CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ILA VIỆT NAM
4.1. HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VẬN HÀNH
4.1.2.1. Đặt hàng, mua hàng
Có 3 loại đặt hàng, mua hàng trong cơng ty tác giả cần theo sát và quản lý bao gồm:
- Mua hàng với nhà cung cấp được duyệt: đối với các mặt hàng có nhà cung cấp trong Green list, tức những nhà cung cấp chính đã được bộ phận mua hàng ở trụ sở chính chọn lựa và liên kết, các chi nhánh phải tuân thủ mua hàng ở các nhà cung cấp này. Quy trình mua hàng đối với các nhà cung cấp này như sau: Đầu tiên, người phụ trách phải lên danh sách đơn hàng, gửi email xin đơn giá, sau đó làm đơn để xin xác nhận và duyệt ngân sách từ bộ phận mua hàng ở trụ sở chính. Sau khi được duyệt, làm PO (Purchasing order) xin xác nhận của giám đốc trung tâm và gửi cho nhà cung cấp.
- Tự mua: các chi nhánh có thể tự mua hàng trực tiếp, ứng tiền thanh toán trước
khi giá trị mua hàng dưới 2 triệu/lần và đảm bảo dưới 30 triệu/năm. Trong trường hợp mặt hàng cần mua đã có nhà cung cấp trong danh sách Green list, phải ưu tiên đặt hàng từ các nhà cung cấp trên, nếu khơng có thể ứng tiền thanh tốn và làm thủ tục xuất hóa đơn sau. Các mặt hàng tự mua gồm: các loại đồ ăn nhẹ cho nhân viên, thanh tốn phí bảo trì và sửa chữa các thiết bị như thay mực máy in…, mua hàng chuẩn bị sự kiện và các chi phí phát sinh khác. Đối với các loại chi phí trên, đầu tiên cần phải kiểm tra trên hệ thống mức ngân sách cho phép, sau đó ứng tiền trong thẻ cơng ty ra thanh tốn trước, đảm bảo số tiền thanh tốn khơng được q 2 triệu mỗi lần. Sau khi thanh toán xong cần làm thao tác yêu cầu thanh toán trên ERP, nhập đầy đủ hóa đơn đỏ trùng với số tiền đã thanh toán, danh sách nhân viên (đối với đồ ăn nhẹ cho nhân viên), xác nhận từ bộ phận IT (đối với chi phí thay mực in, sửa chữa thiết bị,…), các loại chi phí này cần phải xuất hóa đơn thanh tốn hàng tuần. Ngồi thủ tục xuất hóa đơn trên ERP, cần phải lưu lại các bộ hồ sơ thanh toán gốc để nộp cho kế toán vào cuối mỗi tháng.
- Đặt hàng từ phịng mua hàng ở trụ sở chính: Đối với các mặt hàng thương
hiệu có logo của cơng ty (sách, balo, …), các chi nhánh cần dựa vào số lượng học viên mới dự kiến của mỗi tháng và số lớp sắp kết khóa trong tháng để ước lượng số lượng mặt hàng cần thiết, sau đó tạo đơn yêu cầu PR (Purchasing request) trên ERP, gửi giám đốc trung tâm duyệt, sau khi được duyệt, phòng ban mua hàng ở trụ sở chính sẽ dựa vào số lượng đơn hàng gửi hàng đến trung tâm.