ILA 15 Bình nước Lock&Lock - logo ILA 43 Chuột không dây - logo ILA 37 Hộp bút - logo ILA 85 Sách Cambridge - logo ILA 52 Tên hàng tồn kho 37 Kiểm kê Chênh thực lệch 12 26 -1 50 14 -1 38 -5 37 74 -11 50 -2 Chương 4: Nhận diện vấn đề đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho phận vận hành P100300001 P110108207 P100300010 P100014010 P110213012 P110820010 Sách Timezones - logo ILA Sách Doodle Town - logo ILA Sách CLOSE-UP - logo ILA Sách Life BRE -logo ILA Sách English World - logo ILA Sách IELTS Express - logo ILA Tổng chênh lệch: -26 49 102 42 44 191 32 49 100 40 44 189 32 -2 -2 -2 Kết từ thực tiễn cho thấy, đề xuất tác giả đề áp dụng hoàn toàn khả thi đem lại hiệu khả quan 38 Chương 5: Kết luận học kinh nghiệm CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 5.1 KẾT QUẢ THỰC HIỆN Sau q trình thực tập tháng cơng ty TNHH ILA Việt Nam chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức, tác giả khơng ngừng học tập, làm việc, có mục tiêu ban đầu đặt là: : (1) Nhận diện vấn đề gây lãng phí, thất gây khó khăn cơng tác quản lý tồn kho công ty (2) Xác định nguyên nhân gốc rễ gây tình trạng chênh lệch số hàng tồn kho thực tế hệ thống (3) Đề xuất biện pháp phòng ngừa cải thiện, rút học kinh nghiệm Để thực mục tiêu thứ nhất, tác giả tham gia vào làm việc thực tế công ty, thông qua trao đổi với đồng nghiệp, anh/chị hướng dẫn dựa vào số liệu báo cáo thực tế để nhận diện vấn đề tồn chênh lệch số hàng tồn kho thực tế số hàng tồn kho hiển thị hệ thống ERP Để thực mục tiêu thứ hai, tác giả dùng biểu đồ nhân phương pháp 5Whys để truy tìm nguyên nhân gốc rễ gây trạng nhận diện nguyên nhân Cuối cùng, với mục tiêu thứ ba, tác giả thực đề xuất dựa nguyên nhân gốc rễ nhận diện tham khảo anh chị đồng nghiệp 5.2 HẠN CHẾ CỦA CHUYÊN ĐỀ - Do có hạn chế thời gian nguồn lực, chun đề khơng tránh khỏi thiếu sót - Do hạn chế thời gian nên tác giả chưa có đủ thời gian kiểm chứng, đánh giá tính hiệu đề xuất đưa lâu dài 5.3 BÀI HỌC KINH NGHIỆM Thời gian thực tập công ty TNHH ILA Việt Nam – chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức trình thực báo cáo đem lại cho tác giả nhiều học bổ ích Thứ nhất, tác giả học làm quen với môi trường làm việc chuyên nghiệp công ty, xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, giờ, trang phục phù hợp, chu, giao tiếp chuẩn mực có trách nhiệm với cơng việc giao Ngồi ra, ILA tác giả cịn có hội làm việc trực tiếp hàng ngày với người nước ngồi, làm việc mơi trường sử dụng 100% tiếng Anh giúp tác giả nâng cao kỹ giao tiếp, sử dụng tiếng Anh hiệu công việc Thứ hai, tác giả có hội làm việc thực ngành quản lý kho - mua hàng Mặc dù thực hành quy mô chi nhánh tác giả quen thuộc với thao tác nhập, xuất, điều chuyển kiểm kho thực tế thao tác hệ thống Thứ ba, tác giả rút học nên tạo lập, trì mối quan hệ Việc tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp giúp tạo môi trường làm việc thoải mái, Chương 5: Kết luận học kinh nghiệm học hỏi nhiều điều từ quan trọng hết giúp công việc thực trôi chảy, phối hợp nhịp nhàng Quản lý kho ngành nghề đòi hỏi chi tiết, kỹ tính cố gắng Người làm việc lĩnh vực cần có kiến thức chun mơn vững nhạy bén TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] An Chi (2019, ngày 27 tháng 10) Phương pháp 5S (5S method) gì? Nội dung mục tiêu phương pháp 5S Truy xuất từ https://vietnambiz.vn/phuong-phap-5s5s-method-la-gi-noi-dung-va-muc-tieu-cua-phuong-phap-5s-201910271835546.htm [2] Cường Nguyễn (2016, ngày 25 tháng 7) Sơ lược cơng cụ giải vấn đề thần kì ishikawa (mơ hình xương cá) Truy xuất từ https://www.saga.vn/so-luoc-vecong-cu-giai-quyet-van-de-than-ki-ishikawa-mo-hinh-xuong-ca~42765 [3] Nguyễn Đăng Minh , Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang, Hoàng Thị Thu Hà (2013, ngày 26 tháng 4) Áp dụng 5S doanh nghiệp sản xuất nhỏ vừa Việt Nam - Thực trạng khuyến nghị Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Kinh tế Kinh doanh, 29(1), 23-31 [4] Phạm Anh (2021, ngày 30 tháng 7) Tiêu Chuẩn 5S Trong Quản Lý Kho – Nguyên Tắc Tinh Gọn Cho Kho Hàng Truy xuất từ https://cloudify.vn/tieu-chuan-5s-trongquan-ly-kho-nguyen-tac-tinh-gon-cho-kho-hang/ [5] Phương pháp 5Whys (n.d.) Truy xuất từ https://www.masterskills.org/Trainingmodels-5Whys.htm [6] Quy trình quản lý hàng tồn kho (n.d.) Tài liệu nội cơng ty TNHH ILA Việt Nam [7] Quy trình mua hàng (n.d.) Tài liệu nội công ty TNHH ILA Việt Nam [8] Giới thiệu tổ chức (n.d.) Tài liệu nội công ty TNHH ILA Việt Nam [9] Tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi (n.d) Truy https://ila.edu.vn/hoctienganh-ila-tam-nhin-su-mang-gia-tri-cot-loi xuất từ [10] Vũ Hồng Dân (n.d.) Giới thiệu chung 5S Truy xuất https://bachmai.edu.vn/FileUpload/Documents/Tai%20lieu5S-%20Tham%20khao %20cho%20BVien_Vu%20Hong%20Dan.pdf từ [11] Whys: The Ultimate Root Cause Analysis Tool (n.d.) Truy xuất từ https://kanbanize.com/lean-management/improvement/5-whys-analysis-tool PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng nội dung công việc ứng với giai đoạn trình tuần thực tập ST T Công việc thực Nắm rõ nội quy, văn hóa cơng ty Tìm hiểu thơng tin quan trọng tổng quan cơng ty Tìm hiểu, học hỏi quy trình phận thực tập Phân tích số liệu để nhận diện vấn đề tồn Phân tích quy trình thực hiện, số liệu thực trạng kho hàng để tìm nguyên nhân gốc rễ Hình thành đề xuất cải tiến Kiến nghị áp dụng đề xuất vào thực tế HCNC 14 Đánh giá, rút học thân, báo cáo kết kết thúc tập Tuần ... 4.1.2.2 Quản lý kho Về quản lý kho, ILA, hàng tồn kho định nghĩa mặt hàng hàng hóa mà cơng ty mua sử dụng dần cho mục đích sử dụng trung tâm, bán cho, biếu, tặng Hàng tồn kho quản lý mặt vật lý Danh... dịch nhập hàng tồn kho Hình 4.2 Quy trình nhập hàng tồn kho Nguồn: Tài liệu nội Các giao dịch nhập hàng tồn kho bao gồm: - Nhập hàng tồn kho mua từ nhà cung cấp; - Nhập hàng tồn kho hàng bị trả... tồn kho Hình 4.3 Quy trình xuất hàng tồn kho Nguồn: Tài liệu nội Các giao dịch xuất hàng tồn kho bao gồm: - Xuất hàng tồn kho tặng cho học viên đăng ký; - Xuất hàng tồn kho để bán; - Xuất hàng tồn