7. Cấu trúc của đề tài
3.2. Các giải pháp hồn thiện bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ
3.2.5. Hoàn thiện về cơ sở, vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin
Tổ chức bộ máy văn phòng là hoạt hoạt động hướng tới một bộ máy các bộ phận được liên kết chặt chẽ với nhau, được thiết kế khoa học, hợp lý và làm việc một cách hiệu quả. Và để có thể hoạt động một cách hiệu quả thì khơng thể không kể đến các trang thiết bị văn phịng như máy tính, tài liệu, tủ đựng tài liệu, … sẽ phục vụ hỗ trợ cho các cán bộ văn phòng làm việc mang lại hiệu quả cao nhất.
64
Trang thiết bị văn phòng
Văn phòng Bộ Nội vụ được trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị văn phịng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax, điện thoại cố định, máy huỷ tài liệu, các trang thiết bị mạng …
Tuy nhiên, dù được trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị, nhưng do là biên chế nên một số máy đã bị xuống cấp, giảm hiệu năng làm việc. Điển hình như máy photocopy thường xuyên bị nhoè mực khi photo tài liệu, điện thoại cố định đã cũ có vấn đề về đường truyền, máy huỷ tài liệu thường xuyên bị lỗi khi huỷ nhiều tài liệu trong thời gian dài trong khi văn phòng phát sinh rất nhiều văn bản cần tiêu huỷ gấp trong một ngày làm việc…
Do đó, các trang thiết bị cần được kiểm tra, bảo dưỡng và thay mới kịp thời để đáp ứng được nhu cầu phục vụ cơng việc của văn phịng.
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong văn phịng
Trong hoạt động văn phòng, ứng dụng cơng nghệ thơng tin có vai trị to lớn ảnh hưởng đến hiệu quả cơng việc văn phịng, ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong văn phòng một cách hiệu quả sẽ giúp hồn thành cơng việc nhanh chóng, đảm bảo tính bảo mật của thơng tin, dữ liệu, tốc độ triển khai thông tin nhanh và kịp thời, thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp.
Tại văn phòng Bộ Nội vụ cần phải thực hiện các công việc sau để ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả:
Hoàn thiện mơi trường pháp lý, xây dựng và hồn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử; các đề án, dự án về lưu trữ tài liệu điện tử.
- Xây dựng và triển khai cấp thẻ công chức điện tử đa năng tới cán bộ, công chức làm việc trong các đơn vị đảm bảo đồng bộ, thống nhất.
65
Xây dựng hạ tầng đảm bảo an tồn, an ninh, bảo mật thơng tin: trang bị thêm máy chủ và các thiết bị khác, nâng cấp mạng cục bộ được bảo vệ bởi hệ thống tường lửa cấp cao ngăn chặn xâm phạm dữ liệu từ bên ngồi, hệ thống phát hiện, phịng và chống truy cập trái phép; về hệ thống thư điện tử được trang bị phần mềm quét virus, lọc thư rác: Thiết bị Fortinet FortiMail 400E; duy trì việc mua sắm các phần mềm diệt virus cho hệ thống máy chủ và máy trạm của Bộ; đảm bảo kỹ thuật và công nghệ về hạ tầng công nghệ thông tin khi kết nối hệ thống thông tin của Bộ Nội vụ vào mạng Quốc gia theo mơ hình thống nhất.
Tiểu kết
Qua việc trình bày nghiên cứu về cơ sở lý luận tổ chức bộ máy văn phòng ở chương 1. Và khảo sát thực tế thực trạng tổ chức bộ máy tại Văn phòng Bộ Nội vụ ở chương 2, đưa ra các phân tích về thực trạng cũng như nhận xét đánh giá ưu điểm, nhược điểm và chỉ ra các nguyên nhân. Từ đó tác giả tiến hành thực hiện chương 3 để đề xuất đưa ra các giải pháp hỗ trợ khắc phục nhược điểm trong cơng tác tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ. Trên đây là sản phẩm đề tài nghiên cứu của tác về tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ.
66
KẾT LUẬN
Hoạt động tổ chức bộ máy văn phịng là vấn đề đóng vai trị vơ cùng quan trọng và cấp thiết trong mỗi cơ quan tổ chức, văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, bởi vậy việc hồn thiện tổ chức bộ máy văn phịng sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị tạo nên sức mạnh tổng thể.
Sau khi trải qua khoảng thời gian có cơ hội được khảo sát thực tế, tìm hiểu tại văn phòng Bộ Nội vụ tác giả đã hồn thành nghiên cứu khố luận tốt nghiệp:
“Tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ” với mục đích hy vọng được học
hỏi và nâng cao kiến thức thực tiễn về văn phịng nói chung và tổ chức bộ máy văn phịng nói riêng. Mạnh dạn đánh giá thực trạng và đề xuất đưa ra một số giải pháp góp phần khắc phục hạn chế đang tồn đọng tại văn phịng Bộ Nội vụ. Thơng qua 3 chương của đề tài nghiên cứu tác giả đã thực hiện được các vấn đề sau:
- Phần cơ sở lý luận tác giả đã nghiên cứu các lý luận chung về cơng tác văn phịng cũng như tổ chức bộ máy văn phịng, lấy đó là nền tàng để phục vụ cho nghiên cứu tại chương tiếp theo, làm rõ các khái niệm về văn phòng, tổ chức, tổ chức bộ máy văn phòng… và các nội dung cần thực hiện khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng.
- Phần thực trạng tác giả đã đưa ra được tình hình thực tế về văn phòng và tổ chức văn phịng tại Bộ Nội vụ, các nội dung về tình hình tổ chức bộ máy văn phòng, cơ cấu tổ chức và hoạt động sắp xếp phân bổ nhân sự trong bộ máy văn phịng. Phân tích và chỉ ra được những ưu điểm cũng như nhược điểm trong hoạ động tổ chức bộ máy văn phòng tại đơn vị.
- Căn cứ từ kết quả nghiên cứu của 2 chương trước đó, tác giả có cơ sở đề đề xuất đưa ra các giải pháp phù hợp, hỗ trợ giải quyết khắc phục các nhược điểm còn tồn tại.
67
Dựa trên kết quả đạt được từ bài khoá luận tác giả đã thực hiện kiểm chứng được các giả thiết nghiên cứu được đưa ra ban đầu là đúng với thực trạng của văn phịng Bộ Nội vụ. Cơng tác thực hiện tổ chức bộ máy văn phịng đóng vai trò rất quan trọng đối với cơ quan. Là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan nên việc tổ chức bộ máy văn phòng nâng cao hiệu quả hoạt động là một vấn đề mang tính cấp thiết cần được thực hiện khẩn trương để phù hợp với xu thế hiện tại.
Do khả năng cũng như lượng kiến thức của tác giả còn hạn chế nên phần nội dung bài khoá luận chưa được mở rộng và nghiên cứu chuyên sâu về nhiều vấn đề. Trên đây là toàn bộ tất cả nội dung của báo cáo khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ”. Tác giả rất mong muốn nhận được những góp ý quý báu của quý thầy, cơ để bài báo cáo khố luận có thể trở nên đầy đủ và hoàn thiện hơn.
68
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân.
2. PSS.TS. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội
3. Vũ Đình Quyền (2005), giáo trình Quản trị hành chính văn phịng, NXB Thống kê.
4. Nguyễn Hải Sản, giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê
5. PGS.TS. Phạm Huy Tiến (2013) giáo trình Tổ chức học đại cương, Nxb Hà Nội.
6. Nguyễn Hữu tri (2005), giáo trình Quản trị văn phịng, Nxb Khoa học và Kỹ thuật.
7. Lê Thị Liên, Khố luận “Hồn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Phịng Thương mại và Cơng nghiệp việt nam – VCCI”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Trần Thị Linh, Khố luận tốt nghiệp “Hồn thiện mơ hình Văn phịng khơng giấy” tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Phạm Thị Tâm, Khoá luận tốt nghiệp “Giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
10. Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
69
11. Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ
12. www.moha.gov.vn – Cổng thông tin điện tử Bộ Nội vụ 13. https://vi.wikipedia.org/ - Thư viện bách khoa toàn thư
70
PHỤ LỤC
Phụ lục số 01: Danh sách nhân sự phòng Tổng hợp – Thư ký
STT Họ và tên Chức danh Ghi chú
1 Tạ Đức Hòa Trưởng phịng Đang cơng tác
2 Nguyễn Thị Quỳnh Thu Phó Trưởng phịng Đang cơng tác
3
Vi Tiến Cường Chuyên viên
Thư ký Thứ trưởng Triệu Văn Cường
Đang công tác
4
Diêm Đăng Quỳnh Chuyên viên chính
Thư ký Thứ trưởng Nguyễn Duy Thăng
Đang công tác
5
Cao Đăng Thượng Chuyên viên
Thư ký Thứ trưởng Trương Hải Long
Đang công tác
6
Nguyễn Cơng Tốn Chuyên viên
Thư ký Thứ trưởng Vũ Chiến Thắng
Đang công tác
7 Trịnh Thị Trang Chuyên viên Đang công tác
71
Phụ lục số 02: Danh sách nhân sự phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông
STT Họ và tên Chức danh Ghi chú
1 Đỗ Văn Phong Trưởng phịng Đang cơng tác
2 Nguyễn Duy Chiến Phó Trưởng phịng Đang cơng tác
3 Triệu Tú Anh Chuyên viên Đang công tác
4 Bùi Thị Thu Hiền Chuyên viên Đang công tác
5 Nguyễn Thị Liên Chuyên viên Đang công tác
6 Nguyễn Thị Sự Chuyên viên Đang công tác
7 Nguyễn Thị Mai Hương Chuyên viên Đang công tác
Phụ lục số 03: Danh sách nhân sự phòng Văn thư – Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính
STT Họ và tên Chức danh Ghi chú
1 Phạm Quang Tuyến Trưởng phịng Đang cơng tác
2 Lê Thị Thanh Mai Phó Trưởng phịng Đang cơng tác
3 Nguyễn T. Hồng Vĩnh Phó Trưởng phịng Đang công tác
4 Nguyễn Thành Nam Chuyên viên Đang công tác
5 Tạ Thị Loan Chuyên viên Đang công tác
72
Phụ lục số 04: Danh sách nhân sự phịng Kế tốn – Tài vụ
STT Họ và tên Chức danh Ghi chú
1 Hoàng Trung Thành Trưởng phịng Đang cơng tác
2 Mai Thị Hương Lan Phó Trưởng phịng Đang cơng tác
3 Phạm Thị Phương Lan Thủ quỹ Đang công tác
4 Nguyên Thị Nguyệt Nga Chuyên viên Đang công tác
5 Đinh Tiến Dũng Chuyên viên Đang công tác
Phụ lục số 05: Danh sách nhân sự phịng Hành chính – Quản trị
STT Họ và tên Chức danh Ghi chú
1 Lê Thị Thu Hương Trưởng phịng Đang cơng tác
2 Hồng Thị Ngọc Phó Trưởng phịng Đang cơng tác
3 Nguyễn Thị Thúy Chun viên chính Đang cơng tác
4 Nguyễn Văn Lâm Chuyên viên Đang công tác
5 Đinh Thị Thanh Thủy Nhân viên Đang công tác
6 Phạm Thị Thùy Hương Nhân viên Đang công tác
7 Phan Thị Minh Trang Nhân viên Đang công tác
8 Nguyễn Thị Thu Lễ Tân Đang công tác
9 Nguyễn Thị Kim Châm Nhân viên phục vụ Đang công tác
10 Phạm Thị Tuyết Lan Lễ Tân Đang công tác
11 Đào Thị Tâm Nhân viên phục vụ Đang công tác
12 Nguyễn Thị Xuyến Chuyên viên Đang công tác
13 Bùi Thế Hùng NVKT Đang công tác
14 Trần Thanh Minh NVKT Đang công tác
15 Vũ Văn Hoan NVKT Đang công tác
73
17 Nguyễn Văn Tiến NVKT Đang công tác
18 Bùi Ánh Dương NVKT Đang công tác
19 Ngô Thế Hùng NVKT Đang công tác
20 Trần Ngọc Thanh NVKT Đang công tác
Phụ lục số 06: Danh sách nhân sự phòng Bảo vệ
STT Họ và tên Chức danh Ghi chú
1 Trần Cơng Đơ Trưởng phịng Đang cơng tác
2 Đào Mạnh Hà Phó Trưởng phịng Đang công tác
3 Mai Xuân Trường Nhân viên Đang công tác
4 Nguyễn Danh Chiến Nhân viên Đang công tác
5 Đặng Nhật Linh Nhân viên Đang công tác
6 Nguyễn Văn Trường Nhân viên Đang công tác
7 Hà Mạnh Linh Nhân viên Đang cơng tác
8 Hàn Đình Hiếu Nhân viên Đang công tác
9 Nguyễn Anh Tuấn Nhân viên Đang công tác
10 Đinh Tiến Hưng Nhân viên Đang công tác
12 Lê Văn Đô Nhân viên Đang công tác
13 Nguyễn Cảnh Toàn Nhân viên Đang công tác
14 Hà Công Thắng Nhân viên Đang công tác
15 Đàm Văn Trường Nhân viên Đang công tác
16 Chu Mạnh Hưng Nhân viên Đang công tác
17 Nguyễn Giao Linh Nhân viên Đang công tác
18 Phạm Bình An Nhân viên Đang công tác
19 Phan Trọng Nghĩa Nhân viên Đang công tác
74
Phụ lục số 07: Danh sách nhân sự phòng Đội xe
STT Họ và tên Chức danh Ghi chú
1 Nguyễn Văn Cần Đội trưởng Đang công tác
2 Phạm Như Quỳnh Phó đội trưởng Đang công tác
3 Nguyễn Văn Thức Lái xe Đang công tác
4 Nguyễn Trần Tân Lái xe Đang công tác
5 Nguyễn Chí Tỵ Lái xe Đang cơng tác
6 Nguyễn Văn Vinh Lái xe Đang công tác
7 Vũ Hồng Thanh Lái xe Đang cơng tác
8 Trần Xn Tình Lái xe Đang cơng tác
9 Trần Đình Quý Lái xe Đang công tác
10 Vũ Đình Sản Lái xe Đang cơng tác
11 Trần Mạnh Linh Lái xe Đang công tác
12 Lã Văn Ngọc Lái xe Đang công tác
13 Nguyễn Hồng Minh Lái xe Đang công tác
14 Tô Văn Tân Lái xe Đang công tác