TÌM HIỂU, ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY

TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY. BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phòng HÀ NỘI – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 1 4. Phương pháp nghiên cứu. 2 5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài. 2 6. Kết cấu của đề tài. 2 PHẦN NỘI DUNG 3 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 3 1.1. Khái quát chung về Văn phòng. 3 1.1.1. Khái niệm văn phòng. 3 1.1.2. Chức năng của văn phòng. 3 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng. 4 1.2. Khái quát chung về Bộ máy văn phòng. 5 1.2.1. Khái niệm bộ máy văn phòng. 5 1.2.2. Các hình thức tổ chức bộ máy văn phòng. 5 1.2.2.1. Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn: 5 1.2.2.2. Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng. 6 1.2.3. Chức năng của bộ máy văn phòng. 6 1.2.4. Nhiệm vụ của bộ máy văn phòng. 7 2.CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 8 2.1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. 8 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. 8 2.2.1. Lãnh đạo văn phòng. 8 2.2.2. Các bộ phận trực thuộc văn phòng. 9 2.2.2.1. Bộ phận hành chính văn thư. 9 2.2.2.2. Bộ phận tổng hợp. 9 2.2.2.3. Bộ phận quản trị. 9 2.2.2.4. Bộ phận lưu trữ. 9 2.2.2.5 Bộ phận tài vụ. 9 2.2.2.6. Bộ phận tổ chức nhân sự. 10 2.2.2.7 Bộ phận bảo vệ. 10 3. ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 11 3.1. Đánh giá nhận xét về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng các cơ quan hiện nay. 11 3.1.1. Ưu điểm. 11 3.1.2. Nhược điểm 13 3.2. Giải pháp nâng cao cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng các cơ quan hiện nay. 14 PHẦN KẾT LUẬN 17 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19  

TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phòng HÀ NỘI – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơ chế thị trường ngày đòi hỏi doanh nghiệp cần phải động bắt kịp thời trước thay đổi liên tục, đứng vững ngày phát triển Mỗi doanh nghiệp hệ thống tổ chức kinh tế chứa nhiều phận với nhiệm vụ khác Để đảm bảo cho việc thực mục tiêu chung phận phải tổ chức linh hoạt động có hiệu cấu tổ chức ngày có vai trị quan trọng có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động khác doanh nghiệp Hoàn thện cấu tổ chức hồn thiện q trình sản xuất kinh doanh, phát huy cao lực cá nhân việc phục vụ tổ chức, sử dụng tiết kiệm hiệu yếu tố cấu thành sản xuất đồng thời tạo máy gọn nhẹ, linh hoạt thích ứng nhanh nhạy ln có bước đắn giai đoạn cụ thể theo định hướng phát triển lâu dài Từ ta thấy vai trị tầm quan trọng cấu tổ chức máy văn phòng quan Xuất phát từ lý này, em định chọn đề tài “Anh (Chị) tìm hiểu, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan nay.” Để làm chủ đề nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu a Mục đích: Dựa sở phân tích vấn đề lý thuyết văn phòng, cấu tổ chức máy văn phòng, từ ra, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan b Nhiệm vụ: - Tìm hiểu máy văn phịng quan, doanh nghiệp - Đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan - Từ đề xuất khuyến nghị để nâng cao cấu tổ chức máy văn phòng quan Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan nay, đồng thời xây dựng tổ chức máy văn phòng quan doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kì hội nhập - Phạm vi nghiên cứu: + Cơ cấu tổ chức máy văn phòng quan + Xây dựng, tổ chức máy văn phòng quan, doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kì hội nhập Phương pháp nghiên cứu - Kết hợp với phương pháp khác như: khái quát hóa, phân tích tổng hợp, so sánh… để làm sáng tỏ vấn đề - Thực sở vận dụng sở lý thuyết quản trị văn phịng doanh nghiệp, từ áp dụng phân tích, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài - Về lý luận: Những vấn đề nghiên cứu đề tài góp phần làm phong phú thêm vấn đề doanh nghiệp, văn phòng cấu tổ chức máy văn phòng quan - Về thực tiễn: + Đề tài đồng thời tài liệu tham khảo cho người quan tâm nghiên cứu vấn đề doanh nghiệp, văn phòng cấu tổ chức máy văn phòng quan + Góp phần hình thành, cung cấp thêm cho người dân thơng tin, hiểu biết vấn đề văn phịng cấu tổ chức máy văn phòng quan nay, vận dụng vào thực tiễn góp phần đưa tổ chức, doanh nghiệp ngày phát triển Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung gồm ba phần: Một là, Cơ sở lý luận máy văn phòng quan Hai là, Cơ cấu tổ chức máy văn phòng quan Ba là, Đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 1.1 Khái quát chung Văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan có chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành Văn phịng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo, người có chức vụ Tổng giám đốc, … Văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, công việc liên quan đến công tác văn thư Tóm lại: Văn phịng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan có chức năng, phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức 1.1.2 Chức văn phòng Văn phòng phòng hành có chức sau: - Chức giúp việc điều hành: Giúp ban lãnh đạo, điều hành thực công tác liên quan đến nhà nước như: lên kế hoạch, đầu tư, xây dựng khoa học cơng nghệ Tùy theo mục đích mở văn phịng mà kiêm chức sử dụng riêng - Chức tham mưu tổng hợp: Tham mưu giúp lãnh đạo ban tổng hợp kết hoạt động phịng, phận phịng ban làm công tác việc thực yêu cầu đề từ cấp Đồng thời tổ chức thực cơng tác hành chính, quản trị, văn thư lưu trữ - Chức hậu cần, quản trị: Trong sản xuất kinh doanh, hiểu hậu cần việc tập trung nội lực lẫn ngoại lực bao hàm trình chuyển từ nhà “sản xuất gốc” đến “người tiêu dùng cuối cùng” Chức người hậu cần bao gồm việc quản lý việc mua bán, vận chuyển, lưu kho với hoạt động tổ chức lập kế hoạch cho hoạt động Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ 1.1.3 Nhiệm vụ văn phịng - Tổng hợp xây dựng chương trình cơng tác quan, kèm với việc phối hợp với phòng, phận thuộc ban ngành có thẩm quyền văn phịng để thực theo kế hoạch đề - Tham mưu cho lãnh đạo ban tổng hợp xây dựng kế hoạch lĩnh vực đầu tư, xây dựng Hoặc đồng thời chương trình, dự án đầu tư phát triển khoa học công nghệ môi trường - Kiểm tra, quản lý loại giấy tờ sổ sách xem lại tài liệu, dự án phê duyệt trước Tổng hợp danh sách loại giấy tờ để báo cáo lại kết thực theo quy định đề từ cấp - Phối hợp với phịng ban, phận có liên quan để xây dựng kế hoạch cụ thể, tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước có liên quan - Tổng hợp xây dựng chương trình làm việc hàng tuần lãnh đạo ban ngành có liên quan - Trực tiếp thực quản lý, kiểm soát vấn đề liên quan đến thủ tục hành cụ thể Thực cơng việc giao liên quan đến hành văn phịng Về nhiệm vụ văn phịng tương đối nhiều, tùy theo ngành nghề khác chia phần nhiệm vụ khác Hiện lượng doanh nghiệp ngày gia tăng, chi phí khởi nghiệp thường hạn chế nên đa phần sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng 1.2 Khái quát chung Bộ máy văn phòng 1.2.1 Khái niệm máy văn phòng Bộ máy văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức doanh nghiệp, tổ chức để phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, công việc liên quan đến cơng tác văn thư 1.2.2 Các hình thức tổ chức máy văn phịng 1.2.2.1 Hành văn phịng tập trung theo địa bàn: Hành văn phịng tập trung vào địa bàn nghĩa hoạt động hồ sơ văn thư phải tập trung vào địa điểm phịng hành chính, quyền quản trị nhà quản trị hành - Ưu điểm: + Với hình thức dễ bố trí xếp hệ thống nhân làm việc, tức dễ để phân cơng cơng việc phòng ban, nhân viên mà khơng sợ bị trùng cơng việc làm hao tổn nguồn nhân lực Vô dễ kiểm tra theo sát tiến độ công việc, tất công việc tập trung vào có báo cáo chung, mà người quản lý dễ dàng theo dõi nhận xét công việc nhân viên hành văn phịng + Tập trung trang thiết bị cho nhân viên thực công việc Nếu phân tán công việc phịng ban khác khơng đủ để thực hiện, quản lý cơng việc khơng có đủ trang thiết bị Sử dụng hình thức tổ chức người thực dễ dàng việc phân chia tập trung trang thiết bị cho công việc Với hình thức tổ chức hành văn phịng giúp đơn giản thủ tục hành - Nhược điểm: + Khó thực chun mơn hóa cơng việc + Dễ dàng quản lý nhiên chất lượng công việc không đạt hiệu thiếu xác thiếu quan tâm đến cơng việc + Tình trạng cơng việc xảy trì trệ phải bàn giao, chuyển giao công việc thời gian Với hình thức tổ chức cần phải áp dụng doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ Như dễ dàng quản lý tận dụng nguồn nhân lực tốt 1.2.2.2 Hành văn phịng tập trung theo chức Hành văn phịng tập trung theo chức nghĩa hoạt động hành đặt địa điểm phận chun mơn phải dặt quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa giám sát nhà Quản trị hành - Ưu điểm: Thu hút, tạo hứng thú cho nhiều nhân viên phận Vì phận có cơng việc khác nhau, chun mơn khác nên mà thu hút nhân viên cơng tác quản lý, tham gia đóng góp ý kiến cho nhà quản trị công tác xây dựng công việc phận khác - Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền cấp quản trị chuyên môn, vượt quyền hạn cho phép công việc dễ dẫn đến tranh chấp quyền tạo nên mơi trường văn hóa khơng lành mạnh Loại hình áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp 1.2.3 Chức máy văn phòng - Bộ máy văn phịng có chức thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản lý - Bộ máy văn phịng có chức chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho họat động quan, tổ chức - Bộ máy văn phịng có chức tham mưu giúp lãnh đạo ban tổng hợp kết hoạt động phịng, phận phịng ban làm cơng tác việc thực yêu cầu đề từ cấp - Bộ máy văn phịng cịn có chức tổ chức thực cơng tác hành chính, quản trị, văn thư lưu trữ 1.2.4 Nhiệm vụ máy văn phịng - Xây dựng chương trình cơng tác quan đôn đốc thực chương trình đó; bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm quan - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng - Tư vấn văn cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Thực công tác văn thư – lưu trữ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan; tổ chức theo dõi việc giải văn thư, tờ trình - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ - Mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động công tác quan - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách khoa học văn minh - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ Cán nhân viên văn phòng, bước đại hố cơng tác hành - văn phòng; dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết 2.CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 2.1 Khái niệm cấu tổ chức máy văn phòng Cơ cấu tổ chức máy văn phòng tổng hợp phận khác văn phòng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phòng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan mà cấu tổ chức văn phòng khác 2.2 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng 2.2.1 Lãnh đạo văn phịng - Chánh văn phịng (Trưởng phịng hành chính): Chánh văn phòng người điều hành chung, chịu trách nhiệm tồn cơng tác văn phịng, đạo số công việc quan trọng xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch cơng tác, hồn chỉnh dự thảo văn quan trọng, công tác yếu… Chánh Văn phòng người chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thường trực Tỉnh uỷ mặt hoạt động Văn phịng Tỉnh ủy - Giúp việc có Phó văn phịng (hoặc Phó Trưởng phịng hành chính): Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách số lĩnh vực công tác theo phân công Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật lĩnh vực công tác phân cơng Phó Chánh Văn phịng thực nhiệm vụ cụ thể sau: + Tổ chức thực công việc chuyên môn, nghiệp vụ theo phân công ủy quyền Chánh Văn phòng + Chỉ đạo, kiểm tra, đơn đốc cơng chức, người lao động thuộc Văn phịng việc thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phân công phụ trách 10 + Tham mưu, đề xuất với Chánh Văn phòng biện pháp, giải pháp tổ chức, điều hành công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng + Thực nhiệm vụ khác theo phân công ủy quyền Chánh Văn phòng Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh, Phó Chánh văn phịng phải đề cao trách nhiệm quản lý văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng 2.2.2 Các phận trực thuộc văn phịng 2.2.2.1 Bộ phận hành văn thư + Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn quan, doanh nghiệp + Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư 2.2.2.2 Bộ phận tổng hợp Gồm số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan + Tư vấn văn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải 2.2.2.3 Bộ phận quản trị - Cung cấp đầy đủ kịp thời phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp - Sửa chữa, quản lý, sử dụng phương tiện vật chất có hiệu 2.2.2.4 Bộ phận lưu trữ - Sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định ngành yêu cầu quan 11 - Thực công tác lưu trữ: + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 2.2.2.5 Bộ phận tài vụ - Dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan 2.2.2.6 Bộ phận tổ chức nhân - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự 2.2.2.7 Bộ phận bảo vệ - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan đơn vị, kiểm tra đôn đốc phận chấp hành quy định bảo vệ an ninh trật tự phạm vi quan 12 ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 3.1 Đánh giá nhận xét cấu tổ chức máy văn phòng quan Cơ cấu tổ chức tảng xếp liên kết phận doanh nghiệp tối đa hóa hiệu hoạt động Sơ đồ cấu ảnh hưởng đáng kể đến thành cơng q trình thực chiến lược hoàn thành mục tiêu đề Ở cương vị nhà lãnh đạo, vai trò họ nhận thức đặc điểm, lợi ích hạn chế mơ hình cấu trúc khác – từ lên kế hoạch điều chỉnh áp dụng vào thực tế Khi văn phịng có cấu tổ chức hồn thiện hợp lý có ưu nhược điểm sau 3.1.1 Ưu điểm Văn phòng máy làm việc quan, doanh nghiệp, giúp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quan, doanh nghiệp, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan, doanh nghiệp Đó nơi soạn thảo tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhận chuyển công văn, đánh máy, in ẩn tài liệu, tiếp khách, lễ tân Ngày với phát triển đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế, quan tổ chức đời nhiều với quy mô lớn nhỏ vô phong phú Để đáp ứng với thời đại, văn phòng có thay đổi để phù hợp hơn, cấu văn phòng mở rộng nâng cao Đồng thời thực sách đổi từ Nhà nước cố gắng cá nhân tập thể cố gắng bước hoàn thành cấu tổ chức máy văn phòng ngày tốt Bộ máy văn phịng tổ chức theo nhiều mơ hình khác Nhưng qua thực tiễn, nhà quản lý hành thường áp dụng số mơ hình tổ chức sau: Theo mơ hình chức xử lý thơng tin hành hỗ trợ văn phịng tập trung văn phòng Các phận văn phịng phân cơng phụ trách mảng cơng việc theo loại dịch vụ hay nhóm dịch vụ Mơ hình thường áp dụng tổng cơng ty hãng lớn Ưu điểm mơ hình 13 tiết kiệm sử dụng thiết bị văn phịng mặt Nói cách khác, áp dụng mơ hình người ta tận dụng hết trang thiết bị chuyên biệt cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho thời kỳ cao điểm, tiết kiệm việc sử dụng nhân viên văn phòng Đặc biệt tránh việc trùng lặp nhân sự, chức rõ ràng nhân viên chun mơn hố cao Các dịch vụ có tính chun mơn tách thành phịng ban chức riêng như: Phịng Kế tốn, Phịng Tổ chức dịch vụ như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp phòng Hành chịu trách nhiệm Chia thành mảng phận khác nhau: phận hành văn thư, phận tổng hợp, phận quản trị, phận lưu trữ, phận tài vụ, phận tổ chức nhân sự, phận bảo vệ; phận có phịng ban khác thực chức mình, gắn kết thành khối cơng việc chung Mơ hình thường áp dụng quan, doanh nghiệp theo quy mô quan thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp tổ chức quan vừa nhỏ, phòng ban chức làm tham mưu cho lãnh đạo Số lượng phòng ban tương đối hợp lý, đầy đủ, phù hợp với cơng việc: Đây mơ hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường áp dụng quan phủ, doanh nghiệp lớn có quy mơ tổ chức phức tạp Với mơ hình này, việc tổ chức điều hành văn phòng kết hợp ưu điểm mơ hình tập trung phân tán, song có mặt hạn chế định chồng chéo chức năng, khó quản lý điều hành Mỗi quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh doanh mà áp dụng mơ hình tổ chức máy văn phòng phù hợp nhất, động, tinh gọn, hiệu tiết kiệm chi phí Có thể áp dụng nhiều mơ hình tổ chức quan, doanh nghiệp, song tùy theo lực nhà quản trị, quan tâm lãnh đạo công tác văn phịng khả tài mà xây dựng máy văn phòng cho phù hợp Bộ máy tổ chức chặt chẽ cấp lãnh đạo phòng ban: 14 Dấu hiệu thống nội tổ chức khả thích ứng chuyển đổi cần thiết Để phát triển bền vững, doanh nghiệp phải điều chỉnh cấu trúc phù hợp với tình hình kinh tế – mà khơng làm suy giảm lực cốt lõi lợi cạnh tranh riêng Mục đích tổ chức cấu máy văn phòng hợp lý, giảm bớt trở ngại cản trở hiệu suất tổng thể Gắn kết cá nhân, từ lãnh đạo đến phịng ban tổ nhỏ, hồn thành nhanh cơng việc chung Những ranh giới truyền thống nhiều quan, tổ chức dần xóa bỏ – cho phép đơn vị kết nối với linh hoạt hiệu Các nhóm làm việc dần thay cho phòng ban; doanh nghiệp nhà cung cấp phối hợp chặt chẽ phận công ty Tất thành viên – từ nhân viên đến quản lý cấp cao – tham gia vào trình định Việc sử dụng công cụ phản hồi đánh giá hiệu suất 360 độ theo trở nên phổ biến Mặt khác, cần phải ý đến vai trò người lãnh đạo Lãnh đạo cần khơi dậy niềm tin cho nhân viên để họ đóng góp nhiều cho tổ chức, trao quyền cho họ, chia sẻ nhiệm vụ kết nối tổ nhóm, gắn kết hệ thống cơng nghệ mục đích chung Từ thúc đẩy, phát huy tài xây dựng đội ngũ nhân viên văn phòng hiệu Từng phận tập trung nhân lực để hoạt động chuyên sâu, trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp 3.1.2 Nhược điểm Việc tổ chức đơn vị, phận chức kinh doanh q nhanh chóng văn phịng quan, tổ chức, khơng hồn thiện bổ sung cho phòng ban Điều ảnh ảnh hưởng vơ nặng nề đến vấn đề q trình hồn thành cơng việc, chậm lại phát triển quan, dẫn đến tình trạng cấu hiệu quả, sai lệch, khơng giúp ích cho doanh nghiệp Một số hậu kể đến như: Thiếu phối hợp hành động phòng ban chức năng: Thiếu đồng vai trị, quy trình làm việc, trách nhiệm cơng việc quy trình truyền tải thơng tin – xảy doanh nghiệp loại bỏ vị trí quản lý cấp 15 trung mà khơng giảm bớt công việc, buộc nhân viên phải đảm nhận thêm trách nhiệm Hiệu suất công việc suy giảm Do nhân viên cấp không trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kỹ cần thiết cho công việc – ngược lại, giám đốc điều hành cấp cao phải đảm nhận nhiều công việc “lặt vặt” hơn, khiến họ không phát huy hiệu kỹ lãnh đạo quản lý Sắp xếp phận cấu không hợp lý dân đến phận thiếu, phận thừa, phận khơng có Tình trạng thiếu tổ chức, bố trí nhân viên khơng phù hợp ảnh hưởng đến chi phí, dịng tiền, khả cung cấp hàng hóa – dịch vụ cơng ty, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu công ty, giảm tiến độ công việc chung: Khi nguồn lực bị cắt giảm nhiều, nhân viên thường tập trung vào trách nhiệm trước mắt – vậy, họ có thời gian, sức lực mong muốn làm việc phạm vi trách nhiệm Cuối cùng, lực giảm sút, thời gian phản hồi chậm trễ làm suy giảm lợi cạnh tranh doanh nghiệp Khi người lao động gắn kết nội bộ, tỷ lệ giữ chân nhân viên giảm xuống – kéo theo lịng trung thành khách hàng, hiệu hoạt động kinh doanh lợi ích bên liên quan (stakeholder) bị tác động tiêu cực Chuyên môn hố q mức tạo cách nhìn q hạn hẹp cán quản lý Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung Đổ trách nhiệm vấn đề thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao 3.2 Giải pháp nâng cao cấu tổ chức máy văn phòng quan Các bước để tổ chức hành văn phịng có hiệu B1: Đánh giá hoạt động hành B2: Xác định hoạt động hành B3: Lập thành nhóm hoạt động tương quan B4: Chỉ định phân công B5: Theo dõi hoạt động 16 Thực tiến trình tổ chức năm bước Trên ví dụ cách xác định thành lập tổ chức hành văn phịng có hiệu Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phịng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ công tác văn phòng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan mà cấu tổ chức văn phòng khác Một tổ chức cấu trúc hiệu giúp doanh nghiệp quản trị công việc cách hệ thống, linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chiến lược tương lai Trong đó, cấu tổ chức khơng hợp lý cản trở hút cạn tiềm lực doanh nghiệp Để có tổ chức có máy cấu hoàn chỉnh, hợp lý việc nhà quản trị lãnh đạo tài giỏi điều thiếu Một tổ chức hoàn thiện tổ chức đơn giản dễ hiểu Chức nhiệm vụ phòng ban phận phải xác định rõ ràng, phân bổ cá nhân quản lý lãnh đạo phận trước cá nhân bổ nhiệm vào chức vụ Các đơn vị tổ chức nhỏ phải bình quân dựa nhu cầu tầm quan trọng Khi chức nhiệm vụ phân cơng, chức khác phát sinh, nhiên không ảnh hưởng nhiều có cấu hợp lý Việc thiếu hụt mát nhân viên trường hợp không ảnh hưởng đến ổn định tổ chức Tuy nhiên việc giữ ổn định cấu tổ chức văn phòng quan, tổ chức cần thiết, phù hợp Trong q trình xây dựng dần hồn thiện cấu tổ chức văn phòng quan nên tiếp thu ý kiến đề xuất phương án đổi tên số bộ, ngành xếp tổ chức, thu gọn đầu mối số bộ, ngành có chức năng, nhiệm vụ tương đồng điều cần quan tổ chức nghiên cứu, thảo luận kỹ lưỡng, khoa học, thận trọng Đồng thời, tăng cường phân cấp, phân quyền, nâng cao trách nhiệm cá nhân cấu tổ chức đôi với kiểm tra, giám sát, kiểm soát quyền lực, bảo đảm máy hành thống nhất, hoạt động hiệu lực, hiệu Cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ rà soát kỹ nội dung giao thoa bộ, quan ngang để sớm có phương án giải triệt để, đồng thời, đẩy mạnh xếp cấu tổ chức bên 17 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán để đảm bảo tiêu chuẩn theo chức danh, vị trí việc làm nâng cao trình độ mặt đáp ứng ngày tốt yêu cầu nhiệm vụ Tổ chức tốt phong trào thi đua, động viên, khuyến khích cán bộ, cơng chức người lao động quan Tổ chức thực nghiêm quy trình xử lý văn bản, lập danh mục nộp lưu hồ sơ công việc phận đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán có vai trị đặc biệt quan trọng việc nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, cập nhật kiến thức cần thiết, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thực thi công việc để phục vụ yêu cầu công việc tốt Thông qua giúp họ nâng cao lực thực nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm giao, đồng thời hồn thiện tiêu chuẩn cơng ty Thời gian qua cán công ty đào tạo tốt song cịn khơng hạn chế cần tiếp tục đổi mới, khắc phục nhằm nâng cao hiệu cơng việc đảm nhận Thơng qua khóa đào tạo, trình độ chun mơn, nghiệp vụ đội ngũ cán nhân viên ngày nâng cao, đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nhiệm vụ tình hình Đội ngũ cán làm tốt nhiệm vụ tham mưu, đề xuất nhiều giải pháp để thực thi có hiệu nhiệm vụ, công cụ, Các kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, pháp luật kỹ mềm như: kỹ lãnh đạo, kiểm tra, giám sát, kỹ xây dựng tổ chức thực kế hoạch, kỹ quản lý phát triển nhân sự, kỹ giải công vụ, kỹ giải tình vận dụng vào giải công việc, bước đầu đào tạo đạt nhiều kết quan trọng Để nâng cao hiệu công việc thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, cơng chức cần thiết Các cán công chức làm việc phận văn phịng cơng ty hầu hết cán lâu năm, có nhiều kinh nghiệm cơng việc Nhưng khơng phải có nhiều kinh nghiệm mà họ đáp ứng cách nhanh nhạy thay đổi, yêu cầu công việc mà trình độ khoa học áp dụng cơng tác văn phịng họ khơng đào tạo lại thường xuyên Nên để mang lại hiệu cao cơng tác văn phịng, đáp ứng nhu cầu cần thiết cho quan tổ chức 18 PHẦN KẾT LUẬN Đề tài tập trung nghiên cứu “Tìm hiểu, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan nay” sâu phân tích sở lý luận cơng tác quản lý văn phịng, có cấu máy văn phịng có quan nay, thơng qua nghiên cứu lý luận thấy vị trí, vai trị chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng quan tổ chức quan Đồng thời thông qua nghiên cứu lý luận cơng tác hành văn phòng làm rõ thêm cần thiết xế cấu tổ chức máy văn phòng hợp lý Nghiên cứu lý luận yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy văn phòng tổ chức Việc nghiên cứu sở lý luận làm rõ cụ thể nội dung hoạt động cơng tác văn phịng Từ làm sở để phân tích thực trạng cấu tổ chức máy văn phịng cơng ty tổ chức chương II, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng, ưu điểm nhược điểm chương III Tiểu luận khái quát chung cách hoạt động cấu tổ chức có máy Tập trung phân tích cấu tổ chức máy văn phịng quan tổ chức từ đánh giá quan cịn nhược điểm Từ thực trạng vấn đề, tiểu luận đưa giải pháp giải pháp việc giữ ổn định cấu tổ chức văn phòng quan, tổ chức cần thiết, phù hợp Trong trình xây dựng dần hoàn thiện cấu tổ chức văn phòng quan nên tiếp thu ý kiến đề xuất phương án đổi tên số bộ, ngành xếp tổ chức, thu gọn đầu mối số bộ, ngành có chức năng, nhiệm vụ tương đồng điều cần quan tổ chức nghiên cứu, thảo luận kỹ lưỡng, khoa học, thận trọng; tăng cường phân cấp, phân quyền, nâng cao trách nhiệm cá nhân cấu tổ chức đơi với kiểm tra, giám sát, kiểm sốt quyền lực, bảo đảm máy hành thống nhất, hoạt động hiệu lực, hiệu Cần tiếp tục nghiên cứu hồn thiện chức năng, nhiệm vụ rà sốt kỹ nội dung giao thoa bộ, quan ngang để sớm có phương án giải triệt để, đồng thời, đẩy mạnh xếp cấu tổ chức bên bộ; tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ; bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức 19 Các giải pháp thực tốt góp phần nâng cao chất lượng hoàn thiện cơng tác văn phịng từ hồn tất cấu máy văn phòng tổ chức, quan, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng công ty xu hướng phát triển chung kinh tế đất nước 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, TS Nguyễn Thị Ngọc An – Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê Vương Thị Kim Thanh – Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê Học viện hành – Giáo trình hành văn phịng quan nhà nước, Nhà xuất khoa học kỹ thuật GS.TS Nguyễn Thành Độ, Trường Đại học kinh tế quốc dân, Khoa quản trị kinh doanh – Giáo trình quản trị văn phịng, Nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân, năm 2012 Vũ Đình Quyền – Nghiệp vụ hành văn phòng, Nxb Thống 21 ... là, Cơ sở lý luận máy văn phòng quan Hai là, Cơ cấu tổ chức máy văn phòng quan Ba là, Đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY. .. thuyết văn phòng, cấu tổ chức máy văn phịng, từ ra, đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan b Nhiệm vụ: - Tìm hiểu máy văn phòng quan, doanh nghiệp - Đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng quan -... bảo vệ an ninh trật tự phạm vi quan 12 ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 3.1 Đánh giá nhận xét cấu tổ chức máy văn phòng quan Cơ cấu tổ chức tảng xếp liên kết phận doanh