Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán bán hàng điện tử và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH điện tử TMTH Khánh Hà – Đồng Hới – Quảng Bình

Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th:S Truong Thuy Van - Phương pháp đối ứng tài khoản: Đỗi ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi loại tài sản, nguồn vố

Trang 1

Khoá luận tốt nghiệp GVHD: Th:S Truong Thuy Van

MO DAU 1.Tính cấp thiết của đề tai

Trong nên kinh tế thị trường hiện nay rất nhiều ngành nghề trên tất cả các lĩnh vực

đã và đang phát triển theo xu hướng hiện đại Đặc biệt là ngành kinh tế đã áp dụng kỹ

thuật công nghệ vào kinh doanh sản xuất nhằm đem lại mục đích kinh tế cao Không những thế, tất cả các sản phẩm sản xuất ra hầu hết đáp ứng nhu câu tiêu thụ của người tiêu dùng thông qua các kênh bán hàng trực tiếp và gián tiếp Do đó, có thể nói khâu tiêu thụ đóng vai trò quan trọng và nó quyết định đến chỉ tiêu doanh thu của cả công ty Đồng thời, sự gia tăng ngày càng nhiều của các doanh nghiệp với đủ các loại hình kinh doanh

đa dạng làm cho sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt Chính vì thế, để có thể đứng vững trên thương trường thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải tổ chức tốt công tác tổ chức bộ máy kế toán bán hàng, có chiến lược bán hàng thích hợp, chủ động nắm bắt thời

cơ, huy động nguồn lực hiện có để có thể phát huy hết sức mạnh, nâng cao hiệu quả kinh doanh của mỗi công ty Nhận thấy vấn dé trên còn bất cập ở nhiều loại hình doanh nghiệp nên em quyết định lựa chọn doanh nghiệp thương mại tại công ty TNHH điện tử TMTH

Khánh Hà để tìm hiểu

Xuất phát từ thực trạng tổ chức bán hàng của công ty TNHH điện tử TMTH

Khánh Hà em nhận thấy còn nhiều vấn đề cần được bổ sung và hoàn thiện Chính vì vậy,

em mong muốn nghiên cứu tổ chức bộ máy kế toán ở công ty đề có thể tìm ra những ưu điểm nhằm phát huy và những hạn chế còn tổn tại từ đó đưa ra giải pháp đề hoàn thiện tốt hơn công tác tô chức bộ máy kế toán bán hàng tại công ty Đồng thời, doanh nghiệp dang

có chính sách nâng cao vị trí của khâu tổ chức bán hàng, đó là cơ sở để phản ánh thực trạng hoạt động kinh doanh và dự tính được khả năng lãi - lỗ của công ty và để thực hiện

đầy đủ nghĩa vụ với Ngân Sách Nhà Nước

Trang 2

Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH điện tử TMTH Khánh Hà, em nhận thấy

công tác tổ chức bộ máy kế toán bán hàng chưa rõ ràng cần được hoàn thiện Và nhờ sự hướng dẫn tận tình của Giảng viên cùng với sự giúp đỡ của cán bộ phòng kế toán công ty

đã giúp em hoàn thành đề tài: “Hoừn thiện tô chức bộ máy kế toán bán hàng điện tử và

xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH điện tử TMTH Khánh Hà - Đông Hới —

Quảng Bình” dé lam khóa luận tốt nghiệp

2.Mục tiêu nghiên cứu đề tài

> Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán bán hàng

và xác định kết quả kinh đoanh trong doanh nghiệp thương mại

> Nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức bộ máy kế toán bán hàng điện tử và xác

định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Điện tử TMTH Khánh Hà

> Đưa ra một số đề xuất hoàn thiện tổ chức bộ may ké toan phuc vu ban hang va xac

định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Điện tử TMTH Khánh Hà

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

*Đối tượng nghiên cứu

Tổ chức bộ máy kế toán bán hàng điện tử và xác định kết quả kinh doanh tại công

ty TNHH điện tử TMTH Khanh Hà — Đồng Hới — Quảng Bình

*Phạm vĩ nghiên cứu

Không gian: Tìm hiểu về công tác tổ chức bộ máy kế toán bán hàng điện tử và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH điện tử TMTH Khánh Hà- Đồng Hới —

Quang Binh

Thời gian thu thập số liệu: Từ ngày 13/02/2014: đến ngày 01/04 /2014

Số liệu nghiên cứu: CIai đoạn năm 2011 - > 2013

Trang 3

4.Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu mà chủ yếu những phương pháp sau

a) Phương pháp thống kê: là thu thập, tổng hợp trình bày số liệu, tính toán các

đặc trưng của đối tượng nghiên cứu nhăm phục vụ cho quá trình phân tích, dự đoán và ra quyết định

b) Phương pháp phân tích, tông hợp và đánh giá: là phân chia cái toàn thê của đối

tượng nghiên cứu thành những bộ phận, những mặt, những yếu tố câu thành giản đơn hơn

để nghiên cứu Tổng hợp là sự liên kết các kết quả cụ thể từ sự phân tích, khái quát lại sau đó đánh giá chung về vấn đề phân tích

e) Hệ thống các phương pháp của kế toán

- Phương pháp chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế Để phản ánh và có thể kiếm chứng được các nghiệp vụ kinh tế, kế toán có một phương pháp là: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

đều phải lập các chứng từ là giấy tờ hoặc vật chứa đựng thông tin, làm băng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế Phương pháp nay nham sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động của các đối tượng kế toán, được sử dung dé phan ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán

- Phương pháp tính giá: Đây là phương pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực tiếp và gián tiếp cho từng loại hoạt động, từng loại tài sản như: tài sản cổ định, hàng hoá, vật tư, sản phẩm và lao vụ Phương pháp tính giá sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán, xác định giá trị của từng loại tài sản của đơn vị thông qua việc mua vào, nhập góp vốn, được cấp, được tài trợ hoặc sản xuất ra theo nguyên tắc nhất định

Trang 4

- Phương pháp đối ứng tài khoản: Đỗi ứng tài khoản là phương pháp thông tin và

kiểm tra quá trình vận động của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kimh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phản ánh vào trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Phương pháp tông hợp và cân đối kế toán: Đây là phương pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hạch toán qua từng thời kỳ nhất định bằng cách lập các báo cáo có tính tổng hợp và cân đối như: bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyên tiền tệ Muốn có những thông tin tổng hợp về tình trạng tài chính của đơn vị thì phải lập bảng cân đối tài sản tức là sử dung phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán Nhưng chỉ

có thể tổng hợp và cân đối các loại tài sản của doanh nghiệp trên cơ sở theo dõi chặt chẽ

sự hình thành và vận động biến đổi của các loại tài sản qua các giai đoạn sản xuất kinh doanh Muốn tính giá và ghi chép vào các tài khoản có liên quan một cách chính xác thì phải có những thông tin chính xác về từng hoạt động kinh tế cụ thể của đơn vị tức là phải

có những chứng từ hợp lệ phản ánh nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có đầy đủ

cơ sở pháp lý để làm căn cứ ghi số kế toán Nhưng nếu chỉ dựa vào chứng từ thì không thê phản ánh hết sự biến đối của tài sản Trong thực tế có những hiện tượng không thống nhất giữa hiện vật với chứng từ, số sách do điều kiện khách quan gây ra như: đường đôi thừa do âm ướt, xăng dau bi hao hut do bốc hơi Để khắc phục tỉnh trạng trên kế toán

phải tiến hành kiểm kê để kiểm tra số lượng và tình hình cụ thể của hiện vật, đối chiếu

giữa số sách với thực tế trong từng thời điểm có khớp đúng với nhau hay không Nếu không khớp đúng thì lập biên bản và căn cứ vào biên bản (cũng là chứng từ) mà điều chỉnh lại số sách kế toán cho khớp với thực tế Bảo đảm cho các số liệu của kế toán phản ánh chính xác và trung thực về các loại tài sản của doanh nghiệp

Trang 5

5.Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở bài và phân kết luận; phần nội dung nghiên cứu được bố trí 3 chương Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy kế toán bán hàng điện tử và xác định kết quả kimh doanh tại công ty TNHH Điện tử TMTH Khánh Hà

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán phục vụ bán hàng và xác định

kết quả kinh đoanh tại công ty TNHH Điện tử TMTH Khánh Hà

Trang 6

Chuong 1

CO SO LY LUAN VE TO CHUC BO MAY KE TOAN, CONG TAC KE TOAN

BAN HANG VA XAC DINH KET QUA KINH DOANH TRONG DOANH

NGHIEP THUONG MAI

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Một số khái niệm

Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán được phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể và có quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở một đơn vị kế toán cùng với các phương tiện trang thiết

bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của don vi

Mô hình tô chức công tác kế toán là quan hệ về phân phối công tác kế toán giữa các cấp trong một hệ thống quản lý dựa trên cơ sở quy hoạch thông tin cho mỗi cấp Từ quan hệ phân phối công tác kế toán này sẽ là cơ sở hình thành nên bộ máy kế toán để đảm nhận khối lượng công tác kế toán ở mỗi cấp

1.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

Theo quy định của luật kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 của Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kê toán hoặc thuê người làm kê toán

- Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhăm bảo đảm thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán được hiểu như là việc cơ câu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán (lao động kế toán) Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cả việc tổ chức phương

tiên, thiết bị cho lao động kế toán

SVTH: Nguyễn Thị Thủy 6 Lớp: Đại Học Kế Toán - K52

Trang 7

- Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong quá trình công tác kế toán, các mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhau trong quá trình thực hiện công việc của mỗi người, mỗi bộ phận

1.1.3 Mô hình bộ máy kế toán của doanh nghiệp

1.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp chỉ tập trung ở bộ phận kế toán trung tâm và do vậy tổ chức bộ máy kế toán cũng chỉ được hình thành tập trung ở doanh nghiệp, bộ máy này đảm nhận nhiệm vụ tổ chức thông tin kế toán cho toàn bộ doanh nghiệp Với việc phân phối công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trong công tác kế toán Tuy nhiên, việc phân phối công tác kế toán theo quy mô hình này hạn chế chức năng giám sát và kiểm tra của kế toán tại đơn vị Do vậy, mô hình này áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trang 8

và các khoản trích theo lương

Kế toán chi phi

va tinh gia thanh

Kế toán TSCD va vat tu

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là mô hình tổ chức mà toàn bộ công tác

kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp Ở các bộ phận khác không tô chức bộ máy kê toán riêng mà chỉ bô trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép số sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyên chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp đề xử lý và tiến hành công tác kế toán

Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính

toán hiện đại, bộ máy kê toán ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung câp thông tin

kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Số

Trang 9

liệu kế toán được tập trung, phục vu kịp thời cho chỉ đạo toàn don vi, tat ca các công việc

kế toán tập trung chủ yếu ở văn phòng trung tâm nên tránh đựơc tình trạng báo cáo sai lệch về tình hình sản xuất, kinh doanh của đơn vị

Nhược điểm Khôi lượng công tác kế toán ở Phòng kế toán trung tâm nhiều và công kénh, Các đơn vị phụ thuộc không có thông tin cho chỉ đạo nghiệp vụ ở đơn vi

Diéu kiện vận dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý trên địa ban tap trung

1.1.3.2 Mô hình tô chức bộ máy kế toán phân tán

Công tác kế toán được phân phối chủ yếu ở các đơn vị cấp dưới từ việc tổ chức thu thập thông tin ban đầu thông qua việc tiếp nhận hoặc lập chứng từ đến việc tổ chức

xử lý và cung cấp thông tin kế toán Theo mô hình này bộ máy kế toán được hình thành

cả đơn vị cấp trên( phòng kế toán) và ở đơn vị cấp dưới( tổ hoặc phòng kế toán) Mô hình này giúp cho kế toán thực hiện tốt chức năng giám sát kiểm tra về các hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị cấp đưới Tuy nhiên, đo việc phân tán công tác kế toán nên mô hình này có thể tạo ra bộ máy công kênh, thông tin cung cấp cho cấp trên chậm trễ

Trang 10

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Mô hình tô chức kế toán phân tán là mô hình tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiễn hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất

cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng

Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tong hop số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo SVTH: Nguyễn Thị Thủy 10 Lớp: Đại Học Kế Toán - K52

Trang 11

theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận

Mô hình kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh

Uu diém: Gan v6i co so sản xuất kinh doanh - nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Nhờ đó, làm tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán cho lãnh đạo nghiệp vụ ở các bộ phận kinh doanh của đơn vị tạo điều kiện cho hạch toán nội bộ tại đơn vị

Nhược điểm: Bộ máy kế toán công kênh, việc tổng hợp số liệu ở phòng kế toán trung tâm thường bị chậm trễ, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán cho lãnh đạo toàn đơn vị

Điều kiện vận đụng: Đơn vị có quy mô lớn, dia ban sản xuất kinh doanh phân tán, các đơn vị thành viên được phân cấp quản lý

1.1.3.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (hỗn hợp)

Bộ máy kế toán vừa được tổ chức ở các đơn vị trực thuộc có phân cấp quản lý tài

chính và thực hiện hạch toán kinh doanh Mô hình này rất linh hoạt tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị phụ thuộc do vậy phát huy tối đa ưu điểm và giảm thiểu hạn

chê của hai mô hình trên

SVTH: Nguyễn Thị Thủy 11 Lớp: Đại Học Ké Toan - K52

Trang 12

Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (hỗn hợp)

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là mô hình tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn

vị bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh SVTH: Nguyễn Thị Thủy 12 Lớp: Đại Học Kế Toán - K52

Trang 13

các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô

lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó

Uu điểm: Khắc phục được một số nhược điểm của 2 mô hình trên Khối lượng công tác nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời Cho nên, trong thực tế hình thức này rất được sử dụng nhiều Công tác kế toán được phân công hợp lý cho các đơn vị trực thuộc

Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh

Điểu kiện áp dụng: Mô hình này thường áp dụng cho các doanh nghiệp mà đơn vị trực thuộc có những đặc điểm, điều kiện khác nhau Một số đơn vị trực thuộc có quy mô lớn hoặc ở xa trung tâm, cần thiết phải có thông tin phục vụ cho quản lý, có hạch toán

kinh đoanh thì sẽ tổ chức bộ máy kế toán riêng Còn các đơn vị trực thuộc khác do điều

kiện, đặc điểm, quy mô chưa đến mức phải phân công công tác kế toán thì không tổ chức hạch toán riêng

Tóm lại, để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức sản xuất kinh đoanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp

1.1.4 Vai trò và trách nhiệm của các bộ phận trong bộ máy kế toán

Trang 14

- Công tác kế toán là một môn khoa học đồng thời cũng là một nghề nghiệp trong lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính Việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức thực hiện các nội dung công việc kế toán bằng các phương pháp khoa học riêng đo những người làm kế toán thực hiện

- Sự phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán được gọi là lao động kế toán Người làm kế toán (lao động kế toán) thường xuyên va chạm đến lợi ích và vật chất kinh tế, nếu làm không đúng sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp, phản ánh không đúng sự thật sẽ làm sai lệch các thông tin kế toán ảnh hưởng đến công tác quản trị kinh doanh

* Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây

- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật

- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, được đảo tạo chuyên nghành về

kế toán

1.1.4.2 Các bộ phận trong bộ máy hỀ toán

Kế toán trướng: TÔ chức chỉ đạo các phần hành kế toán, kiểm tra, giám đốc toàn

bộ các mặt hoạt động tài chính tại don vi, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị để có thể đưa ra

quyết định hợp lý

Kế toán tông hợp và kiểm tra: Có chức năng nhiệm vụ tổng hợp các phần hành kế toán tại đơn vị kế toán, lập bảng báo cáo kế toán tổng hợp Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu

kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định

ghi chép số sách, chứng từ quản lý tiền hàng

Trang 15

Kế toán vốn bằng tiên và thanh toán: Kế toán vôn băng tiền phản ánh kịp thời tinh hình biến động và số dư của từng loại vốn bằng tiền ở bất kỳ thời điểm nào Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và

phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, Giám sát tình hình chấp hành chế độ quản

lý vốn bằng tiền, chế độ thanh toán Đối chiếu số liệu kế toán vốn băng tiền với số quỹ do

thủ quỹ ghi chép và số phụ của ngân hàng, kịp thời theo dõi phát hiện sự thừa, thiếu vốn bằng tiền của doanh nghiệp Kế toán thanh toán là việc thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi trong công ty khi có các nhu cùa cần thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Kế toán bán hàng: Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán

hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lương hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá tính toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm hàng, từng hoá đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các của hàng,

quây hàng ) Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bồ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả bán hàng

Kế toán TSCĐ và vật tr: Tổ chức kế toán ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một

cách đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình

tăng, giảm và di chuyên tài sản cổ định, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cô định Kế toán tính toán và phân bổ chính xác mức khâu hao tài sản có định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản cố định và chế độ qui định Quản lý bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào số kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh

sự trùng lặp hoặc luân chuyên chứng từ vật tư qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyên chứng từ tới mức thấp nhất

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tô chức ghi chép, phản ánh kịp

thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình

Trang 16

hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về

lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm ý tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích

BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

Ở các đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc để định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị Thống kê các chỉ tiêu cần thiết trong pham vi don vị thực hiện

Kế toán nguôn vốn và các quỹ: Có chức năng thu giữ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại công ty căn cứ vào chứng từ thu — chi của kế toán để thi hành Chịu hoản toàn trách nhiệm trong việc quản lý tiền bạc của công ty

1.2 Tổ chức khối lượng công tác kế toán bán hàng phù hợp đặc điểm tổ chức bộ máy

kế toán và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1 Tổ chức hạch toán ban đầu của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1.1 Cơ sở để thực hiện công tác tô chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

v Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ

Kế toán phản ánh đây đủ các chứng từ hợp pháp ban đầu quy định từng nghiệp vụ bán hàng, tổ chức luân chuyển chứng từ ghi số kế toán một cách khoa học, hợp lý

Trang 17

nham phan ánh được các số liệu phục vụ cho công tác quản lý sản xuất, kết quả bán hàng tránh ghi chép trùng lặp không cần thiết, nâng cao hiệu quả công tác kế toán

Y Bao cáo kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán theo từng loại hàng hoá, từng hợp đồng kinh tế Đảm bảo yêu cầu giám đốc hàng bán trên các yếu tố: số lượng, chất lượng, thời gian, chủng loại

*⁄ Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống số sách kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất, kết quả bán hàng của doanh nghiệp

1.2.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của công tác ké toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

= Vai tro ké todn ban hang

Cung cấp thông tin bán hàng là cơ sở dé các nhà quản lý nắm được tình hình quản

lý hàng hoá trên hai mặt hiện vat va gia tri, tỉnh hình thực hiện kế hoạch bản hàng, chính

sách giá cả hợp lý và đánh giá đúng đắn năng lực kinh doanh của doanh nghiệp thông qua kết quả bán hàng đạt được

"_ Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Ghi chép phản ánh day đủ kịp chi tiết sự biến động của hàng hóa ở tất cả các trạng thái: hàng đi đường, hàng nhập kho nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa

Phản ánh kịp thời chính xác khối lượng hàng hoá bán ra và giá vốn của chúng

Tính chính xác các khoản giảm trừ và thanh toán với ngân sách Nhà nước các khoản thuế phải nộp

Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, thành phẩm

= Vai tro ké todn xdc định kết quả kinh doanh

SVTH: Nguyén Thi Thủy 17 Lớp: Đại Học Ké Toan - K52

Trang 18

- Danh giá tính hiệu quả, phù hợp của các quyết định bán hàng đã được thực thi, từ đó phân tích và đưa ra các biện pháp giúp các nhà quản lý thực thi chiến lược kinh doanh bán hàng phù hợp với thị trường ứng với khả năng của doanh nghiệp

-_ Giúp doanh nghiệp xác định chính xác các chị phí mình bỏ ra và lợi nhuận mình thu được từ các hoạt động khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh

=_ Nhiệm vụ của kế toán xác định kết quả kinh doanh

- Phản ánh đây đủ, chính xác, kịp thời tất cả các hoạt động thực tế phát sinh tại doanh

nghiệp: các khoản đoanh thu, thu nhập, chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin tổng hợp và chỉ tiết về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kịp thời phục vụ công tác quan lý của doanh nghiệp

- Chấp hành đúng các quy định của pháp luật về sử dụng chứng từ và hạch toán xác định

kết quả kinh doanh

- Hạch toán chính xác, kịp thời tình hình phân phối lợi nhuận

- Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính và lập quyết toán đày đủ đề đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ

1.2.2 Tổ chức bộ chứng từ tùy theo phương thức bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

1.2.2.1 Các mẫu chứng từ tùy theo phương thức bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Tùy vào loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp sẽ có những mẫu chứng từ kèm theo với các phương thức bán hàng như sau:

" Phương thức bán buôn: Hóa đơn TT, biên lai thu phí, lệ phí,

Trang 19

= Phwong thirc ban lé: Hoa don ban hang, phiéu thu, phiéu chi, phiếu xuất kho,

=_ Bán hàng trả góp: Séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, Hợp đồng mua bán, Phiếu trả lãi,

" Ban hang qua dai ly: Hoa don ban hàng.,

"_ Bán hàng trực tiếp: Phiếu mua hàng, phiếu thu, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT

" Bán hàng qua điện thoại: Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Hợp đồng mua bán hàng hóa,

Thông qua các phương thức bán hàng trên thì mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh có rất nhiều chứng từ liên quan Dưới đây là một số mẫu chứng từ thường xuyên dùng gồm

Hóa đơn GTGT, mẫu Phiếu thu, Phiếu xuất kho ban hành theo quyết định số

48/2006/QĐ-BTC ngày14/09/2006 của Bộ trưởng BTC sử dụng trong doanh nghiệp thương mại

Trang 20

e_ Hóa đơn GTGT (Do kế toán viên hoặc kế toán trưởng lập thành 3 liên, và chịu trách nhiệm hoàn toàn thông tin trên mau HD nay)

Mẫu số: 01GTKT-3LL HOA DON GIA TRI GIA TANG Ki hiéu: KH/13P

Họ tên người mua hảng: L2 222 C0222 Q11 111 hn TY kh n khy teen eee

Tén DOn Vil oo eee cece cee cee cee cee cee eee cee tee eee tee cen tee vee teeutn cee tne veeere etn eeeteeaeetervrn ee Thy xin xiy

Trang 21

(Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐÐ-

Dia chi: BTC 14/09/2006 cua B6 Truong BTC)

PHIEU THU Ngày tháng năm

Quyền số: Looe Số:

Giám đốc Kế toán trưởng Ngườinộp Người lập phiếu Tha qu quy

Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ)

+ Tỷ giá ngoại tệ (vans, bac, da ay)

+ Số tién quy déi

Trang 22

Bộ phận: (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-

BTC ngày14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

hà ng hóa poem, | 56 | tinh | cau | xuất

1

Cộng

Tông sô tiên(việt băng chữ) : cà cà cà nh

Sô chứng từ gôc kèm theo: Ngày tháng năm

Người lập phiếu — Người Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

Trang 23

1.2.2.2 Tổ chức tiếp nhận chứng từ trong công tác kế toán phù hợp với chức năng từng nhân viên trong bộ máy kế toán

Mỗi nhân viên sẽ được kế toán trưởng giao công việc cụ thể ngay sau khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng theo một trong các phương thức bán hàng trên Khi đó bộ máy

kế toán sẽ được thực hiện dựa vào các mô hình tổ chức bộ máy kế toán bán hàng mà từng doanh nghiệp đã lựa chọn sẵn nhằm phục vụ tốt công tác hoạt động Kế toán trưởng sẽ phân định rõ nhiệm vụ cho từng kế toán viên trong bộ máy kế toán thực hiện các công việc từ khâu sắp xếp chứng từ cho đến khâu tổ chức báo cáo kế toán và khâu xác định kết quả kimh doanh al là người chịu trách nhiệm thực hiện và thực hiện công việc ra sao sé

được kế toán trưởng hướng dẫn tận tình

Khi tiếp nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra

+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của số liệu kế toán

+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhăm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn kỊp thời các hiện tượng tham ô lãng phi

+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh

trong chứng từ Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phủ hợp với kế

hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với

kỹ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại

+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật va gia tri) Kiểm tra căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác của sô liệu kê toán

Trang 24

Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng

từ trước khi ghi số kế toán đề bảo đảm chất lượng thông tin kế toán

Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải năm chắc chế độ quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, năm chắc giá cả thị

trường về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp

Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin bằng các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch toán ban đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các bộ khác trong doanh nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toán doanh nghiệp

Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi số Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập Doanh ngiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với từng loại nghiệp

vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ phân bổ và trích trước

chi phí đề tính giá thành, phân bố cho các đối tượng, các nghiệp vụ liên quan đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán điều chỉnh bút toán kết chuyển)

Trang 25

1.2.3 Tổ chức tài khoản kế toán của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

1.2.3.1 Tài khoản 511 — Doanh thu bản hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu Ngoài ra, tài khoản này còn đùng

để phản ánh các khoản nhận được từ nhà nước về trợ cấp, trợ giá khi thực hiện nhiệm vụ

cung cấp hàng hóa theo yêu cầu của Nhà nước Kết cầu và nội dung phản ánh:

Bên nợ:

+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT phải nộp theo phương

pháp trực tiếp tính trên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế của doanh nghiệp trong kỳ

+ Số CKTM, GGHB, va doanh thu HBBTL kết chuyển cuối kỳ

+ Kết chuyển doanh thu thuần vào tai khoản 91 1- Xác định KQKD

Bên có:

+ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ

+ Số thu trợ cấp, trợ giá của Nhà nước

+ Doanh thu kinh doanh bắt động sản đầu tư phát sinh trong kỳ

Tài khoản này không có số đư cuối kỳ và để theo dõi chi tiết doanh thu từng hoạt

động tài khoản 51 1 được mở thành 4 tài khoản cấp 2:

-_ Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hoá

-_ Tài khoản 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm

-_ Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ

Trang 26

- Tài khoản 5118- Doanh thu khác

1.2.3.2 Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bản

*Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tôn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Bên Nợ:

+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ;

+ Chị phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phi sản xuất chung có định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;

+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra;

+ Chi phí xây đựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hỉnh tự xây dựng, tự chế hoàn thành;

+ Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng

hết)

Bên Có:

+ Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ sang Tài

khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”;

+ Kết chuyển toàn bộ chi phí kinh doanh BĐS đầu tư phát sinh trong kỳ để xác

định kết quả hoạt động kinh doanh;

+ Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tôn kho cuối năm tài chính (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước):

+ Tri gia hàng bán bị trả lại nhập kho

Trang 27

Tài khoản 632 không có số đư cuối kỳ

*Jrường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ (rong doanh nghiệp kinh doanh thương mại)

Bén No:

+ Trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ;

+ Số trích lập đự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết)

Bên Có:

+ Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa được xác định là tiêu

thụ;

+ Hoàn nhập đự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (Chênh lệch giữa

số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước);

+ Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã xuất bán vào bên Nợ Tài khoản 911 “Xác

định kết quả kinh doanh”

1.2.3.3Tùài khoản sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các

hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán Kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác Kết cấu và nội dung phản ánh:

Trang 28

+ Chi phi ban hang va chi phí quản lý doanh nghiệp;

1.2.3.4 Tài khoản liên quan

Tài khoản 111 — Tiền mặt

Tài khoản 521 — Các khoản giảm trừ doanh thu

Tài khoản khác

> Nhận xét: Các tài khoản phát sinh đến nghiệp vụ bán hàng luôn có mối

quan hệ mật thiết với nhau Do đó, kế toán phải là người có kinh nghiệm biết cách tổ

chức sắp xếp, bố trí các loại tài khoản hợp lý đề có thê phản ánh chi tiết các tài khoản con

có liên quan nhằm mục đích dễ theo dõi quản lý và phân chia nhiệm vụ cho các kế toán viên thực hiện

1.2.4 Tổ chức hệ thống số kế toán gắn liền với nhiệm vụ từng nhân viên trong

bộ máy kế toán

1.2.4.1 Lựa chọn hình thức ghi số kế toán

Các hình thức kế toán phô biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm:

+ Hình thức kế toán nhật ký số cal;

Trang 29

+ Hình thức kế toán nhật ký chung:

+ Hình thức kế toán chứng từ ghi số;

+ Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

1.2.4.2 Tổ chức hệ thống số trơng ứng với hình thức ghi sé

"_ TỔ chức hệ thống số kế toán theo hình thức Nhật ký — Số cái:

- Đặc điểm:

+ Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi số theo trình tự

thời gian kết hợp với ghi số phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào một số kế toán tổng hợp duy nhất — số nhật ký số cái

+ Tách biệt ghi chép tông hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại số kế

toán riêng là số kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết Các loại số chủ yếu trong hình thức này là Nhật ký số cái, số quỹ, các loại số, thẻ chi tiết

+ Cuối tháng, cuối quý không cân lập bảng cân đối tài khoản, để kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có thể kiểm tra ngay ở dòng cộng cuối tháng, cuối quý

- Trình tự ghi chép (hệ thống hoá thông tin)

Trang 30

Đối chiếu, kiểm tra 4 - >

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán nhật ký — số cái + Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký — Số cái, đồng thời ghi vào thẻ, số kế toán chi tiết

+ Cuối tháng phải khoá số và tiến hành đối chiếu số liệu giữa nhật ký số cái và

bảng tổng hợp chi tiết về nguyên tắc số phát sinh bên nợ, số phát sinh bên có của từng tài khoản trên Nhật ký — số cái phải bằng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng

- Lu nhược điểm của hình thức này

Trang 31

+ Ưu điểm: Đơn giản rõ ràng, dễ làm, để vận dụng, đảm bảo được yêu câu của

việc đối chiếu, lây số liệu,

+ Nhược điểm: Sử dụng một số KT tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu số kế toán công kênh nên không thuận tiện chi việc ghi số và phân công kế toán viên

+ Phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít (đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhở thuộc sở hữu tập thê)

- Các loại sô kế toán theo hình thức Nhật ký — Số cái

+ Số kế toán tổng hợp: Một số KT tổng hợp duy nhất là Nhật ký — Số cái, số này được mở cho từng niên độ KT (tháng, quý, năm) và khoá số hàng tháng

+ Số kế toán chi tiết: Được mở chi tiết cho tat cả các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết Số lượng tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Kết cấu số rất đa dạng, tên gọi của số phù hợp với đối tượng kế toán ghi trong số (số chỉ tiết vật liệu, số chi tiết ngân hàng, chi tiết tiền vay )

"5 TỔ chức hệ thống số hề toán theo hình thức Nhật ký chung

- Đặc điểm:

+ Hình thức này tách rời trình tự ghi số theo thời gian với ghi số theo hệ thống

toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 số kế toán tổng

hợp riêng biệt: Số nhật ký chung và số cái

+ Tách rời việc ghi chép kế toán tông hợp với việc ghi chép kế toán chỉ tiết để ghi

vào 2 loại số kế toán riêng: Số kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết

+ Cuối kỳ phải lập bảng cân đối kế toán đề kiểm tra tính chính xác của việc ghi số

kê toán tông hợp trong kỳ vì các tài khoản cap I duoc mo trén các tờ riêng trong sô cái

Trang 32

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán theo hình thức NKC

- Ưu nhược điềm:

+ Ưu điểm: Đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán (đặc biệt khi sử dụng máy vị tính), thuận tiện cho việc phân công tác

+ Nhược điểm: Khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng

Trang 33

+ Hình thức này phủ hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, bộ máy kế toán ít người

- Các loại số theo hình thức Nhật ký chung

Số kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và số cái

+ S6 nhật ky chung: La số phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian Ngoài ra còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi số cái Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc chứng từ gốc cùng

loại kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung

+ SỐ nhật ký đặc biệt Dùng để tông hợp các chứng từ gốc cùng loại, theo định lỳ

ngăn ghi vào số nhật ký chung hoặc ghi vào số cái Định kỳ lấy số liệu ở nhật ký đặc biệt

để định khoản ghi vào số cái (không cần ghi qua nhật ký chung)

+ SỐ cái: Số cái được mở ghi tiếp số liệu kế toán từ số nhật ký Đây là số kế toán tổng hợp có thể đóng thành quyền hoặc đề tờ rời nhưng phải đánh số trang và đăng ký

theo quy định dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo từng

kế toán mở cho mỗi đối tượng kế toán

+ SỐ kế toán chỉ tiết Cũng được mở cho các đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết

"5 TỔ chức hệ thống số hế toán theo hình thức chứng từ ghi số

- Đặc điềm

+ Cũng giống như hình thức nhật ký chung nhưng nó được phát triển cao hơn hình

thức này tách rời trình tự ghi số theo thời gian với trình tự ghi số phân loại thành 2 bước

công việc độc lập vào 2 sô kê toán riêng biệt: Sô đăng ký chứng từ ghi sô và sô cai

Trang 34

+ Tach roi viée ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi số kế toán chi tiết Cơ sở

để ghi số kế toán tổng hợp là chứng từ ghi số được lập trên cơ sở các chứng từ gốc, còn

cơ sở đề ghi số kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi số đã lập

+ Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc

ghi số kế toán tổng hợp

- Trình tự ghi số:

+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi số, sau đó đăng ký qua chứng từ ghi số trước khi làm căn cứ ghi vào số cal

+ Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ đề lập chứng từ ghi số được ghi vào các số hoặc các thẻ chi tiết

+ Cuối tháng phải khoá số, tính tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có và số

dư của từng tài khoản trên sô cái Căn cứ vào sô cái lập bảng cân đôi tài khoản

Trang 35

Sé cai Ga > h op chi tiet hi tié

Lanne ene eee »| Bảng cân đối số

Doi chiéu, kiém tra

Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức chứng từ ghi số

- Ưu nhược điễm

Trang 36

năng xuất và hiệu quả của công tác kế toán

+ Hình thức này phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp

- Các loại số theo hình thức kế toán chứng từ ghi số

+ Số kế toán tổng hợp: Số đăng ký chứng từ ghi số và số cái:

Số đăng ký chứng từ ghi số: Dùng đề đăng ký các chứng từ ghi số đã lập và hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo trình tự thời gian

nhăm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi số đã lập và phản ánh được toàn bộ các nghiệp vụ

kinh tế tài chính phát sinh khi ghi số kế toán, tránh thất lạc, sai sót

SỐ cái: Được mở riêng cho từng tài khoản sử dụng Cơ sở duy nhất đề ghi số cái là các chứng từ ghi số đã lập và hoàn thành các yếu tô cấu thành trên kết cấu số Số cái có

thé ghi định kỳ ghi chứng từ ghi số hoặc có thể ghi 1 lần vào cuối tháng

SỐ kế toán chỉ tiết: Được mở theo yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán phản ánh các tài khoản cấp I cần phải theo dõi chỉ tiết

=" Tổ chức hệ thống số kế toán theo hình thức Nhật ký — Chứng từ

- Đặc điểm:

+ Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất so với 3 hình thức trên Nó kế thừa

ưu điểm của các hình thức trước đó nó đảm bảo chuyên môn hoá cao của số kế toán

+ Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghệp vụ kinh tế tài chính theo bên

Có các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản

Trang 37

đối nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống hoá các nội dung kinh tế (theo tài khoản)

+ Các nhật ký chứng từ được mở theo bên Có của các tài khoản cấp I để phản ánh

các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của tài khoản cấp I theo trình tự thời

gian đồng thời ghi theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan ngay trên cùng một trang sô

+ Thực chất các nhật ký chứng từ là bảng tổng hợp nhật ký các chứng từ gốc cùng loại để ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có của các tài khoản cấp L Số tổng cộng của các nhật ký chứng từ chính là định khoản kế toán để ghi vào số cái, do đó nó vừa mang

tính chất như chứng từ ghi số

+ Hình thức có thê kết hợp một phần hạch toán tong hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một loại số kế toán trong cùng 1 quá trình ghi số (kết hợp theo trình tự thời gian và theo đối tượng kế toán)

+ Theo hình thức này cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản vì

có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ

- Trình tự ghi số:

Trang 38

Chứng từ kế toán và

Đối chiếu, kiểm tra nd

Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức Nhật ký — Chirng từ

mu, nhược điểm

+ Uu diém:

Trang 39

Tránh được việc ghi số tring lắp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày,

kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế (TK), kết hợp giữa hạch

toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, dùng mẫu số bàn cờ nên giảm nhẹ công tác đối chiếu, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán, tiện lợi cho việc chuyên môn hoá cán bộ kế toán

+ Nhược điểm: Mẫu số phức tạp, không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, đòi hỏi trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán

- Các loại sô kê todn

+ Bang phân bổ

=" TỔ chức hệ thống số hế toán theo hình thức hỄ toán máy

Trong thời đại thông tin bùng nỗ hiện nay việc làm kế toán trên máy vi tính được

phố biến rộng rãi, không còn là vấn đề mới mẻ, hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh hiện nay đều trang bị máy điện toán đề quản trị kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng

- Đặc điểm:

+ Công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức trên

+ Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi số nhưng phải ín được đầy đủ số kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

- Ưu nhược điễm

Trang 40

+ Ưu điểm: Làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và dé

dang, tránh được nhằm lẫn

+ Nhược điểm: Đòi hỏi việc mã hóa thông tin phải khoa học dễ nhớ, đễ bổ xung,

bảo đảm tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho ra các số liệu sai lệch Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình độ cao, am hiểu công tác kế toán

- Các loại số kế toán: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại số theo hình thức kế toán đó

- Trình tự ghi số

+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ

ghi số, xác định định khoản kế toán đề nhập đữ liệu vào máy vi tính

+ Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động nhập vào số kế toán tổng hợp và các số, thẻ chi tiết, cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết có thé

lập báo cáo và đối chiếu

+ Đình kỳ thực hiện thao tác 1n báo cáo tài chính theo quy định

1.2.4.3 Phân chỉa nhiệm vụ của kế toán trưởng đối với nhân viên trong phòng kế toán

và trình tự tiếp nhận chứng từ

Sẽ có người đảm nhiệm việc lập chứng từ và tiến hành ghi số chỉ tiết và số tổng hợp từng nghiệp vụ phát sinh tùy theo sự phân công của kế toán trưởng

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

- Nhiệm vụ báo cáo kế toán của các bộ phận trong bộ máy kế toán được phân chia theo từng mảng chức năng, quản lý cho từng nhân viên kế toán nhằm đáp ứng thông tin nhanh chóng, kịp thời cho ban quản trị, người có quyên lợi trực tiếp, người có quyền lợi gián tiêp

Định dạng
Số trang	107
Dung lượng	10,7 MB