7. Cấu trúc của đề tài
1.7. Vai trị và tính cấp thiết hồn thiện bộ máy văn phòng
1.7.1. Vai trị của việc hồn thiện bộ máy văn phịng
Biến mục tiêu riêng lẻ của mỗi cá nhân riêng lẻ trong tổ chức hoà vào mục tiêu chung để tồn tại và phát triển luôn là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi tổ chức. Để đảm bảo nhu cầu cuộc sống đầy đủ ngày càng cao, thực hiện trên quy mơ lớn thì địi hỏi cần có sự phân cơng, hợp tác của tất cả các cá nhân của tổ chức. Tương tự, trong quá trình tồn tại và phát triển mỗi cơ quan, đơn vị đều cần thực hiện những mục tiêu nhất định. Bởi vậy, cần phải có ít nhất một Thủ trưởng đảm nhận trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo đội ngũ nhân viên trong mỗi hoạt động của bộ phận văn phòng, như thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp trơn tru, chính xác giữa các thành viên trong bộ máy văn phòng, nhằm thực hiện khai thác năng lực sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.
Từ đó ta có thể thấy, trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp nếu khơng có cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng thì khơng có một lực lượng nào có thể tiến hành
27
nhiệm vụ hành chính văn phịng, đồng nghĩa với việc cơ quan đó khơng thể tồn tại và phát triển.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng, đó là hoạt động khơng thể thiếu trong cơ quan, nó quyết định tồn bộ q trình hoạt động của đội ngũ hành chính văn phịng trong tổ chức. Nhưng, nếu tổ chức bộ máy văn phịng khơng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ; các bộ phận chồng chéo, mâu thuẫn khiến tiến độ làm việc chậm, kém hiệu quả. Vậy nên tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo tính hợp lý, với đội ngũ nhân sự đầy đủ phẩm chất, năng lực các bộ phận chức năng được tổ chức phù hợp với chức năng nhiệm vụ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Mặt khác, bộ máy văn phịng là khơng thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị. sự hiện diện của bộ máy văn phịng chính là thể hiện sự tồn tại của bản thân cơ quan đó. Văn phịng tạo nên sự liên kết giữa các phòng ban, bộ phận chức năng trong cơ quan lại với nhau theo thể thống nhất, tạo phương hướng rõ ràng. Đồng thời làm cho hoạt động của tổ chức được duy trì một cách ổn định và hiệu quả, khuyến khích mọi người tham gia và có trách nhiệm với cơng việc văn phịng.
Văn phịng thực hiện nhiều chức năng, nhiệm vụ đảm bảo phục vụ cho quá trình điều hành quản lý của lãnh đạo Để đảm bảo kết quả làm việc hiệu quả mỗi công việc cần phải được phân công lao động, thực hiện chun mơn hố.
1.7.2. Tính cấp thiết của cơng tác hồn thiện bộ máy văn phịng
Là bộ phận giúp việc phục vụ cho tổ chức nên bộ máy văn phịng cần có các yếu tố chun nghiệp, linh hoạt, tinh gọn để đem lại hiệu quả cao nhất trong quá trình làm việc.
Mọi tổ chức đều mong muốn đạt được mục tiêu để ra càng sớm càng tốt. Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong q trình hoạt động thì cần phải có
28
những người lãnh đạo có năng lực, kiến thức và thường xuyên trau dồi kỹ năng chuyên môn và thực tiễn hoạt động. Vì vậy cơng việc của văn phịng là phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, lựa chọn và chuẩn bị phương án hoạt động để với điều kiện tài chính thấp nhưng mang lại hiệu quả cao nhất có thể cho cơ quan.
Bởi vậy, có thể nói cơng tác tổ chức hồn thiện bộ máy văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của tổ chức nói chung và bộ phận văn phịng nói riêng. Có một bộ máy văn phịng ổn định và thích hợp sẽ giúp cho các hoạt động trong cơng tác văn phịng được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả.
Trong mọi các cơ quan, tổ chức thì bộ máy văn phịng là bộ phận duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ hành chính văn phịng với đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cần thiết. Khi phù hợp với thực tiễn, bộ máy văn phòng sẽ phát huy được sức mạnh của mình. Ngược lại, nếu tổ chức bộ máy khơng phù hợp với thực tiễn hoạt động của cơ quan thì nó lại trở thành yếu tố cản trở, làm chậm sự phát triển của tổ chức. Cần phải hồn thiện bộ máy văn phịng để xác định rõ về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, qua đó đáp ứng phù hợp với các điều kiện hoạt động của tổ chức
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi tổ chức đều phải có cho mình một bộ máy văn phịng hồn thiện, chuẩn mực, chuyên nghiệp, bắt kịp xu thế phát triển của xã hội, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động văn phòng.
Tiểu kết
Qua Chương 1, tác giả đã đưa ra các quan niệm, khái niệm về văn phòng; tổ chức bộ máy văn phịng; vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó hiểu được tầm quan trọng và tính cấp
29
thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy của văn phòng trong mỗi cơ quan. Lấy đây là nền tảng, cơ sở lí luận thực tiễn để tác giả tiếp tục thực hiện nghiên cứu, phân tích về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ở Chương 2.
30
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI BỘ NỘI VỤ