Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI CAM ĐOAN BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN, TỈNH QUẢNG NINH Khóa luận tốt nghi[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN, TỈNH QUẢNG NINH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : PHẠM THỊ TÂM Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB052, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 Luan van DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết thường TW Trung ương TX Thị xã CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân Luan van LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng n, Tỉnh Quảng Ninh” cơng trình nghiên cứu tơi Các số liệu trình thực đề tài sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn rõ ràng, số liệu thu thập Văn phòng Thị ủy Quảng Yên, không chép nguồn Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm cam đoan Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Tâm Luan van LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phịng hướng dẫn giáo Ths Đinh Thị Hải Yến thực đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên – Tỉnh Quảng Ninh” Để hoàn thành khóa luận tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường, thầy cô trường, khoa Quản trị văn phòng trang bị cho kiến thức kỹ nghiệp vụ quản trị văn phịng Đặc biệt tơi xin gửi lời biết ơn chân thành sâu sắc đến cô Ths.Đinh Thị Hải Yến tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình thực đề tài Đồng thời xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, toàn thể cán nhân viên văn phòng Thị ủy Quảng Yên tạo điều kiện, giúp đỡ cho suốt trình khảo sát, thu thập tài liệu liên quan đến đề tài Mặc dù cố gắng thực đề tài song thực tế công việc phức tạp khả thân hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy đóng góp ý kiến để đề tài hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Tâm Luan van MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề .2 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .4 Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .4 Cấu trúc đề tài .5 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1.Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng .6 1.1.2.Vai trò văn phòng 1.1.3.Chức văn phòng .8 1.1.3.1 Chức tham mưu, tổng hợp 1.1.3.2 Chức hậu cần 10 1.1.4 Nhiệm vụ văn phòng .10 1.2 Cơng tác văn phịng .11 1.2.1 Khái niệm cơng tác văn phịng 11 1.2.2 Nội dung công tác văn phòng 11 1.2.2.1 Tổ chức máy bố trí nhân văn phòng 12 1.2.2.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan 13 1.2.2.3 Xây dựng quy chế làm việc quan, đơn vị 14 1.2.2.4 Tham mưu, tổng hợp 14 Luan van 1.2.2.5 Công tác văn thư, lưu trữ 15 1.2.2.6 Công tác tổ chức hội họp quan 16 1.2.2.7 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 17 1.2.2.8 Công tác hậu cần 17 1.2.2.9 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 18 Tiểu kết chương 19 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 20 2.1 Tổng quan Thị ủy Quảng Yên 20 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Thị ủy Quảng Yên 20 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Thị ủy Quảng Yên 20 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Thị ủy Quảng Yên 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Thị ủy 21 2.1.2.1 Chức văn phòng Thị ủy 21 2.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Thị ủy 22 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng 23 2.2 Thực trạng công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên .24 2.2.1 Tổ chức máy bố trí xếp nhân khoa học 24 2.2.1.1 Mơ hình tổ chức văn phịng Thị ủy Quảng Yên 24 2.2.1.2 Bố trí, xếp nhân văn phòng Thị ủy Quảng Yên 26 2.2.1.3 Tiêu chuẩn hóa nhân 27 2.2.2 Ban hành văn quy định chuyên môn nghiệp vụ 28 2.2.3 Tổ chức nghiệp vụ hướng dẫn nghiệp vụ theo quy chế, quy định 30 2.2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 30 2.2.3.2 Xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác quan 36 2.2.3.3 Xây dựng quy chế làm việc 43 2.2.3.4 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 45 2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị 59 2.2.3.6 Công tác hậu cần 62 Luan van 2.2.3.7 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 63 2.2.3.8 Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 64 2.2.4 Thanh tra, kiểm tra công tác văn phòng 66 2.2.5 Thi đua, khen thưởng cơng tác văn phịng 67 2.3 Nhận xét chung 68 2.3.1 Ưu điểm 68 2.3.2 Hạn chế 71 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 74 Tiểu kết chương 74 CHƯƠNG MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG N 76 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 76 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 77 3.3 Nhóm giải pháp nhân .78 3.4 Giải pháp sở vật chất .80 3.5 Giải pháp công nghệ thông tin 81 3.6 Đổi cách làm việc theo quy chế, quy trình khoa học 82 3.7 Nhóm giải pháp việc thực nghiệp vụ văn phòng 83 Tiểu kết chương 84 KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 DANH MỤC PHỤ LỤC 88 Luan van PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho trình quản lý Thắng lợi cạnh tranh phát triển tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thơng tin trị, kinh tế, văn hố – xã hội, cơng nghệ - kỹ thuật tiên tiến Vì việc củng cố, hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Văn phịng có vai trị, nhiệm vụ quan trọng hỗ trợ cho quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phịng thực hai chức tham mưu tổng hợp đáp ứng hậu cần cho quan, tổ chức Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan, tổ chức cần có văn phịng làm việc hiệu quả, cơng tác văn phòng phải đủ khả đáp ứng giải cơng việc cách nhanh chóng, xác, hiệu Đầu tư cho văn phịng cơng tác văn phịng đẩy nhanh thơng suốt hoạt động quản lí quan Như thấy cơng tác văn phịng quan có tầm quan trọng đặc biệt, mà Chủ tịch Hồ chí Minh khẳng định “cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Hiện việc nâng cao hoạt động văn phòng quan, tổ chức quan tâm đặc biệt, chất lượng hoạt động văn phòng nâng cao trước nhiều Tuy nhiên số quan, tổ chức cịn có nhận thức chưa thật đắn vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác văn phịng, cơng tác đạo tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan, tổ chức điều hành công việc cịn hạn chế, nhiều cán bộ, cơng chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng cịn lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ mình, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt, chưa thật nỗ lực tự học, tự nghiên cứu Luan van nhiệm vụ giao… Văn phòng Thị ủy Quảng Yên quan giúp việc trực thuộc Thị ủy Quảng Yên Tuy nhiên công tác văn phòng tồn nhiều vấn đề cần cải thiện, lý tơi định chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng n - tỉnh Quảng Ninh” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn hồn thiện phát huy hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy góp phần đổi phương thức lãnh đạo, đạo, đẩy mạnh cải cách hành quan đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu cơng tác văn phịng có nhiều đề tài cụ thể như: - Sách giáo trình + Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Nội dung sách gồm 12 chương chia làm phần, phần vấn đề chung văn phòng quản trị văn phòng, phần nghiệp vụ văn phòng + Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học…(2015), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học quốc gia Tp Hồ Chí Minh Nội dung sách gồm có phần, tổng quan quản trị văn phòng số kỹ hành văn phịng + Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb Tổng hợp Tp.HCM Nội dung sách gồm chương, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan, tổ chức, số nghiệp vụ văn phịng vấn đề khác có liên quan + Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị hành văn phịng, Nxb Thống kê Nội dung cn sách trình bày vấn đề hành văn phòng; thư ký đặc điểm lao động thư ký; nghiệp vụ thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, lễ hội hội thảo; kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lưu trữ; đạo đức công vụ vấn đề thẩm mỹ, nếp sống công sở quan, tổ chức + Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật Nội dung sách gồm có chương, khái niệm văn phòng quản trị văn phòng, cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân văn phòng vấn đề khác có Luan van liên quan đến quản trị văn phòng - Đề tài khoa học + Lê Tuấn Anh (2010), Luận văn thạc sĩ “Chất lượng cơng tác tham mưu văn phịng cấp ủy quận, thị, thành ủy Thành phố Phú Thọ giai đoạn nay”, Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh - Các khóa luận tốt nghiệp sinh viên + Lê Thị Nga, Khóa luận “ Đề tài số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng + Trần Thanh Thúy, Khóa luận “Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Tổng cơng ty Sông Đà – Bộ Xây dựng”, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Nhìn chung có nhiều đề tài nghiên cứu cơng tác văn phịng quan hành nhà nước, doanh nghiệp Tuy nhiên nghiên cứu sâu công tác văn phịng Thị ủy Quảng n chưa có nhiều đề tài lựa chọn nhắc đến Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát thực trạng công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh nhiệm kỳ 2015-2020 - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu đề tài tiến hành giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu sở lý luận văn phịng cơng tác văn phịng - Tìm hiểu khái qt tổ chức hoạt động Thị ủy Quảng Yên đặc biệt văn phòng Thị ủy Quảng Yên - Khảo sát, phân tích, đánh giá cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên - Đánh giá ưu điểm, hạn chế việc thực cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên Luan van ... chọn đề tài ? ?Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên - tỉnh Quảng Ninh? ?? làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn hồn thiện phát huy hiệu cơng tác văn phịng Thị ủy góp phần... MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN 76 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 76 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 77 3.3 Nhóm giải pháp nhân... cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng Yên - Phạm vi không gian: Cơ quan Thị ủy Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh - Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê lấy từ hoạt động cơng tác văn phịng Thị ủy Quảng