NỘI DUNG
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số vấn đề chung về thanh toán và kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.1.Một số vấn đề chung về thanh toán trong doanh nghiệp
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản giữa hai bên, bao gồm cá nhân hoặc tổ chức, thường diễn ra trong các giao dịch sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.
Nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong các mối quan hệ tài chính, tín dụng và thương mại giữa doanh nghiệp và khách hàng, nhà cung cấp cũng như người lao động.
Thanh toán đóng vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp, bắt đầu từ giai đoạn mua hàng hóa từ nhà cung cấp cho đến khi bán hàng cho khách hàng Quy trình thanh toán không chỉ là một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh mà còn quyết định sự thành công của chu trình kinh doanh.
Quản lý quan hệ thanh toán với người mua và người bán là yếu tố quan trọng trong công tác tài chính và luân chuyển vốn kinh doanh của công ty Để doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn, việc điều tiết mối quan hệ này là cần thiết Cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng giúp đảm bảo khả năng thanh toán của công ty, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn vốn, tận dụng hiệu quả vốn từ nhà cung cấp.
Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp là việc doanh nghiệp sử dụng vốn của họ mà vẫn duy trì uy tín trong thanh toán nợ Việc tạo dựng uy tín với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có được hàng hóa đầu vào chất lượng và giá cả ổn định, đặc biệt trong bối cảnh giá cả leo thang hiện nay Hàng hóa đầu vào ổn định và đảm bảo sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng trong quá trình thanh toán, đồng thời phải quản lý hiệu quả nguồn vốn để tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn Việc này giúp đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Bù trừ lẫn nhau cho phép các bên tham gia thanh toán chỉ cần chi trả số chênh lệch sau khi đã thực hiện bù trừ Việc thanh toán giữa hai bên phải dựa trên thỏa thuận và được lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
1.1.2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp Để có được những thông tin chính xác kịp thời tình hình thanh toán với người mua người bán trong doanh nghiệp thì kế toán đóng vai trò rất quan trọng Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán thực hiện các nhiệm vụ sau:
Kế toán cần tổ chức ghi chép chi tiết để theo dõi các khoản phải thu và phải trả theo từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian cụ thể Việc này giúp đôn đốc thanh toán kịp thời, từ đó tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
Đối với khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, kế toán cần định kỳ kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn nợ vào cuối niên độ kế toán Nếu cần thiết, kế toán có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
- Tổng hợp cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý
Kế toán cần thiết lập một hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để quản lý công nợ phải thu và phải trả hiệu quả Đồng thời, việc xây dựng các nguyên tắc và quy trình kế toán chi tiết, cũng như kế toán tổng hợp trong thanh toán với người bán và người mua, cần được thực hiện một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ hiện hành.
1.2 Kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
1.2.1 Nguyên tắc hoạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp Để hoạch toán các khoản phải trả của đơn vị một cách chính xác, kế toán phải theo dõi và phản ánh kịp thời các khoản phát sinh của từng đối tượng phải trả Căn cứ vào các hợp đồng, các chứng từ, các cam kết thanh toán Việc hoạch toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
- Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình chi trả các khoản thanh toán cho các đối tượng
- Phải mở sổ chi tiết cho từng đối tượng người bán theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán
Trong trường hợp một đối tượng vừa đóng vai trò là người bán vừa là khách hàng, sau khi hai bên tiến hành đối chiếu và xác nhận số nợ, có thể lập chứng từ để thực hiện thanh toán bù trừ.
Các khoản nợ phải trả bằng vàng tiền tệ cần được ghi chép chi tiết, bao gồm cả số lượng và giá trị Vào cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo giá thực tế để đảm bảo tính chính xác trong kế toán.
Đối với các khoản công nợ bằng ngoại tệ, việc theo dõi cần thực hiện cả bằng nguyên tệ và quy đổi sang đồng Việt Nam Cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh số dư dựa trên tỷ giá hối đoái thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Khi kế toán các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán từ người bán hoặc nhà cung cấp, cần phải đảm bảo rằng các khoản này được phản ánh một cách rõ ràng và mạch lạc, đặc biệt là trong trường hợp chúng không được ghi trong hóa đơn mua hàng.
Không được phép bù trừ số dư giữa hai bên Nợ và Có của tài khoản 331 Thay vào đó, cần căn cứ vào số dư trong sổ chi tiết từng bên để ghi số liệu vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.
Chứng từ về mua hàng bao gồm các tài liệu quan trọng như hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn GTGT liên 2 (hoặc hóa đơn bán hàng), biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ).
- Chúng từ ứng trước tiền: Phiếu thu (do người bán lập), phiếu chi, ủy nhiệm chi
- Chứng từ thanh toán tiền hàng mua: Phiếu chi, giấy báo Nợ, séc, ủy nhiệm chi,
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản bù trừ công nợ
Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp, việc lựa chọn số lượng và loại chứng từ cần được thực hiện một cách phù hợp.
1.2.3 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, kế toán sử dụng TK 331- Phải trả người bán Tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau:
- Số tiền đã trả cho người bán
- Số chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trừ vào số nợ phải trả
- Số nợ giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ, )
- Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán
- Số tiền ứng thừa được người bán trả lại
- Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh giá )
Tài khoản 331 có thể vừa có số dư bên Nợ và vừa có số dư bên Có
Số dư Nợ: phản ánh số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán
Số dư Có: phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán
1.2.4 Phương pháp kế toán thanh toán với nhà cung cấp
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hoạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Dựa trên các chứng từ gốc liên quan đến thanh toán với nhà cung cấp, kế toán cần ghi chép chi tiết vào sổ TK 331 riêng cho từng nhà cung cấp Mẫu sổ này đã được Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn cụ thể cách ghi chép Theo quy định, mọi khoản thu, phải trả có gốc ngoại tệ đều phải có sổ chi tiết riêng cho từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ.
Kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
1.3.1 Nguyên tắc hoạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
- Phải tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thanh toán của từng đối tượng
Cần mở sổ chi tiết cho từng đối tượng thanh toán và từng lần thanh toán Việc kiểm tra, đối chiếu và đôn đốc thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng hạn.
Đối với những đối tác có mối quan hệ giao dịch thường xuyên, thanh toán liên tục hoặc có số dư nợ lớn, kế toán cần lập bảng kê nợ để thực hiện đối chiếu, kiểm tra và xác nhận số nợ Đồng thời, cần xây dựng kế hoạch thu hồi nợ một cách hiệu quả.
Để quản lý nợ hiệu quả, cần phân loại nợ thành các nhóm như nợ có khả năng trả đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi và nợ không có khả năng thu hồi Việc này giúp xác định số tiền cần trích lập dự phòng và đưa ra biện pháp xử lý cho các khoản nợ không thu hồi được, từ đó tránh tình trạng chiếm dụng vốn và nợ nần kéo dài.
Các khoản phải thu bằng vàng tiền tệ cần được ghi chép chi tiết, bao gồm cả số lượng và giá trị của từng khoản Vào cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo giá thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Đối với các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ, việc theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi sang đồng Việt Nam là rất quan trọng Cuối mỗi kỳ kế toán, cần điều chỉnh số dư dựa trên tỷ giá hối đoái thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Không được phép bù trừ số dư giữa hai bên Nợ và Có của tài khoản 131 Thay vào đó, cần dựa vào số dư trong sổ chi tiết của từng bên để ghi số liệu vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.
- Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập;
- Biên bản đối chiếu công nợ;
- Biên bản bù trừ công nợ;
- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo Có…
1.3.3 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu đối với khách hàng kế toán sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng Tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau:
Số tiền phải thu từ khách hàng trong kỳ phát sinh khi thực hiện bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), dịch vụ và các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam)
- Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT)
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam)
Số tiền còn phải thu của khách hàng
Tài khoản này có thể có số dư bên Có, phản ánh số tiền nhận trước hoặc số tiền đã thu vượt quá số phải thu từ khách hàng Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu vào cả hai chỉ tiêu "tài sản" và "Nguồn vốn".
1.3.4 Phương pháp kế toán thanh toán với khách hàng
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
Dựa trên các chứng từ gốc liên quan đến thanh toán với khách hàng, kế toán chi tiết thực hiện việc ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 131, được mở riêng cho từng khách hàng.
Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131
Cuối kỳ, kế toán cần lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ được sử dụng để đối chiếu với sổ cái tài khoản 131.
Phương pháp hoạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được trình bày ở sơ đồ hoạch toán thanh toán với khách hàng
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hoạch toán tổng hợp các khoản thanh toán với khách hàng
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DỆT PHÚ THỌ
Khái quát chung về Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.1.1 Tên và địa chỉ công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
- Tên giao dịch quốc tế: Phutho Textile Company
- Người đại diện trước pháp luật: Ông Nguyễn Văn Hà
- Trụ sở Công ty: Khu công nghiệp Thụy Vân – Việt Trì – Phú Thọ
- Email: phutho_textile@yahoo.com.vn
- Ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam chi nhánh Phú Thọ với tài khoản giao dịch: 102010200250838
- Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam chi nhánh Việt Trì với tài khoản giao dịch: 0361021588475
- Giấy chứng nhận ĐKKD: Số 1802000116 ngày 25/02/2003 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp
2.1.2 Thời điểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ được thành lập vào ngày 01/10/2001 với vốn điều lệ ban đầu là 10 tỷ đồng Đến cuối năm 2010, vốn điều lệ của công ty đã tăng lên 35 tỷ đồng.
Công ty được thành lập nhằm cung cấp nguồn sợi dệt trong nước cho các đơn vị sản xuất vải và đồ may mặc Trong giai đoạn đầu, công ty đã tập trung vào việc xây dựng nhà xưởng và lắp đặt dây chuyền sản xuất, với sản phẩm chủ yếu là sợi dệt và sợi len các loại.
Tháng 2 năm 2002, công ty bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh Trong thời kỳ đầu đi vào hoạt động, công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn, nguồn nguyên liệu chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài (bông, xơ polyete sản xuất từ dầu thô), do đó giá nguyên liệu luôn biến động theo giá dầu thô trên thế giới Đồng thời do ảnh hưởng của sự chi phối tài chính chung của giá USD và lãi suất ngân hàng tăng giảm dẫn đến khâu thanh toán tiền nguyên vật liệu cũng như máy móc thiết bị gặp nhiều khó khăn Vì thế có thời kỳ giá nguyên vật liệu nhập khẩu tăng cao nhưng giá bán sản phẩm trong nước không cập nhật kịp, hàng ế đọng không tiêu thụ được, quá trình sản xuất bị rút ngắn từ 3 ca xuống còn 2 ca, khiến công nhân thay nhau nghỉ luân phiên Để khắc phục tình hình này ban lãnh đạo Công ty đã tìm kiếm nguồn nguyên liệu trong nước thông qua các đại lý bán buôn, bán lẻ và các công ty cùng lĩnh vực kinh doanh
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hội nhập quốc tế, doanh nghiệp phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt, do đó, công ty luôn tìm kiếm giải pháp để giữ vững vị thế và phát triển bền vững Công ty chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm, liên tục đổi mới mẫu mã và chủng loại để cạnh tranh hiệu quả Đồng thời, công ty tập trung vào việc đào tạo đội ngũ quản lý, kỹ thuật và công nhân, đồng thời tuyển chọn kỹ sư có năng lực và đầu tư vào công nghệ máy móc hiện đại Đặc biệt, công ty đã huy động vốn từ các nhà đầu tư để trang bị thiết bị tiên tiến, với số vốn điều lệ bổ sung đạt 115 tỷ đồng vào cuối năm 2019.
Sau hơn mười lăm năm hoạt động, nhờ nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ, công nhân viên và các biện pháp điều chỉnh của ban lãnh đạo, sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ Sự phát triển này không chỉ góp phần làm tăng mức tích lũy đóng góp vào ngân sách nhà nước mà còn cải thiện đời sống của cán bộ, công nhân viên.
2.1.3 Đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty
Công ty chuyên sản xuất các loại sợi đa dạng, bao gồm sợi len và sợi PE, phục vụ cho ngành vải và may mặc (Mã ngành 13110: Sản xuất sợi) Trong đó, sợi PE đóng góp khoảng 80% tổng doanh thu của công ty, cho thấy tầm quan trọng của sản phẩm này trong hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ chuyên sản xuất các loại sợi, bao gồm sợi 20PE (102% polyester), sợi 20PC (87% polyester và 13% cotton) và sợi 102% cotton (CD30, CD32) Đặc biệt, công ty còn nhận sản xuất theo yêu cầu của khách hàng, đáp ứng linh hoạt nhu cầu thị trường.
Sợi được sản xuất chủ yếu cung cấp cho các nhà máy dệt vải trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài Công ty nhập khẩu nguyên liệu từ các quốc gia như Trung Quốc, Đài Loan, Brazil, Mali và Cameroon để đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn chất lượng tốt nhất.
2.1.3.2 Chức năng của công ty Điều tra xác định nhu cầu sử dụng sản phẩm sợi của công ty trên thị trường trong và ngoài nước để tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm sao cho đáp ứng nhu cầu thị trường Chuyển giao công nghệ sản xuất, đào tạo đội ngũ lao động để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm
2.1.3.3 Nhiệm vụ của công ty Đóng góp vào sự phát triển của ngành dệt may nói riêng và nên kinh tế quốc dân nói chung, góp phân bình ổn thị trường dệt may trong nước
Tạo công ăn việc làm cho người lao động, góp phần ổn định xã hội, giảm tỷ lệ thất nghiệp, giảm tệ nạn xã hội
Để tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế, các doanh nghiệp cần không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm Việc áp dụng phương pháp quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO sẽ giúp cải thiện quy trình sản xuất và đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Thực hiện nghiêm túc các chính sách của Đảng và pháp luật nhà nước, bao gồm chế độ lao động và tiền lương, đồng thời đảm bảo hoàn thành các hợp đồng kinh tế với khách hàng và nhà cung cấp Chúng ta cần tuân thủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước theo quy định Đẩy mạnh phong trào sáng kiến và cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
2.1.4 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ là một đơn vị hạch toán độc lập với tư cách pháp nhân, được tổ chức quản lý theo cơ cấu trực tuyến Công ty duy trì chế độ một thủ trưởng, tạo điều kiện phát huy quyền tự chủ cho cán bộ công nhân viên.
Theo cơ cấu tổ chức, lãnh đạo nhận sự hỗ trợ từ các phòng ban chức năng để tham khảo ý kiến và tìm ra giải pháp tối ưu cho công việc, bao gồm ký kết hợp đồng kinh tế và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các năm tiếp theo Tuy nhiên, tất cả quyết định cuối cùng vẫn thuộc về giám đốc công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH Dệt Phú Thọ
*Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty:
Giám đốc công ty là người có quyền lực cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành sản xuất kinh doanh và thực hiện các chính sách của nhà nước Ông/bà phải đảm bảo tuân thủ pháp luật và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của công ty Ngoài ra, giám đốc còn có nhiệm vụ tổ chức các phòng ban chức năng, phân xưởng, sắp xếp lao động, phê duyệt và công bố chính sách chất lượng, cũng như giám sát duy trì hệ thống chất lượng một cách hiệu quả.
Đặc điểm kế toán thanh toán tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.2.1 Đặc điểm quan hệ thanh toán tại công ty
Nghiệp vụ thanh toán của công ty TNHH Dệt Phú Thọ thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tượng bên trong và bên ngoài liên quan đến các khoản phải thu và phải trả trong quá trình kinh doanh Với quy mô lớn, công ty có nhiều nghiệp vụ thanh toán đa dạng, phản ánh sự phức tạp trong hoạt động sản xuất của mình.
Phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại thanh toán như:
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty không chỉ có quan hệ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp mà còn với người lao động, Nhà nước, ngân hàng và các tổ chức tài chính liên quan đến khoản vay, thế chấp và ký quỹ Trong số đó, quan hệ thanh toán với người mua, người bán và người lao động là rất quan trọng và diễn ra thường xuyên Tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp luôn được các nhà quản trị chú trọng, và báo cáo quản trị về công nợ là một phần thiết yếu trong hệ thống báo cáo của công ty Do đó, việc duy trì và củng cố mối quan hệ với người mua và người bán là một yếu tố quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty.
2.2.2 Các phương thức thanh toán hiện đang áp dụng tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ
Tùy thuộc vào nhóm nhà cung cấp và loại hàng hóa, dịch vụ, công ty áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau như trả chậm, trả trước hoặc trả ngay, với nhiều hình thức thanh toán đa dạng.
Thanh toán bằng tiền mặt là phương thức thanh toán trực tiếp khi mua hàng hóa và dịch vụ, áp dụng cho các đơn hàng có tổng giá trị dưới 20.000.000 đồng.
Thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm các hình thức như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi và thanh toán bù trừ, trong đó các giao dịch phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty, với nhà cung cấp cũng đóng vai trò là khách hàng.
Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: nhóm khách hàng có thể áp dụng phương thức thanh toán định kỳ hoặc trả chậm, và nhóm khách hàng mới hoặc hợp đồng mua bán không thường xuyên, yêu cầu thanh toán ngay lập tức.
+ Thanh toán trực tiếp: sau khi nhận hàng khách hàng thanh toán tiền ngay cho công ty bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
+ Thanh toán trước rồi mới lấy hàng
Khi thực hiện hợp đồng kinh tế, bên mua sẽ tạm ứng một phần tiền hàng theo thỏa thuận, và sau khi giao hàng, họ sẽ thanh toán toàn bộ số tiền còn lại trong thời gian đã định Đối với giao dịch quốc tế, công ty áp dụng hai phương thức thanh toán chính là chuyển tiền bằng điện và thanh toán qua thư tín dụng L/C.
Chuyển tiền bằng điện (T/T) là phương thức thanh toán phổ biến, trong đó ngân hàng của người mua sẽ trích tài khoản để thực hiện chuyển tiền cho ngân hàng của công ty Thông thường, người mua sẽ thực hiện thanh toán trước khi công ty tiến hành giao hàng.
Thanh toán bằng thư tín dụng L/C là phương thức bảo đảm quyền lợi cho cả bên mua và bên bán trong hợp đồng ngoại thương Sau khi ký hợp đồng, khách hàng yêu cầu ngân hàng mở L/C với một số tiền ký quỹ nhất định Ngân hàng sẽ giữ khoản tiền này để thanh toán cho người thụ hưởng khi họ xuất trình đầy đủ chứng từ theo yêu cầu trong thư tín dụng Phương thức này cam kết rằng người mua sẽ nhận hàng hóa trước khi thanh toán, trong khi người bán chỉ nhận tiền khi có chứng từ chứng minh hàng đã được giao.
Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.3.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp tại công ty
2.3.1.1 Đặc điểm quan hệ thanh toán với nhà cung cấp tại công ty
Công ty áp dụng hai phương thức mua hàng: mua trực tiếp và mua trả chậm Theo hợp đồng kinh tế đã ký, cán bộ mua hàng sẽ nhận hàng từ đơn vị bán theo quy định hoặc trực tiếp tại cơ sở sản xuất, đồng thời chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp Đối với hình thức trả chậm, áp dụng cho các nhà cung cấp có mối quan hệ lâu dài, công ty sẽ thanh toán số tiền tương ứng với lượng hàng đã mua sau khoảng thời gian thỏa thuận trong hợp đồng, thường từ 10 đến 30 ngày tùy theo từng nhà cung cấp.
Khi mua hàng nhập khẩu và nhận hàng nhưng chưa nhận được chứng từ, số nợ tạm thời sẽ được ghi theo giá tạm tính của hàng hóa đã nhận Sau khi nhận chứng từ, giá nợ sẽ được điều chỉnh theo giá thực tế đã thỏa thuận.
Công ty chủ yếu hợp tác với các nhà sản xuất trong nước và doanh nghiệp thương mại trên toàn quốc, đồng thời luôn tìm kiếm các nhà cung cấp mới để thiết lập các mối quan hệ đối tác lâu dài và chất lượng Việc này không chỉ giúp công ty có thêm lựa chọn mà còn tận dụng được các ưu đãi từ các nhà cung cấp mới gia nhập thị trường Một số nhà cung cấp thường xuyên giao dịch với công ty bao gồm Công ty Bảo Minh Phú Thọ, Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam và Công ty cổ phần May Vĩnh Phú.
Giao diện 2.3 Giao diện mã nhà cung cấp
Khi thanh toán ngay cho nhà cung cấp, công ty sẽ ghi nhận giao dịch vào tài khoản 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt, và vào tài khoản 112 nếu thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.
Trong kế toán, tài khoản 331 - “Phải trả cho người bán” được sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán của đơn vị đối với người bán và nhà cung cấp dịch vụ Tài khoản này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp, bao gồm cả các nhà cung cấp thường xuyên và không thường xuyên có quan hệ thanh toán với công ty.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quân như: TK 111, TK 112, TK
- Báo giá của nhà cung cấp
- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT - Mẫu số 01GTKT3/001 do người bán lập
- Bảng kê phiếu mua hàng - Mẫu số 06 – VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Mẫu số 05- VT
- Phiếu nhập kho - Mẫu số 01- VT
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản bù trừ công nợ
- Các chứng từ thanh toán : Phiếu chi, giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi, giấy thanh toán tạm ứng…
Mỗi ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán dựa vào các chứng từ như báo giá, hợp đồng mua hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi và giấy báo nợ của ngân hàng để kiểm tra tính hợp lệ Sau đó, kế toán phân loại các chứng từ cùng loại và xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có Cuối cùng, dữ liệu được nhập vào máy tính theo quy trình, cho phép máy tự động xử lý số liệu vào các sổ kế toán liên quan.
*Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt
Vào ngày 28/02/2019, Công ty TNHH Dệt Phú Thọ đã thanh toán 2.640.000 VND cho bà Nguyễn Thị Yến để thực hiện C/O sợi xuất khẩu và mua form C/O Việc hạch toán được thực hiện dựa trên hóa đơn GTGT số 0000680, bảng kê chi tiết dịch vụ tháng 2/2019, Giấy đề nghị thanh toán và Phiếu chi.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
Để bắt đầu, mở phần mềm Visoft Accounting và từ giao diện chính, kế toán chọn phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi” Tiếp theo, nhấp vào “Cập nhật số liệu” và chọn “Phiếu chi tiền mặt” để hiển thị giao diện nhập dữ liệu trên máy tính.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau:
Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Người nhận tiền: Nguyễn Thị Yến
- Địa chỉ: Phòng kinh doanh
- Diễn giải: Chi thanh toán tiền làm C/O sợi xuất khẩu và mua form C/O
- Trong trang hàng tiền khai báo:
- Diễn giải: Chi thanh toán tiền làm C/O sợi xuất khẩu và mua form C/O
Để khấu trừ thuế VAT từ hóa đơn số 0000680, bạn cần nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu và nhấn “Lưu” để hoàn tất Sau khi lưu, máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem phiếu chi của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in phiếu chi
Giao diện 2.4 Giao diện nhập liệu Phiếu chi tiền mặt
*Trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt
Vào ngày 30/01/2019, công ty TNHH Dệt Phú Thọ đã thực hiện chuyển khoản thanh toán cho công ty Quang Phúc theo hóa đơn số 0003773 ngày 03/01/2019 với số tiền 8.580.000 VND và phí chuyển tiền 22.000 VND, đồng thời đã nhận được Giấy báo Nợ Các chứng từ liên quan bao gồm Hóa đơn số 0003773 (Phụ lục 06), Giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục 07), Đơn đặt hàng (Phụ lục 08) và Ủy nhiệm chi (Phụ lục 09).
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
Để cập nhật số liệu trong phần mềm Visoft Accounting, kế toán cần mở phần mềm và chọn phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi” Tiếp theo, chọn “Cập nhật số liệu” và sau đó là “Chứng từ ngân hàng - Giấy báo Nợ” Giao diện nhập dữ liệu sẽ xuất hiện trên máy tính.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau:
Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Diễn giải: Chuyển tiền sữa theo hóa đơn 0003773 ngày 03/01/2019 cho công ty Quang Phúc
- Trong trang hàng tiền khai báo:
- Diễn giải: Chuyển tiền sữa theo hóa đơn 0003773
- Diễn giải: Phí chuyển tiền sữa theo hóa đơn 0003773
Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin theo yêu cầu, hãy nhấn “Lưu” để kết thúc Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ kế toán.
Để xem và in Ủy nhiệm chi của nghiệp vụ vừa nhập vào phần mềm kế toán, bạn cần chọn “In ctừ” trên thanh công cụ.
Giao diện 2.5 Giao diện nhập liệu giấy báo Nợ
Vào ngày 03/01/2019, công ty TNHH Hai Pha Việt Nam đã thực hiện giao dịch mua hàng với hóa đơn số 0001618, trị giá 27.025.500 VND chưa bao gồm thuế GTGT 10% Giao dịch này vẫn chưa được thanh toán cho người bán Các chứng từ liên quan bao gồm Đơn đặt hàng (Phụ lục 10), Hóa đơn GTGT số 0001618 (Phụ lục 11), Giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục 12), và Phiếu nhập kho (Phụ lục 13).
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán mua hàng” -
> “Cập nhật số liệu” -> “Phiếu nhập mua hàng” Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau:
Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
Mã khách hàng: 00081 Hệ thống máy tính sẽ tự động ghi lại thông tin của đối tượng, bao gồm cả các dữ liệu liên quan như thông tin khai báo ban đầu từ Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam.
- Địa chỉ: Châu Sơn, Phủ Lý, Hà Nam
- Diễn giải: Nhập kho ống côn giấy mua của công ty Hai Pha VN
- Trong trang hàng tiền khai báo:
Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ
- Về bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu quản lý với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và nhiệt tình trong công việc Phần hành thanh toán được thực hiện nghiêm túc, giúp giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn Trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh, công ty không gặp phải các khoản giảm trừ doanh thu, cho thấy sản phẩm tiêu thụ tốt với chất lượng và mẫu mã đạt yêu cầu theo hợp đồng, từ đó duy trì uy tín với khách hàng.
Công ty sở hữu đội ngũ kế toán viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và có nhiều năm kinh nghiệm, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và kinh tế cho toàn bộ công ty Mỗi kế toán viên đảm nhận các mảng công việc khác nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, giúp họ chuyên môn hóa và nhanh chóng xử lý công việc Sự tương tác và trao đổi thông tin giữa các kế toán viên diễn ra liên tục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp số liệu và báo cáo kịp thời cho ban lãnh đạo khi cần thiết.
- Về tổ chức công tác kế toán:
Công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong việc quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Để đảm bảo tuân thủ các quy định, công ty áp dụng hệ thống kế toán theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán của công ty được xây dựng dựa trên chứng từ gốc, đảm bảo tính chính xác và minh bạch Sổ sách kế toán được thiết kế gọn nhẹ, đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý Việc lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về chế độ lưu trữ tài liệu kế toán.
Lựa chọn hình thức nhật ký chung là quyết định hợp lý cho quy mô và chuyên môn kế toán của công ty Việc ghi chép các sổ tổng hợp và sổ chi tiết được thực hiện đầy đủ theo hình thức nhật ký chung, bao gồm cả sổ cái các tài khoản và sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng.
Quá trình hạch toán ban đầu chính xác và đầy đủ giúp phần mềm tạo ra sổ sách và báo cáo chính xác Các sổ kế toán được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho công tác kế toán và quản lý Việc lưu trữ, tổng hợp và đối chiếu số liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng Công ty đã lập đầy đủ các chứng từ cần thiết trong quá trình mua bán hàng như đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho và tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu, với đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền.
Phương thức thanh toán chủ yếu được thực hiện qua chuyển khoản và thanh toán bù trừ công nợ, giúp kiểm soát quy trình thanh toán một cách hiệu quả và dễ dàng.
Công ty áp dụng nhiều phương thức thanh toán linh hoạt như tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán L/C và điện chuyển tiền, phù hợp với từng đối tượng khách hàng và đặc điểm của đơn đặt hàng.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty đã áp dụng đầy đủ hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, đồng thời mở các tài khoản chi tiết một cách hợp lý và khoa học Danh mục từ điển thanh toán với khách hàng và người mua được thiết lập cụ thể, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty.
- Về công tác kế toán thanh toán :
Tại công ty kế toán, quy trình thanh toán được thực hiện theo đúng chuẩn mực và quy định của kế toán Việt Nam, đồng thời thường xuyên cập nhật các thông tư, nghị định từ chính phủ Điều này giúp công ty áp dụng linh hoạt vào tình hình kinh doanh thực tế Tài khoản kế toán trong thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được sử dụng đầy đủ và đúng quy định, đảm bảo theo dõi tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán.
Công ty đã thiết lập sổ chi tiết để quản lý công nợ của từng khách hàng, phân loại khoản phải thu thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, nhằm thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính.
Công ty quản lý kế toán thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp bằng cách mở sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp, phân chia khoản phải trả thành ngắn hạn và dài hạn Luôn thanh toán đúng hạn trong các giao dịch với nhà cung cấp, công ty duy trì sự phối hợp và đối chiếu công nợ thường xuyên, đảm bảo công nợ được phản ánh chính xác và đầy đủ.
- Về hình thức kế toán sử dụng:
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy vi tính theo Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của mình Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm khối lượng công việc, đồng thời tạo ra sổ sách và báo cáo nhanh chóng, chính xác, chi tiết theo từng đối tượng quản lý, đáp ứng đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Công ty đã tuân thủ hoạt động theo đúng quy định của pháp luật, kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký,
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán và khách hàng vẫn còn một số hạn chế cần được cải thiện.
Bộ máy kế toán của công ty hiện chỉ thực hiện chức năng thu thập và cung cấp thông tin kế toán tài chính, thiếu bộ phận kế toán quản trị để phục vụ yêu cầu phân tích hoạt động kinh doanh Công tác kế toán chủ yếu tập trung vào kiểm tra và quyết toán thuế, dẫn đến việc hệ thống chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chưa được xây dựng hợp lý Do đó, cần chú trọng phát triển hệ thống tài khoản kế toán nhằm tích hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.
