Nối tiếp phần 1, phần 2 của tài liệu Nhập môn Tin học tiếp tục trình bày các nội dung chính sau: Khái niệm - quy trình và các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản; Soạn thảo văn bản với Word; Bảng tính Excel; Trình diễn Power point; Hoàn thiện và thiết lập trình diễn. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm nội dung chi tiết.
PHẦN hai TIN HỌC văn phòng 105 106 Chương IV Khái niệm - quy trình thao tác soạn thảo văn Quy trình khái niệm soạn thảo văn 1.1 Soạn thảo văn gì? Văn (document) Văn (text) hay tài liệu/tư liệu (document) có nghóa khác công nghệ thông tin Văn hiểu loại liệu túy chứa ký tự chữ, số theo quy cách định, tạo chương trình, đọc, chỉnh sửa in ấn Thí dụ Word Start, Side Kich, Pascal, Tài liệu khái niệm dùng gần từ Windows đời ngầm định chứa loại liệu đa dạng bao gồm ký tự, hình ảnh, video, mà quen gọi liệu multimedia Công nghệ thông tin coi văn loại liệu túy hay nhất, tài liệu văn theo nghóa hay rộng hơn, trang tính, hóa đơn, slide, Tuy nhiên, với hai khái niệm văn hay tài liệu cách nói 107 Trong phần tiếp sau, ta sử dụng thuật ngữ “văn bản” hay “tài liệu” loại văn Word hay Excel tạo Nhìn chung, văn bao gồm ba phần: - Phần chứa nội dung văn bản, tạo cách bình thường hiển thị - Phần thứ hai tiêu đề: tiêu đề tiêu đề (Header, Footer) Phần tiêu đề không ảnh hưởng đến nội dung mà sử dụng theo mục đích để làm rõ nghóa, giải thích, Nó giống trang tài liệu hay số phần tài liệu Nó tạo cách riêng - Phần thứ ba lề (margin): gồm bốn lề: lề (top), lề (bottom), lề trái (left) lề phải (right) Mục đích để làm cho tài liệu ghép hay in ấn thuận tiện Bốn lề văn Nội dung văn Hình 18 Cấu trúc văn 108 Cấu trúc văn Một văn thường gồm đoạn (paragraphs); đoạn gồm số dòng; dòng gồm dãy từ (word) từ gồm số ký tự Chi tiết thành phần giải thích - Đoạn (paragraph): bao gồm nhiều dòng có liên quan với để diễn tả chủ đề kết thúc dấu xuống dòng cứng (phím Enter) - Dòng (line): gồm số từ nằm lề trái lề phải, kết thúc dấu ngắt dòng mềm (tự chương trình soạn thảo văn chèn vào) - Từ (word): nhóm ký tự khác ký tự trắng tạo thành tiếng có nghóa - Ký tự (character): chữ ngôn ngữ ký hiệu đặc biệt có bàn phím máy tính (ví dụ @, $, &, ) Trong máy tính có ký tự đặc biệt dấu cách (còn gọi ký tự trắng) Phím phím dài nhất, nằm hàng cuối bàn phím Khi gõ phím này, không thấy hình mà thấy trỏ văn chuyển sang phải vị trí viết giấy: xong từ, ta nhấc bút lên, để cách khoảng trống viết từ Soạn thảo văn Là trình tạo văn theo ý muốn 109 người dùng phần mềm mà ta gọi trình soạn thảo văn bản, hàm ý nói tới phần mềm Word Office Vì việc soạn thảo thực máy tính nên ta tạo nháp, trình hoàn thiện văn định dạng, chèn đối tượng, lề, thêm nội dung cuối in ấn văn Trong trình soạn thảo hay hoàn thiện phải lưu văn 1.2 Một số quy tắc gõ văn - Không dùng phím Enter chưa hết đoạn văn cho dù đến cuối dòng - Giữa từ dùng dấu cách Không gõ dấu cách đầu dòng để chỉnh lề - Các dấu ngắt, dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;), phải gõ sát vào từ đứng trước nó, dấu cách chưa hết đoạn Lý đơn giản quy tắc dấu ngắt câu không gõ sát vào ký tự từ cuối cùng, phần mềm hiểu dấu thuộc vào từ khác bị ngắt xuống dòng so với câu thời - Các dấu mở ngoặc ( mở nháy “ phải hiểu ký tự đầu từ, ký tự phải viết sát vào bên phải dấu Tương tự, dấu đóng ngoặc đóng nháy phải hiểu ký tự cuối từ viết sát vào bên phải ký tự cuối 110 Soạn thảo văn tiếng Việt 2.1 Bộ gõ tiếng Việt Bộ gõ tiếng Việt chương trình phần mềm cho phép gõ ký tự tiếng Việt Hiện nay, thị trường có nhiều phần mềm gõ tiếng Việt ABC, Unikey, Vietkey Mỗi phần mềm có tính mở rộng riêng xét đến chức gõ tiếng Việt phần mềm Phần sau hướng dẫn cách sử dụng chương trình gõ tiếng Việt Vietkey Trước tiên cần khởi động gõ Vietkey chẳng hạn cách nhấn đúp vào biểu tượng Vietkey hình nền: Giao diện Vietkey hình sau: 111 Lựa chọn thiết lập: cửa sổ chương trình Vietkey có nhiều lựa chọn Các mục Input Methods, Char Set, Options Tuy nhiên, quan tâm đến lựa chọn giúp cho việc gõ tiếng Việt Tại mục Input Methods, quan tâm hai lựa chọn sau: i Trong phần Vietnamese, đánh dấu chọn vào Telex để gõ tiếng Việt theo kiểu điện báo (một cách gõ tiếng Việt phổ biến hướng dẫn chi tiết phần sau) ii Trong phần Active keyboard, đánh dấu kiểm vào Vietnamese English để gõ tiếng Việt tiếng Anh Có chuẩn gõ tiếng Việt TCVN3 với mã bít chuẩn Unicode với mã 16 bít Chuẩn cho phép ta trao đổi với giới dùng thêm ký tự nước Biểu tượng chương trình Vietkey có vàng với chữ V màu đỏ màu ghi, chữ E màu xanh Hai biểu tượng tương ứng với hai trạng thái: gõ tiếng Việt gõ tiếng Anh Nếu biểu tượng có chữ V nghóa chương trình chế độ gõ tiếng Việt; ngược lại biểu tượng có chữ E nghóa ta chế độ gõ tiếng Anh Để chuyển đổi hai chế độ gõ, cần nhấn chuột lần vào biểu tượng Hiện ta dùng gõ Unikey đơn giản bị lỗi 112 2.2 Bộ font tiếng Việt Để hiển thị tiếng Việt hình in máy in, cần phải có font chữ tiếng Việt Bộ font tiếng Việt nghóa vẽ hình dạng chữ Việt lên hình ứng với mã ký tự Với font chữ cần nắm hai ý quan trọng sau đây: - Font thể hình dạng chữ hình Cùng mã ký tự với font hình dạng chữ với font khác hình dạng lại khác Ví dụ: Đây chữ tiếng Việt sử dụng font Arial Đây chữ tiếng Việt sử dụng Font Times New Roman Đây chữ tiếng Việt sử dụng Font Tahoma - Bộ Font chữ có quan hệ với mã ký tự Có font sử dụng với mã Unicode có font không sử dụng với mã Về vấn đề này, cần quan tâm đến font tiếng Việt sau đây: 113 Bộ font “.VnTimes”, “.VnTimeH”, “.VnArial” font hiển thị chữ Việt theo mã TCVN3 – ABC không hỗ trợ mã Unicode Những font phải cài đặt thêm sẵn Windows bắt đầu với Vn Bộ Font “Times New Roman”, “Tahoma”, “Arial” font có hiển thị chữ Việt theo mã Unicode không hỗ trợ mã TCVN3 Những font font cài đặt sẵn Windows Chú ý: Chúng ta sử dụng font tên font hộp font công cụ định dạng Formatting Trong hình trên, font chữ sử dụng Times New Roman, cỡ 12 2.3 Hướng dẫn cách gõ tiếng Việt theo kiểu điện báo (telex) Khi có đủ hai điề u kiệ n trình bà y mụ c trê n , n g ta soạ n thả o vă n bả n bằ n g tiế n g Việ t tiế n g Anh hay tiế n g c Tiế p sau, tà i liệ u trình bà y thê m cá c h gõ telex kiể u điệ n bá o cá c h gõ tiế n g Việ t phổ biế n nhấ t hiệ n dù n g ký tự để gõ dấ u Quy tắ c gõ chữ tiế n g Việ t theo kiể u telex sau: 114 244 Chương IX Máy quét ảnh, tài liệu máy chiếu Hướng dẫn sử dụng máy quét tài liệu 1.1 Nguyên lý hoạt động Ngày nay, ảnh kỹ thuật số trở thành phổ biến với đời máy ảnh kỹ thuật số phần mềm xử lý ảnh máy tính Tuy nhiên, nhu cầu chuyển ảnh giấy thành ảnh số để lưu chuyển mạng ngày tăng Ngoài ra, nhiều văn giấy cần phải chuyển thành dạng điện tử để lưu trữ phương tiện kỹ thuật số Vì đời loại thiết bị gọi máy quét ảnh (Scanner) Ở mức nhất, máy quét ảnh đơn giản thiết bị vào giống bàn phím chuột, song liệu đầu vào ảnh, tranh hay tài liệu giấy Các ảnh vào đương nhiên ảnh số với định dạng phổ biến BMP, JPEG; tài liệu giấy đầu ảnh, văn dạng PDF chí dạng Text RDF Các ứng dụng máy quét bao gồm: + Quét tranh ảnh màu/đen trắng giấy để chuyển thành dạng số 245 + Máy quét cầm tay dùng để đọc giá tiền ghi mã vạch hàng hoá Ngoài ra, giống máy in, độ phân giải máy quét thông số kỹ thuật quan trọng Độ phân giải máy quét liên quan đến mức tinh vi chi tiết mà máy quét đạt Các máy quét thường có độ phân giải 600 x 600 dpi 600 x 1200 dpi Hình mô tả cấu trúc nguyên lý hoạt động máy quét ảnh Một nguồn sáng chiếu lên mặt tờ giấy đặt úp mặt kính máy quét Các vùng trống trắng phản xạ ánh sáng nhiều Ống kính máy quét truyền tiếp ánh sáng tới diot cảm sáng để biến ánh sáng thành dòng điện Đầu quét di chuyển bên tờ giấy tiếp nhận ánh sáng phản xạ lại từ phần khác mặt giấy Ánh sáng phản xạ lại loạt gương nhỏ 1.2 Kết nối máy quét với máy tính Kết nối Các máy quét kết nối với máy tính qua cổng USB (Universal Serial Bus) cổng SCSI (Small Computer System Interface) 246 Hiện tại, tất máy tính có cổng USB phía sau phía trước máy Hiện có số máy quét không cần điện nguồn riêng mà sử dụng nguồn từ cổng USB máy tính Các thiết bị nối với máy qua cổng cấu hình tự động thông qua hệ điều hành Windows Cài đặt phần mềm quét ảnh Khi mua máy quét có đóa CD phần mềm quét ảnh kèm Việc cài đặt chương trình đơn giản cài đặt ứng dụng khác Windows trình bày 1.3 Hướng dẫn cách quét tài liệu Trên thị trường có nhiều loại máy quét với chức đa dạng khác nhau, trình bày khái lược với máy quét HP ScanJet, máy sử dụng phổ biến Việt Nam Các bước cần thực để quét trang tài liệu máy sau: Quét nháp (Preview Scan) Trước quét trang tài liệu, máy quét phải quét nháp lần để ảnh lên hình giúp người sử dụng lựa chọn thông số cần thiết cho lần quét thức Máy quét khởi động ta nhấn kép biểu tượng hay chọn từ Start – Program 247 - Mở nắp máy quét Đặt trang tài liệu gốc úp xuống mặt kính, góc bên phải giấy trùng lên góc bên phải kính - Ấn nút Scan phía mặt trước máy quét nhấn nút hộp hội thoại - Có máy yêu cầu lựa chọn đầu gì, thư mục hiệu chỉnh kích thước - Máy quét khởi động quét trang tài liệu đặt mặt kính Chọn vùng quét (Selection Area) - Dùng lệnh Preview để xác định vùng quét - Một hình chữ nhật bao quanh vùng dự định quét Nếu chưa vừa ý, chỉnh lại hình chữ nhật Xác định kiểu kết (Output Type) Khi máy quét nháp trang tài liệu gốc, phần mềm quét ảnh tự động chọn kiểu kết thực đơn Output Type Kiểu kết xác định nhiều thông số cho ảnh quét, bao gồm độ phân giải (resolution), độ sáng (exposure), độ nét (sharpening) Những thông số khác kiểu ảnh khác nhau, ví dụ ảnh màu, ảnh đen trắng, ảnh đa cấp xám Nếu không vừa ý với kiểu kết ra, thiết lập lại Quét ảnh - Có thể quét vùng ảnh chọn chuyển 248 ảnh tới ứng dụng khác cài đặt máy tính - Có thể quét vùng chọn copy dán ảnh vào ứng dụng khác mở - Có thể cất giữ lên tệp in vùng ảnh vừa chọn máy in Hướng dẫn sử dụng máy chiếu đa phương tiện (Multimedia Projector) 2.1 Giới thiệu máy chiếu đa phương tiện Máy chiếu đa phương tiện máy chiếu chiếu hình ảnh từ hình máy tính, từ vô tuyến truyền hình, từ máy video lên ảnh lớn lớp học hội trường lớn Dưới hình ảnh số loại máy chiếu đa phương tiện Vì thường sử dụng không gian lớn, nên máy chiếu đa phương tiện phải có công suất chiếu sáng lớn Công suất máy chiếu đo đơn vị lumen Đối với phòng học vừa phải cần máy chiếu có công suất 1.000 lumen Công suất chiếu sáng lớn độ sáng ảnh rõ, phục vụ nhiều người không gian rộng 249 Tuy nhiên bóng đèn dễ bị hư công suất lớn, bóng nóng thao tác tắt/ bật không chuẩn Ngoài ra, chọn mua máy chiếu, cần ý thêm độ phân giải ảnh mà máy chiếu thể Thông thường, máy chiếu đa phương tiện nối với máy tính có thẻ hình SVGA (800 x 600 điểm), XGA (1.024 x 768), SXGA (1,280 x 1,024) Hiện có hai loại công nghệ xử lý ánh sáng áp dụng máy chiếu: LCD (liquid crystal display) DLP (digital light processing) Các máy trang bị WIFI hay BlueTooch Điều quan trọng chọn máy chiếu phù hợp với mục đích sử dụng Các thành phần máy chiếu đa phương tiện Ống kính nút điều khiển: 250 Ngoài ra, thành phần quan trọng máy chiếu mà không nhìn thấy bóng đèn cao áp cung cấp nguồn chiếu sáng cho máy chiếu Đèn cao áp máy chiếu đắt cần phải biết bảo quản để tăng thêm tuổi thọ Bình thường, sử dụng quy tắc, bóng cao áp dùng tới 4.000 2.2 Hướng dẫn sử dụng máy chiếu đa phương tiện Trước kết nối máy chiếu với thiết bị nguồn (máy tính thiết bị vedeo) cần phải tắt thiết bị nguồn máy chiếu Sau tiến hành bước sau: - Nối dây tín hiệu từ máy chiếu vào đầu máy (cổng hình hay cổng khác) - Nối dây nguồn từ máy chiếu vào nguồn điện Khi đèn báo nguồn máy chiếu nhấp nháy sáng - Bật nguồn máy chiếu 251 - Kê lại máy chiếu cách sử dụng hai lẫy hai bên cạnh phía trước máy (xem hình vẽ) để điều chỉnh chân máy cho phù hợp với chiếu khoảng cách - Điều chỉnh lại độ nét hình ảnh cách xoay vòng chỉnh tiêu cự ống kính máy Các loại máy đại tự động điều chỉnh tiêu cự (auto focus) - Tiến hành điều chỉnh cần thiết để có hình ảnh tốt cách ấn nút Menu mặt máy để sử dụng chức điều chỉnh theo hướng dẫn kèm theo - Chạy chương trình máy tính Tắt máy chiếu Tắt máy chiếu động tác cần phải thực theo quy trình Tuyệt đối không tắt công tắc nguồn rút dây nguồn khỏi ổ điện máy làm việc Làm ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ bóng đèn cao áp Quy trình tắt máy chiếu sau: - Nhấn nút Power máy chiếu điều khiển từ xa Thường hai lần theo thông báo - Đèn cao áp tắt quạt làm mát tiếp tục chạy đèn nguội Trong thời gian đèn thị nguồn chuyển sang chế độ nhấp nháy sáng - Khi đèn thị nguồn tắt hẳn tắt công tắc nguồn điện rút dây nguồn khỏi ổ điện 252 Mục lục Trang Chú dẫn Nhà xuất PHẦN MỘT TIN HỌC CĂN BẢN Chương I GIỚI THIỆU VỀ MÁY TÍNH Các khái niệm Cơ sở máy tính phân loại máy tính điện tử 11 Tổ chức bên máy tính 14 Phần mềm máy tính 27 Mục đích sử dụng máy tính 31 Những điều cần biết mua máy tính 32 Chương II HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 35 Tổng quan hệ điều hành 35 Sơ lược Hệ điều hành Windows môi trường làm việc 36 Sử dụng chương trình Windows 46 Ổn định môi trường Windows 57 Chương III INTERNET VÀ CÁC DỊCH VỤ Tổng quan Internet 75 75 Các dịch vụ Internet 76 Các trình duyệt Internet 100 253 PHẦN HAI TIN HỌC VĂN PHÒNG 105 Chương IV KHÁI NIỆM - QUY TRÌNH VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 107 Quy trình khái niệm soạn thảo văn 107 Soạn thảo văn tiếng Việt 111 Các thao tác trình soạn thảo văn 115 Chương V SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI WORD 118 Làm quen với môi trường soạn thảo Word 118 Soạn thảo văn đơn giản 122 Các thao tác hoàn thiện văn 126 Soạn thảo văn phức tạp 147 Các thao tác soạn thảo nâng cao 164 Chương VI BẢNG TÍNH EXCEL 170 Làm quen với Microsoft Excel 170 Tạo bảng tính đơn giản 174 Hoàn thiện định dạng trang tính 186 Sử dụng hàm Excel 195 In ấn Excel 203 Thao tác xếp trích lọc liệu 210 PHẦN BA TRÌNH DIỄN POWER POINT 223 Chương VII LÀM QUEN VỚI POWER POINT 225 Các khái niệm 254 225 Môi trường làm việc với Power Point 227 Quy trình tạo trình diễn 229 Chương VIII HOÀN THIỆN VÀ THIẾT LẬP TRÌNH DIỄN 235 Chèn đối tượng 235 Thiết lập trình diễn chế 238 PHẦN BỐN MỘT SỐ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 243 Chương IX MÁY QUÉT ẢNH, TÀI LIỆU VÀ MÁY CHIẾU 245 Hướng dẫn sử dụng máy quét tài liệu 245 Hướng dẫn sử dụng máy chiếu đa phương tiện (Multimedia Projector) 249 255 Chịu trách nhiệm xuất TS NGUYỄN DUY HÙNG Chịu trách nhiệm nội dung TS PHÙNG LAN HƯƠNG Biên tập nội dung: NGUYỄN VŨ THANH HẢO ThS NGUYỄN HOÀI ANH BAN BIÊN TẬP NXB BÁCH KHOA - HÀ NỘI Trình bày bìa: NGUYỄN MẠNH HÙNG Chế vi tính: Sửa in: PHÒNG BIÊN TẬP KỸ THUẬT Đọc sách mẫu: 256 LÊ MINH ĐỨC NGUYỄN HOÀI ANH ... point (1 point phần 72 inch; inch 2, 54 cm) Thông thường, hay dùng cỡ chữ từ đến 14 point Cỡ nhỏ chữ nhỏ Cách chọn cỡ chữ sau: - Chọn phần văn cần đổi cỡ chữ - Ô thứ ba Formatting cỡ chữ phần văn chọn... cho máy in Nhấn vào nút Properties phần Printer, định lại số thuộc tính máy in cửa sổ thuộc tính máy in giới thiệu phần Tin học - Chỉ thị trang cần in Trong phần Page Range cửa sổ Print, có lựa... cần cài đặt Office Hiện có nhiều phiên khác từ XP, 20 03 đến 20 10 Cũng Windows, giao diện chúng khác XP 20 03 tạo văn lưu tệp định dạng DOC; 20 10 lưu với định dạng DOCX Để sử dụng lưu ý lưu phải