Phân tích thiết kế hệ thống quản lý lịch giảng day

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy tính điện tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn phức tạp. Hệ thống thông tin là một trong những nghành mũi nhọn của công nghệ thông tin đã có những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay đối với một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không ít khó khăn. Các hệ thống thông tin tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thônguyên phân tin. Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiện trong quá trình làm việc như: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê,… Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ trước đến nay. Song song với lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công cuộc đổi mới đất nước, nghành Giáo dục và Đào tạo cũng là một ngành rất quan trọng trong xu thế hiện nay. Trong các công tác quản lí của các trường phổ thông trung học như việc quản lí học sinh, quản lí điểm thì công việc quản lí lịch giảng dạy cho các giáo viên cũng là một vấn đề được quan tâm. Vì, nó quyết định công tác giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh. Quản lí lịch giảng dạy của các trường phổ thông trung học phải có sự hợp lí và cần thiết sao cho hệ thống quản lí phải thật gọn nhẹ, dễ hiểu đối với người sử dụng. Trong đợt thực tập tốt nghiệp, được cô giáo Nguyễn Thị Hoàng Lan giao cho việc xây dựng chương trình “Quản lý lịch giảng dạy” là một cơ hội để em tìm hiểu sâu về việc quản lý. Do hạn chế về mặt thời gian cũng như kiến thức và kinh nghiệm quản lý nên em không thể tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót. Em rất mong được sự giúp đỡ và ý kiến đóng góp của thầy để em tiếp tục hoàn thành đề tài này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề tài này. 1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý I. Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 1. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp,thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.Hệ thống quản lý được phân tích thnàh nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. 2. Luồng thông tin vào Trong hệ thống thônguyên phân tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật. Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng từ các thông tin cấp dưới phải được xử lý định kỳ theo thời gian. 3. Luồng thông tin ra Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thônguyên phân tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các báo cáo phải đảm bảo chính xác kịp thời. 4. Quy trình quản lý Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách.Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết. Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việclớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số mặt khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ. II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý 1. Mô hình luân chuyển dữ liệu. Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thể mô tả qua các modul sau: + Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ. + Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. 2 + Lập sổ sách báo cáo. 2. Cập nhật thông tin động. Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao. 3. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu . Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loại thông này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết. 4. Lập sổ sách báo cáo. Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này này được giảm nhẹ. III. Các nguyên tắc đảm bảo Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau: 1. Nguyên tắc cơ sở thống nhất. ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp được loại bỏ. Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển. 2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảnguyên phân thônguyên phân tin cơ bản cần phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể. Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này. 3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc này không những giảm phânảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông tin đầu vào. IV. Các bước xây dựng hệ thống quản lý 3 Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thường qua các giai đoạn sau: 1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án. ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiệu nhựơc điểm còn tồn tại, từ đó để xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. 2. Phân tích hệ thống. Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. 3. Thiết kế tổng thể. Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công. 4. Thiết kế chi tiết. + Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính + Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính + Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu + Chạy thử chương trình. + Dịch sang đuôi.exe và đóng gói chương trình. 5. Cài đặt chương trình. Chương trình sau khi đóng gói sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng. 4 Giai đoạn 1: KHẢO SÁT BÀI TOÁN Mô hình quản lý trường học: 5 Trường PTTH Văn Phòng Tổ Giáo Viên Toan-Ly Văn- Tiếng Việt Hoá-Sinh Giáo dục công dân Lịch sử Địa lí Ngoại ngữ - Công nghệ Các Phòng Ban Phòng Hội Đồng P.Truyền Thống P.Tiếp Khách Phòng Bảo Vệ P.Thí Nghiệm Ban giám hiệu Hiệu trưởng Tài vụ Văn Phòng Hiệu phó 1.Chức năng và hoạt động: *Ban giám hiệu: Phụ trách điều phối các hoạt động của nhà trường, quản lí, kiểm tra, giám sát, đôn đốc các phòng ban trong trường, phân phối chương trình dạy học đảm bảo cho quá trình giảng dạy và học tập có chất lượng. *Văn phòng nhà trường: Là nơi tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ học sinh,ghi danh sách học sinh trong từng năm học. Cập nhật thông tin từ ban giám hiệu và báo tới các bộ phận khác trong trường. *Tổ giáo viên: Hoạt động giảng dạy theo sự phân công của Ban giám hiệu. các giáo viên bộ môn có trách nhiệm thực hiện việc ghi đúng, đủ lịch giảng để đảm báo giờ lên lớp không bị lệch Thông bảo chủ trương, các hoạt đọng của trường đồng thời điều phân phối tổ do mình phụ trách, xem xét thống kê các hoạt động của tổ. 2.Hoạt động của nhà trường: • Tiếp nhận hồ sơ học sinh đăng ký dự thi khi bắt đầu vào. • Tổ chức thi tuyển sinh cho các học sinh đã kết thúc phổ thông cơ sở. • Lên danh sách các môn học theo yêu cầu của bộ giáo dục đề ra. • Phân học sinh vào các lớp dựa vào danh sách đã trúng tuyển. • Phân giáo viên chủ nhiệm và bộ môn cho từng lớp. • Tuỳ theo từng khối học mà nhà trường đưa ra phân phối chương trình học cho phù hợp theo bộ giáo dục đề ra. • Cuối năm, nhà trường tổ chức các kỳ thi lên lớp cho các lớp và tổ chức kỳ thi tốt nghiệp cho các lớp 12. • Tiến hành phát bằng tốt nghiệp và trả lại học bạ cho các học sinh ra trường. 3.Số lượng giáo viên, lớp học, môn học: Lớp học: có 50 lớp ( ở cả 3 khối) với mỗi lớp xấp xỉ 50 học sinh. Các môn giảng dạy của 3 khối là: Toán, Lý, Hoá, Sinh, Công nghệ, Văn-Tiếng Việt, Ngoại ngữ, GDCD, Ngoại ngữ, Thể dục 6 Trực giám hiệu: Trực giám thị: Lớp trực sáng Lớp trực chiều LỊCH CÔNG TÁC Tuần Sáng Chiều Tuần Sáng Chiều Thứ hai Thứ hai Thứ ba Thứ ba Thứ tư Thứ tư Thứ năm Thứ năm Thứ sáu Thứ sáu Thứ bảy Thứ bảy Chủ nhật Chủ nhật 7 Bảng mẫu Lịch báo giảng cho mỗi giáo viên Tuần học thứ (Từ Đến / ) 4.Đánh giá về hệ thống: Ưu điểm: - Hệ thống gọn nhẹ. - Lưu trữ gọn nhẹ bằng máy. - Tìm kiếm sửa đổi dễ dàng. - Tốn ít nhân lực. Thứ Tiết Môn Lớp Tiết thứ theo p/p C/trình Đầu bài giảng Chuẩn bị, điều chỉnh(T.N hoặc thay đổi tiết dạy Hai Ba Tư Năm Sáu Bảy 8 Nhược điểm: -Yêu cầu trình độ người dùng. Giai đoạn II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn tìm hiểu, khảo sát, là giai đoạn bản lề giữa tìm hiểu, khảo sát và đi sâu vào các thành phần hệ thống. Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích vể chức năng và phân tích về dữ liệu. ChươngI. Phân tích hệ thống về xử lý A.Lý thuyết Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ thống, để trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?”, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức độ logíc, tức trả lời câu hỏi “làm gì?” mà bỏ câu hỏi “Làm như thế nào?”, chỉ diễn tả mục đích, bản chât của quá trình xử lý mà bỏ qua yếu tố vật lý (yếu tố về thực hiện, về cài đặt) Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Để mô tả hệ thống, người ta dùng biểu đồ, mô hình, mỗi một mô hình là một khuân dạng để ta nhận thức hệ thống. Có 2 biểu đồ là: biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu I.1- Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Biểu đồ phân cấp chức năng cho phép ta phân giảm phânã hệ thống từ tổng thể đến chi tiết, phân giã dần dần các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn, biểu đồ có dạng phân cấp hay còn gọi là dạng cây. ở sơ đồ này các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh - bỏ qua mối liên quan giữa các chức năng về việc chuyển giao thông tin cũng như trình tự thời gian. I.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD)  Mục đích Biểu đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, chuyển giao thông tin cho nhau. BLD là một biểu diễn động, cung cấp một cách quan sát tổng thể về hệ thống.  Tác dụng BLD là một công cụ cơ bản được sử dụng trong các bước phân tích, thiết kế, trao đổi thông tin và tư liệu hoá dữ liệu Để biểu diễn hệ thống người ta thường chia là 2 mức diễn tả: - Mức diễn tả vật lý với là BLD vật lý. ở biểu đồ này mô tả các chức năng xử lý, các phương tiện xử lý, các giá mạng thông tin cùng với 9 quan hệ về thời gian và dữ liệu, còn gọi là mô tả hệ thống là việc như thế nào?( How to do?) - Mức logic ứng với nó là BLD mức logic hay gọi là mức khái niệm tức là trong biểu đồ này ta đã bỏ qua các yếu tố vật lý - đó là phương tiện xử lý và các mối liên hệ về thời gian và dữ liệu, chỉ mô tả các chức năng xử lý tức là mô tả hệ thống làm gì? (What to do?)  Các thành phần của BLD BLD gồm 5 thành phần - Các chức năng xử lý: Diễn tả quá trình biến đổi dữ liệu. Mỗi một chức năng phải có 1 tên. Tên phải là một động từ - Biểu diễn: hoặc - Luồng dữ liệu: là thông tin chuyển giao vào hoặc ra một chức năng xử lý. Tên của luồng dữ liệu là một danh từ đôi khi kèm theo tính từ - Kho dữ liệu: là các thông tin được lưu trữ lại trong một khoản thời gian nào đó. Tên kho dữ liệu = danh từ, có thể kèm theo tính từ - Tác nhân ngoài: là một nhóm người hay là một tổ chức ở ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống - Tác nhân trong: là một chức năng hay là một hệ thống con của hệ thống đang xem xet nhưng được trình bày ở trong 1 trang khác của biểu đồ  Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD 1. Trong biểu đồ không có 2 tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau 10 [...]... cầu 12 Cán bộ quản lý Từ điển hệ thống 4.2 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh: Giáo viên Cán bộ quản lý Cán bộ quản lý Giáo viên Năm học Năm học Tìm kiếm 3 QL lịch giảng 2 Lớp Lịch giảng Kq khen thưởng Thống kê 4 Báo cáo Lý lịch GV Yêu cầu tổng kết Giáo viên Cán bộ quản lý Giáo viên Phân công Cập nhật hệ thống 1 Từ điển hệ thống 13 4.3 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh: Phân rã chức năng 1 (cập nhật hệ thống) : Lớp... môdun 19 Chương1: Thiết kế tổng thể I.1-Mục đích Mục đích của thiết kế tổng thể là nhằm đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ thống, kiến trúc nay thể hiện sự phân chia hệ thống thành các hệ thống I.2 -Phân chia các hệ thống con, thiết kế chức năng Hệ thống con là sự gom nhóm các chức năng trong một hệ thống xung quanh một nhiệm vụ hay một mục đích nào đó Sự phân chia hệ thống thành các hệ thống con là nhằm... áp dụng I.Biểu đồ phân cấp chức nănng Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống Quản lý lịch giảng dạy” 1.Các chức năng: Qua các bước khảo sát hệ thống quản lý trên ta có thể chia làm 4 chức năng sau: - Cập nhật - Quản lý hồ sơ - Tìm kiếm - Thống kê 2, Biểu đồ phân cấp chức năng: QL Lịch giảng dạy Cập nhật Quản lý Tìm kiếm Thống kê Lớp học Lần phân công Tìm kiếm mã GV Lịch giảng Môn học Thông... kế vật lý, nhằm chuyển các đặc tả logic của hệ thống (như đặc tả logic về chức năng, về dữ liệu) thành các đặc tả vật lý của hệ thống, có tính tới các yêu cầu ràng buộc về vật lý Như vậy, nếu phân tích hệ thống nhằm mục đích trả lời câu hỏi Hệ thống làm gì?”, thì thiết kế hệ thống nhằm trả lời câu hỏi “Làm như thế nào?” Đầu vào của công việc thiết kế hệ thống bao gồm: + Các đặc tả logic về hệ thống. .. lớp học Cán bộ quản lý Môn học Nhập môn học Ds môn học Giáo viên Cập nhật GV 14 Ds giáo viên Phân rã chức năng 2 (QL lịch giảng Ds giáo viên dạy trong lớp Học sinh Cán bộ quản lý Thông tin GV Lịch giảng Lịch DNGV lịch giảng Phân rã chức năng 3 ( Tìm kiếm) TK mãGV Yêu cầu TK Cán bộ quản lý 15 Giáo viên Yêu cầu TK Tên lớp TK tên lớp Chương 2: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu Phân tích hệ thống về mặt... nhật, quản lý, tìm kiếm, thống kê) Hệ thống gồm có 4 chức năng con: - Hệ thống con số 1: Cập nhật, có phạm vi giống biểu đồ BLD mức dưới đỉnh chức năng 1- Cập nhật thông tin - Hệ thống con số 2: Quản lịch giảng, có phạm vi giống biểu đồ BLD mức dưới đỉnh chức năng 2- Quản lý lịch giảng - Hệ thống con số 3: tìm kiếm, có phạm vi giống biểu đồ BLD mức dưới đỉnh chức năng 3- Tìm kiếm - Hệ thống con số 4: thống. .. - Hệ số môn học - Ghi chú • Thực thể lớp: - • Tên lớp Mã lịch Mã lớp Mã giáo viên Năm học Thực thể phân công: Mã phân công Tháng BD Tháng KT Năm 18 • Thực thể lịch giảng: Mã giáo viên Mã môn học Tên lớp dạy Mã lịch Mã phân công Thời gian BD Thời gian KT Giảng dạy Năm học Ghi chú • Thực thể giáo viên môn: Mã giáo viên Mã môn Giai đoạn 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG Mở đầu Thiết kế hệ thống là giai đoạn thiết kế. .. đơn chọn là: - ở giai đoạn 2 (phân tích hệ thống) ta đã xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng Đó là tiền đề đầu tiên cho hệ thống Menu giao diện Tuy nhiên đó mới chỉ là giai đoạn thiết kế logic, chất lượng xây dựng đảm bảo tính hợp lý, chứ chưa đề cập đến yếu tố truy cập thuận lợi - Sang giai đoạn 3 (thiết kế hệ thống) là giai đoạn thiết kế vật lý, phải đảm bảo tính hợp lý, chứ chưa đề cập đến yếu tố... giai đoạn phân tích hệ thống + Các yêu cầu và ràng buộc về các điều kện vật lý cụ thể như các tình trạng phần cứng, phần mềm, các tài nguyên, các dung lượng có thể, các yêu cầu về thời gian thực hiện Đầu ra của công việc thiết kế hệ thống sẽ là các quyết định về: + Một kiến trúc tổng thể về hệ thống + Tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu theo các phương án sử dụng( dung tệp(File) hay dùng hệ quản trị cơ... Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu Dữ liệu là đối tượng của xử lý Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ dữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) gồm có: - Thông tin gì, bao gồm dữ liệu gì - Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu Việc phân tích hệ thống về dữ liệu thường được thực hiện theo 2 . thành phần hệ thống. Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích vể chức năng và phân tích về dữ liệu. ChươngI. Phân tích hệ thống về xử lý A .Lý thuyết Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục. tài này. 1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý I. Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 1. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống. viên 15 Chương 2: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu. Dữ liệu là đối tượng của xử lý. Mục đích của