Tính cấp thiết của đề tài
Hesiod, nhà thơ và triết gia Hi Lạp thế kỷ VI TCN, đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức trong công việc và cuộc sống khi ông nói: “Tốt nhất là làm mọi việc một cách có hệ thống, bởi sự hỗn loạn là kẻ thù ghê gớm nhất của chúng ta.” Khi hoạt động được thực hiện một cách có hệ thống và có tổ chức, hiệu quả công việc sẽ được nâng cao và những sai lầm không đáng có sẽ được tránh khỏi Khái niệm “tổ chức” có thể được hiểu theo nhiều khía cạnh, từ động từ đến danh từ hay trạng từ, nhưng tất cả đều mang lại giá trị thiết thực trong việc quản lý thời gian và nguồn lực.
Tổ chức là một danh từ thể hiện sự hiện diện rõ ràng trong cuộc sống, bao gồm các cơ quan, nhà xưởng, bệnh viện, và nhiều hình thức khác Mỗi tổ chức đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể, cùng với cơ cấu bộ máy và cơ sở hạ tầng phù hợp.
Khi thực hiện mục tiêu trong thời gian nhất định, tổ chức đóng vai trò động từ thông qua các hoạt động trong xã hội hiện nay Tổ chức cũng được thể hiện như một trạng từ, ví dụ như "lối làm việc vô tổ chức" hay "hoạt động của cơ quan này có tổ chức" Tất cả các loại tổ chức đều liên quan đến nhau, bất kể trạng thái tồn tại của chúng.
Bộ máy văn phòng cần được hoàn thiện về chức năng và nhiệm vụ để thực hiện tốt công việc được giao, giúp nâng cao khả năng giải quyết công việc một cách linh hoạt, khoa học, chính xác và kịp thời Do đó, bộ máy văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ quan thực hiện nhiệm vụ của mình.
Mặc dù nhiều cơ quan nhận thức rõ vị trí và tầm quan trọng của bộ máy văn phòng, nhưng không phải đơn vị nào cũng có khả năng tổ chức và quản lý hiệu quả công tác này Việc thiết lập một bộ máy văn phòng hoạt động hiệu quả là một nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý và đầu tư nghiêm túc.
Để tổ chức bộ máy làm việc hiệu quả, cần có một đội ngũ nhà quản trị có chuyên môn và trình độ cao, với khả năng vận dụng linh hoạt và khoa học các kỹ năng quản trị vào thực tiễn công việc.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ, cùng với kinh nghiệm thực tập tại đây, tôi đã quyết định chọn đề tài "Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ" để thực hiện khoá luận tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Bài viết này nhằm tìm hiểu thực trạng xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ, từ đó phân tích và đánh giá những điểm mạnh cũng như yếu kém trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng của Bộ Đồng thời, bài viết cũng đề xuất các giải pháp và phương án nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ trong những năm tới.
Tác giả cần phải thực hiện và giải quyết các nhiệm vụ chính sau để đạt được mục đích nghiên cứu:
Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng cho thấy tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy này Việc hiểu rõ các đặc điểm cơ bản trong hoạt động của văn phòng sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Bộ Nội vụ và sự ảnh hưởng đến quá trình thực hiện tổ chức bộ máy văn phòng
Bài viết này phân tích thực trạng công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ, từ đó đánh giá điểm mạnh và điểm yếu trong công tác tổ chức Qua đó, chúng ta nhận thấy rằng việc cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng là cần thiết để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác quản lý nhà nước.
- Đề xuất đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Chủ đề “Hoàn thiện bộ máy văn phòng” là chủ đề có ý nghĩa quan trọng trong văn phòng và có một số đề tài tiêu biểu như sau:
1 PSS.TS Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội
Giáo trình này tập trung vào việc tổng hợp kết quả nghiên cứu các vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng cho đến nay, đồng thời giới thiệu những quan điểm và cách tiếp cận mới liên quan đến lĩnh vực này.
Giáo trình được thiết kế thành 3 phần với 12 chương:
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng:
Gồm chương 1 và chương 2 trình bày những vấn đề tổng quan và cơ sở lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng
Phần II: Tổ chức bộ máy và quản trị nhân lực văn phòng gồm chương 3 và 4
Phần III: Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng gồm 8 chương (từ chương 5 đến chương 12)
2 Nguyễn Hữu tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật
Giáo trình "Quản trị văn phòng" bao gồm 9 chương cơ bản, tập trung vào các khái niệm liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng Nội dung nghiên cứu đề cập đến cơ cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân sự, cùng với những vấn đề khác liên quan đến hoạt động và quản lý văn phòng.
3 Vũ Đình Quyền (2005), giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê
Giáo trình này cung cấp cái nhìn tổng quan về các vấn đề liên quan đến hành chính văn phòng và quản trị văn phòng, bao gồm các nghiệp vụ như thư ký, thu thập và xử lý thông tin, cũng như tổ chức công việc hiệu quả.
Trong 11 hội nghị và hội thảo, các chuyên đề liên quan đến kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư lưu trữ, cùng với những vấn đề về đạo đức công sở và văn hóa công sở trong môi trường văn phòng đã được thảo luận Những nội dung này không chỉ giúp nâng cao kỹ năng chuyên môn mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và văn minh.
4 Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, NXB Thống kê Giáo trình gồm 16 chương chia làm 5 phần
Phần I: Những vấn đề căn bản của quản trị
Phần II: Hoạch định và ra quyết định
Giáo trình "Tổ chức học đại cương" của PGS.TS Phạm Huy Tiến (2013), NXB Hà Nội, cung cấp những cơ sở lý thuyết quan trọng về tổ chức và tổng quan về các vấn đề thường gặp trong tổ chức.
6 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012)
Quản trị văn phòng NXB Đại học Kinh tế Quốc dân
Nội dung của giáo trình gồm 12 chương cơ bản chia làm hai phần:
Phần I: Những vấn đề chung về văn phòng và tổ chức văn phòng: từ chương 1 tới chương 3
Phần II: Các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng: từ chương 4 tới chương 12
Giáo trình đã nghiên cứu sâu về các công tác của văn phòng, đồng thời chỉ ra lí luận về quản trị lao động trong doanh nghiệp
Các giáo trình đã cung cấp một lượng kiến thức phong phú về văn phòng và công tác tổ chức văn phòng, từ đó giúp tác giả tiếp cận vấn đề một cách tổng quan và tạo nền tảng cho việc nghiên cứu nội dung cũng như cơ sở lý luận cho đề tài của mình.
* Các khoá luận tốt nghiệp
- Lê Thị Liên, Khoá luận “Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng
Thương mại và Công nghiệp việt nam – VCCI”, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội Đề tài này nghiên cứu về cơ sở lý luận tổ chức bộ máy văn phòng, phân
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), cần đánh giá thực trạng hiện tại và đề xuất một số giải pháp cụ thể Các giải pháp này có thể bao gồm việc cải tiến quy trình làm việc, tăng cường đào tạo nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giao tiếp, cũng như xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và sáng tạo Việc thực hiện các biện pháp này sẽ giúp VCCI hoạt động hiệu quả hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cộng đồng doanh nghiệp và thúc đẩy sự phát triển kinh tế.
- Trần Thị Linh, Khoá luận “Hoàn thiện mô hình Văn phòng không giấy” tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng”, Trường Đại học
Trong nghiên cứu của mình, tác giả tập trung vào mô hình không giấy và xây dựng mô hình này tại Hà Nội Tuy nhiên, tác giả chưa đưa ra nhận xét về tính phù hợp của mô hình đối với môi trường văn phòng.
- Phạm Thị Tâm, Khoá luận “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trường Đại học Nội vụ Hà
Hiện nay, có nhiều nghiên cứu về tổ chức bộ máy văn phòng tại cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, với nhiều cách tiếp cận khác nhau Tuy nhiên, số lượng nghiên cứu về tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ vẫn còn hạn chế và thiếu chuyên sâu về thực trạng cũng như các giải pháp cần thiết.
Phương pháp nghiên cứu
Để có được các tài liệu chính xác, khoa học và thực tiễn thì khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Trong quá trình thực tập hai tháng tại Bộ Nội vụ, tôi đã áp dụng phương pháp khảo sát thực tế để được hướng dẫn về các nghiệp vụ văn phòng Bằng cách quan sát cách tổ chức và bố trí nơi làm việc, cũng như số lượng nhân sự trong văn phòng, tôi đã hiểu rõ hơn về mô hình hoạt động và cách thức tổ chức của cơ quan này.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu là việc sử dụng hiệu quả các công cụ tìm kiếm như internet, thư viện và sách báo để thu thập thông tin Điều này bao gồm việc đọc các tài liệu chuyên ngành liên quan đến văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng trong cơ quan trong một khoảng thời gian nhất định.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin là cách tiếp cận phổ biến nhất để hoàn thiện báo cáo khóa luận Qua phương pháp này, tôi đã thu thập các thông tin cần thiết từ nhiều nguồn tài liệu, bao gồm các văn bản và báo cáo hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ từ năm 2011 đến nay.
Phương pháp phân tích và tổng hợp được áp dụng dựa trên tài liệu thu thập về tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ Qua việc phân tích và tổng hợp thông tin, tôi đã đưa ra các số liệu cụ thể và khoa học, giúp đánh giá một cách khách quan về công tác này, từ đó thu được kết quả đáng tin cậy cho quá trình nghiên cứu.
Giả thuyết nghiên cứu
Văn phòng Bộ Nội vụ hiện đang hoạt động hiệu quả và tổ chức tương đối hoàn thiện, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục, bao gồm thiết kế văn phòng chưa tối ưu, sự mất cân bằng về giới tính và độ tuổi của cán bộ, cùng với tình trạng xuống cấp của các thiết bị văn phòng.
Văn phòng gặp phải nhiều vấn đề do cả nguyên nhân khách quan và chủ quan Tổ chức bộ máy chưa được chú trọng, dẫn đến việc không thực hiện đầy đủ chức năng và nhiệm vụ Công tác tổ chức nhân sự cũng chưa hợp lý, gây ra tình trạng chồng chéo công việc và tạo ra nhiều lỗ hổng trong tổ chức bộ máy.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần phụ lục và tài liệu tham khảo thì đề tài nghiên cứu có cấu trúc 3 chương như sau:
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG
Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm văn phòng Ở Việt Nam, từ “Văn phòng” xuất hiện khá sớm trong các văn bản hành chính và được sử dụng phổ biến trong thực tế Từ năm 1945 và đến nay, trong cơ cấu bộ máy cơ quan nhà nước từ trung ương cho đến địa phương đều có tổ chức văn phòng Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, là thực thể hiện hữu trong tất cả các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
Trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng Tuấn
(2000) cho rằng: “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của cơ quan Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quann”
Từ góc độ nghiên cứu khoa học tổ chức, PGS TS Nguyễn Hữu Tri trong bài viết năm 2005 đã chỉ ra rằng, khái niệm “Văn phòng” có thể được hiểu theo hai nghĩa khác nhau.
Văn phòng, trong nghĩa rộng, bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý từ cấp cao đến cơ sở, với các nhân sự chịu trách nhiệm quản trị cho hệ thống quản lý Văn phòng không chỉ có vai trò quan trọng trong hoạt động nội bộ mà còn trong các hoạt động đối ngoại, nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng theo nghĩa hẹp là bộ máy hỗ trợ nhà quản trị trong các chức năng được giao, đóng vai trò là một phần của cơ cấu tổ chức Nó chịu sự điều hành từ nhà quản trị cấp cao và không phải là một pháp nhân độc lập trong các mối quan hệ đối ngoại.
Mặc dù có nhiều định nghĩa về văn phòng từ các giáo trình khác nhau, nhưng nhìn chung, có một số điểm chung được công nhận, bao gồm các yếu tố cơ bản liên quan đến chức năng và tổ chức của văn phòng.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo, với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện các thủ tục hành chính và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan được diễn ra suôn sẻ.
- Văn phòng là trụ sở chính là trung tâm giao dịch của cơ quan tổ chức
Tuy có nhiều quan niệm khác nhau về tổ chức nhưng cơ bản có ba cách hiểu sau đây:
Tổ chức là quá trình sắp xếp và phối hợp các yếu tố hoặc bộ phận hoạt động thành một hệ thống thống nhất, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Tổ chức là một tập hợp các cá thể hoặc yếu tố được sắp xếp thành một hệ thống nhằm đạt được mục tiêu hoặc đặc điểm chung Ví dụ về tổ chức bao gồm các đoàn thể và tổ chức phi chính phủ.
Tổ chức là thuật ngữ chỉ những hoạt động và hệ thống được sắp đặt theo một trật tự khoa học và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Ví dụ, một cơ quan được coi là một tập thể có tổ chức, hoạt động theo quy trình rõ ràng và hiệu quả.
1.1.3 Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng
Tổ chức bộ máy văn phòng là quá trình mà nhà quản trị cần áp dụng tư duy và các biện pháp để thiết lập, sắp xếp, quy định chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận trong văn phòng Mục tiêu là tạo ra một cấu trúc tổ chức khoa học, hợp lý và hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ hệ thống.
Bộ máy văn phòng là một tổ chức phức tạp, bao gồm nhiều bộ phận được phối hợp chặt chẽ nhằm đạt được các mục tiêu chung của văn phòng và tổ chức Việc tổ chức bộ máy văn phòng có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và sự phát triển bền vững của tổ chức.
17 hoạt động thiết lập hệ thống cấu trúc bao gồm thiết kế, xây dựng và vận hành bộ máy văn phòng, nhằm giúp nhà quản trị đạt được các mục tiêu đề ra.
Quy mô tổ chức văn phòng có thể được hiểu theo hai nghĩa: bộ máy văn phòng (nghĩa rộng) và bộ phận văn phòng (nghĩa hẹp) Dù ở quy mô nào, văn phòng cũng cần được tổ chức theo một cấu trúc nhất định, với tên gọi cụ thể và phạm vi chức trách rõ ràng để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao.
Tổ chức bộ máy văn phòng là quá trình thiết lập hệ thống các đơn vị và bộ phận hỗ trợ lãnh đạo, đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu quản lý của cơ quan hoặc doanh nghiệp Trong tổ chức bộ máy văn phòng, thường có hai nhóm chính: các đơn vị tham mưu và bộ phận thực hiện, giúp đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và đồng bộ trong quản lý.
Khối quản lý chức năng bao gồm các bộ phận phòng ban có nhiệm vụ hỗ trợ lãnh đạo trong việc quản lý các lĩnh vực thiết yếu của cơ quan, doanh nghiệp, như hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính, kế hoạch, quản lý cơ sở vật chất và thanh tra.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng
* Chức năng của bộ máy văn phòng
Bộ máy văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo và quản lý điều hành, với ba chức năng chính là đảm bảo thông tin, tham mưu và giúp việc Để thực hiện hiệu quả các chức năng này, tất cả các bộ phận trong văn phòng cần thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau đây.
- Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến chức năng nhiệm vụ được giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc cán bộ khác trong hệ thống
- Trên cơ sở phân tích tổng hợp thông tin cần phát hiện vấn đề và đề suất với lãnh đạo các phương án cách thức giải quyết
Sau khi lãnh đạo ban hành quyết định quản lý các bộ phận trong văn phòng, các đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch triển khai, tổ chức phổ biến hướng dẫn và phân công nhiệm vụ cho các cá nhân thực hiện các quy định đã được đề ra.
* Nhiệm vụ của bộ máy văn phòng
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, các bộ phận trong văn phòng cần tổng hợp và đánh giá kết quả công việc, báo cáo cho lãnh đạo Đồng thời, họ cũng phải đề xuất các biện pháp tiếp theo nhằm hỗ trợ hoạt động của văn phòng.
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng
Bộ phận văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin tham mưu, khác biệt so với các bộ phận khác trong bộ máy văn phòng Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này được xác định rõ ràng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ văn phòng.
* Chức năng của bộ phận văn phòng
Bộ phận văn phòng có vai trò quan trọng trong việc quản lý hệ thống thông tin văn bản của cơ quan, phục vụ cho lãnh đạo Nhiệm vụ này bao gồm việc tổ chức thông tin đầu vào, đầu ra và các văn bản nội bộ Để thực hiện chức năng này, bộ phận văn phòng được giao nhiệm vụ tổ chức công tác văn thư lưu trữ Đồng thời, văn phòng cũng là cầu nối tiếp nhận thông tin qua hệ thống điện thoại chung và hoạt động tiếp dân.
Bộ phận văn phòng thông qua việc quản lý và theo dõi các nguồn thông tin cơ bản sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động chung của cơ quan và tiếp nhận yêu cầu từ cấp trên Điều này giúp bộ phận văn phòng cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho lãnh đạo cùng các bộ phận chức năng trong tổ chức.
Bộ phận văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu tổng hợp, tức là tập hợp và phân tích các nguồn thông tin cơ bản của cơ quan Nhiệm vụ chính của bộ phận này là cung cấp thông tin về tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho lãnh đạo Đồng thời, bộ phận văn phòng cũng đề xuất các vấn đề cần giải quyết cùng với thời hạn và yêu cầu cụ thể cho lãnh đạo.
Bộ phận văn phòng đóng vai trò tham mưu quan trọng với phạm vi rộng, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau Chức năng này dựa trên việc tổng hợp thông tin từ các văn bản, bao gồm văn bản đi, văn bản đến và các báo cáo từ cấp dưới gửi lên.
* Nhiệm vụ của bộ phận văn phòng
Bộ phận văn phòng có trách nhiệm đảm bảo các điều kiện cần thiết cho phương tiện làm việc, bao gồm việc tổ chức và bố trí không gian làm việc cho lãnh đạo các cơ quan, thiết kế cảnh quan và môi trường làm việc, cũng như thực hiện mua sắm, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị.
20 chữa các thiết bị điều kiện làm việc như bàn ghế máy móc văn phòng phẩm phương tiện đi lại phục vụ công việc văn phòng
Bộ phận văn phòng chịu trách nhiệm duy trì hệ thống thông tin liên lạc, bao gồm việc thiết lập và quản lý hệ thống thông tin nội bộ qua điện thoại với các cơ quan tổ chức và đối tác khách hàng.
Bộ phận văn phòng có trách nhiệm kiểm soát thủ tục hành chính bằng cách thường xuyên rà soát và bãi bỏ những thủ tục không còn phù hợp, đồng thời đề xuất các thủ tục mới Họ cũng hỗ trợ lãnh đạo trong việc ban hành và phổ biến các thủ tục hành chính cho các đối tượng liên quan, kiểm tra việc thực hiện và báo cáo kết quả để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.
Bộ phận văn phòng có trách nhiệm thực hiện công tác lễ tân và khánh tiết, hỗ trợ lãnh đạo trong việc xây dựng và tổ chức các nghi thức lễ tân Nhiệm vụ này bao gồm việc kiểm tra, đánh giá và thực hiện các nghi thức khi đón tiếp khách trong hội họp cũng như trong các sự kiện quan trọng, đồng thời đảm bảo sự giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp của cán bộ nhân viên.
Vai trò, vị trí của văn phòng
1.3.1 Vai trò của văn phòng
Văn phòng là một phần thiết yếu trong các cơ quan và tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo Với chức năng tham mưu và giúp việc, văn phòng được xem như "cánh tay phải" và "bộ não thứ hai" của các nhà lãnh đạo Sự hiện diện và hoạt động của văn phòng không chỉ khẳng định vai trò của nó mà còn góp phần thúc đẩy hiệu quả công việc trong tổ chức.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức Bộ phận văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc và nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và chỉ đạo của lãnh đạo Điều này đảm bảo rằng các quyết định của thủ trưởng được thực hiện một cách hiệu quả và đúng tiến độ.
21 truyền đạt tới các phòng ban, đơn vị thì cần phải thông qua văn phòng trước tiên
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các lãnh đạo bằng cách cung cấp thông tin chính xác và căn cứ khoa học, giúp đảm bảo quá trình ra quyết định quản lý diễn ra một cách thông suốt, thống nhất và kịp thời Tất cả hoạt động của bộ phận văn phòng đều hướng tới việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Bộ phận văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động và phát triển của các cơ quan, tổ chức, vì vậy nó là một phần không thể thiếu.
1.3.2 Vị trí của văn phòng
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hệ thống văn bản đi, đến và nội bộ của cơ quan, đồng thời là trung tâm liên lạc chính thức với người dân và đối tác Đây được xem là cửa ngõ của tổ chức, thể hiện mối quan hệ đối nội và đối ngoại hiệu quả.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong mối liên hệ chặt chẽ với lãnh đạo, hỗ trợ các nhà quản lý trong việc tổng hợp và truyền đạt thông tin Nhiệm vụ chính của văn phòng là cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo, phục vụ cho hoạt động điều hành và quản lý hiệu quả của cơ quan.
Năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc, cho rằng "Văn phòng giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình" Ông cảnh báo rằng nếu cán bộ văn phòng nắm thông tin sai lệch, thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không chính xác Câu nói của Bác khẳng định vị trí quan trọng của bộ phận văn phòng trong việc thu thập và xử lý thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan.
22 đến tính bảo mật, chính xác của thông tin và tác động đến các quyết định lãnh đạo, điều hành quản lí
Như vậy, bộ phận văn phòng có vai trò và vị trí tương đối quan trọng và sự quan trọng ấy được thể hiện qua những yếu tố sau:
Bộ phận văn phòng là trung tâm xử lý thông tin, cung cấp hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc ra quyết định điều hành và quản lý Hoạt động hiệu quả của văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định của lãnh đạo.
Công tác văn phòng không chỉ diễn ra trong không gian văn phòng mà còn có tác động lớn đến hiệu quả công việc của tất cả các bộ phận và nhân sự trong mỗi cơ quan.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp nội bộ và ngoại bộ của cơ quan, đồng thời phản ánh sự hiện diện và uy tín của tổ chức cũng như người lãnh đạo Do đó, các chuyên gia quản trị văn phòng nhấn mạnh rằng hình thức bên ngoài của cơ quan không nên bị xem nhẹ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và sức ảnh hưởng của cơ quan.
Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng trong cơ quan bao gồm các bộ phận chức năng khác nhau, có mối liên hệ chặt chẽ và tương quan trong hoạt động Mỗi bộ phận có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo cấp bậc khác nhau để đảm bảo thực hiện các chức năng cơ bản và phục vụ mục đích chung của cơ quan Văn phòng, với vai trò là một đơn vị riêng biệt, có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể, do đó cơ cấu tổ chức của văn phòng được hình thành từ các bộ phận chức năng phù hợp.
Mặc dù mỗi bộ phận và đơn vị đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ khác nhau, nhưng việc duy trì mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận là rất cần thiết Sự ăn khớp giữa bộ máy văn phòng và các bộ phận chức năng trong toàn hệ thống của cơ quan là yếu tố quan trọng, góp phần hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng
- Tổ chức bộ máy văn phòng gồm các nội dung sau:
+ Dự kiến số lượng các đơn vị/ bộ phận
+ Đặt tên cho các đơn vị/bộ phận
+ Quy định chức năng, nhiệm vụ
+ Xác định nhân sự cần có
+ Ban hành Quyết định thành lập
Công tác tổ chức bộ máy văn phòng đòi hỏi cán bộ văn phòng phải sở hữu kiến thức, năng lực chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ này.
Bộ máy văn phòng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ quan và đảm bảo hiệu quả trong các hoạt động văn phòng Khi xây dựng mô hình tổ chức cho bộ máy văn phòng, các cơ quan cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng quan trọng.
- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trực thuộc
- Quy mô phạm vi hoạt động của cơ quan
- Các văn bản, quy định hiện hành về tổ chức bộ máy
- Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự văn phòng hiện có
- Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của cơ quan
- Tầm kiểm soát của nhà quản trị văn phòng
Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cơ quan và quản lý hoạt động của lãnh đạo, đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng và nhiệm vụ Qua việc tham mưu và xử lý các văn bản, hồ sơ, công văn, giấy tờ, văn phòng không chỉ cung cấp thông tin hiệu quả cho lãnh đạo mà còn đảm bảo sự truyền đạt thông tin liền mạch và thống nhất trong toàn cơ quan.
Tổ chức bộ máy văn phòng hiệu quả giúp lãnh đạo kiểm soát hoạt động của các bộ phận chức năng, từ đó dễ dàng triển khai mục tiêu công việc Việc xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận không chỉ đảm bảo tiến độ và chất lượng hoàn thành công việc mà còn khẳng định vai trò lãnh đạo của người đứng đầu.
Một số nguyên tắc giúp thực hiện tốt hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng:
Mục tiêu hoạt động của bộ máy văn phòng cần được xác định rõ ràng, bao gồm cả ngắn hạn và dài hạn, với tính cụ thể và minh bạch để mọi thành viên đều hiểu Việc có mục tiêu rõ ràng không chỉ giúp định hướng hoạt động của văn phòng một cách hiệu quả mà còn là yếu tố quan trọng để đo lường hiệu quả làm việc.
Tầm kiểm soát hợp lý, hay còn gọi là phạm vi giới hạn quản lý, là yếu tố quan trọng quyết định cơ cấu tổ chức và hướng phát triển của hệ thống quản lý thông tin Việc xác định tầm kiểm soát giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức.
Nhà quản trị ở cấp cao có tầm kiểm soát hẹp hơn ở cấp thấp do tăng thẩm quyền cho cấp dưới và giảm vai trò hỗ trợ, huấn luyện giám sát từ cấp trên Do đó, bộ máy văn phòng cần được xây dựng phù hợp với tầm kiểm soát của nhà quản trị.
Chuyên môn hóa và liên kết chức năng trong bộ máy văn phòng là yếu tố quan trọng giúp mỗi bộ phận và nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và thẩm quyền của mình Chuyên môn hóa nâng cao kỹ năng làm việc, thấu hiểu đạo đức nghề nghiệp, và tăng năng suất lao động Tuy nhiên, chuyên môn hóa sâu có thể hạn chế tính linh hoạt, do đó, việc liên kết các bộ phận theo nhóm chức năng như văn thư - lưu trữ, lễ tân - hậu cần, và truyền thông - tổ chức sự kiện sẽ cải thiện tính hợp tác, giảm thiểu lãng phí trong quy trình tác nghiệp, và giúp tinh gọn bộ máy văn phòng.
Trách nhiệm và quyền hạn cần phải gắn liền chặt chẽ với nhau, vì quyền hạn chính là nguồn gốc của trách nhiệm Hai yếu tố này bổ sung và tăng cường lẫn nhau, nhưng phải luôn song song, không được có sự chênh lệch nào để tránh tình trạng không cân đối Khi phân công công việc, cần quy định rõ ràng và cụ thể về trách nhiệm để đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý.
Nguyên tắc uỷ quyền là rất quan trọng trong một tổ chức, bởi vì Thủ trưởng không thể đảm nhiệm tất cả công việc Do đó, lãnh đạo cần uỷ quyền một cách chính xác về trách nhiệm và quyền hạn cho người trợ lý Việc uỷ quyền đúng đắn mang lại hai lợi ích chính: Thứ nhất, giúp lãnh đạo có thêm thời gian để tập trung vào trách nhiệm quản lý hiệu quả hơn.
Thứ hai là người nhân viên sẽ có được cơ hội phát triển về chuyên môn nghiệp vụ, cũng như phát triển về sự nghiệp
Mệnh lệnh phục tùng và thống nhất chỉ huy yêu cầu mọi thành viên trong cơ quan chỉ nhận chỉ thị từ một người cấp trên duy nhất, cụ thể là Chánh văn phòng Nguyên tắc này giúp đảm bảo tất cả nguồn lực trong văn phòng được hướng về một mục tiêu chung, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức nhờ vào các thủ tục và tiêu chuẩn rõ ràng, đồng bộ.
Kết luận, những nguyên tắc này sẽ giúp xây dựng một bộ máy tổ chức hợp lý, đảm bảo hoạt động đúng chức năng và nhiệm vụ, từ đó đạt được hiệu quả cao trong quá trình làm việc.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ
Tổng quan về Bộ Nội Vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ
2.1.1 Giới thiệu về Bộ Nội vụ
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Nội vụ
Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, có nhiệm vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như tổ chức hành chính sự nghiệp, chính quyền địa phương, địa giới hành chính và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
Bộ Nội vụ hiện nay được thành lập năm 2002 trên cơ sở đổi tên của Ban
Tổ chức - Cán bộ Chính phủ Đây là một cơ quan ngang Bộ từ tháng 9 năm
1992, do một Bộ trưởng, chuyên trách công tác Tổ chức và cán bộ của Hội đồng
Bộ trưởng đứng đầu điều hành
Bộ Nội vụ giai đoạn từ 1945 - 1998:
Bộ Nội vụ là một trong 13 bộ đầu tiên của chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, được thành lập vào ngày 28 tháng 8 năm 1945 và chính thức ra mắt.
02 - 9 - 1945 Khi đó lực lượng Công an cũng nằm trong bộ này Năm 1953,
Bộ Công an ra đời, tách khỏi Bộ Nội vụ
Vào ngày 8 tháng 7 năm 1975, trong kỳ họp thứ nhất của Quốc hội khóa V, Ủy ban thường vụ Quốc hội đã ban hành Quyết định số 160/QH – HC, hợp nhất Bộ Công an và một số bộ phận của Bộ Nội vụ thành một bộ mới mang tên Bộ Nội vụ, với chức năng tương đương Bộ Công an.
Vào tháng 5 năm 1998, Bộ Nội vụ đã được đổi tên thành Bộ Công an, đánh dấu sự kết thúc của tên gọi Bộ Nội vụ Thay thế cho bộ này, Ban Tổ chức Cán bộ của Chính phủ đã được thành lập.
Bộ Nội vụ giai đoạn từ 2002 đến nay:
Ngày 5 tháng 8 năm 2002, Quốc hội ra Nghị quyết số 02/2002/QH11 về việc quy định danh sách các bộ và cơ quan ngang bộ của Chính phủ Theo đó,
Bộ Nội vụ vừa được thành lập từ việc đổi tên Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, và sẽ hoạt động song song với Bộ Công an.
Ngày 9 tháng 5 năm 2003, Thủ tướng Chính phủ ký Nghị định số 45/2003/NĐ-CP, Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ
Theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP và Nghị định số 34/2017/NĐ-CP, Bộ Nội vụ có những nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức rõ ràng Các quy định này xác định chức năng và nhiệm vụ của bộ, cơ quan ngang bộ, nhằm đảm bảo hiệu quả trong quản lý nhà nước.
Chính phủ trình dự án luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, nghị định của Chính phủ và nghị quyết liên tịch với Đoàn Chủ tịch Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm đã được phê duyệt, cùng với các dự án, đề án, chương trình và nghị quyết theo sự phân công của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
- Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về:
1 Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước
3 Địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính
4 Biên chế, tinh giản biên chế
5 Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước
6 Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
8 Tổ chức hội và các tổ chức phi chính phủ
11 Công tác văn thư, lưu trữ nhà nước
12 Cải cách hành chính nhà nước
13 Thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở và công tác dân vận
Bộ Nội vụ thực hiện thanh tra và kiểm tra việc thi hành chính sách, pháp luật trong phạm vi quản lý nhà nước Đồng thời, Bộ tiếp công dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị và phản ánh, cũng như thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng và tội phạm theo quy định của pháp luật.
Chủ trì và phối hợp với các bộ, ngành để giải quyết các kiến nghị từ cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội theo chỉ đạo của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả.
Hướng dẫn và kiểm tra chặt chẽ việc cấp phép cho các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu, cùng với việc quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động của đơn vị, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ
Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ bao gồm 22 đơn vị chính, trong đó có các vụ như Vụ Tổ chức - Biên chế, Vụ Chính quyền địa phương, Vụ Công chức - Viên chức, Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, và Vụ Tiền lương Ngoài ra, còn có Vụ Tổ chức phi chính phủ, Vụ Cải cách hành chính, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổng hợp, và Vụ Công tác thanh niên Các đơn vị khác bao gồm Vụ Tổ chức cán bộ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Ban Tôn giáo Chính phủ, Học viện Hành chính Quốc gia, Viện Khoa học tổ chức nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nước, và Trung tâm Thông tin.
Các đơn vị quy định từ (1) đến (18) nêu trên là các đơn vị hành chính giúp
Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước, và các đơn vị từ (19) đến (22) đóng vai trò là các đơn vị sự nghiệp hỗ trợ cho nhiệm vụ này của bộ.
Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã trình Thủ tướng Chính phủ các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Ban Tôn giáo Chính phủ, Học viện Hành chính Quốc gia, cùng với danh sách các đơn vị sự nghiệp khác thuộc bộ hiện có.
Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc bộ, ngoại trừ những đơn vị được quy định tại các điều 17, 18 và 19 Đồng thời, Bộ trưởng cũng quy định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các vụ, văn phòng và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ban Tôn giáo Chính phủ và Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương.
Lãnh đạo đương nhiêm hiện nay của Bộ Nội vụ bao gồm:
01 Bộ trưởngː Phạm Thị Thanh Trà - Ủy viên Trung ương Đảng, Phó Trưởng ban Tổ chức Trung ương (kiêm nhiệm)
- Thứ trưởng Nguyễn Duy Thăng, nguyên Vụ trưởng Vụ Tiền lương
- Thứ trưởng Triệu Văn Cường, nguyên Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ
Văn phòng Bộ Nội vụ áp dụng chế độ làm việc kết hợp giữa Thủ trưởng và chế độ chuyên viên Chánh Văn phòng có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho công chức và người lao động dựa trên năng lực chuyên môn, nhằm đảm bảo hoàn thành các công việc được giao một cách hiệu quả.
Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm điều hành hoạt động của Văn phòng Bộ theo Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ Ông phân công công việc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng và lãnh đạo các phòng, đồng thời giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của công chức và người lao động trong Văn phòng.
Bộ, căn cứ Quy chế làm việc của Bộ, chỉ đạo xây dựng, phê duyệt và tổ chức thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ
Lãnh đạo Văn phòng Bộ
Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông
Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính
Phòng Bảo vệ Đội xe.
Theo quy định tại Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ, việc ký các văn bản sẽ được thực hiện theo thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền của Bộ trưởng Ngoài ra, cần đảm nhận việc ký thừa lệnh Bộ trưởng cho các báo cáo định kỳ hàng tháng khi có yêu cầu.
Khi Chánh Văn phòng Bộ vắng mặt và cần thiết, ông sẽ uỷ nhiệm bằng văn bản cho một Phó Chánh Văn phòng Bộ để điều hành và giải quyết công việc của Văn phòng Bộ.
Khi được Chánh Văn phòng Bộ uỷ nhiệm bằng văn bản, Phó Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm điều hành công tác và giải quyết công việc trong thời gian Chánh Văn phòng vắng mặt Phó Chánh Văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Bộ trưởng và pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được uỷ nhiệm, và không được phép uỷ nhiệm lại cho người khác những nội dung đã được giao.
Trưởng phòng có trách nhiệm chính trước Chánh Văn phòng Bộ và Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực, cũng như trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của phòng mình.
Phó Trưởng phòng hỗ trợ Trưởng phòng trong việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Trưởng phòng và pháp luật về việc thực hiện những nhiệm vụ này.
- Công chức, người lao động chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của Trưởng phòng nơi công chức, người lao động làm việc
Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng Bộ giao nhiệm vụ thi công chức, người lao động cần phải tuân thủ và nhanh chóng báo cáo lại với Trưởng phòng.
2.2.2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Văn phòng Bộ Nội vụ Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao thì Văn phòng Bộ được tổ chức thành 07 bộ phận các phòng chức năng, nhằm đảm bảo các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đều có bộ phận phụ trách, các công việc được thực hiện linh hoạt, hiệu quả và không bị chồng chéo
2.2.2.1 Phòng Tổng hợp - Thư ký
Phòng Tổng hợp – Thư ký bao gồm 08 cán bộ nhân viên, gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 06 chuyên viên, trong đó 04 chuyên viên đảm nhiệm vai trò thư ký cho Thứ trưởng Danh sách cụ thể được trình bày trong phụ lục số 01 Phòng thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách theo chức năng được giao.
Bộ phận này có trách nhiệm chỉ đạo và điều hành các hoạt động của Bộ, bao gồm việc chuẩn bị nội dung và chương trình cho các cuộc họp, ghi chép nội dung, lập biên bản và thông báo kết luận Ngoài ra, bộ phận cũng thực hiện chức năng liên hệ và giao dịch với các Bộ, ngành và địa phương.
Xây dựng các báo cáo định kỳ và đột xuất, cùng với các báo cáo chuyên đề liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình công tác của Bộ Nội vụ.
Xây dựng chương trình, lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ
Kiểm tra và giám sát các thủ tục, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác trong công việc Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo mà còn đảm bảo thực hiện đúng các quy định theo quy trình ISO do Bộ trưởng ban hành.
Phối hợp với các đơn vị chức năng để chuẩn bị nội dung và chương trình cho các cuộc họp, ghi biên bản đầy đủ và soạn thảo thông báo kết luận một cách chính xác và hiệu quả.
42 họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ với các bộ, ngành, địa phương, cơ quan, đơn vị (khi có yêu cầu của Lãnh đạo Bộ)
2.2.2.2 Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông
Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông bao gồm 07 cán bộ - nhân viên, trong đó có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 05 chuyên viên Danh sách cụ thể của các thành viên được trình bày tại phụ lục số 02, với nhiệm vụ chuyên trách rõ ràng.
Làm thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Bộ và của ngành Nội vụ
