CHƢƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
3.11 Tăng cƣờng thanh tra, kiểm tra và có chế tài thƣởng phạt phù hợp
hợp với các quy chế thi đua khen thƣởng của cơ quan hành chính nhà nƣớc
Thanh tra, kiểm tra là nội dung không thể thiếu của quản lý nhà nƣớc, là giai đoạn cuối cùng trong chu trình quản lý có vai trị kiểm định, đánh giá hiệu quả của quản lý nhà nƣớc. Qua thanh tra, kiểm tả để có các kiến nghị khắc phục những sơ hở, yếu kém, đê xuất những biện pháp đổi mới và nâng cao hiệu quả quản lý, sửa đổi cơ chế chính sách nằm quản lý tốt hơn, hiệu quả hơn. Chính vì vậy trong hoạt động của các cơ quan tổ chức đặc biệt là cơ quan nhà nƣớc phải có hai nội dung này.
Thứ nhất, với chức năng giám sát hoạt động của các đối tƣợng bị quản
lý, bao gồm giám sát việc chấp hành nội quy, quy chế cơ quan; việc chấp hành chính sách pháp luật của cán bộ nhân viên; việc thực hiện các công việc lập hồ sơ, xây dựng và ban hành văn bản,...kết luận và xử lý kịp thời những việc làm trái pháp luật, trái với quy chế góp phần đảm bảo trật tự kỷ cƣơng trong quản lý.
Thứ hai, việc thanh tra kiểm tra còn nhằm mở rộng và bảo đảm cho
quyền dân chủ của nhân dân đƣợc thực thi một cách nghiêm minh.
Mặt khác khi thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra trong cơng tác văn phịng sẽ thúc đẩy cơng tác tham mƣu đƣợc hiệu quả hơn nhất là trong việc thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc các phịng ban trong việc giải quyết các công việc của UBND huyện.
Đƣa ra chế độ thƣởng phạt hợp lí và các hành vi vi phạm đánh mạnh vào chế độ thƣởng phạt của các cá nhân cũng nhƣ đánh mạnh vào kinh tế nhƣ lƣơng, và áp dụng các biện pháp xử lý mạnh tay hơn.
3.12 Xây dựng và thực hành văn phịng 5S trong mơi trƣờng làm việc
Môi trƣờng làm việc bao gồm mơi trƣờng vật chất và mơi trƣờng tinh thần, nó ảnh hƣởng rất lớn đến tâm lý làm việc của cán bộ. Nếu môi trƣờng làm việc tốt sé khiến nhân viên thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến mình cho cơng việc cịn ngƣợc lại sẽ làm cho họ cảm giác mệt mỏi, chán nản có suy nghĩ tiêu cực làm công ăn lƣơng.
Hiện nay tại các cơ quan trên địa bàn huyện Anh Sơn nhiều cơ quan đã áp dụng phƣơng pháp 5S vào hoạt động, tuy nhiên tại UBND huyện Anh Sơn cho đến nay vẫn chƣa thấy có văn bản hƣớng tới vấn đề này. Để việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ logic và giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ những thứ không cần thiết và để cho hoạt động của văn phòng đƣợc nhịp nhàng, thuận lợi thì việc thực hiện 5S là vơ cùng cần thiết.
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lƣợng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trƣờng lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lƣợng hiệu quả hơn.
Chính vì thế lãnh đạo cần xem xét lại môi trƣờng và tinh thần làm việc của các cán bộ của cơ quan, dựa trên cơ sở đó đƣa ra các tiêu chí 5S thực hiện trong các phòng ban, để đƣợc thực hiện một cách đồng nhất hiện đại hóa văn phịng trong cơ quan. Bên cạnh đó nên đƣa ra một quy định cụ thể trong đánh giá với khẩu hiệu văn phòng xanh, sạch, đẹp; phải cử cán bộ chuyên trách thƣờng xuyên kiểm tra việc thực hiện khẩu hiệu đó giữ cho lề lối sinh hoạt của cơ quan đƣợc nề nếp hơn.
3.13 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng
Văn phịng là nơi có khối lƣợng cơng việc lớn bao gồm nhiều công đoạn nhƣ: thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá… rồi soạn thảo văn bản, lƣu trữ tài liệu… thì việc ứng dụng cơng
nghệ thơng tin vào trong cơng tác văn phịng là một bƣớc ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi về phƣơng pháp quản lý thông tin. Hơn thế nữa, công nghệ mạng máy tính cịn cho phép các máy tính đƣợc nối mạng có thể chia sẻ nguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thơng tin, truy cập và tìm hiểu thơng tin một cách nhanh chóng. Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN (local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với mạng WAN (wide area network) để xử lý thông tin đầu ra.
Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực nhƣ soạn thảo và ban hành văn bản; gửi thƣ bằng email; ký số; lƣu trữ văn bản và tổng hợp văn bản,...sẽ giúp các cán bộ rút ngắn đƣợc thời gian xử lý công việc, hồn thành cơng việc nhanh hơn chun nghiệp hơn và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực.
Để đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng việc đầu tiên phải làm chính là mua sắm thêm các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác làm việc tại cơ quan ví dụ nhƣ máy in,máy phơ tơ, máy tính,...
Thứ hai đó chính là nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phƣơng tiện hiện đại đó, đặc biệt là các phƣơng tiện tin học. Không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo các loại máy phô tô, máy in, đánh văn bản nhanh do vấn đề về tuổi tác,...Đó chính là hai yếu tố quan trọng cốt yếu để phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phịng phục vụ cơng việc đƣợc nhanh hơn, hiện đại hơn.
Tiểu kết chƣơng 3
Trong chƣơng 3 tôi đã đƣa đƣa ra một số kiến nghị về giải pháp nâng cao công tác văn phòng tại UBND huyện Anh Sơn trên cở sở phân tích thực trạng tại chƣơng 2. Tơi mong rằng những giải pháp này có thể đƣợc xem xét và áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại đây.
KẾT LUẬN
Văn phòng là bộ máy giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo vì thế có rất nhiều hoạt động, nhóm cơng việc xảy ra, ngồi các cơng tác mà tơi đề cập đến trong bài khóa luận thì cịn rất nhiều cơng tác khác trong văn phịng. Tuy nhiên, vì phạm vi nghiêm cứu q rộng khơng thể tập trung đƣợc nên tôi đã chọn một số công tác đáng chú ý tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn để có thể tập trung và đi sâu hơn vào các vấn đề nghiên cứu.
Trong suốt quá trình nghiên cứu tơi đã cố gắng phân tích kĩ càng thực trạng cơng tác văn phịng tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn và cũng nếu ra đƣợc một số điểm đáng chú ý, tính đặc thù tại đây. Trên cơ sở đó đƣa ra những giải pháp cụ thể trong từng cơng việc nhằm khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng, đƣa cơng tác văn phòng huyện Anh Sơn ngày một hoàn thiện và hiệu quả hơn. Tuy nhiên do trình độ chun mơn và nhận thức vẫn cịn hạn chế nên bài khóa luận của em khơng tránh khỏi những sai sót, bởi vậy em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của q thầy cơ đẻ bài làm của em trở nên hoàn thiện và áp dụng đúng với thực tế.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị chuyên viên trong khối văn phòng HĐND-UBND huyện Anh Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ em, cung cấp những tài liệu có ích cho bài báo cáo thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. Tơi cũng xin cảm ơn quý thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã động viên, trả lời chân thành những câu hỏi để tơi có thể yên tâm làm khóa luận và đặc biệt là thầy giáo Thạc sỹ Nguyễn Hữu Danh – Giảng viên Khoa quản trị văn phịng đã hƣớng dẫn tận tình, giúp đỡ em hồn thành bài khóa luận này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Huyền Trang, Lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh về cơng tác văn
phịng.
2. GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Điệp, ThS. Trần Phƣơng Hiền(2012), Giáo trình Quản trị văn phịng, Nxb Đại học kinh tế quốc dân.
3. Cổng thông tin điện tử huyện Anh Sơn.
4. UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành của
UBND huyện năm 2020; Phương hướng nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành năm 2021.
5. Quyết định số 07/2021/QĐ-UBND ngày 19 tháng 04 năm 2021 của UBND huyện Anh Sơn về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Anh Sơn.
6. UBND huyện Anh Sơn, Quy chế làm việc của Ủy ban nhân
dân
huyện Anh Sơn Nhiệm kỳ 2016 – 2021.
7. Nguyễn Thị Phƣơng Lê, Bài giảng môn Nghiệp vụ Văn thư. 8. UBND huyện Anh Sơn, Bảng thống kê tài sản.
9. UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo Tổng kết 10 năm thực hiện chỉ
thị
04-CT/TƯ của Ban bí thư về Cơng tác đối ngoại.
10. Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 03 năm
2020 về Công tác văn thư.
11. Phạm Thị Huyền, Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác văn phịng tại cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành.
12.Đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả văn phịng tại
Tổng
cơng ty Sơng Đà – Bộ Xây dựng”
13. Chƣơng trình cơng tác tháng 02 năm 2021 của UBND huyện Anh Sơn.
14. T.S Nghiêm Kỳ Hồng, Tài liệu “Bác Hồ với cơng việc văn phịng”, Nxb Tổng hợp Hồ Chí Minh.
15. Tài liệu “ Cẩm nang cơng tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan,
đơn vị, doanh nghiệp” Nxb Thế giới.
PHỤ LỤC Phụ lục 01
Một số hình ảnh tại văn phịng UBND huyện Anh Sơn
Phụ lục 02
Danh sách phịng ban
Phụ lục 03
Hình ảnh Hội trƣờng phịng họp
Phụ lục 04
Một số văn bản đƣợc ban hành trong công tác văn phòng tại UBND huyện Anh Sơn