TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ, TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HIỆN NAY BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phòng Mã phách: .…………………………. Hà Nội – 2021 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên giảng dạy bộ môn Quản trị văn phòng đã cung cấp cho tôi những kiến thức quý báu để tôi có thể hoàn thành bài tiểu luận này. Qua bài nghiên cứu này, tôi rất mong nhận được sự quan tâm đóng góp ý kiến của thầy giáo, cô giáo và các bạn cho bài nghiên cứu của tôi thêm hoàn thiện. Tôi xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian vừa qua và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin được sử dụng trong công trình nghiên cứu này. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 2 1.1. Khái quát chung về quản trị văn phòng 2 1.1.1. Khái niệm 2 1.1.2. Chức năng 2 1.1.3. Vai trò 2 1.2. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng 2 1.2.1. Khái niệm 2 1.2.3. Phân loại các cấp quản trị 3 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VAI TRÒ, TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HIỆN NAY 5 2.1. Vai trò của nhà quản trị văn phòng hiện nay 5 2.1.1. Vai trò quan hệ với con người 5 2.1.2. Vai trò thông tin 7 2.1.3. Vai trò quyết định 8 2.2. Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng hiện nay 9 2.2.1. Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tốt 9 2.2.2. Kỹ năng nhân sự 9 2.2.3. Kỹ năng nhận thức hay tư duy 10 2.2.4. Có khả năng lãnh đạo 11 2.2.5. Các tiêu chuẩn khác 11 2.3. Ưu điểm 12 2.4. Hạn chế 12 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HIỆN NAY 14 3.1. Giải pháp về phía tổ chức 14 3.1.1. Nâng cao chất lượng chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng của nhà quản trị văn phòng 14 3.1.2. Xây dựng chế độ đãi ngộ xứng đáng với nhà quản trị văn phòng 14 3.1.3. Hoàn thiện công tác đánh giá chất lượng nhà quản trị văn phòng 15 3.1.4. Hiện đại hoá công tác văn phòng 15 3.1.5. Trang bị trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị văn phòng 15 3.16. Nâng cao kỹ năng quản trị văn phòng trước cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 15 3.2. Giải pháp về phía nhà quản trị văn phòng 16 3.2.1. Nhà quản trị văn phòng tự nâng cao nhận thức về vai trò của mình trong tổ chức 16 KẾT LUẬN 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19
TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRỊ, TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HIỆN NAY BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phòng Mã phách: ………………………… Hà Nội – 2021 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên giảng dạy mơn Quản trị văn phịng cung cấp cho kiến thức quý báu để tơi hồn thành tiểu luận Qua nghiên cứu này, mong nhận quan tâm đóng góp ý kiến thầy giáo, cô giáo bạn cho nghiên cứu tơi thêm hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài cơng trình nghiên cứu tơi thời gian vừa qua xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta thời ký cách mạng công nghiệp, công nghệ bùng nổ, tất lĩnh vực khác đòi hỏi thay đổi đại hoá kịp thời để bắt kịp với đất nước khác Trong ngành quản trị văn phòng ngành ảnh hưởng lớn cách mạng công nghiệp, công nghệ Mà người làm quản trị văn phòng phải người tiên phong, dẫn đầu xu hướng Hiện nay, thấy công ty, tổ chức hay doanh nghiệp sở hữu người làm quản trị văn phịng, người quản trị văn phịng phải tài giỏi, có lực chuyên môn kỹ mềm tốt Có thể nói rằng, vai trị nhà quản trị văn phịng quan trọng cơng tác quản lý tổ chức Họ phải đáp ứng đủ yêu cầu, tiêu chuẩn để thực tốt nhiệm vụ quản trị Nhà quản trị nắm giữ vị trí quan trọng hoạt động điều hành quản trị doanh nghiệp Sự thành bại công ty, doanh nghiệp, tổ chức phụ thuộc phần lớn vào vai trị nhà quản trị Từ thấy cơng tác quản trị văn phịng cơng tác quan trọng tổ chức vai trò người quản trị to lớn Xuất phát từ thực tiễn lý trên, lựa chọn chủ đề: “Tìm hiểu, đánh giá vai trị, tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng nay” CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Khái quát chung quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị quan, đơn vị Có thể hiểu quản trị văn phòng việc quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đề cách hiệu 1.1.2 Chức - Chức hoạch định - Chức tổ chức công tác văn phòng - Chức nhân - Chức lãnh đạo - Chức kiểm tra 1.1.3 Vai trò Văn phịng phận khơng thể thiếu tổ chức, đơn vị Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với lĩnh vực quản trị khác tổ chức Văn phòng “bộ nhớ” thủ trưởng quan, đơn vị Như vây quản trị văn phịng có vai trò sau: - Tạo tiền đề phát triển cho tổ chức - Giảm thời gian lãng phí, ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động tổ chức - Tăng khả sử dụng nguồn lực tổ chức - Nâng cao suất lao động tổ chức - Tiết kiệm chi phí 1.2 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng 1.2.1 Khái niệm Nhà quản trị văn phòng người làm việc tổ chức, người có nhiệm vụ thực chức quản trị phạm vi văn phịng phân cơng phụ trách, giao nhiệm vụ điều khiển công việc người khác chịu trách nhiệm trước kết hoạt động người Nhà quản trị văn phịng người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, vật chất thơng tin tổ chức cho có hiệu để giúp tổ chức đạt mục tiêu Ngồi cịn phải có kiến thức sâu rộng phong cách quản lý linh hoạt, xử lý thơng minh tình để đưa tổ chức đến thành công đặt kế hoạch… 1.2.3 Phân loại cấp quản trị - Quản trị viên cao cấp Là nhà quản trị hoạt động bậc cao tổ chức, người chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức Nhiệm vụ: đưa định chiến lược, tổ chức thực chiến lược để trì phát triển tổ chức Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc - Quản trị viên cấp trung gian Là nhà quản trị hoạt động quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) quản trị viên cấp sở Nhiệm vụ: đưa định chiến thuật, thực kế hoạch sách doanh nghiệp, phối hợp hoạt động, cơng việc để hồn thành mục tiêu chung Rà sốt, kiểm tra tiến độ thực cơng việc nhân viên cấp Chức danh: trưởng phịng, phó phịng, chánh quản đốc, phó quản đốc - Quản trị viên cấp sở Là nhà quản trị hoạt động cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc nhà quản trị tổ chức Nhiệm vụ: Đưa định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển công nhân viên công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực mục tiêu chung Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca CHƯƠNG THỰC TRẠNG VAI TRÒ, TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG HIỆN NAY 2.1 Vai trị nhà quản trị văn phịng Nhà quản trị nói chung nhà quản trị văn phịng nói riêng có vai trò quan trọng phát triển hoạt động tổ chức Trong có vai trị điển sau: 2.1.1 Vai trị quan hệ với người Tổ chức mạnh nhiều người tổ chức hoạt động hướng đến mục tiêu tổ chức Để đạt điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng thành viên tổ chức đến mục tiêu chung lợi ích tổ chức - Vai trị đại diện: Đại diện cho cơng ty người quyền tổ chức Với quyền hạn mình, nhà quản trị văn phịng người đại diện cho tổ chức thực nhiều chức văn phòng để phát huy vai trò đại diện Vai trị bao gồm tính hành mang tính khuyến khích, cổ vũ lịng người, nhìn chung liên quan đến mối quan hệ người với người Trong vài trường hợp, có mặt tham gia nhà quản trị văn phòng nguyên tắc bắt buộc để ký kết văn quan trọng, đồng thời, nhà quản trị văn phịng người chủ trì họp, kiện quan trọng tổ chức để phát huy vai trị người đại diện - Vai trị lãnh đạo: Phối hợp kiểm tra cơng việc nhân viên cấp Nhà quản trị văn phòng giữ vai trò người lãnh đạo, đầu tàu dẫn dắt nhân viên thực công việc, nhiệm vụ tổ chức Lãnh đạo trình tác động đến người, để họ cố gắng cách tự nguyện mục tiêu chung tổ chức Vai trò người lãnh đạo văn phòng nâng tầm nhìn đưa việc thực mục tiêu đạt tới tiêu chuẩn cao hơn, phát triển khả 10 nhân viên vượt lên giới hạn thông thường Chỉ nhà lãnh đạo nhận thức đầy đủ vai trị có lực lãnh đạo thực đem lại định lãnh đạo hiệu quả, có tầm nhìn chiến lược tính khả thi cao Thủ lĩnh vai trị người lãnh đạo mà tố chất vượt trội người lãnh đạo người thừa nhận thông qua khả thuyết phục, tính đốn, ý tưởng xuất sắc, khả dẫn dắt tập thể, dám chịu trách nhiệm,…Vai trị thủ lĩnh thể khía cạnh sau: Vị thủ lĩnh thừa nhận mặt pháp lý pháp luật cơng nhận vị trí lãnh đạo; Vị thủ lĩnh người khác thừa nhận thông qua tố chất cá nhân vượt trội đưa ý tưởng, tính đốn, có tầm nhìn, chịu trách nhiệm; Vị thủ lĩnh thừa nhận thông qua hành động cụ thể người lãnh đạo khả dẫn dắt, xử lý công việc, thực hóa tầm nhìn; Thủ lĩnh phải dám đương đầu với thử thách; Thủ lĩnh phải biết sử dụng linh hoạt công cụ quyền lực, đặc biệt quyền lực mềm nêu gương, khoan dung độ lượng với nhân viên Người lãnh đạo thực họ giữ vai trò thủ lĩnh tổ chức, định hướng phát triển tổ chức, đưa ý tưởng, sách phát triển tổ chức lựa chọn vấn đề sách hiệu Nhà quản trị văn phịng khơng thiết phải trực tiếp tham gia vào công việc cụ thể, phải người biết nhìn người giao việc cho đúng, phân công công việc giám sát, theo dõi tiến độ, kết công việc để có sách điều chỉnh quản trị phù hợp Bên cạnh đó, nhà quản trị văn phịng cịn người động viên, khuyến khích nhân viên để tiếp thêm động lực, ghi nhận cố gắng nhân viên để họ tiếp tục cống hiến nhiều cho quan, tổ chức - Vai trò liên kết: Khơng giữ vai trị lãnh đạo cầu nối nhân viên, phận tổ chức, nhà quản trị văn phòng người thiết 11 lập trì mối quan hệ với cá nhân, tập thể, quan bên doanh nghiệp Quan hệ với người khác để hồn thành cơng việc giao cho đơn vị họ Nhà quản trị người trọng tài, có trách nhiệm hịa giải, đoàn kết tất thành viên thành khối thống để phát huy sức mạnh tập thể Vai trò kết nối, liên lạc vai trò quan trọng, then chốt người đứng đầu Kết nối liên lạc với quan, tổ chức bên ngồi, trì mối quan hệ hợp tác đem lại lợi ích lâu dài cho tổ chức Bộ phận văn phòng coi trung tâm tin tức tổ chức, vai trị liên kết nhà quản trị văn phòng lại quan trọng hết Nhà quản trị văn phòng phải biết liên kết với nhân viên, liên kết với phận, phòng ban khác với lãnh đạo, với thơng tin bên ngồi để cung cấp đầy đủ thơng tin cho cơng việc 2.1.2 Vai trị thơng tin Thời đại ngày thời đại bùng nổ thông tin, thông tin xem nguồn lực thứ tư tổ chức, doanh nghiệp Các hoạt động quản trị thực có sở khoa học có hiệu xử lý, thực thi sở thông tin xác đầy đủ kịp thời Thơng tin khơng cần cho nhà quản trị mà thân họ giữ vai trò quan trọng lĩnh vực Thông tin tài sản quan, tổ chức, quản lý thông tin vai trò quan trọng nhà quản trị Trước hết nhà quản trị có vai trị thu thập tiếp nhận thông tin liên quan đến tổ chức hoạt động đơn vị Vai trị thu thập tiếp nhận thơng tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập tin tức, kiện có ảnh hướng tới hoạt động tổ chức 12 Nhà quản trị đảm nhận vai trị thu thập thơng tin cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận tin tức, hoạt động, kiện đem lại hội tốt hay đe dọa hoạt động tổ chức Công việc thực qua việc đọc báo chí, văn qua trao đổi tiếp xúc với người… Vai trị thơng tin thứ hai nhà quản trị vai trị người truyền bá thơng tin, nghĩa nhà quản trị phổ biến thông tin liên hệ đến người có liên quan Người có liên quan thuộc cấp, đồng cấp hay thượng cấp Thơng tin thật diễn thơng tin có liên quan đến việc lựa chọn định quản lý việc phải làm Chẳng hạn, công ty làm ăn thua lỗ, giám đốc phải trình báo cáo lên chủ tịch hội đồng quản trị công ty việc sa thải số nhân viên, sau ơng ta thơng báo định cho trưởng phòng nhân 2.1.3 Vai trò định Vai trò doanh nhân: Vai trò thể nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động tổ chức việc áp dụng công nghệ hay điều chỉnh kỹ thuật áp dụng Vai trò giải xáo trộn: Ứng phó với bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu cao, hoạt động tổ chức văn phòng Các tài nguyên bao gồm người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu Khi tài nguyên khan mà lại có nhiều u cầu, nhà quản trị văn phịng phải dùng tài nguyên, phân phối tài nguyên cho phận đảm bảo hợp lý tính hiệu cao Tài ngun tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị, hay người Thông thường, tài nguyên dồi dào, nhà 13 quản trị thực vai trị cách dễ dàng Nhưng tài nguyên khan hiếm, định nhà quản trị vấn đề khó khăn hơn, ảnh hưởng lớn đến kết hoạt động đơn vị hay chí tồn thể tổ chức Vai trò đàm phán: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với đơn vị khác với bên 2.2 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng 2.2.1 Có trình độ chun mơn, nghiệp vụ tốt Là lực áp dụng phương pháp, quy trình kỹ thuật cụ thể lĩnh vực, chuyên mơn đó; khả thực cơng việc định thể trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị Kỹ chuyên môn/nghiệp vụ khả cần thiết để thực công việc cụ thể Muốn công tác quản trị tốt, người quản trị văn phòng cần phải am hiểu lĩnh vực mà đảm nhiệm Do vậy, kỹ chun mơn sâu rộng bắt buộc Ngồi ra, việc sở hữu kiến thức chuyên môn tốt giúp bạn hiểu mục tiêu công việc, biết vận dụng ưu điểm để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Nếu chun mơn/nghiệp vụ vững vàng bạn hướng dẫn cấp kiến thức nhằm phục vụ cho công việc Không phải nhân nhiên có ý thức tự giác học hỏi Do đó, thường xuyên mở lớp tập huấn chia sẻ kinh nghiệm làm việc giúp bạn phát triển đội ngũ nhân viên Vì vậy, thấy kỹ chuyên môn cần thiết cho nhà quản trị văn phòng muốn tiến xa nghiệp 2.2.2 Kỹ nhân Liên quan đến khả tổ chức, động viên điều khiển nhân sự; lực đặc biệt nhà quản trị mối quan hệ với người bên 14 bên doanh nghiệp, nhằm tạo thuận lợi thúc đẩy hoàn thành công việc chung Kỹ hiểu thể đồng thời kiến thức khả người quản lý việc giao tiếp, động viên điều khiển nhân Một nhiệm vụ quan trọng nhà quản lý phải phối hợp làm việc với nhân viên Quản lý người chưa điều dễ dàng Kỹ nhân bao gồm kiến thức nhân sự, khả điều phối người làm hài hòa mối quan hệ, kết nối nhân viên thành mạng lưới vững để thực mục tiêu chung cho tổ chức Một số kỹ nhân thiết yếu cho người quản trị văn phịng biết cách giao tiếp, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng khơng khí hợp tác công việc Kỹ cấp quản trị viên cần thiết tổ chức Thấu hiểu nhân coi “chất xúc tác” để thúc đẩy công việc nhanh chóng hiệu Nhân viên xếp vị trí phát huy tốt lực, đóng góp tốt cho kết chung Ngược lại, phân công, xếp sai nhân làm cản trở trình thực mục tiêu chung Bên cạnh đó, kỹ nhân cho phép người quản lý văn phịng tiến tới vị trí lãnh đạo cấp cao hơn, thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực đạt kết tốt trình cơng tác Ngồi ra, kỹ cịn khiến cho việc phân chia, sử dụng, kiểm soát nguồn nhân lực trở nên hiệu 2.2.3 Kỹ nhận thức hay tư Nhà quản trị cần xây dựng phương pháp tư chiến lược để đề đường lối, sách đắn với bất trắc, đe dọa từ môi trường làm việc Kỹ tư duy/nhận thức có vai trị quan trọng việc phát triển chiến lược, đường lối sách tổ chức Điều giúp bạn dễ dàng 15 nhìn thấy chất thứ thơng qua việc phân tích chẩn đoán vấn đề làm giảm phức tạp xuống mức độ chấp nhận tổ chức Bằng cách này, bạn dự đốn tương lai tổ chức hay phòng ban cơng ty Vì việc đưa giải pháp sáng tạo ý tưởng độc đáo làm nên hình ảnh nhà lãnh đạo uy tín, có tiếng nói người nể phục mơi trường làm việc 2.2.4 Có khả lãnh đạo Nhà quản trị văn phòng giữ vai trò người lãnh đạo, đầu tàu dẫn dắt nhân viên thực công việc, nhiệm vụ tổ chức Phạm vi lãnh đạo nhà quản trị văn phòng rộng, bao gồm cơng việc văn phịng điển hình định quản lý trình làm việc Nhà quản trị khơng thiết phải trực tiếp tham gia vào công việc cụ thể, phải người biết nhìn người giao việc cho đúng, phân công công việc giám sát, theo dõi tiến độ, kết cơng việc để có sách điều chỉnh quản trị phù hợp Bên cạnh đó, nhà quản trị cịn người động viên, khuyến khích nhân viên để tiếp thêm động lực, ghi nhận cố gắng nhân viên để họ tiếp tục cống hiến nhiều cho tổ chức 2.2.5 Các tiêu chuẩn khác Có trình độ tổng qt đào tạo chun hoạt động quản trị hành văn phịng Đây tiêu chuẩn tiên quyết, yêu cầu bắt buộc phải có nhà quản trị văn phịng Họ phải có kiến thức chun mơn cơng việc hành văn phịng để đảm nhiệm trách nhiệm mình, bên cạnh dẫn dắt đạo, hướng dẫn nhân viên làm việc 16 Có khả gánh vác cơng việc hành văn phịng Là người quản trị chắn người chịu trách nhiệm lớn Là người chịu áp lực gánh vác cơng việc văn phịng Có khả giảng dạy cho nhân viên hành văn phịng tồn tổ chức Có quan điểm khoa học để tiếp nhận yếu tố phương pháp làm việc mở Có tính gần gũi, biết hịa mình, hồ đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên Có óc khơi hài, giúp làm việc làm dịu nhiều tình khó khăn Ngồi cịn có kỹ khác như: Phong cách lịch sự, kiểm sốt cảm xúc, sáng tạo, tự tin, có óc phán đoán, có khả nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp cấp 2.3 Ưu điểm - Vai trò nhà quản trị văn phòng thời kỳ nâng cao nhiều, góp phần lớn vào phát triển lên tổ chức Trong thời kỳ Cách mạng công nghiệp 4.0, vai trò coi trọng Việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá đảm bảo q trình làm việc văn phịng thuộc tổ chức, doanh nghiệp đạt hiệu suất tốt công việc quan trọng - Nhà quản trị văn phòng hầu hết có chun mơn, nghiệp vụ văn phịng, đào tạo qua trường lớp Đáp ứng yêu cầu công việc - Nhà quản trị văn phòng nhà quản trị tiếp xúc với kiến thức đại Học có nhiều kỹ tốt, tư 17 nhạy bén đào tạo chuyên ngành Những ưu điểm góp phần nâng cao vai trò, vị họ thị trường lao động - Có khả học hỏi, tiếp thu kiến thức mới, có khả thích nghi với thay đổi lớn công việc - Các nhà quản trị văn phòng dễ dàng thích nghi với u cầu cơng nghệ thông tin, kỹ thuật công tác văn phịng, dễ dàng ứng dụng vào cơng việc Từ nâng cao hiệu làm việc, nâng cao suất lao động 2.4 Hạn chế - Trình độ, lực số đội ngũ nhà quản trị văn phịng cịn có nhiều mặt hạn chế Bên cạnh cịn chưa có chun mơn hố cơng việc quan nhà nước - Trong quan nhà nước, đãi ngộ lương thưởng nhà quản trị văn phòng chưa cao, không đáp ứng đủ nhu cầu sống sinh hoạt ngày Từ họ cảm thấy vai trị khơng coi trọng, động lực làm việc dẫn đến ảnh hưởng đến hiệu hoạt động công việc - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác quản trị văn phịng thiếu thốn, xuống cấp, hư hỏng chậm sửa chữa - Trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển, yêu cầu công việc thay đổi, yêu cầu nhà quản trị văn phịng phải thích nghi nhanh với thay đổi Đây mặt thách thức nhà quản trị 18 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HIỆN NAY 3.1 Giải pháp phía tổ chức 3.1.1 Nâng cao chất lượng chun mơn, nghiệp vụ văn phịng nhà quản trị văn phòng Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, chun mơn văn phịng cho nhà quản trị thường xun có hiệu Trong cách mạng cơng nghệ 4.0, vai trị cơng tác văn phịng ngày trọng Cơng tác quản trị giúp quan, doanh nghiệp giảm làm, chi phí vận hành tăng suất hiệu công việc Vì vậy, việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng nâng cao nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu cách mạng công nghệ 4.0 vấn đề cấp thiết Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào nội dung nghiệp vụ cụ thể như: soạn thảo văn điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành họp trực tuyến; tổ chức hoạt động giao tiếp trực tuyến qua mơi trường mạng; điều hành văn phịng trực tuyến… 3.1.2 Xây dựng chế độ đãi ngộ xứng đáng với nhà quản trị văn phòng Một yếu tố cần quan tâm việc người lao động đãi ngộ xứng đáng với công sức họ bỏ không Nhà quản trị văn phòng người quản lý, lãnh đạo tổ chức, tổ chức khơng có chế độ đãi ngộ phù hợp không tạo động lực làm việc Làm họ cảm thấy có vai trị không lớn công việc Hơn bối cảnh cạnh tranh khắc nghiệt không thị trường mà nguồn lực chất lượng nay, tổ chức buộc phải xây dựng sách lương, thưởng hấp dẫn dựa hiệu công việc Bằng cách này, khơng nhà 19 quản trị văn phịng mà nhân viên tiềm cảm thấy mức lương họ nhận thỏa đáng với lực họ nhận nhiều làm việc tốt 3.1.3 Hồn thiện cơng tác đánh giá chất lượng nhà quản trị văn phịng Cơng tác đánh giá chất lượng nhà quản trị văn phòng cần thực thường xuyên có hiệu Để góp phần phát triển đội ngũ quản lý nói chung nhà quản trị văn phịng nói riêng có đủ phẩm chất lực để thực nhiệm vụ giao, có tính kế thừa phát triển Từ nâng cao vai trị nhà quản trị văn phịng tổ chức 3.1.4 Hiện đại hố cơng tác văn phòng Là đòi hỏi cấp thiết nhà quản trị văn phịng, thực theo hướng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hố,… Từ tạo tiền đề cho tổ chức, quan phát triển Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận xử lý, chuyền tải thông tin phục vụ cho quan, tổ chức Nâng cao suất lao động người làm quản trị văn phịng, giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo nhà quản trị văn phịng, tìm kiếm giải pháp tối ưu điều hành văn phòng đạt hiệu cao Từ tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng 3.1.5 Trang bị trang thiết bị, sở vật chất đại nâng cao hiệu hoạt động quản trị văn phòng Cơ sở vật chất, trang thiết bị cơng cụ quan trọng, có ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động quan, tổ chức nói chung văn phịng nói riêng Do vậy, tổ chức cần phải thường xuyên cập nhật tình hình trang thiết bị, sở vật chất văn phòng đáp ứng đủ cho cơng việc hay 20 khơng Từ trang bị trang thiết bị, phương tiện làm việc cho văn phịng Từ đó, góp phần tăng suất, hiệu làm việc nhà quản trị văn phòng, làm nhà quản trị cảm thấy vai trò nâng cao 3.16 Nâng cao kỹ quản trị văn phịng trước cách mạng cơng nghiệp 4.0 Đây thực trạng đáng quan tâm nhiều tổ chức chưa thực quan tâm đến yêu cầu hiệu quản trị văn phòng; cần thay đổi, đổi cập nhật kỹ quản trị bối cảnh Đặc biệt, bước vào Cách mạng công nghiệp 4.0 với nhiều yếu tố xuất hiện, làm thay đổi hẳn phương thức sản xuất Xét bối cảnh cụ thể nước ta, nhằm nâng cao kỹ nhà quản trị văn phịng Cách mạng cơng nghiệp 4.0, cần tập trung thực số vấn đề sau: Thứ nhất, tiếp tục tuyên truyền nâng cao nhận thức cho cộng đồng quan, tổ chức tồn xã hội vai trị, tầm quan trọng chuẩn mực quản trị văn phòng hoạt động điều hành, quản lý văn phòng Tập trung xây dựng chuẩn mực, hướng dẫn thông lệ tốt cho việc quản trị văn phòng Tiếp tục mở rộng việc đào tạo, nâng cao lực chuyên môn để có đội ngũ quản trị viên cao cấp chuyên nghiệp Thứ hai, thay đổi tư quản trị Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 làm thay đổi chất ngành công nghiệp, thay đổi hệ thống quản trị tổ chức Do đó, tổ chức nhà quản trị phải chủ động thay đổi làm thân 3.2 Giải pháp phía nhà quản trị văn phòng 3.2.1 Nhà quản trị văn phòng tự nâng cao nhận thức vai trị tổ chức 21 Nhà quản trị văn phòng phải biết tự nhận thức vai trị tổ chức, nhận thức kỹ năng, tiêu chuẩn cần có để thực công việc giao Khi tự nhận biết vai trị ý thức nhiệm vụ tổ chức 3.2.2 Tự trau dồi, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, thái độ đạo đức lối sống Trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0, nhà quản trị lĩnh vực cần tự học cho theo kịp yêu cầu công việc thời kỳ đại Là nhà quản trị văn phịng khơng ngoại lệ, việc bồi dưỡng tổ chức, nhà quản trị văn phịng phải ln ln biết làm mới, làm giàu thân, để không bị thụt lùi so với phát triển xã hội Từ tự thân nâng cao vị vai trị 22 KẾT LUẬN Từ quan điểm thấy, vai trị nhà quản trị văn phòng từ xưa đến quan trọng Nó lại quan trọng giới bước vào giai đoạn bùng nổ cách mạng cơng nghệ, địi hỏi nhà quản trị văn phịng phải không ngừng học hỏi để phát triển thân Khơng nắm vai trị quan trọng tổ chức, nhà quản trị văn phòng cần có tiêu chuẩn riêng thân để đảm nhiệm nhiệm vụ giao Nói tóm lại, vai trị nhà quản trị văn phịng ln ln quan trọng, bên cạnh phải đáp ứng tiêu chuẩn đề để không bị tuột lại phía sau 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ Ngọc Cần (2003), Cẩm nang Tổ chức Quản trị Hành Văn phịng, NXB Tài chính, Hà Nội Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội Phạm Hưng (1995), Quản trị Văn phòng Doanh nghiệp, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị Hành Chính Văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội 24 ... giá vai trò, tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng nay? ?? CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Khái quát chung quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị quan, đơn... mục tiêu chung Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca CHƯƠNG THỰC TRẠNG VAI TRÒ, TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG HIỆN NAY 2.1 Vai trị nhà quản trị văn phòng. .. đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc - Quản trị viên cấp trung gian Là nhà quản trị hoạt động quản trị