Trong nền kinh tế tri thức mới và thời đại số, các loại hình thư viện cũng đang trải qua những thay đổi mạnh mẽ. Vai trò mới của thư viện trong thời kỳ này là phải trở thành một môi trường học tập và trung tâm kiến thức cho người dùng tin, cũng như phổ biến kiến thức cho đối tượng người dùng tin ở bất kỳ đâu. Là một tổ chức học tập, thư viện phải cung cấp các hoạt động đứng đầu trong việc quản lý tri thức. Không giống như những tổ chức kinh doanh khi lấy mục tiêu của quản lý tri thức là tạo ra lợi thế cạnh tranh, thì đối với các loại hình thư viện mục tiêu của quản lý tri thức là nhằm mở rộng khả năng tiếp cận kiến thức cho người dùng tin. Dưới đây là những biện pháp cụ thể để cải thiện việc quản lý tri thức trong tất cả các dịch vụ của thư viện:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ TÀI NGUN & VÀ MƠI TRƯỜNG TIỂU LUẬN MÔN THI: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT LẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ THƯ VIỆN CHO TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG TP HỒ CHÍ MINH TP HCM 2022 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Họ tên sinh viên: Nhóm: 03 Lớp: 07_QTBD Tiến độ thái độ sinh viên: - Mức độ liên hệ với giảng viên: - Tiến độ thực hiện: Nội dung báo cáo: Hình thức trình bày: Một số ý kiến khác: Đánh giá giảng viên hướng dẫn: ( ./ 10) (Chất lượng báo cáo: tốt, khá, trung bình, yếu) TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Tên giảng viên hướng dẫn MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG TP HỒ CHÍ MINH 1.1 Giới thiệu sơ lược Trường Đại học Tài Nguyên Môi trường 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Hoạt động đào tạo 1.1.3 Tổ chức 1.1.4 Cơ sở vật chất CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THƠNG TIN QUẢN LÝ CHO TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP HCM .5 2.1 Cơ sở lí luận 2.1.1 Hệ thống thông tin quản lý 2.1.1.1 Khái niệm .5 2.1.1.2 Vai trò 2.1.1.3 Các loại thông tin quản lý 2.1.2 Vai trò thư viện 2.1.3 Biểu đồ Use case 2.1.3.1 Khái niệm .8 2.1.3.2 Các thành phần 2.2 Nghiệp vụ thư viện 10 2.3 Đề án .11 2.3.1 Yêu cầu toán 11 2.3.2 Ràng buộc 11 2.3.3 Mơ hình hệ thống quản lý 11 2.3.3.1 Nhiệm vụ, chức phận .12 2.3.3.2 Sơ đồ phân cấp chức (BFD) 14 2.3.3.3 Các hồ sơ .14 2.3.4 Kế hoạch thực dự án 15 2.4 Thiết kế 17 2.4.1 Thiết kế sở liệu 17 2.4.2 Thiết kế lớp chi tiết 20 2.5 Đánh giá 21 2.5.1 Ưu điểm .21 2.5.2 Nhược điểm .22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN DỰ ÁN TỔNG KẾT 22 3.1 Kiến nghị với nhà trường 22 3.2 Kiến nghị với quản lý thư viện 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP HỒ CHÍ MINH 1.1 Giới thiệu sơ lược Trường Đại học Tài Nguyên Môi trường 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển HCMUNRE có tiền thân trường Trung học Đo đạc Bản đồ 2, thành lập vào năm 1976 Đến năm 2001, trường đổi tên thành trường Trung học Địa Trung ương 3, đào tạo ngành Trắc địa đồ Quản lý đất đai Sau năm nỗ lực không ngừng, trường nâng lên thành trường Cao đẳng Tài Nguyên Và Môi trường TPHCM Mãi đến năm 2011, định ban hành Bộ Giáo dục, trường thức trở thành trường Đại học Tài nguyên Môi trường TPHCM phát triển đến ngày Là trường đại học công lập phía Nam trực thuộc Bộ Tài ngun Mơi trường, trải qua 45 năm xây dựng phát triển, Trường Đại học Tài ngun Mơi trường TP Hồ Chí Minh khẳng định vị hệ thống giáo dục đại học đào tạo nguồn nhân lực có trình độ lĩnh vực cơng nghệ, quản lý tài nguyên, đảm bảo môi trường cho phát triển bền vững giới ứng phó với vấn đề biển đổi khí hậu tồn cầu 1.1.2 Hoạt động đào tạo Với mục tiêu trở thành trường đại học đạt chuẩn với sứ mệnh cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao lĩnh vực tài nguyên- mơi trường, Chương trình đào tạo Nhà trường định hướng theo triết lý giáo dục “Giáo dục toàn diệnPhát triển bền vững - Hội nhập quốc tế” Với phương châm giảng dạy “học đôi với hành” dựa giá trị cốt lõi “Sáng tạo, chất lượng, hiệu quả” Nhà trường cam kết đảm bảo môi trường học tập động, đại sát với thực tế Từ năm 2018, Trường Đại học Tài ngun Mơi trường TP Hồ Chí Minh bắt đầu đào tạo cao học với hai ngành Quản lý Đất đai Kỹ thuật Môi trường với 292 học viên Dự kiến, giai đoạn phát triển tới Nhà trường mở rộng quy mô đào tạo cao học, hướng đến đào tạo tiến sĩ nhằm đáp ứng tốt yêu cầu đất nước giai đoạn Quy mô đào tạo ngàn học viên, sinh viên hệ đại học, cao học Với 17 ngành đào tạo thuộc lĩnh vực tài nguyên môi trường 1.1.3 Tổ chức Hội đồng trường Hội đồng trường Đại học Tài ngun Mơi trường TP Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2020- 2025 Bộ Tài nguyên Môi trường công nhận theo Quyết định số 1797/QĐ-TĐHTPHCM ngày 14/8/2020 Bộ trưởng Bộ TNMT Hội đồng trường có 23 thành viên Trong đó, PGS.TS Vũ Xn Cường- Bí thư Đảng Uỷ Nhà trường giữ nhiệm vụ Chủ tịch Hôi đồng trường, PGS.TS Huỳnh Quyền- Hiệu trưởng Nhà trường giữ nhiệm vụ Phó Chủ tịch Hơi đồng trường Tiến sĩ Thái Phương Vũ- Phó Viện trưởng Viện Nghiên cứu phát triển bền vũng giữ nhiệm vụ Uỷ viên thư ký Hội đồng trường Hội đồng Trường Đại học Tài ngun Mơi trường TP Hồ Chí Minh vinh dự có tham gia PGS.TS Dương Anh Đức- Phó Chủ tịch UBND TP Hồ Chí Minh, ThS Võ Văn Chánh- Phó Chủ tịch UBND Tỉnh Đồng Nai số lãnh đạo sở, ban, ngành thành phố Hồ Chí Minh PGS TS Nguyễn Thị Thanh Mỹ (Phó giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường), GS.TS Nguyễn Kỳ Phùng (Phó giám đốc Sở Khoa học Cơng nghệ), PGS.TS Nguyễn Anh Thi (Trưởng ban Quản lý Khu công nghệ cao) Hội đồng Khoa học Đào tạo Trường: Hội đồng Khoa học Đào tạo trường Đại học Tài ngun Mơi trường TP Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2020-2025 thành lập theo Quyết định số 143/QĐTĐHTPHCM ngày 18/3/2020 Hiệu trưởng Trường Đại học TNMT TP Hồ Chí Minh Hội đồng gồm có 25 thành viên, PGS.TS Huỳnh Quyền- Hiệu trưởng làm Chủ tịch Hội đồng 1.1.4 Cơ sở vật chất Để đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu giảng viên, học viên, sinh viên, Nhà trường quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị học tập, thực hành theo hướng đại, sát thực tế Hệ thống sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học Trường với phịng thí nghiệm, phịng thực hành trạm, vườn thí nghiệm thực địa Trong bật phịng thí nghiệm Mơi trường (đạt chứng ISO/IEC 17025:2005), Vườn Quan trắc khí tượng, Phịng thực hành mơ dự báo khí tượng 200 máy thực hành cho ngành Trắc địa – Bản đồ CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG TP HỒ CHÍ MINH 2.1 Cơ sở lí luận 2.1.1 Hệ thống thơng tin quản lý 2.1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý tổ chức Hệ thống bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thơng tin cần thiết, kịp thời, xác cho người soạn thảo định tổ chức Đây cũng tên gọi chuyên ngành khoa học Ngành khoa học thường xem phân ngành khoa học quản lý quản trị kinh doanh Ngoài ra, ngày việc xử lý liệu thành thông tin quản lý thông tin liên quan đến cơng nghệ thơng tin, cũng coi phân ngành tốn học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức 2.1.1.2 Vai trị Có thể nói rằng, hệ thống thơng tin hệ thống đóng vai trị làm vật trung gian công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Nó hệ thống nằm trung tâm doanh nghiệp, giúp cho trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin cách thuận lợi Vai trị hệ thống thơng tin thể qua hai mặt bên bên ngồi doanh nghiệp Về bên ngồi: Hệ thống thơng tin có vai trị thu thập liệu từ mơi trường bên ngồi, đưa thơng tin từ doanh nghiệp bên ngồi Các loại thơng tin thu thập cung cấp bên bao gồm thông tin giá cả, sức lao động, thị hiếu người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, sách phủ,… Về mặt nội bộ: Hệ thống thơng tin nội doanh nghiệp đóng vai trò cầu, liên kết phận doanh nghiệp với Nó thu thập, cung cấp thông tin cho đơn vị cần thiết để thực mục đích khác mà doanh nghiệp đề 2.1.1.3 Các loại thông tin quản lý Thông tin quản lý liệu xử lý sẵn sàng phục vụ công tác quản lý tổ chức Có loại thơng tin quản lý tổ chức, thơng tin chiến lược, thông tin chiến thuật, thông tin điều hành Thông tin chiến lược: thơng tin sử dụng cho sách dài hạn tổ chức, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý cao cấp dự đoán tương lai Loại thơng tin địi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý loại thơng tin thường từ bên ngồi tổ chức Đây loại thông tin cung cấp trường hợp đặc biệt Thông tin chiến thuật: thơng tin sử dụng cho sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý phòng ban tổ chức Loại thông tin cần mang tính tổng hợp địi hỏi phải có mức độ chi tiết định dạng thống kê Đây loại thông tin cần cung cấp định kỳ Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp tổ chức Loại thông tin cần chi tiết, rút từ trình xử lý liệu tổ chức Đây loại thông tin cần cung cấp thường xuyên 2.1.2 Vai trò thư viện Trong kinh tế tri thức thời đại số, loại hình thư viện cũng trải qua thay đổi mạnh mẽ Vai trò thư viện thời kỳ phải trở thành môi trường học tập trung tâm kiến thức cho người dùng tin, cũng phổ biến kiến thức cho đối tượng người dùng tin đâu Là tổ chức học tập, thư viện phải cung cấp hoạt động đứng đầu việc quản lý tri thức Không giống tổ chức kinh doanh lấy mục tiêu quản lý tri thức tạo lợi cạnh tranh, loại hình thư viện mục tiêu quản lý tri thức nhằm mở rộng khả tiếp cận kiến thức cho người dùng tin Dưới biện pháp cụ thể để cải thiện việc quản lý tri thức tất dịch vụ thư viện: Quản lý nguồn tài nguyên tri thức Do tăng trưởng theo cấp số nhân kiến thức người loạt định dạng khác nhau, thư viện cần phải phát triển chiến lược truy cập chia sẻ tài nguyên Không từ nguồn tài nguyên in ấn, nguồn điện tử mà nguồn tài nguyên kỹ thuật số phối hợp hoạt động, nhiệm vụ trách nhiệm thư viện Hiện nay, với việc bị giới hạn hạn chế kinh phí, cơng nghệ, nguồn nhân lực, không gian, nên thư viện phải cẩn thận phân tích nhu cầu người dùng tin, từ tìm cách xây dựng kế hoạch hợp tác để đáp ứng nhu cầu họ Thư viện phải thay đổi khái niệm từ “sở hữu” tài liệu đến “truy cập” thơng tin mục tiêu hợp lý chiến lược phát triển nguồn tài nguyên Quản lý nguồn tài nguyên tri thức thư viện cụ thể hoá việc xây dựng Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC) với nguồn lực bên bên thư viện Bên cạnh đó, hệ thống cho việc rà sốt cập nhật nguồn lực tri thức cần thực Các phương pháp truyền thống biên mục phân loại trước đủ để xử lý số lượng có hạn sách, tạp chí định dạng tài liệu khác lưu giữ thư viện, lại khơng có khả đối phó với số lượng vô hạn thông tin giới kỹ thuật số sở liệu, ngân hàng liệu đặc biệt Internet Chia sẻ kết nối nguồn tài nguyên Các thư viện có truyền thống từ lâu việc chia sẻ nguồn lực kết nối mạng tài nguyên Nhưng điều mở rộng đáng kể phát triển nhanh chóng máy tính, mạng viễn thông công nghệ kỹ thuật kể từ năm 1960 đến Ở Mỹ việc phổ biến cho thư viện thành viên số tập đồn lớn, lúc kết hợp chia sẻ tài nguyên với nhiều loại hình thư viện khác Thực tế cho thấy tất thư viện, quy mô mạnh hưởng lợi lớn từ hợp tác chia sẻ nguồn tài nguyên thư viện với Phát triển công nghệ thông tin Cơng nghệ thơng tin đóng vai trị hỗ trợ, làm cho việc chia sẻ, lưu giữ, cập nhật sử dụng tri thức thực dễ dàng Các thư viện phải tiếp tục sử dụng tính viễn thơng, cần tích hợp tri thức dạng thức âm thanh, văn bản, liệu hình ảnh Hiện nay, người ta dễ dàng hình dung khu vực đọc sách, báo đặc trưng giá kệ trước thay thiết bị đầu cuối máy tính Ở mức độ thấp hơn, số tạp chí khoa học truyền thống đăng ký sở liệu theo hình thức điện tử Sử dụng chương trình phần mềm, báo, tạp chí có giá trị tải lưu trữ đĩa liệu theo yêu cầu Vì vậy, việc chuyển đổi trọng tâm thư viện nhu cầu dịch vụ từ sưu tập lưu trữ giá kệ truyền thống theo thời gian phải thay đổi thành sở liệu lưu giữ phần mềm đại Dịch vụ người dùng tin Mục tiêu cao quản lý tri thức cung cấp cho người dùng tin dịch vụ chất lượng để cải thiện thông tin, sử dụng sáng tạo tri thức Các dịch vụ cần phù hợp với lợi ích nhu cầu người dùng tin Thơng tin người dùng tin thu thập cách phân tích liệu từ hồ sơ đăng ký sử dụng thư viện, sổ lưu thông, mượn liên thư viện, khảo sát bảng hỏi, câu hỏi thường gặp dịch vụ tham khảo, thói quen nhu cầu sử dụng tạp chí điện tử tài nguyên số Một số dịch vụ thủ công “công bố xuất phẩm”, “phổ biến thơng tin có chọn lọc” mà thư viện cung cấp, thực tự động cách sử dụng ứng dụng công nghệ với hiệu cao tiện lợi Quản lý nguồn nhân lực Một số lượng lớn kiến thức chuyên môn sở hữu người làm thư viện người dùng tin thư viện Trong trường đại học cộng đồng nghiên cứu khoa học tri thức phải kiểm kê, lập mục cập nhật thường xuyên; việc thực tìm kiếm, truy cập thông qua sở liệu điện tử cần thư viện tiếp tục tạo trì 2.1.3 Biểu đồ Use case 2.1.3.1 Khái niệm Use case kỹ thuật dùng kỹ thuật phần mềm hệ thống nhằm nắm bắt yêu cầu chức hệ thống Use case mô tả tương tác đặc trưng người dùng bên (actor) hệ thống Use case cũng mô tả yêu cầu hệ thống Mỗi Use case mô tả cách thức người dùng bên tương tác với hệ thống để đạt mục tiêu Một nhiều kịch (scenario) tạo từ use case, tương ứng với chi tiết cách thức đạt mục tiêu Khi mô tả Use case, người ta thường tránh dùng thuật ngữ kỹ thuật, thay vào họ sử dụng ngơn ngữ người dùng cuối chuyên gia lĩnh vực Để tạo use case, cần phải có hợp tác chặt chẽ người phân tích hệ thống người dùng cuối Một cách biểu diễn trực quan phổ biến lược đồ use case UML Use case thường đặt tên giống động từ động từ + cụm danh từ Đặc điểm tên Use case ngắn gọn, cụ thể miêu tả đầy đủ nghĩa đối tượng người dùng Những động từ “do”, “perform”, danh từ ”data”, “information” nên tránh Người dùng sử dụng Use case để đại diện cho nghiệp vụ hệ thống 2.1.3.2 Các thành phần - Actor: để người sử dụng đối tượng bên ngồi tương tác với hệ thống - Use case: chức mà Actor sử dụng Các quan hệ Use case: - Use case «include»: Một Use case (gọi base Use case) chứa («include») chức Use case khác (gọi inclusion Use case) phần xử lý Nói chung, giả sử Use case «include» gọi tuyến Use case chạy Quan hệ cịn gọi quan hệ sử dụng «uses» Ví dụ, việc thực thi Use case Card Identification (Xác nhận thẻ) phần Use case Withdraw (Rút tiền) Khi thực thi Use case Withdraw, Use case Card Identification gọi - Use case «extend»: Một Use case mở rộng (gọi extension Use case) mở rộng («extend») hành vi từ Use case khác (gọi base Use case); điều thường dùng cho trường hợp tùy chọn, ngoại lệ, chèn thêm vào … Ví dụ, trước thay đổi kiểu đặt hàng cụ thể (Modify Order), người dùng phải nhận chấp thuận (Get Approval) từ cấp phân quyền cao hơn, Use case Get Approval tùy chọn mở rộng («extend») Use case Modify Order thơng thường - Use case Generalizations: Một quan hệ generalization có Use case cụ thể (specifilized) đến với Use case tổng quát (generalized) Một generalized cụ thể hóa thành nhiều specifilized, specifilized cũng cụ thể hóa từ nhiều generalized Một quan hệ generalization Use case trình bày thành đường đặc từ specifilized đến generalized, với đầu mũi tên tam giác rỗng generalized Tránh nhằm lẫn với quan hệ phụ thuộc «extend» 2.2 Nghiệp vụ thư viện Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch ban hành Thơng tư số 18/2014/TT-BVHTTDL ngày 08 tháng 12 năm 2014 quy định hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ thư viện Nội dung cụ thể sau: Về xây dựng vốn tài liệu: Xây dựng vốn tài liệu nhằm tạo lập, tăng cường nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin thư viện đáp ứng nhu cầu đa dạng thay đổi người sử dụng Xây dựng vốn tài liệu bao gồm số nội dung sau đây: Xác định sách phát triển vốn tài liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tượng người sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ; Tổ chức thu thập tài liệu hình thức khác (mua quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành tổ chức, doanh nghiệp có chức kinh doanh, xuất nhập sách, báo theo quy định pháp luật, nhận theo chế độ lưu chiểu xuất phẩm quan, tổ chức có thẩm quyền Về xử lý tài liệu: Tài liệu bổ sung vào thư viện xử lý theo quy tắc, quy trình nghiệp vụ thư viện để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng Xử lý tài liệu bao gồm: Xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức xử lý nội dung Việc xử lý tài liệu phải tuân thủ theo quy tắc, quy chuẩn nghiệp vụ thư viện Về tổ chức máy tra cứu: Bộ máy tra cứu thư viện giúp người sử dụng tra cứu, tìm thơng tin, tài liệu có thư viện Bộ máy tra cứu bao gồm số hình thức chủ yếu như: Hệ thống tra cứu mục lục truyền thống; hệ thống tra cứu điện tử kho tài liệu tra cứu Về tổ chức tài liệu: Tổ chức tài liệu để xác định vị trí tài liệu thư viện giúp cho công tác quản lý, bảo quản phục vụ người sử dụng nhanh chóng, dễ dàng Các hình thức tổ chức tài liệu thư viện gồm: Tài liệu giấy, tài liệu số tài liệu đa phương tiện Việc tổ chức tài liệu thư viện phải đảm bảo tính khoa học, phù hợp với quy mơ, loại hình, nội dung vốn tài liệu, mục đích đối tượng sử dụng; bảo đảm thuận lợi cho việc phục vụ người sử dụng bảo quản, giữ gìn an tồn cho tài liệu Về bảo quản tài liệu: Thực việc bảo quản tài liệu để sử dụng lâu dài, góp phần tiết kiệm ngân sách nhà nước Các hình thức bảo quản tài liệu giấy thư viện bao gồm: Tổ chức, xếp tài liệu khoa học, tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật môi trường; gia cố, đóng bìa; làm vệ sinh, khử nấm mốc; phục chế kịp thời tài liệu hư hỏng trình sử dụng; chuyển dạng tài liệu quý Về kiểm kê, lọc tài liệu: Kiểm kê tài liệu nhằm đánh giá trạng vốn tài liệu thư viện giai đoạn, từ đề biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện; kiểm kê tài liệu thực tất kho tài liệu tổ chức thư viện; kiểm kê tài liệu phải thực thường xuyên định kỳ, gắn với công tác lọc tài liệu thư viện; việc kiểm kê đột xuất thực trường hợp thay đổi viên chức phụ trách kho tài liệu có thiên tai, hỏa hoạn, có yêu cầu đơn vị trực tiếp quản lý thư viện Về tổ chức dịch vụ thư viện: Đây hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ quan trọng thư viện, nhằm cung cấp thông tin, tri thức đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, cơng tác giải trí người sử dụng Dịch vụ thư viện tổ chức theo phương thức dịch vụ thư viện truyền thống dịch vụ thư điện tử, bao gồm: Dịch vụ cung cấp thông tin, tài liệu; dịch vụ hỗ trợ việc học tập nhà trường; dịch vụ văn hóa giải trí; dịch vụ truy cập máy tính cơng cộng; dịch vụ tư vấn, hỗ trợ chuyên môn, nghiệp vụ thư viện số dịch vụ hỗ trợ Về biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện: Biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện nhằm phổ biến, quảng bá, giới thiệu vốn tài liệu thư viện; tài liệu xuất bản, bổ sung vào thư viện; đồng thời cũng chỗ nguồn tài liệu, giúp người sử dụng tiếp cận tài liệu phù hợp với nhu cầu Ấn phẩm thông tin thư viện biên soạn 10 dạng giấy, điện tử, bao gồm số loại hình chủ yếu như: Thông tin thư mục, thông tin chọn lọc, chuyên đề có tóm tắt nội dung tài liệu số loại hình khác Về hoạt động truyền thơng, vận động: Hoạt động truyền thông, vận động thư viện nhằm thu hút người sử dụng tới thư viện, sử dụng dịch vụ thư viện, bao gồm số hình thức chủ yếu sau: Trưng bày, triển lãm giới thiệu sách mới, chuyên đề; tổ chức kiện văn hóa thư viện; tổ chức lấy ý kiến đánh giá công chúng; xây dựng mạng lưới tổ chức, cá nhân có liên quan để phát triển hoạt động thư viện Về thống kê thư viện: Thông kê thư viện nhằm đánh giá kết hoạt động, mức độ đáp ứng thư viện nhu cầu người sử dụng; qua cung cấp số liệu cần thiết để quan quản lý thư viện thư viện có xây dựng kế hoạch, trì cải thiện dịch vụ từ nâng cao chất lượng, hiệu phục vụ thư viện Một số nội dung thống kê chủ yếu bao gồm: Thống kê tài liệu, thống kê người sử dụng số nội dung thống kê khác tùy theo loại hình thư viện, yêu cầu quan trực tiếp quản lý thư viện quan quản lý nhà nước thư viện Thống kê thư viện phải thực theo quy định pháp luật thống kê 2.3 Đề án 2.3.1 Yêu cầu tốn Phân tích thiết lập hệ thống thơng tin quản lý cho Trường Đại học Tài Nguyên mơi trường TP Hồ Chí Minh 2.3.2 Ràng buộc Thời hạn cho phép: Tháng Kinh phí: 100 triệu đồng 2.3.3 Mơ hình hệ thống quản lý Ban giám đốc Thư viện Phòng quản lý hệ thống 11 Phòng quản lý kho Phịng quản lí độc giả Phịng dịch vụ 2.3.3.1 Nhiệm vụ, chức phận Ban giám đốc thư viện Điều hành thư viện đạt mục tiêu cuối cùng: Đưa phương án bố trí cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ, vạch kế hoạch hoạt động, bố trí nhân phù hợp giám sát tiến trình thực kế hoạch, sáng tạo, đề mới, tiến bộ; điều chỉnh đơn vị kịp thời có thay đổi Giải công việc hàng ngày thư viện, thực nhiệm vụ nghĩa vụ khác người quản lý thư viện Xử lý hài hòa mối quan hệ thư viện với xã hội (thư viện với quan cấp trên/ chủ quản; thư viện với ban ngành, tổ chức xã hội; tầng lớp xã hội; thư viện với người dùng) Đồng thời cũng phải giải tốt mối quan hệ bên thư viện: giám đốc với phòng ban; giám đốc với nhân viên; nhân viên, phịng ban với Điều hành cơng việc hàng ngày thư viện (đôn đốc, kiểm tra việc thực kế hoạch; giải công việc nảy sinh Trong quản lý điều hành thư viện hàng ngày, giám đốc cần phát huy tối đa khả sáng tạo, đổi hoạt động, ủng hộ áp dụng mới, tiên tiến ) Phòng quản lý hệ thống Người quản lý thực chức thêm người dùng mới, cập nhật thông tin liên quan đến người dùng như: tên đăng nhập, mật khẩu, họ tên, chức vụ, số điện thoại, email, quyền hạn hệ thống Khi có thay đổi, người quản lý cập nhật, thêm, sửa, xóa thơng tin cho người dùng thay đổi quyền hạn hệ thống Người quản lý cũng lưu, phục hồi hệ thống cần thiết để đảm bảo an toàn liệu cho hệ thống trình hoạt động Có nhiệm vụ thiết lập bảo trì hệ thống mạng, máy tính Cần đảm bảo thời gian hoạt động, hiệu suất, tài nguyên bảo mật hệ thống máy tính đáp ứng nhu cầu người dùng phạm vi nguồn ngân sách cho phép Phòng quản lý kho Với khối lượng sách đồ sộ thư viện trường học, cơng ty cần quản lý theo phương pháp khơng dễ dàng cần kiểm sốt số lượng đầu sách Quản lí kho người phụ trách việc Sắp xếp sách, tài liệu cách hợp lí, thuận tiện cho việc tìm kiếm 12 Giúp thư viện quản lý lần lý sách, tài liệu Ví dụ cụ thể thống kê ngày, tháng, năm, nội dung, tên sách, giá tiền,…phân loại sách Nắm bắt sách tồn kho, bổ sung sách kịp thời với nhu cầu sinh viên trường Phòng quản lý độc giả Thực việc tương tác với thông tin độc giả hệ thống thư viện: Số thẻ thư viện, họ tên, ngày tháng năm sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ,… Kiểm tra, chỉnh sửa thơng tin độc giả có sai lệch Tổng hợp nhu cầu độc giả ( Sách sử dụng nhiều khố nào? Sách sử dụng?,….) Phịng dịch vụ Có nhiệm vụ liên quan đến vấn đề cho mượn, trả sách, tài liệu, giáo trình cho th phịng để học, ….Tra cứu sách, quản lý sinh viên đọc sách chỗ,… Hỗ trợ người dùng tin chỗ cũng tiếp cận với nguồn tài nguyên thư viện Thư viện thực việc hướng dẫn tra cứu, tiếp nhận phản hồi yêu cầu thông tin, giải đáp trực tiếp thắc mắc bạn đọc trình tìm kiếm thông tin tài liệu thư viện đồng thời hỗ trợ độc giả xác định, đánh giá chọn lọc thông tin phù hợp với nhu cầu tin Phối hợp với Phịng Cơng tác Sinh viên vào đầu năm học để giới thiệu thư viện hướng dẫn tra cứu tài liệu cho sinh viên nhập học Xây dựng sản phẩm thư mục nhằm quảng bá, giới thiệu, hỗ trợ bạn đọc tra cứu sử dụng tài liệu như: Thư mục giới thiệu sách mới, Thư mục trích, Bộ từ khóa chun ngành Hướng dẫn bạn đọc cách lựa chọn, sử dụng, thủ tục mượn trả tài liệu giá tài liệu kho Thống kê sách mượn, sách trả theo kỳ Thư viện làm dịch vụ photo (in màu), scan có thu phí Nếu bạn đọc có nhu cầu photo/scan để có vài chương phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu (tuân thủ luật quyền), Bạn đọc liên hệ quầy phục vụ phòng đọc để hướng dẫn chi tiết Hệ thống máy tính phục vụ miễn phí cho tất người dùng đến thư viện truy cập thông tin Internet cũng tra cứu, sử dụng nguồn tài liệu có thư viện 13 Trường hợp bạn muốn chép in ấn tài liệu hợp pháp mạng, đặt yêu cầu với nhân viên trực phịng Ngồi lớp hướng dẫn dành cho tân sinh viên đầu năm học, Thư viện hướng dẫn bạn đọc khai thác, sử dụng nguồn tin điện tử nhiều hình thức: nhóm, cá nhân, email,… Triển khai hệ thống quản lý tài nguyên số giúp cho cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên, học sinh có điều kiện thuận lợi sử dụng vốn tài nguyên thông tin thư viện không bị giới hạn không gian thời gian; Sử dụng nguồn tin điện tử mà không cần đến Thư viện Bạn đọc truy cập nguồn tin điện tử từ máy tính có Internet 2.3.3.2 Sơ đồ phân cấp chức (BFD) Quản lý thư viện Quản lý hệ thống Dịch vụ Quản lý kho Quản lý độc giả Quản lý thông tin người dùng Cho mượn sách Phân loại sách Tổng hợp nhu cầu Bảo trì hệ thống Tiếp nhận sách trả Cập nhật sách Cập nhật thông tin độc giả Đọc chỗ Bảo quản sách Tìm kiếm độc giả In ấn, Internet Thống kê sách tồn 2.3.3.3 Các hồ sơ Sổ theo dõi tài sản thiết bị dạy học Sổ theo dõi tài sản tài sản sách giáo khoa Sổ phân định thiết bị dạy học tối thiểu cho dạy Mỗi môn năm học thiết lập 01 sổ theo dõi Sổ theo dõi sử dụng thiết bị dạy học 14 Mỗi tổ môn thiết lập 01 sổ theo dõi Sổ theo dõi sử dụng sách giáo khoa Hướng dẫn bảo quản sử dụng thiết bị dạy học (do nhà cung cấp ban hành) Hóa đơn giao hàng (sách giáo khoa, trang thiết bị dạy học) chính, danh mục tối thiểu phụ lục kĩ thuật thiết bị Hồ sơ khác: - Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê hàng năm - Biên kiểm kê tài sản hàng năm (Sách giáo khoa, Thiết bị dạy học) - Biên làm hư hỏng, thất thoát thiết bị - Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê bàn giao tài sản; Biên bàn giao tài sản thiết bị dạy học, Hồ sơ lập nhập thiết bị kho có thay đổi người quản lý, phụ trách thư viên, thí nghiệm 2.3.4 Kế hoạch thực dự án Giai đoạn 1: Xây dựng vốn tài liệu Bổ sung tài liệu công đoạn quan trọng quy trình nghiệp vụ thư viện Nếu bổ sung tài liệu không hợp lý dẫn đến tình trạng sách bị chết bị lãng qn khơng phù hợp với chương trình giáo viên cũng không phù hợp với lứa tuổi bậc học học sinh Việc xây dựng vốn tài liệu tiến hành nhiều cách khác Thực bổ sung tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) định kỳ từ nguồn mua theo yêu cầu Thực mua quyền truy cập tạp chí điện tử chuyên ngành tiếng nước sau khảo sát Download tài liệu miễn phí từ internet, ưu tiên tài liệu phục vụ mơn học Chi phí ước tính: 35 triệu đồng Giai đoạn 2: Tổ chức, sử dụng nguồn tài liệu Bất kỳ thư viện nào, phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu cách khoa học, hợp lý khai thác sử dụng tối đa tài liệu có thư viện, tổ chức tốt vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu tăng cường việc luân chuyển tài liệu Hình thức tổ chức kho: - Cách xếp tài liệu: xếp theo số đăng ký cá biệt 15 - Phân loại tài liệu: kho phân theo nhóm tài liệu chính: sách tham khảo học tập, sách tham khảo nước ngoài, sách nghiệp vụ giáo viên, sách chuyên ngành Hoàn thành việc thực chuyển tài liệu nhập đọc sang kho mượn sở Thường xun nhanh chóng xử lý kỹ thuật tài liệu nhập Thư viện Chi phí ước tính: 20 triệu đồng Giai đoạn 3: Xây dựng máy lưu trữ Tăng cường xử lý kỹ thuật hồi cố loại tài liệu Thư viện Bộ máy lưu trữ thông tin hệ thống xếp, tổ chức, lưu trữ thơng tin tài liệu có thư viện quan thông tin Lưu trữ thông tin theo đặc trưng hình thức: mục lục chữ cái, Lưu trữ thông tin theo đặc trưng nội dung: mục lục phân loại, mục lục chủ đề, Lưu trữ thơng tin dựa đặc trưng hình thức nội dung: mục lục kiểu từ điển, Lưu trữ thông tin theo nguyên tắc ngẫu nhiên Xây dựng máy lưu trữ tra cứu thông tin theo kiểu truyền thống, bao gồm có: kho tài liệu tra cứu, tủ mục lục theo chủ đề chữ cái,thư mục sách,phiếu điều tra câu trả lời bạn đọc Chi phí ước tính: 15 triệu đồng Giai đoạn 4: Tuyên truyền, hướng dẫn bạn đọc sử dụng Thư viện Phối hợp với phịng Cơng tác Sinh viên khoa tổ chức giới thiệu Thư viện cho sinh viên năm Thực tập huấn hướng dẫn sử dụng Thư viện cho sinh viên năm (đảm bảo 100% lớp sinh viên đại học quy tập huấn) Cập nhật thông báo tài liệu Chi phí ước tính: triệu đồng Giai đoạn 5: Đưa vào phục vụ độc giả Thư viện phục vụ buổi sáng chiều Thư viện tập trung chủ yếu vào hình thức phục vụ bạn đọc sau: Phục vụ chỗ đáp ứng nhanh nhu cầu bạn đọc qua hệ thống tra cứu tin 16 Phục vụ hình thức tự chọn (Kho mở): Bạn đọc xem xét cách tỉ mỉ nội dung, chủ đề tài liệu lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu Kho tài liệu tổ chức xếp theo trật tự định khoa học Đáp ứng tối đa nhu cầu dùng tin bạn đọc Khảo sát nhu cầu bạn đọc Hướng dẫn tra cứu tin, hướng dẫn cách sử dụng tài liệu, cách đọc tìm nội dung, cách lựa chọn tài liệu phù hợp nhu cầu Giải đáp thắc mắc, thỏa mãn nhu cầu tìm tin bạn đọc Chi phí ước tính: triệu đồng Tổng chi phí ước tính: 80 triệu đồng Chi phí dự trữ: 20 triệu đồng ( Chi phí sử dụng cho trường hợp phát sinh thêm trình thực dự án thực tế ) 2.4 Thiết kế 2.4.1 Thiết kế sở liệu Chức quản lý thư viện Xây dựng DFD mức ngữ cảnh - Các tác nhân ngoài: ban quản lý thư viện, độc giả - Xây dựng biểu đồ: Xây dựng DFD mức đỉnh chức quản lý mượn sách Phân rã chức quản lý mượn sách: Kiểm tra thẻ, tình trạng sách: nhân viên nhận thẻ độc giả từ độc giả tiến hành kiểm tra xác minh thẻ độc giả Nếu thẻ độc giả hợp lệ,nhân viên kiểm tra sách 17 hạn trả mà độc giả chưa trả Nếu độc giả không mượn sách hạn, nhân viên kiểm tra sách yêu cầu qua thông tin kho liệu sách Lập phiếu mượn sách: cho mượn, nhân viên lấy sách cho độc giả đồng thời lập phiếu mượn sách đưa cho độc giả Thông tin phiếu mượn sách: mã phiếu, tên sách, mã sách, mã thẻ, ngày mượn, hạn trả sách Thông tin phiếu mượn sách lưu vào kho liệu phiếu mượn sách, thông tin sách cho mượn cũng cập nhật vào kho liệu sách Xây dựng biểu đồ: Xây dựng DFD mức đỉnh chức quản lý trả sách Phân rã chức quản lý trả sách: Nhận sách cập nhật thông tin: nhân viên nhận sách độc giả đem trả kiểm tra tình trạng sách cũng thông tin phiếu mượn sách Nếu vấn đề cất sách vào kho cập nhật thông tin sách trả vào kho liệu sách Lập phiếu thu phí: sách bị rách hay có mát q hạn trả nhân viên tiến hành lập phiếu thu phí thu phí độc giả theo quy định Nội dung phiếu thu phí:mã phiếu thu phí, tên sách, tên độc giả, mã thẻ,thời gian, mức phí Lập phiếu nhắc trả sách: cuối tuần nhân viên phụ trách trả sách kiểm tra sách hạn trả lập phiếu nhắc trả sách gửi vào mail cho độc giả Nội dung phiếu nhắc trả sách: mã phiếu, tên sách, tên độc giả, thời gian, mức phí Thơng tin phiếu nhắc trả sách lưu trữ kho liệu phiếu nhắc trả sách Xây dựng biểu đồ: 18 Phân rã chức quản lý sách: Nhập sách: có nhu cầu bổ sung thêm sách cho thư viện, nhân viên nhập sách cập nhật thông tin vào kho liệu sách Thanh lý sách cũ: có nhu cầu lý sách cũ thư viện, nhân viên lý sách cũ cập nhật thông tin sách lý vào kho liệu sách Lập báo cáo, thống kê: cuối tháng nhân viên thư viện lập báo cáo tình hình hoạt động thư viện tháng: sách mới, sách lý, sách ưa thích gửi cho ban quản lý thư viện Xây dựng biểu đồ: 19 2.4.2 Thiết kế biểu đồ thực thể liên kết Mô tả biểu đồ Thực thể: + Độc giả: tên độc giả, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, số chứng minh Khóa tên độc giả + Thẻ độc giả: mã thẻ, tên độc giả, hạn dùng thẻ, tên thư viện Khóa mã thẻ + Sách: mã sách, tên sách, tác giả, năm xuất bản, NXB Khóa mã sách + Phiếu mượn sách: mã phiếu, tên sách, mã sách, mã thẻ, tên độc giả,ngày mượn, hạn trả Khóa mã phiếu + Phiếu nhắc trả sách: mã phiếu, tên sách, mã thẻ, tên độc giả, thời gian, mức phí Khóa mã phiếu + Phiếu thu phí: mã phiếu thu, tên sách, tên độc giả, mức phí, thời gian Khóa mã phiếu thu phí Liên kết: + sách mượn nhiều thẻ độc giả, thẻ độc giả mượn nhiều sách + 1quyển sách có tên nhiều phiếu mượn sách, phiếu mượn sách mượn nhiều sách + sách có tên nhiều phiếu nhắc trả sách, phiếu nhắc trả sách nhắc trả nhiều sách 20 + thẻ độc giả có mã nhiều phiếu mượn sách, phiếu mượn sách lập sở thẻ độc giả + thẻ độc giả có mã nhiều phiếu nhắc trả sách, phiếu nhắc trả sách lập sở thẻ độc giả + thẻ độc giả thuộc độc giả, độc giả lập thẻ độc giả + độc giả có tên nhiều phiếu thu phí, phiếu nhắc thu phí ghi tên độc giả Mơ hình thực thể liên kết: 2.5 Đánh giá 2.5.1 Ưu điểm Giúp độc giả tra cứu sách theo loại sách, theo tên sách, theo tác giả, theo ngôn ngữ máy tính trạm Tốn nhân lực công sức việc quản lý mượn – trả sách Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nâng cao, tìm kiếm đầu sách mượn phổ biến tuần, tháng theo chuyên ngành, loại tài liệu 21 Công việc mượn, trả sách độc giả thực hoàn toàn phần mềm máy tính, khơng phải thực sổ sách hay tài liệu giây Cung cấp cho thủ thư thông tin đầu sách độc giả mượn sách hạn phải trả, sách mượn Thống kê hàng tháng số sách cho mượn theo chủ đề, tác giả thống kê đầu sách khơng có người mượn thời gian dài, thống kê đầu sách mượn nhiều tuần, tháng, năm Thống kê bạn đọc tích cực lên thư viện mượn sách Thống kê bạn đọc vi phạm (không trả sách hạn, làm rách, tài liệu ) Có chức hỗ trợ người dùng sử dụng hệ thống (hướng dẫn chi tiết, cụ thể người dùng sử dụng chức hệ thống, xem xét, trả lời phản hồi người dùng sử dụng hệ thống để nâng cao chất lượng hệ thống) Có hệ thống bảo mật, bảo đảm an toàn cho hệ thống cũng sở liệu hệ thống Cơ sở liệu lưu, phục hồi cập nhật thường xuyên, hạn chế việc mát, rách, hỏng sổ sách, thống kê, biên mục, mô tả tài liệu in giây 2.5.2 Nhược điểm Tốn chi phí khơng nhỏ để đầu tư máy tính trạm Nhân viên thư viện cần có kiến thức tin học để đáp ứng nhu cầu công việc CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN DỰ ÁN TỔNG KẾT 3.1 Kiến nghị với nhà trường Thư viện có vai trị quan trọng hỗ trợ cơng tác nghiên cứu, giảng dạy học tập Ở môi trường đại học, thư viện trở thành nơi cung cấp tri thức hiệu cho cán bộ, giáo viên học viên Thư viện lưu trữ, bổ sung cập nhật thơng tin, loại sách, giáo trình, tài liệu tham khảo (Tài liệu in tài liệu điện tử), phục vụ hoạt động tìm kiếm tài liệu; cung cấp tảng kiến thức cho công tác nghiên cứu, đào tạo, nhà trường nên quan tâm việc đạo tập trung nguồn lực đầu tư, phát triển thư viện nhân lực, sở vật chất, trang thiết bị đại nguồn tài nguyên chất lượng cao, phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học cán bộ, giáo viên học viên nhà trường Thư viện nên ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý, giúp giảm tỏa áp lực cho nhân viên thư viện, tăng thích thú sinh viên sử dụng 3.2 Kiến nghị với quản lý thư viện Nên trang bị kiến thức tin học để đáp ứng yêu cầu công việc 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO https://nlv.gov.vn/nghiep-vu-thu-vien/quan-ly-tri-thuc-va-vai-tro-cua-thuvien.html http://thuvienhoabinh.vn/Hoat-dong-thu-vien/Tai-lieu-nghiep-vu-thu-vien/234Quy-dinh-ve-hoat-dong-chuyen-mon-nghiep-vu-cua-thu-vien http://www.hcmunre.edu.vn/hcmunrechitiet/trang-chu-tnmt/tong-quan3330? AspxAutoDetectCookieSupport=1 HẾT 23 ... niệm Hệ thống thông tin quản lý hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý tổ chức Hệ thống bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thơng tin cần thiết, ... viện quan quản lý nhà nước thư viện Thống kê thư viện phải thực theo quy định pháp luật thống kê 2.3 Đề án 2.3.1 Yêu cầu tốn Phân tích thiết lập hệ thống thơng tin quản lý cho Trường Đại học Tài... nguồn tin điện tử từ máy tính có Internet 2.3.3.2 Sơ đồ phân cấp chức (BFD) Quản lý thư viện Quản lý hệ thống Dịch vụ Quản lý kho Quản lý độc giả Quản lý thông tin người dùng Cho mượn sách Phân