GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
Khái niệm đào tạo và phát triển
Đào tạo và phát triển nhân lực là một trong ba chức năng chính của quản trị nguồn nhân lực, ngày càng trở nên quan trọng trong thế kỷ 21 do sự gia tăng nhu cầu từ các tổ chức trong bối cảnh hợp tác quốc tế, cạnh tranh và công nghệ phát triển Đào tạo không chỉ là yếu tố cốt lõi để đạt được các mục tiêu chiến lược mà còn giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, trở thành lợi thế cạnh tranh hàng đầu của doanh nghiệp Các công ty hiện nay chuyển từ chiến lược tiết kiệm chi phí lao động sang đầu tư vào nguồn nhân lực, nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh, lợi nhuận và hiệu quả cao hơn.
Giáo dục, đào tạo và phát triển đều là quá trình giúp con người tiếp thu kiến thức, học kỹ năng mới và thay đổi quan niệm, hành vi nhằm nâng cao khả năng thực hiện công việc Tuy nhiên, có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau về các khái niệm này trong thực tế.
Theo Nadler và Wiggs (1986), đào tạo nhằm mục đích trang bị kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để thực hiện công việc hiện tại hoặc nâng cao năng suất lao động Ngược lại, các hoạt động phát triển không tập trung vào công việc cụ thể mà mở rộng tầm nhìn cho nhân viên Trong khi đó, giáo dục hướng đến việc trang bị kỹ năng, kiến thức và thái độ cho những công việc trong tương lai.
Theo Cherrington (1995), đào tạo chủ yếu tập trung vào công việc hiện tại, trong khi phát triển nhằm tạo ra các hoạt động giúp nhân viên mở rộng kiến thức sẵn có và tạo điều kiện cho sự phát triển của họ.
Carrel và cộng sự (1995) cho rằng đào tạo và phát triển có những cách tiếp cận khác nhau, trong đó đào tạo dành cho nhân viên còn phát triển quản trị hướng tới các nhà quản trị hoặc nhà quản trị tương lai Tuy nhiên, Wayne (1992) lại cho rằng sự phân biệt này là mơ hồ và không có lợi, cho rằng hai khái niệm đào tạo và phát triển có thể thay thế cho nhau và đều bao gồm các chương trình được thiết kế để cải thiện hiệu suất công việc ở các cấp độ cá nhân, nhóm và doanh nghiệp.
Theo Ivancevich (2010), đào tạo và phát triển là quá trình cung cấp cho nhân viên thông tin, kỹ năng và hiểu biết về tổ chức cùng mục tiêu của nó Mục tiêu của đào tạo và phát triển là giúp nhân viên đóng góp hiệu quả cho tổ chức Chức năng này bao gồm việc định hướng cho nhân viên mới và phát triển các kỹ năng quản lý.
Định hướng nhân viên mới là quá trình cung cấp thông tin và chỉ dẫn cần thiết, giúp nhân viên hiểu rõ về bản chất công việc, đồng nghiệp, văn hóa, cũng như mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức và bộ phận.
Đào tạo: giúp nhân việc thực hiện công việc hiện tại tốt hơn
Phát triển: chuẩn bị nhân sự cho tương lai, tập trung vào học tập và phát triển cá nhân
Luận văn áp dụng khái niệm của Ivancevich do sự tương đồng với các quan điểm khác và tính phù hợp với mô hình nghiên cứu tại TMA Solutions.
Định hướng nhân viên mới
Định hướng nhân viên mới là quá trình giới thiệu họ với tổ chức, công việc, quản lý và nhóm làm việc Nhiều nhân viên mới, đặc biệt là những người vừa tốt nghiệp hoặc có ít kinh nghiệm, thường cảm thấy lo lắng và lẻ loi do không rõ ràng về nhiệm vụ của mình, ai là người liên hệ và kỳ vọng của tổ chức Do đó, việc định hướng giúp họ cảm thấy thoải mái hơn, hiểu rõ về công việc và công ty, từ đó dễ dàng hòa nhập vào môi trường làm việc mới (Ivancevich, 2010).
1.2.1 Mục tiêu của định hướng
Chương trình định hướng giúp đạt được các mục tiêu sau:
Giảm sự lo lắng: nhân viên mới chưa biết công việc thế nào nên lo rằng liệu mình có làm được hay không
Giảm nghỉ việc xảy ra khi nhân viên cảm thấy hiệu suất làm việc của họ không đạt yêu cầu hoặc tổ chức không còn coi trọng sự đóng góp của họ, dẫn đến việc họ có xu hướng rút lui.
Tiết kiệm thời gian: Những nhân viên được định hướng đúng có thể hoàn thành công việc độc lập, ít cần sự giúp đỡ từ người khác
Nhân viên mới cần hiểu rõ những kỳ vọng thực tế của tổ chức đối với họ, đồng thời cũng phải điều chỉnh kỳ vọng của bản thân về công việc sao cho hợp lý, không quá cao hoặc quá thấp (Joan và Paul, 2006).
1.2.2 Người phụ trách định hướng
Trong nhiều tổ chức, chương trình định hướng thường được chia thành nhiều pha Đầu tiên, nhân viên phòng nhân sự cung cấp thông tin chung về tổ chức cho nhân viên mới Tiếp theo, trưởng bộ phận sẽ thông báo chi tiết về công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí, đồng thời giới thiệu nhân viên mới với cả nhóm.
Chương trình định hướng rất đa dạng, từ hình thức đơn giản đến các buổi thuyết trình chính quy Kinh nghiệm cho thấy, thời gian thực hiện chương trình không nên quá ngắn để tránh tình trạng nhân viên bị bội thực thông tin Thay vào đó, cần thực hiện một cách có hệ thống và phương pháp Dưới đây là một số đề xuất để xây dựng chương trình định hướng hiệu quả.
Định hướng nên được thực hiện một cách tuần tự, bắt đầu từ những thông tin gần gũi và liên quan trực tiếp đến cuộc sống hàng ngày, sau đó mới mở rộng sang những quy định mang tính tổng quát và phức tạp hơn.
Định hướng cho nhân viên mới là rất quan trọng, giúp họ hiểu rõ mong đợi từ cấp trên và đồng nghiệp Điều này bao gồm việc thông báo thời gian cần thiết để thành thạo công việc và khuyến khích họ đặt câu hỏi khi cần hỗ trợ.
Nhân viên mới cần có một người hướng dẫn để giúp họ tiếp cận, làm quen với môi trường mới
Nhân viên mới nên được giới thiệu từ từ với các đồng nghiệp liên quan đến công việc thay vì giới thiệu tất cả mọi người trong ngày đầu tiên Điều này giúp họ dễ dàng hòa nhập và xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả hơn.
Nhân viên mới cần có thời gian hợp lý để làm quen với công việc và học hỏi trước khi nhận thêm khối lượng công việc.
1.2.3 Tiếp tục sự định hướng
Bước cuối cùng trong chương trình định hướng hiệu quả là giao việc cho nhân viên mới, với sự quản lý trực tiếp từ sếp để tiếp tục quá trình định hướng Để đảm bảo chương trình hoạt động tốt, cần xây dựng kênh phản hồi từ nhân viên mới hoặc áp dụng quản trị theo mục tiêu Việc sử dụng phiếu khảo sát hoặc check-list để thu thập ý kiến từ nhân viên mới rất hữu ích, với mục tiêu không phải là kiểm tra kiến thức mà là hoàn thiện quy trình định hướng của tổ chức.
Đào tạo và qui trình đào tạo
Đào tạo là yếu tố quan trọng cho cả nhân viên mới và cũ, nhằm nâng cao năng suất hiện tại và tương lai Quy trình đào tạo và phát triển bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu đào tạo, sau đó triển khai chương trình đào tạo và cuối cùng là đánh giá hiệu quả Bước xác định nhu cầu là then chốt, vì nó quyết định các bước tiếp theo và cần được thực hiện một cách hoàn chỉnh và đúng thời điểm.
Xác định nhu cầu đào tạo là quá trình đánh giá cần thiết để xác định xem doanh nghiệp có cần hoạt động đào tạo hay không và nếu có, cần đào tạo gì Quá trình này bao gồm ba phân tích chính: phân tích doanh nghiệp, phân tích cá nhân và phân tích tác nghiệp Phân tích doanh nghiệp tập trung vào sứ mệnh, nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp để xác định liệu đào tạo có thể giúp doanh nghiệp thành công hơn và phát triển nhanh hơn Phân tích cá nhân nhằm xác định những nhân viên cần đào tạo và mức độ sẵn sàng của họ Cuối cùng, phân tích tác nghiệp xác định các thao tác, kiến thức, kỹ năng và thái độ mà chương trình đào tạo sẽ cung cấp cho học viên.
Sau khi xác định nhu cầu đào tạo, việc xây dựng mục tiêu và tiêu chí cụ thể là rất quan trọng để lựa chọn và thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả Nếu thực hiện tốt hai bước này, chúng ta có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo (Ivancevich, 2010) Hình 1.1 minh họa mô hình hệ thống đào tạo theo Mathis và Jackson (1994).
1.3.1 Mục tiêu của đào tạo Để biết được chương trình đào tạo có hiệu quả, đạt được mục tiêu hay không, chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau:
Sự tiếp thu: Học viên có học được các kĩ năng, tiếp nhận kiến thức hay năng lực mới trong suốt quá trình đào tạo không?
Mức độ vận dụng: Có áp dụng những điều đã học vào thực tế công việc không? Năng suất lao động có tăng không?
So sánh nội bộ: Năng suất của nhóm nhân viên mới được đào tạo có cao hơn năng suất nhóm bình thường không?
Áp dụng nơi khác: Một chương trình đào tạo đã thành công ở một doanh nghiệp có thành công khi áp dụng ở một doanh nghiệp khác hay không?
Hình 1.1 Mô hình hệ thống đào tạo của Mathis và Jackson (1994)
1.3.2 Lý thuyết học tập và đào tạo Đào tạo là một dạng của giáo dục nên các nguyên tắc cơ bản trong học tập cũng áp dụng được cho đào tạo Khi thực hiện đào tạo, cần vận dụng những nguyên tắc cơ bản sau đây (Salley và Daniel, 2005):
Người học phải được truyền cảm hứng: Để học được, người học phải muốn học
Họ phải được truyền cảm hứng để theo đuổi chương trình học và củng cố những gì đã học được
Người học phải có khả năng học tập: Để tiếp thu những kiến thức phức tạp, người học phải có một khả năng và nền tảng nhất định
Sự học phải được củng cố: Sau khi hoàn thành chương trình, người học có nhu cầu được công nhận hay khen thưởng bằng vật chất hoặc tinh thần
Để người học có thể áp dụng hiệu quả kiến thức, cần cung cấp đầy đủ tài liệu và trang thiết bị thực hành Môi trường học tập nên được thiết kế sao cho hỗ trợ tối đa cho việc tiếp thu và thực hành kiến thức từ tài liệu.
Tài liệu học tập cần phải được cập nhật và phù hợp với thực tế công việc, đảm bảo rõ ràng và đầy đủ thông tin.
Quản lí chương trình đào tạo
Bước đầu tiên trong quản lý đào tạo là xác định nhu cầu đào tạo và các mục tiêu liên quan Việc này bao gồm phân tích nhu cầu của doanh nghiệp, kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết để thực hiện công việc, cũng như nhu cầu của người lao động (Ivancevich, 2010) Theo Trần Kim Dung (2011), phân tích này cần tập trung vào những nội dung cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong quá trình đào tạo.
Nhu cầu đào tạo có thể được xác định thông qua việc phân tích kết quả hoạt động hiện tại và dự đoán nhu cầu tương lai của doanh nghiệp Kế hoạch đào tạo cần xác định các KSA (Kiến thức, Kỹ năng, và Thái độ) hiện tại và tương lai cần thiết cho công việc và sự thay đổi của tổ chức Áp lực từ cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến hoạt động đào tạo, do đó, việc nghiên cứu cẩn thận các yếu tố này là rất quan trọng trong quá trình phân tích doanh nghiệp.
Phân tích doanh nghiệp bao gồm việc xem xét các tiêu chí tổ chức như năng suất, chất lượng, phản hồi của khách hàng và chi phí lao động Những yếu tố này giúp nhà quản trị nhận diện các vấn đề cốt lõi và xác định nhu cầu đào tạo Mặc dù các chỉ số này bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng tác động từ việc nhân viên không được đào tạo đầy đủ.
Doanh nghiệp cần xác định các chức vụ sẽ trống trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận và xây dựng phương án chuẩn bị ứng viên cho những vị trí này.
Phân tích tác nghiệp là quá trình xác định các kỹ năng và hành vi cần thiết cho nhân viên nhằm thực hiện công việc hiệu quả Mặc dù có sự tương đồng với phân tích công việc, nhưng phân tích tác nghiệp tập trung vào việc xác định những nhiệm vụ mà nhân viên cần hoàn thành Phương pháp này thường được áp dụng để xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới hoặc khi triển khai các công việc mới lần đầu.
Phân tích năng lực nhân viên tập trung vào các đặc điểm cá nhân để xác định những người cần được đào tạo và kỹ năng, kiến thức cần phát triển Các chương trình đào tạo nên nhắm đến những đối tượng thực sự cần thiết, tránh lãng phí tài chính và thời gian cho tổ chức Việc đào tạo không đúng đối tượng có thể gây khó chịu cho nhân viên Để thực hiện phân tích này, cần đánh giá chính xác khả năng và kỹ năng nghề nghiệp của từng nhân viên.
Ngoài ra, các số liệu về nhu cầu đào tạo có thể thu thập thông qua (Dale, 2007):
Thảo luận với các vị lãnh đạo và các nhóm nhân viên thực hiện công việc
Quan sát tình hình thực tế thực hiện công việc
Thực hiện trắc nghiệm và bảng câu hỏi điều tra nhằm tìm hiểu kiến thức và hiểu biết của nhân viên về công việc
Phân tích kết quả đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc
1.4.2 Chọn lựa người dạy và người học
Việc lựa chọn người dạy và người hướng dẫn trong chương trình đào tạo cần được thực hiện một cách cẩn thận, vì sự thành công của chương trình phụ thuộc vào khâu tuyển chọn này (Jean, 2006) Những tiêu chí quan trọng bao gồm khả năng truyền đạt, viết lách, tổ chức công việc và truyền cảm hứng Người dạy có thể là nhân viên nội bộ hoặc được mời từ bên ngoài Bên cạnh đó, việc lựa chọn người học cũng rất quan trọng, đặc biệt trong các trường hợp như đào tạo nhân viên mới, hỗ trợ người bị giảm biên chế tìm việc mới, hoặc cập nhật kiến thức cho nhân viên lớn tuổi.
Các phương pháp trong đào tạo và phát triển
Sau khi xác định nhu cầu và mục tiêu, cùng với việc chọn lựa người dạy và học, chương trình đào tạo sẽ được triển khai Giai đoạn này, việc lựa chọn nội dung và phương pháp giảng dạy là vô cùng quan trọng Thường thì, nhiều phương pháp sẽ được kết hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất trong quá trình đào tạo.
1.5.1 Đào tạo trong môi trường công việc
Phương pháp đào tạo tại nơi làm việc là phổ biến nhất, với khoảng 90% chương trình đào tạo diễn ra trong môi trường thực tế (Trần Kim Dung, 2011) Nhân viên sẽ được hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm hoặc người giám sát, giúp họ nắm bắt các kỹ năng và thủ thuật cần thiết để hoàn thành công việc hiệu quả.
Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản và chi phí thấp, nhưng nếu không cẩn thận, chi phí có thể tăng cao do hư hỏng máy móc, khách hàng không hài lòng, biểu mẫu bị sai sót và thiếu sót trong việc truyền đạt kinh nghiệm cho người lao động Để giảm thiểu những nhược điểm này, việc lựa chọn và đào tạo người dạy một cách kỹ lưỡng là rất cần thiết.
Sau đây là các phương pháp phổ biến nhất trong đào tạo trong môi trường công việc:
Phương pháp xử lí công việc – Mô phỏng
Các trò chơi quản trị
Mô hình hành vi mẫu
Khi quyết định lựa chọn phương pháp đào tạo, cần xem xét nhiều yếu tố như số lượng quản lý cần phát triển, chi phí trên mỗi người, sự sẵn có của tài liệu và phương tiện đào tạo, cũng như khả năng tiếp thu của học viên Quản lý năng động thường có xu hướng ham học hỏi hơn, và nếu số lượng giảng viên hạn chế, nên khuyến khích học viên tự mày mò Nếu quản lý không đủ khả năng đào tạo nhân viên, có thể thuê giảng viên bên ngoài hoặc sử dụng video làm tài liệu Cuối cùng, phương pháp đào tạo cần phù hợp với mức độ tham gia mong đợi của học viên trong chương trình.
1.5.2 Đào tạo trong môi trường công việc cho quản trị viên Đào tạo quản trị trong môi trường công việc là hình thức được ưu tiên vì đáp ứng được nhiều tiêu chí, đặc biệt vì nó liên quan và áp dụng nhanh vào công việc thực tế
Có ba phương pháp được sử dụng phổ biến để đào tạo quản trị viên trong công việc:
Làm thử công việc thực
Luân chuyển hay luân phiên công việc
1.5.3 Đào tạo ngoài công việc
Các tổ chức lớn thường áp dụng đào tạo ngoài công việc để đạt được mục tiêu chuyên biệt, theo khảo sát từ các giám đốc đào tạo của các công ty Fortune 500 Nếu khóa học tập trung vào việc truyền đạt kiến thức, chương trình thiết kế sẵn là lựa chọn tối ưu Ngược lại, nếu mục tiêu là phát triển khả năng giải quyết vấn đề, phương pháp tình huống sẽ hiệu quả hơn Các nghiên cứu chỉ ra rằng các phương pháp đào tạo ngoài công việc phổ biến nhất bao gồm giảng bài-thảo luận, chương trình thiết kế sẵn và chương trình trên máy tính (Ivancevich, 2010).
Đánh giá hiệu quả đào tạo và phát triển
Đánh giá hiệu quả là bước cuối cùng trong chương trình đào tạo và phát triển Phân tích chi phí-lợi ích thường khả thi hơn cho các hoạt động đào tạo so với các chức năng khác trong quản trị nguồn nhân lực Chi phí dễ tính toán, bao gồm chi phí trực tiếp như giảng viên và tài liệu, cũng như sự sụt giảm năng suất khi nhân viên tham gia đào tạo trong giờ làm việc, cùng với chi phí gián tiếp như tăng thêm công việc cho bộ phận nhân sự.
Đánh giá chương trình cần so sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu Một số chương trình, như học đánh máy, dễ dàng đánh giá hơn so với các chương trình phức tạp hơn, chẳng hạn như đào tạo lãnh đạo Tiêu chí đánh giá phụ thuộc vào mục tiêu của chương trình và người thiết lập tiêu chí, có thể là quản trị, giảng viên hoặc học viên (Hale, 2002).
Có 3 loại tiêu chí để đánh giá hiệu quả đào tạo: bên trong, bên ngoài và phản ứng của người tham gia Tiêu chí bên trong liên quan trực tiếp với nội dung của chương trình, ví dụ như học viên có học được các kiến thức hay chỉ dẫn được trình bày trong chương trình hay không Tiêu chí bên ngoài liên quan tới mục đích cuối cùng của chương trình, ví dụ như tăng hiệu quả làm việc của nhân viên Tiêu chí bên ngoài có thể bao gồm xếp hạng hiệu quả công việc, mức độ áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc, tăng doanh số hoặc giảm tỉ lệ nghỉ việc Phản ứng của những người tham gia thường được sử dụng như một tiêu chuẩn bên trong
Ma trận đánh giá hệ thống là công cụ hữu ích trong việc xác định vấn đề trong quá trình đánh giá Nó giúp các bên tham gia chương trình đào tạo và phát triển xem xét một cách có hệ thống những vấn đề hoặc câu hỏi liên quan.
Các nhà quản trị cấp cao cần đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên đào tạo và phát triển để tối ưu hóa nguồn lực, tài chính và phương tiện Quá trình này chỉ có thể thực hiện sau khi hoàn tất đánh giá và thiết kế đúng cách Mặc dù đánh giá hiệu quả là một nhiệm vụ khó khăn nhưng rất cần thiết, nó thường bị xem nhẹ trong các chương trình đào tạo và phát triển.
Chương một của luận văn giới thiệu lý thuyết về đào tạo và phát triển, làm nền tảng cho việc đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cho đối tượng nghiên cứu Tác giả tổng hợp các quan điểm khác nhau về khái niệm đào tạo và phát triển, sau đó lựa chọn cách diễn đạt phù hợp cho luận văn Chức năng của đào tạo và phát triển bao gồm cả việc định hướng cho nhân viên mới.
Chương trình định hướng là yếu tố thiết yếu giúp nhân viên mới nắm bắt văn hóa công ty, công việc và kỳ vọng từ cấp trên Mặc dù khái niệm định hướng dễ hiểu, nhưng việc thực hiện hiệu quả đòi hỏi tuân thủ các quy tắc cụ thể Sự định hướng nên được tiến hành qua nhiều giai đoạn, với sự tham gia của phòng nhân sự và người quản lý trực tiếp để đảm bảo tính hiệu quả và sự hòa nhập của nhân viên mới.
Trong đào tạo và phát triển, qui trình chung bao gồm ba bước chính: xác định nhu cầu, thực hiện và đánh giá kết quả Bài viết áp dụng mô hình hệ thống đào tạo của Mathis và Jackson để phân tích hiệu quả chương trình Các câu hỏi quan trọng cần được trả lời để đánh giá tính hiệu quả của chương trình cũng như các nguyên tắc học tập sẽ được nêu rõ Phần lý thuyết sẽ tập trung vào các vấn đề then chốt như phân tích nhu cầu, lựa chọn giảng viên và học viên, các phương pháp đào tạo, và cách đánh giá kết quả đào tạo.
THỰC TRẠNG ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM TMA SOLUTIONS
Giới thiệu về công ty phần mềm TMA Solutions
TMA Solutions là công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam với 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực gia công phần mềm chất lượng cao Hiện tại, công ty có hơn 1500 kỹ sư, trở thành đơn vị lớn nhất tại thành phố Hồ Chí Minh (số liệu 06/2014) Đội ngũ kỹ sư được tuyển chọn từ nguồn nhân lực dồi dào trong ngành công nghệ thông tin và đã chứng minh năng lực qua nhiều dự án thành công TMA Solutions cung cấp đa dạng dịch vụ gia công phần mềm, bao gồm kiểm thử, bảo trì và phát triển phần mềm trọn gói, với năng lực cốt lõi là thực hiện các dự án lớn và phức tạp, đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định.
Tên tiếng Anh: TMA Solutions
Tên tiếng Việt: Tường Minh
Trang web: http://www.tmasolutions.com Điện thoại: (08)3990.3848 Email: sales@tma.com.vn
Loại hình: Công ty tư nhân – Việt Nam
6 chi nhánh tại Tp.HCM Trụ sở chính: 111 Nguyễn Đình Chính, Phường 15, Quận Phú Nhuận
5 văn phòng đại diện ở nước ngoài: Mỹ, Canada, Ireland (EU), Nhật Bản và Úc
Quản trị hạ tầng thông tin
Năng lực kỹ thuật chính:
Hệ thống mạng và viễn thông
Phần mềm cho doanh nghiệp
Mục tiêu: Trở thành tập đoàn công nghệ cao hàng đầu và góp phần đưa tên Việt Nam vào bản đồ gia công phần mềm của thế giới
Sơ đồ tổ chức công ty được mô tả như sau: Giám đốc và chủ tịch đứng đầu, với các nhóm dự án là bộ phận quan trọng nhất, nơi tập trung nhân viên phục vụ khách hàng Bộ phận kinh doanh trung tâm đặt tại Việt Nam cùng với 5 văn phòng đại diện quốc tế Bộ phận nghiên cứu và phát triển tập trung vào công nghệ mới và sản phẩm đặc thù Các bộ phận hỗ trợ bao gồm nhân sự, quản trị, văn phòng dự án, quản lý chất lượng và hạ tầng CNTT Bộ phận đào tạo và phát triển được chia thành ba trung tâm: đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài và sinh viên thực tập, trong đó luận văn nghiên cứu tập trung vào trung tâm đào tạo nội bộ, chuyên trách việc phát triển nhân viên.
Thành tựu công ty đã đạt được:
Từ 6 kỹ sư lúc thành lập năm 1997, đến 06/2014 TMA có hơn 1500 kỹ sư đang làm việc Tốc độ tăng trưởng trung bình hàng năm 40%
Khách hàng từ hơn 25 nước khác nhau Nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới tin tưởng và hợp tác lâu dài: Avaya, IBM, Alcatel-Lucent, Nortel, Juniper Networks,
Đạt đã nhận nhiều giải thưởng danh giá cả trong nước lẫn quốc tế, và được giới thiệu bởi các đài báo lớn như CNN (Mỹ), NHK (Nhật Bản), Global (Brazil), National (Thái Lan) và Nikkei Computer (Nhật Bản).
Đạt các chứng chỉ về chất lượng CMMI bậc 5, TL 9000, ISO 27001:2005
Một biểu tượng thành công của doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trên toàn cầu
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty TMA Solutions (Nguồn: trang web công ty, mục sơ đồ tổ chức, 2014)
Thực trạng đào tạo và phát triển tại TMA Solutions
2.2.1 Tổng quan về nhân sự TMA Solutions
2.2.1.1 Thống kê về nhân sự ở TMA Solutions
Theo thống kê của bộ phận nhân sự vào tháng 06/2014, tình hình nhân sự ở TMA Solutions như sau:
Hơn 1500 kỹ sư công nghệ thông tin, viễn thông
90% có bằng đại học, 10% còn lại có bằng thạc sỹ trở lên
40% có kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài
100% có khả năng nói tiếng Anh
Tỷ lệ kỹ sư theo số năm kinh nghiệm như bảng 2.1
Bảng 2.1 Tỷ lệ và số lượng kỹ sư tính theo số năm kinh nghiệm
Số năm Tỷ lệ (%) Số lượng (người)
(Nguồn: TMA Solutions, tổng hợp của bộ phận nhân sự, tháng 6/2014)
2.2.1.2 Đặc điểm đội ngũ kỹ sư của TMA Solutions
Trẻ, có trình độ học vấn cao và cùng chuyên ngành là đặc điểm nổi bật của đội ngũ kỹ sư trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông Khoảng 85% kỹ sư dưới 30 tuổi, tất cả đều sở hữu bằng đại học trở lên Mặc dù mỗi dự án có yêu cầu riêng, nhưng tất cả đều dựa trên nền tảng công nghệ thông tin chung.
TMA Solutions duy trì một mô hình làm việc thống nhất, chuyên gia công phần mềm cho khách hàng quốc tế Tất cả các dự án đều được quản lý qua Internet, sử dụng email, họp trực tuyến và hệ thống quản trị thông tin Các kỹ sư giao tiếp trực tiếp với khách hàng bằng tiếng Anh, hoặc tiếng Nhật trong một số dự án, để đáp ứng các yêu cầu một cách hiệu quả.
Tại TMA Solutions, kỹ sư tập trung hoàn toàn vào chuyên môn kỹ thuật mà không phải lo lắng về việc tìm kiếm khách hàng hay ký kết hợp đồng, vì những nhiệm vụ này do chủ công ty đảm nhận Điều này giúp họ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu chất lượng cao từ khách hàng quốc tế mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như "quan hệ" hay hối lộ.
Tóm lại, mặc dù công ty có quy mô lớn, nhưng tính đồng dạng cao mang lại nhiều lợi ích cho việc đào tạo và phát triển Điều này giúp công ty dễ dàng xây dựng một mô hình chung có thể áp dụng cho tất cả, đồng thời cần điều chỉnh cho phù hợp với từng dự án cụ thể.
2.2.1.3 Vấn đề đang gặp phải về nguồn nhân lực
TMA Solutions hiện đang đối mặt với tình trạng giảm sút chất lượng nguồn nhân lực do phải tuyển dụng gấp rút khoảng 200 – 300 nhân viên mới mỗi năm để đáp ứng nhu cầu phát triển của các dự án Trước đây, công ty chỉ tuyển dụng những ứng viên thuộc nhóm 5% hàng đầu, nhưng việc giành được hợp đồng mới đã khiến tiêu chuẩn tuyển dụng bị hạ thấp Điều này được coi là nguyên nhân chính dẫn đến sự suy giảm chất lượng nhân sự tại TMA.
Chất lượng đào tạo đại học, đặc biệt là trong ngành công nghệ thông tin (CNTT), đang gặp nhiều vấn đề Một khảo sát gần đây của Hội tin học TP.HCM cho thấy 72% sinh viên tốt nghiệp ngành này không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và cần phải được đào tạo lại Thêm vào đó, trong 5 năm qua, sức hút của ngành CNTT đã giảm, thể hiện qua điểm chuẩn đầu vào và số lượng học viên có xu hướng giảm, dẫn đến hạn chế trong đầu ra.
Ngành CNTT đang phát triển nhanh chóng, nhưng nhân viên thường không có thời gian cập nhật công nghệ mới do phải tập trung hoàn thành các dự án cho khách hàng Khi một dự án kết thúc, việc chuyển đổi nhân viên sang dự án khác yêu cầu họ phải học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và công sức cho cả công ty lẫn nhân viên.
Khách hàng ngày càng yêu cầu cao về chất lượng, thời gian và giá cả, trong khi sự cạnh tranh trong lĩnh vực gia công phần mềm ngày càng gay gắt, không chỉ từ các công ty nội địa mà còn từ các đối thủ quốc tế như Nga, Ấn Độ và Trung Quốc Do đó, việc phát triển và nâng cao năng lực của nhân viên hiện tại trở thành một yêu cầu cấp thiết để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Trong bối cảnh hiện tại, việc sở hữu một đội ngũ nhân lực mạnh mẽ là yếu tố quyết định thành công của TMA Solutions Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nhân viên trở thành giải pháp chủ chốt.
2.2.2 Hệ thống đào tạo và phát triển của TMA Solutions
2.2.1.1 Bộ phận đào tạo và phát triển ở cấp độ công ty
TMA Solutions có một bộ phận chuyên trách về đào tạo và phát triển, bao gồm Trung tâm học tập và lãnh đạo, nhằm nâng cao kỹ năng và năng lực cho nhân viên.
Trung tâm Học tập và Lãnh đạo TMA (TLLC) là cơ sở đào tạo nghề cho học viên bên ngoài và cung cấp chương trình thực tập cho sinh viên từ các trường đại học tại TP.HCM Luận văn này tập trung vào chức năng đào tạo nội bộ của TLLC nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.
TLLC, được thành lập vào tháng 12/2012, hướng đến hai mục tiêu chính: cung cấp, quản lý và phát triển các khóa đào tạo kỹ thuật và quản lý cho nhân viên, đồng thời xây dựng các chương trình đào tạo chất lượng, sát thực tế nhằm rút ngắn khoảng cách giữa kỹ năng của sinh viên mới tốt nghiệp và yêu cầu của ngành công nghiệp gia công phần mềm Trung tâm mong muốn trở thành nơi nâng cao chất lượng nguồn lực cho công ty.
TLLC có cơ cấu tổ chức gồm 3 nhân sự chính: một trưởng phòng quản lý chung, một phó phòng phụ trách nội dung đào tạo và một thư ký Trưởng phòng chịu trách nhiệm liên hệ với các bộ phận liên quan để xác định nhu cầu đào tạo, lập chương trình, tổ chức và theo dõi, đánh giá các khóa học, đồng thời báo cáo hàng quý lên ban giám đốc Phó phòng tập trung vào xây dựng và đánh giá nội dung các khóa học kỹ thuật, liên hệ với giảng viên để duyệt chương trình và tham gia giảng dạy Thư ký hỗ trợ trưởng và phó phòng trong các công việc như lên lịch, bố trí trang thiết bị và soạn thảo văn bản Ngoài ra, cả ba nhân sự này cũng tham gia vào các hoạt động khác của công ty.
Hiện nay, TLLC triển khai 114 chủ đề đào tạo đa dạng, bao gồm cả chương trình dài hạn và ngắn hạn Đội ngũ giảng viên chủ yếu được huy động từ nguồn nội bộ, với việc thuê giảng viên bên ngoài chỉ cho một số môn đặc thù như tiếng Anh và tiếng Nhật Mặc dù trung tâm hoạt động rất qui củ, nhưng quá trình thực hiện vẫn gặp một số bất cập cần được xem xét chi tiết trong các phần tiếp theo.
2.2.1.2 Đào tạo và phát triển ở cấp độ các dự án Ở các dự án, các nhóm thường xuyên diễn ra hoạt động đào tạo, chủ yếu dưới hình thức người đi trước chỉ người đi sau, người biết chỉ người chưa biết Nội dung đào tạo thường chỉ tập trung vào những kiến thức cụ thể đang cần thiết cho nhu cầu công việc hiện tại, rất sát với thực tế
Đánh giá thực trạng đào tạo và phát triển tại TMA Solutions
2.3.1 Hoạt động định hướng nhân viên mới
Với 6 năm kinh nghiệm làm việc và trải qua nhiều vị trí từ nhân viên bình thường đến trưởng dự án, tác giả đã có cơ hội quan sát và trao đổi với đồng nghiệp ở các cấp về hoạt động định hướng nhân viên mới Tại công ty, bộ phận nhân sự và đào tạo đã xây dựng quy trình và nội dung rõ ràng, đảm bảo tất cả nhân viên mới đều nhận được sổ tay nhân viên và tham gia các buổi học để nắm bắt thông tin cơ bản về công ty và chính sách nhân sự.
Chất lượng định hướng trong các dự án hiện nay không đồng đều do thiếu quy trình thống nhất Một số trưởng dự án thực hiện tốt công việc này, trong khi những người khác lại không chú trọng đúng mức Thực tế, có những trường hợp nhân viên mới bắt đầu làm việc nhưng không gặp được "sếp" vì họ làm việc từ xa, dẫn đến cảm giác lạc lõng cho nhân viên mới Đồng thời, các đồng nghiệp trong nhóm cũng gặp khó khăn vì không có đủ thẩm quyền để hỗ trợ.
Quản lý cấp trung thường thiếu thông tin, dẫn đến việc không thể giải đáp đầy đủ thắc mắc của nhân viên mới Các trưởng dự án chỉ nắm rõ thông tin về dự án của mình, ít khi được cập nhật về định hướng công ty từ ban giám đốc Trong cuộc họp ngày 28/09/2014, chủ công ty đã thừa nhận rằng nhiều nhân viên, cả mới và cũ, cảm thấy mơ hồ về chiến lược và hướng đi hiện tại của công ty Nguyên nhân chính là do quy mô công ty lớn, khiến lãnh đạo cấp cao ít có cơ hội truyền đạt thông tin tới các cấp dưới.
2.3.2 Đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển
TMA Solutions tổ chức quy trình đào tạo và phát triển một cách chặt chẽ và bài bản, với bộ phận chuyên trách lập kế hoạch và chương trình đào tạo cụ thể cho cả năm Cách thức tổ chức này phù hợp với lý thuyết về đào tạo và phát triển Trong từng dự án, các thành viên cũ thường kèm cặp và chia sẻ kiến thức với người mới, tạo nên môi trường học hỏi hiệu quả Luận văn sẽ tập trung vào việc đánh giá những hoạt động này.
Số lượng các khóa học: có đáp ứng đủ nhu cầu của nhân viên không? Mỗi nhân
Chất lượng các khóa học: được rút ra từ việc đánh giá chất lượng thực hiện từng khâu trong qui trình đào tạo
2.3.2.1 Đánh giá số lượng các khóa học
Theo bảng 2.2 thống kê các khóa học năm 2014, công ty tổ chức các khóa học tiếng Anh thường xuyên và nhiều nhất nhờ vào việc thuê giáo viên người Mỹ giảng dạy trong 10 tháng mỗi năm Mỗi tháng có 6 khóa học, mỗi khóa kéo dài 6 buổi, với thời gian 2 tiếng mỗi buổi Sĩ số lớp dao động từ 10 đến 15 người, thường là 12-13 người Tính trung bình, mỗi năm có khoảng 720 đến 780 nhân viên tham gia khóa học, tức là chỉ có 50% số lượng nhân viên được học một khóa tiếng Anh trong năm.
12 giờ Tỉ lệ này vẫn còn khá khiêm tốn Nếu tăng số lượng khóa học lên gấp đôi, tất cả nhân viên sẽ có cơ hội tham gia
Trong các mảng đào tạo tự phát triển của công ty, khóa học kỹ thuật chiếm ưu thế, tiếp theo là kỹ năng mềm, quy trình và quản trị Thời gian cho mỗi khóa học thường ngắn, trung bình chỉ 2,2 buổi, mỗi buổi kéo dài 3,2 tiếng Năm 2014, công ty tổ chức 56 khóa học, với khoảng 25-30 học viên mỗi khóa, đảm bảo 100% nhân viên có cơ hội tham gia một khóa Tuy nhiên, mỗi nhân viên chỉ được đào tạo trung bình 6,4 giờ/năm cho tất cả các lĩnh vực, con số này rất thấp so với nhu cầu Theo thống kê năm 2013, thời gian đào tạo trung bình cho mỗi nhân viên chỉ khoảng 6 giờ Trong các nhóm dự án, việc tự đào tạo chủ yếu tập trung vào kiến thức kỹ thuật và thao tác cụ thể liên quan đến công việc, trong khi các buổi chia sẻ kiến thức diễn ra khi có nhu cầu Các kỹ năng mềm, quy trình và quản trị ít được chú trọng do nhu cầu thấp và thiếu người đủ khả năng truyền đạt, nếu có cũng chỉ xoay quanh những chủ đề quen thuộc và ở mức độ cơ bản.
Tại cả cấp độ công ty và dự án, số lượng khóa học hiện có và thời gian đào tạo vẫn còn hạn chế, không đáp ứng đủ nhu cầu học tập của nhân viên.
Bảng 2.3 Tỉ lệ tham gia và thời lượng đào tạo theo các năm
Môn Tỉ lệ tham gia Thời lượng (h) Tỉ lệ tham gia Thời lượng (h)
(Nguồn: tổng kết đào tạo của TLLC, 2013 và 2014)
2.3.2.2 Đánh giá việc phân tích nhu cầu và mục tiêu đào tạo Ở khâu này, TMA Solutions làm tương đối tốt Việc phân tích có sự kết hợp của lãnh đạo, quản lí các cấp cùng với lấy ý kiến của nhân viên Hơn nữa, công ty chỉ chuyên mảng gia công phần mềm và có 17 năm kinh nghiệm nên đã xác định rõ ràng những phẩm chất cần có của đội ngũ nhân lực
2.3.2.3 Đánh giá việc lựa chọn người dạy và người học
Người dạy và hướng dẫn, hay còn gọi là “thầy giỏi”, đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của khóa học Tuy nhiên, TMA Solutions đang đối mặt với khó khăn liên quan đến đội ngũ giảng viên Vấn đề này xuất phát từ mô hình đào tạo nhân viên, theo đó mỗi nhân viên từ cấp bậc nhất định phải tham gia vào quá trình đào tạo đồng nghiệp.
Nhân viên cấp bậc "consultant" với ít nhất 6 năm kinh nghiệm có trách nhiệm tham gia đào tạo các nhân viên khác theo số giờ quy định, trong đó nhân viên cấp cao cần tham gia nhiều hơn Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn nhân viên này không mặn mà với việc tham gia đào tạo Qua trao đổi với quản lý và giảng viên, các nguyên nhân chính đã được xác định.
Nhân viên giỏi thường rất bận rộn do đảm nhận nhiều vai trò trong dự án, khiến họ khó có thời gian tham gia vào các hoạt động khác Khi tham gia, họ vẫn phải hoàn thành 100% công việc chính mà không được giảm bớt Ngoài ra, việc làm và dạy khác nhau; một người có thể làm tốt công việc nhưng để dạy lại, họ cần thời gian để soạn bài giảng và tập dượt, điều này tiêu tốn nhiều thời gian cá nhân của họ.
Việc giảng dạy yêu cầu kỹ năng truyền đạt tốt, không phải kỹ sư giỏi nào cũng có khả năng này Để học sinh cảm thấy hứng thú, người dạy cần phải truyền cảm hứng; nếu không, học sinh sẽ dễ dàng cảm thấy nhàm chán và mất tập trung, điều này cũng ảnh hưởng tiêu cực đến động lực của người dạy Kết quả là khóa học sẽ không đạt được hiệu quả mong muốn.
Công ty coi việc tham gia đào tạo là nghĩa vụ của nhân viên có kinh nghiệm, do đó không có đãi ngộ vật chất hay tinh thần Thực tế cho thấy, mức độ tham gia giảng dạy không ảnh hưởng đến kết quả đánh giá cá nhân hàng năm Chính sách hiện tại giúp công ty tiết kiệm chi phí thuê giảng viên, nhưng điều này dẫn đến việc nhân viên tham gia một cách miễn cưỡng và thiếu hứng thú.
Đội ngũ kỹ sư TMA Solutions rất mong muốn nâng cao trình độ và có khả năng tiếp thu kiến thức mới Họ được phép chọn lựa các khóa học trong danh sách, thể hiện sự sẵn sàng tham gia Việc lựa chọn người học là hợp lý và phù hợp với nhu cầu phát triển.
2.3.2.4 Đánh giá các phương pháp đào tạo
TMA Solutions đang áp dụng bốn hình thức đào tạo chính, trong đó đào tạo trực tuyến là phương pháp mới được triển khai gần đây Tuy nhiên, hình thức này còn nhiều hạn chế, khi người học chỉ tải tài liệu từ mạng nội bộ để tự nghiên cứu và làm bài trắc nghiệm Để hoàn thành khóa học, họ cần đạt ít nhất 80% câu trả lời đúng, nhưng phương pháp này khá thô sơ và thiếu sự hướng dẫn từ giảng viên Điều này dẫn đến tình trạng nhân viên thường làm bài chung để đối phó, thiếu sự tương tác và phát triển tư duy sâu sắc.
