.Mơi trường kiểm sốt

2.3.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức Ưu điểm:

- Ban quản lý chính trực, gương mẫu trong việc chấp hành các nội qui của công

ty. Họ là nhữ ng người có đạo đức trong kinh doanh , đề cao tinh thần cạnh

tranh lành mạnh, tuân thủ đầy đủ cách chính sách pháp luật về kinh doanh bất động sản, đầu tư, kế toán, sử dụng lao động,...

Nhược điểm:

- Công ty chưa có ban hành bộ qui tắc ứng xử hay các văn bản chính thức nào

trong đó nêu rõ những nguyên tắc cơ bản và đưa ra những hướng dẫn cụ thể về những hành vi được làm và không được làm , các chuẩn mực đạo đức , các biện pháp xử phạt nếu nhân viên sai phạm trong các hoạt động của công ty. Từ đó, có thể xảy ra những trường hợp như:

 Nếu nhân viên có sự nghi ngờ về việc làm của mình có thể ảnh hưởng đến

quyền lợi của công ty thì có thể hỏi lại cấp quản lý trực tiếp để hành động. Nhưng nếu nhân viên không có sự am hiểu thì có thể tự quyết định dẫn đến sai sót không thể cứu chữa.

 Do không có qui định cụ thể về các hình thức xử lý sai phạm nên có thể

dẫn đến sự bất công trong xử lý do cảm tính của người lãnh đạo , làm cho các nhân viên cấp dưới khơng đồng tình.

 Văn hóa doanh nghiệp được xây dựng thông qua tuyên bố , sự noi gương của Ban quản lý chứ chưa đượ c văn bản hóa . Theo thời gian , nếu những việc đó không được duy trì thì văn hóa sẽ bị mai một dần và sụp đổ gây khó khăn cho việc quản lý doanh nghiệp.

Nguyên nhân:

- Do phong cách quản lý truyền thống của Ban GÐ , quản lý theo kiểu gia đình ,

mọi thành viên đều quen biết nhau nên các ho ạt động trong công ty đều dễ quản lý, những việc làm vi phạm đạo đức mà tồng GÐ không muốn xảy ra thì các nhân viên sẽ không dám thực hiện.

- Do trình độ của nhà quản lý còn hạn chế về hoạt động quản trị rủi ro và các

vấn đề đã xảy ra trước đây đều không đáng kể , phát sinh sự kiện gì thì giải

quyết sự kiện đó.

2.3.1.2. Năng lực của đội ngũ nhân viên và chính sách nhân sự Ưu điểm

- Đa phần nhân viên của công ty là những người gắn bó lâu dài , có am hiểu về

lĩnh vực kinh do anh bất động sản , được tuyển dụng thông qua các mối quan hệ nên tạo được niềm tin cho Ban quản lý.

- Công việc của các phòng ban được phân công rõ ràng , công việc cụ thể của

từng nhân viên đuợc các trưởng phòng ban chủ động và linh hoạt sắp xếp.

- Các nhân viên được trang bị các công cụ làm việc như máy tính , máy in, máy

photo, các văn phòng phẩm, máy chấm công,… để phục vụ tốt cho công việc.

- Công ty có qui trình tuyể n dụ ng nhân sự , có chính sách đào tạo , nâng cao

trình độ cho nhân viên , tạo điều kiện cho nhân viên thăng tiến . Công ty tuân thủ các qui định của Bộ Luật lao động, Luật bảo hiểm xã hội,.. bảo đảm quyền lợi đầy đủ cho nhân viên . Điều này tạo niềm tin cho nhân viên gắn bó lâu dài và cống hiến cho công ty , giúp cho công ty đạt được mục tiêu hiệu quả . Đề cao tính chính trực và yêu cầu đạo đức của doanh nghiệp mong đợi ở nhân viên.

- Công ty không có bảng mô tả công việc cho từng vị trí công việc của nhân

viên. Nội dung công việc chỉ được phân công bằng miệng trong các cuộc họp

giao ban. Điều này có thể dẫn đến:

 Công việc được bố trí chưa khoa học , người thì làm nhiều, người thì làm ít

so với năng lực của mình gây bất cơng, làm sót do khơng nhớ hết nhiệm vụ của mình , nhân viên có năng lực bỏ việc , gây lãng phí nguồn lực , ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty.

 Không có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc cũng như đưa ra biện pháp

xử lý những nhân viên không đủ năng lực.

 Tuyển dụng từ các mối quan hệ nên chưa đúng người , đúng việc , đa số

nhân viên chưa có bằng đại học.

 Thiếu hụt lao động, tạo áp lực khi nhân viên phải hoàn thành nhiều việc dễ

dẫn đến sai sót.

Nguyên nhân

- Do qui mơ cơng ty có số lượng nhân sự ít , lối quản lý kiểu gia đình , lãnh đạo

yêu cầu nhân viên làm những công việc gì thì nhân viên làm công việc đấy .

Công ty chủ yếu tuyển dụng những nhân viên qua quen biết nên có sự cả nể ,

không chuyên nghiệp trong sự phân công công việc.

2.3.1.3. Hội đồng quản trị và ban kiểm soát Ưu điểm

- Các thành viên trong HĐQT có quan hệ gia đình với nhau nên dễ đạt được các

quyết định thống nhất . Họ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản , tuân thủ các chính sách và điều lệ công ty . Các cuộc họp của

HĐQT được thực hiện nghiêm túc theo qui định , cập nhật thường xu yên

thông tin về tình hình hoạt động của công ty , giám sát các khoản chi phí bất thường cũng như đưa ra các quyết định kịp thời.

- Trưởng Ban kiểm sốt có chun mơn về kế tốn , kinh nghiệm trong lĩnh vực

kinh doanh bất động sả n và quản lý doanh nghiệp , là một cổ đông nhỏ, người có lợi ích trực tiếp từ hiệu quả hoạt động của cơng ty . Do đó, Ban kiểm sốt làm việc có trách nhiệm trong việc kiểm sốt các hoạt động của cơng ty.

Nhược điểm

- Hiện nay, trong HĐQT có một thà nh viên thuê ngoài , nhưng có ít kinh

nghiệm quản lý, công việc chủ yếu là công bố thông tin nên sự độc lập trong việc giám sát chưa được phát huy.

- Ban kiểm sốt do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra. Tuy nhiên, đa số thành viên

trong HÐQT của công ty đều là cổ đông lớn và đảm nhiệm các chức vụ quản

lý trong công ty . Do đó, hoạt động của Ban kiểm sốt có thể khơng được độc

lập, khách quan.

- Ban kiểm sốt khơng làm việc thường xuyên , các thành viên ban kiểm sốt

còn yếu chun mơn , chưa phát huy được hết hiệu quả , chủ yếu kiểm tra về mặt kế toán.

- Mọi quyết định được đưa ra trong các cuộc họp thường thuận theo ý kiến của

Chủ tịch HĐQT , là người có vai vế trong gia đình . Điều này cho thấy hội đồng chưa năng động , chưa thực sự phát huy hết vai trò của mỗi thành viên , có thể làm ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của mơi trường kiểm sốt.

Nguyên nhân:

- Do công ty đang có kế hoạch cắt giảm chi phí tối đa nên không thuê thêm

thành viên HÐQT có kinh nghiệm , trình độ , sáng tạo từ bên ngoài . Do sự kiêm nhiệm Tổng GÐ cũng chính là chủ tịch HÐQT , lại là người có vị trí cao trong gia đình, là thành viên sáng lập công t y làm hạn chế tính khách quan và hiệu quả của ban kiểm soát . Do trình độ của HÐQT còn hạn chế nên chưa nhận thấy sự quan trọng của KSNB trong công ty . Do trình độ của ban kiểm soát còn hạn chế nên chỉ quan tâm việc kiểm soát các cơng việc kế tốn.

2.3.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành Ưu điểm

- Công ty có văn hóa làm việc trung thực , lễ độ, tôn trọng lẫn nhau và có trách

nhiệm trong công việc.

- Nhà quản lý luôn đặt uy tín của doanh nghiệp lên hàng đầu, xem nhân viên là

viên. Có thái độ đúng đắn trong việc tôn trọng các chính sách pháp luật về lập BCTC,…

- Đội ngũ nhân sự cấp cao làm việc tương đối ổn định, giúp cho hoạt động kiểm

soát được thuận lợi.

Nhược điểm

- Môi trường làm việc chưa được cởi mở, chủ yếu vẫn là thái độ nhân viên phục

tùng cấp trên, mọi người tránh mâu thuẫn lẫn nhau . Điều này sẽ làm hạn chế các ý tưởng sáng tạo, cải tiến công việc của các nhân viên . Đồng thời nó cũng hạn chế luôn hiệu quả hoạt động của công ty.

- Những tuyên bố về tầm nhìn và chiến lược của công ty chỉ mang tính hình

thức, Ban quản lý có quan tâm nhưng vẫn chưa đủ khả năng để thiết lập tầm nhìn và chiến lược của công ty sao cho xác đáng , phù hợp tạo được niềm tin đối với nhân viên, cổ đông, khách hàng và xã hội.

Nguyên nhân

- Do phong cách quản lý kiểu gia đình, các nhân viên luôn phục tùng cấp quản

lý, cấp trưởng phòng thì phục tùng ban GÐ . Do sự hạn chế về năng lực của

nhân sự, chỉ làm việc chứ không có ý kiến phản hồi về công việc khiến cho việc điều hành mang tặng tính độc đoán tồn tại được . Ban quản lý chủ yếu dùng kinh nghiệm, sự cảm tính để quản lý chứ chưa đầu tư cho việc học hỏi , nâng cao trình độ.

2.3.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm Ưu điểm

- Sơ đồ cơ cấ u tổ chức đã được thay đổi phù hợp với qui mô và đặc điểm kinh

doanh của doanh nghiệp. Việc cơ cấu lại bộ máy theo hướng tinh giản đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí , tạo điều kiện cho việc truyên đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại.

- Quyền hạn và trách nhiệm được phân chia rõ ràng đối với từng phòng ban.

Các trưởng bộ phận hiểu được trách nhiệm của mình có tác động như thế nào đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

- Việc tinh giản bộ máy nhân sự làm cho một số nhân viên còn lại đảm nhiệm nhiều công việc hơn, một nhân viên đảm nhiệm nhiều phần của một chu trình , áp lực công việc tăng lên có thể gây ra nhiều sai sót hơn.

- Vẫn có tình trạng báo cáo vượt cấp khi nhân viên có quen biết với Ban giám

đốc, dễ dẫn đến mẫu thuẫn giữa nhân viên với người quản lý trực tiếp. Khi mà môi trường làm việc trở nên tiêu cực thì hiệu quả công việc sẽ suy giảm.

- Các nhân viên ở các bộ phận thực hiện công việc theo sự phân công chứ chưa

hiểu được nhiệm vụ của họ có ý nghĩa như thế nào đến việc hồn thành mục tiêu của doanh nghiệp.

Nguyên nhân

- Do sự khó khăn về nguồn vốn nên công ty cắt giảm nhân sự , số lượng nhân

viên giảm nên việc phân chia quyền hạn , trách nhiệm cũng được thực hiện sơ

sài. Do lối quản lý cũ , trình độ nhân viên thấp nên hầu như các nhân viên

không quen với việc báo cáo m à quan tâm đến việc hoàn thành nhiệm vụ và không bị khiển trách.

2.3.2. Thiết lập mục tiêu Ưu điểm Ưu điểm

- Có thiết lập mục tiêu chiến lược gắn với sứ mạng, tầm nhìn của công ty.

- Có thiết lập m ục tiêu báo cáo : BCTC được trình bày trung t hực, tin cậy cung

cấp thông tin đáng tin cậy cho nhà đầu tư , người cho vay, … Các báo cáo nội bộ về tiến trình thực hiện dự án , báo cáo quản trị, báo cáo thường niên,.. cung cấp thông tin trung thực cho các đối tượng bên trong.

- Có thiết lập m ục tiêu tuân thủ : tôn trọng các qui định của cơng ty , các chính

sách pháp luật của Nhà nước.

- Các mục tiêu được thiết kế phù hợp với đặc thù của ngành kinh doanh bất

động sản và nguồn lực của công ty . Hàng năm, cơng ty có thực hiện đánh giá việc hồn thành các mục tiêu đã đề ra để điều chỉnh chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty.

- Công ty chưa có thiết lập các mục tiêu cụ thể cho từng hoạ t động nhằm nâng cao sự hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực.

- Các mục tiêu chưa được lượng hóa chi tiết, chỉ nêu khái quát chung chung và

cịn mang tính hình thức , khơng cụ thể các mục tiêu lớn ra thành nhiều mục

tiêu nhỏ để thực hiện.

- Việc đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu chỉ đối với kế hoạch kinh doanh.

Nguyên nhân

- Do nhà quản lý thiếu sự nhạy bén , chưa nhận thấy ý nghĩa của việc thiết lập

mục tiêu quan trọng như thế nào đối vớ i việc quản lý rủi ro và sự phát triển của công ty . Do ban quản lý quan tâm đến vấn đề gia tăng lợi nhuận hơn là việc thiết lập mục tiêu cho công ty.