Mời các bạn tham khảo bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 1 do KS. Lê Thanh Trúc biên soạn sau đây để bổ sung thêm những kiến thức về trình soạn thảo văn bản MS Word như trình soạn thảo văn bản MS Word; các thành phần trong MS Word (thanh tiêu đề, thanh công cụ, thanh menu,...).
TIN HỌC CĂN BẢN TRUNG TÂM TIN HỌC PHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT (MS) WORD TRUNG TÂM TIN HỌC CHƯƠNG I: LÀM QUEN MS WORD Mục tiêu bài học Sinh viên bắt đầu làm quen với trình soạn thảo văn bản MS Word Khởi động và tắt Word Nắm được các thành phần trong MS Word: Thanh tiêu đề Thanh menu Thanh công cụ ……… I: GIỚI THIỆU MS Word (gọi tắt là Word) là trình soạn thảo văn bản thuộc bộ MS Offices của hãng Microsoft nổi tiếng Cung cấp một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng cho việc soạn thảo Word có thể soạn thảo các tài liệu văn bản từ đơn giản như thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chun nghiệp như sách, báo, tạp chí, … Ngồi ra Word dùng để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ Chia xẻ dữ liệu với MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình đều sử dụng Word để soạn thảo và in ấn GIỚI THIỆU (tt) Lợi thế cua Word ̉ Đọc và duyệt lại văn bản trên màn hình Thay đổi các định dạng để có được hiệu quả trực quan mong muốn Nâng cao hiệu quả thơng qua tự động hóa Tăng cường proof reading Tạo ra nhiều bản copy Lưu văn bản để làm việc sau này II: KHỞI ĐỘNG VÀ THỐT KHỎI WORD Khởi động: Có 3 cách khởi động Cách 1: Chọn Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Word 2003 Cách 2: Nhấp DClick vào Shortcut của Word trên màn hình Desktop Cách 3: Mở file Word đã soạn thảo trước đó Khởi động và thốt khỏi Word (tt) Thốt khỏi Word: Có 4 cách: Từ thanh menu, Chọn menu File Exit Click vào nút ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4) Khi thốt khỏi Word, ta thường gặp thơng báo sau: Thơng báo nhắc nhở lưu văn Khởi động và thốt khỏi Word (tt) Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thốt khỏi Word No: thốt khỏi Word mà khơng cần lưu văn bản hiện hành Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để tránh trường hợp văn bản soạn gần xong gặp sự cố (mất điện, restart bất ngờ,…) dẫn đến máy tắt ngang, văn bản sẽ bị mất III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WORD Title Bar Menu Bar Standard toolbar Formatting toolbar Ruler Status Bar Drawing Toolbar Scroll Bar Các thành phần cơ bản trên màn hình Word 1. Thanh tiêu đề (Title Bar) Vị trí nằm ở trên cùng của cửa sổ Word Bên trái chứa biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo Bên phải của tiêu đề gờm các nút lênh: ̣ Nút thu nhỏ (Minimize) : ha ̣ cửa sô ̉ soan ̣ thao ̉ hiên ̣ hành xuống thanh Task bar Nút phục hồi (Restore) hoặc phóng to (Maximize) : Nút phuc hơ ̣ ̀i: nhấp vào cửa sơ soan thao Word thu nho lai, ̉ ̣ ̉ ̉ ̣ đồng thời nút Restore chuyên sang nu ̉ ́t lênh nu ̣ ́t phóng to Nút phóng to: nhấp vào cửa sô soan thao Word m ̉ ̣ ̉ ở lớn ra bằng đô phân giai hiên ha ̣ ̉ ̣ ̀nh cua ma ̉ ̀n hình, đồng thời nút phóng to chuyên sang nu ̉ ́t lênh nu ̣ ́t phuc hơ ̣ ̀i Nút lênh đóng c ̣ ửa sổ (Close) : đóng và thoát khoi c ̉ ửa sô ̉ soan thao văn ban hiên ha ̣ ̉ ̉ ̣ ̀nh 10 2. Thanh trì nh đơn (Menu Bar) Thanh trình đơn chứa tất ca các l ̉ ệnh của Word, từ xử lý văn ban ̉ đến đinh dang cu ̣ ̣ ̃ng như hiêu chinh lai ca ̣ ̉ ̣ ́c thơng sớ Word, … Các lệnh được bố trí theo chức năng, mỡi chức năng gom thành nhóm: File : Nhóm lệnh xử lý tập tin Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản Tools : Nhóm cơng cụ hỡ trợ cho việc soạn văn bản Table : Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của Word Help : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word 11 3. Thanh cơng cu (Toolbars) ̣ Các chức năng trên thanh cơng cụ được lấy từ thanh trình đơn Chứa các lệnh thường sử dụng nhất Thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh chóng Rê chuột ngay biểu tượng lệnh, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuất hiện tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có) Các thanh cơng cụ thường sử dụng như: Thanh Formatting: thanh cơng cụ hỗ trợ định dạng văn bản Thanh Drawing: thanh cơng cụ hỗ trợ vẽ hình 12 Thanh cơng cu (tt) ̣ Bật/tắt thanh cơng cụ: Từ thanh menu, click chuột chọn menu View Toolbars Click chọn thanh công cụ cần bật/ tắt Hoặc click chuột phải tại vị trí bất kỳ trên thanh cơng cụ, danh sách các thanh công cụ sẽ xuất hiện, click chọn thanh công cụ muốn bật/ tắt. Tạo thanh công cụ mới: Chọn menu View Toolbars Customize click chọn thẻ Toolbars click chọn New Toolbars name: nhập tên thanh cơng cụ mới Make toolbars available to: chọn tập tin để đặt thanh cơng cụ Click OK để hồn thành 13 Thanh cơng cu (tt) ̣ Gắn các chức năng lên thanh công cụ mới: Chọn menu View Toolbars Customize click chọn thẻ Comands Chọn nhóm lệnh trong danh sách Categories, khi chọn đến nhóm lệnh nào thì các lệnh của nhóm đó sẽ xuất hiện trong hộp Commands Chọn nút lệnh và Drag lên thanh công cụ Hộp hội thoại Customize Chọn Close để kết thúc 14 4. Thướ c đo (Ruler) và đơn vi đo trên ̣ thướ c Dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab, Trong Word có hai thước: Thước doc (Vertical Ruler): n ̣ ằm dọc phía bên trái màn hình Đơn vị đo chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm) Đơn vi đo măc đinh khi ca ̣ ̣ ̣ ̀i Word là Inch Đơn vi đo chuân ̣ ̉ ở VN là Centimeters Thước ngang (Horizontal Ruler): nằm ngang phía trên màn hình. Thước ngang chia theo đơn vị đo Thay đổi đơn vị đo: Tools/ Options/ General/ Measurement units. Chon đ ̣ ơn vi đo lai la ̣ ̣ ̀ cm và nhấp OK đê l ̉ ưu lai thay đôi ̣ ̉ Để bật/ tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler. 15 5. Thanh trang tha ̣ ́ i (Status bar) Thanh trạng thái cho biết thơng tin về trang (Page) hiện hành, tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, Bật/tắt thanh trang thái: Từ thanh menu nhấp chon ̣ Tools/ Options/ View và chọn mục Status bar 16 6. Thanh trượt ngang và thanh trượt doc ̣ Trong màn hình của Word có hai thanh trượt: Thanh trượt doc ̣ (Vertical scroll bar) đặt ở bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) nằm ở đáy cửa sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang Bật/ tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View, check chọn Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt ngang, và Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh trượt đứng 17 7. Điêm che ̉ ̀ n và vù ng soan thao văn ban ̣ ̉ ̉ Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt q lề phải qui định thì Word sẽ tự động xuống dòng. Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn) Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng) Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào Để thay đổi điểm chèn ta click chuột trái vào cị trí cần thay đổi 18 8. Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và cá ch thiế t lâp ̣ File Open = Ctrl + O; Edit Copy = Ctrl + C;… Phím gõ tắt giúp thực hiện lệnh một cách nhanh chóng và tiện lợi Một lệnh có thể thiết đặt nhiều phím tắt. Có thể thiết đặt lại phím tắt đã được đặt mặc định theo ý của mình. Một số phím tắt thường sử dụng: Phím tắt Lệnh Cơng dụng Ctrl + N File New Tạo mới tập tin văn bản Ctrl + S File Save Lưu tập tin văn bản Ctrl + O File Open Mở tập tin văn bản đã tồn tại Ctrl + Z Edit\Undo paste Phục hồi lại thao tác vừa thực Ctrl + Y Edit\Redo typing Ngược lại với Undo 19 Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và cá ch thiế t lâp ̣ Ctrl + C Edit Copy Sao chép Ctrl + X Edit Cut Cắt Ctrl + V Edit Paste Dán Ctrl + A Edit Select All Chọn tất cả Ctrl + F Edit Find Tìm kiếm Ctrl + H Edit Replace Tìm kiếm và thay thế F7 Tools Spelling and Grammar… Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp Shift + F3 Format Change Case Thay đổi chữ in hoa, in thường Ctrl + B Thay đổi kiểu chữ in đậm Ctrl + I Thay đổi kiểu chữ in nghiêng Ctrl + U Thay đổi kiểu chữgạch dưới 20 Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và cá ch thiế t lâp ̣ Ctrl + ] Tăng kích thước của chữ Ctrl + [ Giảm kích thước của chữ Ctrl + L Canh trái Ctrl + R Canh phải Ctrl + E Canh giữa Alt + F3 Tạo Auto Text F3 Sử dụng Auto Text Ctrl + return Chèn ngắt trang Alt + F4 Đóng cửa sổ ứng dụng 21 Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và cá ch thiế t lâp (tt) ̣ Cách thiết lập phím tắt: Vào hộp thoại View Toolbars Customize… Chọn Keyboard… 22 Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và cá ch thiế t lâp (tt) ̣ Xác định lệnh cần đặt phím tắt. VD: FileNew (tạo mới tập tin văn bản) Gõ phím tắt vào ơ Press new shortcut key. VD: Alt + T Nhấn nút Assign để thiết đặt Alt+T Loại (menu chính) Lệnh (mục chọn trên menu) Phím nóng hiện tại 23 9. Hê thơ ̣ ́ ng trợ giú p (Help) và cá ch sử dung ̣ Hệ thống trợ giúp của Word rất hồn hảo, các lệnh được giải thích rất tường tận và chi tiết, một số lệnh còn có mục Show me hướng dẫn từng bước sử dụng lệnh đó Tuỳ theo công việc bạn đang thực hiện mà Word sẽ cho hiển thị hướng dẫn phù hợp với cơng việc đó Gọi trợ giúp bằng cách gõ F1 hoặc chọn lệnh trên menu Help 24 Help và cá ch sử dung (tt) ̣ Thẻ Contents: chọn trợ giúp theo chủ đề Thẻ Answer Wizard: trợ giúp theo lệnh/ cơng việc muốn thực hiện Thẻ Index: chọn các mục trợ giúp theo chỉ mục Ơ nhập Search: gõ nội dung cần hướng dẫn sử dụng Trợ giúp theo chủ đề 25 ... hiện tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có) Các thanh cơng cụ thường sử dụng như: Thanh Formatting: thanh cơng cụ hỗ trợ định dạng văn bản Thanh Drawing: thanh cơng cụ hỗ trợ vẽ hình 12 Thanh cơng cu (tt) ̣ Bật/tắt thanh cơng cụ:...PHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT (MS) WORD TRUNG TÂM TIN HỌC CHƯƠNG I: LÀM QUEN MS WORD Mục tiêu bài học Sinh viên bắt đầu làm quen với ... phóng to chuyên sang nu ̉ ́t lênh nu ̣ ́t phuc hơ ̣ ̀i Nút lênh đóng c ̣ ửa sổ (Close) : đóng và thoát khoi c ̉ ửa sơ ̉ soan thao văn ban hiên ha ̣ ̉ ̉ ̣ ̀nh 10 2. Thanh trì nh đơn (Menu Bar) Thanh trình đơn chứa tất ca các l