KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CCHC Nguyễn Văn Minh – Trưởng phòng CCHC Sở Nội vụ Khánh Hòa I KHỞI ĐỘNG 1 Câu hỏi thảo luận nhóm Vì sao phải quản lý thực hiện Kế hoạch CCHC? Các đồng chí đã tiến h.
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CCHC Nguyễn Văn Minh – Trưởng phòng CCHC Sở Nội vụ Khánh Hịa I KHỞI ĐỘNG Câu hỏi thảo luận nhóm: - Vì phải quản lý thực Kế hoạch CCHC? - Các đồng chí tiến hành quản lý kế hoạch nào? Các giả định: - Điều xảy kế hoạch, chương trình triển khai mà khơng có quản lý? - Điều xảy việc quản lý khơng tiến hành cách có hệ thống, bản? Tình thực tiễn: - Dự án triệu rừng: - Chương trình tổng thể CCHC giai đoạn 2001 – 2010 Chính phủ: số mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể khơng hồn thành: thể chế UBND cấp; chất lượng cán bộ, công chức tiền lương; tin học hóa quản lý hành chính; cải cách thủ tục hành - Luật Đất đai – Nghị định Thông tư? - Kế hoạch CCHC năm 2013 tỉnh: số nhiệm vụ khơng hồn thành - Chương trình hành động nâng cao Chỉ số PCI tỉnh Khánh Hòa? Năm 2013 tụt 10 bậc (từ 24 xuống 34) - Kết kiểm tra CCHC năm 2013 cho thấy số điểm bất cập Nguyên nhân: - Nhận thức: chưa nhận thức trách nhiệm thực hiện; chưa nhận thức vai trò ý nghĩa quản lý thực kế hoạch; dẫn đến chưa quan tâm thích đáng - Sự phân công, phối hợp chưa rành mạch, hợp lý đồng bộ, chủ thể tham gia chưa đầy đủ, quyền, trách nhiệm lợi ích chưa tương xứng - Kiểm tra, hiệu chỉnh chế tài chưa kịp thời, chặt chẽ II MỤC ĐÍCH QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Đạt mục tiêu Bảo đảm tiến độ thời gian đồng Hiệu qu Hiệu lực kỷ cương hành III MỘT SỐ MƠ HÌNH QUẢN LÝ CƠNG VIỆC TRÊN THẾ GIỚI Mơ hình quản lý dựa vào mục tiêu (manage based-on objective – MBO): Khái niệm: Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu xem cách tiếp cận công việc hoạch định xuất lần vào năm 1954 sách Thực Hành Quản Trị Peter Drucker Sau đó, nhiều chương trình tương tự quản trị theo mục tiêu phát triển với tên gọi khác ví dụ “Quản trị theo kết quả” (Management by results), “Quản trị mục tiêu” (Goals management), “Kiểm sốt hoạch định cơng việc” (Work planning and review), “Mục tiêu kiểm tra” (Goals and controls) số tên gọi khác Mặc dù mang nhiều tên gọi khác nhau, chương trình có chất giống Với đóng góp đáng kể cho công việc quản trị, quản trị theo mục tiêu không tổ chức kinh doanh mà tổ chức phi kinh doanh giáo dục, y tế, quan phủ sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu Vậy quản trị theo mục tiêu gì? Quản trị theo mục tiêu phương pháp quản trị nhà quản trị thuộc cấp thiết lập mục tiêu rõ ràng Những mục tiêu thành viên tự cam kết thực kiểm soát Trong thực tiễn quản trị ngày nay, quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố bản: (1) Sự cam kết quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO; (2) Sự hợp tác thành viên tổ chức để xây dựng mục tiêu chung; (3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản họ để thi hành kế hoạch chung; (4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực kế hoạch Quá trình quản trị theo mục tiêu: bước chương trình quản trị theo mục tiêu * Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho toàn tổ chức * Phân bổ mục tiêu chủ yếu cho phận * Những nhà quản trị cộng xác định mục tiêu cụ thể cho phận họ * Xác định mục tiêu cụ thể cho thành viên phận * Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để đạt mục tiêu * Thực kế hoạch * Đánh giá việc thực mục tiêu * Tưởng thưởng cho việc thực đạt mục tiêu Lợi ích nhược điểm: Hệ thống quản trị theo mục tiêu có mặt lợi sau: - MBO giúp cho cơng việc hoạch định nhà quản trị xác định mục tiêu tổ chức xác đáng MBO làm cho mục tiêu tổ chức mục tiêu cá nhân đạt thống - MBO tạo kích thích tinh thần hăng hái nâng cao trách nhiệm thành viên, phận tham gia việc quản trị Nhờ vào điều này, thành viên hiểu rõ mục tiêu toàn tổ chức - MBO tạo điều kiện cho thành viên tổ chức có hội phát triển lực Mọi thành viên tham gia thực vào việc đề mục tiêu cho họ Họ có hội đưa ý kiến đóng góp vào chương trình kế hoạch Họ hiểu quyền hạn tự sáng tạo phát huy tính động họ họ nhận giúp đỡ tích cực cấp để hồn thành mục tiêu - MBO giúp cho kiểm tra đạt hiệu Thật vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu rõ ràng làm cho công việc kiểm tra thuận lợi – đo lường kết điều chỉnh sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiêu Tuy nhiên, nhà quản lý thường thiếu kinh nghiệm giao tiếp cần thiết để thực việc kiểm tra kết phương pháp MBO khơng tạo khuyến khích Ngồi ra, việc coi vai trò người quản lý người giúp đỡ mâu thuẫn với cung cách hàng ngày người quản lý Thứ hai, mô hình địi hỏi tính tự giác, sáng tạo chủ động phối hợp cao độ thành viên, thực tế khó để tồn đội ngũ có tố chất lý tưởng vậy, việc đánh giá kết thông qua mục tiêu đạt mà khơng chủ động kiểm sốt quy trình từ đầu gây khó khăn cho việc áp dụng biện pháp phòng ngừa thất bại (Mơ hình quản lý cơng cơng vụ việc làm) Mơ hình quản lý theo q trình (manage by process – MBP): Khái niệm: Quá trình tập hợp hoạt động có quan hệ lẫn tương tác để biến đầu vào thành đầu Mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng nguồn lực để biến đầu vào thành đầu xem trình Phương pháp quản lý theo trình (management by process) phương pháp quản lý dựa việc phân loại hoạt động theo trình Ý nghĩa áp dụng MBP: - Xây dựng tài liệu phục vụ cho DN cách hệ thống, thống - Kiểm soát chi tiết việc thực công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định điểm kiểm sốt… - Quản lý tốt cơng việc khó xác định mục tiêu - Xác định chi tiết nhu cầu khách hàng, phân tích quy trình hành vi - Xây dựng, chuẩn hố dịng lưu thơng sản phẩm hay thông tin DN - Một nhiệm vụ quan trọng MBP làm sáng tỏ “giao lộ” thông tin phận hay nhân viên với Áp dụng MBP ngun tắc quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001:2008 - Hướng vào khách hàng – Customer Focus - Sự lãnh đạo – Leadership - Có tham gia người – Involvement of people - Cách tiếp cận theo trình – Process approach - Cách tiếp cận theo hệ thống - System approach to management - Cải tiến liên tục – Continual improvement - Quyết định dựa kiện – Fatual approach to decision making - Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually beneficial supplier relationship Ưu điểm: - Đảm bảo tính tập trung cao, chí tất định vị trước - Ít sai lạc phương diện, đảm bảo chuẩn mực đề ra; kể khó khăn - Dễ chuẩn - Kiểm sốt quy trình từ đầu đến cuối Nhược điểm: - Cấp sáng tạo tất quy định chặt chẽ - Chủ động không cao mà tính chấp hành cao - Khơng có tính linh động cao (Lý thuyết quản lý khoa học Taylor mơ hình hành quan liêu Max Weber – cơng vụ chức nghiệp) Một số mơ hình khác: - Hệ thống Quản lý theo kết (Dự án CCHC thành phố Hồ Chí Minh) - J.I.T (just in time) Kết luận mục II: lựa chọn mơ hình nào? III QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH Quy trình quản lý thực kế hoạch: (Slide) IV CÁC NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU Chỉ đạo tổ chức a) Kiện toàn nâng cao lực tham mưu CCHC: - Phân công tổ chức, cán tham mưu, giúp việc CCHC (gọi chung công chức chuyên trách CCHC); - Quy định chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn; - Xây dựng chế phối hợp thực nhiệm vụ CCHC Vì sao? b) Phân bổ dự tốn kinh phí chi tiết cho hoạt động: - Phân bổ đúng; - Phân bổ đủ; - Phân bổ lại (Hiệu chỉnh) c) Tổ chức quán triệt, triển khai hoạt động: - Cách thức: tổ chức hội nghị triển khai; ban hành văn để triển khai nhiệm vụ, nhóm nhiệm vụ cho giai đoạn cụ thể; ban hành kế hoạch thực thi cụ thể, xây dựng kế hoạch chuyên mơn phịng, phận Ví dụ: Trường hợp UBND tỉnh, UBND cấp huyện, Sở - Yêu cầu: Nhanh chóng, rõ ràng, đầy đủ, khả thi, chức năng, thẩm quyền (Phó Chánh Văn phịng Sở KHĐT?) d) Phân công phối hợp: - Phân công: Thông thường có kế hoạch CCHC (kiểm tra lại) - Phối hợp: để thực kế hoạch nhiệm vụ, hoạt động cụ thể + Bên trong: cơng chức chun trách (Văn phịng Sở, Phịng Nội vụ) với phịng, đơn vị có liên quan Cải cách thể chế (Sở KHĐT) Một cửa đại (Sở NNPTNT) Rà soát TTHC (Sở Y tế) Đánh giá hài lịng (Sở GDĐT) + Bên ngồi: Ngang cấp (Sở KHCN – Sở NV : triển khai ISO ; Sở TTTT- Sở NV : ứng dụng CNTT) – theo chức Giữa cấp (Sở TTTT, Sở NV- UBND cấp huyện : MCLT HĐ) + Thành lập tổ chức liên ngành: Ban đạo, tổ chuyên viên (ví dụ : đánh giá, xếp hạng CCHC, mở rộng: đơn giản hóa thủ tục hành chính, phát triển ISO), xin chủ trương thành lập ban đạo Tổ chuyên gia CCHC tỉnh + Ứng dụng kỹ làm việc nhóm - Yêu cầu : + Đồng + Chặt chẽ + Thông suốt + Hiệu (tận dụng sở trường nhau, phát huy sức mạnh tổng hợp) Một số ví dụ : Sở KHĐT : Tiến hành rà soát, đánh giá tình hình thực quy định, quy hoạch, sách quản lý về: ưu đãi, thu hút đầu tư, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, đổi chế hoạt động, chế tài đơn vị nghiệp công lập gắn với đẩy mạnh xã hội hóa lĩnh vực dịch vụ nghiệp cơng; đề xuất giải pháp hồn thiện sách nâng cao hiệu triển khai thực thực tế Sở Kế hoạch Đầu tư có văn đề nghị Sở, ngành liên quan đăng ký tiến độ văn rà soát năm 2014; tổng hợp dự thảo kế hoạch trình UBND tỉnh Kết : Kế hoạch UBND tỉnh rà soát, đánh giá tình hình thực quy định, sách năm 2014 (Trong quý I/2014) Các Sở: Kế hoạch Đầu tư, Tài nguyên Môi trường, Y tế, Giáo dục Đào tạo, Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Lao động – Thương binh Xã hội, Văn hóa, Thể thao Du lịch triển khai báo cáo kết theo tiến độ kế hoạch, gửi Sở Kế hoạch Đầu tư Kết : Báo cáo kết rà soát, đánh giá Sở, ngành gửi UBND tỉnh, làm rõ mặt được, vướng mắc, bất hợp lý đề xuất, kiến nghị việc hồn thiện quy định, sách liên quan (Tháng 6/2014) Sở Kế hoạch Đầu tư chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Tài chính, Tài nguyên Môi trường quan liên quan tổng hợp, đánh giá kết rà soát kiến nghị hồn thiện sách để bảo đảm thống đồng bộ, tránh chồng chéo Trên sở đó, thơng báo cho Sở, ngành liên quan tham mưu xây dựng dự thảo văn đề án sách, tổ chức lấy ý kiến tổ chức, doanh nghiệp quan liên quan PCI 2013? Sở Y tế: Xây dựng triển khai đề án đổi chế hoạt động, chế tài đơn vị nghiệp cơng lập ngành y tế, gắn với đẩy mạnh xã hội hóa Sở Y tế chủ trì, phối hợp Sở: Tài chính, Kế hoạch Đầu tư, Nội vụ lựa chọn đơn vị, đạo xây dựng Đề án theo tiến độ kế hoạch Kết quả: Đề án đổi chế hoạt động, chế tài đơn vị nghiệp công lập ngành y tế (q I/2014) Phối hợp kỹ khó có nhiều yếu tố phụ thuộc khách quan, nhiên kiên trì linh hoạt chắn chắn làm Thực tiễn chứng minh: mơ hình cửa đại Kiểm tra, kiểm soát Việc phài làm, luôn phải làm làm cuối luôn đặt kế hoạch bàn làm việc Mục đích: tiến độ, sản phẩm chất lượng a) Thiết lập vận hành hệ thống thông tin: - Thông tin bên quan; - Thông tin liên hệ - Mục đích: có thơng tin phục vụ đạo điều hành; thông tin chuyên môn nghiệp vụ; Cơng bố, minh bạch thơng tin Có thơng tin để nắm tình hình đưa định cách kịp thời, đắn - Đầu mối công chức chuyên trách CCHC, đầu mối kiểm soát TTHC - Hình thức: thức, phi thức, kết hợp đa chiều - Yêu cầu: kịp thời, chủ động, xác, đầy đủ, có trọng tâm Lưu ý: Đang xây dựng Công thông tin CCHC tỉnh b) Báo cáo CCHC định kỳ, chuyên đề: - Quý I, III, tháng, năm - Đã có đề cương hướng dẫn - Một số quan phụ trách nội dung, công việc cải cách hành chính; - Một số hạn chế: + Sơ sài + Thiếu thông tin (các đơn vị trực thuộc, cấp xã: Sở NNPTNT, ngành Y tế, Giáo dục, UBND số huyện) + Không báo cáo lĩnh vực CCHC phụ trách (Tư pháp, KHĐT) + Nhầm lẫn CCHC với công việc chuyên môn thường xuyên + Thiếu đánh giá, kiến nghị đề xuất + Kỷ cương + Ít đổi (có lẽ chưa chuyển biến?) Vấn đề: Báo cáo CCHC định kỳ có công bố đến cán bộ, công chức, viên chức hay không? c) Theo dõi, đôn đốc: - Theo dõi: + Cơ quan, phận giao nhiệm vụ phải tự theo dõi, kiểm sốt cơng việc phân cơng, theo dõi phần việc công chức thực thi + Cơ quan, phận chủ trì phải theo dõi tồn công việc kế hoạch (việc triển khai, tiến độ, tình hình phối hợp, khó khăn, vướng mắc) + Theo dõi thường xuyên, liên tục, sát + Nắm thông tin từ người dân, tổ chức doanh nghiệp + So sánh, đối chiếu, phát vấn đề Lưu ý: triển khai TTHC mức độ 3, theo dõi xem việc thông tin, tuyên truyền, tổ chức thực nào? - Đôn đốc: + Trước triển khai (văn đạo triển khai) + Trong trình triển khai + Gần kết thúc thời hạn + Nhắc nhở đến thời hạn mà chưa có kết (lần 2, lần 3) + Hình thức: văn bản, điện thoại, thư điện tử công vụ, họp, hội nghị + Nhắc nhở phát vấn đề (ví dụ cửa Nha Trang) Ví dụ: - Báo cáo CCHC định kỳ UBND tỉnh tổng hợp, rõ việc chậm chưa triển khai - Một số số liệu cụ thể: + Bao nhiêu quan không tham gia Đề án Cổng thông tin điện tử CCHC? (02 vị) + Bao nhiêu quan trả lời dự thảo Thủ tục hành mức độ 3? + Gửi danh sách cơng chức chun trách cịn thiếu quan? + Tham gia dự thảo văn bản: Sở Tài chậm + Thống kê năm qua, Phịng CCHC có số việc chậm (1,5%): thẩm định Quy chế Sở LĐ-TBXH, trả lời phương án chuyển phát nhanh Sở Tư pháp Thông tin: Cuối q II, Văn phịng UBND tỉnh cơng bố danh mục công việc quan chậm trễ Cổng thông tin tỉnh d) Kiểm tra xử lý hạn chế, vướng mắc: Khơng có kiểm tra khơng có lãnh đạo, quản lý Mục đích rõ - Tự kiểm tra: + Ai thực hiện: thân cán bộ, cơng chức, phịng ban, UBND cấp xã, UBND cấp huyện, cấp Sở (đầu mối chuyên trách), kiểm tra quuan chủ trì, quan thường trực CCHC + Thời điểm tiến hành: kiểm tra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý + Phạm vi: Cụ thể tổng thể + Nội dung: tiến trình, kết quả, sản phẩm chất lượng, mặt được, chưa được, nguyên nhân giải pháp - Kiểm tra quan cấp trên: + Phạm vi: Kiểm tra theo địa bàn, theo ngành, theo phạm vi quản lý CCHC (ít 30%) + Nội dung: tồn diện cơng việc CCHC, có tập trung số trọng điểm + Thời gian tiến hành: định kỳ theo kế hoạch, kiểm tra đột xuất (việc tổ chức làm việc sáng thứ bảy, giấc làm việc, hành vi, thái độ, tuyên truyền trực quan CCHC,…) + Cách thức tổ chức: liên ngành, kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp (nắm thông tin, dư luận) + Đối tượng: lưu ý kiểm tra UBND tỉnh (không phải đến hẹn lại lên, kiểm tra giải triệt để tồn tại, hạn chế, vấn đề gây xúc, điểm nóng kéo dài…) - Chấn chỉnh xử lý hạn chế, vướng mắc: + Triển khai biện pháp khắc phục, báo cáo, đề xuất kiến nghị + Rút kinh nghiệm Chủ động phịng ngừa (ví dụ: lắp camera giám sát, ứng dụng CNTT, điều chỉnh quy chế phân cơng, phối hợp) + Phục vụ cho việc hồn thiện thể chế CCHC Ví dụ: phát vấn đề cửa -> tới có cần quy định để chấn chỉnh thống hay không? Đánh giá hiệu chỉnh: Mục đích: kiểm tra xem có đạt mục tiêu đề hay không, xây dựng phương hướng cho giai đoạn a) Đánh giá, hiệu chỉnh thông qua tổng hợp thông tin, báo cáo kiểm tra b) Đánh giá, xếp hạng kết CCHC: c) Đo lường hài lòng người dân, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ của quan hành đơn vị nghiệp cơng lập d) Kết hợp Chỉ số: PCI, PAPI, PARI, SIPAS, tiêu kinh tế - xã hội khác Sẽ có hội nghị tập huấn chuyên đề tháng 8-9/2014 đ) Xây dựng kế hoạch năm V MỘT SỐ KINH NGHIỆM Chủ động Kiên trì Linh hoạt Ln có dự phịng thời gian Đi trước bước Sử dụng đồ tư (mind – map) công cụ quản lý: - Lưu đồ - Quy trình - Sơ đồ gantt Đồng (hiệp đồng binh chủng) Thiết lập quan hệ tốt Thống tham mưu thống đạo Thực tiễn chân lý