3.2 Giải pháp hoàn thiện đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
3.2.1 Nhóm giải pháp hồn thiện định hướng nhân viên mới
Lập qui trình định hướng ở cấp độ dự án
Qua đánh giá thực trạng, chúng ta thấy phòng nhân sự và trung tâm TLLC thực hiện khá tốt, tuy nhiên chưa có qui trình rõ ràng ở các dự án. Cơng ty nên đề ra một qui trình mới về việc này để đồng bộ hóa và nâng cao tính chun nghiệp. Luận văn đề xuất một qui trình bao gồm các bước sau:
Một hay hai ngày trước khi nhân viên mới vào làm, quản lí trực tiếp (manager) sẽ gởi email thông báo với cả nhóm rằng sắp có thành viên mới, đồng thời chọn ra
một người làm hướng dẫn (mentor). Quản lí và người hướng dẫn cùng thảo luận để đưa ra kế hoạch đào tạo dựa trên CV (hồ sơ) và vai trò, nhiệm vụ sắp tới của nhân viên mới.
Khi nhân viên mới vào ngày đầu tiên, quản lí sẽ trực tiếp gặp để giới thiệu tổng quan về dự án, nhóm và đồng nghiệp. Ở phần làm quen, quản lí sẽ chủ trì để mọi người trong nhóm tự giới thiệu sơ lược về mình và cơng việc đang làm. Nếu quản lí bận họp hay vắng mặt hơm đó thì phải ủy quyền lại cho người hướng dẫn hoặc một ai đó có thẩm quyền.
Tiếp theo quản lí và người hướng dẫn sẽ gặp riêng thành viên mới để nói rõ hơn về cơng việc, nhiệm vụ, kế hoạch đào tạo và kì vọng đối với thành viên mới. Bước này rất quan trọng, phải làm sao để nhân viên mới hiểu được vai trò của họ, mong đợi của cấp trên và công ty đối với họ. Đồng thời động viên, khuyến khích người mới đặt câu hỏi khi có bất kì thắc mắc gì.
Sau đó thành viên mới sẽ làm việc dưới sự trợ giúp, giám sát của người hướng dẫn. Người hướng dẫn sẽ giúp anh/chị ta từng bước làm quen với công việc cũng như làm quen những người có liên quan. Đồng thời, người hướng dẫn báo cáo định kì cho quản lí về tiến độ của người mới.
Sau hai tháng thử việc, quản lí và người hướng dẫn sẽ đánh giá năng lực của người mới, những điểm mạnh cùng với những điểm yếu cần phải khắc phục. Người mới cũng sẽ điền một phiếu khảo sát cho ý kiến về qui trình định hướng. Việc đánh giá 2 chiều khơng phải để kiểm tra mà để hồn thiện qui trình của tổ chức.
Tuy nhiên để thực hiện được qui trình trên, các quản lí cũng phải được truyền đạt ý nghĩa của nó và được hướng dẫn cách thực hiện. Do cơng ty có nhiều quản lí nên để đơn giản, quản lí cấp cao (senior manager) sẽ phổ biến, hướng dẫn quản lí cấp dưới của mình. Đồng thời trung tâm TLLC sẽ có những buổi thảo luận về chủ đề trên và khuyến khích các quản lí tham gia.
Tăng cường thông tin giữa ban giám đốc và nhân viên các cấp
Về vấn đề thông tin giữa ban giám đốc và nhân viên cấp dưới, khoảng cách ngày càng tăng do qui mô công ty ngày càng lớn. Bắt đầu từ năm 2014, ban giám đốc có kế hoạch tổ chức họp định kì 6 tháng với các quản lí để phổ biến tình hình cơng ty, đồng thời nhận phản hồi từ cấp dưới. Tuy nhiên đến nay chỉ thấy thực hiện được một lần. Ban giám đốc nên giành thời gian để thực hiện kế hoạch đã đề ra. Điều đó sẽ giúp cho nhân viên nắm được hướng đi của cơng ty, cảm thấy mình là một phần của tổ chức. Theo Deming (1982), chìa khóa để thành cơng là mọi người cùng hướng tới một mục đích chung.