CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CÁC B Ộ PH ẬN H ỢP THÀNH H Ệ TH ỐNG KSNB (COSO 2004-ERM) 13 1 Môi trường kiểm soát (Internal environment)
Có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến việc phát sinh rủi ro, và từ đó, các nhà quản lý cần áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hoạt động hiệu quả, việc xác định mục tiêu là điều kiện tiên quyết Mục tiêu cần phải có nguồn gốc từ cả bên trong và bên ngoài đơn vị, đồng thời phải đảm bảo tính nhất quán, cụ thể và khả thi Các mục tiêu này được thiết lập ở cấp độ chiến lược, từ đó tạo nền tảng cho các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ.
- Mục tiêu chiến lược (Strategic objectivies): liên quan đến mục tiêu tổng thể và ủng hộ cho sứ mạng mà đơn vị đã để ra
Mục tiêu hoạt động (Operartion objectives): bao gồm những mục tiêu chi tiết liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hữu hiệu và hiệu quả
Mục tiêu của báo cáo là đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy, cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho nhà quản lý Những báo cáo này hỗ trợ việc điều hành và giám sát các hoạt động trong công ty, hướng đến các mục đích đã được xác định trước.
Mục tiêu tuân thủ là đảm bảo việc chấp hành hợp lý các quy định của đơn vị và pháp luật liên quan đến thị trường, giá cả, thuế, môi trường, trợ cấp cho nhân viên và thương mại quốc tế.
1.2.3 Nhận diện các sự kiện (Event identification)
Các sự kiện tiềm tàng, xuất phát từ cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, cần được nhận diện một cách cụ thể và hệ thống Việc này nhằm tối ưu hóa khả năng tạo lập giá trị cho mọi tình huống có thể xảy ra, góp phần quan trọng vào việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị theo cách tích cực hoặc tiêu cực Các sự kiện tiêu cực được coi là rủi ro và cần được nhà quản trị đánh giá cũng như đối phó kịp thời Ngược lại, những sự kiện tích cực được xem là cơ hội và cần được xem xét lại trong bối cảnh các chiến lược đã được xây dựng.
Khi xem xét các sự kiện tiềm tàng, cần đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu doanh nghiệp, bao gồm yếu tố bên ngoài như môi trường kinh tế, điều kiện tự nhiên, môi trường chính trị, yếu tố xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, cũng như các yếu tố bên trong như cơ sở vật chất hiện có, đội ngũ nhân sự, chu trình công việc và việc áp dụng khoa học kỹ thuật.
Các sự kiện liên quan đến đơn vị thường không tồn tại độc lập mà có sự tương tác lẫn nhau Một sự kiện có thể tạo ra hoặc ảnh hưởng đến sự kiện khác, và nhiều sự kiện có thể diễn ra đồng thời.
Để nhận diện các sự kiện tiềm tàng, cần có kinh nghiệm và sử dụng các công cụ như rà soát tài liệu, thu thập thông tin, phân tích danh mục, phân tích giả định và SWOT Các phương pháp hỗ trợ như danh sách gợi nhớ, cấu trúc chia nhỏ rủi ro, rà soát rủi ro từ danh mục, hồ sơ lịch sử, sơ đồ lớp, phỏng vấn chuyên gia, phương pháp Delphi, ý kiến khách hàng và sơ đồ nguyên nhân-kết quả cũng rất quan trọng Danh mục sự kiện tiềm tàng được xây dựng giúp đánh giá và đối phó với rủi ro một cách hiệu quả hơn.
1.2.4 Đánh giá rủi ro (Risk assessment)
Rủi ro là những nguy cơ có thể ngăn cản tổ chức đạt được mục tiêu, và ERM cung cấp quy trình cùng kỹ thuật để đánh giá các rủi ro cần xử lý Rủi ro có thể đến từ cả yếu tố bên ngoài và bên trong tổ chức, vì vậy cần phân tích cả rủi ro tiềm tàng lẫn rủi ro kiểm soát Để ước lượng khả năng và ảnh hưởng, các sự kiện tiềm tàng cần được đánh giá dựa trên khả năng xảy ra và mức độ tác động Những sự kiện có khả năng xuất hiện cao và tác động lớn cần được xem xét và đánh giá một cách kỹ lưỡng.
Mô hình SWOT, viết tắt từ Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức), là công cụ phân tích kinh doanh phổ biến Để đánh giá khả năng xuất hiện của các sự kiện, có thể sử dụng các chỉ tiêu định tính như cao, trung bình, thấp, hoặc các chỉ tiêu định lượng như tỷ lệ và tần suất.
Các đơn vị thường áp dụng cả kỹ thuật định tính và định lượng để đánh giá rủi ro Kỹ thuật định tính thích hợp khi rủi ro không thể đo lường được hoặc khi dữ liệu không đủ tin cậy và không tương xứng với chi phí định lượng Ngược lại, kỹ thuật định lượng được sử dụng cho các hoạt động phức tạp, thường dựa vào các mô hình toán học để đạt được kết quả chính xác hơn Tuy nhiên, trong quá trình phân tích rủi ro, cần thận trọng và xem xét mối quan hệ giữa chi phí để đối phó rủi ro và thiệt hại do những rủi ro đó gây ra.
1.2.5 Đối phó rủi ro (Risk response) Đối phó rủi ro là cách thức, chu trình thực hiện để loại bỏ hoặc giảm thiểu sự tác động của rủi ro đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị
1.2.5.1 Các phương pháp đối phó rủi ro
Tránh rủi ro (Avoid) là phương pháp loại bỏ nguyên nhân và khả năng xảy ra rủi ro bằng cách không thực hiện các hoạt động có nguy cơ cao Ví dụ, doanh nghiệp có thể quyết định không sản xuất một mặt hàng mới hoặc bán bớt một số ngành hàng hoạt động để giảm thiểu rủi ro.
Giảm nhẹ rủi ro (Mitigate) là quá trình làm giảm xác suất và mức độ tác động của rủi ro Các hoạt động này thường gắn liền với việc điều hành hàng ngày, nhằm hạn chế khả năng xuất hiện của rủi ro hoặc giảm thiểu ảnh hưởng của chúng.
ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHÀ CHI PHỐI ĐẾN HOẠT ĐỘNG KSNB
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN NHÀ VIỆT NAM
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ VIỆT NAM
2.1.1 Giới thiệu về công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần Nhà Việt Nam
Tên viết tắt: HVN J.S.Co
Tên tiếng Anh: House Viet Nam Joint Stock Company
Trụ sở chính: 408 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP.HCM
Website: http://www.housevietnam.com
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103000853 được cấp lần đầu vào ngày 28/02/2002 và đã trải qua 21 lần thay đổi, với lần thay đổi thứ 21 mang số 0302556594, diễn ra vào ngày 14/07/2011, do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp.
2.1.2 Ngành nghề và địa bàn kinh doanh
Nhận quyền sử dụng đất để xây dựng nhà ở để bán hoặc cho thuê
Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầ ng theo quy hoạch xây dựng nhà ở để chuyển quyền sử dụng đất. Địa bàn kinh doanh: Quận 9, TP.HCM
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
TH ỰC TR ẠNG T Ổ CH ỨC VÀ V ẬN HÀNH H Ệ TH ỐNG KSNB T ẠI CÔNG TY C Ổ PH ẦN NHÀ VI ỆT NAM
Ban quản lý dự án đang giám sát quá trình phát triển của 04 dự án nhằm đảm bảo hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt và đảm bảo chất lượng.
Dự án The Boat Club Residences (The BCR)
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ VIỆT NAM
Mục đích khảo sát là đánh giá thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty cổ phần Nhà Việt Nam, từ đó tìm hiểu nguyên nhân gây ra những hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB.
Tác giả đã sử dụng bảng câu hỏi gồm 100 câu hỏi theo tiêu chuẩn của báo cáo COSO 2004, bao gồm 8 bộ phận cấu thành, để phỏng vấn Phó Tổng Giám đốc vào ngày 30/10/2014 tại công ty CP Nhà Việt Nam Sau đó, tác giả đã bổ sung các câu hỏi thực tế phù hợp với hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) của công ty và gửi cho 11 cá nhân trong công ty Kết quả khảo sát thu về là 11 bảng trả lời.
Dựa trên Bảng tổng hợp kết quả khảo sát và kết quả phỏng vấn trực tiếp, cùng với việc xem xét các tài liệu của công ty, tác giả đưa ra những nhận định quan trọng về tình hình hiện tại và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát
2.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Công ty đã xây dựng Bản điều lệ theo đúng quy định pháp luật, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của cổ đông, HĐQT, ban quản lý, cũng như cách giải quyết tranh chấp nội bộ Bản điều lệ được lập lần đầu vào năm 2002 và đã được cập nhật hai lần vào năm 2010 và 2013 theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông Tuy nhiên, công ty vẫn chưa ban hành văn bản quy tắc ứng xử để thiết lập các nguyên tắc cơ bản và tiêu chuẩn đạo đức cho toàn bộ nhân viên.
Công ty không có quy định bằng văn bản về việc xử lý nhân viên vi phạm quy tắc đạo đức, với 11/11 người tham gia khảo sát đều trả lời “Không” cho câu hỏi liên quan Khi xảy ra trường hợp vi phạm đạo đức ảnh hưởng đến công ty, Tổng giám đốc sẽ đưa ra quyết định xử lý, thường là cho thôi việc.
Kể từ khi thành lập, công ty luôn duy trì môi trường làm việc trung thực và tự giác từ ban lãnh đạo đến nhân viên Tổng giám đốc thường xuyên nhấn mạnh tinh thần làm việc chuyên nghiệp và tự giác, và thông điệp này được các cấp quản lý truyền đạt lại cho nhân viên Phương thức truyền đạt chủ yếu là qua các cuộc họp, với 11/11 người tham gia khảo sát đều xác nhận điều này.
Các cấp quản lý chính trực luôn gương mẫu trong việc tuân thủ nội quy về thời gian làm việc và chuẩn mực đạo đức Họ tạo ra môi trường làm việc trung thực, đề cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên, và được nhân viên kính trọng, với 100% phản hồi tích cực từ khảo sát.
Nhà quản lý đặt uy tín công ty lên hàng đầu trong mọi quyết định, đặc biệt trong bối cảnh thị trường bất động sản khó khăn Ban quản lý cam kết duy trì phong cách kinh doanh cạnh tranh lành mạnh, luôn cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và lựa chọn những nhà thầu xây dựng uy tín Họ cũng thực hiện đúng các quy định pháp luật trong việc lập sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo phản ánh trung thực tình hình tài chính của công ty.
2.2.1.2 Năng lực của đội ngũ nhân viên
Công ty chưa thiết lập Bảng mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể, khi tất cả 11 người tham gia khảo sát đều trả lời “Không” cho câu hỏi số 7 Mặc dù các nhiệm vụ của từng bộ phận được ghi rõ trong văn bản, công việc cụ thể của từng nhân viên lại thường được trưởng bộ phận phân công bằng miệng Ngoài ra, nhân viên còn thực hiện các công việc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên Tuy nhiên, hầu hết nhân viên trong công ty đều có kiến thức chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc.
Trong số 19 lao động chính thức của công ty, chỉ có 3 người có trình độ Đại học, nhưng công ty ưu tiên tuyển dụng nhân viên có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc hơn là bằng cấp Nhân viên mới được đào tạo chuyên môn, giúp họ nhanh chóng đảm nhận công việc Hơn nữa, hầu hết nhân sự cấp cao đều là những người gắn bó với công ty từ những ngày đầu, mang lại sự am hiểu và kinh nghiệm quý giá.
Các nhân viên đã xây dựng niềm tin với ban quản lý thông qua quá trình làm việc nghiêm túc, tuy nhiên, mô hình quản lý của công ty gia đình khá chặt chẽ dẫn đến việc không có đánh giá định kỳ về năng lực nhân viên Hơn nữa, công ty cũng chưa thiết lập các quy định cụ thể về biện pháp xử lý đối với những nhân viên không đủ năng lực.
Tất cả 11 người tham gia khảo sát đều trả lời “Không” cho câu hỏi số 9 và 10 Trong trường hợp nhân viên không đủ năng lực, quản lý sẽ báo cáo tình hình lên tổng giám đốc để có quyết định xử lý thích hợp.
2.2.1.3 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát
Hội đồng quản trị tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá hoạt động và xây dựng mục tiêu mới cho công ty, với 11/11 người tham gia khảo sát xác nhận điều này Đồng thời, Hội đồng cũng thực hiện họp Đại hội cổ đông thường niên theo quy định của Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH và Luật Chứng khoán số 70/2006/QH Nội dung các cuộc họp bao gồm việc trình lên Đại hội đồng cổ đông xem xét và thông qua các chính sách cũng như quyết định kinh doanh quan trọng, như gia hạn vay vốn của cổ đông.
Quách Thu Trang đã được bổ nhiệm làm Tổng giám đốc với mức lương 80 tỷ đồng, đồng thời cũng có quyết định về việc trả thù lao cho ban kiểm soát liên quan đến việc ký hợp đồng với công ty kiểm toán độc lập.
ĐÁNH GIÁ CHUNG V Ề H Ệ TH ỐNG KSNB T ẠI CÔNG TY C Ổ PH ẦN NHÀ VI ỆT NAM
nghiệp thuận theo ý kiến của công ty kiểm toán (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 100)
2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ VIỆT NAM
2.3.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức Ưu điểm:
Ban quản lý chính là gương mẫu trong việc tuân thủ nội quy công ty, thể hiện đạo đức kinh doanh và tinh thần cạnh tranh lành mạnh Họ cam kết tuân thủ đầy đủ các chính sách pháp luật liên quan đến kinh doanh bất động sản, đầu tư, kế toán và sử dụng lao động.
Công ty chưa ban hành bộ quy tắc ứng xử chính thức, thiếu các nguyên tắc cơ bản và hướng dẫn cụ thể về hành vi được phép và không được phép Điều này cũng bao gồm các chuẩn mực đạo đức và biện pháp xử phạt cho nhân viên nếu vi phạm trong các hoạt động của công ty.
Từ đó, có thể xảy ra những trường hợp như:
Nếu nhân viên nghi ngờ rằng công việc của mình có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty, họ nên hỏi cấp quản lý trực tiếp để có hành động phù hợp Tuy nhiên, nếu nhân viên không có đủ hiểu biết, việc tự quyết định có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng không thể khắc phục.
Thiếu quy định cụ thể về hình thức xử lý sai phạm có thể dẫn đến sự bất công trong quá trình xử lý, do quyết định chủ quan của người lãnh đạo, gây ra sự không đồng tình từ phía nhân viên cấp dưới.
Văn hóa doanh nghiệp hình thành từ tuyên bố và hành động của Ban quản lý, nhưng chưa được ghi chép chính thức Nếu không được duy trì theo thời gian, văn hóa này sẽ dần mai một và sụp đổ, gây khó khăn cho việc quản lý doanh nghiệp.
Phong cách quản lý truyền thống của Ban Giám Đốc theo kiểu gia đình tạo ra sự quen thuộc giữa các thành viên, giúp cho các hoạt động trong công ty dễ dàng được quản lý Nhờ đó, những hành vi vi phạm đạo đức mà Ban Giám Đốc không mong muốn xảy ra sẽ ít có khả năng được thực hiện bởi các nhân viên.
Trình độ hạn chế của nhà quản lý trong hoạt động quản trị rủi ro dẫn đến việc chỉ giải quyết các sự kiện phát sinh mà không có kế hoạch phòng ngừa Các vấn đề trước đây không đáng kể nhưng vẫn cho thấy sự cần thiết phải nâng cao khả năng quản lý rủi ro để ứng phó hiệu quả hơn với các tình huống tương lai.
2.3.1.2 Năng lực của đội ngũ nhân viên và chính sách nhân sự Ưu điểm
Đội ngũ nhân viên của công ty chủ yếu là những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, được tuyển dụng qua các mối quan hệ đáng tin cậy, từ đó xây dựng được sự tin tưởng với Ban quản lý.
Các phòng ban có sự phân công công việc rõ ràng, với từng nhân viên được trưởng phòng chủ động và linh hoạt sắp xếp nhiệm vụ cụ thể.
Nhân viên được trang bị đầy đủ các công cụ làm việc như máy tính, máy in, máy photo, văn phòng phẩm và máy chấm công, nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty có quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp và chính sách đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho sự thăng tiến trong sự nghiệp Tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ Luật lao động và Luật bảo hiểm xã hội, công ty đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, từ đó xây dựng niềm tin và sự gắn bó lâu dài Sự cam kết này không chỉ giúp nhân viên cống hiến hết mình mà còn góp phần vào việc đạt được mục tiêu hiệu quả của công ty Đặc biệt, công ty đề cao tính chính trực và yêu cầu đạo đức trong môi trường làm việc, tạo nên một văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Công ty thiếu bảng mô tả công việc cho từng vị trí, dẫn đến việc phân công nhiệm vụ chỉ qua các cuộc họp giao ban Điều này có thể gây ra sự không rõ ràng trong công việc, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
Công việc trong công ty chưa được phân bổ một cách khoa học, dẫn đến tình trạng một số nhân viên phải gánh vác nhiều nhiệm vụ trong khi những người khác lại ít việc hơn so với năng lực của họ Điều này gây ra sự bất công và có thể khiến nhân viên không nhớ hết nhiệm vụ của mình, dẫn đến việc bỏ sót công việc Nhân viên có năng lực có thể rời bỏ công ty, gây lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của doanh nghiệp.
Không có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc cũng như đưa ra biện pháp xử lý những nhân viên không đủ năng lực
Tuyển dụng từ các mối quan hệ nên chưa đúng người , đúng việc , đa số nhân viên chưa có bằng đại học
Thiếu hụt lao động, tạo áp lực khi nhân viên phải hoàn thành nhiều việc dễ dẫn đến sai sót
Công ty có quy mô nhỏ thường áp dụng lối quản lý kiểu gia đình, trong đó lãnh đạo yêu cầu nhân viên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Nhân viên sẽ hoàn thành công việc theo chỉ đạo từ lãnh đạo, tạo ra sự gắn kết và hiệu quả trong công việc.
Công ty chủ yếu tuyển dụng những nhân viên qua quen biết nên có sự cả nể , không chuyên nghiệp trong sự phân công công việc
2.3.1.3 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát Ưu điểm
Các thành viên trong Hội đồng quản trị (HĐQT) có mối quan hệ gia đình, giúp họ dễ dàng đạt được sự thống nhất trong các quyết định Họ sở hữu nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản và tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách cũng như điều lệ của công ty Các cuộc họp của HĐQT được tổ chức theo quy định, thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình hoạt động của công ty, giám sát các khoản chi phí bất thường và đưa ra các quyết định kịp thời.
