giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ở công ty cổ phần kỹ thuật elcom

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM.... Các đặc điểm đặc thù của nguyên vật liệu sử dụng để nghiên cứu sản xuất, thi công tại Công ty

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM 5

1.1 Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM 7

1.2.1 Chức năng 7

1.2.2 Nhiệm vụ 8

1.2.3 Quyền hạn 8

1.3 Cơ cấu tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM 8

1.3.1 Tổ chức bộ máy của công ty 8

1.3.2 Phân bổ nhân lực 13

1.4 Một số chỉ tiêu tài chính trong những năm gần đây 15

1.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM 18

1.5.1 Nhân tố môi trường bên ngoài 18

1.5.2.Môi trường bên trong 19

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM 21

2.1 Các đặc điểm đặc thù của nguyên vật liệu sử dụng để nghiên cứu sản xuất, thi công tại Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM 21

2.1.1 Nguyên vật liệu cho nghiên cứu, sản xuất các sản phẩm điện tử 21 2.1.2 Nguyên vật liệu cho Thi công lắp đặt cho các dự án 21

2.2 Thực tế công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại công ty ELCOM 22

2.2.1 Phạm vi áp dụng 23

2.2.2 Các tài liệu được sử dụng 23

2.2.3 Quy trình cung ứng nguyên vật liệu 24

2.2.3.1 Điều kiện bắt đầu 25

2.2.3.2 Mô tả công tác cung ứng nguyên vật liệu 29

2.2.3.2.1 Lập phương án mua hàng 30

2.2.3.2.2 Ký kết hợp đồng, đơn đặt hàng 31

2.2.3.2.3 Thực hiện mua hàng 35

2.2.3.2.4 Xử lý vấn đề phát sinh 39

2.2.3.2.5 Hoàn tất thủ tục mua hàng 39

2.2.3.2.6 Tổng hợp và báo cáo 40

2.3 Đánh giá công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM 42

2.3.1 Những thành tích đã đạt được 43

2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại 43

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại 45

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM 47

3.1 Định hướng phát triển chung của công ty trong thời gian tới 47

3.2 Định hướng hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu trong những năm tới 48

3.2.1.Về phía doanh nghiệp 48

3.2.2 Về phiá cơ quan quản lý Nhà nước 50

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM 50

3.4 Một số kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM 53

KẾT LUẬN 54

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

LỜI NÓI ĐẦU

Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải

có đầy đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động.Nguyên vật liệu là một tư liệu lao động, là cơ sở và là bộ phận chủ yếu để tạo

ra hình thái vật chất của sản phẩm vì vậy nó là yếu tố không thể thiếu đối vớicác hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi Doanh nghiệp

Để hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành một cách có hiệuquả, doanh nghiệp không những chỉ đơn giản là có và sử dụng nguyên vật liệu

mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấpthiếu gây ngưng trệ sản xuất, hay thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn, bởi vìchi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với nguyên vậtliệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quảnhất Hiệu quả quản lý nguyên vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưuđộng và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy nhất thiết phải xâydựng được chu trình quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học Điều đókhông chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán nguyên vật liệuđược chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô giúpphần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hóa, nguyên vật liệu được xácđịnh là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sảnphẩm, do đó việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu tronggiá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng Nó giúp cho việc xác định giáthành sản phẩm được chính xác, giúp cho ban lãnh đạo có sự nhìn nhận, đánhgiá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm, từ đó có biệnpháp phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để thu lợi nhuận cao và quyếtđịnh sự phát triển của doanh nghiệp

Công Ty Cổ Phần kỹ thuật ELCOM đứng trước một vấn đề bức xúc là làmsao để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả nhất và làm sao để chi phí nguyên

vật liệu thấp nhất Vì chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 75%đến 80% giá trị công trình đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọngnhất Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về nguyênvật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất, đồng thời tìmđược phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừađúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanhnghiệp Thời gian qua Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý nóichung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là

đã hết những mặt tồn tại, vướng mắc, do vậy đòi hỏi phải tìm ra phươnghướng hoàn thiện

Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lýnguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM thấy được tầm quantrọng của nguyên vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong côngtác quản lý nguyên vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòngThương Mại và sự hướng dẫn của cô giáo: Nguyễn Thị Hồng Thắm em đã lựachọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

“GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM ”.

Nội dung của đề tài gồm ba phần:

Chương I: Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

Chương II: Thực trạng công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu

ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM.

Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM.

Do trình độ và thời gian có hạn nên Báo cáo này không tránh khỏinhững thiếu sót Em mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Côgiáo, và các Cô, Chú Cán bộ, cùng các Anh, Chị trong phòng Thương mại củaCông ty để em hoàn thiện Báo cáo tốt hơn nữa

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

KỸ THUẬT ELCOM

1.1 Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM.

Năm 2005 Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM được thành lập ELCOM

đã nghiên cứu, thiết kế, sản xuất đại trà thành công loạt các sản phẩm côngnghệ hiện đại phục vụ cho Ngành giao thông vận tải, giao thông đô thị như:

Hệ thống điều khiển đèn tín hiệu giao thông – E37, Hệ thống điều khiển đènchiếu sáng công cộng – PowerTek, Hệ thống Biển báo, Dải phân cách, Hệthống xử lý nước, nước thải theo hình thức EPC, BOT, BT Công ty

ELCOM đã đầu tư nghiên cứu, chế tạo thành công “Hệ thống chấm điểm thi

Sát hạch lái xe ô tô tự động – ESMART”: ứng dụng công nghệ điện tử,

viễn thông tiên tiến nhất, tự động hoá hoàn toàn, đạt tiêu chuẩn ngành22/TCVN có chất lượng cao, bản quyền phần mềm số 03/2006/QTG ngày20/03/2006 Đến nay ELCOM đã, đang cung cấp, lắp đặt trên 30 Trung tâmsát, với hơn 420 xe sát hạch hạch được lắp thiết bị trên cả nước Các hệ thốngđược lắp đặt tại các Trung tâm sát hạch đều được Cơ quan có thẩm quyềnnghiệm thu, cho phép đưa vào sát hạch

Hệ thống ESMART của ELCOM được Cơ quan có thẩm quyền và cácChủ đầu tư đánh giá cao nhất về chất lượng và dịch vụ, với chi phí đầu tư hợp

lý, mang lại hiệu quả đầu tư lâu dài tối ưu cho Chủ đầu tư

Luôn phấn đấu là một doanh nghiệp vững mạnh trong lĩnh vực phát triểncông nghệ điện tử viễn thông trong nước, ELCOM tin tưởng rằng xây dựngmột nền văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, bổ ích thực sự là nền tảng cho sựphát triển doanh nghiệp mang tính lâu dài Với phương châm “làm hết sức,

chơi hết mình”, ELCOM luôn đảm bảo cung cấp những giá trị vật chất đầy đủcho nhân viên đồng thời quan tâm, tạo điều kiện phát triển các hoạt động vănhóa tinh thần trong toàn công ty.

Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM chính thức được thành lập ngày 11-2005 theo quyết định số: 0103009821 của Sở kế hoạch và Đầu tư Thànhphố Hà Nội

04-Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần kỹ tuật ELCOM

Tên giao dịch: ELCOM Technologies

Trụ sở chính: 18 Nguyễn Chí Thanh, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: 0438359359 Fax: 04 37711766

Website: www.elcom.com.vn

Email: hn.info@elcom.com.vn

Văn phòng đại diện : Chi nhánh TPHCM

Địa chỉ : 100A4 Thích Quảng Đức, Phường 5, Quận Phú Nhuận,TPHCM

Điện thoại : 08-39956174 Fax : 08-39956173

Các ngành nghề kinh doanh chính:

 Sản xuất các chương trình phần mềm, sản phẩm tin học;

 Thiết kế, sản xuất, lắp ráp, buôn bán máy móc thiết bị và các sản phẩmđiện, điện tử, đo lường, thí nghiệm, tự động hoá, cơ khí và xử lý môi trường(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);

 Sản xuất các thiết bị viễn thông, internet, ứng dụng công nghệ mới đểsản xuất thiết bị thông tin, viễn thông;

 Ứng dụng công nghệ cao, ứng dụng công nghệ mới về sinh học trong

xử lý môi trường, thu gom rác thải, xử lý chất thải, xử lý ô nhiễm môi trường,tái chế phế liệu, phế thải;

 Xuất nhập khẩu tư liệu sản xuất (chủ yếu là máy móc thiết bị vật tư:điện, điện tử, viễn thông, đo lường, điều khiển, tự động hoá, cơ khí và xử lýmôi trường) và các trang thiết bị công nghiệp;

 Dịch vụ kỹ thuật (Bao gồm thí nghiệm kiểm tra) điện, điện tử, tự độnghoá, công nghệ thông tin, cơ khí, viễn thông, tổng đài, thuê bao dung lượngnhỏ và kỹ thuật môi trường;

 Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông;

 Tư vấn, chuyển giao công nghệ, lắp đặt, thẩm định, giám sát công nghệmôi trường, tự động hoá công nghiệp, công nghệ thông tin, công nghệ sinhhọc, cơ khí, điện, điện tử, viễn thông;

 Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi các dự án xâydựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông (không bao gồm dịch vụthiết kế công trình);

 Tư vấn, sản xuất và chuyển giao các sản phẩm ứng dụng công nghệ kỹthuật cao ;

 Tư vấn đầu thầu cho các dự án trọn gói – chìa khoá trao tay (EPC)

 Tư vấn, xây lắp các công trình điện đến 35KV (không bao gồm dịch vụthiết kế công trình);

 Thiết kế công trình giao thông cầu, đường bộ;

Dịch vụ duy tu, bảo trì hệ thống chiếu sáng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM.

1.2.1 Chức năng

Do công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM là Công ty Thương mại, sản xuất

và lắp đặt nên chức năng của công ty là :

- Cung cấp, lắp đặt và chuyển giao các hệ thống điện tử, tự động hoá, xử

lý môi trường

1.2.2 Nhiệm vụ

Thực hiện đúng các chuẩn mực và chế độ kế toán do Bộ tài chính banhành, xây dựng kế hoạch kinh doanh đảm bảo có hiệu quả, thực hiện đầy đủnghĩa vụ nộp thuế cũng như các nghĩa vụ khác đối vói nhà nước

Thực hiện đúng chế độ tiền lương, BHXH, BHYT, các chế độ chính sáchkhác nhà nước quy định đối với cán bộ công nhân viên

Thường xuyên chủ động áp dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ,nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị để phù hợp với sản xuấtkinh doanh của công ty

- Được quyền mở tài khoản tại các Ngân hàng và sử dụng con dấu riêng

1.3 Cơ cấu tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM 1.3.1 Tổ chức bộ máy của công ty

Căn cứ vào nhiệm vụ , chức năng , đặc điểm của quá trình kinh doanh ,tính phức tạp của hợp đồng mua bán , xuất nhập sản phẩm, bộ máy quản lýcủa Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật ELCOM được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến

- chức năng Cơ cấu này được thể hiện qua sơ đồ dưới đây :

Hình 1 : Sơ đồ bộ máy hành chính công ty

( Nguồn : Phòng hành chính nhân sự )

* Hội đồng quản trị:

Là nơi đại diện cho cả công ty

Chức năng: Quản lý toàn bộ hoạt động của toàn doanh nghiệp

Nhiệm vụ: Là nơi bàn bạc, thông qua các kế hoạch, cũng như quyết định thựchiện các hoạt động của công ty

* Giám Đốc :

Là người có quyền lực cao nhất, là người đại diện pháp nhân của công

ty, được phép sử dụng con dấu riêng Giám Đốc công ty là người ra quyết

Phòng kinh doanh Phòng thương mại

Hội Đồng Quản Trị

Phó Giám Đốc

định chiến lược và chiến thuật cho công ty, là người có quyền điều hành vàphân cấp hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc công ty có thể tựxem xét quýêt định thành lập, tổ chức lại, giải thể hoặc sát nhập các đợn vịtrực thuộc.

Giám đốc công ty có quyền uỷ quyền cho cấp dưới thay mình điều hành cáchoạt động của công ty trong thời gian giám đốc vắng mặt

* Phó giám đốc :

Hỗ trợ cho Giám đốc giải quyết tất cả các công việc có liên quan đến hoạtđộng kinh doanh của công ty

Xây dựng, đề xuất các phương án kinh doanh

Hỗ trợ cho ban Giám đốc là các phòng ban chức năng Bộ máy tổ chức củacông ty Cổ Phần Kỹ Thuật ELCOM gồm các phòng ban chuyên môn có chứcnăng tham mưu, giúp việc cho Gám Đốc trong quản lý điều hành công việcphù hợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty :

* Phòng hành chính :

Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác quản lý văn phòng, hộinghị, văn thư lưu trữ, quản lý và điều động trang thiết bị văn phòng, công tác

bảo vệ và thông tin liên lạc Tổ chức sắp xếp bố trí nguồn nhân lực một cáchhợp lý nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.

* Phòng kỹ thuật :

Phụ trách về kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật và các dự án Nhân viên củaphòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, sử dụng máy vi tính thànhthạo

Phòng kỹ thuật chia làm 3 mảng chính : - Nghiên cứu chế tạo thiết bịđiện tử, tự động hoá và kỹ thuật môi trường Mỗi ban nghiên cứu, hoạt độngđộc lập và có sự hỗ trợ lẫn nhau trong việc thực hiện các dự án tổng hợp

+ Bộ phận điện tử : Nghiên cứu, thiết kế các sản phẩm điện tử, lập trìnhphần mềm, thiết kế bo mạch cho các sản phẩm trong nghành đo lường, giaothông vận tải, bưu chính viễn thông …

+ Bộ phận kỹ thuật môi trường : thiết kế các hệ thống sử lý nước cấp,nước thải cho các khu công nghiệp, khu chế suất, bệnh viện, khu dân cư…

+ Bộ phận kỹ thuật tự động hoá : Thiết kế phần công nghệ phục vụ chủyếu cho vận hành các dự án về môi trường Bộ phận này trong tương lai gầnchưa thực hiện các dự án độc lập

* Phòng tài chính kế toán :

Đứng đầu là kế toán trưởng Phòng có chức năng thực hiện các nghiệp vụ

có liên quan đến hoạt động tài chính kế toán :

+ Cung cấp thông tin về kinh tế

+ Quản lý toàn bộ công tác tài chính kế toán : quản lý vốn, thu hồi vốn,huy động vốn

+ Tập hợp các khoản chi phí kinh doanh, đánh giá giá thành sản phẩm quacác lần xuất nhập sản phẩm

+ Tính toán kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản vàthanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụđối với Nhà nước về các khoản phải nộp.

* Phòng Kinh doanh :

Đứng đầu là trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cácvấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng hoá Có nhiệm vụ nắmbắt những biến động trên thị trường tiêu thụ, tìm kiếm khách hàng có nhu cầutiêu thụ sản phẩm của công ty, giúp DN tăng cường lợi nhuận và ngày càngphát triển, tư vấn cho khách hàng về tính năng, công dụng của sản phẩm, tiếpnhận thông tin phản hồi từ phía khách hàng Các nhân viên của phòng kinhdoanh phải biết sử dụng máy vi tính, thành thạo nghiệp vụ kinh doanh, amhiểu thị trường về lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh

số liệu báo cáo phụ giúp giám đốc trong việc theo dõi, đánh giá nhân viên,đánh giá thực trạng triển khai các yêu cầu mua hàng

* Phòng Phần mềm - máy tính :

Giúp DN sửa chữa các thiết bị vi tính cho đối tác khách hàng, cho hệthống mạng nội bộ và máy móc thiết bị của các phòng ban Hỗ trợ bộ phậnđiện tử trong kiểm tra thử nghiệm, chạy thử các phần mềm, sản phẩm nghiêncứu

1.3.2 Phân bổ nhân lực.

Do đặc điểm là công việc sản xuất, nghiên cứu, kinh doanh nên côngviệc luôn ổn định; vì vậy bố trí lao động trong Công ty luôn hợp lý Yêu cầu

lao động làm trong Công ty phải là những người có trình độ, có năng lực, cóbằng cấp và sức khỏe tốt.

Bảng 1: Cơ cấu lao động trong Công ty (2006 - 2009)

Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009

1.4 Một số chỉ tiêu tài chính trong những năm gần đây.

Bảng tóm tắt năng lực tài chính của Công ty cổ phần kỹ thuật Elcomtrong vòng 5 năm gần đây nhất trên cơ sở Báo cáo tài chính năm đã đượcduyệt

Bảng 3 : Một số chỉ tiêu tài chính trong những năm gần đây

Đơn vị tính: đồng (VNĐ)

- Doanh thu của công ty qua các năm đều tăng Tốc độ tăng lợi nhuậnthấp hơn tốc độ tăng doanh thu làm cho doanh lợi tiêu thụ của công ty giảmthấp, sử dụng vốn của công ty kém hiệu quả Mặc dù doanh thu tăng, nhưng

do không tiết kiệm được chi phí nên lợi nhuận giảm Do vậy, công ty cần cóbiện pháp quản lý chi phí để tăng lợi nhuận nâng cao khả năng sinh lời củađồng vốn

Tuy đã một phần chiếm lĩnh được thị trường trong nước trong một sốmảng như Điện tử và tự động hoá ( trong các sản phẩm về hệ thống Sát Hạchlái xe ôtô tự động ) tuy nhiên công ty vẫn gặp phải một số khăn khăn sau:

- Việt Nam là nước đang trong giai đoạn công nghiệp-hoá hiện đại hoánên còn hạn chế về luật môi trường Do đó các dự án về xử lý nước thải còn ít

- Hạn chế về vốn do các dự án (môi trường) thường có giá trị lớn nênvốn thường là đi vay

- Chưa đủ khả năng để tiếp cận và mở rộng thị trường quốc tế

1.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM.

1.5.1 Nhân tố môi trường bên ngoài.

+ Khung cảnh kinh tế:

Trong giai đoạn suy thoái kinh tế ảnh hưởng rất lớn đến điều kiện của các nhà đầu tư, từ đó ảnh hưởng đến việc ký kết hợp đồng , chiến lược của công ty

cũng từ đó bị ảnh hưởng Công tác cung ứng nguyên vật liệu phục vụ chochiến lược phát triển ngắn hạn , dài hạn của công ty cũng cần thay đổi theocho phù hợp.

+ Tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật:

Việt Nam là 1 đất nước đang phát triển, ngành công nghệ điện tử nghiên cứutrong lĩnh vực điện tử, tự động hoá, phần mềm đang đi sau các nước tiên tiến.Cung ứng nguyên vật liệu cho ngành điện tử đòi hỏi phải nhanh nhạy để theokịp đà phát triển của đất nước và tránh bị lạc hậu về công nghệ ELCOM mặc

dù đi đầu trong công nghệ điện tử, tự động hoá phục vụ cho sát hạch lái xe,thiết bị đo lường…nhưng cũng không tránh khỏi nguy cơ bị tụt hậu so vớicông nghệ trên thế giới Tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật là yếu tố anhhưởng lớn nhất và sâu sắc nhất tới việc cung ứng nguyên vật liệu trong công

ty Việc đào tạo cán bộ cung ứng vật tư, việc ứng dụng công nghệ điện tử,công nghệ số trong việc cung cấp thong tin, quản lý … cũng từ đó được đặtnên nhằm đáp ứng tốc độ phát triển đó

+ Mạng lưới các nhà cung cấp:

Nguồn cung ứng cho ngành điện tử rất hạn chế một phần do nền kinh tế chưaphát triển thật mạnh của ngành này trên đất nước ta Hiện tại Việt Nam chưa

có nhà sản xuất linh kiện lớn phục vụ cho sản xuất trong nước như chíp điện

tử, bo mạch nhiều lớp…Toàn bộ các nhà cung cấp đều nhập hàng từ nướcngoài nên chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ còn rất cao và khó kiểmsoát chất lượng theo yêu cầu Do đó đây là yếu tố khó khăn để Công ty thựchiện việc giảm giá thành cho dự án Phải dựa vào các trung gian, các nhà nhậpkhẩu nên vấn đề bảo mật trong thiết bị nghiên cứu, vấn đề cạnh tranh với cácđối tác cung gặp nhiều khó khăn

+ Khách hàng

Đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng, giảm giá thành là nhu cầu tất yếu Sựthay đổi về sản phẩm, liên tục đưa ra những sản phẩm mới đáp ứng được nhucầu khách hàng cũng là yếu tố lớn ảnh hưởng tới việc tìm kiếm những linhkiện , nguồn hàng cần cung ứng Đối tượng khách hang tương đối đa dạng, từcác cơ quan nhà nước, các công ty có yếu tố nước ngoài đến những doanhnghiệp tư nhân với lượng đầu tư chưa cao Điều này đòi hỏi các sản phẩmcung cấp phải năng động, phù hợp với nhu cầu từng đối tượng khách hàng.

Từ đó bộ phận cung ứng cũng phải đáp ứng các nhu cầu một cách linh hoạt.Yêu cầu ngày càng cao trong việc đáp ứng về mặt môi trường của nhà nước,của dư luận xã hội cũng làm khối lượng khách hàng trong hệ thống sử lý nướccấp, nước thải của công ty cung cấp ra thị trường trong một vài năm gần đâybắt đầu phát triển mạnh

1.5.2.Môi trường bên trong.

+ Sự hạn chế về cán bộ kỹ thuật trong nghiên cứu thiết kế :

Chưa hỗ trợ đắc lực được cho cán bộ thương mại trong việc định tên quốc

tế, tìm mã phù hợp, tìm kiếm các nhà cung cấp trực tiếp tiềm năng Khi sảnphẩm của công ty là các bo mạch điện tử cần đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối,

sử tỉ mỉ trong khâu nghiên cứu thiết kế thì những lồi nhỏ nhất cũng làm choviệc đạt được yêu cầu trong sản phẩm đặt hàng mặt hàng này trở nên khókhăn Quan hệ với bên gia công cũng thường xuyên xảy ra xung đột, khókiểm soát

+ Điều kiện nhân sự :

Một số nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cần mua tại nước ngoài như chípđiện tử, các thiết bị tự động hoá… thì Công ty chưa có cán bộ chuyên mônphụ trách về xuất nhập khẩu nên phải tìm kiếm nguồn hàng qua trung gian Màtìm kiếm nguồn hàng qua trung gian sẽ phải chịu chi phí nhập nguyên vật liệulớn, không chủ động về mặt thời gian Ngoài ra, với tình trạng quá tải do các hợpđồng, các yêu cầu nghiên cứu thiết kế thì việc cung ứng đủ, quản lý và cấp pháthợp lý là điều khó khăn với lượng nhân viên chưa đủ như hiện nay

+ Chế độ dãi ngộ với nhân viên:

Được sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo, các nhân viên nói chung và các

nhân viên phục vụ cho công tác cung ứng vật tư nói riêng cũng được thoảđáng Đời sống về vật chất và tinh thần của toàn bộ anh chị em nhìn chungđều phong phú và đảm bảo đủ điều kiện để cống hiến cho công việc Thờigian làm việc, chế độ đãi ngộ trong việc làm thêm, công tác phí cũng phần nàotao sự động viên, khích lệ cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG

NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

- Linh kiện điện tử và các thiết bị ngoại vi : Nguyên vật liệu này chủyếu được đặt hàng tại những công ty trong nước chuyên trách về xuất nhậpkhẩu, gồm có IC , chíp điện tử, tụ điện cuộn cảm …

2.1.2 Nguyên vật liệu cho Thi công lắp đặt cho các dự án

Tuỳ thuộc vào các dự án được ký kết thì chủng loại nguyên vật liệuđược phân tích, tính toán và phân loại để tổ chức cung ứng cho phù hợp

+ Dự án về điện tử : Trên cơ sở những sản phẩm điện tử được sản xuất,kết hợp với những thiết bị và phụ liệu khác như dây cáp điện, ống máng nhựa,các nguyên liệu như gạch, xi măng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản…

+ Dự án trong lĩnh vực môi trường và tự động hoá: Tuỳ theo công nghệ

và phương pháp sử lý sẽ có những chủng loại nguyên vật liệu, hệ thống bồn

bể và hoá chất khác nhau Với các dự án này, chủng loại nguyên vật liệu hầunhư đã được tính toán từ chủng loại, số lượng và nguồn gốc xuất xứ từ khi

chào hàng, ký hợp đồng Chủ yếu gồm : Hệ thống bồn bể, hoá chất, bơm, lọc,van, thiết bị đo nồng độ…

2.2 Thực tế công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại công ty ELCOM.

Công tác cung ứng nguyên vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên trongquá trình tổ chức thi công công trình Hơn nữa, cung ứng nguyên vật liệu là

bộ phận hợp thành của kế hoạch sản xuất - kinh doanh hàng năm Nhiệm vụcủa kế hoạch này là phải lập kế hoạch cung ứng hợp lý, giảm tồn đọng vật tưtrong kho dài ngày làm tăng vốn lưu động, có kế hoạch sử dụng nguyên vậtliệu tiết kiệm nhất

Cung ứng nguyên vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảmbảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả Trong các công

ty, các xí nghiệp nguyên vật liệu luôn dịch chuyển, ở Công ty ELCOM cũngvậy sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất.Dòng dịch chuyển của nguyên vật liệu có thể chia làm 3 giai đoạn:

+ Giai đoạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: Đặt hàng mua sắm, vậnchuyển, tiếp nhận

+ Giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội

bộ, kiểm soát quá trình cung ứng phù hợp với tiến độ sản xuất

+ Giai đoạn ở đầu ra gồm gửi hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển

Đối với các tổ chức sản xuất dịch vụ dòng dịch chuyển vật chất khôngđầy đủ các hoạt động như đối với hàng chế tạo, nội dung và tầm quan trọngcủa mỗi hoạt động sẽ tuỳ thuộc loại dịch vụ

* Xác định rõ tầm quan trọng của công tác cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu

nên ban lãnh đạo đã lựa chọn phương pháp quản lý theo quy trình ISO 9001 –

2000 Theo phương pháp này công tác cung ứng là giai đoạn đầu của quytrình quản lý nguyên vật liệu:

2.2.1 Phạm vi áp dụng

Tại công ty chỉ thực hiện cung ứng vật tư từ các nhà cung cấp trongnước ( các nhà cung cấp có thể có chức năng sản xuất hoặc nhập khẩu ) nênphạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động mua hàng phục vụ nghiên cứu,sản xuất, thi công lắp đặt cho công trình, các dự án trong công ty

2.2.2 Các tài liệu được sử dụng

Các biểu mẫu quy trình gồm có :

 Quy trình nhập/xuất kho của Elcomtek

 Quy định thanh toán và tạm ứng của Elcomtek

 Biểu mẫu: 01.BM.QTCN.ETC_Phiếu yêu cầu mua hàng

 Biểu mẫu: 02.BM.QTCN.ETC_Đơn đặt hàng (tham khảo)

 Biểu mẫu: 03.BM.QTCN.ETC_Phiếu đề nghị nhập kho

 Biểu mẫu: 04.BM.QTCN.ETC_Phiếu kiểm tra hàng hóa

 Biểu mẫu: 05.BM.QTCN.ETC_Phương án mua hàng

2.2.3 Quy trình cung ứng nguyên vật liệu.

Hình 2 : Quy trình cung ứng nguyên vật liệu

Bắt đầu

Lựa chọn phương án mua

Phê duyệt

Ký kết Hợp đồng/ Đơn đặt

hàng (nếu có ) Nếu có Xử lý vấn đề phát sinh Thực hiện mua hàng

Kết thúc

Tổng hợp, báo cáo

Hoàn tất thủ tục

Đã hoàn tất thủ tục?

N

Y

Tiếp

tục

2.2.3.1 Điều kiện bắt đầu.

* Để thực hiện 1 dự án, dự phòng cho kế hoạch phát triển, nghiên cứuhay sản xuất sản phẩm là sự chuẩn bị công phu, có sự kết hợp giữa ban lãnhđạo, các bộ phận và giữa các bộ phận trong công ty với nhau Nhu cầu cungứng hàng hoá từ đó mà nảy sinh nên người có nhu cầu luôn phải tìm hiểu sâu

về đặc tính, đặc thù hàng hoá mà mình hoặc bộ phận mình sử dụng

- Khi ai có nhu cầu cung ứng hàng hoá, người đó sẽ thông báo với các

bộ phận liên quan như kế toán kho, thủ kho và bộ phận thương mại để tìmhiểu thông tin về hàng hoá, lượng tồn kho, mã hàng, nhà sản xuất để có thôngtin ban đầu Bộ phận thương mại có trách nhiệm tìm kiếm những thông tin vềgiá thành, khả năng đáp ứng ( có thể tập hợp từ những nguồn như : từ dự án

đả triển khai trước, từ nhà cung cấp…) để thông tin cho người có nhu cầucung ứng

- Thông tin này sẽ giúp người có nhu cầu hiểu về tình trạng hàng hoá, sơ

bộ về thời gian cung ứng, giá thành… để điền vào phiếu yêu cầu mua hàngtrình cán bộ phụ trách và ban lãnh đạo Phiếu yêu cầu mua hàng có thể gồmmột vài mục với những thông tin hiện có hoặc một bản dự toán theo hợp đồng

hay một công trình Xem xét bản “dự toán nguyên vật liệu” dưới đây để

thấy rõ hơn về những thông tin ban đầu cần có khi trình ban lãnh đạo khi cónhu cầu mua hàng:

Bảng 5 : Dự toán nguyên vật liệu

Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02

STT Tên vật tư ĐVT thựcSL phòngDự TổngSL Kho

SLmuanhập

Vật tư Phụ trên sân

13 Dây tín hiệu bọc kim 4 lõi Mét 1400 0 1400 0 1,400 2,700 3,780,000 3,780,000

14 Dây tín hiệu bọc kim 10 lõi Mét 500 0 500 0 500 7,500 3,750,000 3,750,000

TỔNG DỰ TOÁN LẮP ĐẶT SÂN SÁT HẠCH ( dự kiến ) 143,812,000