Doanh nghiệp khơng có xây dựng chu trình nghiệp vụ kiểm sốt cho từng
hoạt động cụ thể như hoạt động kinh doanh bất động sản, môi giới bất động sản,
đấu thầu, đầu tư dự án, tài chính, marketing … Chủ yếu là kiểm sốt hoạt động thu
và chi ở bộ phận kế tốn , (7/11 người trả lời “Khơng” cho câu hỏi khảo sát số 70).
Và thủ tục kiểm soát này được sử dụng ổn định chưa từng thay đổi . (8/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 71).
Doanh nghiệp có ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý như hệ thống
mạng máy tính, phần mềm kế tốn, phần mềm hỗ trợ kê khai thuế . (11/11 người trả
lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 72). Trong phần mềm kế toán có thiết lập mật khẩu cho phép từng cá nh ân nào được xem , sửa, xóa, các thơng tin . Nhật ký quá trình sử dụng phần mềm từ khi người dùng truy cập đến lúc thoát cũng được ghi lại
(8/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 73 và 74).
Mọi thông tin trên phần mềm đều được lưu trữ cẩn thận , ngồi việc cơng ty mua phần mềm diệt virus cho cả hệ thống máy tính thì các chứng từ điện tử quan trọng đều được in ra giấy và lưu vào tập hồ sơ cẩn thận . (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 75).
Tại doanh nghiệp có qui định về luân chuyển chứng từ nhưng không được lập thành văn bản. Qua phỏng vấn, các nhân viên khi được tuyển dụng đã được hướng
dẫn cách lập chứng từ và luân chuyển như thế nào , nhưng việc hướng dẫn dưới
bán hàng một mặt thu tiền đặt cọc và lập phiếu thu, mặt khác sẽ hoàn thiện hợp đồng mua bán nhà ở . Phiếu thu và số tiền được gửi đến phòng kế toán để theo dõi công nợ. Sau khi hợp đồng mua bán được xác lập (có công chứng), một bản được gửi cho khách hàng , một bản nhân viên sẽ dùng để thực hiện công việc làm Giấy chứng nhận quyền s ử dụng đất cho khách hàng . Khi có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, phòng kinh doanh thông báo với khách hàng . Kế tốn sẽ theo dõi tình
hình thanh tốn, khi khách hàng thanh tốn hồn tất , có giấy báo của ngân hàng , kế
tốn thơng báo với phòng kinh doanh để họ giao toàn bộ hồ sơ bao gồm Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho khách hàng , (7/11 người trả lời “Không” cho câu hỏi khảo sát số 76).
Tại công ty, chứng từ được lập chính xác, đầy đủ, kịp thời cho tất cả các hoạt động mua hàng, bán hàng, vay vốn,… chúng được lập thành nhiều liên, đánh số thứ
tự liên tục, chữ ký người lập, chữ ký người xét duyệt,… theo đúng qui định của
pháp luật. Việc kết xuất d ữ liệu cũng đảm bảo đầy đủ , chính xác và hợp lệ . (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 77, 78, 79 và 83). Tuy nhiên, do nhân sự
trong cơng ty ít , kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên không thể tránh khỏi sự kiêm
nhiệm giữa 2 trong 4 chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản.
(7/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 80).
Cuối tháng, thủ quỹ và kế toán thường đối chiếu với nhau số tiền thực có tại két và trên sổ sách kế toán . Do khối lượng tà i sản của công ty lớn nên h àng năm, công ty sắp xếp một ngày để toàn thể nhân viên cùng thực hiện việc kiểm kê tài sản thực tế và sổ sách. (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 81).
Phần lớn tài sản của cơng t y là máy móc , cơng trình,.. có giá trị lớn và dễ hao mòn trong điều kiện môi trường nên chúng được bảo hành thường xuyên để duy trì độ bền, đảm bảo tiến trình thi công . (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 82).
Khi bán các sản phẩm địa ốc , khách hàng thường đặt cọc trước một phần giá trị. Sau đó, khách hàng sẽ thanh toán phần còn lại dưới hai hình thức là chuyển khoản và thanh toán bằng tiền mặt . Để phục vụ khách hàng tốt , nhân viên của công ty đôi khi vẫn đến tận nơi của khách hàng để thu tiền theo yêu cầu, lập phiếu thu và ký xác nhận đầy đủ . Nhân viên đi thu tiền phải đi xe của công ty và có bảo vệ đi
cùng. Việc thu tiền ở ngồi cơng ty chưa từng xảy ra tổn thất nào , (11/11 người trả lời “Có” cho câu hỏi khảo sát số 84).