Xuất một số giải pháp

1. Vấn đề chung

3.3. xuất một số giải pháp

Về phân loại tài liệu:

Thứ nhất, cần phải xác định chính xác giới hạn của phông, tức là xác định được thời gian bắt đầu - kết thúc và giới hạn thành phần tài liệu trong phông. Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 1107/SNV-CCHC&QLVTLT ngày 16/7/2019 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ khi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển

đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản và Công văn số 1577/SNV- CCHC&QLVTLT ngày 27/9/2019 về việc hướng dẫn phân phông, xác định giới hạn phạm vi của phông lưu trữ cơ quan. Đây là cơ sở quan trọng giúp cho việc phân phông được chính xác và khoa học.

Thứ hai, việc phân loại tài liệu trong từng phông: Cần xây dựng bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Nội dung của văn bản này sẽ cung cấp thông tin góp phần cho việc lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu. Khi xây dựng bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, người biên soạn cần cố gắng thu thập đầy đủ những văn bản liên quan đến sự thành lập, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, những văn bản thể hiện sự thay đổi về tổ chức bộ máy của đơn vị và khảo sát thực trạng để đưa ra được thông tin cụ thể về khối lượng, thời gian, thành phần, nội dung tài liệu. Đặc biệt, đối với các loại tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu chuyên ngành, cần lựa chọn phương án phân loại phù hợp để đảm bảo cho việc phân loại được thực hiện đúng các nguyên tắc đã đặt ra. Mỗi phương án phân loại được lựa chọn, căn cứ vào đặc điểm tài liệu ngành hoạt động, sẽ được áp dụng thống nhất xuyên suốt trong quá trình phân loại tài liệu của một phông lưu trữ.

KẾT LUẬN

Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Để lưu giữ tốt tài liệu phục vụ cho việc chỉ đạo, quản lý, điều hành cơ sở khai thác được những kinh nghiệm quý báu của quá khứ, góp phần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đề ra, mỗi cơ quan, tổ chức đều phải có một bộ phận lưu trữ, đó là nhu cầu cấp thiết trong cơ quan tổ chức hiện nay. Công tác lưu trữ bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan tới công tác tổ chức khoa học tài liệu nhằm tổ chức khai thác và nhu cầu cá nhân. Để khai thác tiện lợi, vấn đề cốt lõi là cần phải tổ chức tài liệu lưu trữ, nhằm bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu hoạt động của tổ chức.

PHỤ LỤC

Bản Lịch Sử Đơn Vị Hình Thành Phông Và Lịch Sử Phông 1. Lịch sử đơn vị hình thành phông.

Thực hiện quyết định sô 115/HĐBT của Hội đồng bộ trưởng ban hành ngày 07/4/1990 chuyển Tổng cục Bưu điện thành Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam nhằm công ty hóa ngành bưu điện, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngày 24/5/1993, Nghị định sô 28/CP của Thủ tướng Chính phủ đã quy định tổ chức bộ máy của Tổng cục bưu điện, Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam là đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng cục bưu điện, đảm nhiệm chức năng chủ yếu là sản xuất kinh doanh, cung ứng các dịch vụ về bưu chính, viễn thông.

Theo tinh thần của Quyết định sô 91/TTg ngày 07/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ về việc thí điểm thành lập tập đoàn kinh daonh trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại các đơn vị dịch vụ, sản xuất, sự nghiệp về bưu chính viễn thông thuộc Tổng cục Bưu điện, ngày 29/4/1995, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định sô 249/TTg thành lập Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Theo Quyết định này, Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam là một công ty nhà nước hoạt động kinh doanh, có tư cách phát nhân, có các quyền và nghĩa vụ theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động, kinh doanh trong phạm vi số vốn do Tổng công ty quản lý; có con dấu, tài sản và được mở tài khoản tại các ngân hàng…

Tháng 8/2005, thực hiện Nghị định sô 153/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 của Chính phủ về tổ chức, quản lý Tổng công ty nhà nước và chuyển đổi Tổng công ty nhà nước, công ty nhà nước độc lập theo mô hình công ty mẹ - công ty con, ngày 23/3/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định sô 58/QĐ-TTg về việc phê duyệt Đề án thí điểm Tập đoàn Bưu

chính Viễn thông Việt Nam. Theo quyết định này, VNPT được hình thành trên cơ sở tổ chức lại Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Nhưng phải đến năm 2006, VNPT mới được thành lập và chính thức đi vào hoạt động theo Quyết định sô 06/2006/QĐ-TTg ngày 09/01/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Ngày 24/6/2010, Công ty mẹ VNPT chuyển đổi hoạt động sang mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo Quyết định sô 955/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Căn cứ theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, ban hành kèm theo Quyết định sô 180/QĐ-TTg ngày 28/01/2011 của Thủ tướng Chính phủ, thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông được quy định như sau:

Chức năng:

Với tư cách là một Tập đoàn kinh tế, chức năng quan trọng nhât của VNPT là sản xuất ổn định và kinh doanh có lãi. Bên cạnh đó, VNPT còn có chức năng nghiên cứu khoa học, công nghệ bưu chính viễn thông và công nghệ thông tin, thực hiện đào tạo công nhân kỹ thuật….

Nhiệm vụ:

Một là, tối đa hóa hiệu quả hoạt động của VNPT, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và phục vụ bưu chính viễn thông theo quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển của Nhà nước. Bao gồm các hoạt động đầu tư tái sản xuất kinh doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong các ngành, nghề, lĩnh vực như: dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyển thông, kiểm soát tư vấn, thiết kế lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông … nhằm phát triển VNPT thành Tập đoàn có trình độ quản lý và năng lực sản xuất cao;

Hai là, nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước giao, bao gồm cả phần đầu tư vào doanh nghiệp khác; nhận và sử dụng

có hiệu quả tài nguyên đất đai và các nguồn lực khác để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các nhiệm vụ khác do nhà nước giao;

Ba là, tổ chức quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của Tập đoàn.

Quyền hạn:

VNPT có những quyền hạn sau:

Một là, quyền quản lý và sử dụng vốn, tài sản để kinh doanh, quyền định đoạt đối với các nguồn lực khác do Nhà nước quy định theo pháp luật;

Hai là, quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh, kế hoạch phối hợp kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh có hiệu quả nhs: kinh doanh ngành, nghề đăng ký, tìm kiếm mở rộng thị trường, đặt chi nhánh trong nước và ngoài nước, quyết định giá mua, bán vật tư; xây dựng định mức tiền lương…

Ba là, quyền về tài chính của VNPT. Bao gồm quyền huy động vốn kinh doanh, chủ động sử dụng và quản lý nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của mình; được thành lập, sử dụng, quản lý các quỹ của VNPT theo quy định của pháp luật; quyết định trích khấu hao tài sản cố định theo nguyên tắc; được hưởng các chế độ trợ cấp, trợ giá hoặc các chế độ ưu đãi khác của nhà nước khi thực hiện các nhiệm vụ hoạt động công ích, quốc phòng…; được hưởng các chế độ ưu đãi đầu tư, tái đầu tư theo quy định của pháp luật…

Bốn là, quyền tham gia các hoạt động công ích. Tập đoàn được sản xuất cung ứng các sản phẩm dịch vụ công ích theo quy định của pháp luật, được Nhà nước thanh toán theo giá hoặc phí được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận; được hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi để sản xuất và cung ứng dịch vụ; được xem xét đầu tư bổ sung tương ứng với nhiệm vụ được giao…

Năm là, quyền chi phối các đơn vị thành viên. VNPT chi phối các đơn vị thành viên thông qua vốn, nghiệp vụ, dịch vụ, công nghệ thị trường và thương hiệu theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn và Điều lệ tổ chức và hoạt động của các đơn vị thành viên.

Cơ cấu tổ chức:

Cơ quan quản lý, điều hành bao gồm:

- Hội đồng thành viên, Ban Kiểm soát nội bộ; - Tổng giám đốc;

- Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng; - Bộ máy giúp việc.

Hội đồng thành viên:

Hội đồng thành viên là cơ quan đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu nhà nước tại VNPT và VNPost; thực hiện các quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu tại VNPT và đối với các công ty do VNPT đầu tư toàn bộ vốn điều lệ và của chủ sở hữu đối với phần vốn góp của VNPT tại các doanh nghiệp khác. Hội đồng thành viên có quyền nhân danh VNPT để quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi của VNPT, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của Thủ tướng Chính phủ hoặc phân cấp cho các cơ quan, tổ chức khác là đại diện chủ sở hữu thực hiện. Hội đồng thành viên VNPT có từ 05 đến 09 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông. Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng thành viên không quá 05 năm. Thành viên Hội đồng thành viên có thể được bổ nhiệm lại.

Ban kiểm soát nội bộ:

Ban kiểm soát nội bộ do Hội đồng thành viên quyết định thành lập; có nhiệm vụ giúp Hội đồng thành viên trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt

động điều hành của Tổng giám đốc và của người đại diện phần vốn góp của VNPT ở doanh nghiệp khác.

Tổng giám đốc:

Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của VNPT, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệ VNPT và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.Tổng giám đốc do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng; cách chức, khen thưởng, kỷ luật sau khi được Thủ tướng Chính phủ chấp thuận bằng văn bản. Tổng giám đốc được bổ nhiệm với nhiệm kỳ không quá 05 năm. Tổng giám đốc có thể được bổ nhiệm lại và không kiêm nhiệm chức vụ Chủ tịch HĐTV VNPT.

Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng:

Các Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Phó tổng giám đốc là viên chức lãnh đạo giúp Tổng giám đốc điều hành VNPT; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn do Tổng giám đốc giao phù hợp với Điều lệ của Tập đoàn; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ và quyền hạn được giao.

Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán – thống kê của VNPT; giúp Tổng giám đốc giám sát tài chính tại VNPT theo pháp luật về tài chính, kế toán; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Hội đồng thành viên và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được phân công hoặc ủy quyền.

Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng được bổ nhiệm với thời hạn tối đa là 05 năm và có thể được bổ nhiệm lại.

Bộ máy giúp việc:

Bộ máy giúp việc của VNPT gồm Văn phòng và các Ban chuyên môn, nghiệp vụ (sau đây gọi chung là các Ban tham mưu) có chức năng tham mưu, kiểm tra, giúp việc Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành VNPT cũng như trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ sở hữu, của cổ đông, của thành viên góp vốn hoặc bên liên doanh đối với các doanh nghiệp khác. Bộ máy giúp việc của VNPT gồm có 03 Văn phòng và các Ban chức năng:

- Văn phòng VNPT tại Hà Nội;

- Văn phòng đại diện của VNPT tại TP. HCM; - Văn phòng đại diện của VNPT tại Hoa Kỳ; - Ban Viễn thông;

- Ban Kinh doanh; - Ban Đầu tư phát triển; - Ban Kế hoạch;

- Ban Hợp tác quốc tế;

- Ban Kế toán – Thống kê – Tài chính; - Ban Tổ chức cán bộ - lao động;

- Ban Khoa học công nghệ - công nghiệp; - Ban Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; - Ban Thi đua – Truyền thống;

- Ban Thanh tra – Quân sự - Bảo vệ;

- Ban Quản lý dự án các công trình Viễn thông;

- Ban Quản lý dự án Trung tâm giao dịch và điều hành viễn thông Quốc gia

- Ban Quản lý dự án Cáp quan biển;

- Ban Quản lý dự án các công trình kiến trúc;

- Ban Quản lý dự án Trung tâm tính cước và chăm sóc khách hàng; - Ban Đầu tư và quản lý vốn ngoài doanh nghiệp;

- Ban Phát triển Dịch vụ CNTT & GTGT.

Các đơn vị trực thuộc:

- 60 Viễn thông các tỉnh, thành phố; - Bưu điện Trung ương

- Công ty Viễn thông liên tỉnh (VTN). - Công ty Viễn thông quốc tế (VTI).

- Trung tâm Thông tin và Quan hệ công chúng. - Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC). - Công ty Phần mềm và Truyền thông VASC. - Công ty Dịch vụ viễn thông (Vinaphone).

Các đơn vị thành viên:

Các đơn vị thành viên của VNPT bao gồm Tổng công ty Bưu chính Việt Nam và các công ty con, công ty liên kết, công ty tự nguyện liên kết và các đơn vị sự nghiệp. Cụ thể gồm:

- Tổng công ty Bưu chính Việt Nam;

- Các công ty do Tập đoàn nắm giữ 100% vốn điều lệ: Công ty Tài chính TNHH một thành viên Bưu điện (PTF), Công ty TNHH một thành viên Thông tin di động (VMS), Công ty TNHH một thành viên Cáp quang (FOCAL);

- Các công ty do Tập đoàn nắm giữ trên 50% vốn điều lệ; - Các công ty do Tập đoàn nắm giữ dưới 50% vốn điều lệ; - Các đơn vị sự nghiệp.

Từ khi thành lập cho đến nay, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (trước là Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam) hầu như không có nhiều thay đổi. VNPT là công ty Nhà nước, do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật đối với công ty nhà nước và theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của VNPT ban hành kèm theo quyết định sô 180/QĐ-TTg ngày 28/01/2011 của Thủ tướng Chính phủ. Lĩnh vực hoạt động chính của VNPT là bưu chính viễn thông mà chủ yếu là đầu tư, xây dựng và quyết toán, hạch toán tập trung các công trình kiến trúc (nhà trạm bưu điện), cột ăngten tự đứng,