3.8. CÁC THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN CHUNG CỦA CƠNG TY. 3.8.1. Thuận lợi
Công ty TNHH ILA Việt Nam là cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi, với thời gian vận hành hơn 20 năm, có 45 chi nhánh trên cả nước nên nguồn vốn đầu tư của công ty dồi dào và đa dạng và luân chuyển linh hoạt. Điều này tạo ra thế mạnh cho cơng ty, giúp cơng ty có nguồn lực mở rộng và giữ vững vị trí thương hiệu.
Ngoài ra, với thời gian vận hành hơn 20 năm, với các phương pháp giảng dạy hiệu quả, tiên tiến, công ty đã xây dựng được uy tín và giá trị thương hiệu cao. Cơng ty cịn hợp tác rộng rãi với các trường tư và công lập trong khu vực. Tất cả những điều trên giúp cơng ty có lượng khách hàng ổn định.
Trong bối cảnh hội nhập ngày nay, nhu cầu học tiếng Anh gia tăng, đặc biệt, nhu cầu cho con học tiếng Anh từ sớm tăng lên giúp lượng khách hàng tiềm năng của công ty ngày càng tăng.
Chương 3: Giới thiệu cơng ty TNHH ILA Việt Nam
3.8.2. Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi, công ty vẫn tồn tại một số khó khăn:
Thứ nhất, việc duy trì chuỗi nhiều trung tâm, các trung tâm tọa lạc tại những vị trí trung tâm làm gia tăng chi phí duy trì chuỗi như chi phí mặt bằng, nhân sự,… Trong hệ thống, có một số trung tâm khơng đem lại doanh thu hoặc báo lỗ địi hỏi phải có sự san sẻ, bù đắp giữa các trung tâm khác, gây ra nhiều vấn đề phát sinh trong việc hoạch định chi phí.
Thứ hai, việc định vị thương hiệu phục vụ phân phúc khách hàng trung và cao cấp khiến công ty giới hạn tệp khách hàng trong phân khúc này. Ngoài ra, với các đảm bảo về chất lượng dịch vụ cao cấp khiến cơng ty gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm nhân sự phù hợp, đặc biệt là tìm kiếm giáo viên bản ngữ phù hợp.
Thứ ba, việc quản lý chuỗi trung tâm nằm rải rác ở khắp cả nước nên việc mua hàng và quản lý tồn kho cịn phức tạp, dẫn đến khó khăn trong cơng tác quản lý.
Trong bối cảnh ngày nay, các trung tâm anh ngữ đua nhau mọc lên tạo ra môi trường cạnh tranh cùng ngành khốc liệt, hệ thống trung tâm của công ty cũng không tránh khỏi việc cạnh tranh với các trung tâm lớn khác như Apolo, VUS,…
CHƯƠNG 4. NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ
TỒN KHO TẠI BỘ PHẬN VẬN HÀNH
4.1. HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VẬN HÀNH4.1.1. Sơ đồ bộ phận vận hành 4.1.1. Sơ đồ bộ phận vận hành
Tác giả được sắp xếp vào làm việc tại bộ phận vận hành của công ty tại chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức, với vị trí thực tập sinh vận hành. Ở phịng ban này, dựa vào quy mơ trung tâm và số lượng học viên mà trụ sở chính sẽ quy định cấu trúc tổ chức cho từng trung tâm cụ thể. Tại chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức, cấu trúc phòng ban gồm 2 nhân viên vận hành được quản lý bởi 1 trưởng phịng vận hành được thể hiện như sơ đồ Hình 4.1 dưới đây:
Hình 4.1 Sơ đồ phịng vận hành 4.1.2. Nhiệm vụ thực tập
Mỗi nhân viên vận hành sẽ đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể bao gồm 2 mảng chính: quản lý đặt hàng - tồn kho và quản lý học viên. Với vị trí thực tập sinh vận hành, tác giả được đào tạo và giao nhiệm vụ đảm nhiệm các hoạt động: đặt hàng, mua hàng và quản lý kho.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
4.1.2.1. Đặt hàng, mua hàng
Có 3 loại đặt hàng, mua hàng trong công ty tác giả cần theo sát và quản lý bao gồm:
- Mua hàng với nhà cung cấp được duyệt: đối với các mặt hàng có nhà cung cấp trong Green list, tức những nhà cung cấp chính đã được bộ phận mua hàng ở trụ sở chính chọn lựa và liên kết, các chi nhánh phải tuân thủ mua hàng ở các nhà cung cấp này. Quy trình mua hàng đối với các nhà cung cấp này như sau: Đầu tiên, người phụ trách phải lên danh sách đơn hàng, gửi email xin đơn giá, sau đó làm đơn để xin xác nhận và duyệt ngân sách từ bộ phận mua hàng ở trụ sở chính. Sau khi được duyệt, làm PO (Purchasing order) xin xác nhận của giám đốc trung tâm và gửi cho nhà cung cấp.
- Tự mua: các chi nhánh có thể tự mua hàng trực tiếp, ứng tiền thanh toán trước
khi giá trị mua hàng dưới 2 triệu/lần và đảm bảo dưới 30 triệu/năm. Trong trường hợp mặt hàng cần mua đã có nhà cung cấp trong danh sách Green list, phải ưu tiên đặt hàng từ các nhà cung cấp trên, nếu khơng có thể ứng tiền thanh tốn và làm thủ tục xuất hóa đơn sau. Các mặt hàng tự mua gồm: các loại đồ ăn nhẹ cho nhân viên, thanh tốn phí bảo trì và sửa chữa các thiết bị như thay mực máy in…, mua hàng chuẩn bị sự kiện và các chi phí phát sinh khác. Đối với các loại chi phí trên, đầu tiên cần phải kiểm tra trên hệ thống mức ngân sách cho phép, sau đó ứng tiền trong thẻ cơng ty ra thanh tốn trước, đảm bảo số tiền thanh tốn khơng được q 2 triệu mỗi lần. Sau khi thanh toán xong cần làm thao tác yêu cầu thanh toán trên ERP, nhập đầy đủ hóa đơn đỏ trùng với số tiền đã thanh tốn, danh sách nhân viên (đối với đồ ăn nhẹ cho nhân viên), xác nhận từ bộ phận IT (đối với chi phí thay mực in, sửa chữa thiết bị,…), các loại chi phí này cần phải xuất hóa đơn thanh tốn hàng tuần. Ngồi thủ tục xuất hóa đơn trên ERP, cần phải lưu lại các bộ hồ sơ thanh toán gốc để nộp cho kế toán vào cuối mỗi tháng.
- Đặt hàng từ phịng mua hàng ở trụ sở chính: Đối với các mặt hàng thương
hiệu có logo của cơng ty (sách, balo, …), các chi nhánh cần dựa vào số lượng học viên mới dự kiến của mỗi tháng và số lớp sắp kết khóa trong tháng để ước lượng số lượng mặt hàng cần thiết, sau đó tạo đơn yêu cầu PR (Purchasing request) trên ERP, gửi giám đốc trung tâm duyệt, sau khi được duyệt, phịng ban mua hàng ở trụ sở chính sẽ dựa vào số lượng đơn hàng gửi hàng đến trung tâm.
4.1.2.2 Quản lý kho
Về quản lý kho, ở ILA, hàng tồn kho được định nghĩa là các mặt hàng và hàng hóa mà cơng ty đã mua nhưng sẽ sử dụng dần cho các mục đích sử dụng tại trung tâm, bán hoặc cho, biếu, tặng. Hàng tồn kho sẽ được quản lý về mặt vật lý. Danh sách các mặt hàng cần được quản lý và theo dõi theo quy định hàng tồn kho là sách, văn phòng phẩm và các mặt hàng quà tặng cho khách hàng.
(1) Giao dịch nhập hàng tồn kho
Hình 4.2 Quy trình nhập hàng tồn kho. Nguồn: Tài liệu nội bộ
Các giao dịch nhập hàng tồn kho bao gồm:
- Nhập hàng tồn kho mua từ nhà cung cấp; - Nhập hàng tồn kho do hàng bị trả lại; - Nhập hàng tồn kho được tặng;
- Nhập hàng tồn kho do điều chỉnh bút tốn
Quy trình nhập kho được mơ tả ở Hình 4.2, cụ thể thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Sau khi hàng được giao đến, cần đồng kiểm tra số lượng và chất lượng
hàng, sau khi nhận hàng, đồng kiểm kê hàng, đối chiếu với phiếu giao nhận hàng/hóa đơn cẩn thận và đúng quy định. Nếu hàng đúng, đủ cả về số lượng lẫn chất lượng, ký nhận phiếu giao nhận hàng và đưa cho giám đốc trung tâm đóng mộc xác nhận. Sau đó tiến tới bước 2, làm thao tác nhập hàng tồn kho trên hệ thống ERP. Phiếu giao nhận hàng thường có 2 bản, một bản gửi lại bên nhà cung cấp và 1 bản lưu lại gửi cho kế toán. Nếu hàng giao có sự sai lệch, cần liên hệ ngay với nhà cung cấp, bổ sung, chỉnh sửa hàng ngay lập tức.
- Bước 2: Thao tác nhập hàng tồn kho lên hệ thống ERP
- Bước 3: In phiếu nhập kho từ hệ thống ERP và ký xác nhận.
- Bước 4: Phiếu nhập kho (có chữ ký) và các hồ sơ kèm theo (phiếu giao nhận
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
ghé lấy các bộ hồ sơ, chứng từ gốc, kiểm tra số liệu trên hệ thống ERP và duyệt 1 lần mỗi tháng.
- Bước 5: Người phụ trách kế toán kiểm tra các giao dịch nhập kho. Người phụ
trách kế toán sẽ xuất báo cáo nhập kho từ hệ thống ERP, đối chiếu với phiếu giao nhận hàng hóa/hóa đơn và điều tra nếu có chênh lệch, ký xác nhận báo cáo nhập kho và thao tác xác nhận nhập kho trên ERP.
(2) Giao dịch xuất hàng tồn kho
Hình 4.3 Quy trình xuất hàng tồn kho. Nguồn: Tài liệu nội bộ
Các giao dịch xuất hàng tồn kho bao gồm:
- Xuất hàng tồn kho tặng cho học viên đã đăng ký; - Xuất hàng tồn kho để bán;
- Xuất hàng tồn kho dùng cho nội bộ; - Xuất hàng tồn kho dùng cho nhân viên;
- Xuất hàng tồn kho để điều chỉnh bút tốn
Quy trình xuất kho được thể hiện ở Hình 4.3, cụ thể thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Các cá nhân, phòng ban liên hệ người phụ trách kho để yêu cầu xuất
hàng tồn kho.
- Bước 2: Người phụ trách kho tiến hành kiểm tra tình trạng hàng tồn kho. Nếu
có, tiến hành xuất hàng tồn kho. Nếu không, thông báo với người yêu cầu và có phương án xử lý (điều chuyển hàng tồn kho từ chi nhánh khác qua, đặt hàng tồn kho…)
- Bước 3: Thao tác xuất kho trên ERP.
- Bước 4: In phiếu xuất kho trên ERP và ký xác nhận bởi người phụ trách, ký
nhận của người nhận hàng tồn kho.
- Bước 5: Phát hàng tồn kho cho người nhận theo đúng quy định về việc phân
phối hàng tồn kho. Các phòng ban liên quan có trách nhiệm ban hành quy định về việc phân phối hàng tồn khi tương ứng. Nếu hàng tồn kho được xuất cho học sinh, hàng tồn kho sẽ được ký nhận bởi giáo viên hoặc trợ giảng.
- Bước 6: Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho người phụ trách kế toán.
- Bước 7: Người phụ trách kế toán kiểm tra các giao dịch xuất kho. Kế toán viên
xuất báo cáo xuất kho từ ERP sau đó đối chiếu với phiếu xuất kho gốc, kiểm tra việc xuất kho có tuân thủ đúng quy định phân phối hàng tồn kho không. Điều tra nếu phát hiện chênh lệch. Sau khi kiểm tra hợp lệ, ký xác nhận lên báo cáo xuất kho.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
(3) Giao dịch điều chuyển hàng tồn kho
Ngồi quy trình nhập, xuất kho thơng thường, ở cơng ty ILA cịn có quy trình điều chuyển hàng tồn kho giữa hệ thống các trung tâm. Quy trình điều chuyển hàng tồn kho được mơ tả ở Hình 4.4, cụ thể được thực hiện theo những bước sau đây:
- Bước 1: Trung tâm B liên hệ trung tâm A về việc xin điều chuyển hàng tồn kho
khi xuất hiện tình trạng thiếu hàng tồn kho nhưng khơng đặt hàng về kịp.
- Bước 2: Trung tâm A
kiểm tra tình trạng hàng tồn kho và xác nhận với trung tâm B. Thống nhất số lượng, chi phí và phương thức vận chuyển.
- Bước 3: Thực hiện
thao tác điều chuyển hàng tồn kho trên ERP.
- Bước 4: Bố trí hàng
tồn kho để giao qua trung tâm B, phiếu xuất và điều chuyển được in và ký bởi người giao nhận.
- Bước 5: Tiếp nhận
hàng tồn kho và đối chiếu với phiếu xuất điều chuyển cẩn thận. Nếu đúng, đủ cả về số lượng lẫn chất lượng, cần xác nhận và thao tác nhập trên ERP. Nếu sai cần liên hệ trung tâm A để làm điều chỉnh theo số thực nhận.
Hình 4.4 Quy trình điều chuyển hàng tồn kho.
- Bước 6: Phiếu xuất, điều chuyển đã ký được in và gửi cho người phụ trách kế
toán.
- Bước 7: Người phụ trách kế toán kiểm tra các giao dịch điều chuyển, xuất báo
cáo điều chuyển hàng tồn kho từ hệ thống ERP. Kiểm tra đối chiếu với phiếu điều chuyển, điều tra các chênh lệch nếu có. Sau đó ký xác nhận báo cáo điều chuyển hàng tồn kho.
(4) Kiểm kê hàng tồn kho
Hình 4.5 Quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Nguồn: Tài liệu nội bộ
Kiểm kê hàng tồn kho cần được tiến hành hàng tháng bởi người phụ trách quản lý tồn kho với sự chứng kiến của người phụ trách kế tốn, với quy trình được mơ tả ở
Hình 4.5. Giám đốc trung tâm sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo việc kiểm kê định kỳ được
thực hiện, việc ghi nhận hàng tồn kho cần phản ánh đúng số lượng thực tế và các điều chỉnh (nếu có) được nhập liệu vào hệ thống kịp thời. Quy trình kiểm kê được thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê. Trước khi kiểm kê cần hoàn tất nhập liệu tất cả các
giao dịch hàng tồn kho (nhập, xuất, điều chuyển), xuất và in báo cáo nhập xuất tồn, chuẩn bị biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
- Bước 2: Tiến hành kiểm kê. Bắt đầu kiểm từ hàng hóa lên báo cáo, kiểm kê lần
lượt theo từng khu vực, kiểm tra kỹ tên hàng tồn kho, mã hàng tồn kho. Công tác kiểm đếm tối thiểu được thực hiện 2 lần.
- Bước 3: Ký xác nhận biên bản kiểm kê khi hoàn tất kiểm kê.
- Bước 4: Đối chiếu số liệu kiểm kê . Chuẩn bị đối chiếu giữa số liệu kiểm kê và
số liệu trên báo cáo. Chênh lệch xuất hiện cần được làm sáng tỏ. Đối chiếu kiểm kê sẽ được ký xác nhận bởi người phụ trách kho và người phụ trách kế toán.
- Bước 5: Thực hiện các điều chỉnh sau nếu phát hiện mặt hàng đã nhận nhưng
chưa ghi nhận vào hệ thống, phát hiện mặt hàng đã xuất nhưng chưa ghi nhận vào hệ thống hoặc phát hiện các giao dịch ghi nhận chưa chính xác. Các điều chỉnh này phải được đồng ý và xác nhận bởi người phụ trách kế toán bằng cách ký xác nhận trên các phiếu điều chỉnh.
- Bước 6: Phê duyệt cho điều chỉnh chênh lệch kiểm kê. Đối với chênh lệch dưới
100 triệu VND, kế toán trưởng sẽ phê duyệt cho điều chỉnh kiểm kê. Kiểm viên sẽ là người phê duyệt cho điều chỉnh kiểm kê lớn hơn 100 triệu VND.
- Bước 7: Thao tác điều chỉnh chênh lệch kiểm kê trên hệ thống ERP.
- Bước 8: Gửi báo cáo hàng tồn kho cho phịng kế tốn ở trụ sở chính, bộ hồ sơ
bao gồm: báo cáo hàng tồn kho ký xác nhận bởi người phụ trách kho, người phụ trách kế tốn và giám đốc trung tâm. Đính kèm tất cả các giấy tờ liên quan như hóa đơn đỏ, phiếu giao nhận hàng, phiếu xuất nhập kho,…
- Bước 9: Tính giá trị hàng tồn kho và thực hiện khóa sổ hàng tồn kho (thực hiện
4.2. NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI BỘ PHẬN VẬN HÀNH
Sau quá trình làm việc thực tế và trao đổi với các chị đồng nghiệp làm việc trong cùng bộ phận, tác giả nhận thấy quá trình quản lý hàng tồn kho của cơng ty cịn tồn tại một vấn đề. Vấn đề tồn tại là số hàng nhập kho và xuất kho được kiểm kê mỗi cuối tháng tại chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14) mà tác giả làm việc luôn xuất