Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ quản lý thời gian Presented by Nguyễn Quỳnh Anh Mục lục • Giá trị thời gian • Ngun nhân gây lãng phí thời gian • Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên Giá trị thời gian Giá trị thời gian • Thời gian tương đối • Thời gian tự • Thời gian nguồn lực tái tạo -> Thời gian vàng, thời gian sống Giá trị thời gian (tt) • 70 tuổi * 365 ngày * 24 giờ* 60phút = 36.792.000 phút • 36.972.000 phú * 60 giây = ? Giây • cách tiếp cận thời gian: ▫ Định hướng hoạt động: làm đến với ▫ Định hướng mục tiêu: làm việc theo thứ tự quan trọng 2 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian Nguyên nhân gây lãng phí thời gian • Làm việc khơng có kế hoạch • Làm việc khơng có mục đích rõ ràng • Đặt nhiều mục tiêu • Giám sát chặt chẽ • Lo lắng thái Nguyên nhân gây lãng phí thời gian (tt) • Q nhiều cơng việc giấy tờ • Theo chủ nghĩ hồn hảo • Vịng vo • Sửa sai • Trì hỗn cơng việc Ngun nhân gây lãng phí thời gian (tt) • Mất thời gian chờ đợi • Dự họp vơ bổ • Nghỉ sớm • Tức giận • Có giao tiếp xã hội 3 Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên “Việc quan trọng khẩn cấp, việc khẩn cấp quan trọng.” Dwight D Eisenhower Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) • Việc quan trọng việc mà sau hoàn thành tạo kết giúp tiến gần với mục tiêu đặt ra, mục tiêu cá nhân hay cơng việc Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào nhiệm vụ, giá trị mục tiêu mang tính chất dài hạn • Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu ý tức thường gắn với có liên quan tới người khác (mục tiêu người khác), chẳng hạn gửi email, gọi điện, tin nhắn Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) P1 - Quan trọng khẩn cấp: Những cơng việc thuộc vào mục phải làm chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm loại sau: • Khơng đốn trước thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, họp khẩn, email cơng việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng => làm • Đốn trước thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm công ty => làm • Các cơng việc tồn đọng lười thói quen chây ì: Lịch ơn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình => chuyển sang P2 Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) P2 – Quan trọng khơng khẩn cấp • P2 khơng u cầu làm (không khẩn cấp) bạn phải làm hết tất chúng chúng quan trọng Hãy dành nhiều thời gian cho mục cố gắng làm lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ liên quan đến cơng việc • Nếu làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hồn thành P1 trước, sau giải nốt P2 không để sang ngày hôm sau Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) P3 – Không quan trọng khẩn cấp • Đặc trưng đầu việc xếp vào mục chúng ý nghĩa cho việc hồn thành mục tiêu bạn cả, có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn nhờ bạn mua đồ học, gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè • Cách tốt giải công việc nhanh tốt, ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "khơng", kết thúc gọi/tin nhắn lịch từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho việc quan trọng Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) P4 – Không quan trọng khơng khẩn cấp • Dành thời gian cho mục mức tối thiểu chúng thực khơng mang đến lợi ích đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, bn chuyện • Khi có ý định làm việc thuộc nhóm 4, tự hỏi thân liệu nhận lợi ích gì? Nếu khơng có có ít, kiên chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) P4 – Không quan trọng không khẩn cấp • Dành thời gian cho mục mức tối thiểu chúng thực khơng mang đến lợi ích đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức , buôn chuyện • Khi có ý định làm việc thuộc nhóm 4, tự hỏi thân liệu nhận lợi ích gì? Nếu khơng có có ít, kiên chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) mẹo quản lý thời gian sử dụng ma trận Eisenhower • Ghi việc cần làm xuất đầu Tuy nhiên, ln đặt câu hỏi điều cần làm • Cố gắng mục nên đặt tối đa đầu việc Nếu muốn thêm nhiệm vụ mới, hồn thành cơng việc quan trọng trước Lưu ý Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào xác định cơng việc hoàn thành Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) mẹo quản lý thời gian sử dụng ma trận Eisenhower • Chỉ lập ma trận cho công việc lẫn sống cá nhân, nhiên, bạn lập ma trận riêng cho ngày/tuần/tháng • Đừng để người khác khiến bạn bị phân tán Bạn người định mức độ ưu tiên cho công việc Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau bắt đầu làm cuối tùng tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày Hỏi & Đáp ... lục • Giá trị thời gian • Nguyên nhân gây lãng phí thời gian • Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên Giá trị thời gian Giá trị thời gian • Thời gian tương đối • Thời gian tự • Thời gian nguồn lực... tiếp xã hội 3 Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên “Việc quan trọng khẩn cấp, việc khẩn cấp quan trọng.” Dwight D Eisenhower Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên Quản lý thời gian theo thứ... khơng có có ít, kiên chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (tt) mẹo quản lý thời gian sử dụng ma trận Eisenhower • Ghi việc cần làm xuất đầu