ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP BÁO CÁO THỰC TẬP NGOÀI TRƯỜNG NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI CÔNG TY.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
LÝ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S
Phương pháp 5S, được phát triển bởi ông Osada và ông Hirano tại Nhật Bản vào đầu những năm 1980, đã được áp dụng thành công trong Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) Sau khi chứng minh hiệu quả tại Toyota, 5S nhanh chóng trở nên phổ biến trong các công ty Nhật Bản và được áp dụng rộng rãi ở nhiều quốc gia như Singapore, Trung Quốc và Ba Lan vào năm 1986 Tại Việt Nam, 5S được đưa vào ứng dụng khi Nhật Bản mở rộng đầu tư, với Vikyno là công ty đầu tiên áp dụng phương pháp này từ năm 1993.
Phương pháp 5S, hay còn gọi là 5S method trong tiếng Anh, là một quy trình tiêu chuẩn hóa giúp tạo ra và duy trì một môi trường làm việc tổ chức, an toàn, sạch sẽ và hiệu quả khi được thực hiện đúng cách.
5S là phương pháp hiệu quả để tổ chức và duy trì sự ngăn nắp tại nơi làm việc, đặc biệt là trong các không gian làm việc chung như nhà xưởng và văn phòng Phương pháp này giúp cải thiện môi trường làm việc, tăng cường năng suất và tạo ra sự chuyên nghiệp cho tổ chức.
5S là chữ cái viết tắt của 5 từ đều bắt đầu bằng chữ "S":
5S theo tiếng Nhật là: "Seri", "Seiton", "Seiso", "Seiketsu" và "Shitsuke".
5S theo tiếng Anh là: "Sort", "Set in order", "Standardize", "Sustain" và "Self discipline".
5S theo tiếng Việt là: "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Săn sóc" và "Sẵn sàng".
Quá trình thực hành 5S bắt đầu bằng bước sàng lọc, tức là phân loại và tổ chức các vật dụng theo trật tự Đây là bước đầu tiên quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện, giúp loại bỏ những thứ không cần thiết và tối ưu hóa không gian làm việc Nội dung chính của sàng lọc (S1) tập trung vào việc phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết, từ đó có thể bán đi hoặc tái sử dụng một cách hiệu quả.
Để tổ chức các vật dụng một cách hiệu quả, cần sắp xếp theo các tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại Việc sử dụng phương tiện trực quan rõ ràng giúp mọi người dễ nhận biết, từ đó tạo ra một nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và loại bỏ các hành động dư thừa, góp phần tiết kiệm thời gian.
Để duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ, S3 chú trọng tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày cho máy móc, vật dụng và khu vực làm việc Việc này không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn giảm thiểu rủi ro và tai nạn, đồng thời nâng cao độ chính xác của thiết bị do ảnh hưởng của bụi bẩn Mỗi thành viên trong đơn vị đều ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh và cần có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh phù hợp Công tác vệ sinh là nhiệm vụ thường xuyên của tất cả mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra và nhắc nhở việc thực hiện.
Để nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và duy trì tiêu chuẩn 3S Việc phát triển S4 sẽ giúp cải tiến các hoạt động 3S dựa trên tiêu chuẩn đã đề ra, hướng tới việc hoàn thiện mô hình 5S trong doanh nghiệp.
Sẵn sàng trong việc thực hiện 5S có nghĩa là rèn luyện thói quen và tác phong cho mọi người, nhằm nâng cao ý thức tự giác tuân thủ quy định tại nơi làm việc Việc biến những hành động tích cực thành thói quen và niêm yết kết quả đánh giá 5S sẽ khuyến khích những việc làm tốt, đồng thời rút kinh nghiệm từ những điều chưa tốt Cần thực hiện kiểm tra định kỳ theo các nguyên tắc
Mặc dù phương pháp 5S dễ thực hiện và không yêu cầu công nghệ cao, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng Khi được triển khai thành công, 5S mang lại nhiều lợi ích thiết thực và bền vững cho tổ chức trong thời gian dài.
Áp dụng phương pháp 5S trong quản lý giúp giảm thiểu lãng phí thời gian bằng cách loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng Điều này sẽ giúp người lao động tiết kiệm thời gian tìm kiếm, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Áp dụng phương pháp 5S mang lại lợi ích rõ ràng trong việc tiết kiệm không gian bằng cách loại bỏ các vật dụng không cần thiết Việc này giúp tối ưu hóa không gian sử dụng, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành, một yếu tố quan trọng trong quản trị kho hàng.
Vệ sinh và dọn dẹp định kỳ giúp máy móc thiết bị luôn sạch sẽ, từ đó giảm thiểu khả năng trục trặc và hỏng hóc.
Môi trường làm việc ngăn nắp, trật tự và sạch sẽ không chỉ đảm bảo sức khỏe mà còn nâng cao sự an toàn cho người lao động Việc thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp giúp giảm nguy cơ tai nạn trong cả ngắn hạn và dài hạn, đặc biệt khi người lao động di chuyển để tìm đồ Hơn nữa, việc dọn dẹp định kỳ còn giúp giảm lượng bụi và các chất gây ô nhiễm, từ đó giảm nguy cơ mắc các bệnh mãn tính cho người lao động.
Áp dụng 5S không chỉ nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên mà còn giúp họ cảm thấy giá trị đóng góp của mình được công nhận Khi nguyên tắc 5S được thực hiện hiệu quả, nhân viên tự hào về môi trường làm việc sạch sẽ và trật tự, từ đó hướng tới mục tiêu chung và có trách nhiệm duy trì các tiêu chuẩn này Con người là yếu tố then chốt trong mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ Một môi trường làm việc ngăn nắp giúp nâng cao tinh thần lao động, tăng cường sự tập trung và sáng tạo, góp phần quan trọng vào sự phát triển của công ty.
2.1.4 Ý nghĩa Đây là một chương trình nâng cao năng suất được phổ biến rộng rãi tại Nhật Bản.Không chỉ đem lại ý nghĩa về mặt vật chất như tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn
CÔNG CỤ HỖ TRỢ
2.2.1.1 Tổng quan biểu đồ nhân quả
Biểu đồ nhân quả, được phát triển bởi nhà khoa học Nhật Bản Kaoru Ishikawa tại Kawasaki Heavy Industries, là công cụ giúp phân tích và trình bày mối quan hệ giữa kết quả và các nguyên nhân tiềm ẩn, tạo thành hình dạng giống như xương cá Ban đầu, biểu đồ này được sử dụng để nhận diện lỗi trong quy trình sản xuất và quản lý chất lượng, nhưng hiện nay đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác.
Biểu đồ nhân quả hỗ trợ trong việc xác định và giải quyết vấn đề bằng cách phân tích triệu chứng, nguyên nhân và tìm ra giải pháp phù hợp Việc xác định nguyên nhân cần xử lý trước và sắp xếp thứ tự công việc là rất quan trọng để duy trì sự ổn định trong quy trình cải tiến.
- Biểu đồ nhân quả còn giúp xác định khu vực cụ thể để thu thập dữ liệu, giới hạn phạm vi nghiên cứu để tiết kiệm nguồn lực hơn.
Trong quá trình xây dựng biểu đồ nhân quả, việc thảo luận với các bộ phận và những người liên quan là rất quan trọng Hãy lắng nghe và thể hiện ý kiến của họ trên sơ đồ để xác định các yếu tố yếu trong hệ thống.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết tố mang tính quyết định Điều này có tác dụng tiếp nhận các suy nghĩ khác nhau của các thành viên, nhận diện được nguyên nhân sự việc với góc nhìn đa chiều hơn.
Trong trường hợp xảy ra bất đồng trong quá trình thảo luận, việc lấy ý kiến thống nhất qua biểu quyết để xác định yếu tố cần điều tra trước tiên là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp đồng nhất quan điểm giữa các thành viên mà còn tăng cường sự đoàn kết và nâng cao hiệu quả công việc.
Để bắt đầu, cần xác định và nêu rõ tác động hoặc vấn đề không mong muốn Hãy hình dung một trục xương sống, với vấn đề được trình bày ở cuối đường xương sống, giống như đầu cá.
- Bước 2: Xác định các nhóm nguyên nhân chính: Ở bước này, các thành viên trong nhóm nghĩ ra các loại nguyên nhân chính có liên quan đến vấn đề
Trong ngành sản xuất, các nguyên nhân chính thường được tóm gọn bằng cụm từ "5M1E", bao gồm: Người (man), Máy móc (machine), Vật liệu (material), Phương pháp (method), Đo lường (measurement) và Môi trường (environment) Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hiệu quả và chất lượng của quy trình sản xuất.
Trong ngành thương mại, mô hình “5M1E” đã được thay thế bằng mô hình “8P”, bao gồm các yếu tố quan trọng như sản phẩm (product), giá (price), khuyến mãi (promotion), địa điểm (place), quá trình (process), con người (people), dữ liệu vật lý (physical evidence) và hiệu suất (performance).
Đối với ngành dịch vụ, “5M1E” thường được thay thế bằng “4S” Bao gồm: vùng lân cận (sites), các nhà cung cấp (suppliers), hệ thống (system), kỹ năng (skill)
Bước 3 trong quy trình phân tích vấn đề là sắp xếp các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ liên quan Hãy xem xét tất cả các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và ghi chú chúng vào từng nhánh phù hợp với mũi tên chỉ ra nguyên nhân chính.
Bước 4 trong quy trình giải quyết vấn đề là xác định nguyên nhân gốc rễ tiềm tàng bằng cách tiếp tục đặt câu hỏi về nguyên nhân của từng nguyên nhân phụ Việc này giúp đào sâu vào nguồn gốc của vấn đề, từ đó thảo luận và rút ra nguyên nhân cụ thể để bắt đầu tìm hiểu gốc rễ Sử dụng công cụ như biểu đồ nhân quả hay biểu đồ xương cá có thể hỗ trợ trong quá trình này.
Hình 2.1 Biểu đồ nhân quả minh họa (Cường, 2016)
2.2.2.1 Mục đích sử dụng 5Whys
Kỹ thuật 5Whys là một phương pháp phân tích hiệu quả để giải quyết vấn đề, giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của sự cố Bằng cách này, người dùng có thể tìm ra giải pháp chính xác nhằm xử lý triệt để vấn đề phát sinh.
Phương pháp 5Whys cho phép chúng ta truy vấn nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, vượt qua những nguyên nhân bề mặt Nhờ đó, chúng ta có thể xác định rõ ràng nguồn gốc của vấn đề và đưa ra các giải pháp triệt để, hiệu quả nhất, từ đó ngăn chặn tình trạng tái diễn.
2.2.2.2 Các bước thực hiện 5Whys
Phương pháp 5Whys là một kỹ thuật đơn giản để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Khi một vấn đề xuất hiện, câu hỏi "tại sao" đầu tiên sẽ được đặt ra Sau khi có câu trả lời cho câu hỏi này, tiếp tục đặt câu hỏi "tại sao" tiếp theo để làm rõ hơn Quá trình này lặp đi lặp lại cho đến khi nguyên nhân sâu xa của vấn đề được xác định.
- Bước 1: Thành lập một nhóm thảo luận
- Bước 2: Sau khi có các nguyên nhân tiềm ẩn cốt lõi từ biểu đồ xương cá, tiến hành đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên.
- Bước 3: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi mọi người tìm ra được cốt lõi, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
- Bước 4: Đưa ra giải pháp khắc phục.
- Bước 5: Đánh giá giải pháp.
Sau khi đặt câu hỏi 5 lần, thường sẽ xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Tuy nhiên, không nhất thiết phải dừng lại ở con số 5; nếu số lần hỏi vượt quá mức này, người thực hiện cần xem xét lại xem liệu vấn đề có quá rộng hay không.
2.2.2.3 Một số lưu ý khi sử dụng 5Whys
Khi trả lời câu hỏi, bạn nên tập trung vào các nguyên nhân và biểu hiện trực tiếp, tránh dự đoán về kết quả cuối cùng Việc này giúp giữ vững trọng tâm của vấn đề và đảm bảo câu trả lời chính xác hơn.
GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ILA VIỆT NAM
TỔNG QUAN CÔNG TY
- Tên công ty: Công ty TNHH ILA Việt Nam
- Tên quốc tế: ILAVIET NAM LTD.CO
- Website: ww.ila.edu.vn
- Địa chỉ: Trụ sở chính: 146 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.Hồ Chí Minh.
- Chi nhánh thực tập: ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14) – tầng 5 tòa nhà Vincom, 216
Võ Văn Ngân, Bình Thọ, Thủ Đức, TP.HCM
Hình 3.1 Trụ sở chính tại TP.HCM
Chương 3: Giới thiệu công ty TNHH ILA Việt Nam
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Vào năm 1995, sau khi Việt Nam bình thường hóa quan hệ ngoại giao với Hoa
Ông Tony Williams, một giáo viên Tiếng Anh dày dạn kinh nghiệm, đã đến Việt Nam và thành lập một trường dạy tiếng Anh tại thành phố Hồ Chí Minh Ông luôn chú trọng đầu tư vào đội ngũ giáo viên bản ngữ có kinh nghiệm để giảng dạy cho học viên Việt Nam Sau khi áp dụng thành công các phương pháp giảng dạy mới, ông nhận ra rằng có thể mở rộng cơ hội học tiếng Anh cho trẻ em, bao gồm cả những em từ 4 tuổi.
Năm 1977, Bà Dzu Trần, tổng giám đốc hiện tại của công ty, đã gia nhập và cùng ông Tony phát triển hệ thống trung tâm trên toàn quốc.
Vào năm 2000, công ty TNHH ILA Việt Nam đã chính thức được thành lập và nhận giấy phép kinh doanh cho trung tâm đầu tiên tại thành phố Hồ Chí Minh Đây là cơ sở chính, đóng vai trò điều phối các hoạt động chiến lược cho các chi nhánh khác của công ty.
Vào năm 2003, công ty đã mở rộng chi nhánh với việc thành lập trung tâm thứ hai tại Vũng Tàu Đến năm 2007, công ty tiếp tục phát triển với hai trung tâm mới tại Hà Nội và Đà Nẵng Cùng năm đó, ông Tony Williams trở thành chủ tịch hội đồng quản trị, trong khi bà Dzu Trần đảm nhận vị trí giám đốc điều hành Bà Dzu tiếp tục sứ mệnh mở rộng hệ thống trung tâm, nhằm mang đến cho nhiều người Việt cơ hội tiếp cận phương pháp giảng dạy chất lượng cao.
Sau hơn 20 năm phát triển, công ty hiện có 45 trung tâm trải dài trên 13 tỉnh thành, với hơn 1500 nhân viên Đến nay, công ty đã đào tạo thành công cho hơn 1.000.000 học viên.
TẦM NHÌN, SỨ MỆNH VÀ GIÁ TRỊ CỐT LÕI
Tầm nhìn, sứ mệnh của công ty đã nhiều lần được thay đổi để phù hợp với thị trường
Tầm nhìn hiện tại của công ty là đào tạo một thế hệ có khả năng thích ứng với những biến đổi của thế giới, đồng thời góp phần tích cực vào việc thay đổi thế giới.
Công ty cam kết xây dựng một nền tảng giáo dục hiện đại, phù hợp với môi trường làm việc tương lai, đồng thời phát triển giá trị của công dân toàn cầu trong bối cảnh địa phương.
- 4 giá trị cốt lõi của công ty gồm:
1 Chúng tôi đặt phát triển con người là giá trị cốt lõi cho mọi hoạt động.
2 Chúng tôi cam kết luôn đổi mới.
3 Chúng tôi hoạt động dựa trên tính minh bạch và hiệu quả.
1 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi (n.d) Truy xuất từ https://ila.edu.vn/hoctienganh-ila-tam-nhin-su-mang-
4 Chúng tôi tạo ra những ảnh hưởng tích cực cho cộng đồng 1
SẢN PHẨM CHÍNH
Công ty TNHH ILA Việt Nam là một hệ thống trung tâm anh ngữ hàng đầu, chuyên cung cấp dịch vụ giáo dục chất lượng cao Với mục tiêu nâng cao khả năng tiếng Anh cho học viên Việt Nam, ILA mang đến nhiều chương trình giảng dạy đa dạng và hiệu quả.
Khóa học ILA Global English cung cấp chương trình học tiếng Anh giao tiếp dành cho người lớn, tập trung vào việc tạo ra môi trường giao tiếp chủ động và thực tế Nội dung khóa học bao gồm nhiều chủ đề phong phú liên quan đến đời sống, công việc và học tập, giúp học viên nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh trong các tình huống thực tế.
Khóa học ILA IELTS Success được thiết kế cho học viên từ 14 tuổi trở lên, tập trung vào việc phát triển các kỹ năng cần thiết cho bài thi IELTS Chương trình bao gồm các bài thi thử thực tế nhằm giúp học viên chuẩn bị tốt nhất cho việc chinh phục chứng chỉ IELTS, phục vụ cho nhu cầu học tập và công việc.
- ILA English for Young learner: đây là chương trình giảng dạy chính của công ty, chiếm đến hơn 80% tổng số lớp, gồm 3 cấp độ:
ILA Jumpstart là chương trình học tiếng Anh dành cho trẻ em từ 3 đến 6 tuổi, được thiết kế nhằm tạo ra môi trường học tập vui vẻ thông qua các trò chơi và giao tiếp tự nhiên với giáo viên bản ngữ Chương trình tập trung vào việc giảng dạy bốn kỹ năng tiếng Anh bằng phương pháp phù hợp nhất, giúp trẻ em phát triển ngôn ngữ một cách hiệu quả.
ILA Super Junior là chương trình học tiếng Anh dành cho trẻ em từ 6 đến 11 tuổi, tập trung vào việc phát triển toàn diện bốn kỹ năng ngôn ngữ Chương trình không chỉ giúp học viên nâng cao khả năng giao tiếp mà còn khuyến khích sự tự tin và sáng tạo thông qua việc thực hiện các dự án nhỏ.
ILA Smart Teens là chương trình dành cho học viên từ 11 đến 16 tuổi, tập trung vào việc phát triển khả năng thông thạo và tự tin trong việc sử dụng ngôn ngữ qua bốn kỹ năng Chương trình kết hợp các dự án sáng tạo nhằm nâng cao sự thành thạo ngôn ngữ và khuyến khích sự tự tin của học viên.
- Hệ thống mầm non ILO Academy,…
THỊ TRƯỜNG, ĐỐI THỦ CẠNH TRANH
Thị trường mục tiêu của công ty tập trung vào học viên cư trú tại các khu vực đô thị lớn, đặc biệt là tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Bình Dương, Biên Hòa, Cần Thơ và Đà Nẵng.
Khách hàng chính của ILA bao gồm:
ILA hướng đến nhóm học viên từ 3 đến 17 tuổi, với mục tiêu là phân khúc khách hàng cao cấp Hầu hết học viên đến từ gia đình có điều kiện kinh tế tốt, chỉ một số ít có hoàn cảnh khó khăn Do đó, phụ huynh luôn đầu tư nhiều cho việc học và yêu cầu dịch vụ giảng dạy chất lượng cao nhất và hiệu quả nhất cho con em mình.
Chương 3: Giới thiệu công ty TNHH ILA Việt Nam
Học viên chủ yếu là sinh viên đại học và những người đang đi làm hoặc được công ty tài trợ, trong đó phần lớn là người Việt Nam Ngoài ra, còn có một số ít học viên đến từ các quốc gia khác như Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản, tùy thuộc vào vị trí của từng trung tâm.
ILA không chỉ giảng dạy tại trung tâm mà còn hợp tác với các trường công lập và tư thục trong nước để cung cấp dịch vụ giảng dạy chất lượng.
Với sự gia tăng cạnh tranh trong ngành giáo dục, ILA phải đối mặt với những đối thủ lớn như VUS, Apolo và Yola Tuy nhiên, công ty vẫn giữ vững vị thế của mình nhờ vào các lợi điểm bán hàng độc nhất (Unique Selling Points) mà mình sở hữu.
Tất cả giáo viên tại ILA đều là người bản ngữ, sở hữu bằng cử nhân và chứng chỉ giảng dạy tiếng Anh cho người nước ngoài Họ được đào tạo chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo chất lượng giảng dạy tốt nhất cho học viên.
Khóa học được thiết kế phù hợp với nhu cầu của từng lứa tuổi.
Lộ trình học tập tại ILA được thiết kế theo tiêu chuẩn Cambridge, đảm bảo rằng trình độ tiếng Anh của học viên sẽ đạt chuẩn quốc tế.
Trình độ tiếng Anh của học viên sẽ được đánh giá liên tục thông qua kết quả các bài kiểm tra giữa kỳ và cuối kỳ, cùng với việc thực hiện các dự án.
ILA không chỉ chú trọng vào việc giảng dạy tiếng Anh mà còn hỗ trợ học viên phát triển các kỹ năng cần thiết để trở thành công dân toàn cầu, bao gồm giao tiếp hiệu quả, làm việc nhóm, và làm chủ công nghệ.
Chúng tôi cam kết đảm bảo đầu ra cho học viên, đồng thời miễn phí 100% học phí học lại cho những ai tham gia gần như đầy đủ các buổi học nhưng không đạt đủ điểm để lên cấp.
CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.6.1 Cơ cấu tổng quát của công ty
Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, trong đó Ban Giám đốc có trách nhiệm chỉ huy trực tiếp các phòng ban, như được minh họa trong Hình 3.2 dưới đây.
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH ILA Việt Nam.
Bộ máy công ty được tổ chức hợp lý với mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp, giúp giảm thiểu sự cồng kềnh Việc phân công lao động theo tính chất công việc cho phép từng phòng ban phụ trách các vấn đề cụ thể, từ đó phát huy tối đa năng lực chuyên môn của từng bộ phận Điều này không chỉ đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động mà còn tạo điều kiện cho các phòng ban bổ sung cho nhau, hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Công việc thường bị chi phối bởi cấp trên, dẫn đến sự thiếu linh hoạt cho các cấp thấp hơn và dễ phát sinh ý kiến không thống nhất giữa các bộ phận, gây nhàm chán và xung đột Hơn nữa, người quản trị phải rất bận rộn và cần có kiến thức toàn diện để điều hành hiệu quả.
Hình 3.3 Quy trình tuyển sinh đối với khách hàng mới
Chương 3: Giới thiệu công ty TNHH ILA Việt Nam
MÔ TẢ QUY TRÌNH DỊCH VỤ
3.7.1.1 Đối với khách hàng mới
Quy trình tuyển sinh đối với khách hàng mới được mô tả trong Hình 3.3 Quy trình gồm 4 bước, cụ thể:
Dựa trên dữ liệu khách hàng tiềm năng từ các trường học trong khu vực và thông tin từ website, bộ phận tư vấn tuyển sinh sẽ thực hiện gọi ngẫu nhiên đến khách hàng để tư vấn bán hàng Ngoài ra, khách hàng quan tâm có thể liên hệ trực tiếp qua hotline của công ty để nhận tư vấn về các khóa học phù hợp.
Nếu khách hàng quan tâm, bộ phận tư vấn tuyển sinh sẽ liên hệ với phòng đào tạo để sắp xếp lịch hẹn cho khách hàng kiểm tra trình độ trực tiếp với giáo viên bản ngữ Sau khi thống nhất lịch hẹn, nhân viên tư vấn sẽ gửi email xác nhận đến khách hàng.
Sau khi kiểm tra trình độ, giáo viên sẽ xác định cấp độ học phù hợp cho học viên Nhân viên tư vấn tuyển sinh sẽ kiểm tra hệ thống thông tin để tìm các lớp tương đương Nếu có lớp phù hợp, họ sẽ gửi email cho phòng đào tạo để sắp xếp cho học viên tham gia 2 buổi học thử Sau khi hoàn tất, giáo viên và trợ giảng sẽ đánh giá khả năng của học viên để xác định sự phù hợp với lớp học Nếu học viên đáp ứng yêu cầu, nhân viên tư vấn sẽ thông báo cho khách hàng để tiến hành đóng tiền và đăng ký, sau đó thêm học viên vào lớp tương ứng.
Nếu trung tâm hiện tại không có lớp học phù hợp với trình độ của học viên, nhân viên tư vấn tuyển sinh sẽ tìm kiếm trong hệ thống chuỗi trung tâm khu vực và liên hệ với trung tâm gần nhất có lớp học tương đương.
3.7.1.2 Đối với khách hàng hiện tại
Quy trình tuyển sinh đối với khách hàng hiện tại được mô tả trong Hình 3.4
Đối với khách hàng hiện tại tại trung tâm, quy trình tuyển sinh bắt đầu ba tuần trước khi khóa học kết thúc Trợ giảng sẽ xin xác nhận từ học viên hoặc phụ huynh về việc đăng ký khóa học tiếp theo và nhập thông tin vào hệ thống Sau đó, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ gọi điện xác nhận lại Khi học viên hoặc phụ huynh hoàn tất việc đóng phí, tên học viên sẽ được thêm vào khóa tiếp theo Nếu có từ chối, nhân viên sẽ tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách khắc phục để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Chương 3: Giới thiệu công ty TNHH ILA Việt Nam
Hình 3.5 Quy trình đào tạo
Mỗi khóa học sẽ kéo dài trong vòng 4 tháng Quy trình đào tạo được mô tả ở
Mỗi lớp học được tổ chức với sự tham gia của một giáo viên bản ngữ và một hoặc hai trợ giảng, với học liệu và kế hoạch giảng dạy được thống nhất trên hệ thống của công ty Khi được phân công, giáo viên và trợ giảng sẽ thấy danh sách học viên, kế hoạch giảng dạy, nội dung chi tiết và lịch kiểm tra trong hệ thống Học viên được khuyến khích sử dụng 100% tiếng Anh, trong khi giáo viên chịu trách nhiệm giảng dạy và tổ chức kiểm tra, còn trợ giảng thực hiện điểm danh và liên lạc với học viên hoặc phụ huynh khi học viên vắng Học liệu được chuẩn bị bởi bộ phận vận hành, và sau hai tháng đầu, học viên sẽ trải qua kiểm tra giữa khóa Nếu không đạt, học viên sẽ được tư vấn và tổ chức ôn tập Cuối khóa, học viên sẽ kiểm tra cuối khóa, và nếu đạt, sẽ nhận bằng tốt nghiệp; nếu không, bộ phận vận hành sẽ xem xét điều kiện học lại miễn phí cho học viên.
3.7.3 Quy trình chăm sóc khách hàng
Quy trình chăm sóc khách hàng tại ILA bao gồm việc hỗ trợ dạy kèm miễn phí cho học viên yếu và học viên nghỉ học nhiều ngày, đảm bảo đầu ra cho học viên Nếu học viên tham gia gần như đầy đủ nhưng không đủ điểm lên cấp, sẽ được miễn 100% học phí học lại Trợ giảng và giáo viên có trách nhiệm thông báo thông tin học viên yếu hoặc nghỉ học qua email đến bộ phận đào tạo Bộ phận này sẽ xem xét và quyết định mở lớp học kèm, sau đó sắp xếp trợ giảng và xin duyệt ngân sách từ kế toán Khi được phê duyệt, nhân viên sẽ thông báo lịch học qua email đến học viên và phụ huynh.
Hình 3.6 Quy trình chăm sóc khách hàng
CÁC THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CHUNG CỦA CÔNG TY
Công ty TNHH ILA Việt Nam, với hơn 20 năm hoạt động và 45 chi nhánh trên toàn quốc, là một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài mạnh mẽ Nguồn vốn đầu tư của công ty không chỉ dồi dào mà còn đa dạng và linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng hoạt động và duy trì vị thế thương hiệu vững chắc trên thị trường.
Chương 3: Giới thiệu công ty TNHH ILA Việt Nam
Với hơn 20 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được uy tín và giá trị thương hiệu cao nhờ vào các phương pháp giảng dạy hiệu quả và tiên tiến Hơn nữa, công ty còn hợp tác rộng rãi với các trường tư và công lập trong khu vực, điều này góp phần tạo ra một lượng khách hàng ổn định.
Trong bối cảnh hội nhập hiện nay, nhu cầu học tiếng Anh ngày càng cao, đặc biệt là việc cho trẻ em học tiếng Anh từ sớm Điều này đã dẫn đến sự gia tăng lượng khách hàng tiềm năng cho các công ty cung cấp dịch vụ giáo dục tiếng Anh.
Bên cạnh những thuận lợi, công ty vẫn tồn tại một số khó khăn:
Việc duy trì một chuỗi trung tâm tại các vị trí trung tâm gia tăng chi phí như chi phí mặt bằng và nhân sự Một số trung tâm trong hệ thống không tạo ra doanh thu hoặc thậm chí báo lỗ, điều này yêu cầu sự san sẻ và bù đắp chi phí từ các trung tâm khác, dẫn đến nhiều vấn đề trong việc hoạch định ngân sách.
Việc định vị thương hiệu cho phân khúc khách hàng trung và cao cấp đã khiến công ty giới hạn tệp khách hàng trong nhóm này Đồng thời, yêu cầu về chất lượng dịch vụ cao cấp đã tạo ra khó khăn trong việc tìm kiếm nhân sự phù hợp, đặc biệt là giáo viên bản ngữ.
Việc quản lý chuỗi trung tâm phân bố rộng rãi trên toàn quốc tạo ra nhiều thách thức trong việc mua sắm và kiểm soát hàng tồn kho, làm cho công tác quản lý trở nên phức tạp hơn.
Trong bối cảnh hiện nay, sự xuất hiện ngày càng nhiều các trung tâm anh ngữ đã tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt trong ngành Hệ thống trung tâm của công ty cũng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh từ những đơn vị lớn khác như Apolo và VUS.
NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VẬN HÀNH
4.1.1 Sơ đồ bộ phận vận hành
Tác giả được phân công làm việc tại bộ phận vận hành của chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức với vai trò thực tập sinh Cấu trúc tổ chức của phòng ban này được xác định dựa trên quy mô trung tâm và số lượng học viên, do trụ sở chính quy định Tại chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức, phòng ban vận hành gồm 2 nhân viên và 1 trưởng phòng, như thể hiện trong sơ đồ Hình 4.1.
Hình 4.1 Sơ đồ phòng vận hành 4.1.2 Nhiệm vụ thực tập
Nhân viên vận hành có nhiệm vụ quan trọng trong việc quản lý đặt hàng và tồn kho, cũng như quản lý học viên Với vai trò thực tập sinh vận hành, tác giả được đào tạo để thực hiện các hoạt động như đặt hàng, mua hàng và quản lý kho hiệu quả.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
Có 3 loại đặt hàng, mua hàng trong công ty tác giả cần theo sát và quản lý bao gồm:
Mua hàng với nhà cung cấp được duyệt là quy trình quan trọng mà các chi nhánh cần tuân thủ Các mặt hàng chỉ được mua từ những nhà cung cấp trong danh sách xanh (Green list), tức là những nhà cung cấp đã được bộ phận mua hàng ở trụ sở chính lựa chọn Quy trình bắt đầu bằng việc người phụ trách lập danh sách đơn hàng và gửi email xin đơn giá Tiếp theo, cần làm đơn xin xác nhận và duyệt ngân sách từ bộ phận mua hàng ở trụ sở chính Sau khi nhận được sự phê duyệt, các bước tiếp theo sẽ được thực hiện.
PO (Purchasing order) xin xác nhận của giám đốc trung tâm và gửi cho nhà cung cấp.
Các chi nhánh có thể tự mua hàng trực tiếp với điều kiện ứng tiền thanh toán trước cho các giao dịch dưới 2 triệu đồng mỗi lần và tổng giá trị không vượt quá 30 triệu đồng mỗi năm Khi mua hàng, ưu tiên chọn nhà cung cấp trong danh sách Green list Các mặt hàng tự mua bao gồm đồ ăn nhẹ cho nhân viên, phí bảo trì và sửa chữa thiết bị, cũng như các chi phí phát sinh khác Trước khi thanh toán, cần kiểm tra ngân sách cho phép và đảm bảo số tiền thanh toán không quá 2 triệu đồng Sau khi thanh toán, cần thực hiện yêu cầu thanh toán trên hệ thống ERP, nhập hóa đơn đỏ, danh sách nhân viên, và xác nhận từ bộ phận IT nếu có liên quan Các hóa đơn thanh toán này phải được xuất hàng tuần và lưu giữ hồ sơ gốc để nộp cho kế toán vào cuối tháng.
Để đặt hàng từ phòng mua hàng ở trụ sở chính cho các mặt hàng thương hiệu có logo công ty như sách và balo, các chi nhánh cần ước lượng số lượng mặt hàng cần thiết dựa trên số lượng học viên mới và số lớp kết khóa trong tháng Sau đó, chi nhánh tạo đơn yêu cầu PR trên hệ thống ERP và gửi cho giám đốc trung tâm phê duyệt Khi đơn hàng được duyệt, phòng mua hàng ở trụ sở chính sẽ căn cứ vào số lượng đơn hàng để gửi hàng đến các trung tâm.
Tại ILA, hàng tồn kho được hiểu là các mặt hàng và sản phẩm đã được công ty mua để sử dụng dần cho các mục đích tại trung tâm, bán hoặc biếu tặng Quản lý hàng tồn kho sẽ được thực hiện một cách chặt chẽ về mặt vật lý Các mặt hàng cần được theo dõi và quản lý bao gồm sách, văn phòng phẩm và quà tặng cho khách hàng.
(1) Giao dịch nhập hàng tồn kho
Hình 4.2 Quy trình nhập hàng tồn kho Nguồn: Tài liệu nội bộ
Các giao dịch nhập hàng tồn kho bao gồm:
- Nhập hàng tồn kho mua từ nhà cung cấp;
- Nhập hàng tồn kho do hàng bị trả lại;
- Nhập hàng tồn kho được tặng;
- Nhập hàng tồn kho do điều chỉnh bút toán
Quy trình nhập kho được mô tả ở Hình 4.2, cụ thể thực hiện theo các bước như sau:
Sau khi hàng được giao, bước đầu tiên là kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa một cách cẩn thận, đối chiếu với phiếu giao nhận và hóa đơn Nếu hàng hóa đúng và đủ, ký nhận phiếu và đưa cho giám đốc trung tâm để đóng mộc xác nhận Tiếp theo, thực hiện thao tác nhập hàng tồn kho trên hệ thống ERP Lưu ý rằng phiếu giao nhận thường có 2 bản: một bản gửi cho nhà cung cấp và một bản lưu cho kế toán Trong trường hợp phát hiện sai lệch, cần ngay lập tức liên hệ với nhà cung cấp để điều chỉnh và bổ sung hàng hóa.
- Bước 2: Thao tác nhập hàng tồn kho lên hệ thống ERP
- Bước 3: In phiếu nhập kho từ hệ thống ERP và ký xác nhận.
Bước 4: Phiếu nhập kho có chữ ký cùng với các hồ sơ liên quan như phiếu giao nhận hàng hóa và hóa đơn sẽ được chuyển giao cho người phụ trách kế toán Kế toán tại cụm chi nhánh sẽ xử lý các tài liệu này.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành ghé lấy các bộ hồ sơ, chứng từ gốc, kiểm tra số liệu trên hệ thống ERP và duyệt 1 lần mỗi tháng.
Người phụ trách kế toán thực hiện kiểm tra các giao dịch nhập kho bằng cách xuất báo cáo từ hệ thống ERP, đối chiếu với phiếu giao nhận hàng hóa hoặc hóa đơn Nếu phát hiện chênh lệch, họ sẽ tiến hành điều tra và sau đó ký xác nhận báo cáo nhập kho, đồng thời thực hiện thao tác xác nhận nhập kho trên hệ thống ERP.
(2) Giao dịch xuất hàng tồn kho
Hình 4.3 Quy trình xuất hàng tồn kho Nguồn: Tài liệu nội bộ
Các giao dịch xuất hàng tồn kho bao gồm:
- Xuất hàng tồn kho tặng cho học viên đã đăng ký;
- Xuất hàng tồn kho để bán;
- Xuất hàng tồn kho dùng cho nội bộ;
- Xuất hàng tồn kho dùng cho nhân viên;
- Xuất hàng tồn kho cho tài trợ, quà tặng, hội nghị;
- Xuất hàng tồn kho để thanh lý;
- Xuất hàng tồn kho để điều chỉnh bút toán
Quy trình xuất kho được thể hiện ở Hình 4.3, cụ thể thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Các cá nhân, phòng ban liên hệ người phụ trách kho để yêu cầu xuất hàng tồn kho.
Người phụ trách kho cần kiểm tra tình trạng hàng tồn kho Nếu có hàng, tiến hành xuất kho; nếu không, thông báo cho người yêu cầu và đề xuất phương án xử lý như điều chuyển hàng từ chi nhánh khác hoặc đặt hàng mới.
- Bước 3: Thao tác xuất kho trên ERP.
- Bước 4: In phiếu xuất kho trên ERP và ký xác nhận bởi người phụ trách, ký nhận của người nhận hàng tồn kho.
Bước 5 trong quy trình quản lý hàng tồn kho là phát hàng cho người nhận theo đúng quy định phân phối Các phòng ban liên quan cần ban hành quy định cụ thể về việc này Đặc biệt, nếu hàng tồn kho được cấp phát cho học sinh, việc nhận hàng sẽ được thực hiện thông qua chữ ký của giáo viên hoặc trợ giảng.
- Bước 6: Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho người phụ trách kế toán.
Người phụ trách kế toán cần kiểm tra các giao dịch xuất kho bằng cách xuất báo cáo từ ERP và đối chiếu với phiếu xuất kho gốc Việc này giúp đảm bảo rằng quy trình xuất kho tuân thủ đúng quy định phân phối hàng tồn kho Nếu phát hiện chênh lệch, cần tiến hành điều tra Sau khi xác nhận tính hợp lệ của các giao dịch, kế toán viên sẽ ký xác nhận trên báo cáo xuất kho.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
(3) Giao dịch điều chuyển hàng tồn kho
Công ty ILA không chỉ thực hiện quy trình nhập và xuất kho thông thường mà còn có quy trình điều chuyển hàng tồn kho giữa các trung tâm Quy trình này được minh họa trong Hình 4.4 và bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Trung tâm B cần liên hệ với trung tâm A để xin điều chuyển hàng tồn kho khi gặp tình trạng thiếu hụt hàng nhưng không kịp đặt hàng.
- Bước 2: Trung tâm A kiểm tra tình trạng hàng tồn kho và xác nhận với trung tâm
B Thống nhất số lượng, chi phí và phương thức vận chuyển.
- Bước 3: Thực hiện thao tác điều chuyển hàng tồn kho trên ERP.
- Bước 4: Bố trí hàng tồn kho để giao qua trung tâm
B, phiếu xuất và điều chuyển được in và ký bởi người giao nhận.
NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI BỘ PHẬN VẬN HÀNH 31 4.3 XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ
Sau khi làm việc và trao đổi với các đồng nghiệp trong bộ phận, tác giả nhận thấy vấn đề trong quản lý hàng tồn kho tại chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức Cụ thể, số liệu hàng nhập và xuất kho vào cuối tháng thường chênh lệch đáng kể, với hàng tồn kho thực tế thấp hơn so với số liệu ghi nhận trên hệ thống Trung bình, giá trị chênh lệch hàng tháng lên tới hơn 100 triệu VND, gây tốn thời gian cho việc kiểm kê và điều chỉnh Nếu không xác định được nguyên nhân của sự chênh lệch này, trưởng phòng vận hành và người quản lý kho sẽ phải chịu trách nhiệm giải trình và đền bù cho sự thất thoát.
Bảng 4.1 trình bày số liệu thống kê về sự chênh lệch hàng tồn kho giữa số lượng thực tế được kiểm kê vào cuối tháng và số tồn kho ghi nhận trên hệ thống ERP trong tháng 6 tại chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức.
Bảng 4.1 Bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng 6 tại chi nhánh
Mã hàng tồn kho Tên hàng tồn kho Số tồn kho
P000000375 Balo giấy đen-xanh lớn 39 17 -22
P000000376 Balo vải đen-đỏ nhỏ 35 24 -11
P200000028 Huy chương vàng - logo ILA 54 15 -39
P200000032 Nón bảo hiểm - logo ILA 33 29 -4
P200000041 Bình nước Lock&Lock - logo
P000000432 Chuột không dây - logo ILA 44 39 -5
P110108207 Sách Doodle Town - logo ILA 90 61 -29
P100300010 Sách CLOSE-UP - logo ILA 19 8 -11
P100014010 Sách Life BRE -logo ILA 78 44 -34
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
4.3 XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ
Sau khi xác định vấn đề, tác giả và nhóm vận hành đã thảo luận và sử dụng biểu đồ xương cá để nhận diện các nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số liệu trên hệ thống ERP Kết quả của quá trình thảo luận là biểu đồ nhân quả được trình bày trong Hình 4.6.
Hình 4.6 Biểu đồ nhân quả cho vấn đề chênh lệch số hàng tồn kho thực tế và trên ERP 4.3.2 Phương pháp 5Whys
Sau khi xây dựng biểu đồ nhân quả, tác giả đã tham khảo ý kiến từ các chị trong phòng ban để phân tích và loại bỏ những nguyên nhân không chính xác Những lỗi còn lại được xác định là nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số liệu trên hệ thống ERP.
- Con người: người quản lý kho không nắm chặt chẽ số lượng xuất nhập kho.
- Nhà kho: kho không được sắp xếp khoa học và thiếu ánh sáng.
- Phương pháp: người quản lý kho thường xuất kho trước cho các trường hợp học viên chưa có mã và xuất kho bù sau.
Tiếp tục áp dụng phương pháp 5Whys kết hợp với điều tra và kiểm tra thực tế để phân tích sâu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, như được trình bày trong Bảng 4.2.
Bảng 4.2 Dùng 5Whys cho vấn đề chênh lệch số hàng tồn kho thực tế và số hàng tồn kho trên hệ thống ERP.
Tại sao 1 Tại sao 2 Tại sao 3
Người quản lý kho không nắm chặt chẽ số lượng xuất nhập kho
Quy trình xuất kho không được thực hiện đúng quy định
Quá trình lấy hàng không thông qua người quản lý kho
Chìa khóa kho không được phân quyền cho 1 người cụ thể
Phương pháp Xuất kho bù
Xuất kho phân phối cho học viên mới chưa có mã trên hệ thống ERP
Học viên đóng phí muộn, chạy phí nên chưa thể tạo mã trên ERP
Thiếu công cụ ghi chép
Trang bị ít đèn chiếu sáng Sắp xếp không ngăn nắp
Không phân loại kho Nghĩ công tác sắp xếp, phân loại mất thời gian
Chưa nhận thấy lợi ích từ việc phân loại, sắp xếp kho khoa học, sạch sẽ.
Trong quá trình áp dụng phương pháp 5Whys, tác giả đã liên tục đặt và trả lời các câu hỏi để xác định nguyên nhân gốc rễ của sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số lượng hàng tồn kho trên hệ thống ERP Qua đó, tác giả đã nhận diện được những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này.
Việc học viên tham gia lớp muộn có thể dẫn đến tình trạng không ghi nhận xuất kho balo, sách trong phiếu đã ký trước đó Hơn nữa, việc đóng phí muộn hoặc bảo lưu phí khiến học viên không có mã trên hệ thống để xuất kho Điều này yêu cầu người phụ trách kho phải thực hiện xuất kho bù, nhưng việc quản lý nhiều yêu cầu xuất kho khác nhau mà thiếu công cụ ghi chép làm cho người quản lý khó nắm bắt tình hình, dẫn đến việc kiểm kê cuối khóa trở nên mất thời gian và có nguy cơ thất thoát.
Tại chi nhánh nơi tác giả làm việc, việc quản lý chìa khóa kho được giao cho một cá nhân cụ thể Tuy nhiên, nhiều nhân viên khác như giáo viên, trợ giảng và nhân viên tư vấn tuyển sinh có thể tự do vào kho để lấy đồ, dẫn đến rối loạn trong quản lý và thất thoát hàng hóa, vì người phụ trách kho không thể theo dõi chính xác các mặt hàng được lấy ra và mục đích sử dụng của chúng.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
- Thứ ba, kho không đủ ánh sáng Điều này gây khó khăn, tốn thời gian trong việc kiểm kê mỗi cuối tháng.
Một nguyên nhân quan trọng là bộ phận vận hành chưa nhận thấy lợi ích từ việc phân loại và sắp xếp kho một cách khoa học và sạch sẽ Điều này dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa, gây thất lạc và ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe cũng như tinh thần của nhân viên quản lý kho.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Để khắc phục nguyên nhân thiếu công cụ ghi chép, tác giả đề xuất tạo một bảng tính để ghi nhận thông tin học viên tham gia lớp muộn hoặc mã học viên xuất hiện muộn trên hệ thống trước khi xuất kho Việc này, như minh họa trong Bảng 4.3, sẽ giúp quy trình kiểm kê kho và xuất kho vào cuối tháng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, đồng thời giảm thiểu thất thoát.
Bảng 4.3 Bảng thông tin xuất kho cho học viên chưa có mã trên hệ thống ERP
Số lượng hàng tồn kho đã xuất
Để giải quyết nguyên nhân thứ hai, tác giả đề xuất cung cấp thông tin rõ ràng về quy trình xuất kho chuẩn cho toàn thể nhân viên, trao quyền chịu trách nhiệm cụ thể cho kho Cần quy định rõ ràng về công việc, người thực hiện và cách thức làm việc, chỉ cho phép người quản lý kho ra vào và lấy hàng để giảm thiểu thất thoát Các quy trình cần đảm bảo tính cụ thể, chính xác và rõ ràng để mọi người trong tổ chức dễ dàng nắm bắt, đồng thời duy trì và tuân thủ thực hiện đúng theo quy định đã đề ra.
Để cải thiện công tác quản lý kho, tác giả đề xuất lắp đặt thêm đèn chiếu sáng trong nhà kho, nhằm tăng cường độ sáng và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc kiểm soát hàng hóa.
Để khắc phục nguyên nhân thứ tư, tác giả khuyến nghị áp dụng phương pháp 5S nhằm tổ chức và duy trì kho một cách khoa học Việc này sẽ giúp công tác kiểm kho và xuất kho diễn ra thuận tiện, nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu tình trạng thất lạc hàng hóa.
Sàng lọc kho là bước quan trọng để phân loại và loại bỏ những mặt hàng không cần thiết Áp dụng phương pháp phân loại ABC giúp ưu tiên xử lý các hàng tồn kho có giá trị cao như sách và balo, cần được bảo quản cẩn thận Đối với hàng tồn kho giá trị thấp như văn phòng phẩm, quản lý không cần quá chi tiết Những mặt hàng đã sử dụng và không thể tái sử dụng cần được loại bỏ để tối ưu hóa không gian kho.
Sắp xếp là quá trình tổ chức và bố trí các vật dụng một cách hiệu quả, giúp dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy Việc sử dụng các phương tiện trực quan rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho mọi người nhận biết nhanh chóng, từ đó tạo ra một nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và loại bỏ các hành động dư thừa Sách cần được sắp xếp theo loại và có nhãn dán phân biệt, trong khi giấy tờ nên được tổ chức ngay ngắn theo từng loại Các thùng nặng nên được đặt gần cửa ra vào để thuận tiện cho việc lấy hàng Đối với các mặt hàng loại C như văn phòng phẩm, chỉ cần xếp gọn vào một rổ mà không cần quản lý chi tiết số lượng.
Dọn dẹp kho sạch sẽ không chỉ giúp bảo quản hàng tồn kho lâu hơn mà còn ngăn ngừa bụi bặm gây hư hỏng Việc duy trì sự sạch sẽ trong kho còn đảm bảo sức khỏe cho người quản lý, tạo ra môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
Để duy trì kho hàng gọn gàng và sạch sẽ, việc chăm sóc kho thường xuyên là rất quan trọng Sau khi thực hiện các bước 3S, cần duy trì thói quen kiểm tra kho để tránh tình trạng lộn xộn Trong những tình huống khẩn trương, nhân viên có thể vô tình di chuyển đồ đạc sang khu vực khác hoặc quên cất lại Do đó, cần nhanh chóng đưa mọi thứ về vị trí cũ để tránh sai sót trong quá trình kiểm đếm Giữ thái độ chăm sóc kho hàng là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả công việc.
Để duy trì kho gọn gàng và sạch sẽ, cần biến điều này thành một truyền thống liên tục Cần thiết lập các văn bản và quy định về quản lý hàng tồn kho, nhằm đảm bảo rằng các thế hệ nhân viên sau vẫn tiếp tục thực hiện Thêm vào đó, tổ chức các giải thưởng cho những nhân viên thực hiện tốt quy trình 5S cũng là một cách khuyến khích và thúc đẩy tinh thần làm việc.
Để nâng cao hiệu quả quản lý kho, ngoài việc áp dụng phương pháp 5S, việc trang bị hệ thống đèn chiếu sáng là rất cần thiết Điều này giúp quá trình lấy hàng và kiểm tra hàng tồn kho trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ GIẢI PHÁP
Tác giả đã đưa ra những đề xuất giải quyết khả thi, dễ dàng áp dụng trong thực tế mà không đòi hỏi chi phí cao, công nghệ phức tạp hay kỹ năng chuyên môn Những giải pháp này đã được triển khai thành công tại bộ phận vận hành của công ty TNHH ILA Việt Nam – chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14).
Sau khi triển khai phương pháp 5S trong quản lý kho hàng tại bộ phận vận hành của công ty TNHH ILA Việt Nam – chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14), tác giả đã ghi nhận những kết quả tích cực Hình 4.7 minh họa tình trạng kho hàng trước khi áp dụng 5S, trong khi Hình 4.8a,b thể hiện sự cải thiện rõ rệt của kho hàng sau khi áp dụng phương pháp này.
Hình 4.7 Thực trạng kho hàng trước khi áp dụng 5S a)
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành b)
Kho hàng được tổ chức khoa học với sách được phân loại, sắp xếp gọn gàng và có gắn nhãn rõ ràng Các loại giấy được bố trí hợp lý, với thùng nặng đặt ở phía ngoài và thùng nhẹ ở phía trong.
Hiệu quả của các đề xuất được thể hiện qua bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng 7 tại công ty TNHH ILA Việt Nam – chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14) Tổng chênh lệch hàng tồn kho đã giảm đáng kể, đặc biệt ở nhóm hàng có giá trị cao (nhóm A), nhờ vào việc quản lý chặt chẽ Độ chênh lệch giữa thực tế và hệ thống ở nhóm A đã giảm rõ rệt Trong khi đó, nhóm hàng có giá trị thấp hơn (nhóm C) vẫn còn chênh lệch nhiều, nhưng có xu hướng giảm.
Bảng 4.4 Bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng 7 tại chi nhánh
