LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1 Sơ lược về kế to á n doanh nghiệp
1.1.1.1 Khái niệm kế toán doanh nghiệp
Theo Luật Kế toán số 03/2003/QH11, kế toán được định nghĩa là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới các hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Cũng theo Luật kế toán, tại Khoản 1 Điều 10 có quy định: Kế toán ở đơn vị kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị:
Kế toán tài chính là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra và phân tích thông tin kinh tế, tài chính, nhằm cung cấp báo cáo tài chính (BCTC) cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin từ đơn vị kế toán.
Kế toán quản trị là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế, tài chính nhằm hỗ trợ các quyết định quản trị và kinh tế trong nội bộ của đơn vị kế toán.
Kế toán là một khoa học quan trọng giúp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ về tài sản, nguồn hình thành, sự vận động của tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp Nó đóng vai trò là công cụ hữu ích trong công tác quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định hiệu quả.
1.1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu nhận và cung cấp thông tin về tất cả các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, với những nhiệm vụ cơ bản bao gồm việc ghi chép, phân tích và báo cáo tài chính.
- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Ghi chép và tính toán số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn là rất quan trọng Nó phản ánh quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) cũng như tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị, nếu có.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch thu chi tài chính là rất quan trọng Cần giám sát các khoản thu, chi tài chính, cũng như các nghĩa vụ liên quan đến thu nộp và thanh toán nợ Đồng thời, việc quản lý và sử dụng tài sản, cũng như nguồn hình thành tài sản cần được kiểm tra chặt chẽ Qua đó, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính và kế toán là nhiệm vụ không thể thiếu.
Cung cấp số liệu và tài liệu cần thiết cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời thực hiện kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính Điều này hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch và theo dõi thực hiện, phục vụ cho thống kê và thông tin kinh tế hiệu quả.
1.1.1.3 Nguyên tắc kế toán doanh nghiệp
Giá trị tài sản được xác định dựa trên giá gốc, bao gồm các chi phí như mua sắm, bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến, và các chi phí khác liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng Đơn vị kế toán không được tự ý điều chỉnh giá trị tài sản đã ghi sổ, trừ khi có quy định khác từ pháp luật.
Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn cần được áp dụng một cách nhất quán trong suốt kỳ kế toán năm Nếu có sự thay đổi nào về các quy định và phương pháp này, đơn vị kế toán phải cung cấp giải trình rõ ràng trong báo cáo tài chính (BCTC).
Đơn vị kế toán cần thu thập và phản ánh thông tin một cách khách quan, đầy đủ và chính xác, đảm bảo đúng thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế và tài chính.
Thông tin và số liệu trong báo cáo tài chính hàng năm của đơn vị kế toán cần được công khai, bao gồm các nội dung sau: tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và sử dụng quỹ; cũng như thu nhập của người lao động.
Đơn vị kế toán cần áp dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ thu chi một cách cẩn thận, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kết quả hoạt động kinh tế và tài chính Việc này giúp tránh sai lệch trong các báo cáo tài chính của đơn vị kế toán.
1.1.1.4 Yêu cầu của kế toán doanh nghiệp
Kế toán là nhu cầu thiết yếu trong mọi hình thái kinh tế xã hội và đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế Để kế toán phát huy hiệu quả tối đa trong công tác quản lý và điều hành, các đơn vị kế toán cần đáp ứng những yêu cầu cụ thể.
Các thông tin và số liệu kế toán cần được ghi chép và báo cáo dựa trên các bằng chứng đầy đủ, khách quan, phản ánh chính xác thực trạng, bản chất nội dung và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị b sót.
- Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ.
CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.2 1 Nhóm nhân tố kh á ch quan
Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường kinh doanh đặc thù, nơi có sự tương tác giữa các chủ thể Môi trường này không chỉ ảnh hưởng đến yêu cầu thông tin kế toán mà doanh nghiệp cần cung cấp, mà còn tác động đến cơ cấu quản lý và tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp Các yếu tố trong môi trường kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc định hình các hoạt động kế toán.
Môi trường pháp lý là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan chức năng ban hành, đóng vai trò là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động doanh nghiệp tại quốc gia hoặc vùng miền Đối với lĩnh vực kế toán, môi trường pháp lý bao gồm Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, cùng với các nghị định và thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán, cũng như các văn bản pháp quy liên quan khác.
Mỗi sự thay đổi nhỏ trong chế độ và chính sách đều yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh công tác kế toán, vì đây là khung pháp lý cơ bản Điều này đặc biệt rõ ràng trong môi trường pháp lý của Việt Nam, nơi mà nền kinh tế hàng hóa đang phát triển và hoàn thiện Hệ thống văn bản luật tại Việt Nam liên tục thay đổi, đặc biệt là trong lĩnh vực thuế, một yếu tố có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và công tác kế toán.
Môi trường kinh tế, văn hóa và xã hội, bao gồm tập quán sinh sống, văn hóa truyền thống, mức sống và trình độ dân trí, ảnh hưởng lớn đến cách thức kinh doanh và quảng cáo của doanh nghiệp Để thích nghi với thị trường, doanh nghiệp cần điều chỉnh hoạt động và các biện pháp quảng cáo khuyến mại cho phù hợp Những thay đổi này cũng tác động đến công tác kế toán, yêu cầu tổ chức kế toán phải linh hoạt để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý.
1.2.1.2 Đặc thù của nghành SXKD
Mỗi ngành hàng đều có những đặc thù riêng, yêu cầu công tác kế toán doanh nghiệp phải được tổ chức phù hợp với từng lĩnh vực sản xuất Trong ngành xây dựng, sản phẩm là các công trình nằm rải rác, do đó chi phí và doanh thu được tập hợp theo từng công trình riêng biệt Điều này đòi hỏi kế toán phải được tổ chức hợp lý từ khâu chứng từ, luân chuyển chứng từ đến kiểm tra và kiểm soát Như vậy, đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
1.2.2 Nhóm các nhân tố chủ quan
Mỗi mức đầu tư và quy mô doanh nghiệp khác nhau yêu cầu tổ chức công tác kế toán phù hợp Doanh nghiệp nhỏ thường có nhu cầu thông tin kế toán đơn giản, với bộ máy kế toán tập trung và hệ thống chứng từ chung Ngược lại, doanh nghiệp lớn đòi hỏi chất lượng thông tin cao hơn, chi tiết hơn để phục vụ cho nhiều mục đích và đối tượng sử dụng, với hệ thống chứng từ linh hoạt theo từng chi nhánh.
Doanh nghiệp với quy mô khác nhau có những yêu cầu quản lý, kiểm soát và thông tin kế toán khác nhau Để đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý, công tác kế toán cần được tổ chức một cách khoa học và phù hợp, nhằm cung cấp thông tin đa dạng phục vụ cho nhiều đối tượng và mục đích sử dụng khác nhau.
Như vậy, có thể nói quy mô của doanh nghiệp có tác động không nhỏ đến tổ chức công tác kế toán của đơn vị.
1.2.2.2 Trình độ đội ngũ cán bộ kế toán tại doanh nghiệp Ở thời đại nào thì yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ cán bộ kế toán tại đơn vị là một nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán Muốn ứng dụng công nghệ kỹ thuật xử lý tính toán hiện đại đến đâu thì cũng phải căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán của đơn vị để khoản đầu tư vào công nghệ thực sự mang lại hiệu quả Trình độ cán bộ kế toán cũng tác động việc lựa chọn hình thức sổ kế toán, mô hình tổ chức bộ máy kế toán, phân công công tác kế toán
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, tổ chức cần chú trọng đến trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán.
1.2.2.3 Trình độ CNTT tại doanh nghiệp
Ngày nay, công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp và kế toán Nhiều công việc kế toán đã được chuyển sang sử dụng phần mềm, giúp nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán Nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ, doanh nghiệp có thể giảm chi phí nhân lực trong lĩnh vực kế toán một cách hiệu quả.
Đầu tư vào công nghệ đã nâng cao chất lượng thông tin kế toán, cải thiện tính chính xác Quá trình tạo, luân chuyển, lưu trữ và kiểm tra chứng từ kế toán trở nên đơn giản, nhanh chóng và gọn nhẹ, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Công nghệ thông tin đã mang lại nhiều tiện lợi cho công tác kế toán trong doanh nghiệp, giúp tổ chức kế toán trở nên đơn giản và hiệu quả hơn Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng công tác kế toán.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
Theo Luật kế toán Việt Nam số 03/2003/QH11, chứng từ kế toán được định nghĩa là các giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, đồng thời là cơ sở để ghi sổ kế toán.
Theo Luật Kế toán Việt Nam, chứng từ điện tử được xác định là chứng từ kế toán khi đáp ứng đầy đủ các nội dung quy định và được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử Chứng từ này phải được mã hóa và đảm bảo không bị thay đổi trong quá trình truyền tải qua mạng máy tính hoặc trên các thiết bị lưu trữ.
Khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, việc lập chứng từ kế toán là bắt buộc Mỗi nghiệp vụ chỉ cần lập một chứng từ duy nhất, và chứng từ này phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác, theo quy định của Luật kế toán Thông tin và số liệu trên chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, đồng thời chứng từ cũng là tài liệu gốc có giá trị pháp lý và chứng minh quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán bao gồm việc ban hành, ghi chép, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán Mục tiêu là đảm bảo tính chính xác của thông tin, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp trong đơn vị.
1.3.1.1 Xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán của doanh nghiệp
Quá trình áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo chế độ kế toán vào đặc thù của doanh nghiệp bao gồm việc xác định loại, số lượng, nội dung, mẫu biểu và quy chế quản lý sử dụng chứng từ một cách linh hoạt.
Danh mục chứng từ kế toán hiện nay cho các doanh nghiệp được Bộ Tài chính quy định bao gồm 05 loại, tương ứng với 05 chỉ tiêu kinh tế.
- Chứng từ phảnánh chỉ tiêu lao động tiền lương
- Chứng từ phảnánh chỉ tiêu vật tư
- Chứng từ phảnánh chỉ tiêu bán hàng
- Chứng từ phảnánh chỉ tiêu tiền tệ
- Chứng từ phảnánh chỉ tiêu TSCĐ
Theo quy định của chế độ kế toán, kế toán trưởng có trách nhiệm lựa chọn hoặc tự thiết kế mẫu biểu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hiện nay đang áp dụng danh mục và biểu mẫu hệ thống chứng từ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006.
(Danh mục chứng từ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC - Phụ lục 1.1) 1.3.1.2 Tổ chức lập và ký chứng từ kế toán
Theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 thì chứng từ kế toán phải có các nội dung sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số lượng, đơn giá và tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần được ghi bằng số Đồng thời, tổng số tiền trên các chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi tiền cũng phải được thể hiện cả bằng số và bằng chữ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Lập chứng từ kế toán cần đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác về các nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính Không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa, và phải sử dụng bút mực khi viết Số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, và các chỗ trống phải được gạch chéo Ngoài ra, chứng từ kế toán cần được lập đủ số liên quy định, với nội dung trên các liên của cùng một chứng từ phải giống nhau.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
1.3.1.3 Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là cơ sở quan trọng để ghi sổ kế toán Độ tin cậy của thông tin trong chứng từ quyết định tính chính xác của số liệu kế toán Do đó, trước khi ghi sổ, chứng từ kế toán cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính trung thực, hợp pháp và hợp lý của các giao dịch kinh tế, tài chính Việc chỉnh sửa sai sót (nếu có) trong chứng từ là cần thiết để đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết và thực hiện các công việc liên quan đến việc ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế trong chứng từ kế toán là rất quan trọng để đảm bảo thông tin kế toán được phản ánh một cách chính xác và đáng tin cậy.
Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận trong chứng từ kế toán là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách về quản lý kinh tế tài chính Việc này giúp ngăn ngừa vi phạm và bảo vệ tính minh bạch trong hoạt động tài chính.
Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính được phản ánh trong chứng từ là rất quan trọng để đảm bảo sự phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán và các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành Điều này cũng cần phải xem xét sự phù hợp với giá cả thị trường và các điều kiện trong hợp đồng đã ký kết.
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ.
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu, chứng từ sẽ được sử dụng để ghi sổ kế toán, bao gồm việc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần) và định khoản kế toán Những chứng từ không đúng thủ tục hoặc không rõ ràng sẽ bị trả lại để xác minh và điều chỉnh trước khi ghi sổ Các chứng từ hợp pháp và hợp lệ sẽ được phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ theo quy định.
1.3.1.4 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, Kế toán trưởng kiểm tra, ký chứng từ kế toán hoặc trình Ban lãnh đạo doanh nghiệp ký duyệt ( nếu có);
- Phân loại, s ắp xếp, chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ và lưu trữ Do liên quan đến nhiều bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ là cần thiết Điều này giúp các bộ phận quản lý và kế toán ghi chép kịp thời, từ đó cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng phục vụ cho lãnh đạo trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.3.1.5 Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
