TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ KIỂM
BÀI HỌC VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KIỂM TRA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với kiểm soát nội bộ tại VieitnBank Hải Dương
Căn cứ vào các quy định của Luật các tổ chức tín dụng và các quyết định của Thống đốc NHNN Việt Nam, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 22 tháng 06 năm 2007 về chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống NHCT Việt Nam Mục đích của quyết định này là nhằm cải thiện quy trình kế toán và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính của ngân hàng.
Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong công tác kế toán, cần xây dựng hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật cũng như quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán.
Xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán thống nhất về nội dung và hình thức là rất quan trọng trong việc kiểm soát, luân chuyển, lưu trữ và quản lý chứng từ tại Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Bài viết này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo tính thống nhất và khoa học trong hệ thống chứng từ kế toán của Ngân hàng Công thương Việt Nam, phù hợp với các đặc thù nghiệp vụ phát sinh.
Liên quan đến hệ thống chứng từ kế toán, Ngân hàng Công thương Việt Nam đã quy định rõ:
Tất cả chứng từ kế toán trong hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam được quy định thống nhất theo Quyết định 104/QĐ-HĐQT-NHCT10 ban hành ngày 22 tháng 06 năm 2007, nhằm thiết lập chế độ chứng từ kế toán rõ ràng và hiệu quả.
Chứng từ kế toán trong hệ thống NHCT Việt Nam được thiết kế để phù hợp với thực tiễn và đặc thù các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị Mỗi chứng từ cần đảm bảo đầy đủ thông tin như tên, số hiệu, thời điểm lập, thông tin cá nhân của người yêu cầu, nội dung nghiệp vụ, số lượng, giá trị tiền tệ, và chữ ký, con dấu của các bên liên quan Việc kiểm soát tính chính xác và đầy đủ của các nội dung này không chỉ giúp ngân hàng giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình hoạt động mà còn ngăn chặn gian lận từ phía khách hàng và cán bộ kế toán.
Chứng từ kế toán hợp lệ là những tài liệu cần thiết để ghi chép vào sổ sách kế toán, và phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí hợp lý, hợp lệ theo quy định của Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Ký chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công thương Việt Nam yêu cầu toàn bộ chữ ký và mẫu dấu của khách hàng giao dịch phải được đồng bộ và tải lên hệ thống để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch.
Kế toán viên có trách nhiệm kiểm tra sự khớp đúng giữa chữ ký thực tế của khách hàng và mẫu chữ ký trong hệ thống Họ cần ký trên các chứng từ minh hạch toán và đảm bảo chữ ký của mình phù hợp với mẫu đã đăng ký.
Kế toán viên có thể bị xử lý nếu ký sai thẩm quyền, vượt thẩm quyền, cố tình ký sai mẫu chữ ký hoặc ký đúng nhưng thiếu trách nhiệm trong kiểm soát, gây thiệt hại tài chính Hành vi lập chứng từ khống và móc ngoặc với khách hàng để tạo chứng từ không nằm trong sổ sách kế toán là hoàn toàn nghiêm cấm.
Việc giao nhận chứng từ kế toán giữa kế toán viên và khách hàng, cũng như giữa các bộ phận trong ngân hàng, cần được thực hiện theo quy trình rõ ràng Mỗi giao dịch phải được ghi chép trong sổ theo dõi và có chữ ký xác nhận để đảm bảo trách nhiệm trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc thất lạc chứng từ kế toán.
Để bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán hiệu quả, cần phân loại và sắp xếp chúng theo quy định của từng loại trước khi đóng hòm và đưa vào kho lưu trữ Điều này giúp giảm thiểu thời gian tra cứu khi cần thiết Việc truy cập kho để tra cứu chứng từ phải được sự đồng ý của ban quản lý kho và Ban lãnh đạo, tùy theo quy định trong từng thời kỳ.
Ngân hàng Công thương Việt Nam đã thiết lập một hệ thống chứng từ kế toán chặt chẽ và đầy đủ, nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị và giảm thiểu rủi ro Việc tuân thủ các quy định của ngân hàng không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ mà còn giúp quản lý quy trình luân chuyển và kiểm soát hiệu quả Tất cả các quy định này được quy định rõ ràng trong văn bản số 104/QĐ-HĐQT-NHCT10, ban hành ngày 22/06/2007, bởi Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam, nhằm hướng dẫn chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống.
Bước 1: Giao dịch viên tiếp nhận chứng từ của khách hàng
Giao dịch viên tiếp nhận và kiểm tra chứng từ của khách hàng, đảm bảo rằng các thuộc tính trên chứng từ là hợp lý và hợp lệ.
- Kiểm tra, đối chiếu mẫu mã của chứng từ;
- Kiểm tra đối chiếu nội dung của chứng từ;
Kiểm tra và đối chiếu mẫu chữ ký cùng mẫu dấu của khách hàng với mẫu đã đăng ký trên hệ thống là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và khớp đúng, từ đó ngăn chặn các giao dịch giả mạo.
- Kiểm tra tính khả thi của giao dịch (Số dư trên tài khoản tiền gửi, hạn mức vay vốn còn được sử dụng của khách hàng);
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán gắn với kiểm tra kiểm soát nội bộ tại
nội bộ tại VietinBank chi nhánh Hải Dương
Căn cứ vào Luật các tổ chức tín dụng, Luật kế toán số 88/2015/QH13, và quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Công thương Việt Nam đã ban hành quyết định số 1166/2012/QĐ TGĐ - NHCT10 ngày 10/05/2012, quy định về Hệ thống tài khoản kế toán INCAS trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam.
Hệ thống tài khoản INCAS được kết cấu thành ba phần:
- Tài khoản chi tiết nội bộ (ERP)
❖Cấu trúc tài khoản sổ cái
TK sổ cái gồm 9 ký tự theo cấu trúc sau
X YYY ZZ NNN Trong đó:
X: Phản ánh loại TK, được đánh số từ 1 đến 9 gồm:
+Loại 1: Vốn khả dụng và các khoảng đầu tư;
+Loại 2: Hoạt động tín dụng;
+Loại 3: TSCĐ và tài sản có khác;
+Loại 4: Các khoản phải trả;
+Loại 5: Hoạt động thanh toán;
+Loại 6: Nguồn vốn chủ sở hữu;
Có 9 loại tài khoản (TK) được phân chia theo tính chất, bao gồm: Tài sản có (có số dư nợ) gồm loại 1, 2, 3; Tài sản nợ (theo số dư có) bao gồm loại 4 và 6; Tài khoản lưỡng tính là loại 5; Tài khoản thu nhập là loại 7; Tài khoản chi phí là loại 8; và Tài khoản ngoại bảng là loại 9.
YYY: Quy định nhóm sản phẩm dịch vụ hoặc nhóm giao dịch nội bộ
ZZ: quy trình tính chất hoặc đối tượng hach toán kế toán của nhốm sản phẩm dịch vụ hoặc nhóm giao dịch nội bộ
NN: Quy định chi tiết từng nghiệp vụ , sản phẩm theo yêu cầu quản lý , 3 ký tự cuối được quy định theo các dạng cụ sau
+ Nếu quy định đủ 3 ký tự số:Là tk số cái chi tiết theo nghiệp vụ , sau phẩm phát sịnh tại các đợn vị
+ Nếu quy định là 000 là TK nội bộ chỉ được sử dụng tại đơn vị
+ Nếu quy định là xxx là TK nội bộ chỉ được sử dụng tại trụ sở chính NHCT VN( 3 ký tự này tương ứng với mã chi nhánh)
TK số cái đượcc hia thành các cặp tổng hợp như sau"
TK cấp 3 có dạng XXXXXX990 , trong đó 6 ký tự đầu được đánh số từ
Tk cấp 2 , có dnag XXXX99990 , trong đó 4 ký tự đầu được đánh số từ
Tk cấp 1, có dạng XX9999990 , trong đó 2 ký tự đầu đánh số từ 10 đến 99. Loại TK có dạng X9999999) trong đó ký tự đầu tiên được đánh số từ 1 đến 9
❖ Cấu trúc TK khách hàng
Tài khoản khách hàng được thiết lập độc lập với tài khoản sổ cái, nhưng lại được kết nối với tài khoản sổ cái thông qua mã nhóm sổ cái phù hợp với đặc điểm của từng nghiệp vụ.
❖ Cấu trúc TK tiến gửi của khách hàng
TK tiền gửi của khách hàng gồm 15 ký tự , theo cấu trúc sau
XXXX YY NNNNNNNNN K trong đó:
XXX: mã sản phẩm tiền gửi (gồm 3 ký tự)
YY: loại tiền tệ (gồm 2 ký tự)
NNNNNNNNN số chạy đo hệ thống tự sinh ra (gồm 9 ký tự)
K: Số kiểm tra do hệ thống tự tính (gồm 1 ký tự)
TK tiền gửi có kỳ hạn được phẩn thành 2 loại TK nhóm,TK chi tiết
TK nhóm mở theo loại tiền tệ có mã 3 ký tự đầu là 199 TK nhóm này bao gồm nhiều TK chi tiết cùng loại tiền tệ, phục vụ cho việc quản lý các TK chi tiết mà không được sử dụng cho mục đích hạch toán.
TK chi tiết mở theo loại kỳ hạn 3 kỳ tự đầu là mã sản phẩm tiền gửi TK chi tết luôn gắn với tk nhóm
❖ Cấu trúc TK tiền vay của khách hàng
TK tiền vay của khác hàng gồm 15 ký tự , theo cấu trúc sau
XX mã sản phẩm tiền vay (gồm 3 ký tự)
Y loại TK tiền vay (gồm 1 ký tự, trong đó "G"là TK chính"1"là TK chi tiết '"2"là TK thông thường
Z loại tiền tệ (gồm 1 ký tự)
NNNNNNNNN Số chạy do hệ thống tự sinh ra (gồm 9 ký tự )
K số kiểm tra của TK do hệ thống tự tính (gồm 1 ký tự) phân loại TK tiền vay
Tài khoản chính (0) giúp theo dõi và quản lý các khoản vay với nhiều lịch trả nợ, lãi suất khác nhau và nhiều loại tiền vay Một tài khoản chính có thể chứa nhiều tài khoản chi tiết để dễ dàng quản lý.
TK chi tiết (1) cho phép theo dõi và quản lý từng khoản vay cụ thể, đảm bảo rằng các khoản vay này có chung mức lãi suất và loại tiền vay với tài khoản chính Mỗi tài khoản chi tiết luôn được gắn trực tiếp với tài khoản chính, giúp dễ dàng kiểm soát và quản lý tài chính.
Tk thông thường (2) theo dõi , quản lý các khoản vay có một mức lãi suất , một loại tiền vay duy nhất TK thông thường không có TK chi tiết.
TK chi tiết nội bộ (ERP)
TK chi tiết nội bộ trong module quản lý tài chính của hệ thống URP được thiết lập để theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ tài chính đến từng khối, phòng ban, nhóm khách hàng và sản phẩm Tài khoản chi tiết này liên kết với tài khoản sổ cái thông qua một phân đoạn trong cấu trúc Cấu trúc của TK chi tiết nội bộ bao gồm 41 ký tự, được chia thành 8 phân đoạn (SEGMENT).
Phân đoạn mã CN bao gồm 6 ký tự, trong đó 4 ký tự đầu tiên (xxxx) đại diện cho mã CN, và 2 ký tự cuối (yy) được đánh số theo quy tắc của NHCT VN, với 00 là mã hội sở CN và từ 01 đến 98 là mã của các PGD.
99 là giá trị cha( tài khoản tổng của CN) được sử dụng để tổng hợp dữ liệu theo cấp CN.
- Phân đoạn 2 gồm 2 ký tự, phản ánh mã phòng ban quy tắc mã của Vietinbank.
- Phân đoạn 3 gồm 02 ký tự phản ánh mã phòng ban thuộc khối , được đánh số theo quy tắc đặt mã của NHCT VN.
- Phân đoan 4: gồm 9 ký tự là số hiệu TK , số cái của HTTK INCAS.
Phân đoạn 5 bao gồm 6 ký tự, phản ánh các giao dịch liên chi nhánh Việc đánh số phận đoạn này tuân theo quy tắc mã hóa, với 4 ký tự đầu đại diện cho mã chi nhánh (CN) và 2 ký tự cuối thể hiện mã hội sở CN hoặc mã phòng giao dịch (PGD) trực thuộc CN.
- Phân đoạn 6 gồm 6 ký tự.
Việc hạch toán trên các TK nội bảng từ loại đến loại 8 được thực hiện th eo phương pháp ghi sổ kép ( nợ- Có) và chia làm 3 loại
- Loại TK thuộc tài sản có-luôn có số dư nợ.
- Loại TK thuộc tìa sản nợ-luôn có số dư có.
- Loại TK thuộc tài sản nợ-có có thể có số dư có hoặc số dư nợ.
❖ Phương pháp hạch toán TK ngoại bảng
Việc hạch toán trên các TK ngoại bảng loại 9 được thực hiên theo phương pháp ghi số kép (nợ-có) đối ứng
- Đối với các TK ngoại bảng chính có tính chất dư nợ
V Khi nhập ngoại bằng hạch toán nợ TK chính ghi có TK đối ứng
V Khi xuất ngoại bằng hạch toán ghi có TK chính ghi nợ TK đổi ứng đó
- Đối với các TK ngoại bằng chính có tính chất dư có
V khi nhập ngoại bẳng hạch toàn ghi có TK , chính nợ TK đối ứng
V khi xuất ngoại bảng hạch toán ghi nợ TK chính ghi có TK đối ứng
Số dư trên các tài khoản ngoại bảng chính cần phải khớp chính xác với số dư trên các tài khoản ngoại bảng đối ứng Cụ thể, nếu tài khoản chính có dư nợ, thì tài khoản đối ứng phải có dư có, và ngược lại.
❖ Phương pháp hạch toán TK ngoại tệ
Hạch toán trên các tài khoản ngoại tệ cần tuân thủ nguyên tắc hạch toán đối ứng, đảm bảo sự cân đối giữa các tài khoản ngoại tệ và từng loại ngoại tệ Đối với các giao dịch mua, bán ngoại tệ, cần thực hiện hạch toán đồng thời cả các bút toán bằng ngoại tệ và bút toán bằng đồng Việt Nam.
Hệ thống tài khoản của Ngân hàng Công thương được xây dựng một cách toàn diện và hợp lý, đáp ứng yêu cầu quản lý của Ngân hàng nhà nước và công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ Hệ thống này cung cấp thông tin hữu ích cho quản trị và xây dựng báo cáo cho các cấp hữu quan Đặc biệt, hệ thống tài khoản mô tả đầy đủ thông tin khách hàng, bao gồm số dư tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm, tiền vay, hạn mức sử dụng, và thời gian đến hạn, giúp việc tra cứu và quản lý khách hàng trở nên thuận tiện hơn Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả đầu tư mà còn giúp việc chiết xuất dữ liệu theo mục đích khác nhau trở nên nhanh chóng, hỗ trợ công tác quản lý và kiểm tra kiểm soát hiệu quả hơn.
Hệ thống sổ chi tiết phục vụ công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ tại
Ngân hàng Công thương sử dụng hệ thống sổ sách kế toán chi tiết để theo dõi các đối tượng kế toán cụ thể, bao gồm từng loại khách hàng, phân mục tài sản, nguồn vốn, thu nhập và chi phí Việc mở sổ tài khoản chi tiết được thực hiện theo quy định của Ngân hàng Công thương.
Thứ nhất, sổ chi tiết tài khoản:
Sổ chi tiết tài khoản là loại sổ kế toán phổ biến nhất, theo dõi các đối tượng kế toán theo từng tài khoản tổng hợp, loại tiền tệ, ngày thực hiện, loại hình giao dịch và đối tượng giao dịch Việc mở sổ này phải tuân thủ quy định của Ngân hàng Công Thương Mặc dù giữa các loại sổ chi tiết tài khoản có sự khác biệt tùy thuộc vào nhu cầu và loại hình nghiệp vụ, nhưng chúng đều có những điểm chung như tên ngân hàng, tên chi nhánh, mã số chi nhánh, tên sổ, số dư đầu kỳ, ngày hạch toán, giá trị hạch toán, mã số chứng từ, diễn giải, số dư cuối kỳ, số tiền ghi có, ghi nợ, doanh số ghi có, ghi nợ, cùng với chữ ký và họ tên của người lập và kiểm soát.
Tại Ngân hàng Công Thương, sổ chi tiết tài khoản được chia thành hai loại chính: sổ chi tiết tài khoản kế toán tổng hợp và sao kê tài khoản khách hàng.
Sổ chi tiết tài khoản kế toán tổng hợp là công cụ quan trọng ghi nhận toàn bộ giao dịch phát sinh trên từng tài khoản như doanh thu, chi phí, khoản phải thu, phải trả và tài sản cố định theo từng ngày Nó bao gồm cả giao dịch thực tế do giao dịch viên thực hiện và các giao dịch hạch toán tự động từ các phòng ban khác Theo quy định, vào cuối tháng, quý và năm, giao dịch viên phải in, đối chiếu và kiểm tra sổ này để đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ kế toán, giao dịch thực tế và số liệu ghi chép trong sổ chi tiết.
Sao kê tài khoản của khách hàng được thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc theo yêu cầu từ các cơ quan quản lý và khách hàng Cuối năm tài chính, ngân hàng sẽ đối chiếu số dư tiền gửi và tiền vay với khách hàng, và việc này có thể diễn ra đột xuất khi có yêu cầu từ một trong hai bên Trong các giao dịch hàng ngày, khách hàng và ngân hàng cũng thường xuyên đối chiếu số dư tài khoản qua sổ phụ.
Bảng kê giao dịch ghi chép toàn bộ hoạt động và bút toán của kế toán viên, bao gồm các nội dung chính như mã hệ thống BDS của giao dịch viên và kiểm soát viên, số lượng bút toán hạch toán, số tiền giao dịch, tổng số ghi có và ghi nợ, cũng như dư có và dư nợ Ngoài ra, bảng còn có chữ ký của người lập và kiểm soát viên.
Cuối mỗi ngày làm việc, giao dịch viên in Báo cáo giao dịch để tổng hợp các giao dịch đã thực hiện Sau đó, họ đối chiếu báo cáo với các chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác Khi xác nhận báo cáo khớp đúng và có đủ chữ ký của cán bộ giao dịch viên và kiểm soát viên, giao dịch viên sẽ đánh số, sắp xếp chứng từ và chuyển cho bộ phận hậu kiểm.
Hàng ngày, cán bộ hậu kiểm tại Vietinbank thực hiện in Bảng kê giao dịch, sổ chi tiết và bảng cân đối tài khoản từ các phân hệ như chuyển tiền, tài trợ thương mại và quản lý nội bộ Sau đó, họ kiểm tra và đối chiếu các chứng từ kế toán để đảm bảo tính chính xác với các sổ sách kế toán, phát hiện bất thường và điều chỉnh kịp thời nhằm tránh mất cân đối tài khoản Mọi sai lệch đều phải được báo cáo lên cấp trên để tìm hướng xử lý nhanh chóng Để đảm bảo sự thống nhất trong công tác hạch toán kế toán, Vietinbank đã ban hành Bộ quy trình về hạch toán kế toán và kiểm tra, kiểm soát nội bộ cho các đơn vị liên quan.
Quyết định số 104/QĐ-HĐQT-NHCT10, ban hành ngày 22/06/2007 bởi Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam, quy định về chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống Vietinbank.
- Quyết định số 105/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 22/06/2007 ban hành về quy trình nghiệp vụ kho quỹ.
- Quyết định số 107/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 22/06/2007 ban hành về quy trình nghiệp vụ giao dịch tại quầy.
- Quyết định số 215/QĐ-HĐQT-NHCT12 ngày 30/06/2007 ban hành về quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Vietinbank.
Các quyết định liên quan đến hướng dẫn hạch toán kế toán cho từng nghiệp vụ cụ thể, bao gồm hướng dẫn hạch toán thẻ, thanh toán, tiết kiệm và tín dụng, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Tất cả các bảng kê giao dịch, sổ chi tiết kế toán và sổ chi tiết tài khoản sau khi in và kiểm soát cần được ký đầy đủ bởi giao dịch viên, kiểm soát viên và cán bộ hậu kiểm Dưới đây là một số mẫu biểu hỗ trợ cho công tác hậu kiểm tại Chi nhánh in cuối ngày.
Ngày tháng năm Loại tiền:
Mau biểu 17.1: Mau sổ nhật ký quỹ của Vietinbank Hải Dương
(Nguồn:quyết định số 105/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 22/06/2007 của Vieinbank)
Thủ kho Kế toán Giám đốc
Tiền mặt đã kiểm đếm 0000 ÕÕÕÕ 101101001 - - -
Tiền mặt tại đơn vị õõõô ÕÕÕÕ 101101990 - - -
Tìên mặt tại phòng giao dịch quỹ số 1
Tiền mặt tại PGD được phép tôn quỹ
Tiền mặt đang vận chuyển ÕÕÕ Õ ÕÕÕÕ 101104001 - - -
Tiền mặt tại máy ATM ÕÕÕ Õ ÕÕÕÕ 101104990 - - -
Tiền mặt tại máy ATM ÕÕÕ Õ ÕÕÕÕ 101105001 - - -
TM, C/Từ có gtri N/tệ, K/loại quý, Đ/quý mệnh giá CK NO do các TCKT trong nước phát hành
CK NO do các TCKT trong nước phát hành 0000 0000 152603001 - - -
Chứng khoán đầu tư SS để bán
Lãi dự thu sau khi mua CK NO do các TCKT trong nước phát hành
Lãi dự thu CK đầu tư SS để bán
Lãi dự thu ÕÕÕ Õ ÕÕÕÕ 158999990 — — —
Tiền, vàng gửi tại các TCTD khác và đầu tư chứng khoán 0000 0000 159999990 - - -
Thủ kho Ke toán Giám đôc
DATE PRINTED: dd/mm/yy Time
Branch: 00340 CN HAI DUONG - NHTMCP CONG THUONG VN VND
CÂN ĐỐICHI TIẾT THEO TỪNG DÒNG TIỀN- GL TRANSACTION JOURNAL IN
TRANSACTION CURRENCY - DAILYA.Tài khỏan nội bảng
Mau biểu 17.2: Mau bảng cân đối chi tiết theo từng dòng tiền của
Vietinbank Hải Dương (Nguồn: Quyết định số 107/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 22/06/2007 của Vietinbank)
BÁO CÁO TỔNG HỢP SỐ GIAO DỊCH CỦA GIAO DỊCH VIÊN
Mau biểu 17.3: Mau báo cáo tổng hợp số giao dịch của GDV tại Vietinbank
Đối với các tài khoản trung gian GL tại Hải Dương, kế toán viên cần thực hiện chính xác các bút toán để đảm bảo số dư cuối ngày bằng 0, trừ những trường hợp bất khả kháng Vào cuối ngày làm việc, bộ phận hậu kiểm sẽ kiểm tra và xuất báo cáo số dư của tất cả các tài khoản này Nếu phát hiện số dư khác 0, cần lập tức báo cáo, in sao kê và xác định nguyên nhân để xử lý kịp thời.
Hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán chi tiết tại Ngân hàng Công thương được tổ chức một cách khoa học, đơn giản và hiệu quả Điều này không chỉ phù hợp với tình hình hoạt động của ngân hàng mà còn đáp ứng tốt các yêu cầu của công tác kế toán và kiểm tra kiểm soát nội bộ.
1 MB 01/HĐQT - NHCT01 Bảng cân đối TK kế toán nội bảng
2 MB 02/ HĐQT - NHCT01 Báo cáo doanh số quyết toán năm
3 MB 03/ HĐQT - NHCT01 Sao kê doanh số báo cáo cân đối nội bảng
4 MB 04/ HĐQT - NHCT01 Bảng cân đối TK kế toán ngoại bảng
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu kiểm tra kiểm soát nội bộ tại hệ thống VietinBank chi nhánh Hải Dương
bộ tại hệ thống VietinBank chi nhánh Hải Dương
BCTC là báo cáo tổng hợp phản ánh tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ Báo cáo kế toán tài chính giúp các bên quan tâm như chủ doanh nghiệp, nhà đầu tư, nhà cho vay và cơ quan thuế hiểu rõ khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp Nội dung của Bảng cân đối tài khoản kế toán được thể hiện qua các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản, được phân loại và sắp xếp theo từng mục cụ thể Các chỉ tiêu này được mã hóa để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và xử lý trên máy tính, với số liệu được ghi nhận theo số đầu năm và số cuối kỳ.
Hàng năm, các chi nhánh Ngân hàng Công thương lập danh mục biểu mẫu quyết toán phục vụ cho công tác quyết toán Các mẫu biểu và cách thực hiện đã được Ngân hàng Công thương ban hành trong các văn bản hướng dẫn chung cho toàn hệ thống Tổng Giám đốc Ngân hàng sẽ gửi văn bản chỉ đạo về công tác quyết toán hàng năm, quy định cụ thể về thời gian và hạn gửi báo cáo đến các đơn vị trực thuộc Số lượng và mẫu biểu báo cáo có thể thay đổi theo từng năm, không có quy định cứng về các loại báo cáo Hiện tại, Vietinbank và chi nhánh Vietinbank Hải Dương đang áp dụng các loại báo cáo phù hợp với quy định.
Bảng 17.1: Bảng tổng hợp các mẫu biểu dùng để báo cáo kế toán tại
TT MÃ SÓ TÊN MẪU BIỂU
7 MB 01/ HĐQT - NHCT03 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
8 MB 02/ HĐQT - NHCT03 Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ NSNN
9 MB 01/ HĐQT - NHCT04 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
10 MB 01/ HĐQT - NHCT05 Thuyết minh báo cáo tài chính
11 MB02/ HĐQT - NHCT05 Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ
12 MB 03/ HĐQT - NHCT05 Báo cáo tình hình tăng giảm vốn ĐTXDCB & mua sắm
13 MB 04/ HĐQT - NHCT05 Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định từ nguồn
14 MB 05/ HĐQT - NHCT05 Báo cáo tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
15 MB 06/ HĐQT - NHCT05 Báo cáo tình hình thu nhập của cán bộ công nhân viên
16 MB 07/ HĐQT - NHCT05 Báo cáo tổng hợp tình hình dư nợ tín dụng
17 MB 08/ HĐQT - NHCT05 Báo cáo tình hình tăng giảm nguồn vốn và sử dụng vốn
18 MB 01/NB- NHCT 01 Báo cáo kiểm kê tiền mặt tại quĩ
19 MB 02/ NB- NHCT 01 Báo cáo kiểm kê chứng từ có giá trị ngoại tệ tại quỹ
20 MB 05/ NB- NHCT 01 Báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng
23 MB 03/ NB- NHCT 04 Báo cáo sao kê chi tiết số dư nợ cho vay khách hàng là
24 MB 05/ NB- NHCT 04 Báo cáo chi tiết tình hình dư nợ cho vay theo chỉ định
25 MB 06/ NB- NHCT 04 Báo cáo chi tiết tình hình dư nợ cho vay theo KHNN
26 MB 09/ NB- NHCT 04 Báo cáo chi tiết tình hình nợ xấu
27 MB 01/NB- NHCT 05 Báo cáo tổng hợp số dư bảo lãnh các loại theo KH
28 MB 03/ NB- NHCT 05 Báo cáo sao kê chi tiết số dư bảo lãnh
Báo cáo tình hình các khoản nợ gốc, lãi của khách hàng được xử lý hạch toán ngoại bảng
Báo cáo kiểm kê hồ sơ, tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng tại Chi nhánh
31 MB 01/NB- NHCT 09 Báo cáo tình hình trích lập DPRR tín dụng trong năm
32 MB 02/ NB- NHCT 09 Báo cáo chi tiết sử dụng quĩ dự phòng rủi ro trong năm
33 MB 10/NB- NHCT 10 Báo cáo kiểm kê TSCĐ hình thành từ nguồn
34 MB 11/ NB- NHCT 10 Báo cáo kiểm kê công cụ lao động
35 MB 13/ NB- NHCT 10 Báo cáo chi tiết tài sản cố định trong năm
36 MB 15 NB- NHCT 10 Báo cáo sao kê chi tiết các khoản phải thu; phải trả
37 MB 02/NB- NHCT 17 Báo cáo tình hình huy động vốn tại Chi nhánh
38 MB 18/NB- NHCT 18 Báo cáo sao kê số dư điều chuyển vốn các loại
39 MB 22/NB- NHCT 22 Báo cáo tình hình nhận gán, xiết nợ phát mại tài sản
Các quy định cụ thể về thời gian gửi báo cáo như sau:
- Bảng cân đối kế toán tài khoản tháng 12: Bản điện tử gửi đến phòng Kế toán Trụ sở chính chậm nhất ngày 04/01, bản giấy gửi chậm nhất ngày 05/01
- Bảng cân đối tài khoản kế toán hàng năm: Bản điện tử gửi đến phòng Kế toán Trụ sở chính chậm nhất ngày 10/01, bản giấy gửi chậm nhất ngày 11/01
- Báo cáo quyết toán năm: Bản điện tử gửi đến phòng Kế toán Trụ sở chính chậm nhất ngày 15/01, bản giấy gửi chậm nhất ngày 20/01.
Theo quy định hiện hành, các Chi nhánh của Ngân hàng Công Thương không cần lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán hay báo cáo lưu chuyển tiền tệ gửi về Trụ sở chính Hàng năm, các Chi nhánh chỉ cần gửi báo cáo quyết toán tài chính cho Phòng Kế toán Trụ sở chính Báo cáo này là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của chi nhánh, từ đó giúp xác định định hướng và kế hoạch phát triển cho các năm tiếp theo.
Việc quy định số lượng và chủng loại báo cáo cùng thời gian gửi báo cáo tại Ngân hàng Công Thương hiện nay là hợp lý và khoa học, giúp truyền tải thông tin kịp thời và nhanh chóng Điều này cho phép Ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hoạt động của toàn hệ thống, từ đó đưa ra quyết định và chính sách kịp thời Sự phát triển của công nghệ thông tin tại chi nhánh đã giúp việc tổng hợp và luân chuyển báo cáo trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực, đồng thời hỗ trợ hiệu quả cho công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ.
Tổ chức hạch toán kế toán các phần hành đặc thù gắn với kiểm
kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Công thương Chi nhánh Hải Dương a về công tác tổ chức kế toán viên
Kế toán viên giao dịch đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho Chi nhánh khi tương tác với khách hàng, thực hiện nhiều nghiệp vụ kế toán đa dạng và phức tạp Tại Chi nhánh Hải Dương, các giao dịch viên kế toán được tổ chức theo quy định của Ngân hàng Công thương, đảm bảo công tác hạch toán chính xác và kiểm soát chặt chẽ Điều này giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, đồng thời bảo đảm an toàn tài sản và tài chính cho cả khách hàng lẫn ngân hàng.
Kế toán viên tại NHCT chi nhánh Hải Dương thực hiện nhiều nhiệm vụ như lập sổ tiết kiệm, nhận chứng từ giải ngân và chuyển tiền, đồng thời áp dụng mô hình giao dịch một cửa để nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng Họ cũng kiểm đếm các khoản tiền mặt vượt mức tại phòng Tiền tệ kho quỹ, phục vụ toàn bộ nhu cầu của khách hàng liên quan đến tiền gửi, vay, và ngoại tệ Ngoài ra, kế toán viên còn thực hiện kiểm soát tín dụng và lưu trữ hồ sơ giải ngân Ngân hàng đã ban hành quy định giao dịch một cửa nhằm quy định rõ trình tự công việc và trách nhiệm của từng bộ phận, từ đó giảm thiểu rủi ro trong giao dịch Về tổ chức kế toán thanh toán nội bộ, các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng lương, thưởng và các khoản thanh toán khác được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính của ngân hàng.
Quản lý các khoản phải thu và phải trả tại Vietinbank được thực hiện theo Quyết định số O9/QĐ-NHCT10 và số 12/QĐ-NHCT10, ban hành ngày 15/06/2004 Chi nhánh Hải Dương tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này, mở sổ theo dõi chi tiết từng khoản, loại và đối tượng, đồng thời kiểm tra phát sinh nợ có theo từng kỳ Kế toán thực hiện kiểm tra định kỳ về tình hình các khoản nợ, phân loại nợ và xử lý hạch toán lãi phạt, lãi chậm trả theo quy định của Ngân hàng Công thương.
Các khoản thanh toán lương, thanh toán các phụ cấp khác phải được hạch toán kịp thời, chính xác, theo đúng quy định của Ngân hàng Công thương, của
Bộ Tài chính và cán bộ kế toán phối hợp với cán bộ phụ trách tiền lương tại phòng Tổ chức hành chính để theo dõi các khoản lương và phụ cấp đã chi, nhằm thực hiện việc chuyển trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và kinh phí công đoàn đúng quy định Hàng năm, các khoản này sẽ được quyết toán với Bảo hiểm xã hội tỉnh và Công đoàn cấp trên Tại Chi nhánh phòng Tổ chức hành chính, sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng về các khoản phải thu, phải trả và các khoản trích nộp theo lương được thực hiện hàng tháng, dựa trên tiền lương ổn định của cán bộ viên chức, với hệ số lương ổn định là 1 và hệ số tăng thêm là 0.7.
NGƯƠI LẬP TRƯƠNG BỘ PHẬN
15% lương hệ số 1, BHYT 2% lương hệ số 1, KPCĐ 2% lương thực tế hệ số 1.7.
Kế toán cần theo dõi chi tiết các khoản phải trích, bao gồm cả phần đóng góp của cán bộ viên chức Cuối mỗi quý, các khoản này sẽ được chuyển trả cho tổ chức bảo hiểm xã hội (BHXH) để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Kế toán tài sản đóng vai trò quan trọng trong kế toán nội bộ, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý số lượng cũng như giá trị tài sản hiện tại của Ngân hàng Công thương Công việc này bao gồm việc giám sát biến động về số lượng và giá trị tài sản cố định, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, giá trị xây dựng cơ bản dở dang, cùng với các hoạt động mua sắm và thanh lý tài sản cố định Dưới đây là một số mẫu báo cáo theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định mà Chi nhánh đang áp dụng.
BẢNG CHI TIẾT KHẤU HAO TSCĐ/PHÂN BỔ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC
Người lập Trưởng bộ phận
Mau biểu 17.4: Mau báo cáo chi tiết KH TSCĐ tại Vietinbank Hải Dương (Nguồn: Quyết định số 235/2005/QĐ-HĐQT-NHCT ngày 21/03/2005)
BẢNG THEO DÕI KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Loại tài sản: Nguyên giá:
Bắt đầu khấu hao tháng:
Số tiền khấu hao cơ bản một quý:
1 Quyền sử dụng đất có thời hạn Theo thời hạn đuợc giao
2“ Quyền sử dụng đất không thời hạn Không trích khấu hao
3 Bản quyền, bằng sáng chế 5 năm Ã
~ Phần mềm máy vi tính 5 năm
5 Tài sản cố định vô hình khác 3 năm
B Tài sản cố định hữu hình
1 Nhà cửa, vật kiến trúc 5-40 năm
2 - Máy móc, thiết bị 3-7 năm
3 Phuơng tiện vận tải 6 - 7 năm Ã
Thiết bị, dụng cụ quản lý 4-7 năm
5 Tài sản cố định hữu hình khác 4 năm
Mau biểu 17.5 là bảng theo dõi khấu hao TSCĐ tại Vietinbank Hải Dương, được thực hiện theo Quyết định số 235/2005/QĐ-HĐQT-NHCT ngày 21/03/2005 Để đảm bảo công tác hạch toán khấu hao TSCĐ được thực hiện thống nhất và đúng quy định pháp luật, Vietinbank áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng dựa trên nguyên giá và thời hạn sử dụng của TSCĐ Việc hạch toán nguyên giá và thời gian sử dụng của TSCĐ được thực hiện theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cùng với hướng dẫn chi tiết cho từng ngành Vietinbank cũng đã xác định thời gian sử dụng ước tính cho các loại tài sản cụ thể.
Bảng 17.2 quy định thời hạn sử dụng tài sản cố định (TSCĐ) tại Vietinbank, yêu cầu quy trình mua sắm, thanh lý và sửa chữa phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của Ngân hàng Công thương Mọi hoạt động mua sắm TSCĐ đều phải được lập kế hoạch, dự toán chi phí, và báo giá, đồng thời đảm bảo các khoản thu chi được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền Tài sản cố định và công cụ dụng cụ phải được nhập kho và theo dõi bằng sổ kho, với việc xuất kho chỉ thực hiện khi có tờ trình từ phòng chủ quản được phê duyệt Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được đảm bảo trong quá trình mua sắm, với người mua và người duyệt tách biệt Kế toán viên có trách nhiệm mở sổ chi tiết theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, phối hợp với phòng Tổ chức hành chính Hàng năm, trước khi khóa sổ kế toán tài chính, phòng Tổ chức hành chính và phòng Kế toán tiến hành kiểm kê tài sản cố định, đảm bảo sự khớp đúng giữa số lượng thực tế và sổ sách, ghi chép lại mọi sai lệch và tìm nguyên nhân để báo cáo cấp thẩm quyền Đồng thời, cần phát hiện tài sản hư hỏng để kịp thời thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản không còn nhu cầu sử dụng.
Ngân hàng Công thương quản lý tài sản toàn hệ thống thông qua báo cáo kiểm kê định kỳ tài sản cố định từ các chi nhánh Mọi hoạt động mua sắm, chuyển nhượng và thanh lý tài sản cố định cần tuân thủ quy trình quy định để đảm bảo an toàn cho tài sản của hệ thống.
- Mua sắm tài sản cố định: Thực hiện theo Luật Đấu thầu
- Mua sắm Công cụ dụng cụ: Thực hiện theo Luật Đấu thầu đối với các
Khi mua sắm công cụ dụng cụ có giá trị dưới 200 triệu đồng, cần hoàn thiện bộ hồ sơ bao gồm: kế hoạch mua sắm được phê duyệt hàng năm, tờ trình đề nghị mua sắm, báo giá cạnh tranh từ ít nhất hai nhà cung cấp, biên bản họp lựa chọn nhà cung cấp, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán lẻ, hóa đơn vận chuyển hoặc hợp đồng vận chuyển, bảng kê giao nhận công cụ dụng cụ, hợp đồng kinh tế mua sắm tài sản, biên bản nghiệm thu sản phẩm và biên bản bàn giao sản phẩm.
- Thanh lý tài sản cố định: Để bán tài sản cố định, tài sản cố định phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Tài sản thanh lý là những tài sản đã hư hỏng, không còn khả năng sử dụng, hoặc đã trở nên lạc hậu, lỗi thời, không thể tiếp tục sử dụng được.
Tài sản nhượng bán là những tài sản vẫn giữ giá trị sử dụng, nhưng do đặc thù công việc, không còn nhu cầu sử dụng Việc nhượng bán những tài sản này giúp thu hồi vốn đầu tư ban đầu.
Khi tiến hành thanh lý và nhượng bán tài sản, hội đồng thanh lý sẽ đánh giá mức độ hư hỏng, giá trị còn lại và giá trị sử dụng của tài sản cố định Kết quả đánh giá này sẽ được ghi vào biên bản của hội đồng và kèm theo kế hoạch thanh lý tài sản.
Hồ sơ thanh lý tài sản bao gồm tờ trình đề nghị thanh lý tài sản cố định do phòng chủ quản gửi và được cấp có thẩm quyền phê duyệt, cùng với biên bản đánh giá tình trạng tài sản được Hội đồng thanh lý tài sản phê duyệt.
Ngân hàng Công thương quy định rằng vào ngày 26 của tháng cuối cùng trong quý, hệ thống BDS sẽ tự động trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí của đơn vị Kế toán viên cần theo dõi để đảm bảo sự khớp đúng giữa số tiền khấu hao tự động và số tiền theo dõi thủ công qua báo cáo khấu hao tài sản cố định Việc này bao gồm việc cập nhật số liệu khấu hao vào thẻ kho và thẻ tài sản cố định, đồng thời phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót Quá trình trích khấu hao bắt đầu từ ngày tài sản cố định được đưa vào sử dụng và sẽ dừng lại khi tài sản cố định giảm, thanh lý hoặc nhượng bán.
Tổ chức bộ máy kế toán gắn với kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Công thương chi nhánh Hải Dương
hàng Công thương chi nhánh Hải Dương
Vietinbank Hải Dương sử dụng mô hình kế toán phân toán với dữ liệu được tập trung tại phòng Kế toán trụ sở chính Các phòng kế toán tại các phòng giao dịch và quỹ tiết kiệm thực hiện hạch toán toàn bộ giao dịch phát sinh và hàng tháng tổng hợp, báo cáo về phòng Kế toán tại trụ sở chính.
Trong phòng Kế toán, mỗi cá nhân đều có quyền hạn và chức năng nhiệm vụ được quy định rõ ràng, nhằm tối ưu hóa năng lực của từng người Việc phân công công việc phù hợp giúp tận dụng điểm mạnh và hạn chế điểm yếu, từ đó giảm thiểu chi phí nhân lực Hiện nay, công tác tổ chức trong phòng Kế toán đã được thực hiện tương đối hoàn thiện.
Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm báo cáo với Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động của phòng, bao gồm việc tổ chức và phân công nhiệm vụ cho cán bộ Ngoài ra, trưởng phòng cũng phải nghiên cứu và triển khai các văn bản chế độ từ Trụ sở chính đến các cán bộ liên quan, đồng thời kiểm soát trực tiếp các giao dịch liên quan đến mua bán và thu chi nội bộ.
Các phó phòng kế toán hỗ trợ Trưởng phòng kế toán trong việc điều hành và quản lý các hoạt động hàng ngày Họ thay mặt Trưởng phòng khi vắng mặt, phê duyệt chứng từ và giao dịch của nhân viên Đồng thời, phó phòng cũng thực hiện kiểm soát báo cáo, hậu kiểm và kế toán nội bộ theo nhiệm vụ được phân công trong từng giai đoạn cụ thể.
Bộ phận hậu kiểm bao gồm các cán bộ dày dạn kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực nghiệp vụ, với nhiệm vụ chính là tiếp nhận và sắp xếp chứng từ theo quy định từ các giao dịch viên Họ thực hiện việc kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và chính xác của các chứng từ, đồng thời đối chiếu hồ sơ giấy với hồ sơ máy cho các bút toán hạch toán tự động Ngoài ra, bộ phận này còn đảm bảo sự khớp đúng giữa báo cáo cuối ngày và các số liệu tổng hợp trên Bảng cân đối kế toán với các số liệu chi tiết tại từng thời điểm nhất định.
Bộ phận kế toán giao dịch gồm các giao dịch viên một cửa, có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi và tiền vay tại phòng.
Bộ phận kế toán nội bộ đảm nhận việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh không liên quan đến khách hàng, bao gồm quản lý các khoản thu chi nội bộ, theo dõi các khoản phải thu và phải trả, cũng như thực hiện các giao dịch liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ.
Bộ phận điện toán gồm hai cán bộ chuyên trách cập nhật, sửa chữa và bảo dưỡng phần mềm máy tính Họ thực hiện việc kết xuất và in ấn các báo cáo theo yêu cầu từ hệ thống quản lý điện tử, đồng thời đảm bảo trách nhiệm liên quan đến cơ sở vật chất kỹ thuật của Chi nhánh.
Bố trí nhân sự hiện tại rất hợp lý, giúp tiết kiệm nguồn lực, nâng cao hiệu quả và năng suất lao động, đồng thời giảm chi phí cho Chi nhánh.