BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG PHẠM VI MỘT PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỤ THỂ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Tổ chức tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Mã phách Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC TÀI LIỆU 4 1 1 Lý luận chung về phông lưu trữ 4 1 1 1 Khái niệm phông lưu trữ 4 1 1 2 Phông lưu trữ cơ quan 4 1 2 Công tác tổ chức tài liệu.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƯU TRỮ CƠ
Lý luận chung về phông lưu trữ
1.1.1 Khái niệm phông lưu trữ Đ2, Luật lưu trữ 2011
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
Phông lưu trữ là đơn vị phân loại, thống kê của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
1.1.2 Phông lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ cơ quan là tập hợp các tài liệu lưu trữ được tạo ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức hoặc cơ quan Những tài liệu này được lựa chọn và bảo quản cẩn thận trong kho lưu trữ để đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị sử dụng của chúng.
- Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan:
Phông lưu trữ của cơ quan thành lập thông thường phải đáp ứng 4 điều kiện, trong đó điều kiện quan trọng nhất là cơ quan phải được thành lập bằng văn bản pháp quy từ cơ quan cấp trên có thẩm quyền, điều này khẳng định tính pháp lý của cơ quan.
+ Có tổ chức biên chế riêng Cơ quan được quyền tuyển dụng cán bộ nhân viên theo tổng số biên chế được cấp trên phân bố
+ Có tài khoản riêng Cơ quan có thể độc lập giao dịch và thanh toán với cơ quan tài chính, ngân hàng và các cơ quan khác
+ Có văn thư và con dấu cơ quan riêng
Công tác tổ chức tài liệu
- Khái niệm tổ chức (theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học, NXB từ điển bách khoa, năm 2011-tr1228)
.+ Làm cho thành 1 chỉnh thể, có 1 cấu tạo, 1 cấu trúc và những chức năng chung nhát định
.+ làm cho có trật tự, có nề nếp
.+ Làm những gì cần thiết để tiến hành 1 hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất
.- Khái niệm tài liệu (Luật lưu trữ 2011) là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
.- Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức tài liệu lưu trữ
.+ Tạo điều kiện để thực hiện chức năng quản lý nhà nước
.+ Tạo điều kiện để tổ chức khoa học tài liệu
.+ Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ
.+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng tài liệu.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
Khái quát về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945 và cuộc kháng chiến chống Pháp (1945-1954), ngành bưu điện truyền thông được Đảng và Nhà nước chú trọng, trở thành nhiệm vụ chiến lược phát triển đất nước Ngày 08/3/1955, Nha Bưu điện – Vô tuyến điện Việt Nam được đổi tên thành Tổng cục Bưu điện Việt Nam thuộc Bộ Giao thông Bưu điện Đến năm 1961, Tổng cục Bưu điện được tách ra khỏi Bộ Giao thông và Bưu điện, trở thành cơ quan trực thuộc Chính phủ theo Quyết định số 63/CP của Hội đồng Chính phủ.
Ngày 07/4/1990, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 115/HĐBT chuyển Tổng cục Bưu điện thành Tổng Công ty Bưu chính – Viễn thông Việt Nam, thuộc Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện Để mở rộng chức năng và định hướng phát triển ngành bưu điện, viễn thông, ngày 7/5/1994, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 91/TTg, chuyển Tổng Công ty thành tập đoàn kinh doanh của Nhà nước Ngày 29/4/1995, Thủ tướng ký Quyết định số 249/TTg, chính thức thành lập Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) theo mô hình Tổng Công ty 91, trực thuộc Chính phủ và Tổng cục Bưu điện, tách khỏi chức năng quản lý nhà nước để hoạt động sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ bưu chính, viễn thông.
VNPT đã có hơn 60 năm hoạt động và phát triển trên thị trường viễn thông Việt Nam, đóng vai trò tiên phong trong ngành Bưu chính, Viễn thông Tổ chức này không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ đầu tiên mà còn giữ vai trò quan trọng trong việc đưa ngành bưu chính – viễn thông Việt Nam hội nhập quốc tế Sau hơn một năm triển khai Đề án phát triển thành tập đoàn kinh tế theo mô hình mới, VNPT chính thức trở thành Tập đoàn vào tháng 01/2006.
Bưu chính Viễn thông Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 06/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, thay thế cho mô hình Tổng công ty cũ Chiến lược phát triển của đơn vị này hướng tới việc trở thành tập đoàn kinh tế chủ lực tại Việt Nam, hoạt động đa ngành nghề và đa lĩnh vực, với Bưu chính, Viễn thông và Công nghệ thông tin là những lĩnh vực cốt lõi.
Vào ngày 24/6/2010, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) đã chuyển đổi sang mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo Quyết định số 955/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ VNPT trở thành một tập đoàn kinh tế với vốn điều lệ 72.237.000.000 đồng, hoạt động chủ yếu trong hai lĩnh vực: dịch vụ và sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin; cùng với dịch vụ và sản phẩm truyền thông.
VNPT, với những đóng góp và thành tựu nổi bật trong việc xây dựng chủ nghĩa Xã hội và bảo vệ Tổ quốc, đã được Chủ tịch nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động giai đoạn 1999-2009 vào ngày 22/12/2009 Hiện nay, VNPT là Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông hàng đầu tại Việt Nam.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
Theo Quyết định số 955/QĐ-TTg ngày 24/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ, Công ty mẹ Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã được chuyển thành Công ty TNHH một thành viên do nhà nước làm chủ sở hữu Điều này được quy định rõ trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn, ban hành kèm theo Quyết định số 180/QĐ-TTg ngày 28/01/2011 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam cũng được xác định theo các quy định này.
Vị trí và chức năng của VNPT
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước sở hữu 100% vốn VNPT hoạt động với công nghệ và quản lý hiện đại, chuyên môn hóa cao, chủ yếu trong lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin Tập đoàn này kết hợp chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu và đào tạo, đồng thời thu hút sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, nhằm thúc đẩy sự phát triển nhanh, bền vững của ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam, cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế.
Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam là một tổ chức có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và biểu tượng riêng Tập đoàn này có tài khoản tiền đồng Việt Nam cũng như tài khoản ngoại tệ, được mở tại Kho bạc Nhà nước và các ngân hàng trong nước và quốc tế, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn của VNPT
Căn cứ vào Điều lệ của Tập đoàn, VNPT có những nhiệm vụ cụ thể sau:
VNPT thực hiện các hoạt động kinh doanh theo quy hoạch, kế hoạch và chính sách của Nhà nước, bao gồm đầu tư, sản xuất và kinh doanh trực tiếp, cũng như đầu tư vào các doanh nghiệp khác trong các ngành nghề và lĩnh vực chủ yếu.
+ Dịch vụ và sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin;
+ Dịch vụ và sản phẩm truyền thông;
+ Khảo sát, tư vấn, thiết kế, xây dựng, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông;
+ Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông;
+ Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng;
+ Dịch vụ quảng cáo, tổ chức sự kiện;
+ Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;
+ Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật.
VNPT tập trung tối đa hóa hiệu quả hoạt động bằng cách thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh và phục vụ trong lĩnh vực Bưu chính – Viễn thông theo quy định và kế hoạch phát triển của Nhà nước Điều này bao gồm xây dựng kế hoạch phát triển và đầu tư, phát triển mạng lưới bưu chính viễn thông công cộng, kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông, và đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước VNPT cũng cam kết hỗ trợ quốc phòng, an ninh, và ngoại giao, đồng thời sản xuất và xây dựng các công trình bưu chính viễn thông, xuất nhập và cung ứng thiết bị liên quan Hơn nữa, VNPT sẽ liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước theo đúng luật pháp và Điều lệ của Tập đoàn.
Nhận và sử dụng hiệu quả vốn Nhà nước giao, bao gồm cả vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác, là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần bảo toàn và phát triển nguồn vốn này Ngoài ra, việc sử dụng hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước giao cũng đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các nhiệm vụ được giao.
Tập đoàn kinh tế sẽ phát triển với công nghệ tiên tiến, quản lý hiện đại và chuyên môn hóa cao, tập trung vào lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin Sự kết hợp chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh và khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo là yếu tố then chốt, với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế Mục tiêu là trở thành nòng cốt cho sự phát triển nhanh, bền vững của ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế.
Tổ chức quản lý nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên trong Tập đoàn.
VNPT có quyền sử dụng, quản lý và định đoạt vốn và tài sản do Nhà nước giao, bao gồm việc điều chuyển tài sản cố định giữa các đơn vị VNPT chủ động tổ chức sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực được cấp phép, mở rộng thị trường và quyết định giá cả sản phẩm, dịch vụ Về tài chính, VNPT có quyền huy động vốn qua phát hành trái phiếu, vay vốn và quyết định khấu hao tài sản theo quy định VNPT tham gia các hoạt động công ích thông qua sản xuất, cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật VNPT chi phối các doanh nghiệp thành viên qua vốn và công nghệ, đồng thời quyết định chế độ lương và thưởng cho người lao động theo quy định của Nhà nước.
Bên cạnh những nhiệm vụ và quyền hạn được quy định, VNPT cũng phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
Về vốn và tài sản: Bảo toàn và phát triển vốn, chịu trách nhiệm về các khoản nợ, định kỳ đánh giá lại tài sản của VNPT.
Nghiên cứu và biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Lịch sử hình thành phông là tóm tắt về tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị đã tạo ra phông, cùng với những biến động liên quan đến đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.
Lịch sử phông là bản tóm tắt lịch sử hình thành, tình hình, đặc điểm của phông hoặc khối tài liệu.
Việc biên soạn hai bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là rất quan trọng trong công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Hai bản lịch sử này không chỉ là cơ sở phân phông và xác định giới hạn phông lưu trữ mà còn giúp lựa chọn và xây dựng phương án phân loại hợp lý, chi tiết Ngoài ra, chúng còn cần thiết cho các nghiệp vụ lưu trữ như xác định giá trị, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học Điều này giúp những người tham gia chỉnh lý nắm bắt khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông cũng như tình hình tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu cần chỉnh lý.
VNPT đã biên soạn hai bản lịch sử về đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, nhưng hiện nay chúng không còn phản ánh đầy đủ sự phát triển của tổ chức Kể từ khi thành lập, VNPT đã trải qua nhiều thay đổi về cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động và quy mô kinh doanh Hai bản lịch sử này được xây dựng từ lâu, không còn phù hợp và không thể hiện hết những biến động của cơ quan, cũng như không mô tả đầy đủ đặc điểm và thành phần tài liệu trong phông.
Dựa trên nghiên cứu hai bản lịch sử và tình hình thực tế của cơ quan, chúng tôi đã biên soạn lại hai bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Việc này nhằm phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ của VNPT và phản ánh rõ nét hơn về tình hình và đặc điểm tài liệu của phông.
Chi tiết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông xem tại phụ lục
Thực tiễn công tác tổ chức tài liệu tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
2.3.1 Chỉnh lý khối tài liệu của Ban Đầu tư phát triển
Sau khi nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VNPT, cũng như tình hình thực tế tài liệu trong kho và các quy định về lưu trữ, chúng tôi đã được giao chỉnh lý khối tài liệu của Ban Đầu tư phát triển Mặc dù khối lượng tài liệu không lớn, nhưng chúng tôi đã thực hiện tổng hợp các khâu nghiệp vụ trong quá trình chỉnh lý Kết quả công việc đã đạt được như sau:
Giao nhận, vệ sinh sơ bộ tài liệu:
Sau khi nhận tài liệu từ các cán bộ lưu trữ, chúng tôi đã tiến hành vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về phòng thực hiện nghiệp vụ Trong quá trình này, chúng tôi chú ý giữ nguyên trạng thái của tài liệu để thuận lợi cho công tác chỉnh lý sau này Việc vệ sinh tài liệu được thực hiện ngay tại phòng nghiệp vụ nhằm hạn chế tối đa tác động đến môi trường trong kho, bảo vệ các tài liệu đã được chỉnh lý và đang được bảo quản.
Về khối lượng,thành phần, nội dung tài liệu:
Khối tài liệu chỉnh lý có khối lượng 20m, thuộc tài liệu khoa học kỹ thuật của Tập đoàn, bao gồm các tài liệu liên quan đến đầu tư trang thiết bị cho các đơn vị thành viên Những tài liệu này chủ yếu là các gói thầu, công trình bưu chính, viễn thông và các dự án lớn như Vinasat, dịch vụ ADSL, phát triển mạng viễn thông trên toàn quốc, dưới sự quản lý của Ban Đầu tư phát triển.
Trong tài liệu khoa học kỹ thuật, có nhiều tài liệu hành chính liên quan đến các công trình và dự án đầu tư Những tài liệu này chủ yếu bao gồm quyết định phê duyệt dự án, tờ trình và thông báo mời thầu.
Về tình trạng vật lý tài liệu:
Tài liệu được bàn giao có tình trạng vật lý tương đối tốt, nhưng chưa được sắp xếp thành hồ sơ mà chỉ được bó gói trong bao tải Số lượng tài liệu đã lập hồ sơ rất ít và không đầy đủ, không đáp ứng yêu cầu của một hồ sơ hoàn chỉnh Nhiều tài liệu vẫn lộn xộn, bị quăn góc, gấp đôi và nhàu nát do quá trình bó gói và lưu trữ không hợp lý.
2.3.1.2 Nhận xét và xây dựng phương án phân loại
VNPT hiện đang áp dụng nhiều phương án phân loại cho các khối tài liệu khác nhau, trong đó tài liệu khoa học kỹ thuật được phân loại theo cơ cấu tổ chức – địa dư – vấn đề – công trình Phương án này giúp phản ánh rõ nét cơ cấu tổ chức của Tập đoàn và quản lý các dự án đầu tư trên toàn quốc Tuy nhiên, khi áp dụng cho Ban Đầu tư phát triển, phương án gặp một số khó khăn do tài liệu không phản ánh đầy đủ các vấn đề và sự không đồng nhất giữa các địa bàn Do đó, dựa trên lịch sử hình thành phông và phương án phân loại hiện có, VNPT đã đưa ra phương án phân loại mới cho khối tài liệu của Ban Đầu tư phát triển là Địa dư – Công trình Phương án này vẫn giữ nguyên cơ sở từ phân loại tài liệu khoa học kỹ thuật, đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế tài liệu và đặc thù của Ban Đầu tư phát triển Tài liệu sẽ được phân loại theo các bước cụ thể.
- Bước 1: Tài liệu được phân theo các tỉnh, thành phố.
Tài liệu tại các tỉnh, thành phố được tổ chức theo các nhóm công trình, trong đó các công trình lớn được phân chia theo giai đoạn hoặc hạng mục, và cuối cùng là hồ sơ, đơn vị bảo quản nhỏ nhất.
Trên cơ sở phương án phân loại đã xây dựng, tiến hành phân loại tài liệu theo các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Tài liệu được phân nhóm theo các tỉnh, thành phố
Trên cơ sở thực tế tài liệu được bàn giao, tiến hành chia tài liệu thành
Bài viết này đề cập đến 51 nhóm, tương ứng với 50 tỉnh, thành phố và 01 nhóm vấn đề chung, do tài liệu không bao quát hết tất cả các địa phương trên toàn quốc Quá trình phân loại và sắp xếp tài liệu được thực hiện theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt.
Bước 2: Tài liệu được phân loại theo công trình và chia nhỏ thành các nhóm, với đơn vị bảo quản là hồ sơ Đối với các công trình có ít tài liệu, sẽ được lập thành một hồ sơ tương ứng với một đơn vị bảo quản.
- Hồ sơ cung cấp thiết bị ADSL cho bưu điện Đà Nẵng, Vũng Tàu, CầnThơ, Khánh Hòa, TT Huế, Nghệ An năm 2003;
- Hồ sơ công trình mở rộng mạng điện thoại VN giai đoạn 2001-2002 của công ty dịch vụ viễn thông;
- Hồ sơ DA trung tâm chăm sóc sức khỏe bưu điện phía nam giai đoạn
Vào năm 2004, Hãng Siemens đã thực hiện hồ sơ mở rộng hệ thống tổng đài EWSD cho Tổng công ty bưu chính viễn thông Đối với các công trình có nhiều tài liệu, chúng được chia thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên các gói thầu, hạng mục công trình hoặc giai đoạn thực hiện.
- Hồ sơ công trình khối B, C nhà Giao dịch và tổng đài Nam Hà Nội số
197 đường Giải Phóng Hà Nội, hạng mục cung cấp và lắp đặt hệ thống điều hòa không khí trung tâm năm 2001;
Hồ sơ đánh giá hồ sơ dự thầu cho việc cung cấp và lắp đặt hệ thống thang máy tại công trình trung tâm quản lý và điều hành bưu điện hệ I của Cục Bưu điện trung ương Hà Nội năm 2003 được thực hiện nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của dự án.
Hồ sơ gói thầu thiết bị chuyển mạch EWSD và ADSL thuộc Dự án mở rộng các hệ thống chuyển mạch EWSD khu vực Tây Nam Hà Nội giai đoạn 2003-2005 cần được quản lý hiệu quả Để đảm bảo yêu cầu bảo quản và thuận tiện trong việc quản lý, các hồ sơ liên quan đến giai đoạn triển khai của công trình sẽ được chia nhỏ thành các hồ sơ riêng biệt, tránh tình trạng hồ sơ quá dày không thể lưu trữ hợp lý.
Chia tách tài liệu hồ sơ dự thầu của một công trình thành nhiều hồ sơ giúp dễ dàng quản lý và bảo quản tài liệu hiệu quả hơn Việc này cho phép đưa tài liệu vào hộp bảo quản một cách gọn gàng, bảo vệ thông tin quan trọng khỏi hư hỏng và mất mát.
2.3.1.4 Lập hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ, đóng hộp và đưa tài liệu lên giá.
Sau khi phân loại tài liệu, bước tiếp theo là lập hồ sơ, từ đó tạo ra một hệ thống phiếu tin tạm thời tương ứng với từng hồ sơ Hệ thống phiếu tin này sẽ được sắp xếp, hệ thống hóa và đánh số chính thức cho hồ sơ, đồng thời đưa tài liệu vào các hộp Hiện tại, do chưa có giá để lưu trữ tài liệu, toàn bộ khối tài liệu đã chỉnh lý được tạm thời đặt thành một khối trong phòng thực hiện nghiệp vụ.
Sau khi mọi công việc được hoàn tất, tiến hành lên mục lục hồ sơ với
452 hồ sơ, tương đương 20 mét giá tài liệu Đây chính là cơ sở và là công cụ phục vụ việc quản lý, tra tìm tài liệu sau này.
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN
Ưu điểm
Việc tổ chức tài liệu đã đạt được những kết quả đáng kể, bao gồm việc thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu với sự quan tâm ngày càng tăng Một số phông tài liệu đã được xây dựng phương án phân loại, chia thành các nhóm cơ bản, nhóm lớn và nhóm nhỏ, với nhóm nhỏ nhất tương đương với hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản Đồng thời, việc xác định giá trị tài liệu cũng được chú trọng hơn, với việc áp dụng các Bảng thời hạn bảo quản để xác định thời gian lưu trữ cho hồ sơ, tài liệu Ngoài ra, công cụ tra cứu như Mục lục hồ sơ đã được xây dựng nhằm phục vụ cho công tác thống kê, quản lý và tìm kiếm tài liệu hiệu quả.
Hạn chế
Việc tổ chức tài liệu còn hạn chế do một số nguyên nhân sau:
Một là, còn có công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của việc tổ chức tài liệu.
Hai là, đội ngũ những người làm lưu trữ nói còn hạn chế về số lượng và trình độ chuyên môn
Ba là, cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu thốn, chưa đáp ứng yêu cầu của việc tổ chức tài liệu.
Đề xuất một số giải pháp
Về phân loại tài liệu:
Để quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả, trước tiên cần xác định chính xác giới hạn của phông, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc cùng với thành phần tài liệu trong phông Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 1107/SNV-CCHC&QLVTLT ngày 16/7/2019 và Công văn số 1577/SNV-CCHC&QLVTLT ngày 27/9/2019 nhằm hướng dẫn quản lý tài liệu khi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước thực hiện các hoạt động như chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản Những văn bản này cung cấp cơ sở quan trọng cho việc phân phông một cách chính xác và khoa học.
Thứ hai, việc phân loại tài liệu trong từng phông: Cần xây dựng bản
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là nội dung quan trọng giúp lựa chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu Người biên soạn cần thu thập đầy đủ các văn bản liên quan đến sự thành lập, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của đơn vị, cũng như các tài liệu thể hiện sự thay đổi trong tổ chức bộ máy Việc khảo sát thực trạng nhằm cung cấp thông tin cụ thể về khối lượng, thời gian, thành phần và nội dung tài liệu là rất cần thiết Đặc biệt, đối với tài liệu khoa học công nghệ và chuyên ngành, cần lựa chọn phương án phân loại phù hợp để đảm bảo nguyên tắc phân loại được thực hiện chính xác Mỗi phương án phân loại sẽ được áp dụng thống nhất trong toàn bộ quá trình phân loại tài liệu của một phông lưu trữ.