7. Cấu trúc của đề tài
2.3. Đánh giá kết quả thực hiện công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn
văn phòng tại Bộ Nội vụ
Thơng qua khảo sát và phân tích về thực trạng cơng tác tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ, có thể nhận thấy nhiều điểm sáng trong tổ chức bộ máy văn phịng từ đó mang tới nhiều hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ của cá nhân cũng như tập thể.
Các lãnh đạo Bộ đã lãnh đạo, tổ chức hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, bố trí phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân trong bộ phận dựa trên chức năng, nhiệm vụ của mình. Cán bộ văn phịng Bộ Nội vụ luôn giữ vững và nêu cao
50
tinh thần trách nhiệm, giữ gìn kỷ luật, thực hiện tốt các quy chế làm việc của đơn vị.
Dưới đây là một số thành tựu Văn phòng Bộ Nội vụ đạt được như sau:
Trong Năm 2019:
Trong năm 2019 Văn phòng Bộ đã thực hiện rất tốt chức năng tham mưu của mình giúp Bộ trưởng nắm bắt thông tin hiệu quả và tiến hành tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động chung của Bộ, ngành Nội vụ, tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, theo chương trình cơng tác năm 2019. Bên cạnh đó, Văn phịng Bộ đã thực hiện tốt nhiệm vụ đột xuất mà Bộ trưởng giao.
Trong Năm 2020:
Trong năm 2020 Văn phòng Bộ đã chủ động, kịp thời tham mưu lãnh đạo Bộ triển khai cơng tác phịng, chống dịch Covid – 19 theo đúng hướng dẫn của cấp có thẩm quyền; Phối hợp có hiệu quả trong việc tổ chức thành công các sự kiện quan trọng của Bộ; Đại hội thi đua yêu nước lần thứ IV; kỷ niệm 75 năm Ngày thành lập Bộ; Các Thứ trưởng và các văn bản pháp luật về công tác Nội vụ đã được kịp thời thông tin trên các phương tiện đại chúng. Ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là văn bản điện tử, nay 100% các văn bản đều được chuyển bằng điện tử và chữ ký số giúp giải quyết cơng việc nhanh, kịp thời.
Văn phịng Bộ đã tổ chức trao danh hiệu "Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở năm 2020" cho 14 cá nhân thuộc Văn phòng Bộ theo Quyết định số 20/QĐ-BNV ngày 07/01/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc khen thưởng thành tích năm 2020.
Tuy mhiên, cơng tác tham mưu, tổng hợp, phuc vụ chỉ đạo điều hành của văn phòng Bộ còn bị động, chưa đồng nhất, tăng số lượng văn bản hành chính khơng cần thiết làm mất thời gian giải quyết hồn thành cơng việc, nhiều chỉ
51
đạo không được thực hiện quyết kiệt, chồng chéo giữa bộ phận tham mưu, đề xuất; báo cáo chưa thơng suốt, thiếu chính xác gây nhiều hiểu nhầm dẫn đến các quyết định thiếu chính xác.
Căn cứ theo những nhận xét trên thì có thể khái qt lại một số ưu, nhược điểm và nguyên nhân cơ bản đang diễn ra tại văn phòng Bộ Nội vụ như sau:
2.3.1. Ưu điểm
* Đội ngũ cán bộ văn phịng
Văn phịng Bộ Nội vụ có lượng cán bộ làm cơng tác văn phòng tương đối lớn, bên cạnh đó các cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, được tham gia các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn phục vụ cho từng cơng việc cụ thể trong văn phịng.
Văn phịng Bộ Nội vụ được tổ chức với 07 phòng chức năng, mỗi phòng đảm nhận một nhiệm vụ riêng nhưng vẫn có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau. Dù được chia ra thành nhiều phòng nhưng đội ngũ nhân sự (81 người) trong mỗi phòng vẫn được đảm bảo đầy đủ về số lượng và chất lượng trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng được nhu cầu tổ chức bộ máy văn phòng và làm việc một cách linh hoạt, khoa học và hiệu quả.
* Công tác tổ chức bộ máy văn phịng
Với mơ hình chế độ Thủ trưởng – người đứng đầu, các thông tin trong văn phòng được tiếp nhận và truyền tải theo chiều từ trên xuống và trách nhiệm đối với người thực hiện cơng tác văn phịng cũng như lãnh đạo ban hành quyết định điều hành quản lý.
Lãnh đạo đảm nhiệm công việc tổ chức bộ máy văn phịng với trình độ tư duy tốt, định hướng rõ ràng về quy mơ, số lượng các bộ phận cần có trong bộ máy văn phịng; tiếp đó là đặt tên và quy định chức năng của từng bộ phận và
52
mối quan hệ giữ các bộ phận với nhau, dựa trên sự tham mưu của các nhà quản trị cấp trung.
Bộ máy văn phòng được thiết kế gọn nhẹ, linh hoạt, đa dạng đầy đủ các phòng chức năng, phục vụ được nhu cầu làm việc của bộ phận văn phòng.
Các phòng chức năng được thiết kế gắn liền với từng nhiệm vụ chuyên trách, bộ máy không quá chồng chéo tạo thuận lời cho các hoạt động trao đổi thông tin trong văn phịng, khơng gian rộng rãi chỗ ngồi của cán bộ văn phòng được phân bổ phù hợp.
* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong văn phòng
Các phòng/ban/ bộ phận chức năng trong văn phòng bám sát với chức năng nhiệm vụ của Bộ Nội vụ, đề phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan thực hiện tốt chức năng nhiệm, nhiệm vụ được phân công.
Luôn luôn chủ động thu thập, tổng hợp, phân tích thơng tin một cách khoa học, tích cực tham mưu, phục vụ sự chỉ đạo điều hành trong cơng tác quản lí của cấp lãnh đạo.
Bộ phận văn phòng đã tổ chức và điều hành mang lại hiệu quả tạo gắn bó mối quan hệ phối hợp với các phòng chức năng trong đơn vị, đảm bảo thơng tin được truyền đi nhanh chóng, thơng suốt, kịp thời từ đó phát huy đầy đủ tồn bộ sức mạnh tổng hợp của bộ máy văn phòng.
Thực hiện nghiêm túc các văn bản hướng dẫn về tổ chức bộ máy tại văn phòng Bộ.
2.3.2. Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm kể trên về tổ chức bộ máy văn phịng Bộ Nội vụ thì qua q trình khảo sát, thu thập thơng tin, phân tích thực trạng thì tại đơn vị vẫn cịn tồn tại một số nhược điểm như sau:
53
* Đội ngũ cán bộ văn phòng
Nhiều cán bộ văn phịng chưa sơi nổi chưa có ý thức đóng góp ý kiến và xây dựng cơ chế mới về văn phòng, chưa dám đứng lên chỉ ra những điểm hạn chế còn tồn tại trong Tổ chức bộ máy và điều hành hoạt động của bộ phận văn phòng.
Tuy số lượng cán bộ thực hiện cơng tác văn phịng là tương đối lớn, được bố trí vào các phịng/ban có chức năng nhiệm vụ riêng. Nhưng chưa thực sự phù hợp với năng lực thật của cán bộ, ngồi ra một số cán bộ cịn chưa coi trọng các lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ.
* Công tác tổ chức bộ máy văn phòng
Một số bộ phận chức năng được bố trí chưa thực sự hợp lý, khiến cho công việc của lãnh đạo và nhân viên bị quá tải.
Trong các bộ phận chức năng của văn phòng sự phân bổ, sắp xếp lãnh đạo quản lí các phịng ban, bộ phận cũng như hệ thống nhân viên còn chưa phù hợp gây ra tình trạng chênh lệch về chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng chức năng trong bộ máy văn phòng.
Tại văn phòng Bộ Nội vụ các trang thiết bị được trang bị khá là đầy đủ, tuy nhiên vẫn chưa có sự đổi mới và hiện đại hố, một số thiết bị văn phịng đã lâu chưa được bảo trì sửa chữa định kỳ, làm cho q trình tổ chức thực hiện cơng việc chưa đạt hết hiệu quả nhất định.
Công tác ứng dụng công nghệ thơng tin cịn hạn chế, triển khai chậm, đặc biệt là trong công tác văn thư – lưu trữ, công tác thực hiện văn bản điện tử cịn gặp nhiều khó găn về cơng nghệ.
2.3.3. Ngun nhân
54
Cơng tác Tổ chức bộ máy trong văn phịng cịn chưa thật sự được quan tâm, từ đó dẫn đến tình trạng bộ máy văn phịng cịn thiết kế chưa hồn thiện chưa đảm bảo về thực hiện chức năng, nhiệm vụ để phục vụ công việc được giao.
Đội ngũ nhân sự văn phòng trong các phòng chức năng còn phân bố chưa đồng đều, phòng thừa nhân viên, phịng thiếu nhân viên, dẫn đến tình trạng quá tải cơng việc, thiếu nhân lực trong văn phịng làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.
Trong văn phòng đội ngũ nhân viên đã đáp ứng được căn bản thực tiễn hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên mảng kinh nghiệm trong việc điều hành, quản lý để hồn thiện bộ máy văn phịng chung cịn yếu kém, nhiều hạn chế. Chỉ tập trung vào một nội dung cơng việc nhất định mà chưa có khả năng quan sát bao quát toàn bộ vấn đề, liên kết mối quan hệ giữa các đơn vị trong cơ quan đề xuất việc hoàn thiện bộ máy văn phịng bắt kịp mơ hình hiện đại phù hợp với sự phát triển của xã hội.
Đội ngũ cán bộ, cơng chức cịn mang trong mình tư tưởng ngại học tập những kiến thức mới. Do đó các cán bộ văn phịng cần phải được nhanh chóng gấp rút bồi dưỡng nâng cao kiến thức ngoại ngữ, tin học, quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, pháp lý để đáp ứng được u cầu hoạt động của văn phịng. Bên cạnh đó một số cơ chế về thưởng phạt chưa thỏa đáng, quyền và nghĩa vụ chưa cân xứng, một bộ phận cán bộ, công chức ý thức, tinh thần trách nhiệm cịn thấp, chưa thật sự nhiệt tình hết mình vì cơng việc.
Trưởng các phịng bộ phận chưa có kế hoạch rõ ràng về thực hiện sắp xếp, phân bổ nhân sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận được giao, gây ra sự ảnh hưởng đến kết quả chung của phòng.
55
Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ đã cũ, chưa bắt kịp xu thế về tổ chức văn phịng hiện đại hố, văn phịng thơng minh.
Văn phòng Bộ là đơn vị cũng phải chịu nhiều ảnh hưởng từ các cơ chế mới về chính sách, pháp luật, các quy định về tổ chức bộ máy thay đổi liên tục, làm cho văn phịng chưa có sự chuẩn bị tiếp thu kịp thời trong việc điều chỉnh nhân sự thực hiện cơng việc và sắp xếp các phịng ban trong văn phòng sao cho phù hợp với điều kiện phát triển.
Tiểu kết
Thơng qua chương 2, tác giả đã trình bày về cơ quan và văn phòng, cũng như tồn bộ thực trạng về cơng tác tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ từ đó phân tích và đánh giá ưu, nhược điểm và chỉ ra các nguyên nhân, tiếp theo tại chương 3 tác giả sẽ đưa ra một số đề xuất về giải pháp để hỗ trợ khắc phục nhược điểm còn tồn đọng.
56
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ
3.1. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ
3.1.1. Mục tiêu hồn thiện bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ
Về cơ bản thì văn phịng Bộ Nội vụ đã hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, và có những thành tựu nhất định. Có sự đổi mới trong cơng tác tổ chức văn phòng. Tuy nhiên văn phòng Bộ vẫn tồn tại những nhược điểm cần được khắc phục nhanh chóng kịp thời, bộ máy văn phịng cần được hoàn thiện hơn nữa về cơ cấu tổ chức cũng như đội ngũ nhân sự trong văn phòng, và để làm được điều đó thì cần thực hiện được một số mục tiêu cụ thể sau đây:
Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy văn phòng trong điều hành các hoạt động hành chính theo đúng chức năng nhiệm vụ, yêu cầu của cơ quan nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy văn phòng và tuân theo các quy định của pháp luật.
Cần phải xây dựng bộ máy văn phòng với cơ cấu gọn nhẹ, khoa học hiện đại, khả năng ứng phó linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, giúp cho các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, hỗ trợ khắc phục tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng trong bộ phận văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, là bộ phận hỗ trợ tối ưu cho lãnh đạo cơ quan.
Đảm bảo liên kết chắc chẽ giữa các phòng ban cũng như nắm bắt được chỉ đạo quản lí của lãnh đạo, truyền đạt thơng tin một cách nhanh chóng kịp thời tạo nên một bộ máy văn phòng thống nhất và hoạt động nhịp nhàng.
Đối với mỗi cơ quan thì cơng tác hồn thiện bộ máy tổ chức đóng vai trị cực kì quan trọng:
57
Thứ nhất, đối với tồn cơ quan: Sẽ giúp lãnh đạo có thể nâng cao hiệu lực
quản lý, đảm bảo uy tín cá nhân, thể hiện được năng lực lãnh đạo, kiểm sốt được bao qt chung tình hình làm việc của bộ phận, cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động cơng tác cho các cán bộ và kiện tồn cơ cấu tổ chức trong toàn hệ thống của cơ quan.
Thứ hai, đối với hoạt động của bộ máy văn phòng: Việc tổ chức bộ máy
văn phòng được hồn thiện đảm bảo cho văn phịng đạt hiệu quả cao trong công việc, tiết kiệm nguồn lực và tài chính cho cơ quan, đơn vị. Do đó cơng tác hồn thiện tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ là cơng việc rất cần thiết cần được thực hiện nhanh chóng, kịp thời.
3.1.2. Phương hướng hồn thiện bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ
Tận dụng những thành tựu mà bộ máy cũ đã để lại, phát huy được thế mạnh nội tại về đội ngũ nhân sự; mạnh dạn đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng bổ sung các cán bộ trẻ chuẩn bị kế hoạch cho sự phát triển của cơ quan.
Kiểm tra, giám sát, thực hiện phân chia chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận chức năng trong bộ máy văn phịng từ đó đi đến tổ chức hồn thiện, bố trí lại bộ máy văn phịng. Nâng cao liên hệ giữa các bộ phận chức năng trong văn phòng, đảm bảo chức năng, nhiệm vụ phù hợp với văn phòng cũng như cơ quan.
Chỉnh đốn nghiêm túc lề lối làm việc của cán bộ; hoàn thiện nội quy, quy chế, bố trí sắp xếp và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phịng đúng chun mơn và sở trường với từng phòng chức năng, đảm bảo thực hiện hiệu quả công việc được giao.
Thực hiện tăng cường và đẩy mạnh các mối liên kiết về chức năng, nhiệm vụ và truyền đạt thông tin của Văn phịng với các bộ phận khác trong tồn cơ quan.
58
Hoàn thiện thêm việc xây dựng chức trách cụ thể gắn liền với từng cán bộ văn phòng để đảm bảo việc hồn thiện tốt mọi cơng việc được giao.
Hồn thiện bộ máy văn phịng ngoài chú trọng về kết quả tổ chức bộ máy thì cịn phải phải đi đơi với việc tiết kiệm tài chính và nguồn lực chung của cơ quan.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ 3.2.1. Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức bộ máy văn phòng
Để tổ chức khoa học bộ máy văn phòng, trách nhiệm đầu tiên và cao nhất là người đứng đầu cơ quan. Do văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, nên những người đứng đầu cần có hoạch định rõ ràng về quy mô, số lượng các đơn vị, bộ phận cần có trong bộ máy văn phịng; tiếp đó là đặt tên và quy định, phân định chức năng của từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau.
Trên cơ sở định hướng của người đứng đầu, người hoặc những người được uỷ quyền (nhà quản trị cấp trung) sẽ nghiên cứu và tham mưu cho người đứng đầu để quyết định số lượng, tên gội, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị/bộ phận/trong bộ máy văn phòng. Trong thực tế, do phụ trách quá nhiều công việc nên người đứng đầu rất cần sự chủ động và ý kiến tham mưu của những nhà quản trị cấp trung trong tất cả các vấn đề về tổ chức bộ máy văn phịng.
Chính vì vậy, đội ngũ nhà quản trị cấp trung tại văn phịng Bộ Nội vụ cần hồn thiện hơn về các kỹ năng nghiệp vụ cũng như nâng cao vai trị của mình