BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG PHẠM VI MỘT PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỤ THỂ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Tổ chức tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Mã phách Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC TÀI LIỆU 4 1 1 Lý luận chung về phông lưu trữ 4 1 1 1 Khái niệm phông lưu trữ 4 1 1 2 Phông lưu trữ cơ quan 4 1 2 Công tác tổ chức tài liệu.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CƠNG TÁC TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG PHẠM VI MỘT PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỤ THỂ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Tổ chức tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Mã phách:……………………………………… Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác lưu trữ hoạt động quan trọng khơng thể thiếu q trình hoạt động quan, tổ chức Để lưu giữ tốt tài liệu phục vụ cho việc đạo, quản lý, điều hành sở khai thác kinh nghiệm quý báu khứ, góp phần thực tốt chức năng, nhiệm vụ đề ra, quan, tổ chức phải có phận lưu trữ, nhu cầu cấp thiết quan tổ chức Công tác lưu trữ bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan tới công tác tổ chức tài liệu nhằm tổ chức khai thác nhu cầu cá nhân Để khai thác tiện lợi, vấn đề cốt lõi cần phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, nhằm bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu hoạt động tổ chức Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam tập đoàn kinh tế lớn Nhà nước Việt Nam Theo công bố năm 2011 VNR 500 (Bảng xếp hạng tốp 500 doanh nghiệp lớn Việt Nam) VNPT đứng thứ 03 tổng số 500 doanh nghiệp lớn nhất, sau Tập đồn Dầu khí Việt Nam Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam VNPT với 90 nghìn cán công nhân viên, hạ tầng công nghệ viễn thông tiên tiến, mạng lưới dịch vụ phủ sóng tồn tỉnh thành nước, VNPT trở thành Tập đoàn kinh tế nhà nước số Việt Nam lĩnh vực bưu chính, viễn thơng, phục vụ 71 triệu thuê bao di động, gần 12 triệu thuê bao điện thoại cố định khoảng hàng chục triệu người sử dụng internet Trong thời gian vừa qua công tác lưu trữ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam có bước tiến đáng kể, thực văn quản lý Nhà nước Tuy nhiên, qua nghiên cứu, khảo sát nhận thấy công tác lưu trữ chưa quản lý cách đồng để phát huy hết hiệu công tác hoạt động quản lý Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế như: tài liệu năm chỉnh lý chưa quy định, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng, tài liệu lưu trữ bị phân tán, khơng lập hồ sơ, khơng có cơng cụ tra cứu theo hồ sơ có lập hồ sơ chưa hồn chỉnh, khơng tiêu chuẩn nghiệp vụ Với tình trạng vậy, tài liệu giao nộp vào lưu trữ khó tra cứu có nhu cầu khai thác, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Do đó, cơng tác tổ chức tài liệu nhiệm vụ quan trọng cần thiết Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Chính vậy, tơi định chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức tài liệu phạm vi phông lưu trữ quan, tổ chức cụ thể” làm đề tài Mục tiêu nghiên cứu Khái quát lý luận công tác tổ chức tài liệu Khảo sát, phân tích đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức tài liệu Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Từ đề xuất giải pháp cho cơng tác tổ chức tài liệu Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu cách có hệ thống lý luận công tác tổ chức tài liệu - Khảo sát, phân tích đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức tài liệu Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam - Đề xuất giải pháp công tác tổ chức tài liệu Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức tài liệu Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp: để thực việc thu thập, tổng hợp phân tích hệ thống sở lý luận thực tiễn công tác tổ chức tai liệu qua trình quan sát, thực việc tổng hợp, phân tích đưa cách nhận định đề tài - Phương pháp so sánh: sử dụng việc so sánh, đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu Kết cấu đề tài Đề tài gồm: Phân mở đầu, phần nội dung kết luận Phần nội dung chia thành chương: Chương 1: Lý luận chung phông lưu trữ quan công tác tổ chức tài liệu Chương 2: Thực trạng tổ chức tài liệu phông lưu trữ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Chương 3: Nhận xét đề xuất số biện pháp nâng cao tổ chức tài liệu phông lưu trữ quan PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC TÀI LIỆU 1.1 Lý luận chung phông lưu trữ 1.1.1 Khái niệm phông lưu trữ Đ2, Luật lưu trữ 2011 Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Phông lưu trữ đơn vị phân loại, thống kê Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam 1.1.2 Phông lưu trữ quan - Khái niệm: Phông lưu trữ quan tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lựa chọn, bảo quản kho lưu trữ - Điều kiện thành lập phông lưu trữ quan: Phông lưu trữ quan thành lập thông thường gồm điều kiện sau: + Cơ quan thành lập văn pháp quy quan cấp có thẩm quyền Đây điều kiện quan trọng khẳng định tính pháp lý quan + Có tổ chức biên chế riêng Cơ quan quyền tuyển dụng cán nhân viên theo tổng số biên chế cấp phân bố + Có tài khoản riêng Cơ quan độc lập giao dịch tốn với quan tài chính, ngân hàng quan khác + Có văn thư dấu quan riêng 1.2 Công tác tổ chức tài liệu - Khái niệm tổ chức (theo Từ điển Tiếng Việt Viện ngôn ngữ học, NXB từ điển bách khoa, năm 2011-tr1228) + Làm cho thành chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc chức chung nhát định + làm cho có trật tự, có nề nếp + Làm cần thiết để tiến hành hoạt động nhằm có hiệu tốt - Khái niệm tài liệu (Luật lưu trữ 2011) vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân - Mục đích, ý nghĩa việc tổ chức tài liệu lưu trữ + Tạo điều kiện để thực chức quản lý nhà nước + Tạo điều kiện để tổ chức khoa học tài liệu + Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ + Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng tài liệu CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHƠNG LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM 2.1 Khái qt Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam 2.1.1 Lịch sử hình thành Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945 đặc biệt sau kháng chiến chống Pháp (1945-1954), ngành bưu điện truyền thông Đảng Nhà nước đặc biệt quan tâm, trở thành nhiệm vụ chiến lược phát triển đất nước Ngày 08/3/1955, Nha Bưu điện – Vô tuyến điện Việt Nam đổi tên thành Tổng cục Bưu điện Việt Nam thuộc Bộ Giao thơng Bưu điện Đến năm 1961, Hội đồng Chính phủ Quyết định số 63/CP tách Tổng cục Bưu điện khỏi Bộ Giao thông Bưu điện thành quan trực thuộc Chính phủ Ngày 07/4/1990, Hội đồng Bộ trưởng Nghị định số 115/HĐBT chuyển Tổng cục Bưu điện thành Tổng Công ty Bưu – Viễn thơng Việt Nam, nằm Bộ Giao thông vận tải Bưu điện Để mở rộng chức hoạt động định hướng đưa ngành bưu điện, viễn thông, thông tin vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, ngày 7/5/1994, Thủ tướng Chính phủ Quyết định sơ 91/TTg chuyển Tổng Cơng ty Bưu – Viễn thơng Việt Nam thành tập đồn kinh doanh Nhà nước Để cụ thể hóa chức tập đồn kinh tế nhà nước, ngày 29/4/1995, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 249/TTg thức thành lập Tổng cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam hoạt động theo mơ hình Tổng Cơng ty 91, trực thuộc Chính phủ Tổng cục Bưu điện với tên giao dịch quốc tế viết tắt VNPT Theo đó, VNPT thức tách khỏi chức quản lý nhà nước trở thành đơn vị sản xuất, kinh doanh, quản lý khai thác cung cấp dịch vụ bưu chính, viễn thơng Trải qua 60 năm xây dựng, phát triển gắn bó thị trường viễn thông Việt Nam, VNPT vừa nhà cung cấp dịch vụ đặt móng cho phát triển ngành Bưu chính, Viễn thơng Việt Nam, vừa quan có vai trị chủ chốt việc đưa bưu – viễn thơng Việt Nam vào hội nhập quốc tế Sau 01 năm triển khai Đề án phát triển thành tập đồn kinh tế theo mơ hình mới, tháng 01/2006, VNPT thức trở thành Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam thay cho mơ hình Tổng cơng ty cũ theo Quyết định số 06/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ, với chiến lược phát triển theo mơ hình tập đồn kinh tế chủ lực Việt Nam, kinh doanh đa ngành nghề, đa lĩnh vực, đa sở hữu, Bưu – Viễn thơng – Cơng nghệ thơng tin nịng cốt Ngày 24/6/2010, Cơng ty mẹ - Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam chuyển đổi hoạt động sang mơ hình Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Nhà nước làm chủ sở hữu theo Quyết định số 955/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Theo đó, VNPT trở thành tập đoàn kinh tế Nhà nước làm chủ sở hữu với vốn điều lệ 72 237 000 000 đồng (Bảy mươi hai nghìn, hai trăm ba mươi bảy tỷ đồng) hoạt động hai lĩnh vực dịch vụ sản phẩm viễn thơng, cơng nghệ thông tin; dịch vụ sản phẩm truyển thông Với đóng góp thành tựu đạt công xây dựng chủ nghĩa Xã hội bảo vệ Tổ quốc, VNPT vinh dự Chủ tịch nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ 1999-2009 vào ngày 22/12/2009 VNPT Tập đồn Bưu – Viễn thơng hàng đầu Việt Nam 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam Căn theo Quyết định số 955/QĐ-TTg ngày 24/6/2010 Thủ tướng Chính phủ chuyển Cơng ty mẹ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam thành Công ty TNHH thành viên nhà nước làm chủ sở hữu Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, ban hành kèm theo Quyết định số 180/QĐ-TTg ngày 28/01/2011 Thủ tướng Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tập đồn Bưu Viễn thơng quy định sau: Vị trí chức VNPT Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam (tên giao dịch tiếng anh Vietnam posts and telecommunications group, viết tắt VNPT) công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Nhà nước làm chủ sở hữu với 100% vốn điều lệ VNPT tập đồn kinh tế có trình độ cơng nghệ, quản lý đại chun mơn hóa cao; kinh doanh đa ngành, viễn thông công nghệ thông tin ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có tham gia nhiều thành phần kinh tế; làm nịng cốt để ngành bưu chính, viễn thơng Việt Nam phát triển nhanh bền vững, cạnh tranh hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam có tư cách pháp nhân, dấu riêng, biểu tượng, tài khoản tiền đồng Việt Nam tài khoản ngoại tệ mở Kho bạc Nhà nước, ngân hàng nước nước theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn VNPT Nhiệm vụ: 10 CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN 3.1 Ưu điểm Việc tổ chức tài liệu đạt số kết sau: việc thực nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu bước đầu quan tâm thực Một số phông xây dựng phương án phân loại, tài liệu phân loại thành nhóm bản, nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ tương đương với hồ sơ/đơn vị bảo quản Việc xác định giá trị tài liệu quan tâm hơn, người làm lưu trữ bước đầu kết hợp vận dụng Bảng thời hạn bảo quản liên quan để xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu Công cụ tra cứu Mục lục hồ sơ xây dựng để phục vụ công tác thống kê, quản lý tra tìm tài liệu 3.2 Hạn chế Việc tổ chức tài liệu hạn chế số nguyên nhân sau: Một là, cịn có cơng chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng việc tổ chức tài liệu Hai là, đội ngũ người làm lưu trữ nói cịn hạn chế số lượng trình độ chun mơn Ba là, sở vật chất, trang thiết bị thiếu thốn, chưa đáp ứng yêu cầu việc tổ chức tài liệu 3.3 Đề xuất số giải pháp Về phân loại tài liệu: Thứ nhất, cần phải xác định xác giới hạn phông, tức xác định thời gian bắt đầu - kết thúc giới hạn thành phần tài liệu phông Sở Nội vụ ban hành Công văn số 1107/SNV-CCHC&QLVTLT ngày 16/7/2019 Sở Nội vụ việc hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển 25 đổi hình thức sở hữu phá sản Công văn số 1577/SNVCCHC&QLVTLT ngày 27/9/2019 việc hướng dẫn phân phông, xác định giới hạn phạm vi phông lưu trữ quan Đây sở quan trọng giúp cho việc phân phông xác khoa học Thứ hai, việc phân loại tài liệu phông: Cần xây dựng Lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông Nội dung văn cung cấp thơng tin góp phần cho việc lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu Khi xây dựng Lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông, người biên soạn cần cố gắng thu thập đầy đủ văn liên quan đến thành lập, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, văn thể thay đổi tổ chức máy đơn vị khảo sát thực trạng để đưa thông tin cụ thể khối lượng, thời gian, thành phần, nội dung tài liệu Đặc biệt, loại tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu chuyên ngành, cần lựa chọn phương án phân loại phù hợp để đảm bảo cho việc phân loại thực nguyên tắc đặt Mỗi phương án phân loại lựa chọn, vào đặc điểm tài liệu ngành hoạt động, áp dụng thống xuyên suốt trình phân loại tài liệu phông lưu trữ 26 KẾT LUẬN Công tác lưu trữ hoạt động quan trọng thiếu trình hoạt động quan, tổ chức Để lưu giữ tốt tài liệu phục vụ cho việc đạo, quản lý, điều hành sở khai thác kinh nghiệm quý báu khứ, góp phần thực tốt chức năng, nhiệm vụ đề ra, quan, tổ chức phải có phận lưu trữ, nhu cầu cấp thiết quan tổ chức Công tác lưu trữ bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan tới công tác tổ chức khoa học tài liệu nhằm tổ chức khai thác nhu cầu cá nhân Để khai thác tiện lợi, vấn đề cốt lõi cần phải tổ chức tài liệu lưu trữ, nhằm bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu hoạt động tổ chức 27 PHỤ LỤC Bản Lịch Sử Đơn Vị Hình Thành Phơng Và Lịch Sử Phơng Lịch sử đơn vị hình thành phơng Thực định sô 115/HĐBT Hội đồng trưởng ban hành ngày 07/4/1990 chuyển Tổng cục Bưu điện thành Tổng Cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam nhằm cơng ty hóa ngành bưu điện, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Ngày 24/5/1993, Nghị định sô 28/CP Thủ tướng Chính phủ quy định tổ chức máy Tổng cục bưu điện, Tổng công ty Bưu Viễn thơng Việt Nam đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng cục bưu điện, đảm nhiệm chức chủ yếu sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ bưu chính, viễn thơng Theo tinh thần Quyết định sô 91/TTg ngày 07/3/1994 Thủ tướng Chính phủ việc thí điểm thành lập tập đoàn kinh daonh sở tổ chức xếp lại đơn vị dịch vụ, sản xuất, nghiệp bưu viễn thơng thuộc Tổng cục Bưu điện, ngày 29/4/1995, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định sơ 249/TTg thành lập Tổng cơng ty Bưu Viễn thông Việt Nam Theo Quyết định này, Tổng công ty Bưu Viễn thơng Việt Nam cơng ty nhà nước hoạt động kinh doanh, có tư cách phát nhân, có quyền nghĩa vụ theo luật định, tự chịu trách nhiệm toàn hoạt động, kinh doanh phạm vi số vốn Tổng công ty quản lý; có dấu, tài sản mở tài khoản ngân hàng… Tháng 8/2005, thực Nghị định sơ 153/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 Chính phủ tổ chức, quản lý Tổng công ty nhà nước chuyển đổi Tổng công ty nhà nước, công ty nhà nước độc lập theo mơ hình cơng ty mẹ - cơng ty con, ngày 23/3/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định sô 58/QĐ-TTg việc phê duyệt Đề án thí điểm Tập đồn Bưu 28 Viễn thơng Việt Nam Theo định này, VNPT hình thành sở tổ chức lại Tổng công ty Bưu Viễn thơng Việt Nam Nhưng phải đến năm 2006, VNPT thành lập thức vào hoạt động theo Quyết định sô 06/2006/QĐ-TTg ngày 09/01/2006 Thủ tướng Chính phủ việc thành lập cơng ty mẹ - Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Ngày 24/6/2010, Công ty mẹ VNPT chuyển đổi hoạt động sang mơ hình Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Nhà nước làm chủ sở hữu theo Quyết định sơ 955/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Căn theo Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, ban hành kèm theo Quyết định sô 180/QĐ-TTg ngày 28/01/2011 Thủ tướng Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tập đoàn Bưu Viễn thơng quy định sau: Chức năng: Với tư cách Tập đoàn kinh tế, chức quan trọng nhât VNPT sản xuất ổn định kinh doanh có lãi Bên cạnh đó, VNPT cịn có chức nghiên cứu khoa học, cơng nghệ bưu viễn thơng cơng nghệ thơng tin, thực đào tạo công nhân kỹ thuật… Nhiệm vụ: Một là, tối đa hóa hiệu hoạt động VNPT, thực nhiệm vụ kinh doanh phục vụ bưu viễn thơng theo quy hoạch, kế hoạch sách phát triển Nhà nước Bao gồm hoạt động đầu tư tái sản xuất kinh doanh đầu tư vào doanh nghiệp khác ngành, nghề, lĩnh vực như: dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyển thông, kiểm soát tư vấn, thiết kế lắp đặt, bảo dưỡng cơng trình viễn thơng … nhằm phát triển VNPT thành Tập đồn có trình độ quản lý lực sản xuất cao; Hai là, nhận sử dụng có hiệu quả, bảo tồn phát triển vốn Nhà nước giao, bao gồm phần đầu tư vào doanh nghiệp khác; nhận sử dụng 29 có hiệu tài nguyên đất đai nguồn lực khác để thực nhiệm vụ kinh doanh nhiệm vụ khác nhà nước giao; Ba là, tổ chức quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức Tập đồn Quyền hạn: VNPT có quyền hạn sau: Một là, quyền quản lý sử dụng vốn, tài sản để kinh doanh, quyền định đoạt nguồn lực khác Nhà nước quy định theo pháp luật; Hai là, quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh, kế hoạch phối hợp kinh doanh, tổ chức máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh có hiệu nhs: kinh doanh ngành, nghề đăng ký, tìm kiếm mở rộng thị trường, đặt chi nhánh nước nước, định giá mua, bán vật tư; xây dựng định mức tiền lương… Ba là, quyền tài VNPT Bao gồm quyền huy động vốn kinh doanh, chủ động sử dụng quản lý nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh mình; thành lập, sử dụng, quản lý quỹ VNPT theo quy định pháp luật; định trích khấu hao tài sản cố định theo nguyên tắc; hưởng chế độ trợ cấp, trợ giá chế độ ưu đãi khác nhà nước thực nhiệm vụ hoạt động cơng ích, quốc phòng…; hưởng chế độ ưu đãi đầu tư, tái đầu tư theo quy định pháp luật… Bốn là, quyền tham gia hoạt động cơng ích Tập đoàn sản xuất cung ứng sản phẩm dịch vụ cơng ích theo quy định pháp luật, Nhà nước tốn theo giá phí quan Nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận; hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi để sản xuất cung ứng dịch vụ; xem xét đầu tư bổ sung tương ứng với nhiệm vụ giao… 30 Năm là, quyền chi phối đơn vị thành viên VNPT chi phối đơn vị thành viên thông qua vốn, nghiệp vụ, dịch vụ, công nghệ thị trường thương hiệu theo Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đoàn Điều lệ tổ chức hoạt động đơn vị thành viên Cơ cấu tổ chức: Cơ quan quản lý, điều hành bao gồm: - Hội đồng thành viên, Ban Kiểm soát nội bộ; - Tổng giám đốc; - Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng; - Bộ máy giúp việc Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên quan đại diện theo ủy quyền chủ sở hữu nhà nước VNPT VNPost; thực quyền, nghĩa vụ chủ sở hữu VNPT cơng ty VNPT đầu tư tồn vốn điều lệ chủ sở hữu phần vốn góp VNPT doanh nghiệp khác Hội đồng thành viên có quyền nhân danh VNPT để định vấn đề liên quan đến việc xác định thực mục tiêu, nhiệm vụ quyền lợi VNPT, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm Thủ tướng Chính phủ phân cấp cho quan, tổ chức khác đại diện chủ sở hữu thực Hội đồng thành viên VNPT có từ 05 đến 09 thành viên Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm thay thế, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Nhiệm kỳ thành viên Hội đồng thành viên không 05 năm Thành viên Hội đồng thành viên bổ nhiệm lại Ban kiểm soát nội bộ: Ban kiểm soát nội Hội đồng thành viên định thành lập; có nhiệm vụ giúp Hội đồng thành viên việc kiểm tra, giám sát hoạt 31 động điều hành Tổng giám đốc người đại diện phần vốn góp VNPT doanh nghiệp khác Tổng giám đốc: Tổng giám đốc người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày VNPT, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệ VNPT nghị quyết, định Hội đồng thành viên; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên trước pháp luật việc thực quyền nhiệm vụ giao.Tổng giám đốc Hội đồng thành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng; cách chức, khen thưởng, kỷ luật sau Thủ tướng Chính phủ chấp thuận văn Tổng giám đốc bổ nhiệm với nhiệm kỳ không 05 năm Tổng giám đốc bổ nhiệm lại khơng kiêm nhiệm chức vụ Chủ tịch HĐTV VNPT Phó Tổng giám đốc Kế tốn trưởng: Các Phó Tổng giám đốc Kế toán trưởng Hội đồng thành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc viên chức lãnh đạo giúp Tổng giám đốc điều hành VNPT; thực nhiệm vụ quyền hạn Tổng giám đốc giao phù hợp với Điều lệ Tập đoàn; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ quyền hạn giao Kế tốn trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực cơng tác kế tốn – thống kê VNPT; giúp Tổng giám đốc giám sát tài VNPT theo pháp luật tài chính, kế tốn; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Hội đồng thành viên trước pháp luật thực nhiệm vụ, quyền hạn phân cơng ủy quyền Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng bổ nhiệm với thời hạn tối đa 05 năm bổ nhiệm lại 32 Bộ máy giúp việc: Bộ máy giúp việc VNPT gồm Văn phòng Ban chuyên môn, nghiệp vụ (sau gọi chung Ban tham mưu) có chức tham mưu, kiểm tra, giúp việc Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành VNPT thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chủ sở hữu, cổ đơng, thành viên góp vốn bên liên doanh doanh nghiệp khác Bộ máy giúp việc VNPT gồm có 03 Văn phịng Ban chức năng: - Văn phòng VNPT Hà Nội; - Văn phòng đại diện VNPT TP HCM; - Văn phòng đại diện VNPT Hoa Kỳ; - Ban Viễn thông; - Ban Kinh doanh; - Ban Đầu tư phát triển; - Ban Kế hoạch; - Ban Hợp tác quốc tế; - Ban Kế toán – Thống kê – Tài chính; - Ban Tổ chức cán - lao động; - Ban Khoa học công nghệ - công nghiệp; - Ban Đào tạo phát triển nguồn nhân lực; - Ban Thi đua – Truyền thống; - Ban Thanh tra – Quân - Bảo vệ; - Ban Quản lý dự án cơng trình Viễn thông; - Ban Quản lý dự án Trung tâm giao dịch điều hành viễn thông Quốc gia - Ban Quản lý dự án Cáp quan biển; - Ban Quản lý dự án Bệnh viện bưu điện III; 33 - Ban Quản lý dự án cơng trình kiến trúc; - Ban Quản lý dự án Trung tâm tính cước chăm sóc khách hàng; - Ban Đầu tư quản lý vốn doanh nghiệp; - Ban Phát triển Dịch vụ CNTT & GTGT Các đơn vị trực thuộc: - 60 Viễn thông tỉnh, thành phố; - Bưu điện Trung ương - Công ty Viễn thông liên tỉnh (VTN) - Công ty Viễn thông quốc tế (VTI) - Trung tâm Thông tin Quan hệ công chúng - Cơng ty Điện tốn Truyền số liệu (VDC) - Công ty Phần mềm Truyền thông VASC - Công ty Dịch vụ viễn thông (Vinaphone) Các đơn vị thành viên: Các đơn vị thành viên VNPT bao gồm Tổng cơng ty Bưu Việt Nam cơng ty con, công ty liên kết, công ty tự nguyện liên kết đơn vị nghiệp Cụ thể gồm: - Tổng cơng ty Bưu Việt Nam; - Các cơng ty Tập đồn nắm giữ 100% vốn điều lệ: Cơng ty Tài TNHH thành viên Bưu điện (PTF), Công ty TNHH thành viên Thông tin di động (VMS), Công ty TNHH thành viên Cáp quang (FOCAL); - Các cơng ty Tập đồn nắm giữ 50% vốn điều lệ; - Các công ty Tập đoàn nắm giữ 50% vốn điều lệ; - Các đơn vị nghiệp Quy chế làm việc chế độ công tác văn thư – lưu trữ: 34 Từ thành lập nay, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam (trước Tổng cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam) khơng có nhiều thay đổi VNPT cơng ty Nhà nước, Nhà nước định đầu tư thành lập, hoạt động theo quy định pháp luật công ty nhà nước theo Điều lệ tổ chức hoạt động VNPT ban hành kèm theo định sơ 180/QĐ-TTg ngày 28/01/2011 Thủ tướng Chính phủ Lĩnh vực hoạt động VNPT bưu viễn thơng mà chủ yếu đầu tư, xây dựng tốn, hạch tốn tập trung cơng trình kiến trúc (nhà trạm bưu điện), cột ăngten tự đứng, mạng ngoại vi, mạng viba, công bể cáp, cáp treo, cáp ngầm… VNPT đơn vị thành viên định đầu tư Cùng với phát triển Tập đoàn, ban lãnh đạo VNPT ngày nhận thức đắn đầy đủ vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ công tác văn thư, lưu trữ Ngay từ thành lập, phận chuyên trách công tác tổ chức Đến nay, VNPT tổ chức phòng Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Văn phịng Tập đồn phận chuyên trách thực chức tham mưu, triển khai công tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị thành viên Tập đoàn Bên cạnh đó, phịng, ban chức thuộc cấu Tập đồn, tùy thuộc vào tình hình khối lượng cơng việc bố trí cán làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm để thực chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ Mọi văn phòng, ban, đơn vị soạn thảo, đặc biệt tài liệu kế toán lấy từ sổ, đăng ký, lấy dấu làm thủ tục phát hành Văn phịng Tổng giám đốc thống quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ tài liệu Tập đoàn Bưu Viễn thơng Việt Nam Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo cơng tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 35 đơn vị Cơng tác văn thư, lưu trữ Tập đồn hoạt động theo quy định Nhà nước Quy chế tổ chức hoạt động văn thư, lưu trữ VNPT ban hành kèm theo Quyết định số 267/QĐ-VP-HĐQT ngày 29/6/2005 Hội đồng quản trị (mới Quy chế tổ chức hoạt động văn thư, lưu trữ VNPT ban hành kèm theo Quyết định số 201/QĐ-VNPT-HĐTV-VP ngày 25/11/2011 Hội đồng thành viên) Như vậy, trải qua 10 năm nỗ lực phấn đấu liên tục (1995-2011), Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam trở thành doanh nghiệp lớn mạnh đầu lĩnh vực Bưu – Viễn thơng Việt Nam, đủ sức cạnh tranh với thị trường lớn nước giới, tiếp tục cờ đầu ngành bưu viễn thơng Việt Nam, đưa thương hiệu Bưu Viễn thơng nước ta vươn xa hội nhập quốc tế mạnh mẽ Lịch sử phông Tài liệu lưu trữ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam bảo quản tầng 22, kho lưu trữ Tập đồn thuộc tịa nhà trụ sở VNPT sơ 57 Huỳnh Thúc Kháng – Đống Đa – Hà Nội Trước đây, tài liệu lưu trữ Tập đoàn bảo quản kho lưu trữ số 18 Nguyễn Du Trong q trình trụ sở Tập đồn xây dựng, tài liệu tạm thời bảo quản kho lưu trữ Tập đoàn thuê Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III Tháng 8/2009, quan Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam chuyển làm việc trụ sở tòa nhà VNPT, số 57 Huỳnh Thúc Kháng – Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Sau năm ổn định cơng việc, tháng 12/2010, tồn tài liệu lưu trữ Tập đoàn chuyển kho lưu trữ sô 57 Huỳnh Thúc Kháng để lưu trữ bảo quản Qua nhiều lần thay đổi địa điểm bảo quản tài liệu nhìn chung tài liệu Tập đồn thu thập đẩy đủ, khơng xảy tình trạng mát hay 36 hư hỏng nhiều Tài liệu kho lập hồ sơ, tùy theo đặc điểm loại tài liệu mà tiến hành khâu nghiệp vụ lưu trữ phù hợp Qua số liệu thơng kê, nay, tồn Tập đồn có 20 000 mét giá tài liệu, có 15 000 mét giá tài liệu chỉnh lý theo tiêu chuẩn lưu trữ hành Tại quan Tập đoàn lưu trữ khoảng 6000 mét giá tài liệu tính từ năm 2007 đến năm 2009, thu thập bổ sung 2500 mét giá tài liệu Trong năm 2009, 2010, quan tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị 1200 mét giá tài liệu tiến hành giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III với 595 mét giá tài liệu Tài liệu phông gồm loại tài liệu hành tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chiếm khoảng 5000 mét giá tài liệu, tài liệu khoa học kỹ thuật khoảng 500 mét giá tài liệu, lại khối tài liệu chuyên ngành Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu sau: Khối tài liệu hành gồm: Cơng văn lưu Hội đồng quản trị, Văn phòng, Ban Thi đua truyền thống Ban Tổ chức cán Nội dung chủ yếu khối tài liệu phản ánh chủ trương đường lối lãnh đạo, đạo chung Đảng, quan nhà nước cấp trên, lãnh dạo Tập đoàn mặt hoạt động quan (thi đua, khen thưởng, tổ chức cán bộ, tiền lương….); tài liệu đạo chung phát động phong trào thi đua cho phịng, ban, phận cá nhân có thành tích; tài liệu liên quan đến thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên, cổ phẩn hóa; tài liệu nâng ngạch, bậc lương, bảo hộ an toàn lao động; thống kê tình hình chất lượng, số lượng cán bộ; tài liệu liên quan đến triển khai thực kế hoạch quản lý nghiệp vụ Tập đoàn… Khối tài liệu khoa học kỹ thuật gồm tài liệu Ban: Ban Đầu tư phát triển, Ban Kế toán – Thống kê – Tài chính, Ban Kế hoạch, Ban Khoa học 37 công nghệ Tài liệu chủ yếu dự án đầu tư, vẽ thiết kế kỹ thuật thi cơng tổng dự tốn, tài liệu thăm dò, khảo sát địa chất, hồ sơ thầu… cơng trình xây dựng Ngồi ra, cịn có tài liệu đề tài nghiên cứu khoa học liên quan đến sản xuất kinh doanh dịch vụ lĩnh vực bưu viễn thơng, tài liệu kiểm toán… Hiện nay, mức độ xử lý khâu nghiệp vụ với khối lượng tài liệu tồn phơng cán tiến hành tương đối nề nếp, ưu điểm lớn Tuy nhiên, phông lưu trữ quan có hạn chế tài liệu ban giao nộp vào kho chưa đầy đủ, khơng phản ánh tồn diện chức năng, nhiệm vụ Tập đoàn Trong tổng số đơn vị nguồn nộp lưu vào lưu trữ quan gồm tài liệu 03 Văn phòng Ban chức năng, tài liệu HĐQT Trong đó, có số đơn vị tiến hành giao nộp thường xuyên Ban Kế tốn – Thống kê – Tài chính, Ban Kế hoạch, Ban Đầu tư phát triển… Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử nghĩa vụ Nhà nước quy định quan quan tâm Tuy nhiên, Tập đoàn thành lập chưa lâu nên số tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch cử không nhiều Thực theo Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, xác định phông thành phàn hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, Tập đoàn đơn vị Tập đoàn nộp đầy đủ theo quy định Cụ thể: Năm 2004 đến nay, quan Tập đồn hồn thành cơng tác chỉnh lý tốn hồ sơ tài liệu thuộc Cơng trình Thông tin Cáp sợi quang Hà Nội – TP Hồ Chí Minh, nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Năm 2007, Tập đồn chình lý nâng cấp khoa học lên 2400 mét gia, xác định 25000 hồ sơ (trên 550 mét giá) có giá trị lưu trữ lịch sử giao nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Từ năm 2007 đến này, Tập đồn hồn chỉnh cơng tác chỉnh lý nâng cấp khoa học 1400 mét gia, xác định vào giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khoảng 600 mét giá tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử 38 Như vậy, từ thành lập đến hoạt động VNPT hình thành khối lượng tài liệu lưu trữ lớn di chuyển qua nhiều địa điểm khác điều kiện kho tàng chưa hoàn thiện Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ Tập đoàn thu tương đối đẩy đủ bảo quản an toàn kho lưu trữ Tập đoàn với đội ngũ cán lưu trữ có trình độ, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ Tài liệu bảo quản tập trung trụ sở quan đảm bảo tối đa sở vật chất bảo mật thông tin tài liệu Nhờ đó, VNPT vững vàng phát triển trở thành Tập đoàn kinh tế đầu nước 39 ... liệu Tài liệu phông gồm loại tài liệu hành tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chiếm khoảng 5000 mét giá tài liệu, tài liệu khoa học kỹ thuật khoảng 500 mét giá tài liệu, lại khối tài liệu. .. mét giá tài liệu Trong năm 2009, 2010, quan tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị 1200 mét giá tài liệu tiến hành giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III với 595 mét giá tài liệu Tài. .. CHỨC TÀI LIỆU 1.1 Lý luận chung phông lưu trữ 1.1.1 Khái niệm phông lưu trữ Đ2, Luật lưu trữ 2011 Phông lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Phông lưu trữ