BÁO cáo kết QUẢ THỰC tập và THỰC TRẠNG QUY TRÌNH tổ CHỨC sự KIỆN tại CÔNG TY FOCUS EVENTS (2)

LỜI MỞ ĐẦUTrước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy Bùi KimLuận – giảng viên cố vấn, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian qua.Trong thời

VIỆN ĐÀO TẠO & NGHIÊN CỨU DU LỊCH

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆPBÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY

VIỆN ĐÀO TẠO & NGHIÊN CỨU DU LỊCH

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆPBÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS EVENTS 3

1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty Focus Events 3

1.1.1 Tầm nhìn và sứ mệnh 4

1.1.2 Giá trị cốt lõi 4

1.1.3 Hệ thống dịch vụ tại công ty Focus Events 5

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Focus Events 5

1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Focus Events 6

1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Focus Events 6

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Focus Events 6

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS .10 2.1 Giới thiệu về phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events 10

2.1.1 Sơ lược về phòng tổ chức sự kiện 10

2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện 10

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện 11

2.1.4 Tình hình lao động tại phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events 13

2.1.5 Cơ sở vật chất kỷ thuật tại phòng sự kiện 16

2.2 Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm đạt được tại công ty Focus Events 16

2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện 16

2.2.2 Kinh nghiệm đạt được 17

2.2.3 .Những thành công và hạn chế của bản thân trong quá trình thực tập 18

2.3.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện 19

2.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events 20

2.4 Những đánh giá ưu và nhược điểm của quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events 26

2.4.1 Ưu điểm 26

2.4.2 Nhược điểm 27

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS 28

3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty Focus Events 28

3.1.1 Mục tiêu kinh doanh của công ty Focus Events 28

3.1.2 Phương hướng của công ty Focus Events 28

3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events 29

KẾT LUẬN 40

Bảng 2.1 Lao động tại phòng sự kiện theo giới tính 1

Bảng 2.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi 14

Bảng 2.3 Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ chuyên môn 15

Bảng 2.4 Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ ngoại ngữ 15

Bảng 2.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng sự kiện 16

Bảng 2.6 Các nhiệm vụ thực hiện trong thời gian thực tập tại công ty Focus Events 16

Bảng 2.7 Bảng kế hoạch lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD 21

Bảng 2.8 Bảng kịch bản lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD 22

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Focus Events 6

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện công ty Focus Events 10 Hình 1.1 Logo của công ty Focus Events 3

LỜI MỞ ĐẦU

Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy Bùi KimLuận – giảng viên cố vấn, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian qua.Trong thời gian thực tập tại công ty Forcus Events, cùng với sự hướng dẫn của anh Lê VănPhong – giám đốc công ty Focus Events, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế(công việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan

hệ, xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát về hoạt động kinh doanh cũng như hoạtđộng marketing trong một doanh nghiệp cụ thể, đặt trong điều kiện thực tế tại Việt Nam Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan

hệ quốc tế hiện đại Việt Nam ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng với thế giới là điềukiện thuận lợi để phát triển kinh tế, mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp trongnước.Tuy nhiên, những khó khăn và thách thức không nhỏ đòi hỏi các doanh nghiệp phảitìm ra cho mình một hướng đi đúng đắn để chiếm lĩnh ưu thế trên thị trường và kinh doanh

có hiệu quả

Marketing ngày càng trở nên quan trọng, nó đã góp phần vào thành công và đem đếncho doanh nghiệp sự năng động, tính linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận thịtrường nhanh chóng Hoạt động tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt độngtruyền thông mà các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng nhằm truyền tải thông điệp và định vịthương hiệu của mình trong tâm trí khách hàng mục tiêu

Trong thời điểm kinh tế toàn cầu đang bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi đại dịchCOVID-19, Việt Nam cũng là một quốc gia đang trong thời kỳ hội nhập không tránh khỏi

bị ít nhiều ảnh hưởng Việc duy trì và giữ vững vị thế trên thị trường là một trong nhữngvấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp hiện nay Khách hàng thực sự là thượng đế đốivới mỗi doanh nghiệp Vì thế, các hoạt động Marketing càng được doanh nghiệp chú trọnghơn, trong đó hoạt động tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ quan trọng củatruyền thông Công ty Focus Events là công ty chuyên về sự kiện, một trong những công ty

đi đầu trong lĩnh vực marketing, hỗ trợ các doanh nghiệp và các buổi họp, hội đàm,…trong tổ chức sự kiện và các hoạt động xung quanh tổ chức sự kiện Trong bản báo cáochuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện, cộng với nghiên cứu thựctiễn bằng quan sát, điều tra Xuất phát từ yêu cầu và mục đích trên qua thời gian tìm hiểu

tôi đã quyết định chọn đề tài “ Báo cáo kết quả thực tập và thực trạng quy trình tổ chức sự

kiện tại công ty Focus Events” nhằm nâng cao chất lượng của công ty

Kết cấu chuyên đề được chia làm 3 phần:

Chương 1: Khái quát về công ty Focus Events

Chương 2: Báo cáo kết quả thực tập và thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công

ty Focus Events

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty FocusEvents

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS EVENTS

1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty Focus Events

- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Quảng Cáo Truyền Thông Sự Kiện Focus

- Giám đốc: Lê Văn Phong

- Trụ sở: K153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hoà An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng

- Ngành nghề chính: Tổ chức sự kiện, giới thiệu và xúc tiến thương mại

- Ngành nghề kinh doanh khác:

 In ấn

 Dịch vụ liên quan đến in

 Hoàn thiện công trình xây dựng khác

 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận khác

 Hoạt động thiết kế chuyên dụng khác

- Số điện thoại: 090 557 5235

- Website: https://focusevent.vn/

- Email: focuseventdn@gmail.com

- Logo:

(Nguồn website Focusevent.vn)

Hình 1.1 Logo của công ty Focus Events

1.1.1 Tầm nhìn và sứ mệnh

a Tầm nhìn

Trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu, cung cấp tòandiện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanhnghiệp, tạo cầu nói hòa nhập nền kinh tế tòan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hànghóa đa quốc gia

b Sứ mệnh

Công ty thực hiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện trởthành đơn vị trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của ViệtNam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinh nghiệm trong lĩnh vựctruyền thông Đối với khách hàng: Là lựa chọn uy tín, đem đến những trải nghiệm du lịchkhác biệt và chất lượng để đáp ứng kì vọng của khách du lịch trong và ngoài nước

Đối với ngành du lịch: Góp phần gìn giữ và quảng bá hình ảnh du lịch Việt Nam.Song hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu và kỹ năng kinhdoanh khẳng định khát vọng sống

Đối với đội ngũ nhân viên: Tạo một môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên vớinhiều cơ hội và thử thách

1.1.2 Giá trị cốt lõi

Là nền tảng làm nên sự thành công của công ty, tạo môi trường và điều kiện tối đa đểmối cá nhân phát triển tối đa năng lực của mình Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầucung cấp dịch vụ hòan hảo Không ngừng nỗ lực đem lại cho khách hàng những trảinghiệm tốt nhất dựa trên dịch vụ chất lượng và quy trình chuyên nghiệp, luôn đặt mình vàođịa vị của khách hàng để thấu hiểu Xác định tầm nhìn cho tương lai, nhận định xu hướng

và các nhu cầu thị trường, không ngừng học hỏi để phát triển bền vững.Gia tăng giá trịkinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương hiệuXây dựng nguồn nhân lựcmạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát triển bền vững

1.1.3 Hệ thống dịch vụ tại công ty Focus Events

- Tổ chức sự kiện

- Cung cấp nhân sự sự kiện: MC, Ca sĩ, Diễn viên, Nhóm múa, nhóm nhảy, PG PB…

- Cung cấp thiết bị sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, ô dù, nhà bạt, sân khấu dàn không,máy chiếu màn hình…

- Xây dựng TVC Quảng cáo

- Dịch vụ Marketing Online: Google Adword, Facebook Marketing, EmailMarketing, Mobile Marketing, tư vấn Marketing Online tại doanh nghiệp

- Dịch vụ website: Thiết kế website, quản trị nội dung, Dịch vụ SEO google, chămsóc website

- Dịch vụ quay phim chụp hình

- PR: lên kế hoạch PR cho các doanh nghiệp

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Focus Events

Công ty Focus Events được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh số

0402046727 do chi cục thế khu vực Cẩm Lệ - Hòa Vang cấp ngày 17/06/2020 có trụ sở tạiK153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hoà An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng và công ty chính thức

đi vào hoạt động ngày 18/06/2020

Ban đầu từ lúc mới thành lập, công ty đã gặp nhiều khó khăn như: công ty mới cạnhtranh với các công ty lâu năm, nền tảng chưa vững chắc, ít khách hàng biết đến Nhưngnhờ sự kiên cường nổ lực với ý chí quyết tâm, tận dụng tốt nguồn nhân lực và các chínhsách công ty đã ngày càng phát triển và gặt hái thành tựu to lớn Sắp tới công ty sẽ khaitrương và đưa vào hoạt động chi nhánh đầu tiên tại TP Hồ Chí Minh, hướng đến mục tiêutrở thành công ty quảng bá truyền thông – tổ chức sự kiện và có quy mô hàng đầu tại ViệtNam để mang đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tốt nhất

1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Focus Events

1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Focus Events

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Focus Events 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Focus Events

Giám đốc:

Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kinh doanh của công ty, điều hành chung cácvấn đề của công ty, giải quyết các vấn đề chiến lược về đối nội, đối ngoại, ký kết các hợpđồng giữa công ty với các đối tác

- Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty

- Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty

- Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban

- Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên

- Giải quyết các vấn đề trong công ty

Trưởng phòng kinh doanh:

Là người chịu trách nhiệm điều phối đội ngũ kinh doanh, xây dựng các kế hoạchkinh hoạch và điều chỉnh các kế hoạch đó phù hợp với chỉ định của các cấp trên nhằm đạtmục tiêu doanh số

Nhiệm vụ trưởng phòng kinh doanh:

Giám đốc

Phòng kĩthuật

Phòng sựkiện

Phòngmarketing

Phòng kinh

doanh

(Nguồn nội bộ công ty Focus Events)

- Quản trị đội ngũ nhân viên, chịu trách nhiệm tuyển nhân viên kinh doanh mới, huấnluyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thương mại cho công ty

- Đảm bảo doanh thu theo chỉ tiêu được giao, phân phối công việc cho nhân viênkinh doanh,

- Phân loại tiêu chí khách hàng, thiết lập khả năng tiếp cận khách hàng, đào tạo nhânviên

- Tham dự các cuộc hội thảo tổ chức sự kiện, tri ân khách hàng

- Báo cáo thông tin phản hồi của khách hàng lên cấp trên, thu thập và thống kê nhữngthông tin phản hồi khách hàng, đọc và thống kê bản tin thương mại

- Kiếm nguồn khách hàng mới, cùng công ty xây dựng kế hoạch

- Là người thực hiện các hợp đồng và thanh lí hợp đồng

- Phát triển các dự án kinh doanh mới, thu thập cũng như đánh giá thông tin cạnhtranh thị trường cũng như nguồn khách tiềm năng, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng

- Giám sát tìm hiểu về sản phẩm bằng cách theo dõi kĩ thuật viên thực hiện bảo trợmáy móc cũng như thiết bị phụ tùng,…

- Thiết lập kế hoạch hoạt động cho kênh công ty, xét duyệt kế hoạch của nhân viênvới lịch làm theo tuần, tháng

- Dự báo nhu cầu, theo dõi ngân sách marketing, lập kế hoạch chi tiêu marketing,phân tích các biến động của thị trường để hoàn thành các mục tiêu tài chính của hoạt độngkinh doanh và marketing

- Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phát triển tệp khách hàng trung thành;khám phá insight người tiêu dùng, dự đoán những cơ hội kinh doanh mới, nghiên cứu vàphát triển sản phẩm

Trưởng phòng sự kiện:

Là người lên kế hoạch và thực hiện, chịu trách nhiệm về yếu tố sáng tạo, kỹ thuật hậucần Hoạt động đó bao gồm thiết kế sự kiện tổng thể, xây dựng thương hiệu, chiến lược tiếpthị truyền thông, sản xuất nghe nhìn, viết kịch bản,đàm phán và dịch vụ khách hàng

Nhiệm vụ:

- Lên kế hoạch cho phòng sự kiện

- Lên kịch bản cho chương trình

- Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty

- Giải quyết thắc mắc của khách hàng

- Training cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình

- Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình

- Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng sự kiện

- Đại diện phòng sự kiện để trình ý kiến cho giám đốc

- Lập kế hoạch, phương án kỹ thuật, danh mục, hạng mục cung cấp cho cho cácPhòng ban liên quan Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện sản xuất sản phẩmtheo đúng tiêu chuẩn.

- Trưởng phòng kỹ thuật cũng làm công tác lập hồ sơ lưu trữ dữ liệu, hồ sơ dự thầu,chuẩn bị ngân sách, đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm hoặc hỗ trợ phòngkinh doanh lập giá thầu, giá thành sản phẩm

- Bên cạnh việc đảm bảo quá trình vận hành máy móc thiết bị diễn ra đúng chu trình,suôn sẻ thì Trưởng phòng bộ phận này còn tìm ra các phương pháp cải tiến, nâng cao chấtlượng, sản phẩm của doanh nghiệp, lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị, công trình

- Quản lý an toàn kỹ thuật Xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng nhân sự, nângcao chuyên môn cho thành viên trong nhóm Phân bổ công việc cho nhân viên cấp dưới,chỉ đạo, hướng dẫn để họ hoàn thành tốt công việc của mình

- Làm việc với đối tác, tư vấn, giải thích các vấn đề về kỹ thuật cho khách hàng, nhàđầu tư cũng như giám đốc

- Xử lý tốt các sự cố, rủi ro phát sinh Đảm bảo công tác kỹ thuật luôn tuân thủ quytắc, tiêu chuẩn

- Ngoài các công việc chính kể trên thì Trưởng phòng kỹ thuật có trách nhiệm báocáo các công việc liên quan đến kỹ thuật, bộ phận quản lý của mình với ban giám đốc

- Xem xét, báo cáo, phê duyệt chi tiêu, thực thi các quy tắc và quyết định mua vậtliệu hoặc dịch vụ Đề xuất, phê duyệt hợp đồng, dự toán chi phí

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS

2.1 Giới thiệu về phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events

2.1.1 Sơ lược về phòng tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinhdoanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triễnlãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốncông chúng nhận thức được

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiệndiễn ra, từ khi nó bắt đắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc

Phòng tổ chức sự kiện là một trụ cột không thể thiếu của công ty Focus Events Đâycũng là bộ phận mà không thể nào vận hành riêng biệt các phần khác trong công ty, liênkết chặt chẽ với các phòng ban trong công ty thành một hệ thống thống nhất

Phòng tổ chức sự kiện lên kế hoạch , nội dung cho toàn bộ chương trình của kháchhàng hay sự kiện của công ty tự tổ chức Chạy khi chương trình khi chương trình có đượckhách hàng Đồng thời phòng event cũng có nhiệm vụ viết chương trình cho phòng kinhdoanh chạy

2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện

(Nguồn nội bộ công ty Focus Events)

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện công ty Focus Events

Trưởng phòng

Nhân viênthiết kếNhân viên tổ

chức sự kiện

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện

Trưởng phòng sự kiện: là người lên kế hoạch và thực hiện, chịu trách nhiệm vềyếu tố sáng tạo, kỹ thuật hậu cần Hoạt động đó bao gồm thiết kế sự kiện tổng thể, xâydựng thương hiệu, chiến lược tiếp thị truyền thông, sản xuất nghe nhìn, viết kịch bản,đàmphán và dịch vụ khách hàng

Nhiệm vụ:

- Lên kế hoạch cho phòng event

- Lên kịch bản cho chương trình

- Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty

- Giải quyết thắc mắc của khách hàng

- Training cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình

- Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình

- Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng event

- Đại diện phòng eventđể trình ý kiến cho ban giám đốc

Nhân viên thiết kế: là một bộ phận trong phòng tổ chức sự kiện, có chức năngchính là thiết kế Đây là một bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong mỗiCông ty có liên quan đến lĩnh vực thiết kế bởi lẽ nó là nơi thể hiện sự sáng tạo và chuyênnghiệp của Công ty qua mỗi mẫu thiết kế nhất định, quyết định trực tiếp đến mẫu mã vàchất lượng sản phẩm của Công ty

Nhân viên thiết kế bao gồm các chức năng sau đây:

- Lên kế hoạch, phương án thiết kế sản phẩm, dự án của công ty, theo yêu cầu cụ thểcủa Ban lãnh đạo hoặc yêu cầu của khách hàng

- Tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc, lãnh đạo công ty trong công tác quản lý và tổchức công tác thiết kế

- Phối hợp với các phòng ban trong Công ty trong việc quản lý và sử dụng thông tincũng như trong việc thực hiện các quy định chính sách của công ty

Nhiệm vụ:

- Tổ chức tiếp nhận và tư vấn cho ban lãnh đạo về các công tác thiết kế của mỗi sảnphẩm của công ty hay mỗi dự án hợp tác, làm việc với bên tư vấn thiết kế, các đối tác,khách hàng về các nội dung liên quan đến việc thiết kế

- Lập kế hoạch về tiến độ thực hiện công việc được giao bao gồm các giai đoạn cụthể từ lên ý tưởng, phác thảo, chỉnh sửa, hoàn thiện bản vẽ thiết kế và bắt tay vào côngđoạn thực hiện

- Tổ chức thực hiện, phân công từng cá nhân, nhóm vào từng công đoạn thiết kế,giám sát và theo dõi quá trình thiết kế từ thời điểm phát sinh ý tưởng cho đến khi hoànthành sơ bộ sản phẩm/dự án và trình ban lãnh đạo phê duyệt, chuẩn bị cho quá trình thựchiện dự án;

- Thống nhất phương án thiết kế theo yêu cầu của cấp trên và khách hàng, lên kếhoạch thực hiện, theo dõi sát sao và báo cáo kết quả khi có yêu cầu;

- Trong quá trình giám sát dự án, đưa ra đánh giá, tư vấn cho ban lãnh đạo về vấn đềđiều chỉnh kế hoạch, phương án thiết kế để đạt hiệu quả tốt nhất

- Phối hợp với các phòng ban có liên quan trong các vấn đề liên quan đến công tácthiết kế như là dự trù kinh phí, báo cáo tài chính, xây dựng hợp đồng với khách hàng,…

Nhân viên tổ chức sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện là người hỗ trợ quản lý hậucần các sự kiện

Chức năng của nhân viên tổ chức sự kiện: chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, kịch bảncho sự kiện, giám sát tổ chức và thực hiện, Nhân viên tổ chức sự kiện chịu trách nhiệmlàm việc theo hướng dẫn của quản lý, xử lý rất nhiều nhiệm vụ khác nhau từ khi tiếp nhận

ý tưởng tới các bước tiến hành để một sự kiện được diễn ra suôn sẻ

Nhiệm vụ:

- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc phòng ban trong công ty, lên ý tưởng tổchức sự kiện

- Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất các quy trình tiến hành chuẩn bị cho sự kiện.

- Lập kế hoạch, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách

- Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí,

- Bốc dỡ thiết bị từ xe tải và sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện

- Đảm bảo xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên, hợp lý

- Chú ý đến các tiêu chí an toàn

- Làm việc theo hướng dẫn của người quản lý tổ chức sự kiện

- Đảm bảo hội trường sự kiện sạch sẽ và có tổ chức

- Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời, ấn tượng

- Bảo mật thông tin liên quan đến sự kiện khi được yêu cầu

- Đảm nhận vai trò của người chào đón khách trong một số trường hợp

- Chuẩn bị, thiết lập thiết bị chiếu sáng và âm thanh

- Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách trong sự kiện

- Phân phối, cung cấp thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện

- Kiểm tra thiết bị xem có bị hỏng hóc sau khi sử dụng không

- Theo dõi, giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc

- Báo cáo kết quả công việc với người quản lý

2.1.4 Tình hình lao động tại phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events

2.1.4.1 Lao động tại phòng sự kiện theo giới tính

Bảng 2.1 Lao động tại phòng sự kiện theo giới tính

Lê Quốc Khánh Nhân viên tổ chức sự kiện X

Tỉ lệ: 100% 100% 0%

Từ bảng 2.1.4.1 trên ta thấy, tổng số lao động tại phòng sự kiện của công ty là

3 trong đó số lượng nhân viên nam là 3, chiếm 100% nhân viên phòng sự kiện vàkhông có nhân viên nữ, cho thấy công ty ưu tiên chọn những nhân viên nam chonhững người có sức bền, sự dẻo dai, để hoàn thành đúng tiến độ của phòng sự kiện

2.1.4.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi

Bảng 2.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi

<30 >30

Lê Quốc Khánh Nhân viên tổ chức sự kiện X

Từ bảng thống kê ở trên cho thấy sự chênh lệch số lượng rất lớn về tuổi tác của cácnhân viên tại phòng sự kiện ở công ty Tổng số nhân viên <30 tuổi chiếm 100% số nhânviên tại phòng sự kiện Điều này phản ánh cho việc công ty luôn ưu tiên tuyển chọn nhữngnhân viên trẻ tuổi, có nhiệt huyết và sáng tạo Đây cũng tạo nên lợi thế cho công ty tronglĩnh vực tổ chức sự kiện– ngành nghể luôn cần đến những con người trẻ tuổi, có sự tươimới và năng động trong công việc và cuộc sống

2.1.4.3 Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ chuyên môn

Bảng 2.3 Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ chuyên môn

(%)

(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)

(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)

Bảng 2.4 Lao động tại phòng sự kiện theo trình độ ngoại ngữ

Tỷ lệ (%)

(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)

Song song với trình độ chuyên môn ở bảng a) ta có thể thấy trình độ ngoại ngữ củanhân viên tại phòng sự kiện cũng rất cao với điểm Toeic >450 điểm chiếm tuyệt đối là100% Điều này cho thấy ngoài trình độ chuyên môn, công ty cũng rất quan tâm đến trình

độ ngoại ngữ của nhân viên

(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)

2.1.5 Cơ sở vật chất kỷ thuật tại phòng sự kiện

Bảng 2.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng sự kiện

STT

Cơ sở vật chất kỹ thuật

Từ bảng trên ta thấy cơ sở vật chất ở phòng sự kiện được trang bị đầy đủ những trangthiết bị cần thiết và hiện đại cho mỗi nhân viên ở phòng Máy tính đều được kết nốiInternet ở trạng thái tốt giúp nhân viên thuận tiện hơn trong công việc Hầu hết các thiết bịđều được bảo dưỡng và thay thế theo thời gian nhất định nên luôn đảm bảo ở trong trạngthái tốt nhất

2.2 Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm đạt được tại công ty Focus Events

2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện

Bảng 2.6 Các nhiệm vụ thực hiện trong thời gian thực tập tại công ty Focus Events

Tuần 1

(21/2-27/2/2021)

Quan sát quá trình làm việc của nhân viên trong công ty: Tư vấn, traođổi thông tin với khách hàng Cách xử dụng các cơ sở vật chất trongcông ty như: máy in, máy fax,….Tham gia thực tế “Lễ động thổ công

ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD”

(Nguồn: nội bộ công ty Focus)

Tuần 2

(28/2-6/3/2021)

Được hướng dẫn vào website của công ty, tìm kiếm và theo dõicách trang mạng xã hội của công ty như: Facebook, Youtube, thực hiện các biện pháp giúp tăng tương tác trên các diễn đàn

mạng xã hội cho công ty

Tuần 3

(7/3-13/3/2021)

Được hướng dẫn về quy trình tổ chức 1 chương trình sự kiện và đượctham gia tổ chức 1 chương trình sự kiện thực tế “Hẹn ước tháng 3” docông ty đảm nhiệm tổ chức

Tuần 4

(14/3-20/3/2021)

Được hướng dẫn về cách lên kịch bản 1 chương trình sự kiện, tìm hiểu

về những trang thiết bị phục vụ cho việc tổ chức sự kiện (âm thanh,ánh sáng,…)

(Nguồn: nội bộ công ty Focus Events)

2.2.2 Kinh nghiệm đạt được

Thực tập là cơ hội để mỗi sinh viên rèn luyện kĩ năng làm việc của bản thân Qua đợtthực tập này đã luyện cho em kĩ năng làm việc theo nhóm Hoạt động trong một nhóm cần

có khả năng phân tích ý kiến của mỗi cá nhân và tổng hợp những ý kiến đó để đưa ra đượcquyết định tốt nhất Tiếp theo là kĩ năng chấp hành kỉ luật và nội quy trong cơ quan Yêucầu của mỗi cơ quan là sự đúng giờ và nghiêm chỉnh tuân theo quy định mà cơ quan đã đặt

ra Làm việc phải hết sức nghiêm túc để đạt hiệu quả công việc một cách tối ưu Kĩ năngbiết lắng nghe sự góp ý của cấp trên, học hỏi kinh nghiệp của người đi trước Kĩ năng lắngnghe và rút kinh nghiệm hoàn thiện cho bản thân là kĩ năng mềm rất bổ ích trong môitrường làm việc hiện nay Kĩ năng nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc Mỗi nhânviên trong công ty nơi em thực tập đều rất có trách nhiệm đối với công việc được giao Vìvậy thực tập trong môi trường năng động như vậy là một điều may mắn đối với mỗi sinhviên

2.2.3 Những thành công và hạn chế của bản thân trong quá trình thực tập

 Thành công

Qua thời gian thực tập bản thân tôi có điều kiện được làm quen và tiếp xúc với mộtmôi trường mới, không phải là môi trường học đường mà tôi đã có trong những năm qua,đây là môi trường mới và hoàn toàn lạ lẫm không chỉ đối vối cá nhân tôi mà còn đối với rấtnhiều sinh viên khác Trong thời gian này, tôi đã học hỏi được rất nhiều điều từ phong cáchlàm việc nghiêm túc, thái độ làm việc nhiệt tình cũng như môi trường làm việc năng động.Ngoài ra tôi còn rút ra được rất nhiều kinh nghiệm thông qua công việc mình được giao vànhững tình huống xảy ra trong quá trình làm việc Thứ hai, trong quá trình thực tập tôi cóđiều kiện được tiếp xúc thực tế với công việc ngành nghề của mình, có điều kiện áp dụngnhững kiến thức đã học vào thực tế Những kiến thức từ nhiều năm ngồi trên ghế nhàtrường đã được đưa vào thực tiễn công việc giúp tôi tự tin hơn khi ra trường lập nghiệp.Ngoài ra, qua thời gian này tôi còn được hiểu sâu sắc hơn về ngành nghề mình đã lựa chọn.Với thời gian thực tập này tôi có nhiều điều kiện hơn nữa để mở rộng mối quan hệ xã hội,

mà trong kinh doanh đặc biệt là trong du lịch thì các mối quan hệ có ý nghĩa rất quan trọng.Khi được thực tập, tôi không chỉ có mối quan hệ với công ty mình thực tập mà còn vớinhững đối tác, bạn hàng, khách hàng của công ty

Hạn chế

Do thiếu kiến thức thực tế nên em gặp một chút khó khăn trong quá trình thực tập :Không biết sử dụng các loại máy móc văn phòng như máy in, máy photo, máy fax … làyếu điểm của em

Do mới bỡ ngỡ bước vào cuộc sống nên ban đầu em khó hòa nhập với mọi ngườitrong công ty, còn nhút nhát, rụt rè Không mạnh dạn đề xuất ý tưởng hoặc không dám thắcmắc…

Thời gian thực tập chưa nhiều nên chưa hiểu biết cụ thể và sâu sắc về các công việctrong các phòng ban

2.3 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events

2.3.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện

- Ý nghĩa của mục tiêu:

Công ty luôn xác định rõ ràng mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực phải đảm bảo cho

tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu, giành được thiệncảm của những thành viên và các đối tượng quan tâm

- Tính rõ ràng của mục tiêu:

Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sựvật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng Điều này sẽ tránh đượcthất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả không mong muốn Một trong những điềutối kỵ mà công ty xác định đó là không dùng sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồriêng của mình Công ty sẽ không nhân lời tổ chức cho một sự kiện tốn kém mà sản phẩmgiới thiệu là sản phẩm yếu, kém sức cạnh tranh không tiêu thụ được trên thị trường Dùdoanh nghiệp có đưa ra mục tiêu cao siêu đến đâu cũng không cải thiện được vị trí và làmtăng sức cạnh tranh của hàng hóa đó Bởi lẽ hàng hóa đó vốn đã có khuyết điểm làm nógiảm sức cạnh tranh Doanh nghiệp càng tổ chức sự kiện này trọng đại càng mất uy tín vàtốn kếm ngân sách của nó

- Thứ bậc mục tiêu:

Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu Công ty luôn xác định chomình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện Đồng thờicũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độphức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện Các mục tiêu đềuthể hiện mục đích rõ ràng, tập trung

2.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events

Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD

Bước 1: Hình thành concept