Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng ủy ban nhân dân huyện anh sơn, tỉnh nghệ an

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN, TỈNH NGHỆ AN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS NGUYỄN HỮU DANH Sinh viên thực : HÀ THỊ XUÂN HƢƠNG Mã số sinh viên : 1705QTVC025 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVC HÀ NỘI - 2021 LỜI CẢM ƠN Trong trình trao đổi chọn đề tài làm khóa luận tốt nghiệp xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa không ngừng động viên, chia sẻ giải đáp thắc mắc sinh viên muốn thực đề tài khóa luận để giúp tơi có đƣợc đủ dũng khí để thực khóa luận tốt nghiệp Bài khố luận tốt nghiệp đƣợc thực thời gian thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An tình hình dịch covid-19 diễn căng thẳng địa bàn Hà Nội nên trƣớc tơi chƣa có dịp để gặp gỡ trao đổi trực tiếp với thầy giáo hƣớng dẫn làm đề tài Th.S Nguyễn Hữu Danh Vì thế, tơi xin chân thành cảm ơn thầy nhiệt tình giúp đỡ, hƣớng dẫn, đốc thúc kiểm tra làm nhƣ sửa lại lỗi sai mà gặp phải Đồng thời xin chân thành cảm ơn anh, chị văn phòng Ủy ban có lời động viên, góp ý đặc biệt anh Lê Anh Tuấn, chị Lê Thị Thu Dung hai chuyên viên văn phịng làm việc với tơi thời gian thực tập nhiệt tình giúp đỡ giải đáp thắc mắc cách tìm nguồn tài liệu Tơi xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An” kết nghiên cứu riêng dƣới hƣớng dẫn thầy giáo Nguyễn Hữu Danh khơng có chép từ khác, có vấn đề tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài .4 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Lý luận chung cơng tác văn phịng .6 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Cơng tác văn phịng 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng .8 1.1.3.1 Chức văn phòng 1.1.3.2 Nhiệm vụ văn phòng 1.1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng .10 Tiểu kết chƣơng 12 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN, TỈNH NGHỆ AN 13 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An 13 2.1.1 Đôi nét huyện Anh Sơn 13 2.1.2 Phƣơng hƣớng nhiệm vụ,chỉ đạo, điều hành năm 2021 UBND huyện Anh Sơn 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn 16 2.1.4 Chức nhiệm vụ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn 16 2.1.4.1 Chức 16 2.1.4.2 Nhiệm vụ quyền hạn 17 2.2 Thực trạng công tác văn phòng Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An 19 2.2.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp 19 2.2.2 Công tác ban hành kiểm tra việc thực văn đạo 21 2.2.2.1 Hồ sơ trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giải công việc .21 2.2.2.2 Nhiệm vụ Văn phòng thẩm tra hồ sơ, đề án, văn trình 21 2.2.2.3 Xử lý hồ sơ giải cơng việc 22 2.2.2.4 Thẩm quyền ký văn Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn 23 2.2.2.5 Phát hành, công bố văn 23 2.2.2.6 Kiểm tra việc thi hành văn 24 2.2.3 Công tác Xây dựng chƣơng trình cơng tác 25 2.2.3.1 Các loại chƣơng trình cơng tác 25 2.2.3.2 Trình tự xây dựng chƣơng trình cơng tác 25 2.2.3.3 Theo dõi, đánh giá kết thực chƣơng trình cơng tác 27 2.2.4 Công tác văn thƣ 28 2.2.4.1 Tổ chức quản lý giải văn 28 2.2.4.2 Quản lí sử dụng dấu .33 2.2.4.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan .34 2.2.5 Công tác quản trị sử dụng trang thiết bị văn phòng 35 2.2.6 Công tác tổ chức hội nghị, họp 36 2.2.6.1 Nhiệm vụ văn phòng tổ chức hội nghị, họp .36 2.2.6.2 Các loại hội nghị, họp .37 2.2.7 Công tác ngoại vụ, biên giới 41 2.2.8 Công tác hậu cần 42 Tiểu kết chƣơng 43 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN .44 3.1 Giải pháp Công tác tham mƣu, tổng hợp 44 Giải pháp: 44 3.2 Giải pháp Công tác Ban hành kiểm tra việc thực văn 46 3.3 Giải pháp Công tác Xây dựng chƣơng trình cơng tác .47 3.4 Giải pháp Cơng tác văn thƣ 49 3.5 Giải pháp Công tác quản trị sử dụng trang thiết bị văn phòng 51 3.6 Giải pháp Công tác tổ chức hội nghị, họp 52 3.7 Giải pháp Công tác ngoại vụ, biên giới 54 3.8 Giải pháp Công tác hậu cần 56 3.9 Nâng cao nhận thức vai trò, trách nhiệm tầm quan trọng cơng tác văn phịng 57 3.10 Tập huấn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ thái độ phục vụ cho đội ngũ cơng tác văn phịng .58 3.11 Tăng cƣờng tra, kiểm tra có chế tài thƣởng phạt phù hợp với quy chế thi đua khen thƣởng quan hành nhà nƣớc 59 3.12 Xây dựng thực hành văn phịng 5S mơi trƣờng làm việc.60 3.13 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng 60 Tiểu kết chƣơng 61 KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận phụ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành giải cơng việc hành liên quan đến văn bản, phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan Trong doanh nghiệp văn phòng mặt doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thƣơng hiệu doanh nghiệp Nói chung, quan doanh nghiệp tƣ nhân, hay nhà nƣớc cần có phận văn phòng giúp việc đƣợc đào tạo chuyên mơn bản, có kỹ văn phịng cần thiết phục vụ công việc Đây phận thiếu cấu tổ chức cần có quan tâm để có phát triển đáp ứng tiến xã hội, tiến khoa học công nghệ lĩnh vực văn phịng, từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao hiệu quả, yêu cầu “Công tác Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm đƣợc tình hình Cán Văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ đƣợc giao” Trong tình hình nay, nhịp độ sống không ngừng phát triển Việt Nam trở cách mạng 4.0 câu nói lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh Ngƣời đến thăm Văn phòng Trung ƣơng Đảng tại Chiến khu Việt Bắc có ý nghĩa hết Đó vừa lời dặn sâu sắc, vừa kim nam cho hành động thực nhiệm vụ cán bộ, công nhân viên, chiến sỹ Văn phòng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng cán Văn phịng nói chung Nắm đƣợc tầm quan trọng văn phịng nhƣ cơng tác văn phịng nên sau có định tiếp nhận thực tập Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn chọn Văn phịng phận mà thực tập Tại tơi có dịp quan sát làm số công việc nhận thấy công tác văn phịng có nhiều đổi nhƣng cịn có nhiều hạn chế tơi chọn đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn phòng văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An” làm khóa luận tốt nghiệp nhằm thực trạng cịn tồn đƣa cách thức,giải pháp cụ thể hiệu quả, phù hợp đƣa cơng tác văn phịng vào khuôn khổ, nề nếp thực công việc có hiệu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Đề tài khóa luận đƣợc thực nhằm mục đích sau Nắm đƣợc tổng quan sơ lƣợc văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An - Khảo sát cơng tác nghiệp vụ văn phịng - Tìm hiểu sở lý luận văn phịng cơng tác văn phịng Phân tích thực trạng cơng tác văn phòng văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, ƣu điểm hạn chế từ đƣa giải pháp phù hợp cho công tác để nâng cao hiệu công tác văn phòng Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ giải vấn đề chủ yếu sau: Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Văn phòng UBND huyện Anh Sơn Nêu rõ ƣu, nhƣợc điểm nhằm vấn đề cần nghiên cứu, đƣa giải pháp cụ thể để công tác văn phòng đƣợc tốt Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác văn phịng cơng tác giữ vai trò quan trọng quan nhà nƣớc nói chung doanh nghiệp nói riêng, vấn đề đƣợc nhiều ngƣời quan tâm nghiên cứu Trong năm qua với việc tiến hành cơng cải cách hành chính, nhà nƣớc ta khơng ngừng đổi hồn thiện cơng tác văn phịng Trên thực tế có nhiều tài liệu, đề tài nghiên cứu, bao gồm tham luận đóng góp nhằm nâng 3.12 Xây dựng thực hành văn phịng 5S mơi trƣờng làm việc Môi trƣờng làm việc bao gồm môi trƣờng vật chất mơi trƣờng tinh thần, ảnh hƣởng lớn đến tâm lý làm việc cán Nếu môi trƣờng làm việc tốt sé khiến nhân viên thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho cơng việc cịn ngƣợc lại làm cho họ cảm giác mệt mỏi, chán nản có suy nghĩ tiêu cực làm công ăn lƣơng Hiện quan địa bàn huyện Anh Sơn nhiều quan áp dụng phƣơng pháp 5S vào hoạt động, nhiên UBND huyện Anh Sơn chƣa thấy có văn hƣớng tới vấn đề Để việc bố trí tài liệu, hồ sơ giấy tờ logic giữ lại thứ cần thiết loại bỏ thứ không cần thiết hoạt động văn phòng đƣợc nhịp nhàng, thuận lợi việc thực 5S vơ cần thiết 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lƣợng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc môi trƣờng lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng hiệu Chính lãnh đạo cần xem xét lại môi trƣờng tinh thần làm việc cán quan, dựa sở đƣa tiêu chí 5S thực phịng ban, để đƣợc thực cách đồng đại hóa văn phịng quan Bên cạnh nên đƣa quy định cụ thể đánh giá với hiệu văn phòng xanh, sạch, đẹp; phải cử cán chuyên trách thƣờng xuyên kiểm tra việc thực hiệu giữ cho lề lối sinh hoạt quan đƣợc nề nếp 3.13 Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng Văn phịng nơi có khối lƣợng cơng việc lớn bao gồm nhiều công đoạn nhƣ: thu thập, xử lý thông tin công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá… soạn thảo văn bản, lƣu trữ tài liệu… việc ứng dụng cơng 60 nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng bƣớc ngoặt lớn, đánh dấu thay đổi phƣơng pháp quản lý thông tin Hơn nữa, công nghệ mạng máy tính cịn cho phép máy tính đƣợc nối mạng chia sẻ nguồn tài nguyên, dùng chung liệu, trao đổi thơng tin, truy cập tìm hiểu thơng tin cách nhanh chóng Trong nội quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN (local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào nối với mạng WAN (wide area network) để xử lý thông tin đầu Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực nhƣ soạn thảo ban hành văn bản; gửi thƣ email; ký số; lƣu trữ văn tổng hợp văn bản, giúp cán rút ngắn đƣợc thời gian xử lý cơng việc, hồn thành cơng việc nhanh chuyên nghiệp nâng cao hiệu quản lý, điều hành quan tất lĩnh vực Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng việc phải làm mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác làm việc quan ví dụ nhƣ máy in,máy phơ tơ, máy tính, Thứ hai nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phƣơng tiện đại đó, đặc biệt phƣơng tiện tin học Không phải nhân viên sử dụng thành thạo loại máy phô tô, máy in, đánh văn nhanh vấn đề tuổi tác, Đó hai yếu tố quan trọng cốt yếu để phát triển ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào văn phịng phục vụ công việc đƣợc nhanh hơn, đại Tiểu kết chƣơng Trong chƣơng đƣa đƣa số kiến nghị giải pháp nâng cao cơng tác văn phịng UBND huyện Anh Sơn cở sở phân tích thực trạng chƣơng Tơi mong giải pháp đƣợc xem xét áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng 61 KẾT LUẬN Văn phòng máy giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo có nhiều hoạt động, nhóm cơng việc xảy ra, ngồi cơng tác mà tơi đề cập đến khóa luận cịn nhiều cơng tác khác văn phịng Tuy nhiên, phạm vi nghiêm cứu q rộng khơng thể tập trung đƣợc nên chọn số công tác đáng ý Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn để tập trung sâu vào vấn đề nghiên cứu Trong suốt q trình nghiên cứu tơi cố gắng phân tích kĩ thực trạng cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn đƣợc số điểm đáng ý, tính đặc thù Trên sở đƣa giải pháp cụ thể công việc nhằm khắc phục hạn chế nâng cao hiệu công tác văn phịng, đƣa cơng tác văn phịng huyện Anh Sơn ngày hoàn thiện hiệu Tuy nhiên trình độ chun mơn nhận thức cịn hạn chế nên khóa luận em khơng tránh khỏi sai sót, em mong nhận đƣợc góp ý q thầy đẻ làm em trở nên hoàn thiện áp dụng với thực tế Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến anh chị chuyên viên khối văn phòng HĐND-UBND huyện Anh Sơn tạo điều kiện giúp đỡ em, cung cấp tài liệu có ích cho báo cáo thực tập làm khóa luận tốt nghiệp Tôi xin cảm ơn quý thầy khoa Quản trị văn phịng động viên, trả lời chân thành câu hỏi để tơi yên tâm làm khóa luận đặc biệt thầy giáo Thạc sỹ Nguyễn Hữu Danh – Giảng viên Khoa quản trị văn phịng hƣớng dẫn tận tình, giúp đỡ em hồn thành khóa luận 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Huyền Trang, Lời dạy Chủ tịch Hồ Chí Minh cơng tác văn phòng GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phƣơng Hiền(2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Đại học kinh tế quốc dân Cổng thông tin điện tử huyện Anh Sơn UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo công tác đạo điều hành UBND huyện năm 2020; Phương hướng nhiệm vụ đạo, điều hành năm 2021 Quyết định số 07/2021/QĐ-UBND ngày 19 tháng 04 năm 2021 UBND huyện Anh Sơn việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Anh Sơn UBND huyện Anh Sơn, Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn Nhiệm kỳ 2016 – 2021 Nguyễn Thị Phƣơng Lê, Bài giảng môn Nghiệp vụ Văn thư UBND huyện Anh Sơn, Bảng thống kê tài sản UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo Tổng kết 10 năm thực thị 04-CT/TƯ Ban bí thư Cơng tác đối ngoại 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ ngày 05 tháng 03 năm 2020 Công tác văn thư 11 Phạm Thị Huyền, Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành 12 Đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu văn phịng Tổng cơng ty Sơng Đà – Bộ Xây dựng” 13 Chƣơng trình cơng tác tháng 02 năm 2021 UBND huyện Anh Sơn 14 T.S Nghiêm Kỳ Hồng, Tài liệu “Bác Hồ với công việc văn phịng”, Nxb Tổng hợp Hồ Chí Minh 15 Tài liệu “ Cẩm nang công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, doanh nghiệp” Nxb Thế giới 63 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh văn phịng UBND huyện Anh Sơn 64 Phụ lục 02 Danh sách phòng ban 65 Phụ lục 03 Hình ảnh Hội trƣờng phịng họp 66 Phụ lục 04 Một số văn đƣợc ban hành công tác văn phòng UBND huyện Anh Sơn 67 68 69 70 71 72 73 ... trạng Cơng tác văn phòng Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An PHẦN... 2021 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn: Hiện Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn có bao gồm: - 01 Chủ... PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN, TỈNH NGHỆ AN 13 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An 13 2.1.1 Đôi nét huyện Anh Sơn