Tuy doanh nghiệp có liệt kê ra được các rủi ro có khả năng xảy ra , nhưng chỉ
nêu ở mức độ chung chung dựa trên các sự kiện đã xảy ra ở các năm trước . Mọi
nhận định và phân tích , đánh giá chỉ mang tính ước đoán dựa vào kinh nghiệm là chính chứ chưa có sự phân tích chuyên sâu , cụ thể bằng các phương pháp khoa học
nào. (8/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 59, 60, 61 và 62).
Mọi đánh giá chỉ mang tính ướ c đốn, chung chung và khơng có đánh giá rủi
ro trên bình diện tồn doanh nghiệp (xem xét mối quan hệ giữa các rủi ro với nhau,
rủi ro ở các bộ phận với nhau, ảnh hưởng dây chuyền của rủi ro). (8/11 người trả lời
“Không” cho câu hỏi khảo sát số 63).
2.2.5. Đối phó rủi ro
Đối với các rủi ro được doanh nghiệp nhận diện thì chỉ có một vài rủi ro là có đề ra biện pháp xử lý . (8/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 64).Ví dụ: Khi nền kinh tế khó khăn , công ty đã cơ cấu lại tổ chức cho phù hợp và giảm được
chi phí; Các khoản vay quá hạn thì công ty đã đàm phán xin điều chỉnh kéo dài thời
hạn trả nợ,…
Đối với các rủi ro đã được nhận diện d oanh nghiệp chỉ ban hành một số
phương án xử lý. Còn trong trường hợp có sự kiện xảy ra ngồi danh mục rủi ro thì chưa ban hành văn bản hướng dẫn cách thức hoạt động. (11/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 65).
Đối với các rủi ro thứ cấp phát sinh sau khi giải quyết rủi ro đã nêu trong danh
mục thì doanh nghiệp không có phương án xử lý dự phòng nào. (11/11 người trả lời
“Không” cho câu hỏi khảo sát số 66).
Trên tinh thần tuân thủ pháp luật , doanh nghiệp có mua bảo hiểm cho các dự
án nhà ở, cơng trình xây dựng và các tài sản khác, chủ yếu là các bảo hiểm bắt
Doanh nghiệp nhận diện được một số rủi ro, tuy nhiên, khi một sự kiện phát
sinh mà chưa có phương án xử lý trước thì doanh nghiệp sẽ tùy cơ ứng biến theo
quyết định của ban giám đốc chứ không có biểu hiện né tránh rủi ro. (11/11 người
trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 68).
Doanh nghiệp có thuê công ty giám sát thi công độc lập theo qui định của
pháp luật, ngoài ra doanh nghiệp cũng tự giám sát chặt chẽ các khâu của quá trình
đầu tư xây dựng dự án, đảm bảo cung cấp những sản phẩm uy tín, chất lượng và
khác biệt cho khách hàng, nâng cao uy tín của cơng ty. (11/11 người trả lời “Có”
cho câu hỏi khảo sát số 69).
2.2.6. Hoạt động kiểm soát
Doanh nghiệp khơng có xây dựng chu trình nghiệp vụ kiểm sốt cho từng
hoạt động cụ thể như hoạt động kinh doanh bất động sản, môi giới bất động sản,
đấu thầu, đầu tư dự án, tài chính, marketing … Chủ yếu là kiểm sốt hoạt động thu
và chi ở bộ phận kế toán , (7/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 70).
Và thủ tục kiểm soát này được sử dụng ổn định chưa từng thay đổi . (8/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 71).
Doanh nghiệp có ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý như hệ thống
mạng máy tính, phần mềm kế toán, phần mềm hỗ trợ kê khai thuế . (11/11 người trả
lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 72). Trong phần mềm kế toán có thiết lập mật khẩu cho phép từng cá nh ân nào được xem , sửa, xóa, các thơng tin . Nhật ký quá trình sử dụng phần mềm từ khi người dùng truy cập đến lúc thoát cũng được ghi lại
(8/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 73 và 74).
Mọi thông tin trên phần mềm đều được lưu trữ cẩn thận , ngồi việc cơng ty mua phần mềm diệt virus cho cả hệ thống máy tính thì các chứng từ điện tử quan trọng đều được in ra giấy và lưu vào tập hồ sơ cẩn thận . (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 75).
Tại doanh nghiệp có qui định về luân chuyển chứng từ nhưng không được lập thành văn bản. Qua phỏng vấn, các nhân viên khi được tuyển dụng đã được hướng
dẫn cách lập chứng từ và luân chuyển như thế nào , nhưng việc hướng dẫn dưới
bán hàng một mặt thu tiền đặt cọc và lập phiếu thu, mặt khác sẽ hoàn thiện hợp đồng mua bán nhà ở . Phiếu thu và số tiền được gửi đến phòng kế tốn để theo dõi cơng nợ. Sau khi hợp đồng mua bán được xác lập (có công chứng), một bản được gửi cho khách hàng , một bản nhân viên sẽ dùng để thực hiện công việc làm Giấy chứng nhận quyền s ử dụng đất cho khách hàng . Khi có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, phòng kinh doanh thông báo với khách hàng . Kế toán sẽ theo dõi tình
hình thanh tốn, khi khách hàng thanh tốn hồn tất , có giấy báo của ngân hàng , kế
tốn thơng báo với phòng kinh doanh để họ giao toàn bộ hồ sơ bao gồm Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho khách hàng , (7/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 76).
Tại cơng ty, chứng từ được lập chính xác, đầy đủ, kịp thời cho tất cả các hoạt động mua hàng, bán hàng, vay vốn,… chúng được lập thành nhiều liên, đánh số thứ
tự liên tục, chữ ký người lập, chữ ký người xét duyệt,… theo đúng qui định của
pháp luật. Việc kết xuất d ữ liệu cũng đảm bảo đầy đủ , chính xác và hợp lệ . (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 77, 78, 79 và 83). Tuy nhiên, do nhân sự
trong cơng ty ít , kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên không thể tránh khỏi sự kiêm
nhiệm giữa 2 trong 4 chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản.
(7/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 80).
Cuối tháng, thủ quỹ và kế toán thường đối chiếu với nhau số tiền thực có tại két và trên sổ sách kế toán . Do khối lượng tà i sản của công ty lớn nên h àng năm, công ty sắp xếp một ngày để toàn thể nhân viên cùng thực hiện việc kiểm kê tài sản thực tế và sổ sách. (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 81).
Phần lớn tài sản của cơng t y là máy móc , cơng trình,.. có giá trị lớn và dễ hao mòn trong điều kiện môi trường nên chúng được bảo hành thường xuyên để duy trì độ bền, đảm bảo tiến trình thi công . (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 82).
Khi bán các sản phẩm địa ốc , khách hàng thường đặt cọc trước một phần giá trị. Sau đó, khách hàng sẽ thanh toán phần còn lại dưới hai hình thức là chuyển khoản và thanh toán bằng tiền mặt . Để phục vụ khách hàng tốt , nhân viên của công ty đôi khi vẫn đến tận nơi của khách hàng để thu tiền theo yêu cầu, lập phiếu thu và ký xác nhận đầy đủ . Nhân viên đi thu tiền phải đi xe của công ty và có bảo vệ đi
cùng. Việc thu tiền ở ngồi cơng ty chưa từng xảy ra tổn thất nào , (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 84).
2.2.7. Thông tin và truyền thông
Mục tiêu hàng năm của doanh nghiệp được tổng giám đốc cơng bố cho tồn
bộ các trưởng phòng trong các cuộc họp. Các trưởng phòng có nghĩa vụ truyền đạt
lại cho toàn bộ nhân viên của mình và được thể hiện trong báo cáo thường niên của
công ty, (9/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 85). Do việc truyền đạt từ
các cấp trưởng phòng đến các nhân viên chưa được văn bản hóa nên cũng có những nhân viên không rõ và cũng không quan tâm về mục tiêu của công ty , (2/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 85).
Nội dung các thông tin về công việc và trách nhiệm được truyền đạt tương đối
đầy đủ, chính xác, kịp thời đến từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp dưới hình thức truyền miệng trong các cuộc họp giao ban . (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 86).
Vì công ty hoạt động theo hình thức công ty gia đình (người Hoa) nên các thành viên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau . Khi có bất cứ thông tin nào liên quan đến tình hình tài chính và phi tài chính của đơn vị thì ban quản lý đều biết và họp bàn đưa ra hướng giải quyết, (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 87).
Doanh nghiệp có nhận được gần như đầy đủ, kịp thời các thơng tin từ bên
ngồi như thơng báo của các cơ quan thuế, của ngân hàng, của chủ nợ,… (8/11
người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 88).
Doanh nghiệp có dùng các kênh truyền thơng (tạp chí, website, báo, đài,…)
để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, giúp các dự án tiếp cận được với khách hàng
thật hiệu quả. Trang web housevietnam.com được lập để quảng bá hình ảnh cơng
ty, giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng, đồng thời cũng là kênh
công khai thông tin minh bạch cho các nhà đầu tư tham khảo. Ngồi ra, doanh
nghiệp cịn quảng bá hình ảnh doanh nghiệp thơng qua các tạp chí bất động sản, các
trang web du lịch…(11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 89).
Doanh nghiệp có thiết lập kênh truyền thơng (số điện thoại của các trưởng
những điểm nghi ngờ, bất cập trong tổ chức. (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 90).
Doanh nghiệp có thiết lập kênh thơng tin phản hồi cho khách hàng khi có
khiếu nại hay thắc mắc đó là số đ iện thoại của ban giám đốc , (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 91).
2.2.8. Giám sát
Các rủi ro của công ty được liệt kê chung chung , chưa cụ thể rõ ràng. Tuy nhà
quản lý không có đề ra đầy đủ các biện pháp quản lý rủi ro nhưng có quan tâm ,
theo dõi về các rủi ro có thể xảy ra . Việc này không diễn ra thường xuyên mà chỉ khi nào họ cảm thấy có sự thay đổi về rủi ro và không thể hiện trên văn bản . (8/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 92).
Công việc trong công ty được ban giám đốc phân quyền cho các trưởng phòng
ban. Do đó, cơng việc của phịng nào phịng nấy chịu trách nhiệm khi phát sinh rủi
ro thì báo cáo lên tổng giám đốc để xin ý kiến giải quyết. Hiện tại, công ty không
có bộ phần KSNB, (11/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 96).
Hàng tuần, các phòng ban đều tổ chức họp giao ban để tổng kết lại công việc
của tuần trước và giải quyết những vấn đề phát sinh đồng thời trao đổi kinh nghiệm
và phân công công việc trong tuần, (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát
số 93).
Doanh nghiệp có xây dựng một số cơng cụ giám sát như : báo cáo tình hình
hoạt động để kiểm tra tình hình thực hiện các công việc thực tế so với kế hoạch đề
ra, bảng đối chiếu số liệu để tránh việc thất thoát tài sản ,… (11/11 người trả lời
“Có” cho câu hỏi khảo sát số 94). Các công cụ giám sát này được sử dụng ổn định , ít thay đổi . (11/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 95). Sau các đợt giám sát, đơn vị có lập báo cáo và đưa ra những nguyên nhân yếu kém của từng hoạt động và đưa ra các gi ải pháp khắc phục nhưng vẫn ở mức độ đại khái chứ chưa có chuyên sâu. (8/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 97).
Báo cáo tài chính và những thơng tin trong doanh nghiệp được thực hiện được
công khai theo qui định của pháp luật , (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo
Hiện nay, đơn vị đang th cơng ty kiểm tốn độc lập AAT, theo như hợp đồng đã ký kết thì cơng ty kiểm tốn độc lập AAT sẽ thực hiện kiểm toán BCTC
cho công ty 1 năm 1 lần. Sau các đợt kiểm toán, doanh nghiệp tiếp thu các kiến
nghị của kiểm toán viên độc lập. Tuy nhiên đây chỉ là hình thức, hầu như doanh
nghiệp thuận theo ý kiến của cơng ty kiểm tốn. (11/11 người trả lời “Có” cho câu
hỏi khảo sát số 100).
2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
NHÀ VIỆT NAM
2.3.1. Mơi trường kiểm sốt
2.3.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức Ưu điểm:
- Ban quản lý chính trực, gương mẫu trong việc chấp hành các nội qui của công
ty. Họ là nhữ ng người có đạo đức trong kinh doanh , đề cao tinh thần cạnh
tranh lành mạnh, tuân thủ đầy đủ cách chính sách pháp luật về kinh doanh bất động sản, đầu tư, kế toán, sử dụng lao động,...
Nhược điểm:
- Công ty chưa có ban hành bộ qui tắc ứng xử hay các văn bản chính thức nào
trong đó nêu rõ những nguyên tắc cơ bản và đưa ra những hướng dẫn cụ thể về những hành vi được làm và không được làm , các chuẩn mực đạo đức , các biện pháp xử phạt nếu nhân viên sai phạm trong các hoạt động của công ty. Từ đó, có thể xảy ra những trường hợp như:
Nếu nhân viên có sự nghi ngờ về việc làm của mình có thể ảnh hưởng đến
quyền lợi của công ty thì có thể hỏi lại cấp quản lý trực tiếp để hành động. Nhưng nếu nhân viên không có sự am hiểu thì có thể tự quyết định dẫn đến sai sót không thể cứu chữa.
Do không có qui định cụ thể về các hình thức xử lý sai phạm nên có thể
dẫn đến sự bất công trong xử lý do cảm tính của người lãnh đạo , làm cho các nhân viên cấp dưới khơng đồng tình.
Văn hóa doanh nghiệp được xây dựng thông qua tuyên bố , sự noi gương của Ban quản lý chứ chưa đượ c văn bản hóa . Theo thời gian , nếu những việc đó không được duy trì thì văn hóa sẽ bị mai một dần và sụp đổ gây khó khăn cho việc quản lý doanh nghiệp.
Nguyên nhân:
- Do phong cách quản lý truyền thống của Ban GÐ , quản lý theo kiểu gia đình ,
mọi thành viên đều quen biết nhau nên các ho ạt động trong công ty đều dễ quản lý, những việc làm vi phạm đạo đức mà tồng GÐ không muốn xảy ra thì các nhân viên sẽ không dám thực hiện.
- Do trình độ của nhà quản lý còn hạn chế về hoạt động quản trị rủi ro và các
vấn đề đã xảy ra trước đây đều không đáng kể , phát sinh sự kiện gì thì giải
quyết sự kiện đó.
2.3.1.2. Năng lực của đội ngũ nhân viên và chính sách nhân sự Ưu điểm
- Đa phần nhân viên của công ty là những người gắn bó lâu dài , có am hiểu về
lĩnh vực kinh do anh bất động sản , được tuyển dụng thông qua các mối quan hệ nên tạo được niềm tin cho Ban quản lý.
- Công việc của các phòng ban được phân công rõ ràng , công việc cụ thể của
từng nhân viên đuợc các trưởng phòng ban chủ động và linh hoạt sắp xếp.
- Các nhân viên được trang bị các công cụ làm việc như máy tính , máy in, máy
photo, các văn phòng phẩm, máy chấm công,… để phục vụ tốt cho công việc.
- Công ty có qui trình tuyể n dụ ng nhân sự , có chính sách đào tạo , nâng cao
trình độ cho nhân viên , tạo điều kiện cho nhân viên thăng tiến . Công ty tuân thủ các qui định của Bộ Luật lao động, Luật bảo hiểm xã hội,.. bảo đảm quyền lợi đầy đủ cho nhân viên . Điều này tạo niềm tin cho nhân viên gắn bó lâu dài và cống hiến cho công ty , giúp cho công ty đạt được mục tiêu hiệu quả . Đề cao tính chính trực và yêu cầu đạo đức của doanh nghiệp mong đợi ở nhân viên.
- Công ty không có bảng mô tả công việc cho từng vị trí công việc của nhân
viên. Nội dung công việc chỉ được phân công bằng miệng trong các cuộc họp
giao ban. Điều này có thể dẫn đến:
Công việc được bố trí chưa khoa học , người thì làm nhiều, người thì làm ít
so với năng lực của mình gây bất cơng, làm sót do khơng nhớ hết nhiệm vụ của mình , nhân viên có năng lực bỏ việc , gây lãng phí nguồn lực , ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty.