Bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 1 - KS. Lê Thanh Trúc

Mời các bạn tham khảo bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 1 do KS. Lê Thanh Trúc biên soạn sau đây để bổ sung thêm những kiến thức về trình soạn thảo văn bản MS Word như trình soạn thảo văn bản MS Word; các thành phần trong MS Word (thanh tiêu đề, thanh công cụ, thanh menu,...).

TIN HỌC CĂN BẢN TRUNG TÂM TIN HỌC PHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN  VỚI MICROSOFT (MS) WORD TRUNG TÂM TIN HỌC CHƯƠNG I: LÀM QUEN MS WORD  Mục tiêu bài học  Sinh  viên  bắt  đầu  làm  quen  với  trình  soạn  thảo  văn  bản MS Word  Khởi động và tắt Word  Nắm được các thành phần trong MS Word:  Thanh tiêu đề  Thanh menu  Thanh công cụ  ……… I: GIỚI THIỆU  MS  Word  (gọi  tắt  là  Word)  là  trình  soạn  thảo  văn  bản  thuộc  bộ  MS  Offices của hãng Microsoft nổi tiếng  Cung cấp một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng cho việc  soạn thảo  Word  có  thể  soạn  thảo  các  tài  liệu  văn  bản  từ  đơn  giản  như  thư  từ  đến việc tạo ra các  ấn phẩm chun nghiệp như sách, báo, tạp chí,  …  Ngồi ra Word dùng để tạo các trang Web sinh  động và nổi bật cho  Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ  Chia  xẻ  dữ  liệu  với  MS  Excel,  MS  PowerPoint,  MS  Access,  MS  Outlook  Hiện nay,  ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các  ấn  phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình   đều sử dụng  Word để soạn thảo  và in ấn GIỚI THIỆU (tt)  Lợi thế  cua Word ̉   Đọc và duyệt lại văn bản trên màn hình Thay đổi các định dạng  để có được hiệu quả trực quan mong  muốn  Nâng cao hiệu quả thơng qua tự động hóa  Tăng cường proof reading  Tạo ra nhiều bản copy  Lưu văn bản để làm việc sau này II: KHỞI ĐỘNG VÀ THỐT KHỎI WORD  Khởi động: Có 3 cách khởi động  Cách 1:  Chọn  Start    Programs    Microsoft  Office    Microsoft  Office Word 2003  Cách  2:  Nhấp  D­Click  vào  Shortcut  của  Word  trên  màn  hình  Desktop  Cách 3: Mở file Word đã soạn thảo trước đó Khởi động và thốt khỏi Word (tt)  Thốt khỏi Word:  Có 4 cách:  Từ thanh menu, Chọn menu File  Exit  Click vào nút       ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề  D_Click vào biểu tượng của Word  ở góc trên bên trái của thanh  tiêu đề   Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4) Khi thốt khỏi Word, ta thường gặp thơng báo sau: Thơng báo nhắc nhở lưu văn  Khởi động và thốt khỏi Word (tt)   Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thốt khỏi Word  No: thốt khỏi Word mà khơng cần lưu văn bản hiện hành  Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để tránh  trường hợp văn bản soạn gần xong gặp sự cố (mất điện, restart bất  ngờ,…) dẫn đến máy tắt ngang, văn bản sẽ bị mất III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WORD Title Bar Menu Bar Standard  toolbar Formatting toolbar Ruler Status Bar Drawing Toolbar Scroll Bar Các thành phần cơ bản trên màn hình Word 1. Thanh tiêu đề  (Title Bar)  Vị trí nằm ở trên cùng của cửa sổ Word  Bên trái chứa biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo  Bên phải của tiêu đề gờm các nút lênh: ̣  Nút  thu  nhỏ  (Minimize)              :  ha ̣ cửa  sô ̉ soan  ̣ thao  ̉ hiên  ̣ hành  xuống thanh Task bar  Nút phục hồi (Restore)            hoặc phóng to (Maximize)         :  Nút phuc hơ ̣ ̀i: nhấp vào cửa sơ soan thao Word thu nho lai,  ̉ ̣ ̉ ̉ ̣ đồng thời nút Restore chuyên sang nu ̉ ́t lênh nu ̣ ́t phóng to  Nút phóng to: nhấp vào cửa sô soan thao Word m ̉ ̣ ̉ ở lớn ra  bằng đô phân giai hiên ha ̣ ̉ ̣ ̀nh cua ma ̉ ̀n hình, đồng thời nút  phóng to chuyên sang nu ̉ ́t lênh nu ̣ ́t phuc hơ ̣ ̀i  Nút lênh đóng c ̣ ửa sổ (Close)        : đóng và thoát khoi c ̉ ửa sô ̉ soan thao văn ban hiên ha ̣ ̉ ̉ ̣ ̀nh 10 2. Thanh trì nh đơn (Menu Bar)  Thanh trình đơn chứa tất ca các l ̉ ệnh của Word, từ xử lý văn ban  ̉ đến đinh dang cu ̣ ̣ ̃ng như hiêu chinh lai ca ̣ ̉ ̣ ́c thơng sớ Word, …   Các lệnh được bố trí theo chức năng, mỡi chức năng gom thành  nhóm:   File : Nhóm lệnh xử lý tập tin  Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản  View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản  Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản  Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản  Tools : Nhóm cơng cụ hỡ trợ cho việc soạn văn bản  Table : Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng  Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của Word  Help : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word 11 3. Thanh cơng cu (Toolbars) ̣  Các chức năng trên thanh cơng cụ được lấy từ thanh trình đơn  Chứa các lệnh thường sử dụng nhất  Thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh chóng  Rê  chuột  ngay  biểu  tượng  lệnh,  khi  đó  dưới  con  trỏ  chuột  sẽ  xuất  hiện tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có)  Các thanh cơng cụ thường sử dụng như:  Thanh Formatting: thanh cơng cụ hỗ trợ định dạng văn bản  Thanh Drawing: thanh cơng cụ hỗ trợ vẽ hình 12 Thanh cơng cu (tt) ̣  Bật/tắt thanh cơng cụ:    Từ thanh menu, click chuột chọn menu  View    Toolbars  Click  chọn thanh công cụ cần bật/ tắt Hoặc  click  chuột  phải  tại  vị  trí  bất  kỳ  trên  thanh  cơng  cụ,  danh  sách  các  thanh  công  cụ  sẽ  xuất  hiện,  click  chọn  thanh  công  cụ  muốn bật/ tắt.  Tạo thanh công cụ mới:  Chọn  menu  View    Toolbars    Customize    click  chọn  thẻ  Toolbars  click chọn New  Toolbars name: nhập tên thanh cơng cụ mới  Make toolbars available to: chọn tập tin để đặt thanh cơng cụ  Click OK để hồn thành 13 Thanh cơng cu (tt) ̣  Gắn  các  chức  năng  lên  thanh  công cụ mới:     Chọn menu View   Toolbars    Customize    click  chọn  thẻ Comands Chọn  nhóm  lệnh  trong  danh  sách  Categories,  khi  chọn  đến  nhóm  lệnh  nào  thì  các  lệnh  của  nhóm  đó  sẽ  xuất  hiện trong hộp Commands Chọn  nút  lệnh  và  Drag  lên  thanh công cụ Hộp hội thoại Customize Chọn Close để kết thúc 14 4. Thướ c đo (Ruler) và  đơn vi đo trên  ̣ thướ c  Dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các  tab,   Trong Word có hai thước:    Thước doc (Vertical Ruler): n ̣ ằm dọc phía bên trái màn hình Đơn vị đo chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm)  Đơn vi đo măc đinh khi ca ̣ ̣ ̣ ̀i Word là Inch  Đơn vi đo chuân  ̣ ̉ ở VN là Centimeters   Thước ngang (Horizontal Ruler): nằm ngang phía trên màn hình.  Thước ngang chia theo đơn vị đo Thay  đổi  đơn  vị  đo:  Tools/  Options/  General/  Measurement  units. Chon đ ̣ ơn vi đo lai la ̣ ̣ ̀ cm và nhấp OK đê l ̉ ưu lai thay đôi ̣ ̉ Để bật/ tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler.  15 5. Thanh trang tha ̣ ́ i (Status bar)  Thanh trạng thái cho biết thơng tin về trang (Page) hiện hành, tổng  số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành,   Bật/tắt  thanh  trang  thái:  Từ  thanh  menu  nhấp  chon  ̣ Tools/  Options/ View và chọn mục  Status bar 16 6. Thanh trượt ngang và  thanh trượt doc ̣  Trong màn hình của Word có hai thanh trượt:    Thanh  trượt  doc  ̣ (Vertical  scroll  bar)  đặt  ở  bên  phải  cửa  sổ  dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng Thanh  trượt  ngang  (Horizontal  scroll  bar)  nằm  ở  đáy  cửa  sổ  dùng cuộn văn bản theo chiều ngang Bật/  tắt  các  thanh  trượt  bằng  lệnh:  Tools/  Options/  View,  check  chọn    Horizontal  scroll  bar  để  bật/  tắt  thanh  trượt  ngang,  và     Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh trượt đứng 17 7. Điêm che ̉ ̀ n và  vù ng soan thao văn ban ̣ ̉ ̉  Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào  Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt q lề phải qui định thì Word sẽ  tự động xuống dòng. Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter  (ngắt đoạn)  Khi nhập văn bản đầy trang thì  Word sẽ tự động cho qua trang mới  (ngắt  trang  mềm).  Nếu  muốn  chủ  động  qua  trang  mới  trong  khi  trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt  trang cứng)  Điểm  chèn:  dấu  nhấp  nháy  của  con  trỏ  trong  vùng  soạn  thảo  cho  biết vị trí văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào  Để thay đổi điểm chèn ta click chuột trái vào cị trí cần thay đổi 18 8. Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp ̣  File  Open = Ctrl + O; Edit  Copy = Ctrl + C;…  Phím gõ tắt giúp thực hiện lệnh một cách nhanh chóng và tiện lợi  Một lệnh có thể thiết đặt nhiều phím tắt. Có thể thiết đặt lại phím tắt đã  được đặt mặc định theo ý của mình.   Một số phím tắt thường sử dụng: Phím tắt Lệnh Cơng dụng Ctrl + N File  New Tạo mới tập tin văn bản Ctrl + S File  Save Lưu tập tin văn bản Ctrl + O File  Open Mở tập tin văn bản đã tồn tại Ctrl + Z Edit\Undo paste Phục hồi lại thao tác vừa thực  Ctrl + Y Edit\Redo typing Ngược lại với Undo 19 Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp ̣ Ctrl + C  Edit  Copy Sao chép Ctrl + X  Edit  Cut Cắt Ctrl + V  Edit  Paste Dán Ctrl + A  Edit  Select All Chọn tất cả Ctrl + F  Edit  Find Tìm kiếm Ctrl + H  Edit  Replace Tìm kiếm và thay thế F7  Tools  Spelling and Grammar… Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ  pháp Shift + F3  Format  Change Case Thay đổi chữ in hoa, in thường Ctrl + B Thay đổi kiểu chữ in đậm Ctrl + I Thay đổi kiểu chữ in nghiêng Ctrl + U Thay đổi kiểu chữgạch dưới 20 Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp ̣ Ctrl + ] Tăng kích thước của chữ Ctrl + [ Giảm kích thước của chữ Ctrl + L Canh trái Ctrl + R Canh phải  Ctrl + E Canh giữa Alt + F3 Tạo Auto Text F3 Sử dụng Auto Text Ctrl + return  Chèn ngắt trang Alt + F4 Đóng cửa sổ ứng dụng 21 Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp (tt) ̣  Cách thiết lập phím tắt:  Vào hộp thoại View  Toolbars  Customize…  Chọn Keyboard… 22 Sử dung phi ̣ ́ m tắ t và  cá ch thiế t lâp (tt) ̣  Xác định lệnh cần đặt phím tắt. VD: FileNew (tạo mới tập tin văn bản)  Gõ phím tắt vào ơ Press new shortcut key. VD: Alt + T  Nhấn nút Assign để thiết đặt Alt+T Loại (menu chính) Lệnh (mục chọn  trên menu) Phím nóng hiện tại 23 9. Hê thơ ̣ ́ ng trợ giú p (Help) và  cá ch sử dung ̣  Hệ thống trợ giúp của Word rất hồn hảo, các lệnh được giải thích rất  tường  tận  và  chi  tiết,  một  số  lệnh  còn  có  mục  Show  me  hướng  dẫn  từng bước sử dụng lệnh đó  Tuỳ  theo  công  việc  bạn  đang  thực  hiện  mà  Word  sẽ  cho  hiển  thị  hướng dẫn phù hợp với cơng việc đó  Gọi trợ giúp bằng cách gõ F1 hoặc chọn lệnh trên menu Help 24 Help và  cá ch sử dung (tt) ̣  Thẻ Contents: chọn trợ giúp theo chủ đề  Thẻ Answer Wizard: trợ giúp theo lệnh/ cơng việc muốn thực hiện  Thẻ Index: chọn các mục trợ giúp theo chỉ mục  Ơ nhập Search: gõ nội dung cần hướng dẫn sử dụng Trợ giúp theo chủ đề 25 ... hiện tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có)  Các thanh cơng cụ thường sử dụng như:  Thanh Formatting: thanh cơng cụ hỗ trợ định dạng văn bản  Thanh Drawing: thanh cơng cụ hỗ trợ vẽ hình 12 Thanh cơng cu (tt) ̣  Bật/tắt thanh cơng cụ:...PHẦN 2:  SOẠN THẢO VĂN BẢN  VỚI MICROSOFT (MS) WORD TRUNG TÂM TIN HỌC CHƯƠNG I: LÀM QUEN MS WORD  Mục tiêu bài học  Sinh  viên  bắt  đầu  làm  quen  với ... phóng to chuyên sang nu ̉ ́t lênh nu ̣ ́t phuc hơ ̣ ̀i  Nút lênh đóng c ̣ ửa sổ (Close)        : đóng và thoát khoi c ̉ ửa sơ ̉ soan thao văn ban hiên ha ̣ ̉ ̉ ̣ ̀nh 10 2. Thanh trì nh đơn (Menu Bar) Thanh trình đơn chứa tất ca các l