Tài liệu lưu trữ của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam hiện nay đang được bảo quản tại tầng 22, kho lưu trữ Tập đoàn thuộc tòa nhà trụ sở chính VNPT tại sô 57 Huỳnh Thúc Kháng – Đống Đa – Hà Nội.
Trước đây, tài liệu lưu trữ của Tập đoàn được bảo quản tại kho lưu trữ ở số 18 Nguyễn Du. Trong quá trình trụ sở mới của Tập đoàn đang được xây dựng, tài liệu tạm thời được bảo quản tại kho lưu trữ do Tập đoàn thuê của Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III. Tháng 8/2009, cơ quan Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam chuyển về làm việc tại trụ sở mới tại tòa nhà VNPT, số 57 Huỳnh
Thúc Kháng – Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội. Sau một năm ổn định công việc, tháng 12/2010, toàn bộ tài liệu lưu trữ của Tập đoàn đã được chuyển về kho lưu trữ tại sô 57 Huỳnh Thúc Kháng để lưu trữ và bảo quản. Qua nhiều lần thay đổi địa điểm bảo quản tài liệu nhưng nhìn chung tài liệu của Tập đoàn vẫn được thu thập đẩy đủ, không xảy ra tình trạng mất mát hay
hư hỏng nhiều. Tài liệu trong kho hầu như đã được lập hồ sơ, tùy theo đặc điểm của từng loại tài liệu mà tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ phù hợp.
Qua số liệu thông kê, hiện nay, trong toàn Tập đoàn có trên 20 000 mét giá tài liệu, trong đó có hơn 15 000 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý theo tiêu chuẩn lưu trữ hiện hành.
Tại cơ quan Tập đoàn lưu trữ khoảng 6000 mét giá tài liệu. tính từ năm 2007 đến năm 2009, đã thu thập bổ sung trên 2500 mét giá tài liệu. Trong năm 2009, 2010, cơ quan đã tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị của 1200 mét giá tài liệu và đã tiến hành giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III với 595 mét giá tài liệu.
Tài liệu của phông gồm 2 loại chính là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật, trong đó tài liệu hành chính chiếm khoảng 5000 mét giá tài liệu, tài liệu khoa học kỹ thuật khoảng 500 mét giá tài liệu, còn lại là khối tài liệu chuyên ngành. Thành phần, nội dung của tài liệu chủ yếu như sau:
Khối tài liệu hành chính gồm: Công văn lưu của Hội đồng quản trị, Văn phòng, Ban Thi đua truyền thống và Ban Tổ chức cán bộ. Nội dung chủ yếu của khối tài liệu này phản ánh chủ trương đường lối lãnh đạo, chỉ đạo chung của Đảng, cơ quan nhà nước cấp trên, lãnh dạo Tập đoàn đối với các mặt hoạt động của cơ quan (thi đua, khen thưởng, tổ chức cán bộ, tiền lương….); các tài liệu chỉ đạo chung về phát động phong trào thi đua cho các phòng, ban, bộ phận hoặc cá nhân có thành tích; tài liệu liên quan đến thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên, cổ phẩn hóa; tài liệu nâng ngạch, bậc lương, bảo hộ an toàn lao động; thống kê tình hình chất lượng, số lượng cán bộ; tài liệu liên quan đến triển khai và thực hiện kế hoạch quản lý nghiệp vụ của Tập đoàn…
Khối tài liệu khoa học kỹ thuật gồm tài liệu các Ban: Ban Đầu tư phát triển, Ban Kế toán – Thống kê – Tài chính, Ban Kế hoạch, Ban Khoa học
công nghệ. Tài liệu chủ yếu là các dự án đầu tư, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán, các tài liệu thăm dò, khảo sát địa chất, các hồ sơ thầu… các công trình xây dựng cơ bản. Ngoài ra, còn có tài liệu về các đề tài nghiên cứu khoa học liên quan đến sản xuất và kinh doanh các dịch vụ trong lĩnh vực bưu chính viễn thông, các tài liệu kiểm toán…
Hiện nay, mức độ xử lý các khâu nghiệp vụ với khối lượng tài liệu toàn phông được các cán bộ tiến hành tương đối nề nếp, đây là một ưu điểm lớn. Tuy nhiên, phông lưu trữ của cơ quan có hạn chế là tài liệu của các ban giao nộp vào kho chưa đầy đủ, do vậy không phản ánh được toàn diện chức năng, nhiệm vụ của Tập đoàn. Trong tổng số các đơn vị là nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm tài liệu của 03 Văn phòng và các Ban chức năng, tài liệu của HĐQT. Trong đó, chỉ có một số đơn vị tiến hành giao nộp thường xuyên là Ban Kế toán – Thống kê – Tài chính, Ban Kế hoạch, Ban Đầu tư phát triển…
Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử là một nghĩa vụ đã được Nhà nước quy định và được cơ quan khá quan tâm. Tuy nhiên, Tập đoàn thành lập chưa lâu nên số tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch cử không nhiều. Thực hiện theo Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, xác định phông và thành phàn hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, Tập đoàn và các đơn vị của Tập đoàn cơ bản nộp đúng và đầy đủ theo quy định. Cụ thể: Năm 2004 đến nay, cơ quan Tập đoàn đã hoàn thành công tác chỉnh lý toán bộ hồ sơ tài liệu thuộc Công trình Thông tin Cáp sợi quang Hà Nội – TP Hồ Chí Minh, nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Năm 2007, Tập đoàn đã cơ bản chình lý nâng cấp khoa học lên 2400 mét gia, trong đó xác định 25000 bộ hồ sơ (trên 550 mét giá) có giá trị lưu trữ lịch sử giao nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III. Từ năm 2007 đến này, Tập đoàn đã hoàn chỉnh công tác chỉnh lý nâng cấp khoa học trên 1400 mét gia, trong đó đã xác định vào giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khoảng 600 mét giá tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử.
Như vậy, từ khi thành lập đến nay trong hoạt động của VNPT đã hình thành khối lượng tài liệu lưu trữ khá lớn và đã được di chuyển qua nhiều địa điểm khác nhau do điều kiện kho tàng chưa hoàn thiện. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ của Tập đoàn vẫn được thu về tương đối đẩy đủ và hiện nay đang được bảo quản an toàn tại kho lưu trữ Tập đoàn với đội ngũ cán bộ lưu trữ có trình độ, nắm vững các nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ. Tài liệu được bảo quản tập trung tại trụ sở chính của cơ quan và được đảm bảo tối đa về cơ sở vật chất cũng như bảo mật thông tin trong tài liệu. Nhờ đó, VNPT mới có thể vững vàng phát triển trở thành Tập đoàn kinh tế đi đầu cả nước như hiện nay.