Tiểu luận cao học môn kỹ năng lãnh đạo quản lý kỹ NĂNG xây DỰNG và THỰC HIỆN kế HOẠCH của NGƯỜI LÃNH đạo

TIỂU LUẬN MÔN: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm lãnh đạo .2 1.2 Phân biệt lãnh đạo quản lý .3 1.3 Một số kỹ cần có người lãnh đạo Chương KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO 10 2.1 Khái niệm kế hoạch 10 2.2 Vai trò lập kế hoạch 12 2.3 Kỹ xây dựng kế hoạch .14 2.4 Kỹ thực kế hoạch .19 KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 MỞ ĐẦU Đây kỹ thiếu nhà quản lý Lãnh đạo giỏi thử thách qua thành công việc thay đổi hệ thống người Thuật ngữ “lãnh đạo” sử dụng ngày nhiều nhắc đến vai trị người quản lý chức lãnh đạo xử lý thay đổi Người quản lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi sản phẩm, hệ thống người cách động Nhà lãnh đạo giỏi phải người thúc đẩy trình định vấn đề trao cho nhân viên họ định vấn đề Nếu bạn nhà lãnh đạo giỏi, quyền lực tự đến với bạn, bạn phải biết khai thác quyền lực người khác Bạn phải thúc đẩy trình định làm cho q trình hoạt động Đó tốn khó Để tìm hiểu số kỹ người lãnh đạo, tác giả lựa chọn đề tài: “Kỹ xây dựng thực kế hoạch người lãnh đạo” làm tiểu luận kết thúc môn học NỘI DUNG Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm lãnh đạo Lãnh đạo hiểu theo nghĩa phổ biến hoạt động chủ thể, bao gồm xác định mục tiêu, phương hướng cách thức để đạt mục tiêu Còn theo Đại từ điển tiếng Việt đưa lãnh đạo “dẫn dắt, tổ chức phong trào theo đường lối cụ thể”; lãnh đạo dùng để quan lãnh đạo, gồm người có khả tổ chức dẫn dắt phong trào C.Mác Ph.Ăngghen nghiên cứu khẳng định: Giai cấp cơng nhân có sứ mệnh lịch sử tồn giới, người đào huyệt chôn chủ nghĩa tư xây dựng xã hội - xã hội Cộng sản chủ nghĩa mà giai đoạn đầu CNXH Hai Ông chứng minh cách khoa học sứ mệnh lịch sử ấy, đồng thời rõ, để thực sứ mệnh lịch sử mình, giai cấp cơng nhân phải tổ chức Đảng vơ sản - ĐCS - người lãnh đạo, người dẫn đường đưa giai cấp công nhân, nhân dân lao động lật đổ xã hội tư xây dựng thành công CNXH V.I.Lênin rõ: “Trong lịch sử chưa có giai cấp giành quyền thống trị, khơng tạo hàng ngũ lãnh tụ trị, đại biểu tiên phong có đủ khả tổ chức lãnh đạo phong trào” Theo nhà sáng lập chủ nghĩa Mác- Lênin “lãnh đạo” trình quan hệ hai chủ thể: Chủ thể lãnh đạo chủ thể bị lãnh đạo (đối tượng lãnh đạo) Chủ thể lãnh đạo chủ thể định mục tiêu, phương hướng cách thức thực mục tiêu Đối tượng lãnh đạo chủ thể chịu tác động chủ thể lãnh đạo nhằm thực hoá mục tiêu mà chủ thể lãnh đạo đặt Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định: “Cách mệnh, trước hết phải có Đảng cách mệnh, để vận động, tổ chức dân chúng, ngồi liên lạc với dân tộc bị áp vô sản giai cấp nơi Đảng có vững cách mệnh thành cơng, người cầm lái có vững thuyền chạy” Như vậy, Chủ tịch Hồ Chí Minh bàn đến khái niệm “lãnh đạo” Đảng hay lãnh đạo Đảng, tức Đảng vận động tổ chức dân chúng làm cách mạng Người lãnh đạo (Đảng) phải vững vàng, người cầm lái đưa thuyền cách mạng vượt qua phong ba, bão tố theo đường hướng Đảng xác định đến mục tiêu cách mạng Người cầm lái phải vững vàng thuyền cách mạng chạy hướng nhanh chóng tới đích Trong tác phẩm “Sửa đổi lối làm việc”, Chủ tịch Hồ Chí Minh luận bàn lãnh đạo, yếu tố tạo nên lãnh đạo Đảng, quy trình lãnh đạo đắn Đảng Người viết: “Lãnh đạo nghĩa định vấn đề cho đúng, tổ chức thi hành cho đúng; tổ chức kiểm soát cho đúng” 1.2 Phân biệt lãnh đạo quản lý Quản lý, lãnh đạo có nhiều chỗ tương đồng, phục vụ chung mục đích, gần bổ sung cho nhau, đan xen mà không cản trở Trong số trường hợp cụ thể quản lý, lãnh đạo gắn liền với chủ thể trình,cùng có q trình tác động nội dung, phạm vi hoạt động giống Trong thực tế thường khó có phân định tách bạch khoa học, nghệ thuật lãnh đạo khoa học quản lý, đặc biệt với mơ hình tổ chức nhỏ, khơng có nhiều phân cấp, phân hệ rõ nét Trong trị xã hội hiểu: Quản lý, lãnh đạo có vai trò quan trọng đặc biệt đời sống xã hội vấn đề Mục đích tạo tập trung thống chặt chẽ, phát huy tối đa khả tổ chức, đơn vị, tập thể, thống ý chí nguồn lực, phát huy tiềm tổ chức để đạt mục tiêu đề với hiệu cao Sự khác nhau: Các nhà nghiên cứu chưa thống định nghĩa rõ ràng, rành mạch cho hai khái niệm khoa học lãnh đạo khoa học quản lý, chúng không đồng giải thích tuỳ thuộc vào lĩnh vực nghiên cứu, xong bao hàm ý tác động điều khiển khác mức độ phương thức tiến hành, có chung khẳng định: quản lý, lãnh đạo hai loại công việc khác nhau, chí khác Theo Từ điển tiếng Việt, "lãnh đạo" đề chủ trương tổ chức động viên thực hiện, "quản lý" tổ chức điều khiển hoạt động theo yêu cầu đề Như hiểu, lãnh đạo định đường lối, sách lược, gắn với vấn đề tổng quát, quản lý tổ chức thực hiện, xử lý vấn đề thực tế,chỉ huy hoạt động tổ chức thực nhiệm vụ cụ thể thời gian cấp bách, khẩn trương Lãnh đạo nặng lĩnh vực trị, chủ trương, đường lối, bao quát; quản lý nặng lĩnh vực hành chính, điều hành, chấp hành, huy hoạt động điều hành mang tính cụ thể cấp bách, đòi hỏi phục tùng tuyệt đối So sánh nội hàm ngoại diên khái niệm thấy lãnh đạo quản lý có khác - Về phương thức tác động hiệu lực: + Lãnh đạo: sử dụng chủ yếu phương pháp động viên, thuyết phục, gây ảnh hưởng, để ngun tắc, mơ hình + Quản lý dựa vào pháp luật thể chế, quy chế, nguyên tắc, mơ hình định trước + Về hiệu lực, lãnh đạo tập hợp cá nhân đối tượng bị lãnh đạo thành tổ chức chặt chẽ làm cho ảnh hưởng lãnh đạo lan tỏa toàn tổ chức; cịn quản lý thường thơng qua hoạt động điều hành, tác động trực tiếp đến các nhân, nhóm tổ chức, hiệu lực trực tiếp - Khác nội dung chức năng: + Lãnh đạo gồm có: xác định phương hướng, mục tiêu lâu dài, lựa chọn chủ trương chiến lược, điều hòa phối hợp mối quan hệ động viên thuyết phục vấn đề + Quản lý bao gồm việc: xây dựng kế hoạch, xếp tổ chức, đạo điều hành kiểm sốt tiến trình hoạt động - Khác phạm vi tác động hình thức thể hiện: + Quản lý: phạm trù rộng, để tiến hành quản lý, chủ thể quản lý phải thực đồng nhiều chức năng, có chức lãnh đạo, để chủ thể thực tổ chức liên kết tác động lên đối tượng bị quản lý để thực định hướng tác động dài hạn định trước Quản lý lãnh đạo trường hợp mục tiêu cụ thể chuẩn xác hơn, quản lý tập hợp nguồn lực, điều khiển tổ chức để thực mục tiêu, định hướng thành thực (mục tiêu định trước hoạt động lãnh đạo) Ngoài quản lý vấn đề, đối tượng quản lý bao gồm nguồn lực khác tài chính, tài nguyên, sở vật chất, giá trị phi vật thể… Quản lý không xử lý quan hệ vấn đề với vấn đề mà phải xử lý mối quan hệ tài vật chất, vật chất vấn đề, vấn đề tài chính, nguồn lực khác Phạm vi mà quản lý đề cập đến rộng nhiều so với lãnh đạo + Lãnh đạo: hoạt động điều khiển chủ thể lãnh đạo đối tượng bị lãnh đạo tầm vĩ mô (hoạt động lãnh đạo hoạt động có tầm vĩ mô) Lãnh đạo việc đưa phương châm, nguyên tắc, sách hoạt động, xây dựng sách lớn tầm vĩ mô thực không gian rộng lớn bao quát khoảng thời gian tương đối dài Thực công việc chung, lớn, theo đuổi hiệu toàn tổ chức, lực lượng Lãnh đạo có mục tiêu xa hơn, rộng hơn, khái quát cụ thể hơn, đồng thời lãnh đạo huy yêu cầu điều khiển cấp bách, khẩn trương mang tính thời điểm cụ thể Lãnh đạo chức quản lý, thường gọi chức lãnh đạo, chức khác quản lý lại lãnh đạo Ví dụ: cơng việc mà vấn đề tham mưu tổ chức làm công tác quản lý, công tác lãnh đạo Quản lý hành vi quản lý, công tác lãnh đạo vừa bao gồm hành vi quản lý, vừa bao gồm hoạt động nghiệp vụ khác Thông thường, lãnh đạo huy chủ yếu lãnh đạo vấn đề, xử lý quan hệ vấn đề với vấn đề, đặc biệt quan hệ cấp cấp Đây vấn đề cốt lõi hoạt động quản lý Qua phân tích cho thấy, để hoạt động tổ chức xã hội ổn định hài hoà hiệu cần lãnh đạo quản lý Tuy vậy, lãnh đạo phải trước bước, biết nhìn xa trơng rộng, vạch đường lối nói chung, khơng thể có sai lầm hệ thống; lại phải ln theo dõi tiến trình quản lý, huy nhận thức chiến lược đánh giá kết chung, không trình quản lý hoạt động huy cụ thể.Chính từ phân tích thấy, khoa học lãnh đạo thực phần thiếu khoa học quản lý để rèn luyện phẩm chất quản lý cần có lãnh đạo điều kiện tiên quan trọng Cụ thể: Kỹ lãnh đạo: Đây kỹ thiếu nhà quản lý Lãnh đạo giỏi thử thách qua thành công việc thay đổi hệ thống người Nhà lãnh đạo giỏi phải người thúc đẩy trình định vấn đề trao cho nhân viên quyền định vấn đề Nếu bạn người lãnh đạo giỏi, quyền lực tự đến với bạn, bạn phải biết khai thác quyền lực người khác Bạn phải thúc đẩy trình định làm cho q trình hoạt động Đó tốn khó Bên cạnh đó, kỹ quản lý hoàn chỉnh biết bổ sung kỹ sau: Kỹ lập kế hoạch: Là khả tư nhằm phát hiện, phân tích, tổng hợp, khái quát hoá giải vấn đề phức tạp Đây kỹ đánh giá cao nhấn mạnh lực người quản lý Nhà quản lý người định toàn bộ máy tổ chức hành động theo định Nghĩa định nhà quản lý ảnh hưởng lớn đến vận mệnh tổ chức Một kế hoạch sai lầm dẫn đến hậu khó lường Vì vậy, kỹ lập kế hoạch quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý đưa kế hoạch hợp lý hướng nhân viên làm việc theo mục tiêu kế hoạch định Khi kế hoạch hồn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thơng tin kế hoạch cho cấp cấp để tham khảo ý kiến Trong suốt trình thực kế hoạch, nhà quản lý cần đến công cụ để giải vấn đề cần thiết, phải thực thi định quyền hạn Muốn vậy, người quản lý phải có khả xác định vấn đề, hiểu rõ giải thích giữ liệu, thông tin, sử dụng thông tin để định quản lý đắn, tối ưu nhất, biết cách lập luận đưa cam kết tình phức tạp, trình bày cách sáng sủa ý tưởng Kỹ giải vấn đề: Quá trình giải vấn đề thực hành qua bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ vấn đề, phân loại vấn đề, tìm giải pháo lựa chọn giải pháp tối ưu Kỹ giao tiếp: Năng lực giao tiếp khả nhận phát thông tin, thể kỹ nói, viết diễn đạt cử chi, điệu Nhà quản lý có kỹ làm việc với người tham gia tích cực vào công việc tập thể, tạo mơi trường 102 người cảm thấy an tồn, dễ bộc bạch ý kiến phát huy triệt để tính sáng tạo Càng ngày người ta nhận sức mạnh mối quan hệ, mà có từ kỹ giao tiếp tốt Nhà quản lý phải thành thạo giao tiếp văn nói văn viết Phải biết cách gây ấn tượng giọng nói, ngơn ngữ thể, đôi mắt cách diễn đạt dễ hiểu, dễ thuyết phục 1.3 Một số kỹ cần có người lãnh đạo Để trở thành người lãnh đạo chuyên nghiệp, thiết cần phải trang bị cho minh kỹ sau • Kỹ lãnh đạo: Đây kỹ thiếu nhà quản lý Lãnh đạo giỏi thử thách qua thành công việc thay đổi hệ thống người Thuật ngữ “lãnh đạo” sử dụng ngày nhiều nhắc đến vai trò người quản lý chức lãnh đạo xử lý thay đổi Người quản lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi sản phẩm, hệ thống người cách động Nhà lãnh đạo giỏi phải người thúc đẩy trình định vấn đề trao cho nhân viên họ định vấn đề Nếu bạn nhà lãnh đạo giỏi, quyền lực tự đến với bạn, bạn phải biết khai thác quyền lực người khác Bạn phải thúc đẩy trình định làm cho q trình hoạt động Đó tốn khó • Kỹ lập kế hoạch: Nhà quản lý người định toàn bộ máy công ty hành động theo định Nghĩa định nhà quản lý ảnh hưởng lớn tới vận mệnh doanh nghiệp Một kế hoạch sai lầm đưa đến hậu khó lường.Vì kỹ lập kế hoạch quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý đưa kế hoạch hợp lý hướng toàn nhân viên làm việc theo mục tiêu kế hoạch định Khi kế hoạch hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp cấp để tham khảo ý kiến Trong suốt trình thực kế hoạch, người quản lý cần đến công cụ giải vấn đề cần thiết, phải thực thi định quyền hạn • Kỹ giải vấn đề: Q trình giải vần đề tiến hành qua bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ vấn đề, phân loại vấn đề, tìm giải pháp lựa chọn giải pháp tối ưu Một nhà quản lý giỏi tiến hành trình cách khoé léo hiệu • Kỹ giao tiếp tốt: Càng ngày người ta nhận sức mạnh mối quan hệ, mà có từ kỹ giao tiếp tốt Bạn phải thành thạo giao tiếp văn nói văn viết Bạn phải biết cách gây ấn tượng giọng nói, ngơn ngữ thể, đơi mắt cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết phục Các hợp đồng ngày có phụ thuộc nhiều vào khả thương thuyết Khả giao tiếp tốt phát huy tác dụng quản lý nhân Một chuyên gia nhân kết luận tiền mua thời gian không mua sáng tạo hay lịng say mê cơng việc Mà mức độ sáng tạo hay lịng say mê cơng việc lại phụ thuộc vào khả tạo động lực cho nhân viên để khẳng định lòng trung thành cam kết người lao động khơng thể có việc trả lương cao Thực tế mức lương cao văn phòng đầy đủ tiện nghi điều kiện cần điều kiện đủ để nhà quản lý giữ nhân viên tốt Nếu bạn nhà quản lý bạn nhận khơng có đầy đủ kỹ cần thiết khơng có phải lo lắng Hãy học hỏi từ chuyên gia cho dù bạn cảm thấy dường vị trí thay đổi từ nhà lãnh đạo thành người học việc Tóm lại, để trở nên người quản lý hiệu , cần xác định công việc người quản lý phải làm để đạt much tiêu tổ chức, với thông qua cá nhân Chương KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO 2.1 Khái niệm kế hoạch Lập kế hoạch bao gồm việc tìm g ải pháp cho tình khơng mong muốn cách xác định kết mà giải vấn đề đáp ứng nhu cầu xác định cách tốt nhất, đồng thời xác định hoạt động nguồn lực cần thiết để đạt kết Đây tảng cho cơng tác quản lý đem lại kết tốt nâng cao trách nhiệm giải trình L ập kế hoạch xem trình lựa chọn mơ hình hoạt động khác nhau, sau xếp ưu tiên bước cần thực để làm thay đổi vấn đề cụ thể để trở nên tốt Thông thường, thời gian nguồn lực (bao gồm vật lực, nhân lực tài chính) có hạn Hai hạn chế có tác động trực tiếp đến khả tổ chức để cải thiện giải hồn cảnh khó khăn Đó lý việc lập kế hoạch vô quan trọng, đặc biệt tổ chức nhỏ với nguồn lực hạn chế Thông thường lập kế hoạch xem hoạt động khó, phức tạp khó đạt - nên thường để dành lại cho chun gia có chun mơn lĩnh vực cụ thể để giải Tuy nhiên, thực tế, thường lập kế hoạch cho sống hàng ngày chúng ta: có chưa chuyển nhà tổ chức buổi tiệc hay chuyến thăm quan? Trong tình nhiều tình khác sống, phải lập kế hoạch xem muốn làm gì, làm ới ai, có bước cần thực cần để thực cơng việc Lập kế hoạch chức bốn chức quản lý lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo kiểm tra Lập kế hoạch chức quan trọng nhà quản lý gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu chương trình hành động tương lai, giúp nhà quản lý xác định chức khác lại nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề 10 Cho đến có nhiều khái niệm chức lập kế hoạch Với quan điểm , cách tiếp cận khác có khái niệm riêng tất cố gắng biểu chất phạm trù quản lý Nếu đứng góc độ định : “ Lập kế hoạch loại định đặc thù để xác định tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong muốn cho tổ chức họ “ Quản lý có bốn chức lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Lập kế hoạch ví rễ sồi lớn , từ mọc lên “ nhánh” tổ chức , lãnh đạo kiểm tra Xét theo quan điểm lập kế hoạch chức khởi đầu trọng yêú nhà quản lý Với cách tiếp cận theo trình : Kế hoạch sản xuất kinh doanh coi q trình liên tục xốy trơn ốc với chất lượng ngày tăng lên kể từ chuẩn bị xây dựng kế hoạch lúc chuẩn bị tổ chức thực kế hoạch nhằm đưa hoạt động doanh nghiệp theo mục tiêu đề Theo STEYNER :”Lập kế hoạch trình việc thiết lập mục tiêu , định chiến lược , sách , kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu định Lập kế hoạch cho phép thiết lập định khả thi bao gồm chu kỳ việc thiết lập mục tiêu định chiến lược nhằm hoàn thiện nữa.” Theo cách tiếp cận lập kế hoạch xem trình tiếp diễn phản ánh thích ứng với biến động diễn môi trường tổ chức, q trình thích ứng với không chắn môi trường việc xác định trước phương án hành động để đạt mục tiêu cụ thể tổ chức Với cách tiếp cận theo nội dung vai trò : Theo RONNER :”Hoạt động công tác lập kế hoạch hoạt động nhằm tìm đường để huy động sử dụng nguồn lực doanh nghiệp cách có hiệu để phục vụ cho mục tiêu kinh doanh ” 11 Theo HENRYPAYH : “Lập kế hoạch hoạt động q trình quản lý cấp cơng ty , xét mặt chất hoạt động nhằm mục đích xem xét mục tiêu , phương án kinh doanh , bước trình tự cách tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh.” Như , Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu lựa chọn phương thức để đạt mục tiêu Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt ?và phương tiện để đạt mục tiêu ? Tức , lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ mục tiêu cần đạt , xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu đặt , việc triển khai hệ thống kế hoạch để thống phối hợp hoạt động 2.2 Vai trò lập kế hoạch Xét phạm vi toàn kinh tế quốc dân kế hoạch cơng cụ điều tiết chủ yếu Nhà nước.Còn phạm vi doanh nghiệp hay tổ chức lập kế hoạch khâu , chức quan trọng trình quản lý sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ cao , đạt mục tiêu đề Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động tương lai , làm giảm tác động thay đổi từ môi trường , tránh lãng phí dư thừa nguồn lực , thiết lập nên tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra Hiện , chế thị trường thấy lập kế hoạch có vai trò to lớn doanh nghiệp Bao gồm : - Kế hoạch công cụ có vai trị quan trọng việc phối hợp nỗ lực thành viên doanh nghiệp Lập kế hoạch cho biết mục tiêu , cách thức đạt mục tiêu doanh nghiệp Khi tất nhân viên doanh nghiệp biết doanh nghiệp đâu họ cần phải đóng góp để đạt mục tiêu , chắn họ phối hợp , hợp tác làm việc cách có tổ chức Nếu thiếu 12 kế hoạch quĩ đạo tới mục tiêu doanh nghiệp đường ziczăc phi hiệu - Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định doanh nghiệp, hay tổ chức Sự bất ổn định thay đổi môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu cần thiết doanh nghiệp , nhà quản lý Lập kế hoạch buộc nhà quản lý phải nhìn phía trước , dự đốn thay đổi nội doanh nghiệp môi trường bên cân nhắc ảnh hưởng chúng để đưa giải pháp ứng phó thích hợp - Lập kế hoạch làm giảm chồng chéo hoạt động làm lãng phí nguồn lực doanh nghiệp Khi lập kế hoạch mục tiêu xác định , phương thức tốt để đạt mục tiêu lựa chọn nên sử dụng nguồn lực cách có hiệu , cực tiểu hố chi phí chủ động vào hoạt động hiệu phù hợp - Lập kế hoạch thiết lập tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu cao Một doanh nghiệp hay tổ chức khơng có kế hoạch giống khúc gỗ trơi dịng sơng thời gian Một doanh nghiệp khơng xác định phải đạt tới đạt tới cách , đương nhiên khơng thể xác định đựợc liệu có thực mục tiêu hay chưa , khơng thể có biện pháp để điều chỉnh kịp thời có lệch lạc xảy Do vậy, nói khơng có kế hoạch khơng có kiểm tra Như , lập kế hoạch thật quan trọng doanh nghiệp , nhà quản lý Nếu khơng có kế hoạch nhà quản lý khơng biết tổ chức , khai thác người nguồn lực khác doanh nghiệp cách có hiệu , chí khơng có ý tưởng rõ ràng họ cần tổ chức khai thác Khơng có kế hoạch , nhà quản lý nhân viên họ khó đạt mục tiêu , họ đâu cần phải làm 13 Cịn cá nhân , tự lập kế hoạch cho thân xác định rõ mục tiêu cần phải đạt tới ? với lực cần phải làm để đạt mục tiêu ? Khơng có kế hoạch khơng có thời gian biểu cho hoạt động mình, khơng có nỗ lực cố gắng để đạt mục tiêu Vì mà để thời gian trơi cách vơ ích hành động cách thụ động trước thay đổi mơi trường xung quanh ta Vì mà việc đạt mục tiêu cá nhân ta khơng cao , chí cịn khơng thể đạt mục tiêu mà mong muốn Tóm lại , chức lập kế hoạch chức , xuất phát điểm trình quản lý Bất kể cấp quản lý cao hay thấp , việc lập kế hoạch có hiệu chìa khố cho việc thực cách hiệu mục tiêu đề doanh nghiệp 2.3 Kỹ xây dựng kế hoạch Lập kế hoạch hành động quy trình xác định xem làm để đạt mục tiêu nêu kế hoạch chiến lược triển khai thực Kế hoạch hành động xây dựng thông qua loạt bước, xác định làm rõ mục tiêu cấp độ, kết nối với mục tiêu kế hoạch chiến lược Sau đó, mục tiêu nhóm lại xếp vào “kế hoạch”, “chương trình” “dự án” Kế hoạch hành động thường cho giai đoạn ngắn hạn (từ vài tháng đến năm) Để biến mục tiêu chiến lược thành kết thực tế, hoạt động cần thiết cần đưa vào kế hoạch (theo lịch hoạt động) kèm với chi phí (ngân sách), hoạt động tài trợ (kế hoạch vận động nguồn lực) thực Mối quan hệ lập kế hoạch chiến lược kế hoạch hành động quy trình theo chu kỳ, kinh nghiệm thu trình thực kế hoạch hành động phục vụ cho lập kế hoạch chiến lược, kế 14 hoạch chiến lược đưa định hướng chung cho kế hoạch hành động Kế hoạch hành động thường xây dựng bao gồm vài “chương trình”, “chương trình” lại bao gồm vài “dự án” bên Dự án chương trình lại bao gồm hoạt động bên - nhân tố nhỏ kế hoạch Muốn xây dựng kế hoạc phải phân tích tình hình vấn đề Mục đích bước giai đoạn phân tích để hiểu cách chi tiết thông tin thu thập trình đánh giá ban đầu Giai đoạn phân tích thường bước chuyển tiếp đánh giá ban đầu thiết kế, nhiên bước thực cần thiết phụ thuộc vào đánh giá ban đầu thực Kết luận khuyến nghị từ đánh giá ban đầu phải sử dụng làm sở để phân tích cách chi tiết vấn đề giải Nếu thông tin thu thập đánh giá ban đầu chưa xác, chưa đầy đủ khơng khách quan, phải thực lại số bước trình đánh giá ban đầu, sử dụng phương pháp cơng cụ phù hợp Phân tích tình hình cần có cơng cụ để tổng hợp, so sánh, phân loại ưu tiên xếp liệu Có thể sử dụng nhiều cơng cụ khác cơng cụ sau ví dụ minh họa, không thiết phải sử dụng tất công cụ lúc Cơng cụ hữu ích sử dụng lúc phương pháp Một cơng cụ sử dụng nhiều thời điểm khác Tài liệu hướng dẫn đề xuất ba cơng cụ để phân tích tình hình mà nhóm dự án sử dụng: Phân tích bên liên quan - để đánh giá vấn đề, mối quan tâm tiềm nhóm đối tượng khác có liên quan đến kết luận đánh giá ban đầu Phân tích Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức (SWOT) - cơng cụ sử dụng nhiều trường hợp Một trường hợp 15 nêu tài liệu để đánh giá lực quan nhóm thực dự án can thiệp Phân tích vấn đề - để giúp hiểu vấn đề nguyên nhân, tập trung phân tích mối quan hệ nhân - Có thể sử dụng cơng cụ khác thay bổ sung thêm cho ba công cụ miễn đảm bảo đáp ứng tiêu chí tối thiểu Phân tích điểm mạnh điểm yếu, hội thách thức Một công cụ sử dụng để phân tích tình hình trước thiết kế dự án can thiệp “Phân tích SWOT” Công cụ dùng để điều hành thảo luận nhóm để xác định so sánh mặt mạnh, mặt yếu, hội thách thức liên quan đến khía cạnh tình hình mà phân tích Cơng cụ sử dụng theo nhiều cách khác Nhóm thực dự án sử dụng định nghĩa khác cho thành phần “SWOT”, tùy thuộc vào việc nhóm muốn phân tích khía cạnh Có lúc “điểm mạnh” “điểm yếu” xem yếu tố nội tổ chức, “cơ hội” “thách thức” xem yếu tố bên Có lúc “điểm mạnh” “điểm yếu” xem yếu tố tại, “cơ hội” “thách thức” xem yếu tố tương lai Một cách tiếp cận thứ ba không sử dụng định nghĩa cố định mà để mở Chúng ta dùng “SWOT” để phân tích lực tổ chức, lực cộng đồng đơn giản yếu tố mang tính xã hội nói chung liên quan đến vấn đề xác định trình đánh giá ban đầu Nếu trình đánh giá ban đầu thực phân tích tương tự8, SWOT giúp ích cho việc làm rõ bổ sung thêm thông tin cần thiết Nếu nhóm thực dự án sử dụng cơng cụ phân tích SWOT để xem xét lực tổ chức việc giải vấn đề xác định đánh giá ban đầu, nhóm dự án cần trả lời câu hỏi sau đây: 16 ˃ Mặt mạnh phát triển tổ chức mức độ nào? (thí dụ: Hội Quốc gia, số lượng hội viên/tình nguyện viên, tổ chức hội cấp sở, số người nhận trợ giúp, cấu tổ chức, mối quan hệ với đối tác nhà tài trợ,…) ˃ Môi trường (tình hình kinh tế/chính trị, văn hóa, lịch sử, truyền thống…) có thuận lợi cho việc thực dự án/chương trình hay phát triển tổ chức khơng? ˃ Về mặt phát triển dài hạn, chương trình/dự án mang lại lợi ích cho (khơng lợi ích từ hợp phần nâng cao lực chương trình/ dự án)? ˃ Tổ chức gặp phải rủi ro liên quan đến việc thực chương trình/dự án? (ví dụ: tác động phụ, chi phí tiềm ẩn ngắn hạn dài hạn, gánh nặng, tăng cường thêm nhân viên, công tác hậu cần để trì bền vững dự án dài hạn, nhận thức/hình ảnh cơng chúng, v.v.) ˃ Tác động mong đợi khía cạnh tổ chức gì? Tác động mang tính tích cực hay tiêu cực phát triển lâu dài? Phân tích vấn đề: Phân tích vấn đề coi nghiên cứu sâu nhiều vấn đề (được xác định giai đoạn đánh giá ban đầu), nhằm xác định nguyên nhân vấn đề đưa định xem giải không cách Một “vấn đề” định nghĩa “tình trạng khơng mong muốn khó giải quyết” Phân tích vấn đề bước quan trọng trình lập kế hoạch chương trình/dự án bước định hướng cho tất bước phân tích định lựa chọn ưu tiên Chỉ liệt kê xếp hạng vấn đề khơng thể đưa phân tích sâu đầy đủ tình hình Mục đích phân tích vấn đề nhằm hệ thống, tóm tắt xếp phát từ đánh giá ban đầu để có hiểu biết rõ tình hình phân tích Phân tích vấn đề bao gồm việc xác định 17 khía cạnh tiêu cực tình hình (đó “các vấn đề”)9, xác định nguyên nhân trực tiếp nguyên nhân sâu xa vấn đề Bằng cách phân tích nguyên nhân vấn đề, tìm giải pháp để giải vấn đề Một số hình thức phân tích vấn đề thực giai đoạn đánh giá ban đầu, trường hợp thông tin cần xem xét lại, xác thực hoàn thiện cần Nếu chưa thực hiện, cần bắt đầu thực phân tích vấn đề thời điểm này, sử dụng thơng tin thảo luận phân tích trình đánh giá ban đầu phân tích bên liên quan phân tích SWOT Có vài cơng cụ sử dụng để hỗ trợ việc phân tích vấn đề Một công cụ thường sử dụng “cây vấn đề” Phương pháp trực quan sử dụng hình tượng giống để hỗ trợ phân tích vấn đề Công cụ cho tranh tóm tắt tình trạng xấu/ tiêu cực tại, ví dụ vấn đề tượng trưng cho “thân cây”, nguyên nhân vấn đề “rễ cây” kết vấn đề “các nhánh cây” Xây dựng mục tiêu Mục tiêu kết mong đợi mà dự án can thiệp đặt để hoàn thành Ở giai đoạn này, bắt đầu xác định kết mà ta mong muốn đạt cấp độ khác Mục đích việc xây dựng mục tiêu nhằm xác định thực trạng tương lai mà mong đợi tất vấn đề xác định, để xác định giải pháp mà tổ chức thực tế giải Một lần nữa, cần nhớ thực bước theo cách thức có tham gia bên liên quan bao gồm đại diện người hưởng lợi mà dự án can thiệp dự định hỗ trợ Có hai bước để lập mục tiêu: Bước 1: Chuyển vấn đề vấn đề trở thành câu tích cực (“mục tiêu”) cách chuyển đổi (viết lại) tình tiêu cực trở thành 18 tình tích cực mà mong đợi, vào nhu cầu xuất phát từ vấn đề Vẽ lại vấn đề, thay vấn đề mục tiêu Bước 2: Kiểm tra tính hợp lý (mối quan hệ nhân quả) để đảm bảo mục tiêu có ý nghĩa Việc hồn thành mục tiêu cấp thấp có góp phần đạt mục tiêu cấp cao hay không? Điều chỉnh mục tiêu cần thiết, cách: ˃ Chỉnh sửa lại câu cho rõ ràng xác ˃ Thêm mục tiêu phù hợp/cần thiết ˃ Bỏ mục tiêu không phù hợp không cần thiết Lựa chọn mục tiêu Sau tạo mục tiêu, cho chuỗi mục tiêu tiềm cho dự án can thiệp Tuy nhiên, giải tất vấn đề Nếu bạn cố gắng giải tất mục tiêu xác định, dự án can thiệp tốn kéo dài Do vậy, bạn nên tập trung vào vài lĩnh vực cụ thể mục tiêu Bước phân tích xem bước khó thách thức bước bao gồm việc tổng hợp lại lượng thông tin lớn sau đưa đánh giá tổng thể để chọn giải pháp thực tốt Trên thực tế, có lúc cần có thỏa hiệp để hài hòa mối quan tâm bên liên quan, nhu cầu người dân, khó khăn mang tính thực tế nguồn lực sẵn có cho dự án 2.4 Kỹ thực kế hoạch Sau yếu tố dự án can thiệp xác định theo bước nêu trên, bước cần làm rõ là: Làm để đạt mục tiêu? (hoạt động khung thời gian) Các nguồn lực cần/sẽ cần huy động để đạt kết dự án (kế hoạch nguồn lực, ngân sách nguồn kinh phí) Hệ thống giám sát (và đánh giá) - cách thức thu thập, phân tích sử dụng thơng tin số để định hướng cho tiến độ thực dự án 19 Sau mục tiêu, giả định, số phương tiện kiểm chứng đưa vào khung hợp lý, xác định hoạt động Đôi lúc hoạt động nêu cách chi tiết tóm tắt khung hợp lý, đôi lúc không nêu khung hợp lý Cho dù trường hợp nữa, lập kế hoạch thực hoạt động nên lập thành bảng riêng gọi lịch hoạt động Lịch hoạt động cho dự án (hay hợp phần chương trình) cần thiết kế theo mảng hoạt động riêng theo kết đầu dự án Lịch hoạt động giúp ta cân nhắc định: ˃ Hoạt động thực ˃ Khi hoạt động thực ˃ Các hoạt động thực theo trình tự (sự phụ thuộc hoạt động) Ngoài ra, xem xét thêm yếu tố khác để đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch đề Các yếu tố cần xem xét thêm gồm: ˃ Ai làm ˃ Cần nguồn lực (đầu vào) ngồi nhân lực ˃ Ngân sách, nguồn kinh phí có, chi phí ˃ Chỉ tiêu cụ thể số lượng cho giai đoạn (như số lượng gói thực phẩm cấp phát, số hội thảo tổ chức) Mức độ đạt tiêu giám sát kỹ kế hoạch giám sát đánh giá (xem tr 49) Lịch hoạt động sử dụng sở cho hoạt động giám sát Có nhiều cơng cụ máy tính công cụ khác để hỗ trợ cho việc lập lịch hoạt động Cơng cụ thường sử dụng biểu đồ GANTT Biểu đồ thường bao gồm lịch giám sát việc thực hoạt động, tương tự ví dụ Biều đồ 16 Lịch hoạt động nên xem tài liệu linh hoạt điều chỉnh có thay đổi hoạt động Khi có lịch hoạt động nguồn lực cần thiết kế hoạch tài cần cụ thể 20 Lịch hoạt động nên liên kết cách rõ ràng với việc đạt kết dự án/chương trình (như xác định ma trận khung hợp lý), kế hoạch nguồn lực ngân sách Vấn đề thường gặp trình xây dựng lịch hoạt động dự kiến thiếu thời gian thực Điều xảy số lý do: ˃ Bỏ sót hoạt động cơng việc quan trọng ˃ Khơng tính đến phụ thuộc lẫn hoạt động ˃ Không tính đến cạnh tranh nguồn lực (ví dụ: lên kế hoạch cho người trang thiết bị thực hai (hoặc nhiều hơn) công việc lúc ˃ Muốn gây ấn tượng cách hứa đạt kết nhanh chóng Sau nhóm xây dựng dự án lập xong lịch hoạt động, tiếp đến lập ngân sách chi tiết nguồn lực chi phí cần có Ngân sách kế hoạch tài dự án/chương trình Ngun tắc nhằm đảm bảo tất nguồn lực kinh phí cần thiết cho hoạt động lập kế hoạch thể ngân sách Cần phải có liên kết trực tiếp rõ ràng ngân sách với hoạt động, nguồn lực cần có chi phí nêu khung hợp lý Ngân sách hợp phần quan trọng qui trình lập kế hoạch nó: ˃ Giúp kiểm tra xem kế hoạch dự án có thực tế hay khơng: tính tốn chi phí dự kiến kinh phí cần thiết ˃ Là điều kiện tiên cho việc xin tài trợ ˃ Là hỗ trợ quan trọng cho công tác giám sát đánh giá dự án/chương trình Cán chịu trách trực tiếp việc thực dự án (đôi lúc gọi quản lý dự án/chương trình”) có trách nhiệm cho việc lập ngân sách liên quan đến dự án/chương trình Cán tài hỗ trợ kỹ thuật cần thiết 21 KẾT LUẬN Khi hỏi: “Bạn dự định sau làm gì?”, bạn trẻ thường trả lời: “Tôi làm chủ doanh nghiệp, làm diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…” Nhưng đa phần bạn lại chưa có kế hoạch rành mạch để thực hóa dự định Các bạn cần kỹ lập kế hoạch Nguyên nhân việc không ý xác định kế hoạch cho bạn trẻ thiếu mục tiêu mục tiêu mơ hồ Khi bạn đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho thành chủ doanh nghiệp, lập trình viên phần mềm, nhà nghiên cứu khoa học, nhà hoạt động xã hội … để cống hiến, đóng góp nhiều cho xã hội bạn cần phải có kế hoạch rành mạch bước để thực Một kế hoạch chuẩn bị kĩ lưỡng cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên giúp bạn có bước cụ thể đánh giá chất lượng cơng việc làm đường thực dự án Với người lãnh đạo vậy, kỹ lập kế hoạch thực kế hoạch đóng vai trị tiên tồn hiệu công việc họ Mỗi người lãnh đạo cần ý thức rõ điều tăng cường tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Sơn, Hành văn phịng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 1996 Nguyễn Hải Sơn, Quản trị học, Nxb Thống kê, Hà Nội, 1998 23 ... ĐỀ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm lãnh đạo .2 1.2 Phân biệt lãnh đạo quản lý .3 1.3 Một số kỹ cần có người lãnh đạo Chương KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NGƯỜI LÃNH... người học việc Tóm lại, để trở nên người quản lý hiệu , cần xác định công việc người quản lý phải làm để đạt much tiêu tổ chức, với thông qua cá nhân Chương KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH... lực người khác Bạn phải thúc đẩy trình định làm cho q trình hoạt động Đó tốn khó Để tìm hiểu số kỹ người lãnh đạo, tác giả lựa chọn đề tài: ? ?Kỹ xây dựng thực kế hoạch người lãnh đạo? ?? làm tiểu luận