MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 3 1.1.1. Lịch sử hình thành của VCCI 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VCCI: 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức VCCI 5 1.1.3.1. Cơ cấu về nhân sự: 5 1.1.3.2. Cơ cấu bộ máy: 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của VCCI: 7 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng: 7 1.2.1.1. Chức năng: 7 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 8 1.2.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ của VCCI: 8 1.2.2.1. Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan: 8 1.2.2.2. Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan: 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của VCCI: 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) 11 2.1. Hoạt động quản lý: 11 2.1.1. Thực tiễn công tác Văn thư: 11 2.1.2. Thực tiễn công tác lưu trữ: 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 12 2.2.1. Thực tiễn công tác văn thư: 12 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: 12 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi – đến: 13 2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu: 15 2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: 15 2.2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ: 17 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 17 2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu: 17 2.2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu: 19 2.2.2.4. Công tác thống kê trong lưu trữ: 19 2.2.2.5. Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 20 2.2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 20 2.2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 21 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ: 22 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được: 22 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của VCCI: 23 3.3. Một số khuyến nghị: 24 3.3.1. Đối với Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 24 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ của khoa, trường: 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHỤ L
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC D PHỤ LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 1.1.1.Lịch sử hình thành VCCI 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn VCCI: 1.1.3.Cơ cấu tổ chức VCCI .5 1.1.1.1.Cơ cấu nhân sự: 1.1.1.2.Cơ cấu máy: 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ VCCI: 2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng: 1.1.1.3.Chức năng: 1.1.1.4.Nhiệm vụ, quyền hạn: .7 1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 1.2.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư – lưu trữ VCCI: .8 1.2.2.1 Giúp Chánh văn phòng VCCI thực nhiệm vụ Văn thư quan: 1.2.2.2 Giúp Chánh văn phòng VCCI thực nhiệm vụ Lưu trữ quan: 1.2.3.1.Cơ cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ VCCI: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) 11 2.1 Hoạt động quản lý: .11 2.1.1 Thực tiễn công tác Văn thư: 11 2.1.2 Thực tiễn công tác lưu trữ: .11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 12 Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Thực tiễn công tác văn thư: 12 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn bản: 12 2.2.1.2 Quản lý văn – đến: 13 2.2.1.3 Quản lý sử dụng dấu: 14 2.2.1.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: 15 2.2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ: .17 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: .17 2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu: 17 2.2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu: .18 2.2.2.4 Công tác thống kê lưu trữ: 19 2.2.2.5 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 20 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 20 2.2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 20 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 22 TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ: 22 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt được: 22 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ VCCI: 23 3.3 Một số khuyến nghị: 23 3.3.1 Đối với Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 23 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ khoa, trường: 24 C PHẦN KẾT LUẬN .25 D PHỤ LỤC 27 D PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò vô quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, vai trò công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực công tác có vai trò tầm quan trọng đặc biệt lĩnh vực hoạt động thiếu quan, tổ chức Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế, công tác văn thư lưu trữ máy cấp ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư củng cố bước Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, lưu trữ văn thư triển khai nhiều nơi, giúp quản lý văn cách khoa học, xác, nhanh chóng, đảm bảo tốt việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu Thực phương châm “học đôi với hành”, khoa Văn thư – Lưu trữ trường đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức doanh nghiệp theo liên hệ sinh viên phân công nhà trường Việc thực tập quan, tổ chức giúp sinh viện hiểu rõ thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ Tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư – lưu trữ quan đơn vị Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập học phần Căn vào Quyết định số 33/QĐ-ĐHNV ngày 12 tháng 01 năm 2016 trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc cử sinh viên thực tập tốt nghiệp, thời gian thực tập từ ngày 04/1/2016 đến hết ngày 19/3/2016 Cùng giúp đỡ hết Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sức nhiệt tình Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI) tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập.Trong thời gian thực tập nhờ giúp đỡ cô chú, anh chị VCCI đặc biệt cán làm công tác văn thư – lưu trữ mà em trải nghiệm thực tế với công việc văn phòng, áp dụng lý luận học vào thực tiễn Đồng thời tạo cho em hội để rèn luyện kỹ giao tiếp, kỹ làm việc người cán bộ, công chức văn phòng Trong trình thực tập Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI)em nhận thấy môi trường làm việc tốt; cô chú, anh chị thân thiện, nhiệt tình sẵn sàng giúp đỡ; văn phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc chuyên môn Bên cạnh đó, em gặp phải không khó khăn: từ việc làm quen với môi trường làm việc mới, đến bỡ ngỡ bắt tay vào công việc lý luận học trường so với thực tế có nhiều điểm khác Bên cạnh đó, bắt đầu thực khâu nghiệp vụ lần đầu nên em nhiều vụng về, non Hơn hai tháng thực tập Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI) khoảng thời gian vô quý báu giúp em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, kiến thức bổ ích, giúp em cọ sát với thực tế Điều không giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ trường đề ra, mà quan trọng giúp ích lớn cho em công việc tương lai Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể cán VCCI nói chung đặc biệt cán văn thư – lưu trữ VCCI nói riêng tạo điều kiện thuận lợi cho em trình thực tập, giúp em hoàn thành nhiệm vụ đề quan trọng giúp em có kiến thức thực tế bổ ích, quý giá Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Hương Giang B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (tại số Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội) 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 1.1.1 Lịch sử hình thành VCCI Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI) tổ chức quốc gia tập hợp đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam nhằm mục đích phát triển, bảo vệ hỗ trợ doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế - xã hội đất nước, thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại khoa học – công nghệ Việt Nam với nước sở bình đẳng có lợi Phòng thương mại Công nghiệp Việt Nam tổ chức độc lập, phi phủ, phi lợi nhuận, có tư cách pháp nhân tự chủ tài Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI), trước có tên Phòng Thương mại nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, thành lập năm 1963, nhằm xúc tiến quan hệ thương mại Việt Nam với nước giới Đến năm 1982, đổi tên thành Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI) Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn VCCI: - Đại diện để thúc đẩy bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đáng cộng đồng doanh nghiệp người sử dụng lao động Việt Nam quan hệ nước quốc tế; - Thúc đẩy pháp triển doanh nghiệp, doanh nhân, liên kết doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp, xúc tiến hỗ trợ hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác khoa học – công nghệ hoạt động kinh doanh khác doanh nghiệp Việt Nam nước ngoài; - Tập hợp, nghiên cứu ý kiến doanh nghiệp để phản ánh, kiến nghị tham gia cho Nhà nước vấn đề pháp luật, sách kinh tế - xã hội nhằm cải thiện môi trường kinh doanh; - Tham gia xây dựng thực chiến lược phát triển kinh tế - xã hội hội nhập kinh tế quốc tế, tham dự hội nghị,các đoàn đàm phán kinh tế thương mại phù hợp với qui định Nhà nước; - Tổ chức diễn đàn, đối thoại, tiếp xúc doanh nghiệp, người sử dụng lao động với quan nhà nước, với đại diện người lao động với tổ chức hữu quan khác nước để trao đổi thông tin ý kiến vấn đề liên quan đến doanh nghiệp môi trường kinh doanh; - Tiến hành hoạt động cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đáng doanh nghiệp người sử dụng lao động quan hệ kinh doanh nước quốc tế; - Tổ chức hoạt động tuyên truyền, vận động doanh nghiệp thực nghiêm chỉnh pháp luật, nâng cao trách nhiệm xã hội, đạo đức văn hoá kinh doanh, xây dựng quan hệ lao động thuận hòa, bảo vệ môi trường tham gia hoạt động xã hội phù hợp với mục tiêu Phòng - Tập hợp liên kết với hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam, hợp tác với Phòng Thương mại Công nghiệp, tổ chức hữu quan nước ngoài, tham gia tổ chức khu vực quốc tế phù hợp với mục đích Phòng giúp đỡ doanh nghiệp tham gia hoạt động tổ chức đó; - Tiến hành hoạt động xây dựng, quảng bá nâng cao uy tín doanh nghiệp, doanh nhân, hàng hoá, dịch vụ Việt Nam; thúc đẩy dịch vụ hỗ trợ phát triển kinh doanh; hỗ trợ doanh nghiệp phát triển quan hệ kinh doanh đầu tư nước thông qua biện pháp như: chắp nối giới Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn tư vấn cho doanh nghiệp, tổ chức nghiên cứu, khảo sát thị trường, hội thảo, hội nghị, hội chợ, triễn lãm, quảng cáo hoạt động xúc tiến khác; - Tổ chức đào tạo hình thức thích hợp để phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, giúp doanh nhân nâng cao kiến thức, lực quản lý kinh doanh; - Giúp đăng ký bảo hộ quyền sỡ hữu trí tuệ chuyển giao công nghệ Việt Nam nước ngoài; - Cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hoá xuất Việt Nam chứng thực chứng từ cần thiết khác kinh doanh; xác nhận trường hợp bất khả kháng; - Giúp doanh nghiệp nước giải bất đồng, tranh chấp thông qua thương lượng, hoà giải trọng tài; phân bổ tổn thất chung có yêu cầu; - Thực công việc khác mà Nhà nước Việt Nam tổ chức khác ủy thác 1.1.3 Cơ cấu tổ chức VCCI 1.1.1.1 Cơ cấu nhân sự: Chủ tịch người đại diện cho VCCI Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm toàn hoạt động VCCI.Chủ tịch đồng thời người đứng đầu Ban thường trực Các Phó chủ tịch người giúp Chủ tịch điều hành chung Chủ tịch phân công trách nhiệm số lĩnh vực công tác cụ thể Phó chủ tịch thường trực thay mặt Chủ tịch lãnh đạo VCCI Chủ tịch vắng Tổng thư ký người giúp Chủ tịch điều phối hoạt động quan chuyên trách, tổ chức trực thuộc VCCI Chủ tịch phân công phụ trách số lĩnh vực công tác cụ thể, có trưởng Ban chuyên môn khác Cụ thể: - Chủ tịch: ông Vũ Tiến Lộc - Phó chủ tịch thường trực: Hoàng Văn Dũng - Phó chủ tịch: Đoàn Duy Khương - Phó chủ tịch: Phạm Gia Túc - Tổng Thư ký: Phạm Thị Thu Hằng - Trưởng ban chuyên môn: + Ban Hội viên Đào tạo: ông Vũ Anh Dũng + Ban Quan hệ Quốc tế: ông Trần Thiện Cường + Ban Tổ chức cán bộ: ông Nguyễn Bắc Hà Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Ban Tài chính: bà Trần Hồ Lan + Trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ vừa: GĐ bà Phạm Thị Thu Hằng + Văn phòng giới sử dụng lao động: GĐ ông Phùng Quang Huy + Văn phòng: Chánh văn phòng ông Phan Hồng Giang 1.1.1.2 Cơ cấu máy: Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ VCCI: 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng: 1.1.1.3 Chức năng: Văn phòng VCCI quan tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Ban thường trực công tác tổng hợp, hành chính, quản trị, xây dựng bản, đối ngoại VCCI 1.1.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn: - Tham mưu cho Ban Thường trực việc xây dựng, tổ chức thực chiến lược phát triển, phương hướng nhiệm vụ hoạt động VCCI việc điều hành, điều phối hoạt động hàng ngày quan VCCI - Làm đầu mối tiếp nhận, xử lý, truyền đạt thông tin nội từ bên phục vụ hoạt động Ban Thường trực quan VCCI Phối hợp xây dựng nội quy, quy chế nội VCCI - Tiếp nhận Tổng hợp tình hình hoạt động Ban, Trung tâm, đơn vị trực thuộc Phòng Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác báo cáo quan, Ban Thường trực HĐQT theo định kỳ chuyên đề Chủ trì chuẩn bị nội dung hậu cần cho họp HĐQT, Ban Thường trực quan - Tổ chức nghiên cứu vấn đề chung kinh tế, doanh nghiệp, môi trường kinh doanh nước quốc tế…, phục vụ hoạt động HĐQT, Ban Thường trực quan - Tổ chức tiếp nhận chuyển công văn đi, đến; lưu trữ tài liệu; quản lý dấu VCCI - Bảo đảm sách, báo, tài liệu tham khảo thư viện thương mại phục vụ Ban Thường trực, Ban, Trung tâm, đơn vị trực thuộc doanh nghiệp Sưu tầm, bảo quản, khai thác tài liệu vật lịch sử truyền thống VCCI - Tham mưu Ban Thường trực công tác quản lý đầu tư xây dựng bản, quản lý khai thác sử dụng đất đai, sở hạ tầng hệ thống VCCI - Mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động Ban, Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm quản lý tài sản quan Duy tu, bảo dưỡng, đề xuất phương án khai thác có hiệu Trung tâm Thương mại quốc tế Hà Nội - Tổ chức công việc lễ tân, thường trực, bảo vệ, vệ sinh, điện nước… quan Bảo đảm xe ô tô phục vụ Ban Thường trực hoạt động Ban, Trung tâm trực thuộc VCCI - Tham mưu cho Ban Thường trực tổ chức hoạt động phục vụ công tác đối ngoại VCCI - Thực nhiệm vụ khác Ban Thường trực giao 1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức: *Lãnh đạo Văn Phòng: - Chánh Văn Phòng: ông Phan Hồng Giang - Phó Chánh Văn phòng: + Nguyễn Thị Ngọc Thủy + Ngô Minh Trí + Phạm Công Hùng + Phạm Thái Lai *Các phòng, phận: - Phòng Tổng hợp - Phòng Văn thư – Lưu trữ - Phòng Thư viện – Truyền thống - Phòng Quản trị lễ tân - Tổ xe 1.2.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư – lưu trữ VCCI: 1.2.2.1 Giúp Chánh văn phòng VCCI thực nhiệm vụ Văn thư quan: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phù hợp để tiết kiệm chi phí - Thực việc bố trí lại Phòng Văn thư – Lưu trữ, xếp, phân loại văn tài liệu lưu trữ khoa học - Để cập nhật quy định Chính phủ công tác văn thư – lưu trữ, nhắm chuẩn hóa công tác văn thư – lưu trữ toàn hệ thống VCCI tăng cường công tác lưu trữ quan, Văn phòng tiến hành nghiên cứu dự thảo Quy chế Văn thư Lưu trữ VCCI Dự thảo Quy chế xây dựng quy định nhà nước văn thư – lưu trữ, tham khảo quy chế văn thư – lưu trữ Bộ ngành, sở thực tế công tác văn thư – lưu trữ thực VCCI có tính đến đặc thù tổ chức VCCI Dự thảo Quy chế gửi xin ý kiến đóng góp đơn vị trực thuộc VCCI trình Ban Thường trực định ban hành Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 16 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ: 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: Thu thập tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ quan Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Theo quy định Nhà nước Lưu trữ quan có nhiệm vụ thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hành sau công việc giải xong cán công chức quan Lưu trữ quan vào danh mục hồ sơ tình hình thực tế tài liệu để lựa chọn tiếp nhận tài liệu nộp lưu Lưu trữ quan thu thập, bổ sung tài liệu lập hồ sơ theo quy định nhà nước Đối với hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan, cán công chức cần giữ lại tham khảo giải công việc làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ quan sau lưu trữ quan làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ Thời hạn nộp lưu hồ sơ văn thư cán phòng, ban, đơn vị chức thực theo quy định hành nhà nước Hàng năm, VCCI định kỳ tiến hành đôn đốc phòng, ban giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Công tác thu thập, bổ sung tài liệu thực theo quy định nhà nước Khi phòng, ban giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan cán lưu trữ phải lập 02 bản: “Biên giao nhận tài liệu” có giá trị pháp lý để bên giữ Tại VCCI, số phòng – ban chưa chấp hành thời gian giao nộp tài liệu kho lưu trữ thành phần tài liệu giao nộp kho dẫn đến tình trạng tài liệu có giá trị tồn đọng phòng – ban nơi làm việc cán công chức 2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan theo giá trị chúng Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mặt như: trị, kinh tế, văn hóa, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Từ tiêu chuẩn khoa học áp dụng để xác định giá trị tài liệu lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản sở để loại bớt tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu hủy Công tác xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa định đến số phận tài liệu cần phải tiến hành cách cẩn trọng, tỉ mỉ phải người có trình độ chuyên môn cao thực Qua khảo sát thực tiễn, thấy công tác xác định giá trị tài liệu VCCI thực theo quy định nhà nước Việc thống kê tài liệu loại hủy thực tốt, theo quy trình nghiệp vụ thống kê theo mẫu gồm cột: STT Tên tài liệu loại Lý loại Số lượng Ghi (1) (2) (3) (4) (5) … …… …… … … Việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị VCCI thực theo quy trình sau: - Lập danh mục tài liệu hết giá trị viết thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Trình người đứng đầu quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị; - Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực việc xét hủy tài liệu hết giá trị; - Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy; - Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Lập lưu hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị 2.2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu Phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để thực tốt công tác chỉnh lý trước hết cần tuân theo nguyên tắc sau đây: - Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu đơn vị hình thành phông phải chỉnh lý xếp riêng biệt; - Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức hình thành tài liệu; liên hệ logic lịch sử hình thành tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu VCCI thực theo quy trình, hướng dẫn định số 128/QĐ-VTLLNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 Công tác chỉnh lý tài liệu 02 cán văn thư kiêm lưu trữ thực Do hạn chế nguồn nhân lực sở vật chất nên công tác chỉnh lý tài liệu VCCI nhiều khó khăn, chứng có nhiều tài liệu kho chưa chỉnh lý 2.2.2.4 Công tác thống kê lưu trữ: Thống kê lưu trữ việc vận dụng phương pháp nghiệp vụ, biểu mẫu chuyên môn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ VCCI chủ yếu loại hình tài liệu hành tài liệu lưu trữ thống kê sổ thống kê chủ yếu Các loại sổ thống kê gồm: - Sổ nhập tài liệu lưu trữ: sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào phòng, kho lưu trữ; giúp cho việc theo dõi để nắm đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ, tình trạng tài liệu giao nộp - Mục lục hồ sơ: vừa công cụ thống kê vừa công cụ tra tìm kho lưu trữ; dùng để giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu phông, cố định trật tự hệ thống hồ sơ phông, xác định vị trí đơn vị bảo quản phông Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hàng năm, phận Văn thư – Lưu trữ VCCI làm báo cáo thống kê theo Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 2.2.2.5 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu phòng kho lưu nhằm giới thiệu, thành phần, nội dung nơi bảo quản tài liệu kho lưu trữ Trong lưu trữ có nhiều loại công cụ tra cứu khác nhau: mục lục hồ sơ, thẻ, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông,… Mỗi loại công cụ tra cứu có tác dụng riêng biệt lại hỗ trợ, bổ sung cho có mối quan hệ chặt chẽ Trong đó, mục lục hồ sơ loại hình công cụ cứu tìm chủ yếu kho lưu trữ VCCI Loại công cụ giúp tìm xác tài liệu theo yêu cầu độc giả, nhiên có hạn chế việc tra tìm tài liệu không nhanh tốn nhiều thời gian, công sức 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Bảo quản tài liệu lưu trữ trình áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ VCCI trang bị trang thiết bị nhằm phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, trang thiết bị gồm: - Giá cố định - Tủ đựng tài liệu - Hộp đựng hồ sơ - Cặp ba giây - Hệ thống báo cháy - Hệ thống điều hòa trung tâm Hiện nay, VCCI chưa có kho lưu trữ riêng biệt mà tài liệu lưu trữ phòng làm việc cán văn thư – lưu trữ Vì tương lai VCCI cần bố trí phòng riêng để làm kho lưu trữ nhằm đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ, giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu 2.2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có nhiều hình thức: - Phục vụ sử dụng tài liệu phòng đọc; - Công bố giới thiệu tài liệu phương tiện thông tin đại chúng; - Biên soạn xuất sách; - Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu; - Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ; - Cung cấp chứng thực lưu trữ; - Làm phim tuyên truyền giới thiệu công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ… Hiện nay, VCCI chưa có phòng đọc riêng để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ độc giả sở vật chất chưa đáp ứng đầy đủ mà chưa đáp ứng nhu cầu bạn đọc tới khai thác, sử dụng tài liệu Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ: 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt được: Thời gian 02 tháng thực tập VCCI, khẳng định chắn em học hỏi nhiều điều bổ ích thấy tự tin qua ngày Bản thân em cố gắng lắng nghe, quan sát, học hỏi từ cán văn thư – lưu trữ để hoàn thành tốt công việc giao Đồng thời, em cố gắng áp dụng thật tốt kiến thức học trường vào thực tiễn công việc VCCI Trong thời gian thực tập em hướng dẫn làm số khâu nghiệp vụ: - Thực bước nghiệp vụ việc quản lý văn đến: + Tiếp nhận văn đến, phân loại, đóng dấu đến (trên dấu có ghi số đến, ngày-tháng đến) tất loại văn gửi đến VCCI, trừ văn gửi đích danh đơn vị cá nhân có ghi bì thư; + Sau sổ văn đến sở liệu văn đến máy vi tính; + Tiếp đến trình tất văn đến cho Tổng thư ký để Tổng thư ký trực tiếp xử lý văn đến, bút phê trực tiếp lên văn để phân phối văn đến phòng, ban cá nhân có trách nhiệm xử lý văn + Chuyển văn bản: nhận lại văn đến từ Tổng thư ký sau photo nhân bản, photo xong chuyển cho phòng-ban, cá nhân theo bút phê trực tiếp Tổng thư ký văn Các phòng-ban cá nhân ký nhận văn Sổ đăng ký văn đến - Thực bước nghiệp vụ việc quản lý văn đi: + Tiếp nhận văn từ Phòng-ban; + Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày – tháng – năm đăng ký văn đi; + Văn đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật; + Đăng ký văn đi: đăng ký văn sổ đăng ký văn máy tính sử dụng chương trình quản lý văn bản; + Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: chuyển giao trực tiếp cho phòng - ban nội VCCI; chuyển giao trực Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiếp cho quan, tổ chức khác; chuyển phát văn qua bưu điện; chuyển phát văn máy fax; + Lưu văn - Được hướng dẫn làm quen với việc quản lý sử dụng dấu 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ VCCI: - Cần tiếp tục nghiên cứu việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý văn điện tử triển khai sử dụng vào thời điểm thích hợp - Tăng cường phối hợp với đơn vị khác đảm bảo công tác trao đổi thông tin góp phần nâng cao hiệu công tác phối hợp - Duy trì bảo dưỡng thường xuyên máy fax, máy photo copy Thực hành triệt để tiết kiệm, chấp hành nội quy qui chế quan - Do dấu VCCI sử dụng thời gian dài nên dấu không rõ nét gây khó khăn việc đóng dấu lên văn bản, để nâng cao hiệu công việc cần làm thủ tục đổi dấu VCCI - VCCI cần trọng có đầu tư đến công tác lưu trữ: xây dựng kho tàng, phòng đọc riêng để phục vụ nhu cầu tra cứu người đọc - Cũng cần trọng đến khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Thống kê lưu trữ; Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Bảo quản tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Cần tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ - Cần ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tới phòng-ban, cá nhân VCCI 3.3 Một số khuyến nghị: 3.3.1 Đối với Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI): Trong thời gian thực tập, nhờ có giúp đỡ nhiệt tình cô, anh chị VCCI mà em học hỏi nhiều điều bổ ích Em cọ sát với thực tế nhiều, trực tiếp thực công việc cán Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn thư – lưu trữ Nhân em xin đề xuất số kiến nghị công tác Văn thư – Lưu trữ VCCI: - Lãnh đạo VCCI cần tuyển thêm cán chuyên trách công tác lưu trữ để thực tốt khâu nghiệp vụ lưu trữ - Lãnh đạo VCCI cần thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra phòng – ban việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Cần tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho cán văn thư – lưu trữ - Về mặt sở vật chất: VCCI cần bố trí phòng đọc để phục vụ việc tra cứu tài liệu độc giả; cần trang bị thêm trang thiết bị cho kho lưu trữ để công tác bảo quản tài liệu tốt - Thường xuyên kiểm tra, đánh giá có khen thưởng, kỷ luật công tác văn thư – lưu trữ nói riêng hoạt động văn phòng nói chung 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ khoa, trường: Nhà trường nên thường xuyên tổ chức đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên hiểu sâu sắc kiến thức học qua sách vở, đồng thời giúp sinh viên có nhìn thực tế công việc sau Tổ chức buổi học ngoại khóa giúp sinh viên có nhìn thực tế học qua sách vở, học hỏi kinh nghiệm thực tế ngành nghề học Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ: cần cho sinh viên thực hành nhiều để sinh viên nắm vững kiến thức có kỹ vững vàng Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Hơn 02 tháng thực tập VCCI, với em khoảng thời gian vô quý báu đem lại cho em nhìn đầy mẻ vô số kinh nghiệm thực tiễn mà em chưa học qua sách Với khoảng thời gian không dài đủ để em nhìn nhận rõ đóng góp vô to lớn công tác văn thư – lưu trữ xã hội nói chung đối trình hoạt động quan, tổ chức nói riêng Trong thời gian thực tập VCCI em không học hỏi kiến thức liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ, mà làm quen với môi trường công sở từ giúp em có thêm kỹ sống kỹ giao tiếp nơi công sở Nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên chúng em thực tập, giúp chúng em có trải nghiệm thực tế ngành nghề chọn Thời gian thực tập VCCI, nhờ giúp đỡ tận tình cán mà em có hội áp dụng kiến thức học ghế nhà trường vào công việc thực tế Từ giúp em nhận biết giống khác lý luận thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ Đồng thời giúp em thấy áp lực, khó khăn, vất vả người làm công tác văn thư – lưu trữ Chính nhờ có trải nghiệm thực tế bổ ích vậy, giúp em thêm yêu ngành nghề mà lựa chọn vững tin đường tương lai sau Trong suốt thời gian thực tập VCCI em cố gắng học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho thân Đồng thời em cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường quan thực tập đề Tuy nhiên, em tự nhận thấy thân nhiều hạn chế cần phải khắc phục, báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận góp ý, nhận xét thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ để báo cáo em đầy đủ hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo, Ban giám hiệu, thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ trường đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo, cán Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI) tạo điều Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiện thuận lợi để em có hội trải nghiệm thực tế công tác văn thư – lưu trữ giúp em áp dụng kiến thức học vào thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Hương Giang 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC (Các loại dấu VCCI) Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Tủ đựng cặp hộp tài liệu) Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ quản lý văn đến Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ quản lý văn Sinh viên: Nguyễn Hương Giang Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A