Quản lý lịch giảng dạy

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Quản lý lịch giảng dạy

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máytính điện tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vậnhành hệ thống lớn phức tạp Hệ thống thông tin là một trong những nghành mũi nhọn củacông nghệ thông tin đã có những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý cácdoanh nghiệp

Tuy nhiên hiện nay đối với một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềmchuyên dụng còn là một vấn đề gặp không ít khó khăn Các hệ thống thông tin tin học hoáchưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thìđòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản

lý hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thônguyên phântin Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiện trong quá trình làm việcnhư: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê,…

Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tácquản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra cácbáo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác kịp thời Đồng thời nhờ có việc ứng dụngtin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộmáy quản lý vốn rất cồng kềnh từ trước đến nay

Song song với lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công cuộc đổi mới đất nước,nghành Giáo dục và Đào tạo cũng là một ngành rất quan trọng trong xu thế hiện nay Trongcác công tác quản lí của các trường phổ thông trung học như việc quản lí học sinh, quản líđiểm thì công việc quản lí lịch giảng dạy cho các giáo viên cũng là một vấn đề được quantâm Vì, nó quyết định công tác giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh Quản lí lịchgiảng dạy của các trường phổ thông trung học phải có sự hợp lí và cần thiết sao cho hệthống quản lí phải thật gọn nhẹ, dễ hiểu đối với người sử dụng

Trong đợt thực tập tốt nghiệp, được cô giáo Nguyễn Thị Hoàng Lan giao cho việcxây dựng chương trình “Quản lý lịch giảng dạy” là một cơ hội để em tìm hiểu sâu về việcquản lý

Do hạn chế về mặt thời gian cũng như kiến thức và kinh nghiệm quản lý nên emkhông thể tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót Em rất mong được sự giúp đỡ và ýkiến đóng góp của thầy để em tiếp tục hoàn thành đề tài này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Hoàng Lan đã tận tình hướng dẫn

em hoàn thành đề tài này

Hà nội, Ngày 15 tháng 1 năm 2006

Sinh viên thực tập

Nguyễn Hữu Hải

1

Giới thiệu chung về hệ thống quản lý

I Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

1 Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chứcnăng tổng hợp,thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.Hệ thốngquản lý được phân tích thnàh nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc,nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới Thông tin được tổnghợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống

2 Luồng thông tin vào

Trong hệ thống thônguyên phân tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm:Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổilâu dài

Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật

Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng từ các thông tin cấp dướiphải được xử lý định kỳ theo thời gian

3 Luồng thông tin ra

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thônguyên phân tin đầu vào và phụ thuộc vào nhucầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể

Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầuquản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các báo cáo phảiđảm bảo chính xác kịp thời

4 Quy trình quản lý

Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách.Từ sổsách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết Việc quản lýkiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiềucông đoạn do việc dư thừa thông tin Trong quá trình quản lý do khối lượng công việclớnnên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số mặt khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiềuthông tin không được tổng hợp đầy đủ

II Mô hình một hệ thống thông tin quản lý

1 Mô hình luân chuyển dữ liệu.

Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thể mô tả qua các modul sau:+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ

2

+ Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.

+ Lập sổ sách báo cáo

2 Cập nhật thông tin động.

Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp Lưu ýloại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độnhanh và độ tin cậy cao

3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu

Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loạithông này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết

4 Lập sổ sách báo cáo.

Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu.Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việckiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này này được giảm nhẹ

III Các nguyên tắc đảm bảo

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếmnhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một

số nguyên tắc cơ bản sau:

1 Nguyên tắc cơ sở thống nhất.

ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cậpnhật Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậythông tin trùng lặp được loại bỏ Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản

mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ.Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển

2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảnguyên phân thônguyên phân tin cơ bảncần phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sởcác mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ramảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể

Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảmnhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này

3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.

Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc này khôngnhững giảm phânảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông tin đầuvào

IV Các bước xây dựng hệ thống quản lý

3

Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thườngqua các giai đoạn sau:

1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án

ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiệu nhựơc điểm còntồn tại, từ đó để xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đóđịnh hướng cho các giai đoạn tiếp theo

2 Phân tích hệ thống.

Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ kháiniệm Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới

3 Thiết kế tổng thể.

Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phân định phần việc nào

sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công

4 Thiết kế chi tiết.

+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính

+ Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính

+ Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu

+ Chạy thử chương trình

+ Dịch sang đuôi.exe và đóng gói chương trình

5 Cài đặt chương trình.

Chương trình sau khi đóng gói sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng

4

Giai đoạn 1:

KHẢO SÁT BÀI TOÁN

Mô hình quản lý trường học:

1.Chức năng và hoạt động:

Trường PTTH

Văn Phòng

Tổ Giáo Viên

Toan-Ly

Tiếng Việt

Văn-Hoá-Sinh

Giáo dục công dân

Lịch sử Địa lí

Ngoại ngữ Công nghệ

-Các Phòng Ban

Phòng Hội Đồng

P.Truyền Thống

P.Tiếp Khách

Phòng Bảo Vệ

P.Thí Nghiệm

Ban giám

hiệu

Hiệu trưởng

Tài vụ

Văn Phòng Hiệu phó

5

*Ban giám hiệu:

Phụ trách điều phối các hoạt động của nhà trường, quản lí, kiểm tra, giám sát,đôn đốc các phòng ban trong trường, phân phối chương trình dạy học đảm bảo cho quátrình giảng dạy và học tập có chất lượng

Thông bảo chủ trương, các hoạt đọng của trường đồng thời điều phân phối tổ domình phụ trách, xem xét thống kê các hoạt động của tổ

2.Hoạt động của nhà trường:

 Tiếp nhận hồ sơ học sinh đăng ký dự thi khi bắt đầu vào

 Tổ chức thi tuyển sinh cho các học sinh đã kết thúc phổ thông cơ sở

 Lên danh sách các môn học theo yêu cầu của bộ giáo dục đề ra

 Phân học sinh vào các lớp dựa vào danh sách đã trúng tuyển

 Phân giáo viên chủ nhiệm và bộ môn cho từng lớp

 Tuỳ theo từng khối học mà nhà trường đưa ra phân phối chương trình học cho phùhợp theo bộ giáo dục đề ra

 Cuối năm, nhà trường tổ chức các kỳ thi lên lớp cho các lớp và tổ chức kỳ thi tốtnghiệp cho các lớp 12

 Tiến hành phát bằng tốt nghiệp và trả lại học bạ cho các học sinh ra trường

3.Số lượng giáo viên, lớp học, môn học:

Lớp học: có 50 lớp ( ở cả 3 khối) với mỗi lớp xấp xỉ 50 học sinh

Các môn giảng dạy của 3 khối là: Toán, Lý, Hoá, Sinh, Công nghệ, Văn-Tiếng Việt, Ngoại ngữ, GDCD, Ngoại ngữ, Thể dục

6

tư

Thứ tưThứ

Thứ

sáu

ThứsáuThứ

bảy

ThứbảyChủ

7

Bảng mẫu Lịch báo giảng cho mỗi giáo viên

Tuần học thứ (Từ Đến / )

Tiếtthứtheo p/

pC/trình

Đầu bài giảng chỉnh(T.N hoặcChuẩn bị, điều

thay đổi tiết dạy

-Yêu cầu trình độ người dùng.

Giai đoạn II:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định cácthành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng Theo nghĩahẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn tìm hiểu, khảo sát, là giai đoạnbản lề giữa tìm hiểu, khảo sát và đi sâu vào các thành phần hệ thống Phân tích hệthống bao gồm việc phân tích vể chức năng và phân tích về dữ liệu

ChươngI Phân tích hệ thống về xử lý

A.Lý thuyết

Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệthống, để trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?”, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vàochi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức độ logíc, tức trả lờicâu hỏi “làm gì?” mà bỏ câu hỏi “Làm như thế nào?”, chỉ diễn tả mục đích, bản châtcủa quá trình xử lý mà bỏ qua yếu tố vật lý (yếu tố về thực hiện, về cài đặt)

Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoànchỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý

Để mô tả hệ thống, người ta dùng biểu đồ, mô hình, mỗi một mô hình là mộtkhuân dạng để ta nhận thức hệ thống Có 2 biểu đồ là: biểu đồ phân cấp chức năng

và biểu đồ luồng dữ liệu

I.1- Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Biểu đồ phân cấp chức năng cho phép ta phân giảm phânã hệ thống từ tổng thểđến chi tiết, phân giã dần dần các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn, biểu đồ

có dạng phân cấp hay còn gọi là dạng cây ở sơ đồ này các chức năng được trình bày

ở dạng tĩnh - bỏ qua mối liên quan giữa các chức năng về việc chuyển giao thông tincũng như trình tự thời gian

I.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD)

 Mục đích

Biểu đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trongcác mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, chuyển giao thông tin cho nhau.BLD là một biểu diễn động, cung cấp một cách quan sát tổng thể về hệ thống

 Tác dụng

BLD là một công cụ cơ bản được sử dụng trong các bước phân tích, thiết kế,trao đổi thông tin và tư liệu hoá dữ liệu

Để biểu diễn hệ thống người ta thường chia là 2 mức diễn tả:

- Mức diễn tả vật lý với là BLD vật lý ở biểu đồ này mô tả các chứcnăng xử lý, các phương tiện xử lý, các giá mạng thông tin cùng vớiquan hệ về thời gian và dữ liệu, còn gọi là mô tả hệ thống là việc nhưthế nào?( How to do?)

- Mức logic ứng với nó là BLD mức logic hay gọi là mức khái niệm tức

là trong biểu đồ này ta đã bỏ qua các yếu tố vật lý - đó là phương tiện

xử lý và các mối liên hệ về thời gian và dữ liệu, chỉ mô tả các chứcnăng xử lý tức là mô tả hệ thống làm gì? (What to do?)

 Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD

1 Trong biểu đồ không có 2 tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau

2 Không có trao đổi trực tiếp giữa 2 kho dữ liệu mà không thông quachức năng xử lý

3 Vì lý do trình bày nên các tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữliệu cần sử dụng nhiều lần vẫn có thể được vẽ lại ở nhiều nơi trong cùngmột biểu đồ để cho dễ đọc

4 Tác nhân ngoài không trao đổi trực tiếp với kho dữ liệu mà phải thôngqua chức năng xử lý

 Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD

-Mức 1: Biểu đồ BLD mức khung cảnh

-Mức 2: Biểu đồ BLD mức đỉnh

-Mức 3: Biểu đồ BLD mức dưới đỉnh

B áp dụng

I.Biểu đồ phân cấp chức nănng.

Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống” Quản lý lịch giảng dạy”

Cập nhật Quản lý Tìm kiếm Thống kê

Lần phân công Tìm kiếm mã

GV

Lịch giảng Lớp học

Thông tin GV Tìm kiếm tên

3 Mô tả các chức năng:

Chức năng cập nhật được phân rã thành 4 chức năng con:

- Cập nhật lớp học: Nhập danh sách lớp học cho năm học mới

- Cập nhật môn học: Nhập danh sách các môn học do bộ giáo dục để rađược áp

giảng dạy tại trường

- Nhập giáo viên bộ môn: Nhập giáo viên bộ môn cho từng lớp do sư phâncông của nhà trường

Chức năng quản lý được phân rã thành 4 chức năng con:

- Lần phân công:

- Xem thông tin về giáo viên

- Lịch giảng

- Lịch để nghị

Chức năng tìm kiếm được phân rã thành 2 chức năng con:

- Tìm kiếm theo mã giáo viên

- Tìm kiếm theo tên lớp

Chức năng thống kê được phân ra thành 1 chức năng con:

- Thống kê theo lần

- Thống kê theo giáo viên

4 Biểu đồ luồng dữ liệu:

4.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Cán bộ quản lý

Giáo viên môn

4.2 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh:

Cập nhật hệ thống 1Giáo viên

Giáo viên

QL lịch giảng2

Tìm kiếm3

Thống kê4

Cán bộ quản lý

Cán bộ quản lýGiáo viên

Lớp

4.3 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:

Phân rã chức năng 1 (cập nhật hệ thống):

học

Nhập lớp học

Cập nhật

Phân rã chức năng 2 (QL lịch giảng

Phân rã chức năng 3 ( Tìm kiếm)

Cán bộ quản lýHọc sinh

Lịch DNGV

Thông tin GV

Tên lớp Giáo viên

Chương 2: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu

Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý vàphân tích về dữ liệu Dữ liệu là đối tượng của xử lý Mục đích của giai đoạn phântích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ dữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu(BCD) gồm có:

- Thông tin gì, bao gồm dữ liệu gì

- Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu

Việc phân tích hệ thống về dữ liệu thường được thực hiện theo 2 giai đoạn:

- Đầu tiên lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết bằngphương pháp TOP-DOWN(đi từ trên xuống), nhằm phát huy thế mạnh của tinhdstrực quan và dễ vận dụng Cách thức cụ thể: xác định các thực thể, mối liên kết giữachúng, rồi đến các thuộc tính

- Tiếp đó hoàn thiện biểu đồ trên theo mô hình quan hệ bằng phương phápDOWN-TOP(đi từ dưới lên), nhằm lợi dụng cơ sở lý luận chặt chẽ của mô hình nàytrong việc chuẩn hoá biểu đồ Cách thức cụ thể: xuất phát từ danh sách các thuộc tínhrồi đi đến các lược đồ quan hệ, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý

I-1-BCD theo mô hình thực thể liên kêt E-R

I-1-1-Lý thuyêt về mô hình thực thể liên kêt

Mô hình thực thể liên kêt là mô hình dữ liệu do P.P.Chen đưa ra năm 1976 và sau

đó được dùng khá phổ biến trên thế giới Nó có ưu điểm là khá đơn giản và gần với

tư duy trực quan Khi xem xét các thông tin người ta thường gom cụm chúng quanhcác vật thể, chẳng hạn các thông tin về họ tên, địa chỉ, điện thoại được gom cụmvới nhau xung quanh vật thể “giáo viên” Mô hình thực thể liên kết mô tả tập hợp các

dữ liệu dùng trong một hệ thống theo cách gom cụm như vậy

I-1-1-1- Định nghĩa mô hình thực thể liên kêt: mô hình thực thể liên kêt là công cụ

thành lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khung khái niệm về cácthực thể, thuộc tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng Mục đích của mô hình xácđinh các yếu tố:

- Dữ liệu nào cần xử lý

- Mối liên quan nội tại

Để xây dựng mô hình thực thể liên kêt, ta phải thu thập thông tin theo 3 yếu tố:

- Kiểu thực thể

- Kiểu liên kêt

- Các thuộc tính

I-1-1-2 Các thành phần của mô hình thực thể liên kêt:

 Thực thể: một thực thể là một hình ảnh cụ thể của một đối tượng cụ thể hoặc

trừu tượng trong thế giới thực

 Kiểu thực thể: là tập hợp các thực thể có cùng tính chất đặc trưng Kiểu thựcthể được diễn bằng hình hộp chữ nhật trong đó có ghi nhãn là tên của của kiểu

thực thể Trong biểu đồ mô hình thực thể liên kết, kiểu thực thể có dạng hìnhchữ nhật tương đương với một bảng trong đó mỗi thực thể là một dòng thôngtin trong bảng.

 Liên kêt: là sự kểt nối có ý nghĩa giữa 2 hay nhiều thực thể phản ánh một sự

ràng buộc về quản lý

 Kiểu liên kết: là tập các liên kết cùng bản chất Giữa các kiểu thực thể có thể

tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất

 Các dạng liên kết: kiểu liên kết là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu

thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể kia

*Các dạng liên kết:

+ Liên kết môt-một(1-1)

+ Liên kết một- nhiều(1-n)

+ Liên kết nhiều- nhiều(n-n)

 Thuộc tính: là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một

liên kết Nói cách khác mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin

đó là thuộc tính của thực thể Có 3 loại thuộc tính đó là:

 Thuộc tính khoá: gồm một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể được

dùng để gán cho một thực thể một cách tham khảo duy nhất Thuộc tính khoá

có giá trị ở chỗ cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau Thuộc tính khoákhông được cập nhật

 Thuộc tính mô tả: đó là các thông tin gắn liền với thực thể dùng mô tả các

tính chất của thực thể, và là thuộc tính không khoá Thường các thuộc tínhtrong kiểu thực thể (ngoài thuộc tính khoá) đều là mô tả, tập hợp chúng lại sẽtạo nên một mô tả đầy đủ về một đối tượng là một thực thể

 Thuộc tính kết nối: là thuộc tính dùng đẻ kết nối giữa các thực thể có liên

kết, đối với kiểu thực thể này nó là thuộc tính mô tả nhưng đối với kiểu thựcthể kia nó là thuộc tính khoá

a.Xác định các thực thể:

Giáo viên môn dạy Xác định môn dạy cho giáo viên