CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ILA VIỆT NAM
4.2. NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI BỘ PHẬN VẬN HÀNH
Sau quá trình làm việc thực tế và trao đổi với các chị đồng nghiệp làm việc trong cùng bộ phận, tác giả nhận thấy quá trình quản lý hàng tồn kho của cơng ty cịn tồn tại một vấn đề. Vấn đề tồn tại là số hàng nhập kho và xuất kho được kiểm kê mỗi cuối tháng tại chi nhánh ILA Vincom Thủ Đức (HCMC14) mà tác giả làm việc luôn xuất hiện chênh lệch khá nhiều. Số hàng tồn kho được kiểm kê cuối tháng thường ít hơn số hàng tồn kho được ghi nhận trên hệ thống. Tổng giá trị chênh lệch bình quân hàng tháng lên tới hơn 100 triệu VND. Điều này gây mất thời gian kiểm kê, điều chỉnh và giải trình mỗi cuối tháng. Nếu khơng tìm được ngun nhân gây chênh lệch để thao tác xuất trên hệ thống bù, cuối tháng trưởng phòng vận hành và người phụ trách quản lý kho phải chịu trách nhiệm giải trình và đền bù chênh lệch nếu khơng tìm ra được ngun nhân gây thất thoát.
Bảng 4.1 là dữ liệu thống kê số hàng tồn kho chênh lệch giữa số tồn kho thực tế
được kiểm kê cuối tháng và số tồn kho trên hệ thống ERP vào tháng 6 tại chi nhánh ILA-Vincom Thủ Đức:
Bảng 4.1 Bảng thống kê chênh lệch hàng tồn kho cuối tháng 6 tại chi nhánh
ILA-Vincom Thủ Đức.
Mã hàng
tồn kho Tên hàng tồn kho Số tồn khoERP Kiểm kêthực Chênhlệch
P000000375 Balo giấy đen-xanh lớn 39 17 -22
P000000376 Balo vải đen-đỏ nhỏ 35 24 -11
P200000028 Huy chương vàng - logo ILA 54 15 -39
P200000032 Nón bảo hiểm - logo ILA 33 29 -4
P200000041 Bình nước Lock&Lock - logo
ILA 70 52 -18
P000000432 Chuột không dây - logo ILA 44 39 -5
P200000028 Hộp bút - logo ILA 98 55 -43
P110000121 Sách Cambridge - logo ILA 38 22 -16
P100300001 Sách Timezones - logo ILA 61 33 -28
P110108207 Sách Doodle Town - logo ILA 90 61 -29
P100300010 Sách CLOSE-UP - logo ILA 19 8 -11
P100014010 Sách Life BRE -logo ILA 78 44 -34
P110213012 Sách English World 181 69 -112
P110820010 Sách IELTS Express 60 35 -25
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
4.3. XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ 4.3.1. Biểu đồ nhân quả
Sau khi nhận diện được vấn đề, tác giả đã cùng các chị trong bộ phận vận hành thảo luận, vẽ ra biểu đồ xương cá để nhận diện các vấn đề tiềm ẩn gây nên tình trạng chênh lệch số hàng tồn kho thực tế và số hàng tồn kho thể hiện trên hệ thống ERP. Sau quá trình thảo luận, thu được biểu đồ nhân quả ở Hình 4.6
Hình 4.6 Biểu đồ nhân quả cho vấn đề chênh lệch số hàng tồn kho thực tế và trên ERP 4.3.2. Phương pháp 5Whys
Sau khi hình thành được biểu đồ nhân quả, tác giả tham vấn các chị trong phịng ban để phân tích, loại bỏ đi những ngun nhân được xem là khơng đúng. Lỗi cịn lại được xem là nguyên nhân dẫn đến tình trạng chênh lệch số hàng tồn kho thực tế và số hàng tồn kho trên hệ thống ERP là:
- Con người: người quản lý kho không nắm chặt chẽ số lượng xuất nhập kho. - Nhà kho: kho không được sắp xếp khoa học và thiếu ánh sáng.
- Phương pháp: người quản lý kho thường xuất kho trước cho các trường hợp học viên chưa có mã và xuất kho bù sau.
Tiếp tục tiến hành phương pháp 5Whys (kết hợp với điều tra và kiểm tra thực tế) trên các yếu tố này để phân tích rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề (Bảng 4.2).
Bảng 4.2 Dùng 5Whys cho vấn đề chênh lệch số hàng tồn kho thực tế và số hàng
tồn kho trên hệ thống ERP.
Tại sao 1 Tại sao 2 Tại sao 3
Con
người Người quản lý kho không nắm chặt chẽ số lượng xuất nhập kho
Quy trình xuất kho khơng được thực hiện đúng quy định
Q trình lấy hàng khơng thơng qua người quản lý kho
Chìa khóa kho khơng được phân quyền cho 1 người cụ thể
Phương
pháp Xuất kho bù
Xuất kho phân phối cho học viên mới chưa có mã trên hệ thống ERP
Học viên đóng phí muộn, chạy phí nên chưa thể tạo mã trên ERP.
Thiếu công cụ ghi chép Nhà kho Thiếu ánh sáng Trang bị ít đèn chiếu sáng Sắp xếp khơng ngăn nắp
Không phân loại
kho Nghĩ công tác sắpxếp, phân loại mất thời gian Chưa nhận thấy lợi ích từ việc phân loại, sắp xếp kho khoa học, sạch sẽ.
Trong quá trình thực hiện phương pháp 5Whys, tác giả liên tục đặt các câu hỏi và trả lời để nhận diện được nguyên nhân gốc rễ gây ra tình trạng chênh lệch số hàng tồn kho thực tế và số hàng tồn kho trên hệ thống ERP. Tác giả đã nhận diện được những nguyên nhân chính sau:
- Thứ nhất, có những trường hợp học viên tham gia lớp muộn hơn nên việc xuất balo, sách,… cho học viên sẽ không được ghi nhận trong phiếu xuất kho đã được ký nhận trước đó. Ngồi ra, việc học viên đóng phí muộn, hoặc bảo lưu phí, chạy phí dẫn đến học viên tham gia lớp nhưng chưa có mã học viên trên hệ thống để thao tác xuất kho. Các trường hợp này yêu cầu người phụ trách kho phải xuất kho bù sau đó, đối với việc quản lý một lượng lớn yêu cầu xuất kho khác nhau, và thiếu công cụ quản lý, ghi chép khiến người quản lý kho thường không nắm hết các trường hợp để xuất kho bù trên hệ thống, dẫn đến việc truy xuất và xuất bù mỗi khi kiểm kê cuối khóa gây mất thời gian và đơi khi thất thốt.
Chương 4: Nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tồn kho tại bộ phận vận hành
- Thứ hai, tại chi nhánh tác giả làm việc, chìa khóa kho khơng dưới sự quản lý của một cá nhân cụ thể. Các cá nhân khác trong tổ chức như giáo viên, trợ giảng, nhân viên tư vấn tuyển sinh,… được tự vào kho lấy đồ, điều này gây ra rối loạn trong công tác quản lý kho và thất thốt bởi người phụ trách kho khơng nắm được chính xác tất cả các mặt hàng được lấy ra vào mục đích gì.
- Thứ ba, kho khơng đủ ánh sáng. Điều này gây khó khăn, tốn thời gian trong việc kiểm kê mỗi cuối tháng.
- Một nguyên nhân quan trọng nữa đó là bộ phận vận hành chưa nhận thấy lợi ích từ việc phân loại, sắp xếp kho khoa học, sạch sẽ. Điều này gây ra khó khăn trong cơng tác tìm kiếm, kiểm kê, gây thất lạc hàng hóa và ảnh hưởng đến sức khỏe, tinh thần của nhân viên phụ trách quản lý kho.