Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán

Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán và kế toán AAC thực hiện đối với khách hàng XYZ

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Khóa luận tốt nghiệp Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán và kế toán AAC thực hiện đối với khách hàng XYZ GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hả SVTH: Bùi Thị Hà Thu SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán trong kiểm toán BCTC. 4 I. Khái quát chung về chu trình mua vào và thanh toán 4 I. Tổng quan về công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC 34 SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Nhận thức về tầm quan trọng của việc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty Kiểm toán và kế toán AAC, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán và kế toán AAC thực hiện đối với khách hàng XYZ” để đi sâu vào nghiên cứu, tìm tòi học tập. Em xin chân thành cảm ơn tập thể Quý thầy cô giáo khoa Kế Toán trường Đại học Duy Tân đã tận tình giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt thời gian ngồi trên ghế nhà trường. Đặc biệt là thầy giáo Phan Thanh Hải, người đã tận tình trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC, cùng các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em có cơ hội tiếp cận với thực tế công việc kiểm toán và nhiệt tình giúp đỡ em hoàn chỉnh hơn khóa luận tốt nghiệp này. Một lần nữa, em xin gửi đến tất cả lời cảm ơn chân thành và những lời chúc tốt đẹp nhất. Đà Nẵng, ngày 19 tháng 4 năm 2011 Sinh viên Bùi Thị Hà Thu SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán trong kiểm toán BCTC I. Khái quát chung về chu trình mua vào và thanh toán I.1 Kiểm toán tài chính I.1.1 Khái niệm kiểm toán BCTC: Theo chuẩn mực kiểm toán số 200: Kiểm toán tài chính là việc thu nhập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán của các KTV để nhằm xác tính trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu của BCTC. I.1.2. Mục tiêu kiểm toán BCTC: Theo VAS 200 thì mục tiêu của một cuộc kiểm toán tài chính là đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hay không? Có tuân thủ pháp luật liên quan, có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không?. Ngoài ra, kết quả của kiểm toán BCTC còn chỉ ra những hạn chế, tồn tại giúp đơn vị được kiểm toán có biện pháp xử lý, điều chỉnh, khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính. I.1.3 Phương pháp kiểm toán: Do đặc điểm của đối tượng về quan hệ chủ thể-khách thể kiểm toán, kiểm toán tài chính thường sử dụng tổng hợp các phương pháp kiểm toán cơ bản để hình thành các thử nghiệm kiểm toán nhằm tìm hiểu và đánh giá tình hình hoạt động của hiệu lực kiểm soát nội bộ. Trên cơ sở đó phải cụ thể hóa các phương pháp cơ bản này trong việc hình thành các bằng chứng kiểm toán. Kiểm toán báo cáo tài chính sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ. I.2 Bản chất, chức năng của chu trình mua vào và thanh toán I.2.1 Bản chất của chu trình Mua vào và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa hay dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nghiệp vụ này thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng của người có trách nhiệm tại bộ phận cần mua hàng hóa hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ được nhận. Có thể khái quát quá trình vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán qua sơ đồ: SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải I.2.2 Chức năng của chu trình SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 5 Nhu cầu hàng hóa dịch vụ Bộ phận kế hoạch Ghi sổ chứng từ Kế toán Nhập kho Kế hoạch cung ứng Lưu trữ bảo quản chứng từ Ký duyệt chứng từ Khai thác hàng hóa dịch vụ Bộ phận cung ứng Trưởn g bộ phận cung ứng Lập chứng từ kho hàng Thủ kho Cán bộ thu mua hh, dv Đối với nghiệp vụ mua hàng Ghi sổ chứng từ Lưu trữ bảo quản chứng từ Ký duyệt chứng từ Duyệt chứng từ thanh toán Chi quỹ Đối với nghiệp vụ thanh toán Nhu cầu thanh toán kế Hoạch thanh toán Kế toán thanh toán Lập chứng từ thanh toán Nhân viên thanh toán Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng Thủ quỹ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Bất kỳ cuộc kiểm toán BCTC nào nói chung và kiểm toán khoản mục, chu kỳ nào trong kiểm toán BCTC nói riêng thì KTV phải hiểu được các quá trình chức năng của nó. Khi kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán kiểm toán viên phải hiểu được chu trình này diễn ra bao nhiêu khâu, bao nhiêu giai đoạn, chức năng của mỗi khâu, mỗi giai đoạn và quá trình kiểm soát nội bộ gắn liền với từng khâu, từng giai đoạn của chu trình mua vào và thanh toán như thế nào, qua đó mới thể hiện được các kỹ thuật kiểm toán nhằm đạt được mục tiêu kiểm toán đặt ra. Thông thường, các chức năng và quá trình kiểm toán nội bộ gắn liền với từng giai đoạn hay từng chức năng của chu trình mua vào và thanh toán diễn ra theo các giai đoạn được sắp xếp theo trình tự sau đây: I.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán Bắt đầu của chu trình mua hàng hóa, tài sản và thanh toán là từ kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạo DN phê duyệt hay từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu sử dụng tài sản, vật tư, hàng hóa hay dịch vụ (bộ phận trực tiếp sản xuất thường đề nghị mua tài sản, vật tư, Bộ phận văn phòng đề nghị mua dịch vụ, sửa chữa …). Các đơn đề nghị mua hàng phải đúng thực tế và phải được phê duyệt, kế hoạch mua hàng phải được xây dựng trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch mua và giấy đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt, bộ phận chức năng (phòng vật tư) của doanh nghiệp phải tiến hành xử lý đơn đề nghị mua hàng và triển khai, thực hiện kế hoạch mua hàng. Công việc đầu tiên của bộ phân này là phải lên được đơn đặt hàng. Từ đơn đặt mua hàng, bộ phận chức năng (phòng vật tư) của DN xúc tiến công việc mua hàng. Sau khi đã tìm và lựa chọn được người bán, hai bên soạn dự thảo hợp đồng và đi đến chấp nhận phải trình lãnh đạo doanh nghiệp ký duyệt. I.2.2.2 Nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ và kiểm nghiệm SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Căn cứ vào hợp đồng mua bán đã ký kết về số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn giao hàng, bên bán làm giấy báo nhận hàng và thông báo cho bên mua. Nhận được giấy báo này, bên mua phải tổ chức bộ phận nhận vật tư, tài sản, hàng hóa theo phương thức tự vận chuyển hay thuê vận chuyển. Nếu nhận hàng ở phạm vi ngoài doanh nghiệp thì DN cũng phải bố trí người nhận hàng phải có đủ hiểu biết và kinh nghiệm về hàng hóa, tài sản và kinh nghiệm tiếp nhận. Khi nhận hàng cũng phải lập biên bản giao nhận hàng, phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Nếu nhận hàng ở phạm vi trong DN thì DN cũng phải thành lập bộ phận kiểm nghiệm, bộ phận này có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và phải hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác như bộ phận đi mua, thủ kho, kế toán. Khi bộ phận đi mua hàng về đến DN phải nộp ngay hóa đơn cho phòng kế toán để kế toán làm căn cứ ghi sổ nợ phải trả cho người bán. Sau khi vật tư, tài sản, hàng hóa được kiểm nghiệm, bộ phận kiểm nghiệm phải lập biên bản kiểm nghiệm. Sau khi nhập hàng, thủ kho phải ghi thẻ kho đồng thời phải chuyển phiếu nhập kho lên cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết và tổng hợp của các tài khoản vật tư, tài sản, hàng hóa mua vào. I.2.2.3 Ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán Phiếu nhập kho vật tư thủ kho chuyển lên và hóa đơn mua hàng do bộ phận đi mua hàng nộp vào là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, tổng hợp về vật tư và công nợ phải trả cho người bán. Khi nhận được các chứng từ, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, kế toán phải kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu, so sánh số lượng, mẫu mã, chứng từ vận chuyển với thông tin trên đơn đặt mua hàn và báo cáo nhận hàng. Sau khi kiểm tra phải ghi ngay, kịp thời vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng đối tượng bán và các tài khoản vật tư, tài sản, hàng hóa mua vào. I.2.2.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Căn cứ vào thời hạn thanh toán trong hợp đồng, DN phải lam thủ tục thanh toán cho người bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Sau khi đã có phiếu chi hợp lệ hoặc giấy báo nợ ngân hàng, kế toán phải ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải trả theo đúng đối tượng bán hàng, đúng chuyến hàng và đúng chứng từ, hóa đơn được thanh toán. SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Trong chức năng này, quá trình kiểm soát nội bộ chỉ được đảm bảo khi người ký duyệt phải đúng thẩm quyền, phải tách biệt chức năng kế toán với chức năng ký duyệt, quy trình thanh toán phải đúng trình tự. I.3 Kế toán chu trình mua vào và thanh toán I.3.1 Chứng từ sử dụng Giấy đề nghị mua hàng: Giấy này được lập bởi các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa, dịch vụ,… Giấy đề nghị này được gửi lên cấp trên (thủ trưởng, ban giám đôc, trưởng phòng) phê duyệt. Đơn đặt hàng (lệnh mua): Sau khi giấy đề nghị mua hàng được phê duyệt thì nó được bộ phận mua hàng chuyển thành đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải • Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hay nghiệm thu dịch vụ): Chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp và chuyển cho người mua (bộ phận mua hàng) của DN ký nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thực tế. • Phiếu nhận hàng: được lập bởi bộ phận nhận hàng sau khi đã nhận hàng và kiểm tra hàng • Hóa đơn bán hàng: do nhà cung cấp lập để chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và là căn cứ để yêu cầu người mua phải thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà họ đã cung cấp. I.3.2 Tài khoản sử dụng Chu trình mua vào và thanh toán bao gồm hai loại nghiệp vụ: nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ và nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp. Để ghi chép và phản ánh sự biến động của các thông tin trong chu trình này kế toán sử dụng một số lượng lớn các tài khoản sau:  Các tài khoản hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156  Các tài khoản TSCĐ: TK 211, TK 213, TK 214  Tài khoản phải trả người bán: TK 311  Tài khoản chi phí trả trước: TK 142  Các tài khoản chi phí: 621, 627, 641, 642  Các tài khoản tiền: 111, 112, 113 I.3.3 Những hành vi gian lận, sai sót xảy ra trong chu trình mua vào và  Thủ tục nhập kho báo sổ tiến hành chậm hơn so với bút toán trả tiền tại 31/12 làm cho TK 331 có số dư Nợ nhưng thực chất đây không phải là khoản trả trước cho người bán.  Thiếu sự đối chiếu xác nhận định kỳ.  Hạch toán tài sản, vật tư, hàng hóa mua vào không đúng kỳ, thường hạch toán số hàng mua của kỳ sau vào kỳ trước để được thuế đầu ra sớm hơn.  Đơn vị có thể khai thấp hơn các khoản nợ phải trả làm tình hình tài chính của đơn vị có thể tốt hơn trên thực tế, dẫn đến các khoản chi phí không được ghi nhận đầy đủ làm giảm chi phí của đơn vị và làm lợi nhuận tăng giả tạo. SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải  Ngược lại với việc khai thiếu các khoản nợ phải trả, đó là khai khống các khoản nợ phải trả, làm cho các khoản nợ này tăng cao, doanh nghiệp có thể ghi chép các nghiệp vụ trên thực tế không xảy ra vào sổ sách kế toán với mục đích tăng chi phí giảm lợi nhuận.  DN mua hàng bằng ngoại tệ thường qui đổi ra tỷ giá cao hơn so với quy định nhằm mục đích tăng thuế đầu vào được khấu trừ.  Đơn vị chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả người bán có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên NH tại thời điểm lập BCTC.  Đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc một hóa đơn có thể được sử dụng để thanh toán hai lần. II. KSNB đối với chu trình mua vào và thanh toán II.1 Nguyên tắc hạch toán chu trình mua vào và thanh toán II.1.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán mua hàng • Giá gốc hàng mua tính theo nguồn nhập, phải theo dõi, phản ánh riêng biệt giá mua và chi phí thu mua. • Tính giá trị hàng xuất kho thực hiện 1 trong 4 phương pháp  Phương pháp giá đích danh  Phương pháp bình quân gia quyền  Phương pháp nhập trước, xuất trước.  Phương pháp nhập sau, xuất trước • Chi phí thu mua trong kỳ tính cho hàng tiêu tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ. Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua phải nhất quán. • Kế toán chi tiết hàng hóa thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa. II.1.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán nợ phải trả • Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp phải được theo dõi chi tiết số nợ phải trả, số nợ đã trả theo từng chủ nợ. • Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp phải được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phải trả. SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 10 [...]... Kiểm toán và Kế toán AAC là một Công ty kiểm toán độc lập hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán và tư vấn tài chính Với quá trình hoạt động 15 năm, hiện nay Công ty đang có một đội ngũ kiểm toán viên và nhân viên chuyên nghiệp có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán I.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Kiểm toán và kế toán Công ty Kiểm toán và kế toán. .. đầy đủ  Kiểm toán viên có thể kiểm tra mẫu một số các nghiệp vụ mua hàng bằng cách xem các phiếu mua hàng có được lập và phê duyệt không, kiểm tra các số thự tự trên đơn đặt hàng, kiểm tra các hợp đồng mua bán, hóa đơn nhà cung cấp  Kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ chi tiết và sổ cái xem có khớp đúng không III Kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán III.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán III.1.1... KTV trình bày theo mẫu B440 (Xem Phụ lục 27) SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 33 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Phần 2 - Thực tế công tác kiểm toán quy trình mua vào và thanh toán tại công ty kiểm toán AAC I Tổng quan về công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC Tên công ty: Công ty Kiểm toán và kế toán AAC Tên giao dịch đối ngoại: Auditing and Accounting Company Tên viết tắt: AAC Công ty Kiểm. .. cho quá trình luân chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, hình thức thanh toán cho người bán được rõ ràng, chính xác II.2.2 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát II.2.2.1 Đối với quá trình mua hàng  Kiểm tra thứ tự và tính liên tục của các đơn đặt hàng trong kỳ  Kiểm tra chức năng, sự độc lập của các nhân viên mua hàng, thủ kho, kế toán  Chọn mẫu một số hóa đơn kiểm tra sự xét duyệt trên đơn đặt hàng. .. Ai-len, Úc và có nhiều năm kinh nghiệm thực tiễn về kiểm toán và tư vấn tài chính-kế toán- thuế ở Việt Nam và quốc tế AAC có 100% đội ngũ kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên cao cấp được đào tạo trực tiếp bởi các chuyên gia cao cấp về kiểm toán của Cộng đồng SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 34 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Châu Âu thông qua chương trình hợp tác về kiểm toán và kế toán của... theo Chu n mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và sai sót” (VAS 29) Khi nhận thấy những thay đổi trong các chính sách kế toán và/ hoặc các ước tính kế toán và/ hoặc sửa chữa các sai sót có ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC năm nay và/ hoặc các năm trước thì KTV phải ghi chép lại và tổng hợp vào kế hoạch kiểm toán và trao đổi với trưởng nhóm kiểm toán hoặc thành viên BGĐ phụ trách cuộc kiểm. .. kiểm toán (Trường hợp 2 công ty cùng thực hiện một cuộc kiểm toán) ; • A212 - Thư hẹn kiểm toán Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán theo thoả thuận, các bên giao kết phải làm thủ tục thanh lý hợp đồng và lập “Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán theo Mẫu A213 SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 13 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải Để công việc kiểm toán được tiến hành thuận lợi và có sự chu n... thủ tục kiểm toán theo quy định KTV lập theo mẫu: • B310 - Báo cáo kiểm toán (dạng chấp nhận toàn phần) B311 - Báo cáo kiểm toán (dạng chấp nhận từng phần do hạn chế phạm vi kiểm toán) • B312 - Báo cáo kiểm toán (dạng chấp nhận từng phần do bất đồng trong xử lý) • • B313 - Báo cáo kiểm toán (dạng từ chối đưa ra ý kiến) • B314 - Báo cáo kiểm toán (dạng trái ngược) III.3.4 Tổng hợp kết quả kiểm toán Tổng... toán, Thư gửi khách hàng về kế hoạch kiểm toán, danh mục tài liệu cần khách hàng cung cấp Hình thức giao kết: bằng văn bản dưới hình thức: “Hợp đồng kiểm toán và một số dịch vụ tư vấn không thường xuyên, thực hiện trong thời gian ngắn thì có thể giao kết dưới hình thức “Thư hẹn kiểm toán Hợp đồng kiểm toán và thư hẹn kiểm toán được trình bày theo các mẫu: • A210 - Hợp đồng kiểm toán (Trường hợp thông... hoạch kiểm toán Tổng hợp các nội dung chính từ các Mẫu A210, A310, A510, A400, A600, A710 và A810 của các phần trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Đồng thời, SVTH: Bùi Thị Hà Thu Trang 23 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NCS.ThS Phan Thanh Hải tóm tắt các vấn đề từ cuộc kiểm toán năm trước mang sang (từ Mẫu B410 của hồ sơ kiểm toán năm trước) và đưa ra hướng giải quy t trong cuộc kiểm toán năm nay KTV trình