TRUNG TÂM PHẦN MỀM VIETTEL TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM V-OFFICE

TRUNG TÂM PHẦN MỀM VIETTEL TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM V-OFFICE Mã hiệu dự án: VTsoft1_QT06_16006_VOKHN Mã hiệu tài liệu: HDSD_VTsoft1_QT06_16006_VOKHN _Web_Qlvb_v1.0 TÊN MODULE: QUẢN LÝ VĂN BẢN ỨNG DỤNG: WEB ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG: NHÂN VIÊN Hà Nội, 08/2018 v1.1 BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI Vị A* trí M, thay D đổi 12/10/2017 Toàn A Ngày thay đổi Nguồn gốc Đầu mối Mô tả thay đổi KH *A – Tạo mới, M – Sửa đổi, D – Xóa bỏ Thêm Thêm Ghi v1.0 v1.1 TRANG KÝ Người lập: Lê Thị Hà NVKT Ngày Người xem xét: Vũ Quang Chúc Ngày TSP Người phê duyệt: Vũ Quang Chúc TSP Ngày v1.1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích ý nghĩa Tài liệu: .5 1.2 Phạm vi tài liệu: 1.3 Cấu trúc Tài liệu: .5 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 3.1 Thêm Văn 3.2 Tìm kiếm, xem chi tiết Văn 3.3 Chuyển Văn 10 3.4 Quản lý nhóm cá nhân 16 3.4.1 Thêm nhóm cá nhân .16 3.4.2 Sửa nhóm cá nhân 18 3.4.3 Xóa nhóm cá nhân .18 3.4.4 Tìm kiếm nhóm cá nhân 19 3.5 Xem luân chuyển đơn vị 20 3.6 Tạo công việc: 22 3.7 Giao nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.8 Sao chép liên kết .23 3.9 Công bố văn Error! Bookmark not defined 3.9.1 Tìm kiếm, xem chi tiết văn cơng bố Error! Bookmark not defined 3.9.2 Công bố văn Error! Bookmark not defined 3.9.3 Hủy công bố văn Error! Bookmark not defined 3.10 Thư viện văn Error! Bookmark not defined 3.10.1 Tìm kiếm, xem chi tiết văn thư viện Error! Bookmark not defined 3.11 Bàn giao công văn 23 3.12 Tìm kiếm văn 26 v1.1 GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích ý nghĩa Tài liệu: Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn cho người dùng hiểu biết cách sử dụng Module Quản lý văn hệ thống Voffice Làm tài liệu đào tạo cho cán triển khai đào tạo 1.2 Phạm vi tài liệu: Tài liệu áp dụng cho hệ thống Voffice với chức module Quản lý văn gồm: Thêm Văn bản, Tìm kiếm Văn bản, Xem chi tiết Văn bản, Chuyển Văn Thuật ngữ QLVB Định nghĩa Quản lý văn Ghi 1.3 Cấu trúc Tài liệu: Tài liệu gồm phần, bố trí sau: Phần 1: Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục tiêu, phạm vi, thuật ngữ cấu trúc tài liệu, đối tượng sử dụng Tài liệu Phần 2: Giới thiệu chức chương trình.ghi nhận tài liệu Phần 3: Hướng dẫn sử dụng chức nêu Phần v1.1 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG Các chức module Văn STT Chức Thêm Văn Mô tả Sử dụng để nhập trực tiếp Văn lên hệ thống Đối tượng sử dụng Người dùng toàn hệ thống Người dùng tồn hệ thống Tìm kiếm, xem chi tiết Văn Tìm kiếm, xem chi tiết Văn người dùng tạo nhận Chuyển Văn Chuyển Văn tới người dùng khác Người dùng toàn hệ hệ thống thống Công bố văn Công bố văn vào thư viện Văn thư Thư viện văn Tìm kiếm, xem chi tiết Văn thuộc quy trình, quy định, hướng dẫn Người dùng toàn hệ thống Danh sách văn tài Xem, đánh dấu chuyển tiền, ký mộc Nhân viên tài Tìm kiếm văn Tìm kiếm theo nội dung file văn Người dùng toàn hệ thống v1.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 3.1 Thêm Văn Chức cho phép người dùng nhập Văn lên hệ thống Bước 1: Vào Văn bản/ Danh sách Văn bản: -> Nhấn vào nút Bước 2: Tại hình Thêm Văn bản, nhập thơng tin vào trường: - Trích yếu nội dung văn (*) - Nội dung(*) - Loại Văn (*) - Số đăng ký (*) - Số, ký hiệu văn bản(*) - Số lưu - Ngành (*) - Hình thức văn (*) - Độ khẩn (*) - Độ mật (*) - Cơ quan gửi: Có thể nhập tay chọn từ hệ thống - Người ký: Có thể nhập tay chọn từ hệ thống - Ngày ban hành (*): Hiển thị mặc định ngày hệ thống - Ngày đến (*): Hiển thị mặc định ngày hệ thống - Mã Văn - Hạn xử lý (*) - File đính kèm (*) (định dạng file tải lên hệ thống pdf, vpdf File không vượt 20Mb Chỉ đính kèm file) v1.1 - File phụ lục (định dạng file tải lên hệ thống pdf, vpdf File khơng vượt q 20Mb Có thể đính kèm nhiều file lúc) - File biểu mẫu phụ lục: Các file khơng có khung ban hành, watermark, mà phục vụ việc tải nguyên gốc biểu mẫu Chú ý: Các trường đánh dấu * trường bắt buộc nhập Bước 3: Nhấn nút để lưu lại thông tin Văn Nhấn Văn quay lại hình tìm kiếm Bước 4: Khi nhấn nút Khi này, nhấn nút để hủy thao tác thêm , hệ thống hiển thị thông báo: để lưu lại thông tin Văn Nhấn nút để đóng thơng báo 3.2 Tìm kiếm, xem chi tiết Văn Bước 1: Vào Văn bản/ Danh sách Văn Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm - Tìm kiếm nhanh: Nhập trích yếu nội dung văn bản/số ký hiệu văn để tìm kiếm, mặc định tìm văn bàn từ ngày 01/01 năm liền trước năm v1.1 - Tìm kiếm nâng cao: Nhập điều kiện chi tiết -> Nhấn nút để thực tìm kiếm Chú ý: - Trường Ngày đến từ ngày: mặc định ngày cách ngày 14 ngày trở trước - Trường Ngày đến Đến ngày: mặc định ngày - Trường Trạng thái Văn bản: Tìm kiếm theo trạng thái: + Công văn nhận được: Văn người dùng nhận + Công văn tạo: Văn người dùng tạo + Công văn chuyển đi: Là Văn người dùng chuyển - Trường Phương thức gửi: tìm kiếm theo văn cần xử lý văn cần đọc Bước 3: Tại hình Danh sách Văn -> Nhấn vào Trích yếu nội dung văn Khi này, chi tiết Văn hiển thị: v1.1 Có hai cách để in file văn bản: Cách 1: In kèm danh sách người ký : Cho phép người dùng in file văn có đầy đủ thơng tin watermark, danh sách người tham gia luồng ký, khung ban hành, ảnh chữ ký Cách 2: In chữ ký mộc : Cho phép người dùng in file văn có thơng tin ảnh chữ ký phép đóng dấu tươi Văn thư thường sử dụng cách in văn chuyển tập đoàn Nhấn vào biểu tượng để tải file máy 3.3 Chuyển Văn Chức dùng để chuyển Văn cho người dùng khác hệ thống Có cách để chuyển Văn bản: Cách 1: Chuyển Văn từ hình Danh sách Văn Bước 1: Tìm kiếm Văn cần chuyển - Tìm kiếm nhanh: Nhập thơng tin tìm kiếm: số ký hiệu, trích yếu nội dung, id văn người ký vào ô  Nhấn enter nút tìm kiếm 10 v1.1 Chú ý: - Có thể gửi tin nhắn cho người đặt cấu hình khơng nhận tin nhắn chuyển văn cách tích chọn vào Gửi tin nhắn - Nếu văn mật hiển thị hình có thêm thơng tin ghi sau: Văn mật gửi đến lãnh đạo văn thư 12 v1.1 - Người dùng nhập ý kiến chuyển, chọn đơn vị, chọn cá nhân, chọn nhóm cá nhân để chuyển văn o Chọn đơn vị: Nhấn vào link chọn đơn vị mở sau: o Chọn cá nhân: Nhấn vào link chọn cá nhân mở sau: o Chọn nhóm cá nhân: Nhấn vào link chọn nhóm cá nhân mở sau: 13 v1.1 Sau chọn xong hình hiển thị sau: Màn hình cho phép người dùng chỉnh sửa loại bỏ nhóm cá nhân vừa chọn - Nhấn vào icon để sửa nhóm Trong hình sửa nhóm, người dùng tích chọn vào cá nhân nhóm cá nhân khơng nhận văn chuyển đến 14 v1.1 - Nhấn vào icon để loại bỏ nhóm cá nhân vừa chọn Bước Nhấn nút để thực thao tác Chú ý: Danh sách nhóm cá nhân người dùng tự định nghĩa Xem hướng dẫn taọ nhóm cá nhân để chuyển văn mục 3.4 Cách 2: Chuyển Văn từ hình Chi tiết Văn Bước 1: Nhấp vào tiêu đề văn hình Danh sách Văn Bước 2: Trên hình chi tiết, nhấp vào nút chuyển Văn bản, thực bước giống cách để vào hình Chú ý: Chuyển cho cá nhân: - Đối với văn thường cho phép chuyển cho tất cá nhân tập đoàn - Đới với văn mật chọn lãnh đạo văn thư để chuyển Chuyển cho đơn vị: Khi chuyển cho đơn vị lãnh đạo văn thư vị nhận 15 v1.1 Chuyển cho nhóm: - Đối với văn thường tất cá nhân nhóm nhận văn - Đối với văn mật: Chỉ lãnh đạo văn thư nhóm nhận 3.4 Quản lý nhóm cá nhân Chức cho phép người dùng tự định nghĩa nhóm để chuyển văn Người dùng tồn hệ thống sử dụng chức 3.4.1 Thêm nhóm cá nhân Bước 1: Vào menu Quản trị/ Quản lý nhóm cá nhân Bước 2: Nhấn nút + để thêm Bước 3: Nhập thơng tin nhóm vào hình bên 16 v1.1 Chú ý: Loại nhóm: Có hai loại nhóm Nhóm cá nhân nhóm vai trị: - Nhóm cá nhân: Bao gồm nhiều cá nhân - Nhóm vai trị: Bao gồm nhiều cá nhân chung vài trị Ví dụ: Nhóm văn thư hội sở, nhóm lãnh đạo,… Phạm vi áp dụng: Có loại phạm vi: - Nhóm dùng riêng cá nhân: Nhóm dùng cho người tạo nhóm - Nhóm dùng chung đơn vị: Nhóm dùng chung đơn vị người tạo, nghĩa người đơn vị người tạo chọn nhóm để chuyển văn chọn nhóm - Nhóm dùng chung tập đồn: Nhóm sử dụng chung cho toàn người dùng hệ thống Nghĩa có quyền chọn nhóm để chuyển văn Bước 4: Nhấn Tiếp tục nhấn Nếu chọn để lưu lại thông tin vừa thêm Hệ thống hiển thị thơng báo xác nhận để hồn tất q trình thêm hệ thống đóng xác nhận khơng thêm 17 v1.1 3.4.2 Sửa nhóm cá nhân Chỉ sửa nhóm tạo Bước 1: Nhấn biểu tượng để sửa nhóm Bước 2: Nhập thơng tin cần sửa Bước 3: Nhấn Tiếp tục nhấn Nếu chọn 3.4.3 để lưu lại thông tin vừa thêm Hệ thống hiển thị thơng báo xác nhận để hồn tất q trình thêm hệ thống đóng xác nhận hủy bỏ việc sửa Xóa nhóm cá nhân 18 v1.1 Chỉ có người tạo xóa nhóm tạo Bước 1: Nhấn nút để xóa nhóm Hệ thống hiển thị thơng báo xác nhận Nhấn để xóa, để hủy việc xóa Tìm kiếm nhóm cá nhân 3.4.4 Có hai cách tìm kiếm: - Tìm kiếm nhanh: Tìm kiếm theo tên nhóm - Tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm theo tên nhóm, loại nhóm, phạm vi áp dụng 19 v1.1 3.5 Xem luân chuyển đơn vị Bước 1: Nhấn vào xem luân chuyển đơn vị Hiển thị Popup luân chuyển - Danh sách đơn vị chuyển: danh sách đơn vị mà user đăng nhập chuyển Danh sách người nhận: Là danh sách người nhận văn từ người gửi trước Danh sách nhóm chuyển: Là danh sách nhóm mà user đăng nhập chuyển Danh sách luân chuyển: Là danh sách cá nhân mà user đăng nhập chuyển 20 v1.1 Bước 2: Thu hồi văn chuyển cho cá nhân Có hai cách để thu hồi: Cách 1: Nhấn icon để thu hồi văn cá nhân Cách 2: Tích chọn checkbox danh sách, sau nhấn button thu hồi Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận Click vào button đồng ý để thực thu hồi, click vào button Hủy bỏ để hủy việc thu hồi Sau thu hồi, hệ thống hiển thị gạch ngang cá nhân bị thu hồi 21 v1.1 3.6 Tạo công việc: Chức cho phép giao việc cho cá nhân từ văn (nếu nhân viên tự giao việc cho thân mình) Bước 1: Nhấn nút Hoặc nhấn nút ngồi danh sách văn hình chi tiết văn 22 v1.1 Màn hình thêm cơng việc mở hiển thị sẵn nguồn gốc công việc văn Bước 2: Nhập thông tin công việc (các thông tin gắn dấu * bắt buộc nhập) Bước 4: Nhấn nút để lưu lại thông tin công việc vừa nhập Hệ thống hiển thị thông báo, tiếp tục nhấn để lưu lại 3.7 Sao chép liên kết Nhấn vào Sao chép liên kết để copy link gửi mail 3.8 Bàn giao công văn Bước 1: Vào menu Văn bản/ Bàn giao công văn 23 v1.1 Bước 2: Tìm kiếm văn cần bàn giao Bước 3: Chọn người nhận bàn giao 24 v1.1 Bước 4: Nhấn nút để bàn giao văn Hệ thống hiển thị xác nhận, tiếp tục nhấn Đồng ý để hoàn tất trình bàn giao 25 v1.1 Sau giao, văn vừa bàn giao chuyển đến người nhận khơng cịn danh sách văn người bàn giao 3.9 Tìm kiếm văn Chức cho phép tìm kiếm theo nội dung file văn Bước 1: Vào menu Văn bản/ Tìm kiếm văn Bước 2: Chọn Phân loại tìm kiếm nhập thơng tin vào text tìm kiếm Bước 3: Nhấn tìm kiếm/enter Sau tìm kiếm, hệ thống trả danh sách văn mà file đính kèm văn có nội dung chứa chuỗi vừa nhập vào text tìm kiếm 26