BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 13QD12 5 TRƯƠNG THỊ THƯƠNG

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI KHOA: THƯƠNG MẠI & DU LỊCH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP (TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI BỘ PHẬN TRUYỀN THÔNG MARKETING THUỘC CÔNG TY TNHH LỮ HÀNH QUỐC TẾ HẢI VÂN CÁT) Giảng viên hướng dẫn Cán hướng dẫn Sinh viên thực Lớp : ThS Nguyễn Thị Thúy Quỳnh : Hoàng Triều Dương : Trương Thị Thương : 13QD12.5 Đà Nẵng, tháng 04/2022 LỜI CẢM ƠN Thời gian thực tập vịng tám tuần cơng ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát trải nghiệm đầy thú vị mà em chưa có trước Là mơi trường giúp thân có hội tổng hợp hệ hống hóa lại kiến thức học áp dụng vào thực tế để nâng cao kiến thức kinh nghiệm làm việc ngành học mà lựa chọn Tuy thời gian thực tập em ngắn anh chị khóa trước, trình thực tập em tiếp thu mở rộng thêm nhiều kiến thức thực tế mà q trình học tập trường cịn chưa tiếp cận Từ em nhận thấy, việc cọ sát thực tế vô quan trọng – giúp cho thân bổ sung cố kiến thức học trường Là người chưa có kinh nghiệm lần đầu tiếp xúc với mơi trường làm việc chun nghiệp nên q trình thực tập công ty em gặp nhiều khó khăn, nhờ dẫn quý thầy cô khoa Thương Mại & Du lịch, với nhiệt tình anh chị cơng ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát giúp em có thêm kinh nghiệm q báu để hồn thành tập cách tốt Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô khoa Thương Mại & Du Lịch – Trường Cao Đẳng Thương Mại truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Nhờ có lời hướng dẫn, dạy bảo thầy cô nên đề tài nghiên cứu em hồn thiện tốt đẹp Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thúy Quỳnh – người trực tiếp giúp đỡ, quan tâm, hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo thời gian qua Bài báo cáo thực tập thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế em nhiều hạn chế cịn nhiều bỡ ngỡ nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp q báu q Thầy để kiến thức em lĩnh vực hồn thiện đồng thời có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên TRƯƠNG THỊ THƯƠNG DANH MỤC BẢNG BIỂU TT Tên bảng biểu Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 20182020 Bảng 2.2 Bảng đánh giá công tác tổ chức kiện Công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát Bảng 3.1 So sánh khác lý thuyết thực tiễn hoạt động tổ chức kiện Trang DANH MỤC HÌNH VẼ TT Tên hình vẽ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức máy công ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát Trang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt TNHH Từ hoàn chỉnh trách nhiệm hữu hạn MỤC LỤC Danh mục bảng biểu i Danh mục hình vẽ ii Danh mục từ viết tắt iii Mục lục iv CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Cơ sở lý thuyết tổ chức kiện 1.1.1 Khái niệm phân loại 1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức kiện 1.2 Nội dung công việc tổ chức kiện 1.2.1 Xác định thông tin kiện 1.2.2 Xây dựng chương trình phân cơng công việc 1.2.3 Dàn dựng kiện trước diễn 1.2.4 Tiến hành tổ chức kiện 1.2.5 Kết thúc kiện CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ CƠNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH LỮ HÀNH QUỐC TẾ HẢI VÂN CÁT 2.1 Tổng quan Công ty lữ hành quốc tế Hải Vân Cát 2.1.1 Khái quát chung 2.1.2 Khách hàng mục tiêu 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát 2.1.4 Tình hình kết kinh doanh công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát 2.2 Thực trạng công tác tổ chức kiện công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát 2.2.1 Xác định thông tin kiện 2.2.2 Xây dựng chương trình phân cơng cơng việc 2.2.3 Dàn dựng kiện trước diễn 2.2.4 Tiến hành tổ chức kiện 2.2.5 Kết thúc kiện 2.3 Đánh giá công tác tổ chức kiện công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát CHƯƠNG III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH LỮ HÀNH QUỐC TẾ HẢI VÂN CÁT 3.1 Những điểm giống khác lý thuyết thực tiễn hoạt động tổ chức kiện 3.1.1 Những điểm giống 3.1.2 Những điểm khác 3.2 Bài học kinh nghiệm thân thực tổ chức kiện công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát 3.3 Đề suất, kiến nghị với nhà trường tổ chức giảng dạy tổ chức kiện CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Cơ sở lý thuyết tổ chức kiện 1.1.1 Khái niệm phân loại a Khái niệm: - Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán - Tổ chức kiện việc tổ chức thực phần việc cho chương trình, kiện diễn ra, từ bắt đầu hình thành ý tưởng kết thúc Bắt đầu việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công tổ chức b Phân loại: - Các tiêu chí sử dụng phổ biến phân loại kiện bao gồm: + Quy mơ, lãnh thổ: • Quy mơ kiện tiêu chí định hướng, nhiên khơng dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô không gian tổ chức kiện để phân loại mà phải dựa vào mức độ ảnh hưởng kiện để xác định quy mơ (vì có kiện xã có nhiều người tham gia, tổ chức sân vận động xã gọi kiện lớn được) + Thời gian: • Theo độ dài thời gian, vào thời gian diễn kiện chia thành: Sự kiện dài ngày, kiện ngắn ngày • Theo tính mùa vụ chia thành: Sự kiện thường niên- diễn vào năm thường vào thời điểm định (Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm, lễ hội thường niên…); Sự kiện khơng thường niên: khơng mang tính quy luật, khơng có tượng lặp lại năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào,…) + Hình thức mục đích kiện: • Đây cách phân loại phổ biến có ý nghĩa nghiệp vụ tổ chức kiện Vì hình thức tổ chức kiện thường phụ thuộc vào mục đích kiện nên thường liền với • Sự kiện kinh doanh: kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Các ngày lễ cuae doanh nghiệp, hội chợ thương mại, hội nghị khách hàng, • Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó kiện liên quan đến giáo dục, khoa học hội thảo, hội nghị, diễn thuyết, chun đề… • Sự kiện văn hố truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tơn giáotín ngưỡng phong tục tập quán, bao gồm sinh nhật, mừng thọ, kỹ niệm thành lập, giao lưu văn hố,… • Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: triển lãm nghệ thuật, biểu diễn từ thiện, Festive event,… • Sự kiện thống: Loại kiện thường có chuẩn mực quy tắc riêng, chủ đầu tư kiện quan nhà nước họp báo, tổng kết, khen thưởng,… 1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức kiện a Tự nhiên - Điều kiện thời tiết khí hậu yếu tố có ảnh hưởng lớn đến q trình tổ chức, đặc biệt kiện tổ chức địa điểm trời Để hạn chế ảnh hưởng thời tiết cần phải dự phịng nhiều phương án khác - Các vấn đề ô nhiễm bảo vệ môi trường: Cộng đồng dân cư quyền nơi diễn kiện, thường có nhận thức định vấn đề ô nhiễm bảo vệ môi trường Điều tác động đến việc lựa chọn chủ đề hoạt động kiện, không đáp ứng yêu cầu tối thiểu môi trường, xử lý rác thải… cơng ty tổ chức kiện khơng cấp phép cho việc tổ chức kiện b Công nghệ, kỹ thuật - Các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực giải pháp cụ thể tổ chức kiện - Tiến kỹ thuật hỗ trợ cho trình tổ chức kiện diễn nhanh như: lập kế hoạch tổ chức, trình chuẩn bị địa điểm, trang trí, q trình liên lạc với đơn vị cung ứng, việc trình diễn kỹ thuật âm ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt,… c Văn hóa - Các giá trị văn hóa vùng miền hệ giá trị quy chuẩn để doanh nghiệp định nên tổ chức theo phong cách Việc tổ chức Event phù hợp với yếu tố văn hóa vùng miền giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu mình, gây hiệu ứng, cảm tình tốt với khách hàng Nhưng, kiện ngược lại với giá trị văn hóa đó, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự đánh hình ảnh, thương hiệu d Pháp luật - Pháp luật yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ đến định tổ chức Event doanh nghiệp Bởi vì, quy chuẩn hệ thống luật văn luật định kiện có phép diễn hay khơng? Chính vậy, trước muốn tổ chức kiện nào, cơng ty bạn phải tìm hiểu thật kĩ để tổ chức Event cách thuận lợi e Thành phần tham qia - Doanh nghiệp tổ chức kiện + Là đơn vị chịu trách nhiệm lớn tồn q trình tổ chức kiện, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết kiện, kiện có có hấp dẫn, gây ý, q trình diễn thành công không xảy cố phải dựa vào qúa trình chuẩn bị doanh nghiệp tổ chức kiện - Chủ sở hữu kiện + Là tổ chức, doanh nghiệp cá nhân muốn tổ chức kiện nhằm nhiều mục đích quảng bá, tri ân, giới thiệu sản phẩm,… Là bên chịu chi phí tồn kiện có quyền hạn định rong việc chi phối số nội dung, hoạt động mục đihcs kiện Vì chủ sở hữu yếu tố định hình thành kiện - Nhà tài trợ 1.2 1.2.1 a b c + Đây yếu tố có khơng chương trình kiện, thường kiện lớn có nhà tài trợ chi phí tổ chức lớn chủ đầu tư muốn hợp tác để mở rộng quy mô doanh nghiệp - Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ + Trong chương trình kiện có nhà cung ứng dịch vụ hỗ trợ địa điểm tổ chức, Teabreak, ca sĩ, PG, vũ đồn,….Vì nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ quan trọng thành công chương trình kiện - Người tham gia + Là tổ chức, doanh nghiệp cá nhân Đây nhân tố mà doanh nghiệp tổ chức kiện chủ sở hữu kiện muốn hướng đến, khách mời đối tượng kiện nhằm quảng bá hình ảnh doanh nghiệp Nên khách tham dự không đủ số lượng dự kiến phản ứng khách không mong đợi chứng tỏ kiện thất bại Vì việc chăm sóc khách hàng vơ quan trọng q trình tổ chức kiện Nội dung tổ chức kiện Xác định thông tin kiện Mô tả nội dung công việc - Xác định thông tin kiện quan trọng định đến kế hoạch , ý tưởng chương trình Với loại hình kiện tổ chức có đặc điểm, mục tiêu yêu cầu riêng Vậy nên việc cần làm tổ chức kiện doanh nghiệp phải nắm rõ thơng tin sau: + Loại hình, quy mô tổ chức kiện nào? + Mục tiêu tổ chức kiện + Đối tượng, số lượng khách mời tham gia kiện + Thời gian, địa điểm tổ chức kiện + Ngân sách tổ chức kiện Quy trình thực - Tìm hiểu thương hiệu chủ thầu tổ chức kiện + Xác định địa chỉ, sở, sản phẩm mà khách hàng kinh doanh + Xác định thành mà khách hàng có thời gian qua - Trực tiếp trao đổi với khách để xác định mục đích, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia kiện, chi phí thực mà khách hàng chi trả cho chương trình kiện Điều kiện yêu cầu thực công việc Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty giai đoạn 2018-2020 Chỉ tiêu 2018 2019 2020 Tốc độ phát triển (%) 2019/2018 Doanh thu 53,5 tỷ 49,7 tỷ 15,5 tỷ -3.8 2020/2019 -34,2 (Nguồn phịng tài – kế tốn) -Giai đoạn 2019-2021do tình hình thiên tai dịch bệnh Covid 19 xảy liên tục khiến cho tình hình du lịch Đà Nẵng nước bị suy giảm làm cho số lượng khách du lịch ngày ít, tình hình kinh doanh cơng ty suy giảm nghiêm trọng -Hiện 2022, công ty HAVATRAVEL tiến hành chương trình khuyến giảm giá nhằm tăng thị hiếu khách du lịch nước du lịch đà nẵng, công ty 2.2.Thực trạng công tác thực trạng tổ chức kiện công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát 2.2.1 Xác định thông tin kiện a Mô tả công việc - - Đây việc xác định thời gian địa điểm cụ thể để tổ chức chương trình kiện, nhằm chọn thời gian phù hợp để lên kế hoạch tổ chức, đối tượng tham gia, ngân sách mà chủ sở hữu kiện trả, xác định mục đích, nguyện vọng chủ kiện loại hình kiện mà họ muốn tổ chức b Quy trình thực - Tìm hiểu thương hiệu chủ thầu tổ chức kiện + Đây bước để khách hàng tin tưởng vào đơn vị tổ chức kiện, nắm rõ sản phẩm, loại hình kinh doanh hướng tới giúp cho việc nắm bắt mục đích tổ chức kiện, gây thuyết phục chủ sở hữu chọn đơn vị để hợp tác - Trực tiếp trao đổi với khách để xác định mục đích, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia kiện, chi phí thực + Sau nắm rõ sản phẩm doanh nghiệp, nhân viên tổ chức kiện cần phải liên lạc với chủ sở hữu để xác định thời gian, địa điểm, mục đích, loại hình, đối tượng tham gia kiện c Điều kiện yêu cầu thực công việc Trang thiết bị: + Máy tính giúp lưu thơng tin thu thập từ chủ sở hữu + Điện thoại dùng để liên lạc với chủ sở hữu + Giấy, bút nhằm note danh mục đáng ý + Môi trường làm việc thoải mái tạo cho nhân viên cảm hứng trình làm việc - - d e 2.2.2 a b - Con người: + Khả giao tiếp, nhanh nhẹn, hoạt bát giúp nhanh chóng nắm bắt tâm lý, gây thiện cảm khách hàng + Khả ghi nhớ phân tích thơng tin thu thập yếu tố quan trọng để xây dựng ý tưởng hồn hảo từ thơng tin thu thập Tài liệu: + Data khách hàng (Sđt, địa chỉ, mail, zalo ) + File thông tin khách hàng Kết Xác định loại hình kiện cần tổ chức Xác định quy mô kiện Xác định đối tượng số lượng khách mời Xác định thời gian, địa điểm tổ chức Xác định Budget mà khách mong muốn Nhận xét - Đây bước định khách hàng có lựa chọn hợp tác cơng ty hay khơng, cần nắm bắt thương hiệu số thông tin khác để xây đựng chương trình phù hợp yêu cầu mà khách hàng đề Xây dựng chương trình phân cơng cơng việc Mô tả công việc - Đây bước tổng hợp ba công việc nhỏ như: + Xác định ý tưởng: đưa ý tưởng chương trình kiện phù hợp với mục đích tính chất mà khách hàng yêu cầu +Lên kịch bản: Dựa vào ý tưởng có mà xây dựng kịch cho tồn hạng mục có chương trình phug hợp với thời gian tính chất lồi hình kiện + Phân công công việc dựa vào khả chuyên môn người phận mà phân công công việc cách hợp lý nhằm phát huy hết tiềm để tổ chức chương trình độc đáo Quy trình thực Xác định ý tưởng: + Tổ chức họp nội phòng kiện người điều hành phụ trách tập họp nhân để đưa ý tưởng cho chương trình kiện diễn - - + Mỗi người đưa ý kiến cá nhân cho chương trình kiện dựa thông tin xác định từ khách hàng mà nguời chuẩn bị ý tưởng để đưa họp + Chọn ý tưởng hay phù hợp cho chương trình kiện từ đóng góp người phịng mà chọn lựa ý tưởng thực theo yêu cầu giúp iện diễn thành công tốt đẹp + Sau phát triển ý tưởng tiến hành phác thảo kế hoạch dựa ý tưởng Đây giai đoạn chuẩn bị cho nội dung thuyết trình với khách hàng Ở bước công việc chia thành hai nội dung lập kế hoạch chương trình thuyết trình với khách hàng Lên kịch bản: + Dựa vào ý tưởng chọn nghiên cứu thời gian tổ chức để xây dựng kịch + Lên kịch chương trình kiện tổng quát xây dựng kịch xuyên suốt cho chương trình kiện, bao gồm kịch cho trường hợp phát sinh cố + Lên kịch cho MC thường xây dựng yêu cầu có kiện, mục đích mà khách hàng muốn truyền tải đến người tham dự để MC nắm bặt tình hình mà dẫn dắt trình diễn kiện + Lên kịch âm - ánh sáng cho phận kỹ thuật chuẩn bị file nhạc, điểm nhấn chương trình để tạo hiệu ứng ánh sáng cho phận kỹ thuật Lập bảng phân cơng cơng việc: + Tìm hiểu nguồn lực nhân xem xét trình thực cơng việc người mà đưa nhiệm vụ phù hợp + Tổ chức họp nội phòng kiện + Nêu lên hạng mục cơng việc cần thực cho chương trình tất nhân viên liên quan điều hành triển khai công việc, mục tiêu, yêu cầu hạn + Tiến hành phân công nhiệm vụ quy định thời hạn cụ thể cho hạn mục công việc, thoe dõi tiến độ thực (thiết kế, kỹ thuật, hậu cần) dựa vào khả phận mà phân công, để đảm bảo công tác chuẩn bị tiến hành tốt c Điều kiện yêu cầu thực công việc Trang thiết bị: + Máy tính để lưu trữ thơng tin cần thiết nhằm tránh sai sót + Điện thoại dùng để liên lạc với đối tác, khách hàng, chủ đầu tư + Giấy, bút dùng để note lại vấn đề cần giair + Môi trường làm việc yên tỉnh, thoải mái, nghiêm túc Con người: + Khả tư duy, linh động sáng tạo + Khả thuyết trình, nắm bắt vấn đề + Khả phân chia công việc hợp lý Tài liệu: + File nội dung ý tưởng + File thông tin chương trình kiện + File hạng mục cơng việc d Kết Tìm ý tưởng hay, độc đáo, phù hợp với chương trình kiện - Xây đựng bảng phác thảo ý tưởng chương trình kiện (sơ đồ tư Mindmap) Xây dựng kịch độc đáo, gây trùng lặp với chương trình khác - Kịch rõ ràng, chi tiết giúp cho việc chạy chương trình diễn sn sẻ, tránh thiếu sót gặp phải - Xây dựng bảng phân công công việc rõ ràng, cụ thể với nhân phù hợp với yêu cầu chương trình kiện e Nhận xét - Khi tổ chức kiện nhà điều hành cần có đội ngũ nhân có trách nhiệm chuyên nghiệp, sáng tạo đảm bảo thời gian chất lượng, khả tổ chức chương trình 2.2.3 Dàn dựng kiện trước diễn a Mô tả công việc - Dàn dựng kiện trước diễn công việc ln ln có chương trình kiện, chuẩn bị thực tế dựa ý tưởng, ý kiến hình dung, dàn dựng hàng mục liên quan trực tiếp diễn kiện - b - Quy trình thực Đặt dịch vụ liên quan (Tea-break, photo, media,…) liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ để đặt dịch vụ có chương trình Tổ chức trang trí – set up khơng gian kiện quan sát điểu chỉnh việc thiết kế sân khấu, bàn ghế, phụ kiện hoa, bong bóng phận set up, hậu cần Chuẩn bị âm – ánh sáng dàn dựng test thử âm ánh sáng có xảy cố không Tất công ty chuẩn bị duyệt thử trước kiện diễn ra, thường hệ thống âm ánh sáng hoàn tất từ tới ngày trước kiện diễn để đảm bảo phát sớm rủi ro để bổ sung thay kịp thời Công ty xếp nhân riêng cho khâu âm ánh sáng này, nhân viên kỹ thuật phụ trách vấn đề thiết bị ánh sáng đèn điện, mic phòng đồng thời thiết bị âm thanh, máy chiếu đèn led khách yêu cầu Xin giấy phép tổ chức kiện liên hệ đến quan có thẩm quyền địa điểm diễn kiện để xin giấy phép thực chương trình Thuê MC, PG, Ca sĩ cho kiện, đội lân khách yêu cầu Thường tất kiện : khai trương, hội nghi, team building hay tất kiện khác cần phải thuê Mc, đa phần kiện khai trương g có đội lân Pg có vài khai trương lớn có vũ đồn kèm theo - Xây dựng phương án phịng trường hợp cố xảy xem xét hạng mục tổ chức hoàn thiện chưa hay chưa đủ chưa chổ để kịp thời đưa phương án xử lý trước kiện diễn + Lập phương án phịng ngừa rủi ro: Vì kiện xảy vấn đề cố mà không mong muốn, nên người điều hành phải chuẩn bị cách xử lý cố thường gặp phải chuẩn bị khoản chi phí dự trù nhằm ứng biến kịp thời • Ví dụ trường hợp em tham gia: chương trình team building có trị chơi ( tát cạn biển đông) sử dụng nhựa, trình vận chuyển làm bể đầu ống nhựa phía kiến nước khơng thể giữ lại ống tới lúc khách chơi phát Nên thay đổi cách chơi thành múc nước tay giữ nước chạy tới thâu phía trước đội đầy trước đội thắng - c Điều kiện yêu cầu thực công việc - Trang thiết bị: + Không gian tổ chức địa điểm tổ chức có diện tích trống rộng phù hợp với chương trình kiện + Bàn ghế, sân khấu, âm thanh-ánh sáng, + Giấy phép đăng ký tổ chức kiện - Yếu tố: + Nguồn lực nhân + Khả đạo điều hành toàn trình dàn dựng + Khả quan hệ, giao tiếp tốt - Tài liệu: + Giấy phép đăng ký tổ chức kiện + Bảng phân công nhiệm vụ + File thiết kế trang trí set up khơng gian d Kết - Giúp cho kiện diễn suôn sẻ, giảm rủi ro gây ấn tượng với khách mời - Giúp giải vấn đề phát sinh đưa phương án thay kịp thời trước kiện diễn e Nhận xét - Đây cơng việc ln ln có trước tổ chức chương trình kiện, nhằm giảm tối đa khả xảy cố phát sinh Để kiện diễn thành công người điều hành phải giám sts q trình thi cơng dàn dựng tác hạng mục - Ở bước này, công việc phận phân công cách rõ ràng, mạnh công việc làm công việc đó, phận làm phận nấy, công việc rõ ràng chưa thực số cơng việc nhân chồng chất phần thiếu nhân lực 2.2.4 Tiền hành tổ chức kiện a Mô tả công việc - Tiến hành tổ chức kiện tổ chức hoạt động có kịch bản, đón tiếp khai mạc kiện, điều hành diễn biến theo lịch trình dự kiến, phục vụ ăn uống, xác định đối tượng mục tiêu mà kiện hướng tới, bế mạc tiễn khách b Quy trình thực - Tổ chức điều hành đón tiếp, khai mạc kiện + Điều hành tổ chức hoạt động chào đón, chụp hình lưu niệm + Điều hành xếp, hướng dẫn vị trí chổ ngồi cho khách mời + Chỉ đạo công tác tổ chức khai mạc bắt đầu chương trình kiện - Tổ chức điều hành diễn biến kiện + Tổ chức xếp đối tượng phát biểu, giới thiệu mục đích diễn chương trình kiện + Tổ chức hoạt động giới thiệu sản phẩm + Quản lý nội dung chương trình kiện theo kịch + Điều hành tổ chức phụ vụ ăn uống (nếu có) + Tổ chức hoạt động ca nhạc, trò chơi, gameshows, bốc thăm trúng thưởng (nếu có) + Tổ chức trao quà, khen thưởng (nếu có) - Tổ chức điều hành bế mạc, tiễn khách + Tổ chức cảm ơn tri ân khách hàng + Điều hành hoạt động thu thập ý kiến khách hàng + Kết thúc chương trình kiện tiễn khách c Điều kiện yêu cầu thực công việc - Trang thiết bị: + Bàn, ghế, máy chiếu + Backdrop, banner + Bộ đàm + Điện thoại - Con người: + Nhanh nhẹn, khả xử lý tình tốt + Khả giao tiếp, quan hệ ngoại giao + Khả điều phối đạo diễn biến kiện - Tài liệu : + Kịch chương trình + Danh sách khách mời + Phiếu khảo sát đánh giá chất lượng dịch vụ + Phiếu đặt dịch vụ ăn uống (nếu có) d Kết - Sự kiện diễn thành công theo trình tự - Các vấn đề phát sinh xử lý lúc, kịp thời e Nhận xét - Quá trình yếu tố định thành bại chương trình kiện, cơng tác chuẩn bị phụ thuộc vào q trình thực nó, khách mời chủ sở hữu có hài lịng hay khơng, q trình diễn có theo kịch bản, cơng tác chăm sóc khách hàng nào… Nên trình mà nhà điều hành trọng nhất, vừa đạo, quan sát vừa chăm sóc khách Đặt biệt phải kịp thời xử lý tình huóng phát sinh cố xảy - Ở giai đoạn này, cịn nhiều vấn đề thiếu xót trình thực như: nhân chồng chéo, hạng mục cơng việc hồn thành tốt lại thiết tính tỉ mỉ, chu đáo, ạt bên phía phận thiết kế Một phận thiếu nhân khâu 2.2.5 Kết thúc kiện a b Mô tả công việc - Khi kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc công ty vận chuyển kho, địa điểm tổ chức dọn dẹp, vệ sinh Công việc tiến hành toán hợp đồng cho nhà cung cấp Quy trình thực - Tiến hành đạo thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị, bàn giao địa điểm + Điều hành đạo thu dọn rác, vật dụng, thiết bị âm ánh sáng + Tiến hành giao trả địa điể tỏ chức cho đơn vị cung ứng - Quyết tốn khoản chi phí cịn lại + Tiến hành kiểm tra hạng mục có phát sinh, xảy lỗi, dư thừa hay không Nếu q trình tổ chức có u cầu thêm số vấn đề phát sinh chi phí tổng hợp chi trả Nếu có hạng mục khơng sử dụng mà trả lại để giảm chi phí tổ chức + Làm việc với đối tác, nhà cung ứng hạng mục có kiện để tốn khoản chi phí cịn lại - Tổng kết đánh giá trình thực + Từ trình quan sát sốt trình diễn kiện, điều hành người đánh giá khả phận làm việc (hậu cần, MC, phận kỹ thuật, phận thiết kế,….) + Từ ý kiến đánh giá khách mời mà điều hành đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu đặt cho chương trình kiện, rút kinh nghiệm cho kiện sau c.Điều kiện yêu cầu thực công việc Trang thiết bị: + Máy tính, điện thoại sử dụng để tổng hợp ý kiến, file đánh giá nhân sự, cố phát sinh có chương trình + Giấy, bút dùng để note lổi trình diễn chương trình, điểm cần thay đổi phù hợp gióc nhìn nhà điều hành - Con người: + Khả lắng nghe, tiếp thu rút kinh nghiệm - d e + Khả quan sát, tổng hợp mức độ làm việc hiệu phận Tài liệu: + File số lượng khách tham gia kiện + File phản hồi ý kiến khách hàng + Khả lắng nghe, tiếp thu rút kinh nghiệm Kết - Cải thiện thiếu sót cơng tác tổ chức - Tạo dựng thêm nhiều mối quan hệ (đối tác, khách hàng tiềm năng) - Đánh giá khả đièu hành công tác tổ chức kiện Nhận xét - Điều quan trọng bước cuối quy trình tổ chức kiện cơng ty kết thúc, phận chịu trách nhiệm viết báo cáo họp rút kinh nghiệm để tránh sai xót cho kiện * Một mơ họa thực tế tổ chưc kiện khai trương Công ty TNHH lữ hành Quốc tế Hải Vân Cát Tiến hành tổ chức kiện • Mơ kiện khai trương ANGEL HOTELS • Thời gian: 7g30 – 10g00 • Ngày thực hiện: 25/4/2022 • Địa chỉ: Lơ 31,32 Ngơ Thì Sĩ, Phường Mỹ An, Quận Ngũ Hành Sơn, Thành Phố Đà Nẵng • Đơn vị thực hiện: Hava Entertainment + Điều hành đón tiếp, khai mạc: + Điều hành diễn biến kiện + Tổ chức bế mạc tiễn khách 2.3 Đánh giá công tác tổ chức kiện Công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát Bảng 2.2 Bảng đánh giá công tác tổ chức kiện Công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIẺM + Quy trình tổ chức diễn cách rõ ràng, chi tiết, cơng việc tiếp nối thực hồn thành theo yêu cầu khách hàng + Quy trình tổ chức kiện cơng ty Hava Entertainment chia thành bước rõ ràng, có đầy đủ chi tiết nội dung, nhiệm vụ bước + Quy trình chưa đạt quy chuẩn đưa cơng việc cần thực việc tổ chức kiện +Phần lớn, khách hàng đánh giá tốt công ty Hava Entertainment Họ cho quan trọng với mục tiêu chương trình, đem lại lợi ích lớn cho công chúng mục tiêu Và kiện mà Anh Thịnh Minh tổ chức đáp ứng nhu cầu + Về sáng tạo trình tổ chức kiện nhà điều hành chưa đối tác đánh giá cao, phần lớn làm theo khn mẫu + Trong số trường hợp công ty không theo mơ hình làm việc cụ thể mà thay vào sẽ thực cách đại trà Công việc chồng chéo, khơng thể tính chun nghiệp + Chưa có quy trình chuẩn mốc thời gian thực theo giai đoạn, giao động số ngày để tùy vào tính chất cho kiện Kết Luận chương Đây toàn nội dung liên quan đến công ty TNHH lữ hành Hải Vân Cát như: giới thiệu tổng chung, khách hàng mục tiêu, tình hình kết kinh doanh cơng ty trước giai đoạn dịch diễn Đồng thời mô tả thực tế quy trình tổ chức kiện, đồng thời đánh giá đưa số ưu nhược điểm mà cơng ty thực chương trình kiện CHƯƠNG III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3.1 Những điểm giống khác lý thuyết thực tiễn hoạt động tổ chức kiện 3.1.1 Những điểm giống a Quy trình thực bao gồm bước: - Xác định thông tin kiện - Xây dựng chủ đề, ý tưởng - Lập kế hoạch tổ chức - Dàn dựng kiện - Tiến hành thực chương trình b Điều kiện yêu cầu thực công việc - Khi thực công tác tổ chức kiện cần có yếu tố : + Cơ sở vật chất ( máy tính , điện thoại, khơng gian, ) + Con người (có tố chất lãnh đạo, điều hành tồn hoạt động chương trình kiện) + Tài liệu (các File tổng hợp thông tin, biểu mẫu, danh sách, ) c Kết - Lên ý tưởng lập kế hoạch chương trình kiện • Lên chương trình cụ thể chi tiết • Lên ý tưởng chương trình hay hấp dẫn thu hút khách hàng - Thực kế hoạch tiến hành thực chương trình kiện Set up chương trình hồn chỉnh phù hợp với u cầu khách đưa - Kết thúc kiện • Kết thúc kiện thành công tốt đẹp • • • • Nghiệm thu hình ảnh thực tế Biết cố xảy kiện Biết chi phí phát sinh Sự kiện nằm tầm kiểm soát ban tổ chức 3.1.2 Những điểm khác Bảng 3.1 So sánh khác lý thuyết thực tiễn hoạt động tổ chức kiện LÝ THUYẾT THỰC TIỄN QUY TRÌNH THỰC HIỆN Theo lý thuyết học quy trình tổ chức kiện gồm có bước: - Tiến hành nghiên cứu - Xây dựng ý tưởng - Thiết kế kiện - Lập kế hoạch diễn kiện - Thực kế hoạch - Dàn dựng kiện - Tiến hành thực chương trình - Kết thúc kiện Trong thực tế cơng ty có bước để tổ chức chương trình kiện: - Xác định thông tin khách hàng - Xây dựng chương trình phân cơng cơng việc - Dàn dựng trước kiện diễn - Tiến hành tổ chức kiện - Kết thúc kiện ĐIỀU KIỆN VÀ YÊU CẦU Theo lý thuyết người điều hành tổ chức kiện phải có hiểu biết, cấp tổ chức kiện Nắm rõ bước thực chương trình kiện Nhưng thực tế người điều hành tổ chức chương trình kiện phải người có thái độ tốt, chịu khó học hỏi, kỹ trao dồi qua thời gian, đặc biết phải linh hoạt hoạt động KẾT QUẢ Kết lý thuyết màu, sáng tạo, khn khổ định Kết ngồi thực tiền ln có ý tưởng sáng tạo, hấp dẫn thu hút khách hàng tiềm muốn hợp tác công ty 3.2 Bài học kinh nghiệm thân thực tổ chức kiện công ty Lữ hành quốc tế Hải Vân Cát - Sau kết thúc trình thực tập tuần công ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát em nhận nhiều kiến thức tổ chức kiện như: + Hiểu trình bày ý nghĩa việc tổ chức sựu kiện, quy trình tổ chức thành phần tham gia + Phân biệt loại hình kiện + Nêu yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức kiện + Nắm vai trò tác động kiện thành phần tham dự kiện đời sống xã hội - Bên cạnh em cịn nhận nhiều kinh nghiệm đúc kết số học tổ chức kiện : + Là nhà điều hành cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng chi tiết chương trình Bởi chương trình bị thay đổi vào phút cuối lý nào, kế hoạch bắt đầu số + Luôn nắm tay bảng tiến độ cơng việc để theo dõi tình hình cơng việc thời gian hồn thiện + Việc khơng thể thiếu chương trình kiện chun nghiệp giải pháp xử lý khủng hoảng Bạn phải dự đốn tình xấu diễn đưa cách giải cụ thể + Những kỹ cần thiết nhà điều hành kiện sáng tạo, viết kịch theo hiểu biết có tính thẩm mỹ, check list cách chu đáo, giám sát triển khai công việc linh hoạt, quản lý tài quản trị nhân cách khoa học - Về thái độ làm việc nhà tổ chức kiện: + Linh hoạt + Nhanh nhẹn + Có tâm, cố gắng + Khả điều hành đạo + Khả tiếp thu nhanh, luôn trao dồi thêm kiến thức 3.3 Đề xuất, kiến nghị với nhà trường tổ chức giảng dạy tổ chức kiện - Là sinh viên khoa thương mại du lịch nói riêng nhà trường nói chung, em xin gởi lời cảm ơn đến nhà trường Tuy học chuyên ngành du lịch lữ hành em muốn theo đuổi ước mơ trở thành nhà tổ chức kiện tương lại gần Và nhờ giúp đỡ ban chủ nhiệm khoa giảng viên tạo điều kiện cho chúng em có tập quý để chúng em có điều kiện trao dồi kiến thức thực tế kinh nghiệm làm việc tương lai sau chúng em trường - Trong thời gian thực tập, em thấy kiến thức mà nhà trường trang bị cần thiết nhiên thiếu nhiều so với thực tế nghề nghiệp Em hi vọng Khoa Thương Mại Du lịch thường xuyên tổ chức hoạt động kiện giao cho sinh viên tự lên kế hoạch tổ chức chương trình kiện với hỗ trỗ quý thầy cô, để sinh viên chọn đề tài tổ chức kiện hiểu rõ cách thức quy trình thực - Đối với Nhà điều hành tổ chức kiện trình độ ngoại ngữ quan trọng, em mong khoa tổ chức buổi học ngoại ngữ hợp lý có sức hút cho sinh viên, để sinh viên có hứng thứ tâm việc học ngoại ngữ DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bài giảng “Tổ chức kiện hội nghị” Trường Cao Đẳng Thương Mại [2] Số liệu phịng kế tốn Cơng ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát [3] Tài liệu phịng nhân Cơng ty TNHH lữ hành quốc tế Hải Vân Cát Các trang web [1] thuvienso.cdtm.edu.vn [2] http://havatravel.com.vn/ ... - Tổ chức điều hành đón tiếp, khai mạc kiện + Điều hành chào đón khách - Tổ chức điều hành diễn biến kiện c - - - - Tổ chức điều hành bế mạc, tiễn khách c Điều kiện yêu cầu thực công việc - -. .. chức kiện gồm có bước: - Tiến hành nghiên cứu - Xây dựng ý tưởng - Thiết kế kiện - Lập kế hoạch diễn kiện - Thực kế hoạch - Dàn dựng kiện - Tiến hành thực chương trình - Kết thúc kiện Trong thực... thực bao gồm bước: - Xác định thông tin kiện - Xây dựng chủ đề, ý tưởng - Lập kế hoạch tổ chức - Dàn dựng kiện - Tiến hành thực chương trình b Điều kiện yêu cầu thực công việc - Khi thực cơng tác