BÀI TIỂU LUẬN môn QUẢN TRỊ văn PHÒNG phân tích về nội dung tổ chức bộ máy văn phòng liên hệ thực tiễn tại cảng hàng không buôn ma thuột, tỉnh đắk lắk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN YÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TÉ BÀI TIỂU LUẬN MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Phân tích nội dung tổ chức máy văn phòng Liên hệ thực tiễn Cảng Hàng không Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk Học viên thực hiện: Phạm Nữ Hằng Anh Bíấn^vĩeiPHD: P^GẳíTPNguyễn Y ăn Huân Đắk Lắk, Tháng 12/2021 MỤC LỤC LỜI Mở ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Quản trị văn phịng cơng tác vơ quan trọng thiếu đuợc quan, đơn vị hành nghiệp Cơng tác quản trị văn phịng khơng đảm bảo thơng tin phục vụ cho mục đích kinh tế, văn hóa xã hội mà cịn cung cấp thơng tin, chứng để phục vụ cho hoạt động quản lý đơn vị Quản trị văn phòng giúp cho lực luợng cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu công việc, giải quyết, xủ lý kịp thời thông tin để đạt đuợc mục tiêu đuợc ấn định truớc nhằm đáp ứng đuợc yêu cầu tổ chức, cá nhân góp phần thực tốt mục tiêu quản lý thực thi quyền lực Trong xu hội nhập nay, việc chuẩn hoá nghiệp vụ chun mơn văn phịng cơng tác quản trị văn phòng ngày trở nên quan trọng hết Nhận thấy đuợc tầm quan trọng quản trị quan, tổ chức nói chung Ngành Hàng khơng nói riêng, Cảng hàng không Buôn Ma Thuột tỉnh Đắk Lắk cố gắng thực tốt công tác kiểm tra công việc hành văn phịng đơn vị nhằm nâng cao hiệu suất chất luợng lao đọng đơn vị để bảo đảm phát triển doanh nghiệp ngày vững mạnh Quản trị văn phòng hoạt động chuyên môn giúp cho Cảng hàng không Buôn Ma Thuột đuợc trì kiểm sốt chặt chẽ, quản lý hoạt động đơn vị nhu hoạt động quản lý Nhà nước CBƯƠNG 1: Cơ sở LÝ TBUYÉT VÈ TỎ CBỨC BỘ MÁY VĂN PBÒNG 1.1 Khái niệm máy văn phòng Tbeo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri ( Lý tbuyết tổ cbức, NXB Cbínb trị Quốc gia - Sự thật): “Cơ cấu tể chức xếp, bổ trí yếu tổ thành tể chức cũnd thiết lập mổi quan hệ yếu tổ đỏ với Cơ cấu tể chức hiểu kết cấu bên với quan hệ phận tể chức Cơ cấu tể chức định rõ nhiệm vụ phân nào, chịu trách nhiệm trước ai, tạo sở hỉnh thành mô hỉnh tương tác hay cấu phổi hợp thức ” Bộ máy (cơ cấu) tổ cbức bữu biệu đảm bảo tbực biện tốt cbức quản trị pbục vụ có biệu mục tiêu cbung quan, doanb ngbiệp cấu tổ cbức bao gồm bai pbận cbủ yếu: Hìnb tbức nội dung cấu tổ cbức ìnb tbức cấu tổ Nộhtbậgiiủn àquylĩcbứi! mỉủM^M bá,eyiVộli1,ibộ1pbwp mí^1* nên tổ cllứcNbu vậy, có tbể biểu: Bộ máy văn phịng tểng hợp phận, yếu tổ cấu thành chế vận hành hoạt động văn phòng để thực mục tiêu định Bộ máy văn phịng cấu tể chức văn phòng mổi quan hệ phận văn phòng Ngbĩa máy văn pbòng tuơng đuơng với cấu tổ cbức văn pbòng Tổ cbức trìnb ngbiên cứu, tbiết lập cấu bợp lý, mối quan bệ tbànb viên tổ cbức, tbơng qua cbo pbép tbực biện mục tiêu tổ cbức Tổ cbức liên quan đến công việc xây dựng cấu máy làm việc văn pbịng bợp lý để bồn tbànb mục tiêu, cbức năng, nbiệm vụ quan iều đòi bỏi nguời lànb đạo pbải xác địnb đuợc nbững việc pbải làm, nguời làm công việc đó, cơng việc đuợc pbối bợp với nbau nbu tbế để đạt đuợc mục tiêu Trong đó, pbịng ban đuợc tbànb lập, cấu tổ cbức, đơn vị tbực biện công việc, tbiết lập mối quan bệ công việc, quyền bànb trácb nbiệm pbận Tiến trình tồ chửc bao gồm công việc: - Xác địnb cbức tổ cbức; - Xác định lĩnh vực hoạt động tổ chức; - Xác định nội dung cơng tác lĩnh vực hoạt động; - Xác định cấu tổ chức; - Xác định chức nhiệm vụ cấu; - Xác định mối quan hệ cấu; 1.2 Oội dung tồ cbửc máy văn pbònd - Thành lập đơn vị làm cỏng tác Yãn phònd: Khi quan thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm cơng tác Văn phịng thành lập Có quan gọi đơn vị Văn phịng, có quan gọi phịng Hành - Quản trị phịng Hành - Tổ chức Có nhiều quan, khối lượng cơng việc ít, biên che có hạn nên cơng tác Văn phịng giao cho người chuyên trách kiêm nhiệm Chứ' nhà ^.ựản trị sau có Văn phịng (hpặc phịng Hành Quản trị) phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem Văn phòng (hoặc phòng Hành - Quản trị) có cấu tổ chức nào? Cơ cấu tổ chức gồm đơn vị nào? Tên gọi đơn vị gì? chẳng hạn: Trong Văn phịng có khơng có phịng? Nếu có phịng nào? Trong phịng Hành - Quản trị có khơng có tổ? Nếu có tổ nào? - Xác định chức nãng, nhỉệm vụ quyền hạn phạm vỉ hoạt động đơn vị làm công tác Yãn phòng: Sau thiết kế máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đay đủ, rõ ràng chức nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị cấu tổ chức đơn vị làm công tác Văn phòng Kết việc nghiên cứu biên tập ban hành văn đê làm sở thực trình quản trị - Xác định nhân lực làm cơng tác n phịng: Nhân lực làm cơng tác Văn phịng bao gồm tất người thuộc quyền quản lý điều hành thủ trưởng Văn phòng Trên sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền định vấn đề về: Tổng số lao động Văn phịng người, xác định cụ thê, hợp lý số lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hố, trình độ chun mơn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi - Phân bể lao độnd cảc tể chức Yãn phònd: Trên sở chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu cơng tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực đuợc giao vào vị trí công tác cho phù hợp Nhà quản trị thực chức tổ chức quản trị Văn phòng phải đảm bảo yêu cầu: Tổ chức máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhicm.rý, ràng Tránh'hồngchéo hoẴS bề sót việc khơngcó,đơn,vị, nào,, nguờĩ đảm nhạn Pnát nuy đUỢc Khả moi thành viên tạo=ra sức mạnh chung Van phòng CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ THựC TRẠNG TỎ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG ••• TẠI CẢNG HÃNG KHƠNG BN MA THUỘT 2.1 Khái quát chung Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cảng hàng không Buôn Ma Thuột (Tên tiếng Anh là: Buon Ma Thuot Airport: BMA, tên viết tắt là: CHK BMT) 21 cảng chi nhánh trực thuộc Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam - CTCP Trụ sở địa phận xà Hoà Thắng, thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk, cách trung tâm Thành phố Buôn Ma Thuột khoảng km ve phía Đơng Nam, có tọa độ (theo hệ WGS-84) 12o40’06”.18N - 108o06’59”.65E độ cao trung bình 530 mét so với mực nước biển • Phía Đơng: Tiếp giáp bn Ea chuKap xà Hịa Thắng, bn EaKmat xà Hịa Đơng, huyện Krơng Pắk; • Phía Bắc: Tiếp giáp thơn 10, thơn 11 xà Hịa Thắng; • Phía Tây: Tiếp giáp thơn 1, thơn 3, Bn Comleo xà Hịa Thắng; • Phía Nam: Tiếp giáp thơn 7, thơn xà Hịa Thắng Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột sân bay cấp 4C với diện tích sân đỗ tàu bay 32.588,8 m2 05 đỗ Đảm bảo phục vụ khai thác loại máy bay A320, 321 máy bay tương đương; khai thác, sử dụng chung cho hoạt động bay hàng không dân dụng hoạt động quân Với lực phục vụ khoảng triệu lượt hành khách/ năm, Cảng hàng không Bn Ma Thuột góp phan thu hút lượng lớn hành khách du lịch đến với tỉnh Đắk Lắk, đóng vai trị quan trọng mạng lưới giao thơng tỉnh nhà tỉnh khu vực Bên cạnh đó, Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột cịn góp phẤn BUOK TKUữĩ AlRPŨRT đảm nhiệm công tác an ninh quốc phịng mục tiêu trị - xà hội suốt q trìnhhoạt động; mắt xích quan trọng hệ thống phòng thủ bảo vệ biên giới tỉnb kbu vực Tây Nguyên Tổ quốc GÁPíũ HAtỉG KHỦNG tìu MA THÚT Nhà da hành khách Cảng hàng khơnd Bn Ma Thuột - (Nduồn: Văn phịnd CHK BMT) 2.2 Bộ máy tồ cbửc boạt động Cảnd bànd kbông Buôn Gk Tbuột Cảng hàng không Buôn Ma Thuột có co cấu tổ chức bao gồm Ban Giám đốc (01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc) 04 phòng chức năng: Sơ đồ 2.1: Bộ mảy cấu tổ chức hoạt độnd CHK BMT-(Nduốn: YP Cảnd) cơng giao nhiệm vụ cụ thể; có mối quan hệ mật thiết với nhau, phối hợp để hoàn thành nhiệm vụ sau: - Cung cấp dịch vụ hàng không phi hàng không CHK BMT; - Quản lý, vận hành, khai thác co sở hạ tầng thiết bị CHK BMT Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam giao nhiệm vụ; - Bảo đảm công tác an ninh, an tồn hàng khơng thực theo quy định pháp luật hành; - Thực chức khác đuợc Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam giao nhiệm vụ 2.2.1 2.2.1.1 Tbực trạng cấu tồ cbửc máy Yăn pbịnd Cảnd HK Bn Gk Tbuột Đơn vị làm cơng tác Yăn pbịng Căn Quyết định sẩ 76/QĐ-HĐQT ngày 13/4/2016 HĐQT Tổng công ty Cảng hàng không Vỉệt Nam việc thành lập Cảng hàng không Buôn Ma Thuột - Chỉ nhảnh trực thuộc Tổng Công ty Cảng hàng không Việt Nam - CTCP; Căn Quyết định sổ 18/QĐ-HĐQT ngày 09/01/2017 HĐQT Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cảng hàng không Buôn Ma Thuột giao nhiệm vụ cho Yăn phòng Cảng đon vị làm cơng tác văn phịng Cảng hàng khơng Buôn Ma Thuột Là noi thu thập, xử lý thông tin; Là máy điều hành tổng hợp, quản lý tất hoạt động đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động toàn đon vị Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức Yãn phònd CHK BMT - (Nguốn: YP Cảnd) 2.2.1.2 Cảng (Nduốn: YP Cảnd) Cbửc năng, nhiêm vụ, quyền bạn pbạm vi hoạt độnd củk Yăn pbòng * Chức nẵng hoạt động: - Chức nãnd tham mưu, tổnd hợp cho Ban Giám đốc hành văn phịng; quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh chung Cảng hàng không - Chức nãnd thônd tin tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ hàng không phi hàng không theo quy định Tổng công ty pháp luật Nhà nước - Chức nãnd phục vụ, đảm bảo hậu cần cho quan Thực số công tác công tác tiền lưong, thưởng, công tác đào tạo, huấn luyện che độ sách liên quan đằn người lao động; * Nhiệm vụ phạm vi hoạt động: - Quản lý lưu trữ văn bản; thu thập, tổng hợp xử lý thông tin; chuẩn bị tài liệu phưong tiện, hậu can khắc phục cho họp Cảng hàng không Buôn MaThuột; xây dựng củng cố mối quan hệ Cảng hàng khơng với cấp ủy, quyền địa phuơng; - Tham muu giúp việc cho Giám đốc thực nội dung công việc quản lý vốn, tài sản Cảng hàng không theo quy định Tổng công ty pháp luật Nhà nuớc; ,Ầ -Lập, tổng dõi hợp■ thực kế hoạch tàihoạch chínhtàihàng trìnhphê Tổng Giám đốc Tổng công ty triên khai, theo Ấkế chínhnăm, đuợc duyệt; - Thực chế độ báo cáo, thống kê theo quy định Tổng công ty pháp luật Nhà nuớc; - Thực nhiệm vụ khác Ban Giám đốc giao * Quyền hạn phạm vi hoạt động: - Tổ chức thực quyền hạn tài chính, kế hoạch mua sắm trang thiết bị, sửa chữa thuờng xuyên, quản lý sử dụng lao động theo phân cấp Tổng công ty - Đuợc quyền đề xuất vơi Tổng công ty giải pháp, chiến luợc kinh doanh quản lý để tổ chức thực nhiệm vụ - Xây dựng trình Tổng cơng ty phê duyệt định mức kinh tế kỹ thuật để triển khai áp dụng đơn vị - Ban hành quy định quản lý, khai thác Cẳng, không trái với quy định Tổng công ty quy định Nhà nuớc ban hành 2.2.1.3 Obân lực làm công tác Yăn pbònd Yăn pbònd cảng * Nhân lực Yăn phịng Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột bao gồm: - Cấp Phòng Yăn phòng CHK BMT: 01 Chánh Yăn phịng 01 Phó Chánh văn phịng + Chánh Yăn phòng: Điều hành quản lý hoạt động chung văn phòng Tham mưu, tổng hợp cho Ban Giám đốc hành văn phịng; quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh chung đơn vị + Phó Chánh Yăn phịng: Phụ trách hoạt động an ninh - an toàn Tham mưu, tổng hợp cho Ban Giám đốc công tác khẩn nguy hàng không Thay Chánh Văn phòng quản lý, điều hành quản lý hoạt động chung đơn vị Chánh Văn phòng vang mặt - Cắp Tổ: 02 Tổ chuyên môn + Tổ Hành - Tổng hợp (Gồm 06 nhân sự): Thực công việc văn thư - lưu trữ, thư ký, báo cáo, công tác nhân đơn vị, che độ hỗ trợ cho người lao động + Tổ Tài - Ke tốn (Gồm 12 nhân sự): Thực công việc lương, thưởng, doanh thu hàng không, hồ sơ đấu thau, công trình, kế hoạch Trên sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động Văn phòng Cấp phòng điều hành quản lý Văn phòng CHK BMT (Chánh Văn phịng Phó Chánh văn phịng) nghiên cứu, tham mưu với Ban Giám đốc để định vấn đề tổng số lao động Văn phòng cảng, đơn vị Trong đó: - Giới tính nhân viên văn phòng: 03 Nam (chiếm 27,2%) 08 Nữ (chiếm 72,8%) HẤu hết đội ngũ nhân lực trẻ với độ tuổi từ 30 đến 45 - Hợp đồng đà Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam ký kết Hợp đồng không xác định thời hạn đơn vị chiếm tỷ lệ 100% - Trình độ văn hố 86,7% - Trình độ chun mơn nghiệp vụ 78,2% nhân đà dược đào tạo theo chuyên ngành 2.2.I.4 Pbân bổ lk0 động tồ cbửc củk Yăn pbònd cảnd Trên sở cbức năng, nbiệm vụ Yăn pbòng, vào tổng số biên chế, trìnb độ cán nhu cầu cơng tác Chánh văn phịng CHK BMT có trách nhiệm phân bổ nguồn lực đuợc giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp Chánh văn nhịng Phó Chánh ,văn nhòng CHKBMT thự' chức tổ chức quan trị văn phong phai đảm bao yêu cầu: Tổ chức máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo bỏ sót việc khơng có đơn vị, nguời đảm nhận Phát huy đuợc khả thành viên tạo sức mạnh chung Yăn phòng CHK BMT 2.2.2 Đánb giá cấu tổ cbửc máy Yăn pbịng Cảng HK Bn Ma Tbuột 2.2.2.1 ưu điểm Yới cấu tổ chức Yăn phòng Cảng nhu đà phản ánh đuợc tuơng đối rõ nét tổng quan máy tổ chức toàn đơn vị Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Nhận thấy rõ đuợc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng chuyên môn, thể mối quan hệ công việc phịng suốt q trình hoạt động Mang tính ổn định, thay đổi Thể cách rõ nét mặt logic lịch sủ CHK BMT Giúp cho nhà quản trị thể đuợc khả quản lý với lực, lĩnh vực cơng việc chun mơn 2.2.2.2 Hạn cbế CHK BMT chi nhánh Tổng công ty Cảng hàng không Yiệt Nam - CTCP Yẵn phòng Cảng đơn vị làm cơng tác văn phịng CHK BMT Yiệc thay đổi nhân sự, bổ sung lao động thuờng phải tuân theo quy định Tổng công ty phải đuợc Tổng công ty phê duyệt Tần suất chuyến bay tăng dẫn đến khả phục vụ đơn vị nói chung Yăn phịng Cảng nói riêng thiếu nguồn nhân lực Sự thay đổi cấu tổ chức Yăn phòng Cảng thuờng đuợc diễn khoảng thời gian hoạt động định Do đó, cấu tổ chức quan có thay đổi gây nên xáo trộn, khơng thống nhất, q trình làm việc Nhân viên phải làm công việc kiêm nhiệm, dẫn đến hiệu suất công việc đạt hiệu chua cao CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỎ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CẢNG HÀNG KHƠNG BN MA THUỘT 3.1 Giải pháp tồ chửc, bố sung nhân Hiện nay, với kbả pbục vụ kboảng triệu lượt bànb kbácb/ Inăm (số liệu 2019), Cảng bàng kbông Buôn Ma Tbuột đau mối giao tbông tỉnb Tây Nguyên tbu bút lượng lớn bànb kbácb du lịch đen với tỉnb nbà TẤn suất cbuyến bay tăng kboảng từ 20 đến 22 cbuyến bay/1 ngày dẫn đến kbả pbục vụ đơn vị nói cbung Yăn pbịng Cảng nói riêng biện tbiếu nguồn nbân lực Tại Yănphòng CHK BMT pbận tổ Hànb cbínb - Tổng bợp chưa có nhân viên lưu trữ Yiệc lưu trữ quan cán văn tbư kiêm nbiệm Kbối lượng công việc cán văn tbư lớn nên cơng tác lưu trữ cịn nbiều bạn cbế Cơng tác lưu trữ nbững kbâu trọng yếu, mắt xícb quan trọng việc xủ lý tbơng tin Bởi làm tốt công việc tạo điều kiện cbo việc sủ dụng nbững tbông tin, tài liệu bìnb tbànb kbứ Đe nâng cao cbất lượng, biệu tổ cbức máy văn pbòng CHK BMT tbì Cbánb Yăn pbịng Cảng cần pbải tbam mưu với Ban Giám đốc đe xin ý kiến Tổng công ty tuyển dụng tbêm nbân viên cbuyên pbụ trácb công tác lưu trữ cbo Cảng Nbân viên tuyển dụng pbải có lực, trìnb độ cbuyên môn lưu trữ đào tạo trường đại bọc, có kbả sủ dụng tbànb tbạo tbiết bị văn pbòng biện đại nbư máy vi tínb, máy pbotocopy, máy fax có trìnb độ ngoại ngữ, tin bọc để có tbể bồn tbànb tốt nbiệm vụ giao Yiệc tuyển dụng bố trí nbân viên vào công tác pbận lưu trữ cần tbiết đơn vị 3.2 Giải pháp ve đào tạo, bối dưỡng cán bộ, cônd cbửc Các nbân viên làm việc pbận Yăn pbòng CHK BMT bầu bết nbững nbân viên lâu năm, có nbiều kinb ngbiệm cơng việc Nbưng kbơng pbải có nbiều kinb ngbiệm mà bọ có tbể đáp ứng cácb nbanb nbạy nbững tbay đổi, yêu cầu cơng việc mà kbi trìnb độ kboa bọc áp dụng cơng tác văn pbịng nbư bọ kbông đào tạo lại tbường xuyên Để mang lại biệu cao cơng tác Yăn pbịng CHK BMT tbì Cbánb Yăn pbịng/ Pbó Cbánb Yăn pbịng cần lên cbương trìnb đào tạo tbường xuyên cbo đội ngũ nbân viên mìnb để đáp ứng ngày tốt bơn kbối lượng công việc ngày nbiều pbức tạp Ngoài việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao cbun mơn, ngbiệp vụ cbo đội ngũ nbân viên tbì việc củ nbân viên bọc tbêm lớp nâng cao trìnb độ tin bọc, ngoại ngữ cần tbiết Bởi Yăn pbịng Cảng coi quản lý tbơng tin quan, tồn tbơng tin từ tổ cbức cbínb quyền, từ quan quản lý cấp qua pbận Yăn pbòng cán công cbức tập bợp pbân pbối cbo pbận có liên quan Hơn biện việc truyền tải tbông tin qua mạng Internet pbổ biến, cán bộ, nbân viên có trìnb độ tin bọc, ngoại ngữ tbì việc giải công việc tbu tbập tbông tin pbục vụ lànb đạo, pbục vụ quan giản đơn bơn nbiều Kbông nbữngvậy thông tin thu thập đa dạng không thu đuợc thông tin nuớc mà cịn có thơng tin hữu ích nuớc ngồi Đe nâng cao hiệu cơng việc việc thuờng xuyên đào tạo, bồi duỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên can thiết Hình thức đào tạo đe xuất với Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam Ban Kế hoạch Tổng công ty cấp kinh mố lớp.bồi dưỡng chuyên m0n nghiệp vu cho, cán+bộ- nhân viên Bên cạnh ìCŨng 8hí lường xun mơ lớp ■bồi dương, nâng 'ao trình độ Tin học, ngoại ngữ van phòhg Cảng nên lập kế hoạch đe củ người học mà không ảnh hương đến hiệu công việc 3.3 Giải pháp ve công tác tbônd tin, báo cáo Đe khắc phục hạn chế công tác thơng tin, báo cáo hoạt động Van phịng CHK BMT cẤn có biện pháp sau: CẤn đặt mua thêm lượng báo chí nhiều đe nhân viên quan có íỊán°ắmhệắỉh0?gtlíờ? l^i^urí^ậptíỉsỉíĩiạhiầu:'^^ hơPkiCMxớỉínự flh,áXẩrhộỉ đủu đưa lên mạng Internet cách đẤy đủ xác Vì việc truy cập Internet giúp cho nhân viên có nhiều thơng tin cách nhanh chóng xác Đe không ảnh hương tới tiến độ, thời gian lập báo cáo nhân viên van phòng, lành đạo phòng ( Chánh Van phịng/ Phó Chánh Van phịng) cẤn đưa quy định thời gian cụ the nhân viên phải nộp báo cáo chi tiết cho cán van phòng Đơn vị CHK BMT đà trang bị cho Van phịng Cảng hệ thống máy tính đại đà kết nối Internet thực tế cho thấy việc thu thập truyền tải thông tin qua mạng Internet nhân viên hạn chế Đe khắc phục tình trạng trên, Ban Giám đốc Cảng can thường xuyên quan tâm, hướng dẫn cán bộ, nhân viên làm việc phận van phòng phát huy tối đa ưu quan trọng máy vi tính mạng Internet Nếu phận Van phịng Cảng có biện pháp tang cường nguồn thông tin xử lý thơng tin tốt góp phẤn phục vụ kịp thời cho hoạt động quan Khi thông tin đà đay đủ xác giúp lành đạo có the xử lý nhanh tình xảy quản lý 3.4 Giải pháp công tác tbkm mưu, tổnd bợp Đe hạn cbế nbững kbó kbăn cơng tác tbam mưu, tổng bợp Chánh Yăn phịng Pbó Cbánb Yăn pbịng cần pbải pbân cbia cơng việc rõ ràng, cụ tbể nbân viên Yăn pbịng Cảng để từ nbân viên cbun sâu vào cơng việc mìnb bơn có tbể đề xuất tbam mưu cbo lãnb đạo nbững vấn đề liên quan tới ngbiệp vụ mìnb tốt bơn Các cán bộ, nbân viên CHK BMT cần cbủ động bơn việc đề xuất ý kiến với cấp lãnb đạo Ban Giám đốc cảng cần kịp tbời kben tbưởng nbững cán có cố gang, có tínb sáng tạo cơng việc Cán Yăn pbòng vào nbững kế boạcb cbi tiết cán quan để soạn tbảo báo cáo tổng bợp, cần nam vững 03 nguyên tắc: - Thứ nhất, nguyên tắc bệ tbống Nguyên tắc đòi bỏi đồng tbống nbất kế boạcb, kbông để cbo boạt động bị trùng lặp, tbống nbất tbeo bệ tbống dọc nội dung kế boạcb, 'ấp với cấp - Thứ haỉ, nguyên tắc ưu tiên Sự ưu tiên tbể biện cbỗ cán văn pbịng pbải tìm nbiệm vụ trọng tâm kế boạcb, nbiệm vụ cần tbực biện trước để ưu tiên giải - Cuẩỉ cùng, nguyên tắc dự pbòng Nguyên tắc dự pbòng đòi bỏi cán văn pbòng pbải cbú ý tới yếu tố dự pbòng tbời gian điều kiện cần tbiết kbác kế boạcb tổng bợp Trong trìnb xây dựng cbương trìnb cơng tác, tn tbủ tbeo 03 nguyên tắc tbì giúp cbo nbân viên văn pbịng có nbững kế boạcb tổng bợp yếu tố nbư: cụ tbể, tbiết tbực, kịp tbời, pbù bợp với lực, pbù bợp với mục tiêu boạt động Cảng, tbống nbất biện pbáp tbực biện đảm bảo tínb kbả tbi 3.5 Giải pháp công tác bậu cần * Cbuẩn bị cbuyến công tác Ban Giám đốc: Hiện Yăn pbòng Cảng tbực biện tương đối tốt, đảm bảo tbeo yêu cầu nbững nguyên tắc nbất địnb Tuy nbiên để công tác đảm bảo cbặt cbẽ bơn nữa, Yăn pbòng Cảng nên tbiết lập quy trìnb việc cbuẩn bị cbo cbuyến cơng tác lãnb đạo Cbánb Yăn Pbịng nên giao cbo nbân viên cbuyên cbịu trácb nbiệm xửlý hoạt động để tạo chuỗi công việc quen thuộc, để tránh đuợc thiếu sót q trình chuẩn bị Bên cạnh cần có hạn mức kinh phí chuyến công tác Ban Giám đốc * Công tác mua sam trang thiết bị cho co quan: Đon vị phải thuờng xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc, thiết bị định kỳ bảo duờng để đảm bảo máy móc, thiết bị ln sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sam văn phòng phẩm cho co quan ln đầy đủ, kịp thời Ngồi cần có quản lý tránh tình trạng làng phí khơng cần thiết * Cơng tác phục vụ: Đon vị cần có yêu cầu định nhân viên Văn phòng, nhân viên phục vụ hành khách hạng thuong gia (Business) phải có kỹ giao tiếp, phục vụ Ngồi phải trau dồi thêm trình độ tiếng anh để giao tiếp tốt với khách nuớc ngoài, gây thiện cảm với khách đon vị nhằm quảng bá hình ảnh Cảng hàng không Buôn Ma Thuột văn minh lịch sự./ KẾT LUẬN Cơng tác Quản trị văn phịng hoạt động phục vụ cho lành đạo đạo, quản lý, điều hành công việc co quan Đảng, co quan Nhà nuớc nói chung Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột nói riêng Qua nghiên cứu vấn đề quản trị Cảng hàng không Buôn Ma Thuột không đuợc nhiều, nhung nhờ giúp đờ tận tình tập thể cán bộ,đặc biệt Yăn phòng Cảng cán văn tbư cbuyên trácb Cảng bàng kbông Buôn Ma Tbuột đà giúp tác giả biểu nbiều bơn cơng tác Quản trị văn pbịng đơn vị Tuy nbiên, bên cạnb nbững đạt tbì viết cịn nbiều tbiếu sót bạn cbế tbời gian có bạn cbo nên kbơng tbể sâu bơn để ngbiên cứu mở rộng việc pbân tícb qua giai đoạn pbát triển công tác quản trị Cảng bàng kbông Buôn Ma Tbuột Mặt kbác trìnb độ kinb ngbiệm có bạn nên việc pbân tícb cbưa tbực sâu sắc kboa bọc TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật Lưu trữ sô 01/2011- QH13 ban bànb ngày 11 tbáng 11 năm 2011 [2] Tài liệu ISO Yăn pbịng Cảng bàng kbơng Bn Ma Tbuột ban bànb năm 2017 Cảng bàng kbông Buôn Ma Tbuột [3] Tài liệu Khai thác sân bay Cảng bàng không Buôn Ma Thuột đuợc Cục Hàng kbông Việt Nam phê duyệt ngày 14 tháng năm 2018 [4] Tài liệu chương trình An ninh hàng khơng Cảng hàng không Buôn Ma Thuột tu chỉnh ngày 04 tháng 10 năm 2021 [5] Tập thể biên soạn (năm 2020) môn Quản trị văn phịng - Khoa Hệ thống thơng tin kinh te, Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông [6].https://vietnamairport.vn/buonmathuotairport/ [7] https://acv.vnptỉoffìce.vn/qlvbdh/maỉn?lang=vỉ [8].http://ww16.vanthuluutru.com/index.php? optỉon=com content&vỉew=artỉcle&ỉd=80:phan-loaỉ-taỉ-lỉeu&catỉd=92:phan-loai-taỉlieu&ĩtemid=2&sub1 =20210920-0153-0799-ab11 -dce5eddafhba NHẬN XÉT - Tên tiểu luận: Phân tích nội dung tổ chức máy văn pbòng Liên bệ thực tiễn Cảng Hàng không Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk - Họ tên: Phạm Nữ Hang Anh - Lớp: K19 E TN - Nhận xét giảng viên huớng dẫn: PGS TS Nguyễn Yăn Huân ... =20210920-0153-0799-ab11 -dce5eddafhba NHẬN XÉT - Tên tiểu luận: Phân tích nội dung tổ chức máy văn pbòng Liên bệ thực tiễn Cảng Hàng không Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk - Họ tên: Phạm Nữ Hang Anh - Lớp: K19... mạnh chung Van phòng CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ THựC TRẠNG TỎ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG ••• TẠI CẢNG HÃNG KHÔNG BUÔN MA THUỘT 2.1 Khái quát chung Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cảng hàng không Buôn Ma Thuột (Tên... đuợc tầm quan trọng quản trị quan, tổ chức nói chung Ngành Hàng khơng nói riêng, Cảng hàng không Buôn Ma Thuột tỉnh Đắk Lắk cố gắng thực tốt công tác kiểm tra cơng việc hành văn phịng đơn vị nhằm