Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán kế toán.doc

Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán kế toán.doc

PHẦN I

TỔNGQUANVỀ CHINHÁNHCÔNGTYXUẤTNHẬPKHẨUVÀHỢPTÁCĐẦUTƯGIAOTHÔN

GVẬNTẢI (TRACIMEXCO HA NOI)

I ĐẶCĐIỂMKINHTẾ - KỸTHUẬTVÀTỔCHỨCBỘMÁYQUẢNLÝHOẠTĐỘNGKINHDOANHTẠI CHINHÁNH

1 Lịch sử hình thành và phát triển đơn vị.

Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư GTVT là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo QĐ số 4915 /QĐ - TCCB – LĐ ngày 30/11/1995 của Bộ Trưởng Bộ GTVT có chức năng XNK, xây dựng và cung ứng vật tư hàng hoá chuyên ngành GTVT Công ty bao gồm 12 đơn vị thành viên được trải đều từ Bắc vào Nam Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác đầu

tư GTVT là một đơn vị thành viên của Công ty có trụ sở trúđóng tại 61 Hàm Long – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại : 04.9435918 Chi nhánh được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh tại QĐ số: 308388 ngày 15/7/1997 của UBND TP Hà Nội Đơn vị có tên giao dịch quốc tế làTRANSPORT INVESTMENT COOPERATION and IMPORT – EXPORT CORPORATION BRANCH

Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác đầu tư GTVT (TRACIME XCO/HN) được hoạt động theo sự uỷ quyền của Tổng giám đốc được mở tài khoản tại Ngân hàng, sử dụng con dấu riêng và hạch toán kinh tếđộc lập

Kể từ ngày được thành lập đến nay được 8 năm Chi nhánh có một đội ngũ CBCNV giàu kinh nghiệm am hiểu về lĩnh vực GTVT, nhiệt tình, hăng say phát huy hết khả năng của mình từng bước đưa Chi nhánh ngày càng phát triển kịp với tiến độ phát triển của Công ty, ngành GTVT và vươn kịp với sự phát triển của đất nước trong xu hướng hội nhập Quốc tế

Chi nhánh Công ty XNK và Hợp tác đầu tư GTVT có chức năng : XNK

và kinh doanh vật tư thiết bị hàng hoá, phương tiện vận tải… làm dịch vụ giao nhận vận chuyển vàđại lý cho các hãng vận tải nước ngoài Ngoài ra Chi nhánh

còn được phép hoạt động trong việc làm đại lý bán hàng ô tô tải do Công ty sản xuất và lắp ráp.

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Chi nhánhCông ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải

Chi nhánh TRACIMEXCO Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu hợp tác vàđầu tư các thiết bị, hàng hoá ngành giao thông vận tải Vìđặc điểm kinh doanh của Chi nhánh là kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá vật tưđòi hỏi phải giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước nên các giao dịch được thực hiện khá phức tạp, là người trung gian thực hiện vận chuyển hàng hoá, làm dịch vụ cho các Công ty

để thu cước phí và hoa hồng phí, hoặc thực hiện chuyển giao công nghệ mới

và xây dựng công trình giao thông bằng vật liệu mới để thu phí chuyển giao và thu lợi nhuận từ các công trình Với đặc điểm của một doanh nghiệp kinh doanh trong các năm qua đểđảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh vàđạt hiệu quả kinh tế cao, Chi nhánh đã từng bước tổ chức lại cơ cấu quản lý sao cho phù hợp với đặc điểm quy mô, tình hình hoạt động

Theo đó, cơ cấu tổ chức của Chi nhánh là mô hình trực tuyến trong đó Giám đốc là người trực tiếp chỉđạo mọi hoạt động, dưới Giám đốc là các phòng ban chức năng như: phòng tổ chức - hành chính, phòng tài chính - kế toán, phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu, phòng giao nhận - vận chuyển, cụ thể:

Giám đốc: Là người được bổ nhiệm với chức năng điều hành mọi hoạt

động của đơn vị Làđại diện pháp nhân của đơn vị trong quan hệ với các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế Điều hành chung mọi hoạt động trong đơn vị, xử

lý thông tin, giao nhiệm vụ cho các phòng ban quyết định mọi vấn đề trong toàn đơn vị

Phòng tổ chức - hành chính: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong việc thực

hiện các phương án cải tiến tổ chức kinh doanh; tổ chức quản lý, đáp ứng nhu cầu thực hiện kế hoạch, tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp theo thời kỳ

Thực hiện đúng đắn các chếđộ chính sách đối với cán bộ công nhân viên Đồng thời tham gia giúp Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện công tác hành chính, y tế theo chếđộ của Đảng, Nhà nước và cấp trên Đảm nhiệm vai trò là cầu nối quan trọng trong quan hệ với cấp trên, chính quyền và nhân dân địa phương, quản lý nhà cửa và trang thiết bị của chi nhánh

Phòng tài chính - Kế toán: Là cánh tay phải đắc lực của Giám đốc trong

việc cung cấp các thông tin kinh tế của chi nhánh, giúp Giám đốc nắm được hoạt động thực trạng kinh doanh của chi nhánh hiện nay Phòng tài chính kế toán tổ chức hạch toán kinh tế trong nội bộ theo chếđộ chính sách và pháp luật của Nhà nước về kinh tế, tài chính, tín dụng theo điều lệ tổ chức kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Tổng Công ty

Phòng giao nhận - vận chuyển: Thực hiện chức năng giao dịch.Thực

hiện khoản mua bán, vận chuyển hàng hoá, vật tư thiết bị, thông qua trung tâm dịch vụ giao nhận - vận chuyển vàđại lý SDV Nếu như các phòng ban khác là người vạch kế hoạch phương hướng kinh doanh thìđây là phòng trực tiếp thực hiện liên quan đến đối tượng kinh doanh

Phòng kinh doanh: Làm nhiệm vụ kế hoạch và phương hướng sản xuất

kinh doanh hàng kỳ từ các số liệu báo cáo định kỳ của các bộ phận khác trong Công ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh vàđề ra các giải pháp khi cần thiết

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải được thể hiện rõ nét qua sơđồ sau:

SƠĐỒTỔCHỨCCỦA CHINHÁNH CÔNGTYXUẤTNHẬPKHẨU VÀHỢPTÁCĐẦUTƯGIAOTHÔNGVẬNTẢI

Giám đốc

Cùng với bộ máy tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh như trên Chi nhánh đã chủđộng xây dựng và thực hiện mục tiêu, phương hướng phát triển dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, toàn năm theo phương hướng phát triển ngành, nội dung kế hoạch hướng dẫn của Công ty, chỉ tiêu pháp lệnh được giao và nhu cầu trên thị trường Kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn diện của đơn vị sau khi được Công ty duyệt và cân đối thìđơn vị có trách nhiệm bảo đảm hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước Ngoài việc bảo đảm thực hiện phần kế hoạch đăng kýđược chấp nhận, căn cứ nhu cầu thị trường, Chi nhánh được quyền chủđộng

mở rộng hoạt động sản xuất, dịch vụ kỹ thuật theo quy định của pháp luật Để

có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình kinh doanh của Chi nhánh trong thời gian gần đây chúng ta tìm hiểu thêm một số chỉ tiêu kinh tế tài chính thông qua bảng sau:

Theo bảng trên ta thấy chi phí năm 2004 tăng hơn so với năm 2003 là: 1.587.989.438 đ với tỉ lệ tăng là: 35,08% trong khi đó doanh thu của Chi nhánh năm 2004 tăng hơn so với năm 2003 là: 2.397.185.644 với tỉ lệ tăng là: 46,86% lớn hơn tỉ lệ tăng chi phí cho nên đã làm cho tỉ suất chi phí giảm: -7,11% và Chi nhánh đãđạt mức tiết kiệm chi phí là: 1.587.989.438 đ Đồng thời tổng lợi nhuận tăng lên : 54.011.895đ với tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu tăng: 0,15% Như vậy có thểđánh giá tình hình quản lý khâu kinh doanh và sử dụng chi phí của Chi nhánh là tương đối tốt.

cấu lao động theo ngành học" chúng ta có thể hiểu rõ hơn về cơ cấu cán bộ trong Chi nhánh.

Do đặc điểm kinh doanh của mình, khi cần vận chuyển hàng hoá thìđơn

vị mới thuê thêm lực lượng lao động bên ngoài Nếu xét theo cơ cấu lao động trên thì lực lượng lao động của đơn vị cũng chưa phải là lớn mạnh, nhưng nếu đơn vị sử dụng hợp lý và phát huy tiềm năng của nó thì sẽ nâng cao năng suất lao động, mở rộng quy mô sản xuất và từđó không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên

2 Đặc điểm thị trường

Do đơn vị là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, chủ yếu là vận chuyển hàng hoá, buôn bán các thiết bị giao thông, làm đại lý cho các hãng vận tải nước ngoài nên thị trường cũng tương đối đa dạng bao gồm các đơn vị vận tải có liên quan đến sản phẩm, tất cả các đơn vị có nhu cầu về các hàng hoá thuộc ngành giao thông như cần cẩu, ô tô, v.v

Luôn luôn hướng tới một mục tiêu là nâng cao hiệu qủa kinh doanh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên nên đơn vị rất chú trọng vào việc mở rộng thị trường vận tải, vận chuyển của mình Đơn

vị có một đội ngũ vận chuyển giàu kinh nghiệm, một đội ngũ nhân viên tiếp thị quảng cáo mở rộng thị trường nhiệt tình

PHẦN IITỔCHỨCHẠCHTOÁNKẾTOÁNTẠI CHINHÁNHCÔNGTYXUẤTNHẬPKHẨUVÀHỢPTÁCĐẦUTƯGIAOT

HÔNGVẬNTẢI.

I ĐẶCĐIỂMTỔCHỨCBỘMÁYKẾTOÁN

Phòng kế toán - Tài chính là một trong 4 phòng có chức năng quản lý chính của Chi nhánh Đối với Chi nhánh bộ máy kế toán là tập hợp tất cả các cán bộ kế toán đểđảm bảo thực hiện khối lượng công việc kế toán từng phần hành cụ thể Các cán bộ, nhân viên kế toán đều được quy định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn để từđó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc chếước lẫn nhau Guồng máy kế toán hoạt động cóđược hiệu quả là do sự phân công tạo lập mối quan hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công việc kế toán Do đây là Chi nhánh hạch toán độc lập với Công ty nên mô hình kế toán theo kiểu phân tán Phòng kế toán của Chi nhánh có bộ máy kế toán riêng để thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo Chi nhánh

có hệ thống tài khoản riêng và sổ sách kế toán riêng Bộ máy kế toán ở Chi nhánh bao gồm một Kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán ngân hàng, một kế tóan thanh toán kiêm kế toán công nợ, một kế toán vật tư và tài sản cốđịnh, chức năng nhiệm vụ của từng người như sau:

Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán ởđơn vị, giúp giám

đốc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kêđồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Kế toán trưởng chịu sự chỉđạo trực tiếp của giám đốc

Kế toán tổng hợp: Có nhiệm tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết,

tập hợp phân bố các khoản chi phí , các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo kế toán Báo cáo kế toán là cơ sởđể Chi nhánh công khai tình hình

tài chính và báo cáo với Công ty Kế toán tổng hợp kiêm làm lương hàng tháng cho CBCNV.

Kế toán thanh toán và công nợ: Mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản

công nợ phải thu , phải trả của Chi nhánh, các khoản tiền vay và thanh toán tiền lương cho cán bộ, công nhân viên của Chi nhánh và các khoản thanh toán khác

Kế toán ngân hàng : Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng để huy động

vốn, mở tài khoản tiền gửi và tiền vay, mở tài khoản bảo lãnh các hợp đồng tiến hành các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng Theo dõi sổ chi tiết ngân hàng

Kế toán vật tư và tài sản cốđịnh: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật tư,

kế toán tiến hành ghi số chi tiết vật tư Khi có nghiệp vụ tăng giảm tài sản cốđịnh, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài sản cốđịnh Định kỳ, tiến hành kiểm

kê, lập văn bản kiểm kê tài sản cốđịnh và tính trích khấu hao tài sản cốđịnh Tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh được thể hiện qua sơđồ sau:

SƠĐỒTỔCHỨCBỘMÁYKẾTOÁNTẠI CHINHÁNHCÔNGTY XUẤTNHẬPKHẨUVÀHỢPTÁCĐẦUTƯGIAOTHÔNGVẬNTẢI

và công nợ

Kế toán ngân hàng

Kế toán vật

tư và tài sản cốđịnh

Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải làđơn vị hạch toán phụ thuộc nên sử dụng hệ thống tài khoản của Công ty tức làđã thực hiện hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản bổ sung nội dung hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định nói trên Song xuất phát từ mô hình tổ chức quản lý, loại hình doanh nghiệp, đặc thù sản phẩm và những vấn đề cần phải tổ chức quản lý cho phù hợp, phòng kế toán tài chính của Chi nhánh vận dụng những tài khoản kế toán phản ánh các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thuế giá trị gia tăng đầu vào vàđầu ra, công nợ, tài sản … và có những điểm đặc thù là:

Chi nhánh làđơn vị hạch toán phụ thuộc nên không được trích lập các quỹđầu tư phát triển(TK 414), quỹ khen thưởng phúc lợi (TK 431) và quỹđầu

tư xây dựng cơ bản (TK 441) Ngoài ra Chi nhánh còn nhận làm đại lý cho hãng vận tải nước ngoài là SDV – Singapore nên thường xuyên sử dụng tài khoản là TK 138: Các khoản phải thu khác dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán về các khoản phải thu ngoài phạm vi phản ánh của tài khoản "Phải thu khách hàng" và tài khoản "Phải thu nội bộ" và cũng được chi tiết thành các tiểu khoản là,

TK 13881: Phải thu khác bao gồm các khoản phải thu không phải là phải thu khách hàng như chênh lệch tỷ giá, các khoản phíđược bồi thường

TK 13888: Phải thu hộ SDV Vì công ty vận tải nước ngoài không

có tư cách pháp nhân để hoạt động trong lãnh thổ Việt Nam nên Chi nhánh nhận làm đại lý, thông qua Chi nhánh để thu tiền hay các khoản phải thu khác

từ khách hàng

Tương ứng với TK 1388 là TK 3388 cũng được chi tiết thành hai tài khoản là TK 33881: Phải trả khác bao gồm các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên hay khoản hội họp tiếp khách…Và TK 33888 phản ánh khoản phải trả hộ SDV Khi làm đại lý cho công ty vận tải nước ngoài Chi nhánh sẽ phát sinh các khoản phải trả hộ cho họ vàđược hạch toán thông qua tài khoản này

Bên cạnh đó Chi nhánh là một đơn vị thương mại vừa kinh doanh hàng hoá vừa kinh doanh dịch vụ nên TK 511 cũng được chi tiết thành:

TK 5111: Doanh thu hàng hoá bao gồm bán hàng hoá nhập khẩu và hàng hoá nội địa Còn TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ như phí vận tải, cước vận tải

III ĐẶCĐIỂMTỔCHỨCVẬNDỤNGCHỨNGTỪKẾTOÁN

Chi nhánhCông ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải thực hiện chếđộ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Chi nhánh cũng sử dụng các bảng biểu giống như các đơn vị khác và tuân theo quy định của Nhà nước

Về chứng từ tiền lương, sử dụng các mẫu biểu sau: Bảng chấm công, bảng thanh thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ BHXH, bảng thanh toán BHXH, hợp đồng giao khoán nội bộ Theo quyết định số 885/1998/GĐ/BTC ngày 16/7/19, về tiền tệ, sử dụng các mẫu biểu, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bản kiểm kê quỹ…Về tài sản cốđịnh, sử dụng các mẫu biểu, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý Hoạt động kinh doanh của Chi nhánh chủ yếu là xuất nhập khẩu, làm dịch vụ giao nhận vận chuyển, làm đại ly cho hãng vận tải nước ngoài nên về mặt chứng từ sử dụng cũng có những điểm đặc thù riêng không giống đơn vị sản xuất hay xây dựng Hàng hoá Chi nhánh nhập chủ yếu là xe ô tô du lịch, xe ô tô con, ổ cắm, cầu giao điện, phụ tùng ô tô trong đó hàng hoá nhập được chi làm hai loại nhập nội địa

và nhập khẩu Khi nhập khẩu (cả nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp)

Chi nhánh sử dụng các chứng từ nhưhợp đồng ngoại – dùng để ký kết hợp tác với doanh nghiệp nước ngoài, cùng với đó làvận đơn, tờ khai hàng hoá nhập

khẩu Đây là chứng từ cần phải có của phần nhập khẩu để có thể hạch toán

Còn với hàng nhập nội địa thì chứng làhoáđơn giá trị gia tăng, phiếu chi, giấy

báo ngân hàngđược sử dụng để hạch toán Đối với hoạt động làm đại ly thì Chi

nhánh phải dựa trên hoáđơn bán hàng, phiếu thu tiền để hạch toán số lượng

hàng hoá bán ra từđó lập bảng kê báo lại cho bên chủđể tính ra tiền hoa hồng đại lý.

Để thực hiện tốt việc thực hiện ghi chép ban đầu Chi nhánh thực hiện theo " Quy chế quản lý tài chính trong đó có phần quy định về chứng từ thanh toán" của Công ty Khi các chứng từđược tập hợp về phòng kế toán tài chính, quy trình được luân chuyển xử lý như sau ( trang sau ):

QUYTRÌNHLUÂNCHUYỂNXỬLÝ

IV ĐẶCĐIỂMTỔCHỨCVẬNDỤNGSỔSÁCHKẾTOÁN

Hiện nay Chi nhánh áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên

sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kỳ kế toán theo quý, năm Chi nhánh đã xây dựng quy trình kế toán trên máy vi tính, do đó giảm bớt sự ghi chép ở phòng kế toán Nhân viên phải sử dụng thành thạo vi tính, cập nhật số liệu và

xử lý chúng từ một cách chính xác Theo đó các loại sổ sách được sử dụng trong Chi nhánh là: Sổ chứng từ ghi sổ, sổđăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổchi tiết các tài khoản, bảng tổng hợp số dư, bảng cân đối số phát sinh Đối

với Chi nhánh quy định 10 ngày lập một chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ

vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi

Kế toán viên thực hiện chứng từ

kế toán nhập số liệu vào máy vi

tính

Kế toán trưởng phó Giám đốc, Giám đốc ký