CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ILA VIỆT NAM
4.4. XUẤT GIẢI PHÁP
- Đối với nguyên nhân thứ nhất (thiếu công cụ ghi chép), tác giả kiến nghị tạo một trang tính ghi nhận thơng tin học viên tham gia lớp muộn hoặc trường hợp mã học viên xuất hiện muộn trên hệ thống trước khi tiến hành xuất kho để phân phát cho học viên như Bảng 4.3, điều này giúp việc kiểm kê kho và thao tác xuất kho bù mỗi cuối tháng được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng hơn, đảm bảo tối thiểu thất thốt.
Bảng 4.3 Bảng thơng tin xuất kho cho học viên chưa có mã trên hệ thống ERP
STT Tên học viên Ngàysinh Mã lớp Số lượng hàng tồn kho đã xuất xuất khoNgày
- Để giải quyết nguyên nhân thứ hai, tác giả đề xuất cần thông tin rõ ràng đến tồn thể nhân viên quy trình xuất kho chuẩn, trao quyền chịu trách nhiệm kho cụ thể, quy định rõ việc, rõ người, rõ cách làm, chỉ người quản lý kho được ra vào và lấy hàng từ kho đảm bảo tối thiểu thất thốt. Các quy trình cần đảm bảo tính cụ thể, chính xác, rõ ràng để mọi người trong tổ chức nắm bắt. Ngồi ra, cần duy trì, tn thủ thực hiện đúng theo quy trình đề ra.
- Đối với nguyên nhân thứ ba, tác giả kiến nghị bố trí thêm đèn chiếu sáng trong nhà kho để tăng độ sáng, giúp thuận tiện hơn trong các công tác quản lý kho.
- Để giải quyết nguyên nhân thứ tư, tác giả đề nghị áp dụng phương pháp 5S vào sắp xếp, duy trì kho một cách khoa học giúp công tác kiểm kho, xuất kho được thực hiện thuận tiện, nhanh chóng hơn, tránh thất lạc hàng hóa.
Sàng lọc: cần sàng lọc, phân loại lại kho, bỏ đi những thứ không cần thiết, phân
loại kho theo phương pháp ABC. Đối với các loại hàng tồn kho có giá trị cao như: sách, balo,… cần được ưu tiên phân loại, bảo quản. Đối với các loại hàng tồn kho giá trị thấp như văn phịng phẩm khơng cần q chú trọng chi tiết trong
quản lý. Các mặt hàng không cần thiết, đã sử dụng không thể tái sử dụng cần bỏ đi.
Sắp xếp: Tổ chức, sắp xếp các vật dụng cịn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí
dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian. Đối với sách, cần sắp xếp tại cùng khu vực, theo loại và có nhãn dán để phân biệt. Đối với các loại giấy, cần sắp xếp ngay ngắn, theo từng loại, các thùng nặng được xếp phía ngồi gần cửa ra vào để thuận tiện hơn trong việc lấy hàng. Đối với các mặt hàng loại C như văn phòng phẩm (các loại bút, tẩy, kéo,…) chỉ cần xếp gọn vào một rổ mà khơng cần quản lý chi tiết, chính xác số lượng.
Sạch sẽ: Dọn dẹp kho sạch sẽ giúp bảo quản hàng tồn kho lâu hơn, tránh tình
trạng bụi bặm làm hư hàng tồn kho. Ngồi ra, việc duy trì kho sạch sẽ cũng giúp bảo đảm sức khỏe người quản lý kho.
Săn sóc: Ln ln kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Sau khi phân thực hiện các bước
ở trên, cần phải duy trì thói quen săn sóc kho để kho ln duy trì ở trạng thái gọn gàng, sạch sẽ, tránh quay về tình trạng cũ. Hơn nữa, trong những lúc vội vàng có trường hợp nhân viên vơ tình bỏ nhầm đồ khu vực này sang khu vực khác hoặc mang ra ngoài quên cất lại vào kho. Khi này, cần nhanh chóng mang mọi thứ về chỗ cũ. Bởi nếu để quá lâu sẽ dẫn đến thiếu sót, sai lệch trong q trình kiểm đếm. Cần giữ thái độ săn sóc kho hàng.
Sẵn sàng: Biến việc duy trì kho gọn gàng sạch sẽ trở thành truyền thống cần
được tiếp nối, duy trì. Thành lập các văn bản, quy định về quản lý hàng tồn kho để các thế hệ nhân viên sau vẫn ln duy trì. Ngồi ra, có thể tổ chức các giải thưởng cho việc thực hiện tốt 5S trong nhân viên.
Ngoài việc áp dụng 5S vào quản lý kho, cần trang bị thêm đèn chiếu sáng để giúp việc lấy hàng, kiểm hàng tồn kho được thực hiện dễ dàng hơn.