Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại phòng thương mại và công nghiệp việt nam VCCI

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CƠNG NGHIỆP VIỆT NAM - VCCI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực : LÊ THỊ LIÊN Mã số sinh viên : 1405QTVB025 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Hồn thiện tổ chức máy Văn phịng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam - VCCI” cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng tơi Các số liệu sử dụng phân tích đề tài có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng, cơng bố theo quy định Đề tài có tham khảo kế thừa, nội dung tham khảo đƣợc trích dẫn có thích rõ ràng, hồn tồn khơng chép Các kết nghiên cứu đề tài tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Văn phịng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam Các kết chƣa đƣợc công bố nghiên cứu Tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trƣớc lời cam đoan trên! Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2018 Sinh viên Lê Thị Liên LỜI CẢM ƠN Đƣợc đồng ý Khoa Quản trị văn phòng hƣớng dẫn Ths Nguyễn Đăng Việt thực đề tài “Hồn thiện tổ chức máy Văn phịng Phịng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam - VCCI” Để hồn thành khố luận này, tơi xin đƣợc gửi lời cám ơn chân thành đến thầy cô Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội thầy Khoa Quản trị văn phịng trang bị cho kiến thức kĩ nghiệp vụ văn phịng Tơi xin gửi lời cảm ơn đến tồn thể cơ, chú, anh, chị Văn phịng Phịng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam Đặc biệt lời cám ơn sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Nhung - Chuyên viên Phòng Tổng hợp Văn phòng Phòng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam giúp đỡ hƣớng dẫn tận tình cho tơi suốt thời gian khảo sát quan Tôi xin chúc ban lãnh đạo cán công nhân viên Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam ln gặt hái đƣợc nhiều thành công nghiệp Tôi xin đƣợc gửi lời cám ơn sâu sắc đến Ths Nguyễn Đăng Việt, Thầy tận tâm, nhiệt tình hƣớng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình thực đề tài Xin cám ơn thầy khoa giúp đỡ, hƣớng dẫn tơi để tơi hồn thành khoá luận thời gian quy định trƣờng Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2018 Sinh viên Lê Thị Liên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 5 Nhiệm vụ nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm Tổ chức 12 1.1.3 Khái niệm Tổ chức máy văn phòng 12 1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 13 1.2.1 Chức 13 1.2.2 Nhiệm vụ 14 1.3 Vai trị, vị trí văn phịng 15 1.3.1 Vai trò 15 1.3.2 Vị trí 16 1.4 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng 17 1.5 Nội dung tổ chức máy văn phòng 19 1.6 Nguyên tắc yêu cầu tổ chức máy văn phòng 20 1.7 Vai trò cần thiết phải hồn thiện máy văn phịng 22 1.7.1 Vai trị việc hồn thiện máy văn phịng 22 1.7.2 Tính tất yếu việc hồn thiện máy văn phịng 24 Tiểu kết: 25 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM-VCCI 26 2.1 Tổng quan Phòng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam- VCCI 26 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 26 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam-VCCI 30 2.1.3 Cơ cấu tổ chức VCCI 34 2.1.4 Những đặc điểm Phòng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam ảnh hƣởng đến q trình tổ chức máy Văn phòng 38 2.2 Thực trạng máy văn phòng Phòng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam 52 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam 52 2.2.2 Cơ cấu tổ chức máy Văn phịng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam 55 2.2.3 Tình hình tổ chức phận chức Văn phòng Phòng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam 58 2.2.4 Đội ngũ cán nhân viên Văn phịng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam 62 2.3 Đánh giá kết công tác xây dựng tổ chức máy Văn phòng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam 64 2.3.1 Ƣu điểm 65 2.3.2 Nhƣợc điểm 66 2.3.3 Nguyên nhân 67 Tiểu kết: 68 CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP 69 VIỆT NAM 69 3.1 Mục tiêu phƣơng hƣớng hoàn thiện máy Văn phịng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam 69 3.1.1 Mục tiêu hồn thiện máy Văn phịng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam 69 3.1.2 Phƣơng hƣớng hồn thiện máy Văn phịng Phịng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam 70 3.2 Các giải pháp hồn thiện máy Văn phịng Phịng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam 71 3.2.1 Hoàn thiện cấu phòng ban Văn phòng VCCI 71 3.2.2 Sắp xếp bố trí lại đội ngũ CB-NV phịng ban 74 3.2.3 Hồn thiện chức năng, nhiệm vụ phận quản lí phòng ban Văn phòng VCCI 76 3.2.4 Kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất 79 Tiểu kết: 80 KẾT LUẬN 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 PHẦN PHỤ LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt NamVCCI 37 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng- Phòng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam 57 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ thay đổi cấu phòng ban Văn phòng VCCI 72 Bảng 2.1: Nguồn nhân lực VCCI 39 Bảng 2.2: Cơ cấu nhân viên Văn phòng VCCI 58 Bảng 3.1: Cơ cấu nhân viên Văn phòng VCCI theo mơ hình 75 Biểu đồ 2.1: Số lƣợng nhân viên VCCI qua thời kì (2000-2017) 39 Biểu đồ: 2.2 Trình độ chun mơn đội ngũ CB-NV VCCI 41 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết thƣờng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt VCCI Nam BCH Ban chấp hành BTT Ban thƣờng trực TW Trung ƣơng HĐ Hội đồng CB-NV Cán bộ, nhân viên CVP Chánh văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài “Hãy cho tổ chức ngƣời cách mạng, đảo lộn nƣớc Nga”[1] Câu nói bất hủ Lenin làm cho hiểu tổ chức vai trị xã hội Tổ chức quan trọng nhƣ nhƣng lại khái niệm thông dụng xã hội đại Thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy lạp cổ; organon tức công cụ, phƣơng tiện Trong Tiếng Việt “tổ chức” danh từ, động từ trạng từ Khi danh từ coi tổ chức thực thể xã hội, lúc tổ chức diện quan, nhà máy, trƣờng học,…với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, có cấu máy, có sở hạ tầng,…vv hoạt động Khi tổ chức động từ có nghĩa tập hợp hoạt động đƣợc chuẩn bị thực thời gian định nhằm hồn thiện mục tiêu Tổ chức động từ thƣờng đƣợc thực thông qua tổ chức (danh từ) xã hội đại Khi trạng thái hoạt động “tổ chức” trạng từ thí dụ “lối làm việc vơ tổ chức” hay “hoạt động quan có tổ chức” Dù thể loại “tổ chức” có liên quan đến nhau.[2] Tổ chức máy văn phòng hồn thiện tổ chức máy văn phịng ln vấn đề đƣợc quan tổ chức đặc biệt quan tâm Bởi lẽ, cho dù quan quản lí Nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân hay công ty đa quốc gia,…cũng thiếu đƣợc phận văn phòng Bộ phận đƣợc coi “bộ mặt” quan, doanh nghiệp; đóng vai trị quan trọng trọng góp phần tạo nên thành công hoạt động quan nhƣ V.I.Lê-nin Toàn tập (1975), NXB Tiến bộ, tập 6, tr 162 PGS.TS.Phan Huy Tiến (2013), Giáo trình Tổ chức học đại cương, NXB Hà Nội, Tr 1 doanh nghiệp.[3] Bộ máy văn phịng có vai trị quan trọng việc hỗ trợ cho quan, tổ chức thực nhiệm vụ quan trọng mình.Văn phịng thực hai chức tham mƣu- tổng hợp hậu cần Để thực tốt nhiệm vụ quan tổ chức cần có máy văn phịng có đủ khả đáp ứng yêu cầu giải công việc cách nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao Tuy nhiên, quan, tổ chức làm tốt công tác tổ chức máy văn phịng cho đơn vị mình,vì q trình địi hỏi phải có đội ngũ nhà quản trị cấp làm việc chuyên tâm, nhiệt huyết, vận dụng kĩ quản trị cách linh hoạt khoa học vào công tác tổ chức, đồng thời không ngừng học tập, trau dồi tri thức tổ chức nắm bắt xu xây dựng mơ hình văn phịng đại quốc gia phát triển khác nhằm hồn thiện máy văn phịng quan, đơn vị hoạt động đạt hiệu cao đáp ứng đƣợc nhu cầu thời đại Nhận thức đƣợc tầm quan trọng vấn đề trên, với kiến thức thực tế đƣợc trang bị trình học tập Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội tác giả mạnh dạn chọn đề tài: “Hồn thiện tổ chức máy Văn phịng Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam-VCCI” Làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu chủ đề “Hồn thiện máy văn phịng” có số đề tài tiêu biểu nhƣ sau:  Giáo trình: + Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB ĐH Kinh tế Quốc dân, Tr ... việc xây dựng tổ chức máy văn phòng phòng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam- VCCI o Đánh giá đƣợc ƣu, nhƣợc điểm công tác tổ chức máy văn phịng Phịng Thƣơng mại Cơng nghiệp Việt Nam- VCCI o Đƣa giải... ăn khớp máy văn phịng phận khác tồn hệ thống máy doanh nghiệp, lí địi hỏi phải hồn 18 thiện tổ chức máy văn phòng quan, tổ chức 1.5 Nội dung tổ chức máy văn phòng - Tổ chức máy văn phòng gồm nội... biết văn phòng, tổ chức máy văn phịng, vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, nội dung nguyên tắc tổ chức máy văn phòng Đồng thời, hiểu tầm quan trọng việc hoàn thiện tổ chức máy văn phòng