CHƢƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
3.5 Giải pháp về Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng
phòng
Ƣu điểm:
- Các điều kiện vật chất cần thiết nhƣ vật tƣ, phƣơng tiện làm việc phát sinh đƣợc cung cấp đúng và đủ về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng.
Hạn chế:
- Việc cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm cịn chậm do q trình xét duyệt vì thế trong q trình làm việc của các phịng ban thƣờng bị thiếu đồ dùng cần thiết.
- Việc sửa chữa trang thiết bị văn phòng nhƣ máy in, máy photo còn
chậm gây ảnh hƣởng tới tiến độ thực hiện công việc của cán bộ.
- Số lƣợng 01 máy photo là quá ít, sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu cho việc sử dụng trong các khoảng thời gian cao điểm trong năm.
- Vẫn cịn tình trạng sử dụng lãng trang thiết bị, văn phịng phẩm.
Ngun nhân
- Nguồn kinh phí vẫn cịn eo hẹp.
- Khơng có bộ phận chun sửa chữa mà phải thuê dịch vụ bên ngoài vào gây mất thời gian.
- Chƣa có quy chế cụ thể về bảo quản và sử dụng trang thiết bị tại cơ quan.
Giải pháp:
- Thứ nhất, Cần linh hoạt và rút ngắn thời gian hơn trong công
tác kiểm
định, sửa chữa mua sắm trang thiết bị để đảm bảo phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan. Cụ thể, khi nhận đƣợc văn bản báo cáo hƣ hỏng trang thiết bị tại cơ quan thì chuyên viên phụ trách cần quan tâm ngay và có biệp pháp xử lý kịp thời trong vịng 3 ngày để tránh ảnh hƣởng đến q trình và hiệu suất làm việc của cơng, nhân viên.
- Thứ hai, xây dựng quy chế sử dụng và quản lý tài sản tại UBND
xin ý kiến của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch góp ý vào văn bản. Trong văn bản nên quy định rõ các loại tài sản phân cho từng phịng ban, nguồn gốc hình thành máy móc, trang thiết bị, cách sử dụng bảo quản, chế độ quản lý, sử dụng máy móc, trang thiết bị của cơ quan và khốn kinh phí sử dụng máy móc thiết bị văn phòng phổ biến cho từng phòng ban.
- Thứ ba, cần có thêm nhân viên bảo trì thiết bị: Mỗi lần máy móc xảy
ra sự cố hay ngừng máy thì rõ ràng là do chiến lƣợc bảo trì khơng hiệu quả trong khi đó cơng việc thì cần thực hiện. Để quản lý bảo trì trở nên hiệu quả và hiện đại thì máy móc trang thiết bị phải ln hoạt động ổn định phục vụ tốt cho công việc tại cơ quan. Thế nhƣng việc thiếu nhân viên bảo trì các thiết bị đã làm ảnh hƣởng rất lớn đến tuổi thọ sử dụng của máy móc tại cơ quan. Việc thuê thêm nhân viên hợp đồng bảo trì thiết bị có chun mơn để theo dõi, và bảo trì trang thiết bị theo đúng định kỳ sẽ làm tăng giá trị sử dụng máy móc, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí sửa chữa cho cơ quan.
3.6 Giải pháp về Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp Ƣu điểm
- Khâu lập bản kế hoạch của các hội nghị khoa học, bao gồm đầy đủ những thông tin cần thiết cung cấp kịp thời cho ban lãnh đạo và các phòng ban căn cứ thực hiện.
- Các thông báo kết luận, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc đƣợc triển khai nhanh chóng dƣới dạng văn bản đến các phịng ban chun mơn và các đơn vị liên quan.
- Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ tài liệu cần thiết và đƣợc bảo quản cẩn thận, báo cáo chính, báo cáo bổ sung, bài phát biểu,...của lãnh đạo đƣợc chuẩn bị chu đáo.
- Công tác hậu cần trong hội nghị khá tƣơm tất.
Thông qua các cuộc họp giao ban, họp UBND lãnh đạo huyện có thể nắm bắt đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của tập thể cán bộ, cơng chức, viên chức
và tình hình hoạt động trong tuần, tháng tạo nguồn thông tin hai chiều để điều chỉnh công tác quản lý phù hợp nhất.
Hạn chế:
- Có q nhiều cuộc họp: Ngồi những cuộc họp giao ban, họp định kỳ và họp chuyên mơn thì trung bình mỗi ngày tại UBND huyện Anh Sơn có 2 cuộc họp đƣợc diễn ra tại hội trƣờng. Tuy nhiên có những cuộc họp rất ngắn hoặc khơng cần thiết, có nhiều cuộc họp khơng giải quyết đƣợc vấn đề đặt ra. Cụ thể vào tháng 02 năm 2021 có nội dung họp phải họp tới 3 lần nhƣng khơng đƣa ra sự nhất trí thơng nhất trong cuộc họp về nội dung quy định lại chức năng nhiệm của các phòng ban8.
- Trong thời gian diễn ra các cuộc họp cịn có bộ phận cán bộ, công
chức tham gia nhƣng không tập trung hoặc làm việc riêng do đó khơng nắm đƣợc chủ trƣơng, tinh thần hội nghị.
- Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp hội nghị còn thiếu thốn nhƣ quạt,
điều hòa.
Nguyên nhân:
- Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chƣa cao,
vẫn còn lúng túng trong khâu chỉ đạo lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị. Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thơng báo cịn chậm.
- Chƣa chú trọng vào giai đoạn chuẩn bị cuộc họp và xác định vấn đề
trọng tâm.
Giải pháp:
Để làm tốt công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp tại UBND huyện Anh Sơn cần có những giải pháp sau:
- Nới lỏng kinh phí hội họp: tuy nhiên các cán bộ phụ trách tổ chức
cũng phải có kế hoạch cho cuộc họp cụ thể, dự trù kinh phí là bao nhiêu cho phù hợp với hoàn cảnh các cuộc họp (số lƣợng thành phần tham gia họp, mục
53
đích cuộc họp, số lƣợng khách mời) để cho quá trình chuẩn bị đƣợc chu tồn hơn và lƣợng kinh phí phù hợp để mua sắm những vật chất cần thiết để quá trình chuẩn bị đƣợc đầy đủ và chu đáo hơn.
- Điều chỉnh cơ sở vật chất phòng họp, cụ thể: tại các hội trƣờng tầng 2, hội trƣờng tầng 3 nhà khách mỗi phịng chỉ có 04 cái quạt cây khơng phục vụ đủ mát cho nhất là vào mùa hè nắng nóng, vì thế việc bổ sung trang thiết bị nhƣ điều hịa ở mỗi phịng là hồn tồn hợp lí và an tồn hơn giúp cán bộ tham gia các cuộc họp có sự tập trung hơn, làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa việc sử dụng quạt cây và quạt treo tƣờng chiếm không gian hội trƣờng và không đƣợc thẩm mỹ .
- Sau mỗi cuộc họp, hội nghị cơ quan cần tổ chức rút kinh nghiệm, những ngƣời có liên quan sẽ kiểm điểm khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành cơng và hạn chế để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
- Ngoài ra cơ quan cũng thƣờng xuyên động viên khích lệ tăng sự tự tin
cho các cán bộ, cơng nhân viên trong tồn cơ quan để có đƣợc nhiều ý kiến đóng góp bổ sung trong cuộc họp thúc đẩy sự thành công tốt đẹp của cuộc họp.