Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức 2 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức 12 Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, 17 TỔ CHỨC 17 2.1. Hoạt động quản lý 17 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 18 CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 28 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả cần đạt được 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 31 3.3. Một số khuyến nghị 31 KẾT LUẬN 33 PHỤ LỤC
Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC .2 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức .2 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan tổ chức .12 Chương : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, 17 TỔ CHỨC 17 2.1 Hoạt động quản lý .17 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 18 CHƯƠNG : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ .28 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết cần đạt 28 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức .31 3.3 Một số khuyến nghị .31 KẾT LUẬN 33 PHỤ LỤC Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 LỜI NĨI ĐẦU Chúng ta biết cơng tác lưu trữ hoạt động đặc biệt đời sống xã hội Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu hiệu phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Đây ngành quan trọng bao gồm công tác: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu;chỉnh lý tài liệu; thống kê kiểm tra lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu Cơng tác lưu trữ đời nhu cầu địi hỏi khách quan người, việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì cơng tác lưu trữ tổ chức tất nước giới hoạt động nhà nước quan tâm Đây nội dung việc thực tập tơi Giúp tơi sát vào thực tế hơn, hiểu giá trị tài liệu Trong q trình thực tập khó khăn sinh viên thực tập nói chung tơi nói riêng phương tiện lại, thời tiết, chỗ ăn ở, kiến thức chuyên ngành chưa hoàn thiện Bên cạnh khó khăn cịn có thuận lợi sát vào thực hành, tìm hiểu sâu kiến thức học trường lớp, quan tạo điều kiện thuận lợi để tơi thực tập với thực tế nhiều Qua đây, cho phép gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cán Phòng Nội Vụ huyện Lạng Giang tạo điều kiện, hướng dẫn, giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập Tuy nhiên, thời gian có hạn, kinh nghiệm cịn hạn chế nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế định Tơi mong nhận ý kiến đóng góp q báu thầy tồn thể bạn sinh viên để báo cáo hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Lạng giang, ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên Trần Thị Thanh Dung Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức *Lịch sử hình thành Lạng Giang vùng quê hình thành có tên gọi sớm lịch sử tên làng, tên xã Việt Nam Qua nhiều giai đoạn biến đổi đất nước, ranh giới tên gọi hành Lạng Giang nhiều lần thay đổi, để lại mảnh đất dấu tích lịch sử cha ơng ta trình đấu tranh dựng nước giữ nước Từ ngày đầu triều vua Hùng, Lạng Giang chưa thành tên gọi Địa phận huyện thuộc đất Kê Từ (bao gồm địa giới hành huyện Lạng Giang, LụcNam, Lục Ngạn ngày nay) nằm Lộ Vũ Ninh Tên Kê Từ tồn suốt gần nghìn năm Bắc thuộc; đến kỷ 11, đổi châu Lạng thuộc lộ Bắc Giang Năm 1407, châu Lạng đổi thành phủ Lạng Giang, gồm 02 châu: Châu Lạng Giang châu Thượng Hồng, cai quản 10 huyện, có huyện Bảo Lộc đất Lạng Giang ngày phần huyện Lục Nam; trụ sở đặt làng Chu Nguyên (thị trấn Vôi ngày nay) Năm 1889, quyền Pháp thành lập tỉnh Lục Nam, huyện Bảo Lộc thuộc tỉnh Lục Nam Ngày 8/9/1891, tỉnh Lục Nam giải thể, huyện Bảo Lộc trả tỉnh Bắc Ninh (Trụ sở UBND huyện Lạng Giang nay) Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 Dưới triều Thành Thái nhà Nguyễn (1889-1907), huyện Bảo Lộc đổi thành huyện Phất Lộc Năm 1924, quyền Pháp đổi huyện Phất Lộc thành phủ Lạng Giang, gồm 13 tổng: Cần Dinh, Đa Mai, Thọ Xương, Đào Quán, Dĩnh Kế, Thịnh Liệt, Lan Mẫu, Trí Yên, Mỹ Cầu, Phi Mô, Mỹ Thái, Thái Đào, Xuân Đám Phủ lỵ đặt phủ Lạng Thương (phố Tiền Giang, phường Lê Lợi, thành phố Bắc Giang ngày nay) Phủ Lạng Giang bao gồm toàn lãnh thổ huyện Lạng Giang ngày xã: Lan Mẫu huyện Lục Nam; Lão Hộ, Song Khê, Tân Mỹ, Hương Gián, Lãng Sơn, Trí Yên, Đức La, Tam Kỳ, Tân An, Xuân Phú, Tân Tiến huyện Yên Dũng; Thọ Xương, Dĩnh Kế, Mỹ Độ, Song Mai, Đa Mai thành phố Bắc Giang ngày Ngày 25/3/1948, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa Sắc lệnh số 148-SL, bãi bỏ danh từ, phủ, châu, quận để thống gọi huyện Thực Sắc Lệnh Chủ tịch nước, phủ Lạng Giang gọi huyện Lạng Giang Trong lịch sử chống giặc phương Bắc xâm lược, mảnh đất địa bàn chiến lược quan trọng, nằm đường thiên lý Bắc - Nam, phên dậu cho thành Thăng Long, Đông Đô Chiến thắng Cần Trạm-Hố Cát- Xương Giang năm 1427, đánh tan 10 vạn quân xâm lược nhà Minh, thắng lợi rực rỡ chiến tranh giành độc lập nhân dân ta chống lại xâm lược phong kiến phương Bắc, góp phần với quân dân nước chấm dứt 20 năm đô hộ tàn bạo Nhà Minh, mở trang lịch sử dựng nước giữ nước vẻ vang dân tộc (Tiết mục biểu diễn võ thuật lễ hội Cần Trạm-Hố Cát-Xương Giang 1427-2015) Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 Phát huy truyền thống anh hùng cách mạng, Phủ Lạng Giang nơi sớm tiếp thu ánh sáng chủ nghĩa Mác- Lênin đường cách mạng vô sản đồng chí Nguyễn Ái Quốc lựa chọn truyền bá nước Cuối năm 1938, chi Phủ Lạng Thương thành lập Chi Phủ Lạng Thương coi Ban cán Đảng tỉnh Bắc Giang, lãnh đạo phong trào cách mạng địa bàn tỉnh Trong năm thực chương trình cứu nước Mặt trận Việt Minh, phong trào cách mạng Phủ Lạng Giang trưởng thành nhanh chóng, tạo điều kiện bảo vệ củng cố sở cách mạng tiến tới giành quyền Bằng cách mạng Tháng Tám năm 1945, nhân dân dân tộc Phủ Lạng Giang nhân dân nước đập tan xiềng xích thực dân, phong kiến, mở kỷ nguyên nhân dân lao động thực làm chủ đất nước; nước ta từ nước thuộc địa nửa phong kiến trở thành nước độc lập, Nhà nước dân chủ nhân dân Đông Nam Á Trong 02 kháng chiến chống thực dân Pháp Đế quốc Mỹ, huyện Lạng Giang có 2.745 liệt sỹ, 1.475 thương binh, 603 bệnh binh bỏ lại phần xương máu chiến trường độc lập tự Tổ quốc; 57 bà mẹ phong tặng truy tặng danh hiệu "Bà mẹ Việt Nam anh hùng", 09 xã, thị trấn 04 cá nhân Đảng, Nhà nước phong, truy tặng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân" Nhân dân lực lượng vũ trang nhân dân huyện phong tặng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân" Lực lượng Công an huyện phong tặng danh hiệu "Anh hùng Lực lượng Cơng an nhân dân" Huyện Lạng Giang cịn có di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh “Cây Dã Hương” ngàn năm tuổi thu hút nhiều du khách nước, nhà khoa học đến thăm quan nghiên cứu Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 (Cây Dã Hương ngàn năm tuổi) *Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lạng Giang (Theo Luật số 11/2003/QH11 Luật tổ chức HĐND UBND) Điều 97 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Điều 98 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Điều 99 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Điều 100 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Điều 101 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Điều 102 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Điều 103 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phịng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Điều 104 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Điều 105 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 thu thập từ phận văn thư quan, 18 phòng, ban đơn vị trực thuộc thực nghiêm túc Các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan như: a Tài liệu chung + Tài liệu tổng hợp + Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê + Tài liệu tổ chức, nhân + Tài liệu lao động, tiền lương + Tài liệu tài chính, kế tốn + Tài liệu xây dựng + Tài liệu khoa học công nghệ + Tài liệu hợp tác quốc tế + Tài liệu tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo + Tài liệu thi đua khen thưởng + Tài liệu pháp chế + Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở b Tài liệu lĩnh vực chun mơn Đây nhóm tài liệu hình thành trình thực nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ giao quan; phản ánh vấn đề mang tính chất đặc thù quan Do tính đa dạng tài liệu chuyên môn nghiệp vụ nên quan đưa nhóm hồ sơ, tài liệu mang tính định hướng để quan cụ thể hóa cho phù hợp c Tài liệu tổ chức Đảng đoàn thể quan + Tài liệu tổ chức Đảng + Tài liệu tỏ chức Cơng đồn + Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên Như quan tâm Phòng Nội vụ đạo UBND huyện, công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ ngày coi trọng từ chất lượng hồ sơ ngày nâng cao hoàn thiện Vai trò hoạt động lưu trữ ngày nâng lên tầng cao coi 20 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 trọng * Xác định giá trị tài liệu Là khâu nghiệp vụ quan trọng định đến số phận tài liệu Trước xác định giá trị tài liệu cần phải nắm vững điểm sau đây: - Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc trị, lịch sử, tồn diện tổng hợp - Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thơng tin sử liệu học - Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau: Nội dung tài liệu; Vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; Mức độ tồn vẹn phơng lưu trữ; Hình thức tài liệu; Tình trạng vật lý tài liệu Năm 2014, UBND huyện thực rà soát, xác định giá trị tài liệu cần đưa vào bảo quản lưu trữ loại tài liệu hết giá trị đưa vào tiêu hủy theo quy định bao gồm: trùng thừa, photo, dấu đen, dự thảo, tài liệu tham khảo hết giá trị kho lưu trữ huyện Tổng số tài liệu mang tiêu hủy 120 bó hồ sơ, tài liệu loại từ năm 2009-2011trong trình chỉnh lý xác định giá trị tài liệu lưu trữ phông lưu trữ UBND huyện Lạng Giang Để việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đảm bảo theo quy định, UBND huyện đề nghị Sở Nội vụ; Chi cục văn thư lưu trữ - Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang tiến hành thẩm tra cho ý kiến để UBND uyện có sở định tiêu hủy số tài liệu hết giá trị Khi Sở Nội vụ thẩm tra đồng ý tiêu hủy số tài liệu hết giá trị UBND huyện thành lập Hội đồng xác định tài liệu Quyết Định số 3644/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân huyện Lạng Giang ngày 09 tháng năm 2014 việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tiêu hủy tài liệu; Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu ngày 10 tháng năm 2014, Quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá 21 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 trị huyện Lạng Giang ngày 21 tháng 10 năm 2014 (chi tiết xem phần phụ lục) Hình thức tiêu hủy cho vào bể ngâm nước, nghiền nát guồng sắt đảm bảo 100% tài liệu tiêu hủy khơng có khả phục chế lại *Chỉnh lý tài liệu Là tổ chức lại hồ sơ, tài liệu theo phương án khao học, tiến hành chỉnh sửa, phục hồi làm hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Hiện kho Lưu Trữ UBND huyện khơng có tài liệu tích đống Hiện thu hồ sơ văn thư chỉnh lý xếp hệ thống văn lưu trữ từ năm 2009 đến hết năm 2011 139 hộp = 597 hồ sơ = 12 mét giá Tổng số mét giá tài liệu tồn đọng quan chuyên môn thuộc UBND huyện 25 mét giá Trong đó, thành phần tài liệu chủ yếu tài liệu hành Mức độ xử lý nghiệp vụ: Đa số khối tài liệu quan phân loại xếp theo năm, nội dung công việc, lưu trữ giá sắt tủ quan Hàng năm quan thực chỉnh lý tài liệu năm trước Hiện phận lưu trữ chỉnh lý xếp hệ thống văn năm *Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định chế độ thống kê lưu trữ Số liệu báo cáo thống kê hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.Thống kê lưu trữ UBND huyện là: 22 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 Nội dung Đơn vị tính Số Tổng số quan, tổ chức thuộc diện báo cáo Cơ quan, tổ lượng 113 Tổng số quan, tổ chức báo cáo chức Cơ quan, tổ 113 chức I.Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) -Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn 113 -Tổng số nội quy vào kho lưu trữ Văn Tổ -Tổng số: Người 112 Trong đó: Nữ Người 94 -Kiêm nhiệm cơng tác khác Người 53 -Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người -Đại học chuyên ngành khác Người 60 -Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người -Cao đẳng chuyên ngành khác Người -Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 18 -Trung cấp chuyên ngành khác Người 29 -Từ 30 trở xuống Người 60 -Từ 31 đến 40 Người 49 II.Tổ chức, nhân làm cơng tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1.Tổ chức lưu trữ -Tổng số tổ lưu trữ 2.Nhân làm cơng tác lưu trữ a)Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ b)Độ tuổi -Từ 41 đến 50 III Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1.Tài liệu giấy 23 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 -Tổng số phơng/sưu tập lưu trữ Phơng/sưu Trong đó: phơng/sưu tập chỉnh lý hồn chỉnh tập Phơng/sưu tập Mét 75 Trong đó: +Đã chỉnh lý hồn chỉnh Hồ sơ/đơn 690 +Quy mét giá tài liệu vị bảo quản Mét 60 Lượt người 102 Tài liệu 102 -Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng m2 70 Trong đó: +Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng sử m2 9,12 -Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét 18 Trong đó: +Giá cố định Mét 16 +Giá di động Mét -Bình chữa cháy khí, bọt, Chiếc -Máy điều hòa nhiệt độ Chiếc -Máy hút ẩm Chiếc -Thiết bị thơng gió Chiếc -Máy chủ Chiếc 01 -Tổng số mét giá tài liệu V Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ -Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu -Tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng VII Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1.Kho lưu trữ dụng để bảo quản tài liệu 2.Trang thiết bị dùng cho lưu trữ Hiện quan có cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như: sổ danh mục hồ sơ, sổ mục lục hồ sơ tra tìm máy tính *Bảo quản tài liệu lưu trữ Tại Điều 31 Quyết định số 01/2013/QĐ-UBND ngày 8/11/2013 huyện Lạng Giang Ban hành Quy chế Công tác Văn thư, Lưu trữ địa bàn 24 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 huyện Lạng Giang (chi tiết phần phụ lục) văn hướng dẫn việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm cơng việc kết thúc Thời hạn bảo quản xác định sở mục đích hình thành giá trị sử dụng hồ sơ tài liệu Các mức thời hạn bảo quản theo hướng dẫn UBND huyện: -Bảo quản vĩnh viễn gồm hồ sơ, tài liệu về: xây dựng, ban hành tổ chức thực đường lối, chủ trương, sách, chế độ, quy định; kế hoạch dài hạn, báo cáo tổng kết, số liệu tổng hợp; đề án, dự án, chương trình mục tiêu trọng điểm quốc gia, dự án xây dựng nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; vấn đề, kiện quan trọng hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị -Bảo quản có thời hạn hồ sơ, tài liệu: phản ánh cơng việc cụ thể, có giá trị sử dụng thời gian định, gồm mức sau đây: +Từ 20 năm trở lên bao gồm nhóm hồ sơ giải việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai; dự án xây dựng nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp sở; thư, điện trao đổi với nước ngoài; sổ đăng ký tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn đến +Từ 10 năm đến 15 năm bao gồm hồ sơ, tài liệu liên quan đến tra, kiểm tra vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế tốn; sửa chữa nhỏ cơng trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi +Từ năm trở xuống bao gồm tài liệu có tính chất hành vụ như: Lịch công tác; báo cáo tuần, tháng, giấy mời họp, thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn nội quan, tài liệu tham khảo Trường hợp thực tế có hồ sơ, tài liệu quan chưa quy định Bảng thời hạn bảo quản tài liệu vận dụng mức thời hạn bảo quản nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu để xác định 25 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 UBND huyện Lạng Giang có 01 kho lưu trữ chuyên dụng với diện tích 70 m2 01 phịng đọc dành cho cán bộ, cơng chức, viên chức người đến tìm hiểu, tra cứu tài liệu, hồ sơ lưu trữ Kho lưu trữ có đầy đủ trang thiết bị, phương tiện bảo quản như: máy hút ẩm, máy hút bụi, giá để hồ sơ, tài liệu, hộp cát tơng, thiết bị phịng cháy chữa cháy Đảm bảo thực tốt cơng tác phịng cháy chữa cháy Đảm bảo thực tốt cơng tác phịng chống cháy nổ, phòng gian bảo mật Thực biện pháp diệt mối, mọt, phun phịng chống trùng, nấm, mốc, ln trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp để chống gây hư hỏng kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ kho lưu trữ huyện xếp theo trật tự Hiện UBND huyện đạo sưu tập, bổ sung lưu trữ văn huyện Lạng Giang từ năm 1974; văn hệ thống đầy đủ, khoa học từ năm 1974 đến năm 2011 Tình trạng tài liệu năm tốt khơng có mối mọt, rách nát *Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Tại kho lưu trữ huyện có nội quy, quy chế việc khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ lịch sử Đối tượng sử dụng tài liệu kho lưu trữ huyện chủ yếu cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND huyện khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho nhiệm vụ trị quan Độc giả cần sử dụng tài liệu kho lưu trữ huyện phải đăng ký vào sổ theo dõi, nghiên cứu phòng đọc kho lưu trữ, mượn khỏi phòng đọc kho lưu trữ phải có đồng ý lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện; Phòng Nội vụ ký vào sổ giao nhận tài liệu, hoàn trả tài liệu kho theo quy định Mỗi năm phục vụ 100 lượt độc giả đến khai thác tài liệu Nhờ làm tốt công tác quản lý nên độc giả đến khai thác vào sổ mục lục hồ sơ, sổ đăng ký sử dụng tài liệu thuận tiện Hiện năm 2013 có 102 lượt người khai thác sử dụng tài liệu tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng 102 tài liệu Các khâu nghiệp vụ lưu trữ huyện qua trình làm việc cán lưu trữ, UBND thực theo Quy định Bộ Nội vụ 26 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 khâu nghiệp vụ nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng tuân thủ nghiêm túc, trọng, quan tâm 27 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 CHƯƠNG : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết cần đạt Qua trình thực tập quan quan giao cho làm cơng việc như: soạn thảo văn bản, đóng dấu, đăng ký văn đến, chỉnh lý tài liệu, nhập mục lục tài liệu chỉnh lý vào máy tính Trong thời gian thực tập Phịng Nội vụ huyện Lạng Giang đồng ý lãnh đạo quan cán quan tham gia thực công tác chỉnh lý tài liệu UBND huyện Lạng Giang với số nghiệp vụ công tác lưu trữ chút công tác văn thư khác nh: - Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ - Phân loại tài liệu - Xác định giá trị tài liệu - Tổ chức bảo quản tài liệu - Tổ chức khai thác tài liệu kho - Vệ sinh kho lưu trữ, tài liệu kho Qu¸ trình tiến hành cụng tỏc phõn loi, lp h s tài liệu UBND huyện có số lượng tài liệu nhiu nên cần tiến hành phân loi để t chc khoa học khối tài liệu đó, tổ chức thành khối, nhóm cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, xếp tài liệu thực tế Bên cạnh phân loi ti liu nhm to iu kiện thuận lợi cho việc tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu Cơ quan lưu trữ xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề * Quá trình chuẩn bị phân loại tài liệu UBND huyện: - Việc giao nhận tài liệu UBND huyện diễn lãnh đâọ quan với nhân viên lưu trữ huyện, số lượng tài liệu giao nhận toàn tài liệu UBND huyện từ năm 2012-2014 - Sau hoàn tất việc giao nhận tài liệu, cán nhân viên lưu trữ vệ sinh sơ khối tài liệu chuẩn bị phân loại để hạn chế tác hại bụi bẩn gây 28 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 người phân loại Cán lưu trữ vệ sinh tài liệu chổi lông để quét bụi Tài liệu sau vệ sinh cán lưu trữ chuyển sang phòng khác để thực phân loại - Khảo sát tài liệu: Trước phân loại tài liệu, nhân viên lưu trữ khảo sát khối tài liệu chuẩn bị phân loại, việc khảo sát giúp nắm tình hình thực tế tài liệu số lượng, thành phần, nội dung tình trạng vật lý tài liệu để làm sở cho việc phân loại Trong trình khảo sát nhân viên lưu trữ xác định vấn đề sau: + Giới hạn thời gian tài liệu: Thời gian từ năm 2012-2014 + Khối lượng tài liệu đưa phân loại: Tất khối tài liệu UBND huyện từ năm 2012-2014 + Thành phần tài liệu: Tài liệu UBND huyện chủ yếu tài liệu hành Phương án phân loại: Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức phông lưu trữ UBND huyện Lạng Giang Bước 1: Căn vào tình hình thực tế tài liệu, tài liệu chia thành nhóm theo đặc trưng thời gian (năm hoạt động), bao gồm năm: - Năm 2012 (đang trình Chỉnh lý) - Năm 2013 - Năm 2014 Bước Sau tài liệu chia theo năm, tài liệu nhóm phân cấu tổ chức: I.Năm 2012 Các phòng, ban - Văn phòng HĐND – UBND huyện - Phịng Tài – Kế hoạch - Phòng Kinh tế - Hạ tầng - Phòng Nội vụ 29 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 - Phịng Tài ngun mơi trường - Phịng Nơng nghiệp PTNT - Phịng Văn hóa – Thơng tin - Phịng Lao động TBXH - Phòng Y tế - Phòng Tư pháp -Thanh tra huyện - Phòng GD ĐT - Ban quản lý dự án xây dựng - Trung tâm phát triển quỹ đất – cụm cơng nghiệp - Đài truyền hình - Trung tâm văn hóa – thể dục thể thao - Trạm khuyến nông - Hội chữ thập đỏ Bước Tài liệu nhóm phân chia theo cấp độ dựa vào đặc trưng phân loại thứ yếu như: Đặc trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu, đặc trưng vấn đề, đặc trưng địa danh I.Năm 2012 Văn Phòng 1.1.Tập văn quan TW, tỉnh đạo, quy định, hướng dẫn mặt hoạt động chung 1.2.Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo tình hình công tác lĩnh vực + Nhiều năm + Hằng năm + Quý, tháng 1.3.Thông báo ý kiến kết luận, kết làm việc quan TW, UBND tỉnh, UBND huyện vấn đề quản lý nhà nước nói chung 1.4.Tập văn UBND huyện quy định, đạo, hướng dẫn triển khai nhiệm vụ, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội 30 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 1.5.Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo tình hình phát triển kinh tế xã hội địa bàn huyện + Năm + Quý + Tháng 1.6 Hồ sơ Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội huyện 1.7.Quyết định khen thưởng tập thể, cá nhân mặt công tác 1.8 Bước Tài liệu nhóm nhỏ lại tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ dựa vào đặc trưng nhóm tài liệu cụ thể 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức - Phịng Nội vụ cần tích cực tham mưu triển khai thực công tác lưu trữ - Tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ quan - Thường xuyên thu thập, chỉnh lý, cập nhật tài liệu lưu trữ, đưa vào lưu trữ, bảo quản tài liệu - Hàng năm tổ chức bồi dưỡng, tập huấn công tác lưu trữ cho đối tượng làm công tác lưu trữ quan 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với quan, tổ chức Thường xuyên trao đổi chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm, cách làm hay để học tập, phát huy hiệu công tác lưu trữ Cần có phần mềm chung cho tồn huyện để thống quản lý cơng tác lưu trữ Tích cực trọng, quan tâm, hỗ trợ kinh phí để nâng cấp, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ Nên bố trí xếp có chun viên riêng công tác lưu trữ * Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Cần thay đổi nội dung giáo trình sát với thực tế hơn, phương pháp 31 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 giảng dậy khoa học sáng tạo hơn, cho sinh viên thực hành nhiều không nặng lý thuyết Mở thi cho sinh viên sáng tạo, cách làm hay lưu trữ tài liệu Nhà trường cần cho sinh viên khảo sát thực tế nhiều để tiếp xúc với nhiều tài liệu Nhà trường cần bổ trợ nhiều kiến thức để nắm bắt kỹ chuyên ngành Nhà trường cần tăng cường mối liên hệ sinh viên với môi trường thực tế để biết sinh viên có thực tập hay khơng 32 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 KẾT LUẬN Có thể nói sống tìm hiểu, khám phá khơng ngừng học hỏi để phát mới, quy luật Việc học hỏi không ghế nhà trường mà cịn ngồi xã hội, có hồn thiện phát triển cách tồn diện Nhận thức tầm quan trọng việc học hỏi tiếp thu kinh nghiệm, từ môi trường làm việc chuyên nghiệp nên thời gian thực tập Phòng Nội vụ từ ngày 02/03- 24/04/2015 giúp đỡ nhiệt tình Trưởng phịng Nội vụ cán hướng dẫn tơi học hỏi trau dồi kiến thức thực tiễn nghiệp vụ Tơi có hội vận dụng kiến thức lý luận trang bị từ ghế nhà trường vào thực tiễn công việc, bước đầu nâng cao trình độ chun mơn lý luận lẫn thực tiễn quan trọng tơi hồn thành tốt đợt thực tập kế hoạch nhà trường Qua xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến ủy ban nhân dân huyện Lạng Giang, đặc biệt cán CCVC Phòng Nội vụ huyện Lạng Giang tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành tốt đợt thực tập Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Thị Thanh Dung 33 Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG Lớp: Lưu trữ học K6 PHỤ LỤC 34