TRUNG TÂM PHẦN MỀM VIETTEL TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM V-OFFICE

TRUNG TÂM PHẦN MỀM VIETTEL TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM V-OFFICE Mã hiệu dự án: VTsoft1_QT06_16006_VOKHN Mã hiệu tài liệu: HDSD_VTsoft1_QT06_16006_VOKHN _Web_kdt_v1.0 TÊN MODULE: KÝ ĐIỆN TỬ ỨNG DỤNG: WEB ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG: VĂN THƯ Hà Nội, 08/2018 BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI Ngày thay đổi Vị trí A* Nguồn gốc thay đổi M, D Đầu mối Mô tả thay đổi Ghi KH *A – Tạo mới, M – Sửa đổi, D – Xóa bỏ 10/10/20 Tồn 17 2/52 A Thêm Thêm v1.0 TRANG KÝ Người lập: Lê Thị Hà Ngày NVKT Người xem xét: Vũ Quang Chúc Ngày TSP Người phê duyệt: Vũ Quang Chúc TSP Ngày MỤC LỤC GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích ý nghĩa Tài liệu: 1.2 Phạm vi tài liệu: 1.3 Cấu trúc Tài liệu: TỔNG QUAN 2.1 Luồng nghiệp vụ chức bị ảnh hưởng 2.2 Mô tả bước quy trình GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 4.1 Văn trình ký 4.1.1 Thêm văn trình ký 4.1.2 Tìm kiếm văn trình ký 12 4.1.3 Trình ký văn 13 4.1.4 Xem chi tiết văn 15 4.1.5 Hủy luồng ký 15 4.1.6 Thay người ký 16 4.2 Văn xét duyệt 19 4.2.1 Tìm kiếm văn xét duyệt 19 4.2.2 Xem chi tiết văn 21 4.2.3 Xét duyệt văn 21 4.2.4 Thay người ký 25 4.3 Văn ký duyệt 28 4.3.1 Tìm kiếm văn ký duyệt 28 4.3.2 Xem chi tiết văn 30 4.3.3 Ký duyệt văn 30 4.3.4 Thay người ký (đang viết dở) 34 4.4 Văn ký nháy 37 4.4.1 Tìm kiếm văn ký nháy 37 4.4.2 Xem chi tiết văn 39 4.4.3 Ký nháy văn 40 4.5 Văn ban hành 43 4.5.1 Tìm kiếm văn ban hành 43 4.5.2 Xem chi tiết văn 45 4.5.3 Ban hành văn 46 4/52 GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích ý nghĩa Tài liệu: Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn cho người dùng hiểu biết cách sử dụng Module Ký điện tử hệ thống Voffice Làm tài liệu đào tạo cho cán triển khai đào tạo 1.2 Phạm vi tài liệu: Tài liệu áp dụng cho hệ thống Voffice với chức module Ký điện tử gồm: Văn trình ký, Văn xét duyệt, Văn ký duyệt, Văn ký nháy, Văn ban hành Tương ứng với chức năng, phân quyền người dùng hệ thống thành vai trò sau: o Nhân viên o Văn thư o Lãnh đạo o Thủ trưởng Thuật ngữ Định nghĩa KDT Ký điện tử Ghi 1.3 Cấu trúc Tài liệu: Tài liệu gồm phần, bố trí sau: Phần 1: Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục tiêu, phạm vi, thuật ngữ cấu trúc tài liệu, đối tượng sử dụng Tài liệu Phần 2: Giới thiệu chức chương trình.ghi nhận tài liệu Phần 3: Hướng dẫn sử dụng chức nêu Phần 5/52 TỔNG QUAN 2.1 Luồng nghiệp vụ chức bị ảnh hưởng Dưới luồng nghiệp vụ module Ký điện tử 2.2 Mơ tả bước quy trình 6/52 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG Các chức module Ký điện tử STT Chức Mô tả Văn trình ký Đối tượng sử dụng Cho phép người dùng thực tạo, sửa, Tất người dùng xóa trình ký văn Văn xét Cho phép người dùng xét duyệt từ Văn thư duyệt chối văn Văn ký duyệt Cho phép người dùng ký duyệt từ Nhân chối văn Văn ký nháy viên/ Lãnh đạo/ Thủ trưởng Cho phép người dùng thực ký nháy Tất người dùng từ chối ký nháy văn Văn hành 7/52 ban Cho phép người dùng ban hành văn Lãnh sau ký duyệt đạo/ trưởng/ Văn thư Thủ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 4.1 Văn trình ký Chức cho phép tất người dùng tạo văn trình ký tới cấp VOFFICE 4.1.1 Thêm văn trình ký Để sử dụng chức này, người dùng thực bước: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống, vào menu Ký điện tử -> Văn trình ký Bước 2: Click vào nút để thêm Văn trình ký Bước 3: Khi này, hình Thêm hiển thị Nhập thơng tin vào hình: 8/52 Các trường thơng tin: - Số, ký hiệu văn - Số đăng ký - Trích yếu nội dung văn - Nội dung - Lĩnh vực - Hình thức văn - Độ mật - Độ khẩn - File trình ký: Định dạng hỗ trợ bao gồm đuôi: “pdf, vpdf” & File không 100Mb - File đính kèm: Định dạng hỗ trợ bao gồm đuôi: “pdf, vpdf” & File không 100Mb - Ban hành tự động: Mặc định khơng tích chọn - Tự động chuyển văn bản: Khi tích chọn, hình hiển thị cho phép chọn cá nhân nhận văn Chú ý: - Các trường có dấu (*) trường bắt buộc nhập - Khi chọn Độ mật Mật, hệ thống thực ẩn ô chọn Ban hành tự động, Tự động chuyển văn - Khi chọn Ban hành tự động, sau người ký cuối ký xong, hệ thống tự động ban hành văn Đơn vị ban hành Đơn vị chọn Danh sách ký duyệt - Khi chọn Hình thức văn là: Điều lệ, nghị quyết, quy chế, quy tắc, chiến lược, sách, vị, quy định, quy trình, nội quy, sản phẩm, thể lệ, sổ tay, cẩm nang, hướng dẫn nghiệp vụ, thông báo nghiệp vụ, hệ thống hiển thị yêu cầu “Thiết lập thông tin công bố” để tự động cơng bố văn vào thư viện quy trình 9/52 Bước 4: Click vào nút link Chọn cá nhân ký duyệt để chọn người ký Khi click xong, hình popup Chọn đối tượng ký hiển thị: - Trường từ khóa: Nhập Mã nhân viên/ Tên đầy đủ/ Email/ Số điện thoại để thực tìm kiếm người ký - Sau chọn danh sách người ký, nhấn nút để hiển thị danh sách người ký hình thêm Bước 5: Khi danh sách người ký hiển thị: - Click vào mũi tên , cột Đơn vị để chọn vai trò ký duyệt người ký người ký nhiều đơn vị Hệ thống mặc định hiển thị Đơn vị người ký có vai trò đơn vị 10/52 Bước 2: Nhấn nút để hệ thống tìm kiếm văn Kết tìm kiếm hiển thị Danh sách văn - Cách 2: Tìm kiếm nâng cao Bước 1: Click vào nút để hiển thị hình tìm kiếm nâng cao Bước 2: Nhập thơng tin vào hình tìm kiếm, nhấn nút Tìm kiếm để hiển thị kết quả: 38/52 4.4.2 Xem chi tiết văn Bước 1: Tìm kiếm văn (như trên) Bước 2: Trên danh sách văn bản, click vào Trích yếu nội dung văn muốn xem chi tiết -> Màn hình Chi tiết hiển thị: 39/52 4.4.3 Ký nháy văn Để thực ký nháy văn bản, người dùng thực bước: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống, vào menu Ký điện tử -> Văn ký nháy 40/52 Bước 2: Tìm kiếm văn ký nháy Bước 3: Thực ký nháy/ Từ chối văn Có cách để ký nháy: - Cách 1: Ký nháy cách click vào icon Ký nháy Danh sách Trên danh sách văn bản: - Click vào nút văn cần ký nháy chuyển qua bước - Click vào nút để từ chối ký nháy - Cách 3: Ký nháy chi tiết văn Bước 3.3.1: Trên danh sách văn bản, click vào Trích yếu nội dung văn -> Màn hình Chi tiết văn hiển thị 41/52 Bước 3.3.2: Click vào nút bước Click vào nút 42/52 để thực ký nháy văn chuyển qua để từ chối ký nháy Bước 4: Khi hình thơng báo Ký nháy hiển thị: Bước 4.1: Nhập nội dung Bút phê vào ô Ghi Bước 4.2: Có cách ký nháy: - Click vào nút - Click vào nút để ký nháy không qua USB Token để ký nháy sử dụng USB Token -> Hệ thống hiển thị thông báo Xác nhận sử dụng USB Token -> Nhấn nút Chấp nhận để vào hình Nhập mật USB chọn Chứng thư Thực chọn chứng thư để kết thúc trình ký nháy - Click vào nút để hủy bỏ thao tác ký 4.5 Văn ban hành 4.5.1 Tìm kiếm văn ban hành Người dùng tìm kiếm văn theo cách: - Cách 1: Tìm kiếm nhanh Bước 1: Nhập thơng tin tìm kiếm vào ô Tìm kiếm nhanh 43/52 Bước 2: Nhấn nút enter để hệ thống tìm kiếm văn Kết tìm kiếm hiển thị Danh sách văn - Cách 2: Tìm kiếm nâng cao Bước 1: Click vào nút để hiển thị hình tìm kiếm nâng cao Bước 2: Nhập thơng tin vào hình tìm kiếm, nhấn nút Tìm kiếm để hiển thị kết quả: 44/52 4.5.2 Xem chi tiết văn Bước 1: Tìm kiếm văn (như trên) Bước 2: Trên danh sách văn bản, click vào Trích yếu nội dung văn muốn xem chi tiết -> Màn hình Chi tiết hiển thị: 45/52 4.5.3 Ban hành văn Để thực ban hành văn bản, người dùng thực bước: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống, vào menu Ký điện tử -> Văn ban hành Bước 2: Tìm kiếm văn ban hành 46/52 Bước 3: Thực ban hành/ Hủy ban hành văn Có cách để ban hành: - Cách 1: Ban hành cách click vào icon Ban hành Danh sách Trên danh sách văn bản: - Click vào nút văn cần ban hành chuyển qua bước - Click vào nút để hủy ban hành - Cách 2: Ban hành chi tiết văn Bước 3.3.1: Trên danh sách văn bản, click vào Trích yếu nội dung văn -> Màn hình Chi tiết văn hiển thị 47/52 Bước 3.3.2: Click vào nút qua bước Click vào nút Bước 4: Khi Click vào nút Bước 5: Nhập thông tin vào trường Các trường thông tin: 48/52 - Số đăng ký(*) - Số, ký hiệu văn (*) - Hình thức văn bản(*) - Loại công văn (*) - Số lưu - Nơi nhận lưu - Cơ quan gửi (*) - Nơi nhận văn - Trích yếu nội dung văn (*) - Nội dung (*) - Ngành - Độ mật(*) - Độ khẩn(*) - Ngày ban hành (*) để thực ban hành văn chuyển để hủy ban hành , hình Ban hành văn hiển thị: - Ngày đến (*) - Hạn cuối (*) - File trình ký : Chỉ đọc, khơng thể sửa - File đính kèm Bước 6: Nhấn nút Ghi lại để lưu thông tin ban hành văn Sau ban hành, hệ thống hiển thị hình Chuyển văn để người dùng thực thao tác Chuyển văn Chú ý: Khi ban hành cho phép văn thư phép sửa độ mật văn Nếu chuyển độ mật văn từ thường sang mật hệ thống thu hồi văn chuyển cho cá nhân trước ban hành (Có gửi tin nhắn thơng báo cho người dùng) - Người dùng nhập ý kiến chuyển, chọn cá nhân, chọn nhóm cá nhân, chọn đơn vị để chuyển văn 49/52 Bước 7: Nhấn nút để thực thao tác 4.6 Xuất báo cáo văn Chức cho phép người dùng xuất báo cáo danh sách văn menu: Văn trình ký, văn xét duyệt, văn ký nháy, văn ban hành Danh sách hiển thị văn xuất báo cáo hiển thị văn Bước 1: Vào menu Ký điện tử  Văn trình ký/ văn xét duyệt, văn ký nháy, văn ban hành Bước 2: Nhấn nút xuất báo cáo - Cách 1: Nhấn nút xuất báo cáo cạnh tìm kiếm nhanh - Cách 2: Nhấn nút xuất báo cáo vùng tìm kiếm nâng cao: Click nút 50/52 Báo cáo có định dạng sau: 4.7 Quản lý phạm vi văn Chức cho phép văn thư tạo kho lưu trữ văn quy phạm nội Bước 1: Vào menu Danh mục/ Quản lý phạm vi văn Bước 2: Click vào biểu tượng 51/52 để mở hình thêm 52/52