CHƢƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
2.2 Thực trạng cơng tác văn phịng tại Văn phịng Ủy ban nhân dân
huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An
2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp
“Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà
quản lý để họ đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả”
Văn phịng UBND huyện Anh Sơn có chức năng nhiệm vụ tham mƣu cho lãnh đạo trong quá trình điều hành hoạt động quản lý của cơ quan cụ thể trên các lĩnh vực sau:
- Tham mƣu giúp lãnh đạo lập chƣơng trình cơng tác năm, tháng, quý,
tuần theo chức năng nhiệm vụ đƣợc giao.
- Tham mƣu cho lãnh đạo để lãnh đạo đƣa ra những quyết định đúng đắn và chính xác nhất.
- Tham mƣu trong việc tổ chức quản lý, lƣu trữ công văn giấy tờ phục vụ công tác đối nội đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của Chính phủ.
- Tham mƣu cho lãnh đạo trong việc ra thông báo hƣớng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn cơ quan.
- Tham mƣu cho lãnh đạo trong cơng tác đón tiếp khách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan.
- Tham mƣu trả trời các văn bản kiến nghị tại các cuộc họp thƣờng trực
Ngồi ra văn phịng cịn có cơng tác thơng tin tổng hợp có những cơng việc chính nhƣ là:
- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan tổ chức
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và
truyền đạt thơng tin, từ đó tổng hợp tình hình cơ sở cho việc phân tích những thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt đƣợc để tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan. - Tổng hợp chƣơng trình cơng tác chung cho cơ quan theo từng tháng, quý, năm.
Các bƣớc trong nhiệm vụ tham mƣu, tổng hợp của các chuyên viên văn phịng UBND huyện Anh Sơn có các bƣớc sau:
Văn phịng) giao nhiệm vụ cho văn phòng tổng hợp rồi lập bản tham mƣu để nộp lại.
Bước 2: Cán bộ văn phòng gửi yêu cầu cho các phòng ban liên quan trả
lời sau đó tổng hợp lại thành một bản tham mƣu giải quyết công việc cụ thể.
Bước 3: Gửi lên Chánh Văn phịng duyệt, nếu chƣa đƣợc duyệt thì tiếp
thu ý kiến sửa đổi của Chánh văn phòng.
Bước 4: Nhận lại bản dự thảo và sửa đổi hồn thiện.
2.2.2 Cơng tác ban hành và kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo
2.2.2.1 Hồ sơ trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giải quyết cơng việc cơng việc
- Nội dung Tờ trình đề án, văn bản gồm: sự cần thiết, luận cứ ban hành đề án, văn bản; những nội dung chính của đề án, văn bản và những ý kiến còn khác nhau. Tờ trình phải do ngƣời có thẩm quyền ký và đóng dấu đúng quy định.
- Dự thảo đề án, văn bản.
- Văn bản thẩm định của Phòng Tƣ pháp huyện ( đối với văn bản quy phạm pháp luật).
- Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia và giải trình tiếp thu của cơ quan
chủ trì soạn thảo đề án, văn bản.
- Văn bản tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan. - Các tài liệu cần thiết khác ( nếu có).
2.2.2.2 Nhiệm vụ của Văn phịng trong thẩm tra hồ sơ, đề án, văn bản trình Tất cả hồ sơ đề án, văn bản do cơ quan chuyên mơn, cơ quan thuộc trình Tất cả hồ sơ đề án, văn bản do cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc
UBND huyện, UBND xã, thị trấn chủ trì soạn thảo, trƣớc khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện phải quan Văn phịng để làm thủ tục vào sổ cơng văn đến. Văn phòng thực hiện việc thẩm tra về thủ tục hành chính, nội dung, hình thứ và thể thức văn bản.
Khi nhận đƣợc hồ sơ trình, Văn phịng kiểm tra hồ sơ thủ tục, thể thức,
hình thức văn bản:
- Nếu hồ sơ do cơ quan chủ trì soạn thảo gửi trình khơng đúng quy định tại điều 165 Quy chế UBND huyện Anh Sơn đã qui định thì tối đa hai ngày làm việc, kể từ ngày nhận, Văn phòng HĐND&UBND huyện trả hồ sơ và yêu cầu cơ quan chủ trì bổ sung hồ sơ theo quy định;
- Nếu hồ sơ trìn h khơng phù hợp về thể thức, hình thức; nội dung văn
bản khơng bảo đảm về chun mơn và tính thống nhất thì Văn phịng trao đổi với cơ quan chủ trì soạn thảo để chỉnh sửa cho phù hợp;
- Trƣờng hợp giữa cơ quan chủ trì soạn thảo và Văn phịng HĐND&UBND huyện khơng thơng nhất thì Văn phịng báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện quyết định.
2.2.2.3 Xử lý hồ sơ giải quyết công việc
- Chủ tịch , Phó Chủ tịch UBND huyện xem xét, giải quyết cơng việc chủ yếu dựa trên hồ sơ đề án, văn bản của cơ quan trình và ý kiến thẩm tra của Văn phịng.
- Đối với cơng việc có nội dung khơng phức tạp thì chậm nhất hai ngày làm việc, kể từ khi nhận đƣợc hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến giải quyết hoặc ký ban hành. Đối với vấn đề có nội dung phức tạp, cần thiết đƣa ra họp thảo luận, hoặc phải trình UBND huyện xem xét, quyết định thì Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao Văn phịng phối hợp với cơ quan Chủ trì đề án, văn bản để bố trí thời gian và chuẩn bị nội dung làm việc. Đối với giải quyết thủ tục hành chính của cơng dân, tổ chức thì thực hiện theo quy định về bộ thủ tục hành chính cấp huyện đƣợc Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An đã công bố.
- Khi đề án văn bản trình đã đƣợc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện
cho ý kiến giải quyết, Văn phòng HĐND&UBND huyện phối hợp cơ quan trình hồn chỉnh đề án, văn bản, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện
5 Quy định về Hồ sơ trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giải quyết công việc .
ký, ban hành.
2.2.2.4 Thẩm quyền ký văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn - Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản sau: Sơn - Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản sau:
+ Văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện; tờ trình, các báo cáo, cơng văn hành chính của UBND huyện gửi cơ quan Nhà nƣớc cấp trên và HĐND huyện.
+ Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND huyện
quy định tại Luật Tổ chức Chính quyền địa phƣơng ngày 19/6/2015 và các văn bản quy phạm pháp luật khác quy định thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND huyện.
- Phó Chủ tịch UBND huyện ký thay Chủ tịch UBND huyện những văn bản thuộc lĩnh vực đƣợc Chủ tịch phân công phụ trách hoặc Chủ tịch ủy quyền.
- Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn
bản: Thông báo ý kiến kết luận trong các phiên họp, ý kiến chỉ đạo, điều hành giải quyết các đề nghị của các ngành, địa phƣơng (phiếu chuyển văn bản); đính chính các Văn bản của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện và các văn bản giấy tờ khác khi Chủ tịch UBND huyện giao.
2.2.2.5 Phát hành, cơng bố văn bản
- Văn phịng chịu trách nhiệm phát hành văn bản của HĐND,UBND,
Chủ tịch UBND huyện ban hành trong thời gian không quá hai ngày, kể từ ngày văn bản đƣợc ký; bảo đảm đảm đúng thủ tục, đúng địa chỉ.
- Văn bản quy phạm pháp luật do HĐND,UBND huyện ban hành phải
đƣợc gửi đến các cơ quan cấp trên, các cơ quan có thẩm quyền giám sát, các tổ chức, cá nhân hữu quan và niêm yết để nhân dân biết theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH-2013 ngày 22/6/2015 của Ủy Ban Thƣờng vụ Quốc hội khóa XIII có hiệu lực từ ngày 01/7/2016 và Nghị định số 34/2016/NĐ –CP ngày 14/5/2016 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn
bản quy pham pháp luật.
- Văn bản do HĐND,UBND huyện ban hành phải đƣợc phân loại, lƣu
trữ một cách khoa học và cập nhập kịp thời.
- Chánh Văn phịng HĐND&UBND có trách nhiệm tổ chức việc quản
lý, cập nhập, lƣu trữ, khai thác văn bản phát hành, văn bản đến của UBND huyện theo quy định của pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ và Quy chế làm việc của UBND huyện.
2.2.2.6 Kiểm tra việc thi hành văn bản
- Chủ tịch UBND huyện có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thƣờng xuyên,
tự kiểm tra hoặc tổ chức đoàn kiểm tra chuyên đề việc thi hành văn bản tại địa phƣơng khi cần thiết, quyết định xử lý hoặc ủy quyền cho Phó Chủ tịch xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền xử lý văn bản trái pháp luật, sửa đổi, bổ sung những quy định không phù hợp theo quy định tại Nghị định số 34/2016/N Đ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. - Phó Chủ tịch UBND huyện kiểm tra việc thi hành văn bản thông qua làm việc trực tiếp với cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách nhằm chấn chỉnh kịp thời những vi phạm về kỷ cƣơng, kỷ luật hành chính nhà nƣớc và nang cao trách nhiệm thi hành văn bản; xử lý theo thẩm quyền của Chủ tịch UBND huyện văn bản trai pháp luật, bổ sung, sửa đổi những quy định khơng cịn phù hợp thuộc lĩnh vực phụ trách khi đƣợc Chủ tịch UBND huyện ủy quyền.
- Thủ trƣởng cơ quan chuyên mơn hiện nay là Chánh văn phịng kiêm
nhiệm thƣờng xuyên tƣ kiểm tra việc thi hành văn bản, kịp thời báo cáo và kiến nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách xử lý theo thẩm quyền văn bản ban hành trái pháp luật, sửa đổi, bổ sung những quy định khơng cịn phù hợp thuộc lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình theo quy định pháp luật.
- Trƣởng phịng Tƣ pháp huyện có trách nhiệm giúp UBND huyện thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nƣớc về công tác kiểm tra văn bản tại địa phƣơng theo quy định tại Điều 124, Điều 128, Điều 129, Điều 136, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2.2.3 Công tác Xây dựng chương trình cơng tác
2.2.3.1 Các loại chương trình cơng tác
Chương trình cơng tác năm của UBND huyện gồm: Những nhiệm vụ,
giải pháp của UBND huyện trên tất cả các lĩnh vực công tác trong năm; báo cáo, đề án về cơ chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch...thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện hoặc trình HĐND huyện, UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong năm.
Chương trình cơng tác q là cụ thể hóa chƣơng trình cơng tác năm
đƣợc quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong quý.
Chương trình cơng tác tháng là cụ thể hóa chƣơng trình cơng tác q
đƣợc quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng.
Chương trình cơng tác tuần gồm các cơng việc mà Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch giải quyết hằng ngày trong tuần.
2.2.3.2 Trình tự xây dựng chương trình cơng tác a) Xây dựng chƣơng trình cơng tác năm:
- Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hằng năm, các cơ quan chuyện môn,
cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn gửi Văn phịng HĐND&UBND chƣơng trình cơng tác năm sau và danh mục các đề án cần trình UBND, Chủ tịch UBND huyện ban hành hoặc trình HĐND huyện ban hành trong năm tới. Các đề án, văn bản trong chƣơng trình cơng tác phải ghi rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dung chính của đề án, cơ quan chủ trì,
cơ quan phối hợp và thời gian trình.
- Văn phịng tổng hợp, dự kiến chƣơng trình cơng tác năm sau của UBND huyện, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến.
- Sau bảy (07) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đƣợc dự thảo Chƣơng tình cơng tác năm sau của UBND huyện, cơ quan đƣợc lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phịng để hồn chỉnh, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét việc trình UBND vào phiên họp thƣờng kỳ cuối năm.
- Sau bảy (07) ngày làm việc, kể từ khi Chƣơng trình cơng tác đƣợc UBND huyện thơng qua, Văn phịng trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn biết, thực hiện.
b) Xây dựng chƣơng trình cơng tác q:
- Chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý, cơ quan chuyên môn, cơ quan
thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn gửi Văn phòng và UBND huyện báo cáo đánh giá kết quả thực hiện chƣơng trình cơng tác q đó, rà sốt các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào chƣơng trình cơng tác q sau của UBND huyện.
- Văn phòng tổng hợp, xây dựng chƣơng trình cơng tác q sau của UBND huyện, trình Chủ tịch UBND quyết định.
- Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối q, Văn phịng có trách
nhiệm trình Chủ tịch UBND huyện phê suyệt chƣơng trình cơng tác q sau của UBNd huyện, gửi cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện và UBND xã, thị trấn biết, thực hiện.
c) Xây dựng chƣơng trình cơng tác tháng:
- Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, Thủ trƣởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBNd xã, thị trấn căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chƣơng trình cơng tác q, những vấn đề còn tồn động hoặc mới phát sinh, xây dựng chƣơng trình cơng tác tháng sau của đơn vị mình, gửi về Văn phịng.
- Văn phịng tổng hợp Chƣơng trình cơng tác hàng tháng của UBND huyện, Chƣơng trình cơng tác tháng của UBND huyện cần đƣợc chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, các Phó chủ tịch phụ trách giải quyết.
- Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Văn phịng trình Chủ tịch UBND huyện duyệt Chƣơng tình cơng tác tháng sau của UBND huyện, gửi các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện và UBND xã, thị trấn biết, thực hiện.
d) Xây dựng chƣơng trình cơng tác tuần:
- Căn cứ vào chƣơng trình cơng tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND, Văn phịng xây dựng Chƣơng trình cơng tác tuần sau của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, trình Chỉ tịch quyết định chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trƣợc và thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực hiện.
Văn phịng có trách nhiệm tham mƣu cho UBND huyện trong việc xây dựng, điều chỉnh và đơn đốc việc thực hiện chƣơng trình cơng tác của UBND huyện, việc điều chỉnh chƣơng trình cơng tác do Chủ tịch UBND huyện quyết định, Văn phịng thơng báo kịp thời để các thành viên UBND huyện, Thủ trƣởng cơ quan liên quan biết, thực hiện
Trong q trình xây dựng Chƣơng trình cơng tác, Văn phịng HĐND- UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Văn phịng Huyện ủy để khơng xảy ra tình trạng chơng chéo hoạt động giữa Bí thƣ Huyện ủy, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện.
2.2.3.3 Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình cơng tác
Định kỳ tháng, quý, 6 tháng và năm, trên cơ sở các chƣơng trình cơng tác cơng tác của UBND huyện đƣợc phê duyệt, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, và UBND cấp xã có trách nhiệm rà sốt, kiểm điểm kết quả thực hiện phần cơng việc của đơn vị mình, thơng báo với Văn phịng kết quả xử lý các đề án, cơng việc do cơ quan mình chủ trì; các đề án, công việc