Bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 2 - KS. Lê Thanh Trúc

Bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 2 - Các thao tác cơ bản với MS Word của KS. Lê Thanh Trúc sau đây sẽ cung cấp cho các bạn những kiến thức về các thao tác căn bản soạn thảo văn bản với việc sử dụng menu Edit, Insert như định lề trang văn bản; nhập và hiệu chỉnh văn bản; lưu, đóng, mở, xóa văn bản.

CHƯƠNG II: CÁC THAO TÁC CƠ  BẢN VỚI MS WORD  Mục tiêu bài học  Sinh viên bắt đầu làm quen các thao tác căn bản soạn thảo văn  bản với việc sử dụng menu Edit, Insert  Đinh lê ̣ ̀ trang văn ban ̉  Nhập và hiệu chỉnh văn bản  Lưu, đóng, mở, xóa văn bản  Trình bày màn hình ­ trang in  Làm việc với khối văn bản và các lệnh xử lý khối I: ĐINH LÊ ̣ ̀  TRANG VĂN BẢN  Muc đi ̣ ́ch:  Nhằm chon loai giâ ̣ ̣ ́y soan thao va ̣ ̉ ̀ in ấn  Qui  đinh  ̣ lề  soan  ̣ thao  ̉ văn  ban  ̉ làm  cho  văn  bản  đẹp  mắt  hơn,  tránh trường hợp văn bản được soạn 1 cách lung tung  Cách thực hiên: ̣  Bước 1: trên thanh menu nhấp chon menu File  ̣  Page Setup  Bước  2:  trong  hôp  ̣ thoai  ̣ Page  Setup,  xác  lâp  ̣ thông  tin  ở  các  the:̉  The Margins: đinh lê ̉ ̣ ̀ vùng soan thao văn ban ̣ ̉ ̉  The Paper size: chon loai giâ ̉ ̣ ̣ ́y soan thao văn ban ̣ ̉ ̉  Bước 3:  Nhấp OK: áp dụng các xác lập  ở các the cho tài li ̉ ệu hiện  hành  Nhấp Default: các xác lập vừa làm trở thành m ặc nhiên 1. The Margins ̉ Top: dòng đầu văn ban ca ̉ ́ch đinh ̉ Bottom: dòng đầu văn ban ca ̉ ́ch đáy Left: nôi dung văn ban ca ̣ ̉ ́ch bên trái Right:  nôi ̣ dung  văn  ban  ̉ cách  bên  phai.̉ From Edge:  Header: đô rông cua vu ̣ ̣ ̉ ̀ng header  Footer: đô rông cua vu ̣ ̣ ̉ ̀ng footer Apply  to:  áp  dung  ̣ các  xác  lâp  ̣ trên  cho:  Whole Document:toàn văn ban ̉  This Section: phần đang định dạng  This point forward: từ vị trí con trỏ về  Hộp thoại Page Setup 2. The Pager Size ̉ Paper  size:  chon khô  ̣ ̉ giấy  soan  ̣ thao,  ̉ thường là A4 (21 x 29.7 cm) và letter Orientation: chon kiêu giâ ̣ ̉ ́y soan thao: ̣ ̉  Portrait: giấy soan thao nă ̣ ̉ ̀m đứng  (mặc đinh) ̣  Landscape:  giấy  soan  ̣ thao  ̉ nằm  ngang Apply  to:  áp  dung  ̣ các  xác  lâp  ̣ trên  cho o Whole Document: toàn văn bản o This  Section:  phần  đang  định  dạng o This  point  forward:  từ  vị  trí  con  trỏ  về sau Hôp thoai Page Setup: chon kiêu  ̣ ̣ ̣ ̉ giấy soan thao ̣ ̉ II: NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN  Các bước cần làm trước khi nhập văn bản  Cách viết một văn bản  Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu  Viết chèn và viết đè văn bản  Chèn ký tự đặc biệt 1. Các bước cần làm trước khi nhập văn bản  Bước 1: khởi động chương trình soạn thảo văn bản  Bước  2:  từ  thanh  Fortmatting,  chọn  font  muốn  sử  dụng  (Times  New  Roman, Arial, VNI­Times)  Bước 3: khởi động bộ gõ soạn thảo tiếng Việt (Vietkey, Unikey, )  Chọn chế độ gõ tiếng Việt       Chọn bảng mã thích hợp với Font được chọn ở bước 2:  Nếu  font  Times  New  Roman,  Arial    bảng  mã  phải  là  UNICODE  Nếu font VNI­Times  bảng mã phải là VNI Windows  ………………  Chọn kiểu gõ sử dụng (Telex hoặc Vni)  Bước 4: đinh lê ̣ ̀ trang văn ban ̉  Bước 5: bắt đầu nhâp văn ban ̣ ̉ 2. Cấu trúc một văn bản  Một văn bản (Document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page)  Trong một trang có thể có nhiều đoạn (Paragraph)  Trong một đoạn có thể có nhiều câu (Sentence)  Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word)  Trong một từ có thể có một hoặc nhiều ký tự (Character).   Câu: bắt  đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng dấu chấm câu  (: . ! ?)  Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space)  Các dấu kết thúc câu, đoạn (. , ! ? : … /) phải viết liền với từ cuối  cùng và sau nó phải là ký tự khoảng trắng  Giữa các đoạn cách nhau bởi phím Enter  Văn  bản  sẽ  tự  động  sẽ  qua  trang  mới  hoặc  để  chủ  động  qua  trang mới ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter 3. Cách soạn thảo một văn bản  Khi nhập văn bản, các ký tự nhập vào ln được chèn vào bên trái của  điểm chèn (con trỏ, dấu nháy)  Khi văn bản được nhâp đ ̣ ầy dòng, Word tự động xuống dòng tiếp theo  Soan xong mơt đoan, đê soan đoan tiê ̣ ̣ ̣ ̉ ̣ ̣ ́p theo ta gõ phím Enter. Nếu là  đoạn cuối cùng của văn bản thì kết đoạn là dấu chấm (“.”)  Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới. Để  chủ động qua trang mới, ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter  Xố các ký tự, câu, đoạn, khối,… :  Phím Delete: xóa ký tự liền phải con trỏ. Sử dụng nhiều lần để xóa  liên tiếp các ký tự  Phím Backspace (): xóa ký tự liền trái con trỏ. Sử dụng nhiều lần  để xóa liên tiếp các ký tự  Đánh  dấu  khối  các  từ,  câu,  đoạn,  khối,…    sau 8 đó  bấm  phím  Delete 4. Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu  Sử dụng nhóm phím di chuyển qua lại:  ,  : di chuyển dấu nháy hiện hành sang trái, sang phải 1 ký tự  ,   : di chuyển dấu nháy hiện hành lên, xuống 1 dòng  Ctrl +  , Ctrl +  : di chuyển dấu nháy qua trái, qua phải 1 từ  Ctrl +  , Ctrl +  : di chuyển dấu nháy lên, xuống 1 đoạn văn bản  PageUp, PageDown: di chuyển lên, xuống 1 trang màn hình  Ctrl + Home, Ctrl + End: di chuyển đến trang đầu, trang cuối tài liệu  Di chuyển dấu nháy đến vị trí bất kỳ trong tài liệu bằng cách Click chuột  trái vào vị trí muốn di chuyển đến  Sử dụng thanh trượt dọc để xem các trang tiếp theo  Sử dụng lệnh  Edit    Goto (Ctrl+G, F5): dùng để di chuyển nhanh đến  trang được nhập từ bàn phím Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu (tt) Hộp thoại di chuyển nhanh với Edit/ Goto 10 Sử dụng lệnh cắt, sao chép và dán (tt)  Cắt/ sao chép khối văn bản hay đồ họa:  Chọn khối văn bản hay đồ họa cần Cắt/ sao chép  Chọn lệnh Cắt/ sao chép  Chọn menu Edit  Cut/ Copy  Hoặc click phải chuột chọn menu Cut/ Copy  Hoặc nhấp chọn lệnh       /        trên thanh công cụ  Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+X/ Ctrl+C để Cut/ Copy  Dán khối văn bản hay đồ họa:  Click chuột chọn nơi cần dán  Chọn lệnh dán: có 4 cách sau:  Chọn menu Edit  Paste  Hoặc click phải chuột chọn menu Paste 24 Sử dụng lệnh cắt, sao chép và dán (tt)  Hoặc nhấp chọn lệnh       trên thanh cơng cụ  Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+V để dán  Lưu ý:  Khi ra lệnh cắt/ sao chép, Word sẽ lưu trữ khối văn bản hay đồ họa  được cắt/ sao chép trong Clipboard  Khi  nhận  được  lệnh  dán,  Word  chép  khối  văn  bản  hay  đồ  họa  từ  Clipboard vào văn bản  Clipboard lưu trữ tối đa 12 lệnh cut/ copy, các lệnh này là mới nhất  Cắt và sao chép thao tác hồn tồn giống nhau, nhưng khác nhau ở  điểm đối tượng bị xóa đối với cắt, vẫn còn ngun đối với sao chép  Khối văn bản hay đồ họa có thể được dán nhiều lần với 1 thao tác  cut, copy 25 4. Sử dụng lệnh Undo, Redo và Repeat  Undo:  Hủy bỏ thao tác vừa thực hiện  Lệnh Undo có thể được thực hiện nhiều lần  Mỗi lần Undo sẽ hủy bỏ 1 lệnh  Trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự lệnh vừa được thực hiện  Cách thực hiện:  Chọn lệnh Edit  Undo  Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z  Hoặc click chuột vào nút       trên thanh cơng cụ 26 Sử dụng lệnh Undo, Redo và Repeat (tt)  Redo:  Có lệnh Undo mới có lệnh Redo  Hủy bỏ thao tác Undo vừa thực hiện  Lệnh Redo cũng có thể được thực hiện nhiều lần  Trình tự Redo sẽ đi ngược lại với trình tự lệnh Undo  Cách thực hiện:  Chọn lệnh Edit   Redo  Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y  Hoặc Click vào nút          trên thanh cơng cụ 27 Sử dụng lệnh Undo, Redo và Repeat (tt)  Repeat:  Lặp lại thao tác vừa mới thực hiện  Sau khi thực hiện 1 thao tác, hoặc chọn Undo hoặc chọn repeat  Cách thực hiện:  Chọn lệnh Edit  Repeat  Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y.  28 5. Nhập văn bản tự động (Automatic Writing)  Sử dụng tính năng AutoText:  Được sử trong trường hợp viết tốc ký trong soạn thảo văn bản  Sử  dụng  trong  trường  hợp  khối  văn  bản  hay  đồ  họa  được  lặp  lại  thường xun  Thực hiện bằng cách gán cho khối văn bản hay đồ họa một tên tắt.   Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt thì Word sẽ tự động thay thế  bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay vị trí gõ vào.   Cách làm:  Bước 1: tạo danh sách AutoText  Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo  Vào menu Insert  AutoText  AutoText hoặc menu Tools   AutoCorrect  AutoText.  29 Nhập văn bản tự động (tt)  Trong  hộp  thoại  AutoCorrect,  chọn thẻ AutoText  Gõ  tên  tắt  vào  ô  Enter  AutoText Entries here  Click chuột chọn Add  Click chuột chọn OK  Bước 2: chèn AutoText vào tài liệu  Đưa  dấu  nháy  đến  vị  trí  cần  chèn  Gõ tên tắt  Nhấn  phím  Ctrl+Alt+V F3  hoặc  30 Nhập văn bản tự động (tt)  Xóa AutoText  Vào lại hộp thoại AutoCorrect  chọn thẻ AutoText  Chọn từ viết tắt cần xóa tại ơ Enter AutoText Entries here  Click chuột chọn Delete 31 Nhập văn bản tự động (tt)  Sử dụng tính năng Auto correct:  Giúp tự động sửa những lỗi sai thường xuyên xảy ra khi soạn thảo  văn bản  Hoặc  đưa  nhanh  vào  tài  liệu  những  khối  văn  bản  hay  đồ  họa  thường xuyên được sử dụng  AutoCorrect  tương  tự  như  AutoText  nhưng  nhanh  hơn  vì  tự  động  chèn văn bản vào tài liệu mà khơng cần phải nhấn phím F3  Cách làm:  Bước 1: tạo mục AutoCorrect  Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo  Vào  menu  Insert    AutoText    AutoText  hoặc  menu  Tools    AutoCorrect  AutoText  Bước 2: chèn AutoCorrect  Xóa AutoCorrect 32 Nhập văn bản tự động (tt)  Trong  hộp  thoại  AutoCorrect,  chọn thẻ AutoCorrect  Gõ tên tắt vào ô Replace  Click chuột chọn Add  Click chuột chọn OK  Bước  2:  chèn  AutoCorrect  vào  tài  liệu  Đưa  dấu  nháy  đến  vị  trí  cần  chèn  Gõ tên tắt  Nhấn phím khoảng trắng hoặc  phím Tab hoặc Enter 33 Nhập văn bản tự động (tt)  Xóa AutoCorrect  Vào lại hộp thoại AutoCorrect  chọn thẻ AutoCorrect  Gõ từ viết tắt cần xóa tại ơ Replace  Click chuột chọn Delete  Click chọn Close để đóng hộp thoại 34 6. Tìm kiếm và thay thế văn bản  Cho phép tìm kiếm một từ hoặc nhóm từ  Thay thế từ tìm kiếm được bằng một một từ hoặc nhóm từ khác  Cách thực hiện:  Vào menu Edit  Find hoặc  sử dụng phím tắt Ctrl + F  Hoặc  vào  menu  Edit    Replace  hoặc  sử  dụng  phím tắt Ctrl+H  Khi  đó  xuất  hiện  hộp  thoại  Find and Replace (như hình  bên) Tìm kiếm và thay th ế văn bản  35 Tìm kiếm và thay thế văn bản (tt)  Thẻ Find: chỉ tìm kiếm từ  Nhập từ hoặc nhóm từ cần tìm kiếm vào ơ nhập Find What  Nhấp chọn Find Next để tiếp tục tìm từ tiếp theo  Nhấp chọn Cancel để đóng hộp thoại  Thẻ Replace: tìm kiếm và thay thế  Nhập từ hoặc nhóm từ cần tìm kiếm vào ơ nhập Find What  Nhập từ cần thay thế vào ơ Replace With  Replace: chỉ thay thế từ ngay vị trí tìm được và tìm tiếp  Replace All: thay thế tất cả các từ tìm được  Nhấp chọn Cancel để đóng hộp thoại 36 7. Tách trang và phần  Có thể chủ động ngắt trang bằng 2 cách:  Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Enter  Sử dụng Section Break  Một phần (section) chỉ những trang trong văn bản có cùng số cột và có  chung lề cột, chung header và  footer và có số trang được đánh số kế  tiếp nhau  Các kiểu Section Break:  Next page (trang kế tiếp) – chèn section break tại vị trí con trỏ và  bắt đầu phần mới ở trang tiếp theo  Continuous (tiếp theo) ­ chèn section break tại vị trí con trỏ và bắt  đầu phần mới ở ngay phía sau  Even Page (trang chẵn) ­ chèn section break tại vị trí con trỏ và bắt  đầu phần mới ở trang chẵn tiếp theo  Odd Page (trang lẻ)­ chèn section break tại vị trí con trỏ và bắt đầu  37 phần mới ở trang lẻ tiếp theo Tách trang và phần (tt)  Hướng dẫn ngắt trang:  Bước 1: đặt con trỏ tại vị trí cần  ngắt trang  Bước  2:  vào  menu  Insert    Break,  hộp  thoại  xuất  hiện  như  hình bên  Bước  3:  Chọn  loại  ngẳt  cần  chèn  Bước 4: nhấp chọn OK Chèn các dấu ngắt 38 ...  Bước 1: trên thanh menu nhấp chon menu File  ̣  Page Setup  Bước  2:   trong  hôp  ̣ thoai  ̣ Page  Setup,  xác  lâp  ̣ thông  tin ở  các  the:̉  The Margins: đinh lê ̉ ̣ ̀ vùng soan thao văn ban... Chèn ký tự đặc biệt 1. Các bước cần làm trước khi nhập văn bản  Bước 1: khởi động chương trình soạn thảo văn bản  Bước  2:   từ  thanh Fortmatting,  chọn  font  muốn  sử  dụng  (Times  New  Roman, Arial, VNI­Times)... Bước 1: mở hôp thoai Open: ̣ ̣  Trên thanh menu, chọn menu File   Open  Hoặc từ bàn phím, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O  Hoặc trên thanh Formatting, nhấn nút         Bước  2:   trong  hôp  ̣ thoai  ̣